MANUAL PARA LA GESTION EN INCUBACIN SISTEMA NACIONAL DE CREACION E INCUBACIN DE EMPRESAS SNCIE COLOMBIA

Autor(es): Jhonny Fernando Lpez Torres, Mnica Vallejo Zea, Oliverio Gonzlez Palacio 1 NODRIZA - SENA FONADE 2043849 .

CONTACTO. Jhonny Fdo Lpez Torres. Cra 2 nro 35 c25s. Bogota Colombia .
Tel 571 3640231 jhofeloto@evaim.com - jhofeloto@gmail.com

RESUMEN
El desarrollo del Diagnostico de las Incubadoras de Empresas adscritas al Sistema Nacional de Creacin de Empresas patrocinado por el SENA, ofrece como resultado general del estudio, el documento titulado "Manual para la Gestin en Incubacin", el cual se ha sido elaborado como elemento fundamental para ilustrar los resultados del Diagnostico de las Incubadoras, el cual tiene como objetivo convertirse en una herramienta til para la toma de decisiones de los actores involucrados en el desarrollo de las incubadoras de empresas en Colombia. A su vez, el manual permite divulgar los elementos metodolgicos utilizados en el estudio para determinar el estado actual de las incubadoras (Sistema de Evaluacin KPIs), transformndose en un documento de referencia que permite a los grupos interesados profundizar y fortalecer su gestin en incubacin a partir del conocimiento detallado del Sistema de Incubacin Colombiano. El manual permite ilustrar los resultados que integran los elementos fundamentales del modelo de gestin en incubacin, especificando en cada uno de los apartes la importancia y gerencia de los factores asociados al modelo de incubacin.

ABSTRACT
The development of Analysis of the Business Incubators pertaining to the National System of Creation of Companies led by the SENA, it presents as general result of the study the document titled " Manual for the Management in Incubation, which has been elaborated as fundamental element to illustrate the results of Analysis of the Business Incubators, it has like objective become a useful tool for the decision making of the actors involved in the development of the Business incubators in Colombia. As well, the manual allows to disclose the methodological elements used in the study to determine the present state of the incubators (System of Evaluation KPIs), transforming itself into a document of the reference that presents the interest groups, detailed information of the present state of the Colombian system of the incubation. The manual allows illustrating results that integrate the fundamental elements of the model management in the business incubation, focusing strategies to improve the conditions of the critic factors of the proposed model.

Trabajo

1. INTRODUCCIN
El desarrollo del Diagnostico de las Incubadoras de Empresas adscritas al Sistema Nacional de Creacin de Empresas patrocinado por el SENA y FONADE, ofrece como resultado general del estudio el documento titulado "Manual para la Gestin en Incubacin", el cual se ha sido elaborado como elemento fundamental para ilustrar los resultados del Diagnostico de las Incubadoras, el cual tiene como objetivo convertirse en una herramienta til para la toma de decisiones de los actores involucrados en el desarrollo de las incubadoras de empresas en Colombia. A su vez, el manual permite divulgar los elementos metodolgicos utilizados en el estudio para determinar el estado actual de las incubadoras, transformndose en un documento de referencia que permite a los grupos interesados profundizar y fortalecer su gestin en incubacin a partir del conocimiento detallado del Sistema de Incubacin Colombiano. El manual permite ilustrar los resultados que integran los elementos fundamentales del modelo de gestin en incubacin, especificando en cada uno de los apartes la importancia y operacionalizacin de los factores asociados al modelo de incubacin. En el documento el lector encontrar una ilustracin bsica del Sistema Nacional de Creacin e Incubacin de Empresas SNCIE, seguido por la especificacin detallada de cada una de las fases del estudio, definiendo los mtodos de valoracin de las incubadoras, su estrategia de medicin y normalizacin de los resultados que posteriormente permitir determinar el estado actual de las incubadoras del Sistema. Luego, se presenta un anlisis detallado de cada uno de las reas involucradas en el estudio (Gestin Administrativa, Financiera, Talento Humano, Infraestructura, Modelo de Incubacin, Networking e Impacto), contemplando elementos de razn, indicadores de desempeo KPIs, Anlisis de Factores Clave y Anlisis Prospectivo. Estos resultados, permiten ilustrar los anlisis globales del sistema, integrando los ndices en tres variables aglutinadoras crecimiento, desarrollo e impacto, las cuales permitieron cualificar las incubadoras y representar su estado actual comparado con curvas de evolucin y crecimiento segn la antigedad de la incubadora. Este anlisis cuantitativo del Sistema es complementado con elementos cualitativos ofrecidos por el anlisis estructural del SNCIE basado en los quince (15) factores identificados para el modelo de gestin, a partir de los cuales se identificaron los focos dinamizadores de la accin a corto y mediano plazo de los agentes principales del sistema (Incubadoras/SENA). Estos fundamentos permiten ilustrar concretamente los elementos del Modelo de Gestin, estableciendo las categoras principales y sus parmetros de valor. Finalmente, se exponen un conjunto de recomendaciones por factor especificando: descripcin, objetivo y justificacin, ilustrando la propuesta de mejoramiento del Sistema. Tambin se incluye cuatro proyectos basados en los factores claves identificados en el anlisis estructural, bajo los cuales el Sistema generara efectos catalizadores para el desarrollo sostenible de los actores individuales y del Sistema mismo.

