PROYECTO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE BALANCE AUTOMATICO DE VENTA DE GAS NATURAL DE CAMPOS ECOPETROL

CAMILO ERNESTO TORRES SANTOS

INSTRUCTOR: JAIRO VELASQUEZ BUSTOS

GERENCIA DE PROYECTOS INFORMATICOS

SENA 2012

Contenido
ANTECEDENTES ................................................................................................... 7 DEFINICIN DEL PROBLEMA ............................................................................... 8 JUSTIFICACION ..................................................................................................... 9 Marco Terico ....................................................................................................... 10 Modelo Operacional ........................................................................................ 10 Tipos de Operaciones de GAS .......................................................................... 12 Operacin Directa ........................................................................................... 12 Operacin Asociada ....................................................................................... 12 NEGOCIO DE COMERCIALIZACIN ............................................................... 12 Condiciones para vender Gas ............................................................................ 13 OBJETIVOS .......................................................................................................... 14 Objetivo General ................................................................................................ 14 Objetivos Especficos ......................................................................................... 14 METODOLOGIA PMI ......................................................................................... 16 4.1 Gestion de la Integracin del Proyecto ............................................................ 17 4.1.1 Acta de constitucin del Proyecto ............................................................ 17 Ver Anexo B. Acta de Inicio del Proyecto ....................................................... 17 4.1.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto............................................ 17 4.1.2.1 HITOS DEL PROYECTO .................................................................... 18 4.1.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto ........................................... 19 4.1.3.1 LISTADO DE ENTREGABLES DEL PROYECTO .............................. 19 4.1.3.3 RESPONSABLE(S) DE APROBACIN DE REQUERIMIENTOS Y DOCUMENTOS .............................................................................................. 20 4.1.3.4 REUNIONES DE SEGUIMIENTO ....................................................... 20 4.1.3.6 INDICADORES .................................................................................. 21 4.1.4 Proceso de Cierre de Proyecto ................................................................. 21

4.1.5 Acta de Cierre de Proyecto ....................................................................... 22 4.2 Plan de Gestin del Alcance ........................................................................... 24 4.2.3 Definir el alcance del proyecto .................................................................. 24 4.2.4 EDT del Proyecto ...................................................................................... 25 4.2.4.1 Actividades del EDT del Proyecto ....................................................... 25 4.2.4.3 EDT Fase de Ejecucin del Proyecto ................................................. 26 4.2.4.4 EDT Fase de Seguimiento .................................................................. 26 4.3 Plan de Gestin de Tiempos ........................................................................... 28 4.3.1 Descripcin de las Actividades.................................................................. 28 4.3.2 Secuencias, recursos y duraciones de las actividades ............................. 29 4.3.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ......................................................... 29 4.3.4 Ruta Crtica del Proyecto .......................................................................... 31 4.3.5 Control de cambio en el tiempo del proyecto ............................................ 32 4.4 Plan de Gestin de la Calidad ......................................................................... 33 4.4.1 Poltica de Calidad .................................................................................... 33 4.4.2 Responsabilidades y Estructura Organizacional ...................................... 33 4.4.3 Formatos del Plan de Calidad del Proyecto .............................................. 33 4.5 Plan de Gestin de Presupuesto ..................................................................... 36 Relacin del valor de la Hora x Rol .................................................................... 36 4.5 Plan de Gestin de la Comunicacin del Proyecto .......................................... 37 4.5.1 Identificar los Interesados en el Proyecto ................................................. 37 Gerente del Proyecto ...................................................................................... 37 Integrador de GAS .......................................................................................... 37 Patrocinador ................................................................................................... 38 Gerente de Produccin ................................................................................... 38 Lideres de Campos ......................................................................................... 38 Desarrollador .................................................................................................. 38 Analista Pruebas............................................................................................. 39 4.5.2 Planificacin de las Comunicaciones ........................................................ 39 4.5.3 Distribuir la Informacin ............................................................................ 40 4.5.3.1 Reunin de Entendimiento .................................................................. 40

