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INTRODUCCION
1. DEFINICION DE CICLOS, TRANSACCIONES Y HECHOS ECONOMICOS 1.1. CICLOS 1.2. TRANSACCIONES 1.3. HECHOS ECONMICOS 1.3.1. Clases de Hechos Econmicos
3. FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 3.1. CICLO DE TESORERA 3.1.1. Funcin de Ejecucin e Inversiones 3.1.1.1. Financiamiento 3.1.1.2. Asientos Comunes 3.1.1.3. Formas y Documentos Vitales 3.2 CICLO DE EGRESOS 3.2.1. COMPRAS 3.2.2. Funciones de Ejecucin 3.2.3. Funciones de Registro 3.2.4. Funcin de Custodia 3.2.5. Asientos Comunes 3.2.6. Formas y Documentos Vitales 3.2.7. Errores Potenciales 3.3 NMINA 3.3.1 Funciones de Ejecucin: 3.3.2. Funciones de registro: 3.3.3. Funciones de custodia: 3.3.1 Funciones de Ejecucin:
3.3.2. Funciones de registro: 3.3.3. Funciones de custodia: 3.3.4. Asientos comunes: 3.3.5 Formas y documentos vitales: 3.3.6. Errores Potenciales: 3.4 CICLO DE CONVERSIN 3.4.1. Funciones de ejecucin: 3.4.2. Funciones de Registro: 3.4.3. Funciones de Custodia: 3.4.4. Asientos Comunes: 3.4.5. Formas y Documentos Vitales: 3.4.6. Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: 3.4.7. Errores Potenciales: 3.5 CICLO DE INGRESOS 3.5.1. Funciones de Ejecucin: 3.5.2. Funciones de Registro: 3.5.3. Funciones de Custodia: 3.5.4. Asientos Comunes: 3.5.5. Formas y Documentos Vitales: 3.5.6. Errores Potenciales: 3.6 CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA 3.6.1. Asientos Contables 3.6.2. Formas y Documentos Vitales 3.6.3. Funciones Tpicas 3.6.4. Objetivos de Control Interno 3.6.5. Tipos de Informes 3.6.6. Asientos No Autorizados
4. FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 4.1 CICLO DE INGRESOS 4.1.1 FUNCIONES TIPICAS
4.2 CICLO DE COMPRAS 4.2.1 FUNCIONES TIPICAS 4.3 CICLO DE PRODUCCION 4.3.1 FUNCIONES TIPICAS 4. 4 CICLO DE NOMINAS 4.4.1 FUNCIONES TIPICAS 4.5 CICLO DE TESORERIA 4.5.1 FUNCIONES TIPICAS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCION
A medida que una empresa crece, la administracin pierde la capacidad de observar y controlar directamente gran parte de las tareas que se realizan, se pierde el control debido a que el volumen de operaciones aumenta, disminuye la confianza de la custodia de los activos del negocio y la ejecucin del
cumplimiento de las funciones, consecuentemente se disminuye la capacidad de tener informes confiables sobre los que se puedan fundamentar decisiones administrativas y financieras importantes. Al tener que confiar en el personal de trabajo se incrementa la posibilidad que no cumplan eficientemente el cometido para el que se contrat, entonces se origina la necesidad de disponer de un adecuado programa de Auditora, el cual permita evaluar los aspectos operativos y verificar el cumplimiento de las normas establecidas por la administracin, esto se convierte en un factor bsico en la direccin de cualquier tipo de empresa.
1.1. CICLOS
El concepto de ciclos enfatiza al auditor que la actividad de negocio es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares y que se enlazan entre s.
1.2. TRANSACCIONES
Una transaccin es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma en que puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o ms de los sistemas de registro de la entidad.
Un solo hecho econmico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el embarque de mercancas, es un hecho econmico, puede dar origen a transacciones separadas de facturacin, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas. No todos los hechos econmicos que deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se convierten en transacciones y se procesan. Por ejemplo, los cambios en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero usualmente no se consideran transacciones.
1. Los que involucran intercambio con terceros. Ejemplo: Adquisicin de recursos a cambio de obligaciones de pago, pagos de efectivo para satisfacer obligaciones, distribucin de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros, recibo de pago de terceros, por recursos distribuidos. 2. Los que comprenden fuerzas o entidades externas, pero que no comprenden intercambios. Ejemplo: Cambios en las condiciones econmicas del pas (recesiones, cambios en los niveles de precios, escasez de abastecimientos, etc.), cambio en leyes y regulaciones gubernamentales incluyendo cambios en leyes y tarifas de impuestos, los llamados actos de la naturaleza tales como incendios e inundaciones, cambios en los domicilios de los
proveedores, empleados y clientes, arrendamientos operativos y contratos con fuerzas ejecutivas. 3. Los que involucran decisiones o transferencias internas de recursos, como: Decisiones operativas cambiando precios, transferencias de materias primas a productos en proceso, correccin de errores (ajustes de facturas incorrectas). 4. Los que involucran el tiempo, como: Acumulacin de intereses y depreciacin, amortizacin de gastos anticipados devengados.
- Conversin - Ingresos - Ventas - Ingresos de Efectivo - Informacin Financiera 3. FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo, adquisicin de una obligacin, etc.