2. METODOLOGIA2
El estudio del Sistema integra elementos que consideran la valoracin del crecimiento, el desarrollo, el impacto y la sustentabilidad de las 22 incubadoras objeto del diagnostico y el Sistema como un todo. Para ello se integran los elementos utilizados en el anlisis individual de los factores y reas, con el anlisis estructural de los factores. Estos dos elementos se establecen como el soporte para el anlisis de la situacin actual y futura del sistema. El anlisis del SNCIE parte de la agregacin de 15 factores bsicos, identificados a partir del anlisis de las buenas practicas en incubacin de empresas a nivel nacional e Internacional3, donde se determinaron los factores que aportan significativamente en el xito del desarrollo de la incubadora. (Ver Tabla 1 Factores Analizados) Para clasificar y definir con certeza el estado actual del Sistema Nacional de Creacin e Incubacin de Empresas se ha definido un mecanismo que permite clasificar y determinar los niveles de evolucin de las incubadoras. Este mecanismo busca determinar el estado de desarrollo e impacto de la Incubadora comparado con su tiempo de funcionamiento, teniendo como insumo ndices basados en informacin primaria de seis reas principales: Gestin Financiera, Gestin del Talento Humano, Infraestructura, Modelo de Incubacin, Networking y Evaluacin del Desempeo. Estos factores contienen indicadores e informacin bsica. Cada incubadora presenta indicadores individuales, por factor y rea, los cuales presentan informacin cualitativa que permite evidenciar su situacin actual. Cada ndice cuantificado fue normalizado a una escala de 1-100, generndose tres intervalos que permiten establecer el estado de cada ndice como se muestra en la Tabla 2 Intervalos de Valoracin.

3. RESULTADOS
Estado de Desarrollo / Sustentabilidad4
El estudio aporta un sistema de valoracin que permite analizar el SNCIE y sus incubadoras con base en tiempo de antigedad, determinando curvas de sustentabilidad e impacto que valoran el desempeo de la incubadora segn su clasificacin: en iniciacin, transicin y consolidadas. 1. Incubadoras en Iniciacin (<4 aos): Este grupo de incubadoras se establece en su totalidad en la Zona Media (zona amarilla). La sustentabilidad de este tipo de incubadoras se distribuye de esta forma: siete (7) incubadoras en niveles Medio-Bajo (I. Cesar, I. Tolima, I. Eje Cafetero, I. Uraba, I Huila, I. Sucre eI. Crdoba), y las otras cinco (5) incubadoras se encuentran en el Nivel Medio-Alto (I. Manizales, Gestando, Parquesoft Popayn, Prana e I. Quindo). Este nivel permite evidenciar el trabajo que han realizado las incubadoras de esta clasificacin por garantizar la supervivencia de sus organizaciones, mostrando el nfasis en la mejora de sus variables de crecimiento y desarrollo, esto debido al apoyo de sus socios o sponsor claves, que durante sus primeros aos presenta soporte continuo de sus incubadoras asociadas.