4.5.3.2 Reunin de Seguimiento ..................................................................... 40 4.5.3.3 Reuniones Extraordinarias.................................................................. 41 4.5.4 Informar del Rendimiento .......................................................................... 41 4.5.4.1 Actas ................................................................................................... 41 4.5.4.2 DIRECTORIO DE PARTICIPANTES .................................................. 42 4.6 Plan de Gestin de Recursos Humanos......................................................... 43 4.6.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos ............................................... 43 4.6.2 Adquirir el Equipo del Proyecto ................................................................. 44 4.6.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto ............................................................ 45 4.6.4 Dirigir el Equipo del Proyecto ................................................................... 45 Programa de incentivos .................................................................................. 46 Induccin y entrenamiento .............................................................................. 46 Evaluacin de rendimiento del equipo ............................................................ 47 Criterios de liberacin de personal ................................................................. 47 4.7 Plan de Gestin de Riesgos ............................................................................ 49 4.7.1 Definicin de Riesgos ............................................................................... 49 4.7.2 IDENTIFICAR RIESGOS .......................................................................... 52 4.7.2.1 ANLISIS DEL RIESGO ..................................................................... 52 4.7.2.2 Anlisis cualitativo............................................................................... 53 4.7.2.3 Tcnicas para el anlisis cualitativo de riesgos .................................. 54 4.7.2.4 Salidas ............................................................................................... 54 Anlisis cuantitativo ........................................................................................ 54 Escala de Vulnerabilidad ................................................................................ 55 4.7.3 EVALUACIN DE RIESGO ...................................................................... 55 4.7.4 EVENTOS QUE DISPARAN EL RIESGO ................................................. 55 4.7.4.1 TIPOS DE RIESGO ............................................................................ 56 Externos al proyecto ....................................................................................... 56 Externos a la empresa .................................................................................... 56 Gestin de Proyecto ....................................................................................... 56 Organizacin................................................................................................... 56 Recurso Humano ............................................................................................ 56

Tcnicos ......................................................................................................... 56 4.7.5 CONTROL DE RIESGOS ......................................................................... 56 4.7.5.1 CLASIFICAR RIESGOS ......................................................................... 57 Riesgo Estratgico .......................................................................................... 57 Riesgos Operativos ........................................................................................ 57 Riesgos de Control ......................................................................................... 57 Riesgos Financieros ....................................................................................... 57 Riesgos de Cumplimiento ............................................................................... 58 Riesgos de Tecnologa ................................................................................... 58 4.7.6 HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DEL RIESGO ............................................................................................................. 58 4.7.7 FUENTES DE RIESGO ............................................................................ 58 Riesgo Tcnico ............................................................................................... 58 Riesgo Gestin ............................................................................................... 58 Recursos en conflicto con otros servicios ....................................................... 59 Costos............................................................................................................. 59 Contractual ..................................................................................................... 59 Externo ........................................................................................................... 59 Tercera parte .................................................................................................. 59 4.7.8 PLANEACIN DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO ......................... 59 4.7.8.1 ADMINISTRACIN DE RIESGOS...................................................... 60 4.8 Plan de Gestin Adquisiciones ........................................................................ 62 4.8.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES ........................................................ 62 4.8.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES .......................................................... 62 4.8.3 CERRAR LAS ADQUISICIONES ............................................................. 64 CIBERGRAFIA ...................................................................................................... 66 CONCLUSIONES .................................................................................................. 67 GLOSARIO............................................................................................................ 68 ANEXOS ............................................................................................................... 70 Anexo A. Cronograma Proyecto Balance GAS .................................................. 70 Anexo B. Acta de Inicio del Proyecto ................................................................. 72

Anexo C. Acta de Control de Cambios............................................................... 74 Anexo D. Acta de Reunin ................................................................................. 77 Anexo E. Acta de Entregas de Requerimientos ................................................. 80 Anexo F. Formato de Especificacin de Requerimientos................................... 83 Anexo G. Formato de Entrega de Producto al Cliente ....................................... 86

ANTECEDENTES
La Gerencia de GAS, suministra el Gas Natural para consumo nacional. El sistema actual fue desarrollado en el ao 2000. Y es el encargado de consolidar la Informacin de las ventas mensuales. En este momento la Informacin de las ventas de GAS, no corresponde con los mismos valores reportados diariamente por cada uno de los Campos de GAS. Esta situacin est generando una gran cantidad de desbalances operativos, los cuales deben ser ajustados mensualmente en el Proceso del Cierre. Actualmente la Gerencia de GAS presenta inconvenientes en el sistema de registro de informacin en las ventas de GAS NATURAL en cada uno de los CAMPOS a nivel Nacional, algunas de las Principales diferencias se encuentran en los campos Gas Serafn, Gas Tenay, Gas don Pedro, Gas Florea, entre Otros.

