INTRODUCCION

Desde que el hombre comenz sus labores agrcolas y ganaderas, se encontr con la necesidad de administrar los recursos que tena a su disposicin y de saber exactamente cules eran sus pertenencias; utilizando sistemas para poder llevar la actividad contable , sistemas que eran avances tecnolgicos en su poca y que buscaban facilitar las cosas, como la invencin del baco.

Pero el hombre siempre ha desarrollado nuevas tecnologas y hoy en da la ciencia ha avanzado al punto de que es mas practico administrar los recursos a travs de programas que trabajan en red y as llevar un mejor control de los almacenes de obra.

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1. EXISTENCIAS

Existencias es el conjunto de bienes de propiedad de la empresa destinados a la venta dentro de mbito de la explotacin ordinaria, o bien para ser incorporados al proceso de fabricacin. Teniendo en cuenta esta definicin podemos decir que hay dos tipos de existencias:

1.1 TIPOS DE EXISTENCIAS

1.1.1 Comerciales: las existencias comerciales son los elementos adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformacin. Como por ejemplo: un local que se dedica a vender jeans para mujer compra la mercanca al fabricante y los lleva al mercado sin hacerles transformacin alguna.

1.1.2 Materia primas: Las materias primas son aquellas que mediante elaboracin o transformacin, se destinan a formar parte de los productos fabricados. En este caso y tipo de existencia se encuentran las que se administran en un almacn de obra, en donde los materiales son transformados hasta llegar al producto final que es la obra civil.

1.1.3 Otros aprovisionamientos:

1.1.3.1

1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4

Elementos y conjuntos incorporables: son aquellos fabricados fuera de la empresa para ser incorporados a su produccin sin someterlos sin someterlos a transformacin Los combustibles: se definen como materiales energticos susceptibles de almacenamiento, tales como gasolina, ACPM, etc. Los repuestos: son piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o maquinas en sustitucin de otras semejantes. Material de oficina: es el destinado a la finalidad que indica su denominacin. Impresos, Papel de cartas, bolgrafos, grapas, entre otros. normalmente este tipo de existencias son irrelevantes, razn por la cual algunas empresas no suelen inventariarlas.

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INVENTARIO

Inventario es el procedimiento en el que se determinan las existencias de cada producto o materia prima, el inventario debe ser valorado, con la finalidad de establecer su valor en unidades monetarias. El inventario es un activo y generalmente se presenta en el balance a su costo. A medida que se venden artculos de este inventario, sus costos se retiran del balance general y se transfieren al costo de los bienes vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas en el estado de resultados. La valuacin del inventario y del costo de los bienes vendidos es de importancia crtica para los gerentes y para los usuarios de los estados financieros. Llegando a ser en unas empresas el activo ms importante y el costo de los bienes vendidos el mayor.

2.1

SISTEMAS DE INVENTARIO

Pueden existir varios sistemas de inventario, sin embargo, los ms usados son: el sistema de inventario peridico y el sistema de inventario permanente.

2.1.1 Sistema de inventario peridico: Mediante este sistema, se determina el valor de las existencias mediante la relacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual puede denominarse inventario inicial o inventario final segn el caso.la razn principal para este procedimiento es ajustar los registros del inventario perpetuo para las perdida por deterioro , tales como robo, dao o rotura. General mente se hace al final del ao fiscal periodo que es determinado por la empresa.

2.1.2 Sistema de inventario permanente: Mediante este sistema se permite conocer en cualquier momento conocer la utilidad bruta sin necesidad de practicar inventario fsico, as como conocer constantemente el valor de este inventario la empresa que adopta este sistema, requiere abrir una cuenta de almacn que tiene como objeto registrar el movimiento de entrada y salida de mercancas a precio de costo; adems, debe contar con un fichero o auxiliar de mercancas denominado Kardex, en el cual se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta.

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VALORACION DE LAS EXISTENCIAS

Las existencias tienen un peso muy importante en el balance y el resultado de la cuenta de prdidas y ganancias, por lo que el criterio de valoracin puede producir importantes distorsiones en el resultado. Como norma general, las existencias habrn de valorarse por su costo de adquisicin en el caso de los productos adquiridos a otras empresas, o bien por su costo de produccin, si se trata de productos fabricados por la misma empresa.