2. Incubadoras en Transicin (4 - 6,5 aos) Este grupo de siete (7) incubadoras, presenta tres (3) incubadoras en el Nivel Medio-Allto (I. Caribe, I. Futuro e I. Colombia), dos (2) ms en el Nivel Medio-Bajo (Proempresas y Gnesis), definiendo una franja conformada por cinco (5) incubadoras en el Niveles-Medio, y dos (2) colas representadas por una incubadora por debajo de los niveles permisibles (I. Bolvar) y un en niveles superiores de ventaja (ParqueSoft Cali). 3. Incubadoras Consolidadas.(> 6,5 aos) En su totalidad son tres 3 incubadoras las que pertenecen a esta clasificacin y se encuentran ubicadas en el Nivel Medio-Alto considerando niveles superiores de desarrollo, destacndose la labor de las incubadoras IEBTA y CBE, las cuales muestran niveles mayores de sustentabillidad frente a la mas antigua Innovar, esto debido a sus niveles superiores en reas como: Modelo de Incubacin y Gestin Financiera. Los niveles de desarrollo presentados por estas incubadoras frente a sus niveles de sustentabilidad, evidencian resultados aceptables, mostrando el inters de las incubadoras por lograr primero una sustentabilidad y luego el impacto. En conclusin, el Sistema muestra un normal comportamiento de desarrollo y crecimiento individual de las incubadoras, ya que por su juventud la mayora de incubadoras que hacen parte de el estn en etapas de iniciacin y transicin.

Evaluacin de Desempeo e Impacto

El Diagnostico analiza una muestra de 22 Incubadoras valoradas en sus componentes de sustentabilidad e Impacto, en este ultimo, se han consolidado indicadores que permiten valorar hechos concretos verificables, medibles y evaluables que permiten establecer las contribuciones a la Misin u objetivo superior de las incubadoras de empresas: producir empresas exitosas que sean independientes y financieramente viables,... empresas con un gran potencial para crear empleos, revitalizar la economa local, comercializar nuevas tecnologas y fortalecer la economa regional y nacional (NBIA, 1997, Adaptado GMEZ 2003). Frente a este objetivo se tejieron ndices que permitieran determinar los niveles de impacto actuales de las incubadoras de empresas (Ver Metodologa para la Evaluacin del Desempeo e Impacto de las incubadoras de empresas. Aparte EVALUACIN E IMPACTO), todos estos enfocados a los resultados de la incubadora y los de sus empresas incubadas: empleos, ventas actuales, empresas incubadas, empresas pos incubadas entre otros. La mayora de los ndices estn configurados para analizar el anlisis per-empresas incubadas. Al finalizar el primer trimestre de 2005, se estudiaron 22 incubadoras de empresas, identificando los siguiente resultados globales de impacto a Diciembre de 2004: 320 empresas Incubadas, 63 empresas pos incubadas/graduadas en un total de 11,91 aos de existencia de la primera incubadora, las cuales generaron 2.846 empleos y reportaron ventas globales de 37 mil 697 millones de pesos en el ao 2004. (Ver Tabla 3 Resultados de Impacto Global del SNCIE 2004)