DEFINICION DEL PROBLEMA

Actualmente la Gerencia de GAS de Ecopetrol, presenta diferencias entre la Informacin reportada por los campos a nivel diario y el valor de las ventas generadas mensualmente. Estos problemas estn generando grandes desbalances que deben ser ajustados en el cierre mensual, esta situacin genera prdidas considerables para este departamento.

JUSTIFICACION
La Gerencia de GAS de Ecopetrol, presenta grandes desbalances mensuales entre la Informacin operativa y las ventas mensuales de algunos de sus principales campos, Tenay, Toqui Toqui, Don Pedro y Florea entre otros. Debido a los desbalances presentados es necesario plantear una solucin que permita solucionar estos desbalances. Por tal razn se propone el anlisis, diseo, desarrollo e implementacin del Sistema de Balance de Ventas de Gas, que permita tomar los valores en tiempo real de las producciones de campos de gas, y las notifique como valores de ventas. Gracias a la implementacin de este sistema, se lograra el balance automtico de los Campos Productores de GAS, y se Eliminaran todas las prdidas generadas actualmente.

Marco Teorico
A continuacin se describe el Modelo conceptual del Actual sistema de Distribucin de GAS NATURAL. El gas que se extrae del campo, es un gas no asociado, el cual es entregado a la facilidad de recoleccin y enviado desde la facilidad hasta una facilidad deshidratadora que extrae el contenido de agua para que el producto adquiera condiciones de calidad y pueda ser comercializado cumpliendo de esta forma lo establecido en la regulacin para tal efecto (Resolucin CRE 071/99-Reglamento nico de Transporte RUT). En caso de ser necesario, este gas contina su recorrido hacia una estacin de compresin con el objeto de permitir su entrada al Sistema Nacional de Transporte (gasoducto).

Modelo Operacional El campo produce GAS HUMEDO y CRUDO. Se tiene una PLANTA DE GAS para producir GAS SECO y PRODUCTOS BLANCOS. Por ejemplo GAS de los campos PROVINCIA, APIAY. En este modelo se aplican los procesos de separacin, deshidratacin, compresin y transformacin (PLANTA DE GAS). La figura No. 2 muestra el esquema de este modelo.

NODO COMERCIALIZACION

Inyeccin

Ventas

Gas Seco Autoconsumo Ventas

SISTEMA DE COMPRESION Gas Seco

CAMPO

Gas Lquidos Produccin

SISTEMA DE DESHIDRATACION

Gas Seco Otros Usos del Gas

OTROS USOS

ESTACION
Agua

El gas es producido en forma asociada al crudo. En esta condicin el gas es sometido a un proceso de separacin del lquido y posteriormente, tratado y procesado en una planta de procesamiento de gas. El campo del que se extrae este gas entrega su produccin a la facilidad de recoleccin en donde sufre una etapa inicial de separacin gas-lquido, y de all, EN CASO de ser necesario, sufre un proceso de compresin para ser llevado a la planta de gas. En la planta de gas, adicional al proceso de deshidratacin en donde se extrae el agua de saturacin, es sometido a diferentes procesos de temperatura y presin con el objeto de extraer del gas los hidrocarburos licuables (propano, butano y gasolina natural). El gas seco que cumple con las condiciones de calidad establecidas en la regulacin vigente, es medido en un medidor de fiscalizacin el cual es revisado y aprobado por el Ministerio de Minas y Energa. Este medidor registra la cantidad de gas que sale de la planta de gas en direccin al gasoducto del transportador. Como resultado del procesamiento del gas en la planta, se obtiene un volumen liquido de productos los cuales que ingresan a una unidad de estabilizacin para su posterior almacenamiento.