Su objetivo es analizar grficamente la insuficiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes.
Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de tesorera para uso interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros
Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.
Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreedores.
3.1.1.1. Financiamiento
Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones. Funcin de Registro
Inversiones Contabilizar las transacciones y pase al mayor Actualizar el mayor auxiliar de inversiones Financiamiento Contabilizar las transacciones en diarios y mayor Actualizacin de los mayores auxiliares Funcin de Custodia Inversiones Proteccin de valores Mantener correctos los saldos de las inversiones Financiamiento
Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera.
Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses.
3.2.1. COMPRAS
Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto. Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Seleccin del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para adquisicin de bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, Verificacin y aprobacin de los pagos.
Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.
Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.
Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados.
3.3 NMINA
Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico).
Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.
Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias.
Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.
Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al personal
Planillas infladas con personal no existente Pagos por trabajo no realizado Apropiacin de salarios no reclamados Indemnizaciones pagadas no contabilizadas Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales Errores en clculos o sumas
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados
Es ms extenso en las industrias de manufactura En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles
Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos.
Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de variaciones en precios y calidad.
Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin.
Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra)
Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada.
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios. Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu
Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin.
Ingresos de Efectivo: Recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables.
Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas.
Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
3.5.4. Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios
Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de Responsabilidades para cada funcin. Adecuada Custodia de Activos
3.5.6. Errores Potenciales: Ventas Facturada, NO despachada Despachada, NO facturada Facturada, NO contabilizada Importe contabilizado incorrectamente Cobros Cobrado, NO depositado Cobrado, No contabilizado Depositado, NO contabilizado
No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos. Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros. Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros
Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.
Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupar informacin de revelacin suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros, Conversin monetario, Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.
Balance de Comprobacin Estados Financieros Bsicos Estados y Anexos gerenciales Declaraciones Fiscales
Asientos e Informacin Omitidos Asientos con Errores de Anotacin o Suma Asientos o Plizas de Diario incorrectos Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.
Otorgamiento de crdito Toma de pedidos Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio Facturacin Contabilizacin de comisiones Contabilizacin de garantas
Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crdito Determinacin del costo de ventas
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
La adquisicin de bienes, mercancas y servicios El pago de las adquisiciones anterior Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pago
En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin del os recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos recursos.
Funcin especfica de compras Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de mercancas y servicios adquiridos Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados Desembolso de efectivo
Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos. Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas.
Contabilidad de costos Control de fabricacin Administracin de inventarios Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.
4. 4 CICLO DE NOMINAS
El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratacin y utilizacin de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos.
Reclutamiento y seleccin de personal Contratacin de personal Llevar las relaciones laborales Prepara informes de asistencia Registro, informacin y control de la nmina Desembolso de efectivo Promocin y evaluacin de personal
El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las
operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.
Relaciones con sociedades financieras y de crdito Relaciones con accionistas Administracin del efectivo y las inversiones Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fiscal del efectivo y los valores Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
CONCLUSIONES
La auditora por ciclo de transacciones ayuda a identificar las reas crticas en las que existe duplicidad de esfuerzos o bien identificar las reas en donde se una reduccin de costos. Puede indicar en cuanto si sus
necesita
procedimientos, polticas y controles son los adecuados para mejorar la eficiencia operativa sin duplicar esfuerzos mximo. y as aprovechar los recursos existentes al
La identificacin de los ciclos de mayor importancia dentro de las transacciones de una empresa comercial, permite al Contador Pblico Auditor, identificar con mayor certeza los riesgos que pueden existir tanto en el control interno contable, como en aspectos fiscales y tributarios, debido a que presentan los hechos econmicos desde su ocurrencia hasta su finalizacin, relacionando cada uno de los momentos en los cuales desarrollaron los mismos.
financieros, a travs
de Ciclos de
transacciones se pueden identificar, los procedimientos y controles adecuados que permitan un control ms prctico, econmico y justo; es decir, a la medida econmica y funcional de la empresa
transacciones ayuda a
reorganizar los procesos operacionales, as como crear proyecciones a futuro para la maximizacin de la eficiencia operativa.
RECOMENDACIONES
Ayuda a identificar rpidamente las areas crticas de una empresa para poder corregirlas
Identifica con ms certeza los posibles malos manejos y riesgos de la entidad en su sistema contable y as poder corregirlos
Utilizacin de herramientas tecnolgicas o tcnicas para el control de ciclos financieros por medio de una auditoria ayuda a la rapidez y exactitud de la misma
Permite la elaboracin de controles ms econmicos y justos para la entidad a medida que la empresa lo necesite
La auditoria por ciclos ayuda a la reorganizacin de los procesos operacionales y financieros de una entidad para la maximizacin de la efectividad operativa
BIBLIOGRAFIA
LEMUS PEA CARLOS RONALDO, Auditora Interna a los ciclos de tesorera y egresos-compras en una lnea area internacional. Tesis de licenciatura Contador Pblico y Auditor. Guatemala, 2007.
GOMEZ HERNANDEZ, BARBARA SUCEL. Auditoria Operacional por ciclos de transacciones en una envasadora de gas licuado de petrleo (GLP). Tesis de licenciatura Contador Pblico y Auditor. Guatemala, 2009