DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone 3 de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:

Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar enter. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

CREAR RELACIONES
A continuacin se muestra paso a paso como crear una relacin entre dos tablas. 1. Cierra todas las tablas abiertas, slo deja activa la ventana de base de datos, da clic en el

botn Relaciones de la ficha herramientas de base de datos de la barra de herramientas de acceso rpido. 2. Access muestra la lista de tablas que deseas ver relacionadas. Seleccinalas todas y da clic en Agregar.

3. Se muestran las tablas existentes.

4. Para crear una relacin entre dos campos de dos tablas basta con hacer un clic sostenido al campo de la primera tabla y arrastrarlo hasta llegar sobre el campo de la segunda tabla.

5. Al soltar el botn del ratn se mostrar el cuadro de dilogo Modificar Relaciones, en este cuadro de dilogo comprueba que el campo relacionado se muestra en las dos tablas, si esto no es as, selecciona el campo apropiado de la lista desplegable que se muestra. Si la relacin requiere de ms campos, da clic en la celda en blanco y elije el otro campo. Posteriormente da clic en Crear.

6. Para asignar una determinada combinacin entre las tablas da clic en el botn Tipo de combinacin. Aqu podrs decidir si slo se incluyen las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales, o incluir todos los registros de la primera tabla y slo aquellos registros de la segunda tabla donde los campos combinados sean iguales, o incluir todos los registros de la segunda tabla y slo aquellos registros de la primera tabla donde los campos sean iguales. Luego da clic en aceptar.

7. Para terminar, da clic en el botn Crear. Se mostrar la relacin de tabla que estableciste.

8. Da clic en el botn cerrar, te preguntar si deseas guardar la relacin creada. Da clic en Si

PASOS PARA CREAR UN FORMULARIOS

Los formularios son los que nos sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla. Para crear un formulario hay distintas opciones y para poder acceder a ellas lo puedes hacer en la pestaa Crear. CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE PARA LOS FORMULARIOS: 1. Haz clic en la opcin del Asistente para Formularios.

2. Luego le aparecer la primera ventana del asistente que le permite decidir que campos quiere incluir en formulario y que puede elegir ms de una tabla. Tambin le aparecer en la ventana la opcin de seleccionar la tabla / consulta que este dentro de la base de datos y los campos disponibles que tenga esa tabla / consulta.

3. Para la seleccin de los campos en el formulario debe hacer clic sobre el campo y luego en el botn >. 4. Si desea seleccionar todos los campos de la tabla/consulta simplemente oprima el botn >>. 5. Despus de haber seleccionado los campos que necesitaba dele clic en el botn siguiente. 6. Le aparecer la siguiente ventana del asistente el que le permite determinar la distribucin del formulario como las siguientes:

7. Luego de seleccionar el de su preferencia dele clic en el botn siguiente. 8. Luego En este caso debe elegir el estilo que le quiere aplicar al formulario, despus de elegirlo debe darle clic en siguiente.

9. Esta vez solamente debe elegir el titulo que quiere para su formulario y esta es toda la informacin que solicita el asistente.

11. Dale clic en finalizar.

CREAR UN FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCO

Si el asistente o las herramientas de creacin de formulario no se ajustan a tus necesidades, puedes usarla herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rpida de crear un formulario, especialmente si ests pensando en incluir slo unos pocos campos. Para crear un formulario en blanco, realiza lo siguiente: 1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, da clic en En blanco.

2. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.

3. En el panel Lista de campos, da clic en el signo ms ( + ) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desees ver en el formulario. 4. Para agregar un campo al formulario, da doble clic en l o arrstralo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantn presionada la tecla CTRL y da clic en varios campos. A continuacin, arrstralos hasta el formulario.

5. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un ttulo, nmeros de pginas o la fecha y la hora.

6. Si deseas agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambia a la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseo.

7. A continuacin, podrs usarlas herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo. 8. Da clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desees agregar. Por ejemplo, para crear un cuadro combinado, da clic en la herramienta que lleva ese nombre.

9. En la cuadrcula de diseo del formulario, da clic en el lugar donde desees colocarla esquina superior izquierda del control.

10. Como este control est asociado con un asistente, ste se iniciar y te guiar para configurar el control. 11. En el cuadro de dilogo mostrado selecciona la opcin que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta y da clic en siguiente.

12. Selecciona la tabla facultad y da clic en siguiente

13. Especfica los valores que deseas incluir en el cuadro combinado, en este caso, selecciona descripcin de facultad y da clic en siguiente.