OTROS USOS
Otros Usos del Gas

TRANSFORMACION PLANTA DE GAS

Inyeccin Gas Seco ALMACENAMIENTO Productos Blancos Ventas Gas a Proceso Gas Seco Ventas ESTAILIZACION NODO COMERCIALIZACION

SEPARACION

Autoconsumo

Gas Rico

SISTEMA DE COMPRESION

Gas Rico Otros Usos del Gas

OTROS USOS

CAMPO

Crudo Gas Agua Produccin

SISTEMA DE DESHIDRATACION SISTEMA DE SEPARACION

ESTACION
Crudo Agua

Gas Seco

FLARE

Tipos de Operaciones de GAS

Operacin Directa La Informacin de Produccin y otros usos de gas se registra en KPC y las entregas se registran en KPC con su cromatografa, diariamente de los medidores configurados de las facilidades de gas en el liquidador de produccin FIELDVIEW de cada Gerencia operativa de ECOPETROL. Esta informacin sube automticamente a la BDP a las primeras horas del da. Los volmenes registrados son: produccin de los campos, inyeccin de gas a los yacimientos, consumos internos, quemas de gas, entregas de gas con su cromatografa, gas de carga de las plantas de Gas, gas convertido en blancos, los productos obtenidos del gas (Propano, Butano, Gasolina natural, Apiasol, GLP, Condensado). Toda esta informacin se enva a la SIV a las 11:00 a.m. y corresponde a la informacin de produccin del da anterior. Mensualmente la BDP genera las formas 30 y las enva a SIV los diez primeros das del mes.

Operacin Asociada Los socios reportan la Informacin de produccin y otros usos de gas se registran en KPC y las entregas se registran en KPC con su cromatografa, a las 8:00 a.m. de acuerdo a un formato en Excel establecido por ECOPETROL con el detalle que se requiere para la SIV. Los volmenes registrados son: produccin de los campos, inyeccin de gas a los yacimientos, consumos internos, quemas de gas, entregas de gas con su cromatografa, gas de carga de las plantas de Gas, gas convertido En blancos, los productos obtenidos del gas (Propano, Butano, Gasolina natural, GLP, Condensado). Estos datos de Excel se pasan a la BDP hacia las 8:00 am. Toda esta informacin se enva a la SIV a las 11:00 a.m. y corresponde a la informacin de produccin del da anterior. Mensualmente el socio genera la forma 30 en Excel y se cargan a la BDP para ser enviadas a la SIV por lo general hacia el da 20 del mes.

NEGOCIO DE COMERCIALIZACIN
ECOPETROL realiza la comercializacin de gas en todo el Pas, los nodos de ventas de GAS NATURAL son los siguientes: Nodo de Comercializacin Apiay Nodo de Comercializacin Ballena Costa Atlntica

Nodo de Comercializacin Cusiana Ocensa Nodo de Comercializacin Dina Nodo de Comercializacin El Centro-Opon Nodo de Comercializacin El Llanito Nodo de Comercializacin Florea- Pauto Nodo de Comercializacin Payoa Nodo de Comercializacin Planta Cusiana 20 Nodo de Comercializacin Provincia Nodo de Comercializacin Tello Nodo de Comercializacin Tenay Nodo de Comercializacin Toqui-Toqui

Cada nodo de Comercializacin de Venta de GAS, lo componen los medidores de Entrega de Produccin y los Medidores de Ventas a los Clientes.

Condiciones para vender Gas

El modelo general de la Operacin de las ventas de gas Se resume en la siguiente Figura: El Productor realiza la Oferta de gas al Comercializador. El Cliente demanda una Cantidad de Gas al Comercializador. El Comercializador Asigna el CDSA al Cliente y al Productor La Entrega real la realiza el productor al Cliente.

COMERCIALIZADOR

VIRTUAL
ASIGNA CDSA

ASIGNA CDSA

OFERTA

DEMANDA

REAL
PRODUCTOR CLIENTE

TRANSPORTADOR

ENTREGA REAL

OBJETIVOS
Objetivo General
Implementar un Sistema Integrado informtico que permita ELIMINAR los desbalances presentados entre los valores de Produccin de Campos de GAS y las ventas mensuales de GAS.