Los criterios de valoracin ms difundidos por la literatura contable, son.

3.1

EL METODO U.E.P.S (Ultima entrada primera salida)

Tambin es conocido como L.I.F.O ( Last in first out) es un sistema que supone que los productos se van vendiendo o imputando al proceso productivo, en orden inverso al de su entrada en el almacn, de forma que primero se imputan los costos de las ltimas entradas, para continuar con las anteriores y as sucesivamente

Ejemplo:

La empresa constructora BAYITH LTDA ha realizado las siguientes compras de ladrillo.

Fecha Iniciales 30/06/2011 30/09/2011 31/12/2011

Unidades 1.000 15.000 30.000 5.000 51.000

Costo 450 500 550 600

Total $ 450.000= $ 7.500.000= $ 15.000.000= $ .3.000.000= $25.950.000=

Se consumen en el proceso de construccin un total de 45.000 unidades de ladrillo, teniendo un saldo final de 6000 unidades

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Unidades consumidas 5.000 30.000 10.000 45.000

Costo 600 550 500

Total $ .3.000.000= $ 15.000.000= $ 5.000.000= $23.000.000= 31/12/2011 30/09/2011 30/06/2011

Existencia final 5.000 1.000 6.000

Costo 500 450

Total $ .2.500.000= $ 450.000= $2.950.000=

30/06/2011 Iniciales

Las 6000 unidades de ladrillo valoradas U.E.P.S quedan valoradas en $2.950.000=

3.2

EL METODO P.E.P.S (Primera Entrada Primera Salida)

Tambin es conocido como F.I.F.O (first in first out) es un sistema que supone que los productos se venden o se incorporan a la produccin en idntico orden al de su entrada en el almacn, es decir, que primero se venden o se incorporan las existencias inciales, despus la primera entrada y as sucesivamente

Unidades consumidas 1.000 15.000 29.000 45.000

Costo 450 500 550

Total $ .450.000= $ 7.500.000= $15.950.000= $23.900.000= Iniciales 30/06/2011 30/09/2011

Existencia final 1.000 5.000 1.000 6.000

Costo 550 600

Total $ .550.000= $3.000.000= $3.550.000=

30/09/2011 31/12/2011

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Las 6000 unidades de ladrillo valoradas P.E.P.S quedan valoradas en $3.550.000=

3.3

EL METODO PONDERADO

Consiste en establecer una medida ponderada de los diferentes costos de adquisicin producidos en el ejercicio. Este es el nico mtodo en el que se asigna el mismo valor al inventario

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4. KARDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

4.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancas. Para visualizar claramente esta informacin se requiere un kardex.

El kardex o fichero de mercancas est formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico.

Cada tarjeta de kardex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancas no fabricadas por la empresa, donde las sumas de los saldos de las tarjetas representan el total de las mercancas en existencia, a precio de costo.

4.2 DESCRIPCIN DE UNA TARJETA DE KARDEX

Una tarjeta de kardex o auxiliar de Inventario de Mercancas consta de las siguientes partes

4.2.1 Encabezamiento: la empresa puede consignar los siguientes datos: Razn social, nombre de la cuenta principal Inventario de Mercancas, el mtodo seleccionado para fijar el costo, nombre del articulo (subcuenta) con la diferencia y el cdigo 4.2.2 Fecha: Da, mes y ao, en que se efecta la transaccin por registrar. 4.2.3 Detalle: Descripcin del movimiento que se registra de acuerdo con el soporte de compra, venta, devolucin en compra o devolucin en venta. 4.2.4 Comprobante diario de contabilidad (C.D): Numero del comprobante del cual se trasladan los movimientos. 4.2.5 Entradas: en esta columna se registran las compras y las devoluciones en compras de mercancas y se divide en dos columnas para registrar la cantidad y costo total de los artculos comprados. Las entradas se registran con los datos tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo. Las devoluciones en compras se registran entre parntesis, porque representan disminucin de la compra o entrada.
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Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancas almacenadas durante el periodo, esto es: Inventario inicial + compras devoluciones en compras

