EXPERIENCIAS DE REDUCCIN DE COSTOS Y OPTIMIZACIN DE PROCESOS DE ABASTECIMIENTOS CON SOLUCIONES DE E-BUSINESS

Empresa.Solucin implementada.Autor.ebiz Latin America b2mining.com (plataforma de conectividad) Antonio Ramrez-Gastn Wicht

INTRODUCCIN
La evolucin de los precios de los minerales en los ltimos aos ha tenido un comportamiento a la baja, debido a ello las empresas mineras estn en una constante bsqueda en la optimizacin de sus operaciones y procesos, no slo en el tema de la exploracin, sino tambin en la explotacin y produccin. El proceso de abastecimientos y logstica de las empresas mineras no est ajeno a este reto, por ello el rea de Compras y Abastecimientos ha estado trabajando para optimizar su gestin y sus actividades para contribuir en los objetivos de la Compaa y ayudar a contrabalancear las variaciones del precio de los minerales y lograr la rentabilidad de las inversiones, y viabilidad del negocio. El uso de tecnologa avanzada, es un medio que est ayudando a las empresas mineras a lograr dichos objetivos, de all que los departamentos de Compras y Abastecimientos tambin estn implementando soluciones con tecnologa de informacin de punta, en especial con soluciones de e-business (realizar Negocios va Electrnicamente) para optimizar el proceso de abastecimientos y sus costos asociados como son los costos del inventario y su reposicin. El uso de tecnologa de e-business en las empresas es cada vez ms frecuente y los resultados alcanzados estn contribuyendo a los objetivos del negocio. Este tipo de herramientas est permitiendo tener informacin en lnea y en tiempo real, y creando las bases de un trabajo colaborativo entre todas las empresas que participan en el ciclo del negocio. Prueba de ello es que en nuestro mercado varias de las empresas mineras y proveedores estn comunicndose e integrndose en la cadena de abastecimientos gracias a esta nueva herramienta, intercambiando y compartiendo informacin entre sus negocios.

I.- ANTECEDENTES
Problemtica del Area de Logstica y Abastecimientos Para entender las necesidades y requerimientos de las empresas mineras, se realiz reuniones de trabajo, y Focus Group con 17 empresas mineras. Las reuniones consistieron en desayunos de trabajo con personal del rea de Logstica y Abastecimientos en coordinacin con los Comit de Logstica, Comit de Sistemas y la

SERVICIOS 45 % SUMINISTROS 37 %

MAQUINARIA Y EQUIPO 18 %

Sociedad Nacional de Minera, Petrleo y Energa SNMPE, donde se intercambiaron ideas y opiniones del alcance que debe tener este tipo de soluciones. Basada en estas premisas, se analiz en forma ms detallada la informacin estadstica del proceso de compras de 4 empresas mineras, para evaluar el comportamiento y la problemtica del rea. Se identific que las compras en las empresa mineras se pueden agrupar en tres grandes grupos: - Contratacin de Servicios - Abastecimientos de materiales y suministros, y - Compras de activos, maquinaria y equipo De acuerdo a la informacin recabada la distribucin del volumen de compras, sin incluir las de cargo directo, tiene el siguiente comportamiento:

Para el proyecto se analiz la informacin histrica del grupo Abastecimientos de materiales y suministros, porque es el que ms se le puede aplicar una solucin de ebusiness en la optimizacin del proceso de compras. Los siguientes cuadros que vamos a mostrar se refieren al 37% del volumen de compras de las empresas mineras concentrados en el grupo Abastecimientos de Materiales y Suministros. Para este grupo de compras definimos los siguientes Indicadores de Comportamiento, para identificar las oportunidades de mejoras en el proceso de Abastecimiento: - Rango del importe de las rdenes de compra - Volumen de Compras agrupadas por categoras - Distribucin de cantidad de items comprados para stock por categoras - Cantidad de O/C y valor de compra por categoras - Distribucin de variedad de proveedores por categoras - Composicin del Inventario: Variedad de items vs Valor en Inventarios, y Valor de consumo - Rotacin de Inventarios por categoras