Los niveles de impacto logrados por los agentes del Sistema Nacional de Creacin e Incubacin de Empresas SNCIE, aun no tienen los niveles esperados, se notan grandes brechas de impacto representadas por cuatro (4) incubadoras lideres: Innovar, ParqueSoft Cali, IEBTA y CBE, tres de ellas con mas de 8 aos de antigedad y una emergente (Parquesoft Cali) con 5 aos. A pesar de la diferencia y los bajos niveles promedio de impacto del Sistema, se muestra una tendencia a la mejora, con tasas de crecimiento; sin embargo, estas tasas de crecimiento en los impactos del sistema se relacionan directamente con el desarrollo de las cuatro (4) incubadoras lideres, las cuales cuentan con el 60% de las empresas incubadas, el 97% de las posincubadas, el 84% de los empleos y el 92% de las ventas reportadas por la empresas incubadas de todo el Sistema. Estos datos ratifican que el SNCIE basa sus grandes resultados en los logros de unas pocas incubadoras que tienen estados de desarrollo avanzados, estableciendo tres grupos claramente diferenciados y anteriormente explicados: las incubadoras lideres (con altos niveles de desempeo), las incubadoras en etapa de Iniciacin y las Incubadoras en etapas de transicin (paso de la etapa de iniciacin a la etapa de madurez o adultez de la incubadora). Como conclusin general se destaca la situacin emergente del sistema (4,4 aos de Antigedad), mostrando crecimientos importantes de muchas incubadoras. Es precisamente este estado de transicin del Sistema lo que exige un apoyo continuo a las incubadoras especialmente en los estados de iniciacin y transicin. Un apoyo que les garanticen condiciones para crecer y llegar a niveles de madurez organizacional, que permita a las incubadoras responder para cumplir con los impactos exigidos por los actores sociales de sus regiones. Definir polticas de fortalecimiento y mejoramiento continuo para las incubadoras generar una dinmica que elevar sus niveles de desempeo e impacto, fortaleciendo su papel como instrumento aglutinador de voluntades regionales. Es importante destacar que la continua medicin del impacto debe hacer parte del proceso de cotidiano de gestin de cada incubadora y del Sistema mismo, ya que a travs de la evaluacin el sistema puede verificar la efectividad de la aplicacin de sus polticas y programas de apoyo a las incubadoras asociadas. Por ello, este ejercicio de evaluacin debe consolidarse como la fase inicial para la creacin de un mecanismo que permita la realizacin de las evaluaciones y el seguimiento de los resultados de las incubadoras del Sistema en tiempo real.

4. MODELO DE GESTIN
El anlisis estructural desarrollado con base en los factores evaluados, propone un enfoque estratgico al Sistema: Focalizarse en los factores claves o potenciales dando cuerpo a la estrategia de convertir en un foco de ATRACTIVIDAD y CONECTIVIDAD el sistema de incubacin en Colombia, potenciando las variables claves (programa de servicios, redes de cooperacin y gestin de proyectos) incidiendo en ellas mismas y establecindose como ruta para el logro de niveles de impacto importantes que se podran generar (variables de salida). Este foco de atractividad debe resaltar las redes de cooperacin como punto de apalancamiento de una dinmica de competitividad de las incubadoras. Este nivel de anlisis permite pensar en que el negocio o
5

foco de las Incubadoras es el EMPRENDIMIENTO y que este tiene factores asociados que generaran altos ndices de competitividad y empresas exitosas. Siendo as las cosas, no dependen del entorno en que se acta sino en la habilidad, es decir, la capacidad de respuesta que las incubadoras tengan para disear el correcto ambiente con el que la incubadora va a interactuar. La triada que ha de dinamizar la proyeccin de las incubadoras puede estar concebida as: En el centro el emprendimiento dinamizado por la atractividad, las redes sociales y la innovacin tecnolgica como factores asociados al emprendimiento. Ver Diagrama 1. Estas conclusiones permiten establecer parmetros que aglutinen los factores determinantes para el diseo del modelo de gestin. El modelo de gestin en incubacin proponer factores que permiten proveer condiciones para un proceso transformador que tiene como insumos los emprendedores con ideas, proyectos, prototipos, los cuales se transforman en empresarios dirigentes de empresas exitosas, viables financiera y tcnicamente. Para ello, la propuesta de modelo de gestin del sistema concentra su operacin en cinco categoras con roles especficos pero complementarios: Estructura de Soporte, Cdigo Core, Factores Dinamizadores, Redes y Performance. Estructura de Soporte: Esta categora comprende aquellos factores que integran el foco de la incubadora y su viabilidad financiera. Integra factores como: Soporte financiamiento y Sostenibilidad, Equipo de Direccin y Enfoque y Planificacin. Cdigo Core: En esta categora se integran los factores que inciden directamente en la aplicacin del modelo de incubacin. Aqu se operacionalizan las estrategias que permiten cumplir con el objeto de la incubadora: generar condiciones para el desarrollo de empresas exitosas. Los factores que se integran en esta categora son la Seleccin y Graduacin de Incubados, Programa de Servicios e Infraestructura Dinamizadores: Los factores pertenecientes a esta categora se constituyen como catalizadores o promotores de los dems factores; gracias a ellos se potencia el desarrollo del sistema. Entre ellos encontramos: Gestin de Proyectos, Marketing y Ventas y Staff de la Incubadora Redes: La incubadora se constituye como un instrumento que permite aglutinar voluntades de los actores regionales. Por esto es fundamental agrupar factores que le permitan potenciar estrategias para el desarrollo de las redes internas (Endorelaciones) y externas (Exorelaciones) de la Incubadora. Performance: La incubadora debe medir y establecer ndices que le permitan conocer el progreso de su gestin a partir de la aplicacin de sus estrategias. La incubadora como instrumento social debe medirse con indicadores sociales (empresas creadas, empleos generados, ventas de las empresas incubadas, entre otros.). Es por ello que la medicin de la gestin de la incubadora debe contemplar la sustentabilidad de la organizacin como su impacto en la regin donde esta establecida. Ver Diagrama 2 Modelo SNCIE