4.2.6 Salidas: Esta columna esta igual mente dividida en dos columnas para registrar la cantidad y costo de la mercanca vendida. Las devoluciones en ventas se registran a precio de costo, entre parntesis, porque representan una disminucin de las ventas o salidas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercanca vendida. 4.2.7 Saldos: En esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancas en existencia. Los saldos se determinan as: las compras se suman al saldo anterior, las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del saldo anterior y las devoluciones en ventas de se suman al saldo anterior. 4.2.8 Costo unitario: Como su nombre lo indica, en esta columna se registra el valor de costo por unidad de la mercanca en existencia. Para calcular el costo unitario, en cada regln, despus de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos. El costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercancas en existencia. Al final de cada periodo, se utiliza tambin para liquidar el inventario final de mercancas. 4.2.9 Localizacin: Al pie de cada tarjeta de kardex se registra la ubicacin de la mercanca en el almacn o en la bodega, con la cantidad mnima y mxima requerida. 4.2.10 Proveedor: Nombre o razn social, ciudad y telfono de la persona o empresa a quien se le compra el artculo.

4.3 MANEJO DE KARDEX POR EL MTODO DE PROMEDIO PONDERADO:

Los movimientos se registran as:

4.3.1 En entradas: se registra la cantidad y el costo total de la compra o de la devolucin. 4.3.2 En salidas: La cantidad de la mercanca vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del regln anterior. 4.3.3 En saldos: Para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
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Costo unitario: Para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide el costo total, entre la cantidad de cada regln. El costo unitario vara siempre que se compran mercancas a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario. 4.3.4 Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma de la columna de saldos y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario vara siempre que se compran mercancas a precio diferente; cuando se registran las salidas se mantiene el ltimo costo unitario.

CONSTRUCCIONES BAYITH metodo : Ponderado ARTICULO : Codo 90 CXC pvc 1/2" fecha D M A DETALLE 1 4 11 inventario inicial 5 4 11 Compra, fact N 2050 7 4 11 Instalacion provicional 12 4 11 Compra, fact N 2080 15 7 11 red hidraulica primer piso 15 8 11 red hidraulica segundo piso REF C901-2 SALIDAS COSTO CODIGO 14350545 SALDOS COSTO 20 30 25 40 15 5 COSTO UNITARIO 300 310 310 325 325 325

C.D 01 03 05 08 10 12

CANT

ENTRADAS COSTO CANT 20 6000 10 3300 15 5250

CANT

5 25 10

1550 8125 3250

6000 9300 7750 13000 4875 1625

saldo final

1625

Localizacion : Almacen de obra estanteria 5 Existencias: Minimo 5 Maximo 60

proveedores : Norventas Ciudad: Bogota D.C. Telefono 298 68 14

4.4 MANEJO DE KARDEX POR EL MTODO PEPS O FIFO:

4.4.1 En entradas: se registra, igual que en el mtodo del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado segn la factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras. 4.4.2 En salidas: Para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una lnea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo encuentra que la primera mercanca que entro, es la primera que sale. 4.4.3 En saldos: A diferencia del mtodo de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote.

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4.4.5 Costo unitario: se determina de igual forma que en el mtodo de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en se lo hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al ltimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

CONSTRUCCIONES BAYITH metodo : PEPS O FIFO ARTICULO : Codo 90 CXC pvc 1/2" fecha D M A DETALLE 1 4 11 inventario inicial 5 4 11 Compra, fact N 2050 7 4 11 Instalacion provicional REF C901-2 SALIDAS COSTO CODIGO 14350545 SALDOS COSTO 20 10 15 10 15 10 15 0 0 15 5 COSTO UNITARIO 300 330 310 330 310 330 350