14. Indica el orden en que deseas que aparezcan los elementos en el cuadro de lista, selecciona descripcin de facultad, en orden Ascendente y da clic en siguiente.

15. Ajusta el ancho que deseas que tengan las columnas y da clic en siguiente.

16. Indica el campo en el que deseas almacenar el valor de la opcin seleccionada en el cuadro combinado y da clic en siguiente.

17. Coloca el nombre de la etiqueta que deseas para el cuadro combinado y da clic en Finalizar.

18. El control que acabamos de establecer, se colocar en la vista de diseo del formulario.

19. Si deseas ver cmo va quedando el formulario, da clic en vista formulario mostrar lo siguiente:

y se

CREAR CONSULTAS
Crear una consulta a travs del Asistente Para crear una consulta atravs del asistente, realiza los siguientes pasos: 1. Abre la base de datos, en la ficha Crear, da clic en el botn Asistente para consultas

2 Entonces se mostrar la ventana Nueva consulta, donde se muestran cuatro opciones de asistentes para la creacin de consultas. A continuacin se describe cada una de ellas. a. Asistente para consultas sencillas: Como su mismo nombre lo dice crea consultas simples. b. Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas: Ayuda a crear una consulta de tabla de Referencias cruzadas. c. Asistente para bsqueda de duplicados: Crea una consulta que busca los registros duplica dos de una tabla o consulta. d. Asistente para bsqueda de no coincidencias: Crea una consulta que busca registros de una tabla que no tiene registros relacionados en otra tabla. 3. Para este ejemplo elige el Asistente para consultas sencillas. Luego presiona el botn Aceptar.

4. A continuacin se visualizar el siguiente cuadro de dilogo, selecciona los campos necesarios de las tablas: facultad, escuela y Alumno, que son las tablas en que se basar la consulta que se est creando, luego presiona el botn Siguiente.

5. Indica la consulta que deseas realizar, puede ser de forma detallada o en resumen.

6. En la siguiente ventana, asigna el ttulo facultad_consulta a la consulta y presiona el botn Finalizar.

7. Finalmente se mostrar la consulta realizada.

Crear una consulta en la Vista de diseo Para ello, realiza los siguientes pasos: 1. Abre la base de datos, en la ficha Crear de la barra de herramientas de acceso rpido selecciona el botn Diseo de Consulta

2. A continuacin se mostrar el cuadro de dilogo Mostrar Tabla, donde debes seleccionar tablas o consultas en las que se basar la consulta que ests creando, luego pulsa el botn Agregar. Una vez agregado los objetos, pulsa el botn Cerrar.

3. Ahora en la ventana Consulta, se muestra las tablas agregadas y en la parte inferior hay una cuadrcula. En esta cuadrcula inserta los campos que se consultarn, para insertar los campos, arrastra el campo desde la tabla o da clic en la primera celda Campo, y de forma inmediata se mostrar el listado de campos.

4. Para terminar guarda la consulta, dando clic en el botn Guardar Consulta de Actualizacin

y cierra la ventana.

Estas consultas permiten modificar datos de una tabla, tambin permiten agregar, reemplazar o eliminar datos de los registros. Para crear este tipo de consulta realiza los siguientes pasos:

1. Crea una nueva consulta en Vista de diseo, agrega la tabla o tablas que utilizars para la consulta. 2. Luego da clic sobre el botn Actualizar en la seccin tipo de consulta de ficha Diseo de la barra de herramientas de acceso rpido. 3. Nota que la cuadrcula cambia de aspecto y se inserta una nueva fila llamada Actualizar a: tal como se muestra a continuacin, en esta fila se ingresa los valores que se actualizarn o expresiones para actualizar los registros.

4. Puedes ver el cdigo de tu consulta, para asegurarte que no tienes ningn tipo de error de sintaxis.

5. Para terminar presiona el botn 6. Te indicar la cantidad de registros que van a ser actualizados. Si no hay ninguna confirmacin de la actualizacin, es posible que Access est bloqueando esta accin, esto lo puedes verificar en la barra de Estado en la parte inferior de la ventana donde se le mostrar un mensaje que dice: El modo deshabilitado ha bloqueado la accin o evento.

7. Si este es el caso, visualiza debajo de la barra de herramientas de acceso rpido hay una advertencia de seguridad y tambin un botn Opciones.

8. Da clic en la opcin habilitar contenido, as se eliminar la restriccin y podrs ejecutarla consulta. Luego da clic en Aceptar.

9. Finalmente, al dar clic nuevamente en ejecutar, se mostrar el cuadro de dilogo que te indica que actualizar cierta cantidad de filas.