Objetivos Especficos
Identificacin de los Campos de GAS, a los cuales se le s van a revisar los desbalances de GAS. Consultar con los Funcionarios del Sistema, los principales problemas que se presentan actualmente en la consolidacin mensual de las ventas de Gas Natural. Analizar los procedimientos del sistema actual Definir requerimientos del nuevo Mdulo de Balance Automtico de Nodos de Gas. Disear el nuevo Mdulo de Balance Automtico de Nodos de Gas. Desarrollar de la Nueva Plataforma de Balance de Gas Realizar documentacin Realizar pruebas Implementar la nueva plataforma de Balance Automtico. Montaje del Nuevo sistema en Ambiento Productivo Realizar capacitaciones

ALCANCES Y LIMITACIONES
El alcance de este proyecto consiste en el diseo, desarrollo e implementacin del Sistema de Balance Automtico de Ventas de GAS NATURAL, Eliminar los desbalances que se presentan mensualmente, Automatizacin del Proceso actual de ventas de GAS, de acuerdo a los valores reportados por los Campos de Produccin, Realizar los documentos para cada etapa del Proyecto de Balance Automtico de los Nodos de gas.

METODOLOGIA
Para El sistema de Balance Automtico de Ventas de GAS NATURAL, se utilizara la Metodologa de CLICLO DE VIDA del PMI. Los procesos a desarrollar de acuerdo a la Metodologa PMI, se manejaran en cinco grupos: Iniciacin: reconocimiento de que un proyecto o una fase de un proyecto deben Comenzar y compromiso de su puesta en marcha. Planificacin: inventar y mantener un esquema de trabajo para conseguir los objetivos del negocio que motivaron la realizacin del proyecto. Ejecucin: coordinar a las personas y dems recursos para la puesta en marcha del plan del proyecto. Control: asegurar que los objetivos del proyecto estn cumplindose, mediante la supervisin y medicin de los progresos y tomando acciones correctivas cuando es necesario. Finalizacin: aceptacin formal de los resultados de un proyecto o fase y realizacin ordenada de su cierre.

METODOLOGIA PMI

4.1 Gestion de la Integracion del Proyecto

El propsito de esta gestin es dar a conocer el procedimiento a seguir para la definicin, ejecucin e integracin de los componentes del Proyecto. Se deben garantizar que los objetivos propuestos se puedan alcanzar, generando el desarrollo de los productos, los cuales se deben adaptar a las condiciones del usuario final.

4.1.1 Acta de constitucin del Proyecto

Ver Anexo B. Acta de Inicio del Proyecto

4.1.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Para desarrollar este proyecto, seleccionamos la metodologa de desarrollo estndar, que establece cinco fases para el ciclo de vida del proyecto. Estas son una fase de iniciacin, donde se realiza el proceso de obtencin de informacin que permitir autorizar el inicio del proyecto e identificacin de las necesidades globales que pretende satisfacer y aprobacin del inicio del proyecto. Una fase de Conceptualizacin, en la que se detallan los requerimientos y la planeacin de la siguiente fase. Una fase de Elaboracin donde se documentan los diseos del sistema, una fase de Construccin, en la cual se desarrollan e integran los componentes del producto, y una fase de Transicin donde se entrega el producto final al cliente. En cada una de las fases definidas en la metodologa, se encuentran las etapas definidas por la metodologa PMP para la gerencia del proyecto. Estas son, Iniciacin, Planeacin, Ejecucin, Monitoreo y Control, Aseguramiento de la Calidad y finalmente el Cierre. Cada una de las tareas que se desarrollan, estn definidas en las etapas de la metodologa y tienen asignado el correspondiente entregable o producto de trabajo que debe ser elaborado.

4.1.2.1 HITOS DEL PROYECTO

FASE

DESCRIPCIN Levantamiento de informacin, autorizacin y visin general del proyecto.

FECHA INICIAL

FECHA FINAL

Iniciacin

Generacin del plan del proyecto con el fin de definir los requerimientos y Conceptualizacin su alcance, definicin de tiempos para su ejecucin. Elaborar diseos del sistema Construccin e implementacin de los requerimientos segn plan de proyecto Puesta produccin en

Elaboracin

Construccin

Transicin

4.1.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

4.1.3.1 LISTADO DE ENTREGABLES DEL PROYECTO

DOCUMENTO

SE FIRMA SE ENTREGA OBLIGATORIA ELABORA CLIENTE

FASE DE INICIACIN Acta de Inicio FASE CONCEPTUAL Acta de reunin Oficializacin Inicio de Proyecto Acta de reunin Presentacin y aprobacin del plan de proyecto Formato de especificacin de requerimientos Acta de entrega de requerimientos Especificacin de escenarios de prueba Requerimientos y componentes de producto GLO Glosario CUS Casos de uso Prototipo exploratorio FASE ELABORACIN Acta de reunin Oficializacin de inicio de fase Arquitectura Conceptual Especificacin de escenarios de prueba Matriz de Roles y Responsabilidades Set de pruebas FASE CONSTRUCCIN S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S