C.D 01 03 05

CANT

ENTRADAS COSTO CANT 20 6000 10 3300

CANT

1550

12 4 11 Compra, fact N 2080 15 7 11 red hidraulica primer piso

08 10

15

5250 15 10 10 4500 3300 3500

15 8 11 red hidraulica segundo piso

12

6000 3300 4500 3300 4500 3300 5250 0 0 5250 1750

350 350

saldo final Localizacion : Almacen de obra estanteria 5 Existencias: Minimo 5 Maximo 60

5 proveedores : Norventas Ciudad: Bogota D.C. Telefono 298 68 14

1750

4.5 MANEJO DE KRDEX POR EL MTODO UEPS O LIFO:

La tarjeta de kardex por este mtodo se registra as:

4.5.1 En entradas: Se registra de igual forma que en los mtodos promedio ponderado y PEPS. 4.5.2 En salidas: Igual que en el PEPS, se traza una lnea para determinar el costo de las mercancas que se van a registrar en el movimiento. Por este mtodo se da salida a los ltimos artculos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercanca vendida en cada operacin. 4.5.2 En saldos: Igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdos con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

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4.5.3 Costo unitario: Se sigue el mismo proceso utilizado en los mtodos anteriores (dividiendo el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos en cada nivel.) 4.5.4 El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del ltimo saldo de la mercanca en existencia.

CONSTRUCCIONES BAYITH metodo : UEPS O LIFO ARTICULO : Codo 90 CXC pvc 1/2" fecha D M A DETALLE 1 4 11 inventario inicial 5 4 11 Compra, fact N 2050 7 4 11 Instalacion provicional REF C901-2 SALIDAS COSTO CODIGO 14350545 SALDOS COSTO 20 10 20 5 20 5 15 15 0 0 5 COSTO UNITARIO 300 330 310 330 310 330 350 300

C.D 01 03 05

CANT

ENTRADAS COSTO CANT 20 6000 10 3300

CANT

1650

12 4 11 Compra, fact N 2080 15 7 11 red hidraulica primer piso

08 10

15

5250 5 5 15 10 1500 1650 5250 3000

15 8 11 red hidraulica segundo piso

12

6000 3300 6000 1650 6000 1650 5250 4500 0 0 1500

300

saldo final Localizacion : Almacen de obra estanteria 5 Existencias: Minimo 5 Maximo 60

5 proveedores : Norventas Ciudad: Bogota D.C. Telefono 298 68 14

1500

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5. SISTEMAS DE PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc.

Slo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

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5.1 CARACTERSTICAS DE UN SOFTWARE ERP

Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

5.1.1 INTEGRALES: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida.

5.1.2 MODULARES. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.

5.1.3 ADAPTABLES. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

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5.1.4 Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario. Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin. Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas. No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente: Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP. Definicin del modelo de negocio. Definicin del modelo de gestin. Definicin de la estrategia de implantacin. Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas. Anlisis del cambio organizativo. Entrega de una visin completa de la solucin a implantar. Implantacin del sistema.
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 Controles de calidad. Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo. Benchmarking de la implantacin.

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6. JD EDWARDS

J.D. Edwards es una compaa de software fundada en marzo de 1977 en Denver (Colorado) por Jack Thompson, Dan Gregory y Ed McVaney. Tuvo xito creando un programa de contabilidad para los miniordenadores Sistema/34 y Sistema/36 de IBM, centrndose en los miniordenadores Sistema/38 a mediados de los aos 1980 hasta la aparicin de los sistemas AS/400.

La compaa fue aadiendo funciones, su software de contabilidad se convirti en una aplicacin E.R.P. independiente de la plataforma que en 1996 se llam OneWorld. En junio de 2003, el consejo de administracin de J.D. Edwards accedi a la oferta de adquisicin de PeopleSoft, completndose la adquisicin en julio. OneWorld se aadi a la lnea de productos de PeopleSoft. A finales de 2004, PeopleSoft fue adquirida a su vez por Oracle.

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7 DINAMIC MODULAM SISTEM (D.M.S)

D.M.S. es una compaa de software latinoamericana con oficinas en Colombia y Ecuador. Lderes en soluciones para Concesionarios, Talleres, Mayoristas, Droguistas, Constructoras, Contratistas, Comercializadores, Empresas Qumicas, Puntos de Venta, empresas de Produccin, empresas de Alimentos, Tecnologa, Empresas de Empleo Temporal y otras. Con ms de 300 aplicaciones diferentes.