10. Al consultar la tabla alumno, vemos que los datos fueron actualizados.

PASOS PARA LA CREACION DE UN INFORME

Los informes simplemente sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica de los informes con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar). Crear un informe, utilizando el asistente: 1. Para la creacin de un informe debemos utilizar la seleccin Informes la que se encuentra en la pestaa Crear.

En esta primera ventana le pedir introducir los campos a aadir al informe, debe seleccionar la tabla donde escoger los datos donde ser el origen del informe. Luego para seleccionar los campos, damos clic sobre el campo y luego clic sobre el botn , pero claro en lugar de hacer uno por uno tambin puedes seleccionar todos los campos a la vez dando clic en el botn .

2. De clic en siguiente:

3. Para seguir con el proceso haz clic en el botn siguiente y luego le aparecer otra ventana la que permite elegir la distribucin y orientacin de los datos dentro del informe, y debe darle un clic en ajustar el ancho de forma que comprendan todos los campos en una pgina.

5. Despus de elegir la distribucin y orientacin debe darle clic nuevamente en siguiente: Y le aparecer otra ventana que le permitir esta vez ponerle el estilo que desea aplicar al informe,

luego de haber seleccionado el estilo debe darle clic en siguiente: aparecer una ltima ventana que le dar la opcin de aplicarle un ttulo al informe, este ttulo ser el nombre asignado al informe.

6. Hacer clic en Finalizar. Construir un informe en vista de diseo Para este ejemplo necesitamos de una consulta desarrollada anteriormente, esta consulta, muestra una relacin de alumnos con su respectiva facultad y escuela. Para iniciar el diseo del informe sigue los siguientes pasos: 1. Selecciona la ficha Crear, luego selecciona el botn Diseo de Informe.

2. En la vista diseo, el informe muestra tres partes.

Encabezado de pgina: Seccin en donde se coloca los ttulos que se mostrarn slo una vez por pgina, en esta seccin, puedes colocar cualquier tipo de control. Detalle: Seccin en donde se colocan los controles que mostrarn la informacin con los registros de la tabla o consulta. Pie de pgina: Seccin donde se colocan mayormente observaciones, textos, funciones de fecha y hora, nmero de pgina, etc. Slo aparece una vez por pgina en la parte inferior en todas las pginas impresas. 3. Establece como origen de informe a la consulta facultad_consulta.

4. Selecciona el comando Agregar Campos existentes.

5. Selecciona los campos necesarios, tanto a la seccin de encabezado como de detalle.

6. En el encabezamiento del informe inserta los siguientes controles (Se encuentran ubicados en la pestaa diseo en el grupo controles):

a. Imagen, selecciona una imagen que poseas en tu disco duro, modifica el tamao hasta alcanzar el tamao deseado. b. Una etiqueta y escribe como texto "Relacin de alumnos".

Insertar Nmero de Pgina 1. Selecciona la ficha Herramientas para Informe, la ficha Diseo, luego el comando Insertar nmero de pgina.

2. Selecciona el formato Pgina N de M, la posicin Final de pgina [pie de pgina], la alineacin al Centro. Pulsa Aceptar.

3. El nmero de pgina que dar insertado en el Pie de pgina

Insertar Fecha y Hora 1. Elige el comando Fecha y hora.

2. Al mostrarse el cuadro de dilogo Fecha y hora, elige los primeros formatos tanto para la fecha como para la hora y pulsa el botn Aceptar.

3. Si estos elementos se insertan en otro lado que no sea Pie de pgina arrstralas hasta all sin ningn problema. Ordenar y Agrupar En un informe se puede ordenar hasta por diez campos o expresiones. Para realizar la agrupacin, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona la ficha Diseo, del grupo Agrupacin y totales, selecciona la opcin Agrupar y ordenar.

2. Da clic en Agregar Grupo y selecciona el campo desc_facu.

3. Arrastra el campo desc_facu hacia la seccin desc_facu.

4. Para agregar ms opciones, da clic en Ms.

5. Cuando se rellena la columna Campo/expresin, Access establece el tipo de orden Ascendente. Pero si deseas puedes cambiarlo a Descendente(con Z en la parte superior).

Totales por Grupo Para establecer total es por grupo, realiza lo siguiente: 1. Selecciona la opcin Ms, da clic en el control Sin Totales, luego marca las casillas para Mostrar total general, totales de grupo como % de total general.

2. Inserta etiquetas de: porcentaje, total y total general. 3. Vista Diseo, en esta vista, el diseo del informe se visualizar de la siguiente forma:

4. Vista Presentacin