Rango del importe de las rdenes de compra En este cuadro podemos apreciar que el 86% de las rdenes de compra son menores a US $ 1,000 y el 97% corresponden a compras menores de US$ 10,000. Esto nos indica que hay una concentracin de la actividad del rea de abastecimientos en el proceso de compras menores y por lo tanto una carga administrativa.
RANGO DEL IMPORTE DE LAS RDENES DE COMPRA

%
86,4% 10,9% 2,2% 0,3% 0,2% 0,1%

De 1 a 1,000 US $ De 1,000 a 10,000 US $ De 10,000 a 50,000 US $ De 50,000 a 100,000 US $ De 100,000 a 200,000 US $ De ms de 200,000 US $

Volumen de Compras agrupadas por categoras El grupo de compras de Abastecimientos de Materiales y Suministros, para un mejor anlisis, los hemos dividido en categoras.

En el siguiente cuadro se muestra la distribucin del Valor de compra por categoras.

VALOR DE COMPRA 33% 7% 15% 4% 11% 18% 5% 3% 3%

CATEGORIA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURA REACTIVOS QUIMICOS PARA PLANTAS Y LABORATORIOS BARRAS Y BOLAS DE MOLIENDA MATERIALES ,RPTOS DE MAQUINARIAS Y EQUIPO DE PLANTA MATERIALES , RPTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO MINA MATERIALES Y SUMINISTROS DE FERRETERIA MATERIALES Y SUMINISYROS DE ELECTRICIDAD OTRAS CATEGORIAS

Distribucin de cantidad de items comprados para stock por categoras Luego de conocer el valor de compra por categoras, se identific que el 59% del valor de compra corresponde a los denominados consumibles (combustibles y lubricantes, explosivos y accesorios de voladura, reactivos qumicos para plantas y laboratorios, y barras y bolas de molienda), pero que estn concentrados slo en un 4% de los items. Por otro lado el 38% del volumen de compras de materiales y repuestos de equipo para planta, y para mina, as como materiales y suministros de ferretera y electricidad, corresponden al 84% de los items del inventario. Esta informacin muestra que el alto volumen de compras est concentrado en pocos items, pero un alto volumen de items representa bajo valor de compras, pero que genera un mayor carga de trabajo en la gestin y gastos administrativos.

VALOR ITEMS DE CATEGORIA COMPRADOS COMPRA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 1% 33% EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURA 1% 7% Consumibles (59% Valor en 4% Items) REACTIVOS QUIMICOS PARA PLANTAS Y LABORATORIOS 1% 15% BARRAS Y BOLAS DE MOLIENDA 1% 4% MATERIALES ,RPTOS DE MAQUINARIAS Y EQUIPO DE PLANTA 26% 11% MATERIALES , RPTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO MINA 37% 18% Materiales y suministros (84% del total inventarios) MATERIALES Y SUMINISTROS DE FERRETERIA 12% 5% MATERIALES Y SUMINISYROS DE ELECTRICIDAD 9% 3% OTRAS CATEGORIAS 12% 3%

Cantidad de O/C y valor de compra por categoras Tambin se identific la carga administrativa en las categoras de materiales y repuestos de equipo para planta, y para mina, as como materiales y suministros de ferretera y electricidad sumando el 77% del total de Ordenes de Compra que se emiten.
ITEMS CANTIDAD COMPRADOS DE O/C

CATEGORIA

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURA REACTIVOS QUIMICOS PARA PLANTAS Y LABORATORIOS BARRAS Y BOLAS DE MOLIENDA MATERIALES ,RPTOS DE MAQUINARIAS Y EQUIPO DE PLANTA MATERIALES , RPTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO MINA MATERIALES Y SUMINISTROS DE FERRETERIA MATERIALES Y SUMINISYROS DE ELECTRICIDAD OTRAS CATEGORIAS

1% 1% 1% 1% 26% 37% 12% 9% 12%

2% 1% 8% 2% 26% 21% 17% 13% 11%

Materiales y Suministros (rep. 77% del total de O/C)