El sistema cuenta con las siguientes aplicaciones:

7.1 SISTEMA DE INVENTARIOS

DMS ofrece un sistema de Inventarios totalmente parametrizable por el usuario Se inicia con una configuracin libre y organizada para cada Empresa. Gracias a una definicin acertada de cada una de las referencias de inventario, cada Empresa podr llevar un control muy detallado de todas sus operaciones

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El sistema de inventarios de DMS permite clasificar cada referencia por proveedor, grupos, subgrupos, clase, genrico, adems se tiene la posibilidad de manejar hasta 255 listas de precios, las cuales pueden tener asociados diferentes descuentos financieros. Por medio del uso de perfiles contables cada referencia puede ofrecer resultados precisos al momento de contabilizar una factura de compra o venta, donde legalmente deben estar asentados en cuentas diferentes cuando las referencias son gravadas o exentas; con esto garantizamos a las Empresas que en una transaccin se puede facturar tems con IVA diferencial.

Esta informacin contable es complementada con los diferentes modelos contables de cada documento y a su vez se puede manejar cuentas diferentes por bodega. Cada transaccin de inventarios mantiene en lnea la informacin de varios aos sin perder la eficiencia en el proceso ni en la obtencin rpida de resultados o comparativos de cualquier mes o ao. Con esto se garantiza a la Empresa una excelente trazabilidad de cada una de las referencias.

Los usuarios con permisos, pueden hacer consultas de inventario comenzando con la revisin de un maestro, informacin de costos promedios por compaa, % de utilidades, distintas ubicaciones de inventario, pedidos de clientes, rdenes de compra, importaciones, inventarios fsicos, auditoria y as sucesivamente hasta llegar al mximo nivel de detalle de cada uno de los documentos que respaldan cada operacin en las distintas bodegas, como facturas, devoluciones, traslados, entradas, salidas, etc. Con una informacin de inventarios bien organizada se puede llegar hasta el mximo detalle de consulta aprovechando las diferentes herramientas de minera de datos como SQL, Excel, Crystal Report y se genera cualquier tipo de informacin como la Empresa lo requiera.

7.2 SISTEMAS DE COTIZACIONES

El sistema de Cotizaciones permite proyectar el valor de una negociacin con el cliente, para lograr su aprobacin, que conduzca a la Venta o a la compra. Las cotizaciones almacenan la demanda del cliente, para establecer su precio de negociacin y elementos que desean adquirir.

Una cotizacin, es el origen de una negociacin, que se puede convertir posteriormente en un pedido, en forma automtica, luego de su aprobacin. Al momento de efectuar una cotizacin, es posible consultar el estado de cuenta, antes de proceder a su elaboracin.
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De otra parte, la cotizacin permite guardar las condiciones de negociacin como son su forma de pago y fecha de vigencia de la misma. Puede ser importada a partir de la informacin contenida en un archivo plano, con una estructura establecida previamente, para agilizar su diligenciamiento y trmite.

Todas las cotizaciones elaboradas en el sistema, pueden ser administradas, a travs de una pantalla, que permite consultar, el cliente, vendedor, productos, cantidades, valores, condiciones y auditoria en cambios, por parte de los usuarios autorizados.

Dependiendo del perfil de acceso del usuario, es posible modificar una cotizacin ya existente, para editar productos, cantidades o valores. Para su impresin es posible, disearla segn la preferencia de la Empresa, en papelera libre o preimpresa.