TABLAS Y DIAGRAMAS

ANEXOS KEY PERFORMANCE INDICATORS

Niveles De Valoracin y Normalizacin

KEY PERFORMANCE INDICATORS KPI

Niveles de Valoracin y Normalizacin
0 - 30 31 - 70 71 - 100

GESTIN FINANCIERA Soporte finan/ y sostenibilidad

<1 <0 > 0,7 <1 1-1,5 1- 1,8 0,7 - 0,5 1 - 1,3 > 1,5 >1,8 < 0,5 >1,3

0 - 30

31 - 70

71 - 100

INFRAESTRUCTURA Conectividad
< 56 < 0,5 < Nivel 4 0-1 56 - 128 0,51-0,99 N 4-N 5e 2-4 > 128 >1 > N 5e >4

ndice de Servicios de Capital de Riesgo

3 7 10

Infraestructura
< 0,3 < 0,3 0,3 - 0,5 0,3 - 0,5 3-7 > 0,5 > 0,5 >7

GESTIN DE TALENTO HUMANO Gerencia y Staff de la Incubadora

Alto - Nulo <7 < 0,3 Moderado 7 - 12 0,3 - 0,7 Bajo >12 > 0,7

<3

MODELO DE INCUBACIN Seleccin y Graduacin de Incubados

Mas 4 s. Entre 2 y 4 Menos de 2

Equipo de Direccin
<2 <2 <4 2-6 2-5 4-9 >6 >5

Gestin de Proyectos
0 0,01 - 0,7 10 - 20 > 0,7 > 20

>9 < 10

Programa de servicios
< 30 30 - 70 > 70

NETWORKING Redes de Cooperacin

< 5 rel. 5 - 10 rel. > 10 rel.

EVALUACION DEL DESEMPEO E IMPACTO

<5 < 10 < 36* < 0,3 < 0,07 <4 <1 5 - 10 10 - 30 36 - 100 0,3 - 0,7 0,07 - 0,2 4 - 10** 1-5 > 10 > 30 > 100 > 0,7 > 0,2 > 10 >5

Gestin de relaciones Stakeholders

<4 0 0 4 - 10 1-4 1-3 > 10 >4 >3

Networking entre Incubados

<3 3-7 >7

BIBLIOGRAFIA
Otros Autores. Islena Torres, Juan Pablo Aristizabal, William Prez Mas Informacin ver Manual para la Gestin en Incubacin Capitulo Metodologa Nodriza SENAFONADE 2005 3 Ver Gua de Buenas Practicas para las Incubadoras de Empresas Nodriza-Sena-Fonade 2005 4 La especificacin de los indicadores utilizados y sus valores normalizados se especifican en la Tabla de Calificaciones. Ver Anexo 1
2 1

10