Distribucin de variedad de proveedores por categoras En el siguiente cuadro muestra la cantidad de proveedores y como estn distribuidos por categoras. Aqu tambin muestra que la mayor variedad y cantidad de proveedores estn orientados a materiales y repuestos de equipo para planta, y para mina, as como materiales y suministros de ferretera y electricidad. Por lo que demuestra que este rubro hay una gran cantidad de items, gran cantidad de ordenes colocadas y se trabaja con un gran nmero de proveedores.
ITEMS CANTIDAD DE COMPRADOS O/C 1% 1% 1% 1% 26% 37% 12% 9% 12% 2% 1% 8% 2% 26% 21% 17% 13% 11% VALOR DE COMPRA 33% 7% 15% 4% 11% 18% 5% 3% 3% VARIEDAD DE PROVEEDORES 1% 1% 8% 2% 16% 15% 20% 14% 23%

CATEGORIA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURA REACTIVOS QUIMICOS PARA PLANTAS Y LABORATORIOS BARRAS Y BOLAS DE MOLIENDA MATERIALES ,RPTOS DE MAQUINARIAS Y EQUIPO DE PLANTA MATERIALES , RPTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO MINA MATERIALES Y SUMINISTROS DE FERRETERIA MATERIALES Y SUMINISYROS DE ELECTRICIDAD OTRAS CATEGORIAS

Composicin del Inventario: Variedad de items vs Valor en Inventarios, y Valor de consumo Por otro lado, tambin identificamos que la composicin del Inventario tiene el siguiente comportamiento: Debido a los contratos de consignacin o de usufructo, el valor de inventarios se ha trasladado hacia el rubro demateriales y repuestos de equipo para planta, y para mina, as como materiales y suministros de ferretera y electricidad, representando el 77% del total del valor de los inventarios. Los productos consumibles, representados por combustibles y lubricantes, explosivos y accesorios de voladura, reactivos qumicos para plantas y laboratorios, y barras y bolas de molienda quienes tienen principalmente contratos de consignacin o de usufructo tienen una rotacin de inventarios adecuada, no as lo demuestra las categoras de materiales y repuestos de equipo para planta, y para mina, quienes representan el mayor volumen de inventario que se encuentran contabilizados, y tienen una baja rotacin, ocasionando costos financieros por inmovilizacin del capital.

CATEGORIA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS DE VOLADURA REACTIVOS QUIMICOS PARA PLANTAS Y LABORATORIOS BARRAS Y BOLAS DE MOLIENDA MATERIALES ,RPTOS DE MAQUINARIAS Y EQUIPO DE PLANTA MATERIALES , RPTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO MINA MATERIALES Y SUMINISTROS DE FERRETERIA MATERIALES Y SUMINISYROS DE ELECTRICIDAD OTRAS CATEGORIAS

VARIEDAD VALOR DE VALOR DE ROTACION DE DE ITEMS INVENTARIO CONSUMO INVENTARIO 1% 1% 2% 2% 17% 46% 12% 9% 11% 4% 1% 6% 2% 23% 54% 4% 5% 2% 15% 13% 17% 7% 10% 27% 4% 4% 3% 15% 64% 12% 13% 2% 2% 9% 3% 6%

Otra problemtica que se pudo identificar fue la siguiente: - El Planeamiento de Mina y Planta no estn integrados con el Planeamiento de Compras y Almacenes, por lo que genera pedidos de emergencia o problemas potenciales de desabastecimiento. - El no estar el Planeamiento Logstico integrado con las operaciones de mina, planta y mantenimiento, origina descoordinaciones y costos logsticos innecesarios. - No hay una integracin con los proveedores, no compartiendo informacin, en tiempo real, por lo que origina pedidos de entrega urgentes. Tambin se hizo un estudio sobre el ciclo de compras, desde que tiene el requerimiento el usuario hasta que ste reciba el producto. El ciclo completo para atender al usuario final por una compra a un proveedor local de un producto que mantiene en stock toma un promedio de 30 das, lo que origina que a mayor tiempo de atencin, mayor es la cantidad del pedido para evitar el desaprovisionamiento y una mayor cantidad en stock.