Adicionalmente, puede convertirse en un archivo pdf, el cual se remite por correo electrnico, cuidando su almacenamiento, para evitar que sea editada. Todas las cotizaciones son guardadas en la base de datos permitiendo su administracin y el anlisis de diferentes estadsticas, segn lo determine la Direccin Comercial de la Empresa.
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7.3 SISTEMA DE AUTORIZACION ELECTRONICA

El sistema de Autorizacin Electrnica, ha sido diseado para controlar las operaciones comerciales de las Compaas, mediante un sistema de permisos y autorizaciones, conectadas en la aplicacin. Este novedoso sistema, permite a las empresas controlar sus operaciones y dejar rastro en Auditoria, de las acciones corporativas desarrolladas. Por cada base de datos en el servidor, es posible realizar el control de las operaciones, segn los usuarios autorizados para ello. El sistema de autorizacin Electrnica, le permite el usuario tener los siguientes beneficios:

7.3.1 Pedidos de Clientes

Al momento de registrar un pedido de clientes, si este tiene documentos vencidos, sobrepasa su cupo de crdito o tiene cheques posfechados, se activa esta autorizacin.

El usuario responsable de conceder la autorizacin, desde su Termina puede acceder el sistema y registrar la autorizacin electrnica, completamente en lnea dejando rastro de la auditoria.

7.3.2 Pedidos a Proveedores

Los pedidos a proveedores, tambin pueden exigir autorizacin, segn los lineamientos de la compaa.

7.3.3 Ventas a Clientes

Las ventas a clientes, dependen de los controles establecidos previamente en cartera para su autorizacin.

7.3.4 Devolucin Clientes

La devolucin de clientes, implica una actualizacin en lnea del estado de cuenta, as como tambin el recibo de mercanca, por lo cual solicita autorizacin electrnica.
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7.3.5 Compras a Proveedores

Las compras a proveedores, exigen autorizacin, dependiendo de las variables establecidas de control para ello.

7.3.6 Devolucin Proveedores

La devolucin de proveedores, tambin exige autorizacin, si cumple con los procedimientos establecidos por la compaa.

7.3.7 Facturacin de Taller

La facturacin de taller, produce automticamente la actualizacin del estado del cliente, el descargue de los repuestos, as como el registro de mano de obra, lo cual exige un control estricto a la hora de su emisin, segn los lineamientos de la compaa.

Esta funcionalidad est enfocada a permitir el control de las operaciones, pero tambin su autorizacin sin que el funcionario, tenga que desplazarse hasta la pantalla del que requiere la autorizacin, sino desde el lugar en el que est conectado a la aplicacin, puede ejercer su control y autorizacin para la transaccin.

En cualquiera de los casos, la autorizacin electrnica se dispara, al momento de la transaccin, permitiendo su mximo control para los funcionarios administrativos. En cualquier momento, es posible analizar las autorizaciones concedidas en el sistema, por tipo de transaccin, usuario responsable y monto econmico de la misma.

7.4 CONTROL DE OPERACIONES DIARIAS

En cualquier aplicacin es posible consultar su auditoria muy detallada, para saber qu usuarios han accesado la aplicacin, que transacciones han efectuado, qu registros han modificado y las dems tareas realizadas, es una funcionalidad verstil, la cual le permite al usuario realizar auditoria permanente en el sistema y de las transacciones registradas.

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Existe una consulta muy interesante de las transacciones realizadas por un usuario, en un da determinado. Esto permite hacerle seguimiento y auditoria muy detallada a la actividad de cualquier funcionario en la aplicacin. De otra parte, la consulta al Monitor de Red, ofrece informacin valiosa del consumo de recursos con la aplicacin, usuarios conectados, grfica de memoria, comportamiento del motor de la base de datos. Adicionalmente, brinda la alternativa de enviar mensajes en pantalla a cualquiera de los usuarios conectados a la base de datos, sin importar su ubicacin geogrfica, aprovechando el canal de comunicaciones de datos.

Una transaccin se registra en el sistema, nicamente cuando ha sido completada, por ello, los cambios en el fluido elctrico o su ausencia no genera cambios o actualizaciones parciales en la base de datos. Por el diseo del sistema, la integracin de la informacin es total. Todas las reas que intervienen en una transaccin son Alimentadas en forma simultnea, cuando se graba la informacin.

Por tratarse de un sistema integrado, toda la informacin es consistente para todas las reas, gracias a las ventajas que ofrece SQL Server en su integridad relacional de la Base de Datos. Tambin es posible conocer el espacio libre en Disco, tanto en el servidor como en cada estacin en la que sea posible el acceso del sistema.