Requerimiento aprobacin y envo

Bsqueda de proveedores y solicitar Cotizaciones

Seguimiento de Cotizaciones y evaluacin

Evaluacin, Emisin de O/C y aprobacin

Seguimiento de Ordenes de Compra

Recepcin y Verificacin

10.5 DAS

2.7 DAS

1.5 DAS

4.5 DAS

5.1 DAS (nacional)

3.7 DAS

CICLO TOTAL 30.5 DAS

Tambin se hizo un anlisis de las Actividades del personal de compras para identificar en que labor se dedica mayor tiempo y si ste agrega valor al negocio. El siguiente cuadro muestra la distribucin de dichas actividades: ACTIVIDAD
Generacin del requerimiento por el usuario Aprobacin del requerimiento por el rea usuaria Envi del requerimiento a compras Recepcin del requerimiento por compras Seleccin de postores y emisin de Solicitudes de Cotizacin Evaluacin y recomendacin de proveedores ganadores Aprobacin, envo de la Orden de Compra y confirmacin de recepcin Seguimiento de Orden de Compra nacionales en proveedores Recepcin y confirmacin de entrega Verificacin de facturas Bsqueda de nuevos productos y proveedores Otras tareas administrativas

DIAS
1,75 5,63 3,17 1,50 1,25 1,50 2,25 10,13 2,75 1,00 2,00 0,50 33,43

%
5% 17% 9% 4% 4% 4% 7% 30% 8% 3% 6% 1%

En el grfico podemos apreciar lo siguiente: - El 21% del ciclo de compras estn dedicados a Recepcin de Requerimientos, Seleccin de Postores, solicitar, recepcionar y evaluar cotizaciones. - Un 30% dedicados al Seguimiento de Ordenes de Compra El estudio mostr que lo ms crtico, era que slo el 6% de su tiempo se dedican a Bsqueda de nuevos productos y proveedores o mejores condiciones o relaciones con ellos. Actividad que se debe considera como la ms importante en la gestin de compras y que realmente agrega valor a la empresa. En el trabajo a profundidad con el personal de compras, indicaron que por la cantidad de trabajo administrativo, actividades manual, y urgencias, no les permita dedicarse ms tiempo a esta actividad.

II.- IDENTIFICACIN DE OPORTUNIDADES DE MEJORAS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTOS

En base a la informacin trabajada con las empresas mineras se identific una serie de oportunidades de mejoras que ayudarn a la gestin de compras. A continuacin mostramos un resumen y las ms importantes: Requerimientos del rea de Abastecimientos y su relacin con los proveedores a.- Reducir costo del proceso de adquisicin de materiales y servicios Se evalo que el costo del proceso de adquisicin desde que el usuario solicita un requerimiento a compras hasta que lo recibe, incluyendo sueldos, costos directos e indirectos del departamento de compras, luz, telfono, papeles, fax, almacn, etc llega a un promedio de US$ 200, pero que en algunos casos este llega a mas de US$ 300 por Orden de Compra. Hay una necesidad las empresas mineras de reducir dicho costo, eliminar el trabajo no productivo y/o que no genere algn valor. b.- Identificacin y bsqueda de mejores productos y proveedores El departamento de Abastecimientos pueda dedicarse a realizar una actividad, con mayor participacin y colaboracin con los procesos y el personal de la mina, planta y mantenimiento, identificando nuevas alternativas, nuevos productos y mejores relaciones con los proveedores para obtener mejores servicios. c.- Reducir el ciclo de compras y lograr un menor tiempo de adquisicin Optimizar el proceso y el ciclo de compras, reduciendo los tiempos de atencin y reposicin. d.- Optimizar niveles de inventario y sus costos asociados Lograr niveles ptimos de inventarios, nos trae no slo ahorros en el costo del capital inmovilizado sino tambin en los gastos directos e indirectos que ellos incurren, como rea de almacenaje, luz, gestin, montacargas, seguros, etc. La gestin de mantener inventarios llega aproximadamente al 25% del monto total de inventarios. Para la implementacin de herramientas que ayuden a la gestin del rea de abastecimientos y logstica fue conveniente realizar una clasificacin de las soluciones de e-business en base a la relaciones con los proveedores y sus modalidades de compra. En base a la informacin estadstica de las empresas mineras evaluadas anteriormente podemos resumir en los siguientes cuadros. La carga administrativa y la cantidad de items en almacn es inversamente proporcional al volumen de compras y por ende hay un tratamiento y relacin diferenciada con sus proveedores, como lo muestra el siguiente grfico:

PROCESO DE ABASTECIMIENTOS

Volumen de Compras
$

Tratamiento Diferenciado

80%
15%
%

5%
5%

Proveedores Crticos Proveedores Estratgicos Proveedores Varios

servicio Servicio
+ precio

15%
80%

precio

Q
Nmero de Items y carga administrativa

Este tratamiento y relacin diferenciada con los proveedores tambin se refleja con las modalidades de compra. Por ejemplo para los proveedores que abastecen productos crticos principalmente han suscrito contratos de abastecimiento con precios fijados con proyecciones de consumo, y tienen normalmente el contrato de consignacin o de usufructo, o en todo caso reserva de los productos en los almacenes de los proveedores. Por otro lado los dems, estn ms en un esquema de Concurso de Precios o Colocacin de Ordenes de Compra en base a precios histricos o la ltima Orden de Compra colocada. Para cada uno de estos casos se ha identificado soluciones de e-business para ayudar a la gestin del rea de abastecimientos y logstica. Por ejemplo, para los productos crticos se han diseado herramientas que permiten al planner, o persona responsable de la reposicin de los inventarios, a visualizar los stocks del proveedor en sus almacenes y colocar los pedidos directamente en su sistema de logstica de salida y realizar un seguimiento o tracking de los pedidos hasta que le llegue a su almacn.

O compartir informacin de los inventarios que se encuentran en consignacin o de usufructo en un mismo sistema con sus proveedores, permitiendo el reaprovisionamiento en forma automtica y evitando el rompimiento de stock o pedidos urgentes de reposicin. El siguiente grfico muestra las diversas aplicaciones de e-business para cada modalidad.

Volumen de Compras

Modalidades de Compras

Soluciones e-business

$ $ 80% 80% 15%

5%

5%
5%

Contratos de Abastecimiento Consignacin Reservas en proveedores

Almacenes virtuales Control de abastecimiento de Pedidos (CAP)

15% 80%
15% 80%

Concursos de precios Precios histricos

RFQs electrnicas Pedidos de Compra Subasta Inversa

Q
Q

III.- SOLUCIONES TECNOLGICAS IMPLEMENTADAS

Para la implementacin de estas soluciones se han desarrollado Mdulos de Integracin con los sistemas que operan las empresas mineras, no importante con cual estn trabajando, sea el sistema o software ERP SAP, MIMS, J.D.Edwards, PeopleSoft o software desarrollado en la misma empresa. Pero para permitir una integracin total, en donde intercambien y compartan informacin con sus proveedores, tambin se ha desarrollado el mdulo de Integracin con los sistemas o software de las empresas proveedoras. En el siguiente grfico se muestra dicho esquema de integracin entre empresas mineras y proveedores.

Entre las soluciones implementadas tenemos las siguientes; 1.- Automatizacin del Proceso de Abastecimientos del Grupo Hochschild con sus proveedores 2.- Optimizacin del proceso de reaprovisionamiento de Cia. Minera Antamina con el Convenio de Atencin Preferencial con la empresa proveedora EXSA SOLUCIONES IMPLEMENTADAS 1.- Automatizacin del Proceso de Abastecimientos del Grupo Hochschild con sus proveedores Objetivo.- Optimizar el proceso de abastecimientos, el ciclo de compra, tiempo del proceso de compras y la comunicacin con sus proveedores. Antecedentes.- El departamento de compras luego de recibir el requerimiento del usuario, identifica que proveedor o proveedores puede ofertar y luego de generar la peticin de Oferta o Solicitud de Cotizacin, realiza una serie de actividades manuales, tales como: - Impresin de la Solicitud de Cotizacin - Envo por fax de la Solicitud de Cotizacin - Confirmacin va telefnicamente de recepcin de la Solicitud por parte de los proveedores, etc.

Luego que los proveedores responden la Solicitud y envan su Cotizacin, esta luego que el departamento de compras la reciba la ingresa en su sistema. Se realiza un trabajo manual de ingreso de informacin al sistema de la empresa minera, cotizacin x cotizacin, y a nivel de item x item. Esta labor consume una gran cantidad de tiempo solo ingresando y duplicando la informacin del proveedor en su sistema. A continuacin se muestra un grfico de todas las actividades manuales que realiza el departamento de compras, dedicndose a labores no necesariamente productivas y que no agregan valor al negocio.

Nuevo Proceso El Grupo Hochschild que aglomera las siguientes empresas: - Cia. Minera Arcata - Cia. Minera Cayolla - Cia. Minera Ares (Unidades Ares y Selene) - Cia. Minera Sipan - Cementos Selva - Cementos Norte Pacasmayo

Tienen instalado como sistema o software el SAP R/3 para la administracin y gestin de la informacin dentro de la empresa. Gracias a los mdulos de interfase desarrollados por la empresa ebiz Latin America, se ha integrado el sistema o software del Grupo Hochschild con la plataforma de conectividad de ebiz Latin, b2mining.com, que permite enviar, recibir y compartir informacin con sus proveedores. Esta integracin permite en forma transparente al usuario o comprador enviar las Solicitudes de Cotizacin o Peticiones de Oferta va electrnicamente a cada uno de los proveedores que puede ofertar un producto o servicio. Esta plataforma de conectividad permite que la informacin fluya en tiempo real a cada uno de los sistemas de los proveedores. De igual manera sucede cuando el proveedor contesta la Solicitud, toda la informacin ingresada por el proveedor lo recibe en forma automtica en el sistema o software del Grupo Hochschild sin necesidad de ingresar y duplicar la informacin del proveedor. Un representacin grfica de la integracin Grupo Hochschild con un sistema de ebusiness como b2mining.com, y las diferentes opciones que puede responder los proveedores se muestra en el siguiente esquema:

Otro ejemplo prctico es el caso de la integracin con la empresa proveedora Mitsui Maquinarias SA, quien recibe en su sistema comercial llamado Spring todas las solicitudes del Grupo Hochschild y las responde a travs de su sistema, y ste las enva electrnicamente. Esta integracin se comporta como relacin de B2B (business-to-business) a travs de esta plataforma de conectividad, ahorrando tiempos no productivos y duplicar trabajos entre las empresas. A continuacin se muestra el esquema de cmo funciona:

2.- Optimizacin del proceso de reaprovisionamiento de Cia. Minera Antamina con el Convenio de Atencin Preferencial con la empresa proveedora EXSA Objetivo.Optimizar el proceso de reaprovisionamiento, agilizando la colocacion de los pedidos a los proveedores y controlar el estado del pedido Antecedentes.Actualmente el Departamento de Compras firma un convenio con los proveedores fijando el precio de los productos en base a una proyeccion de consumo. Por otro lado los planners colocan los pedidos de reaprovisionamiento de los almacenes que ellos administran en base al plan de consumo que pueda necesitar las operaciones de la mina. Dichos pedidos son enviados al Departamento de Compras, quienes a su vez colocan los pedidos de dichos productos a los proveedores para que lo despachen al deposito en transito (Ransa) y luego se envien a la mina. Los planners continuamente consultan al departamento de Compras para saber el estado que se encuentra y si ya fueron despachados. Este proceso origina un cuello de botella en el departamento de compras, realizando solamente una labor de tramitador de documentos debido a que el precio y el consumo ya fueron pactados en el convenio. Adicionalmente hay una carga de trabajo en el departamento de compras por las consultas que realizan los planners para averiguar el estado que se encuentra el pedido. Requerimientos.- Agilizar el proceso permitiendo que los planners en base a los convenios ya realizados por el departamento de compras, puedan colocar sus pedidos directamente a los proveedores, pudiendo inclusive visualizar el estado que se encuentra el pedido durante todo el proceso. Nuevo Proceso.Los planners, segn las necesidades de las operaciones de mina y de stock minimo en los almacenes, generan el pedido desde el JDEdwards y luego exportan la data al Sistema CAP. A traves del Sistema CAP visualizan el stock comprometido en los almacenes del proveedor para Antamina, y le colocan el pedido de reaprovisionamiento directamente en el sistema de logistica del proveedor.. El Proveedor procesa el pedido, y lo despacha al Almacen de Transito (Ransa). El Sistema CAP actualiza el estado del pedido a despachado por el proveedor. De igual manera cuando el pedido llega a Ransa, luego de actualizarse en el sistema Intranet de Antamina, se exporta esta informacion al sistema CAP actualizando su estado a en transito, de igual manera se actualiza cuando se despacha a mina. El planner puede visualizar en todo momento a traves del Sistema CAP el estado que se encuentra su pedido.