El anlisis de la memoria proporciona a los funcionarios tcnicos, importantes datos para la toma de decisiones, frente a los recursos de infraestructura para la aplicacin.

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8 CONSTRUCONTROL

Construcontrol es un programa de computador especialmente diseado para la administracin y control de obras de construccin que se fundamenta en:

El control del presupuesto y de la programacin en las obras debe producirse automticamente a partir del hecho mismo de administrarlas, y no puede seguir existiendo como actividad independiente a cargo de firmas especializadas. La organizacin administrativa de las obras es transitoria y no admite herramientas administrativas muy sofisticadas y complejas, pero si altamente especializadas.

En Construcontrol se deben crear los parmetros que organizan el contenido de los documentos, y su presentacin en general.

Crear los datos de la empresa Elaborar los parmetros fiscales Creacin de la obra y su importacin Elaboracin del flujo de caja

8.1 PROCESO DE LOS MATERIALES

Construcontrol tiene un conjunto muy amplio de herramientas para el manejo de materiales en la obra:

Calcular los materiales necesarios para la construccin de una determinada cantidad de obra Generar las rdenes de compra Pagar los materiales Recibir los materiales en el almacn Despacharlos hacia la obra

8.2 PROCESOS CON CONTRATOS

Los contratos formalizan la relacin entre el constructor y los subcontratistas en trminos de plazos, formas de pago, cantidades, garantas y valores previstos para la ejecucin de un determinado nmero de actividades del presupuesto en una obra.

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Crear contratos Crear actividades no previstas en el presupuesto Modificar cantidades o precios del contrato Elaborar actas de avance de obra Ordenar pagos de contratistas Elaborar minutas de contratos Consultar Polizas de garanta

8.3 PROCESOS DE TESORERIA

El modulo bancos de construcontrol tiene a su cargo el manejo integral de la tesorera de un proyecto y se encarga de elaborar lo9s siguientes documentos:

Comprobantes de egreso Comprobantes de ingreso Notas debito Notas crdito Cuentas por pagar Cuentas por cobrar

8.4 PROCESOS DE EQUIPOS

Construcontrol permite manejar y administrar el equipo que este a disposicin en la obra usando las siguientes aplicaciones

Orden de alquiler del equipo Tarjeta de control Movimientos con el proveedor Movimientos en la obra

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CONCLUSIONES

El almacn es de vital importancia en una obra de construccin y de su manejo efectivo depende el funcionamiento de la obra. Es necesario que la persona que se encargue del almacn este familiarizada con el manejo de kardex, inventario y mtodos de valoracin de los mismos.

Los gerentes o directores de la obra, quienes deben estar al tanto de los movimientos hoy cuentan con programas que trabajan en red en los cuales tienen fcil acceso al inventario y movimientos del almacn, sistemas que eles permiten no solo controlar sino tambin autorizar movimientos.

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ANEXO A PROCESO DE LOS MATERIALES

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ANEXO B EL MANEJO DE LOS CONTRATOS

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ANEXO C EL MANEJO DE LOS EQUIPOS

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Anexo 4 EL MANEJO DEL DINERO

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BIBLIOGRAFIA

AGUIRRE ORMACHEA, Juan. Contabilidad General Madrid Espaa: Cultura S.A, 2006. 952 p ISBN 84-8055-907-2

MEIGS, Roberto. WILLIAMS, Jan. HAKA, Susan. BETTNER, Mark. Contabilidad la base para las decisiones generales. Mc Graw Hill. 2000. 700 p. Undcima edicin. ISBN 958-41-0100-5

GUDIO AVILA, Emma Lucia. CORAL DELGADO, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. Mc Graw Hill.. 1994. Segunda edicin.312 p. ISBN 958-600-186-5

ANZURES, Maximino. Contabilidad General. Mxico D.F. 2005. 600 p. segunda edicin. ISBN 970-07-5591-6

http://es.wikipedia.org/wiki/JD_Edwards http://www.dms.ms/

http://construdata.com

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