IV.- BENEFICIOS EN LA IMPLEMENTACIN SOLUCIONES E-BUSINESS

-

DE

Se ha logrado tener un proceso mas gil Se ha optimizado el ciclo de reaprovisionamiento Se ha eliminado trabajo no productivo Se ha eliminado cuello de botella en el departamento de compras Hay una mejor comunicacin e informacin en tiempo real y en lnea con los proveedores, eliminando labores innecesarias. Informacin base para optimizar los niveles de inventario y reduccin de costos

ANEXO.-

Administracin modalidad CAP

17.1 Descripcin General

de

Mercaderas

bajo

El sistema a implementar est orientado a brindar las facilidades de administracin para la empresa minera, brindndole un entorno de generacin de sus pedidos adems del control y consulta de pedidos e inventarios para los productos de sus proveedores con los cuales mantienen un contrato tipo CAP. La empresa proveedora interactuar con el sistema a travs de interfases

E s q u e m a F u n c io n a l d e l S is te m a " A d m in is tr a c i n C A P "
- R e c ib e lo s p e d id o s . - E n v a la s g u a s d e r e m i s i n . - E n v a lo s a r c h i v o s d e a c tu a li z a c i n d e lo s s to c k s .

- G e n e r a e l p e d id o . - C o n s u l ta e l I n v e n ta r i o . - C o n s u l ta la s G u a s - A c c e d e a lo s R e p o r te s

U s u a r io M in e r a

U s u a r io P ro v e e d o r

In te r n e t

U s u a r io A d m i n i s tr a d o r

e p e d g

R e g is t r a a l a s m p re s a s r o v e e d o r a s y a la s m p r e s a s m in e r a s . M a n ti e n e e l c a t l o g o e p r o d u c to s . M a n ti e n e l o s d a t o s e n e r a le s .

El esquema de integracin para el caso especfico de Antamina y EXSA, es a travs de interfases XML.

Caractersticas del Sistema

Dentro de las caractersticas del sistema a implementar se tienen: Facilidad de hacer un seguimiento integral de la Orden : Se podr consultar el estado de la orden, a lo largo de todo su ciclo, que incluye: Generacin de la orden en Antamina Envo de la Orden hacia el Proveedor Despacho del Proveedor hacia el almacn intermedio (Ransa) Despacho del almacn intermedio (Ransa) hacia la mina Integracin con el Sistema JDEdwards: El sistema CAP, atender las rdenes generadas en el sistema JDEdwards, enviando dichos pedidos en forma automtica al proveedor de destino. Aunque inicialmente, se ha hecho la integracin con la empresa EXSA., el sistema tiene soporte para mltiples proveedores. Consulta de las guas: Ingresando al sistema CAP, se podrn consultar las guas, tanto del proveedor, como las del almacn intermedio. Consulta de las guas: Ingresando al sistema CAP, se podrn consultar las guas, tanto del proveedor, como las del almacn intermedio. Manejo de cdigos propios para la minera y el proveedor: Tanto la minera como el proveedor manejarn sus cdigos internos de los productos, encargndose la aplicacin de identificar el cdigo equivalente respectivo. Informacin Segmentada: Los usuarios tendrn acceso slo a la informacin que les corresponda para mantener los niveles de confidencialidad necesarios. Los usuarios de las empresas mineras podrn acceder a la informacin que sus respectivas empresas.

Mdulos del Sistema

Los mdulos identificados para el sistema son: I. Ordenes : En este mdulo, se podr generar una orden a partir de los datos del catlogo de productos. El pedido generado se enviar al proveedor para su atencin respectiva.
Adicionalmente, se podr consultar el estado de atencin de los pedidos, usando los datos de las guas.

II. Inventarios : Desde el sistema se podr consultar los movimientos de los productos que se encuentran registrados en el catlogo. III. Guas: El sistema brindar una opcin para importar las guas que se generan desde el sistema del proveedor. Estas guas podrn ser consultadas para su seguimiento respectivo.

IV. Consulta: Se consultar el estado de las rdenes, y su correspondiente detalle, con los datos enviados desde Antamina.