DOCUMENTO

SE FIRMA SE ENTREGA OBLIGATORIA ELABORA CLIENTE S S S S S S S S

Acta de reunin Oficializacin de inicio de fase Construccin de la Base de Datos Formularios de la Aplicacin Reportes de la Aplicacin TRANSVERSALES DURANTE EL CICLO DE VIDA Informe Semanal Acta de control de cambios Formato de entrega a pruebas Acta de reunin

S S S S

S S S S

4.1.3.3 RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS

DE

APROBACIN

DE

REQUERIMIENTOS

Nombre o rol de responsable

Descripcin de la responsabilidad

Activo para aprobacin Requerimientos Documentos X X X X X X

4.1.3.4 REUNIONES DE SEGUIMIENTO

El Gerente del Proyecto junto con los miembros del equipo, realizaran reuniones semanales y Mensuales, en donde se controlara el desarrollo del proyecto para la toma de decisiones y acciones correctivas del Proyecto.

Para realizar seguimiento del proyecto, se tienen programadas las siguientes reuniones:

FRECUENCIA

PROPOSITO DE LA REUNION

INVOLUCRADOS

SEMANAL

Elaborar el informe semanal, Gerente del Proyecto y equipo de realizar seguimiento al trabajo progreso del proyecto Seguimiento proyectos global a los Gerente de Proyecto y Gerente de GAS

MENSUAL

En cada reunin de seguimiento se manejaran los siguientes puntos en la agenda: Revisin del avance del cronograma del Proyecto. Revisin de los productos entregables completados y atrasados. Revisin de los Costos Incurridos en el Proyecto. Revisin de las necesidades de los recursos del Proyecto.

4.1.3.6 INDICADORES Lista de los indicadores que sern tenidos en cuenta en las etapas de Medicin y Anlisis del proyecto. INDICADORES ndice de desempeo del cronograma SPI ndice de desempeo del Costo CPI

4.1.4 Proceso de Cierre de Proyecto

Para concluir el Proyecto se debe generar el acta de aceptacin final, para lo cual se define el siguiente procedimiento:

Recibir y firmar actas de todos los entregables del proyecto Verificacin por parte del Gerente del proyecto de todos los entregables, los cuales deben cumplir con todos los criterios de aceptacin. El Gerente del Proyecto revisa que se hallan cumplido todas las clausulas del Contrato del Proyecto. El Gerente del Proyecto realiza y entrega el acta de aceptacin final del Proyecto. El Gerente del Proyecto firmara el acta de aceptacin final y se realiza el informe final.

4.1.5 Acta de Cierre de Proyecto

Fecha: DD-MMAAAA

ACTA DE CIERRE DE PROYECTO Pgina 22 de 87

ACTA DE CIERRE DE PROYECTO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE BALANCE AUTOMATICO DE VENTA DE GAS NATURAL DE CAMPOS ECOPETROL Acta de Cierre de Proyecto Gerencia de GAS Parcial Entrega: X Anexos: Final

Proyecto:

Referencia: Cliente

Productos Entregados Documento de Diseo del Sistema

Formularios de Capturas del Mdulo de Balance Automtico de Gas. Mdulo de Balance Automtico de Nodos Documentos de Usuario y del Sistema Montaje del Nuevo sistema en Ambiento Actas de Capacitacin de Usuarios

de

Gas.

Productivo

El Cliente Certifica que la Totalidad de los Productos en la siguiente acta han sido terminados entregados y son recibidos a conformidad, estos productos han sido sometidos a pruebas de validacin y aceptacin y estn de acuerdo a las especificaciones requeridas por el Proyecto

Firmas Aprobado por: CLIENTE CONTRATISTA

Firma Cliente:

Firma Contratista:

Nombre: Rol:
Jefe Departamento de GAS

Nombre: Rol:
Gerente de Proyecto

4.2 Plan de Gestion del Alcance

El objetivo es determinar las actividades y procesos requeridos para llevar a cabo con xito el proyecto de implementacin de un sistema de software para el balance automtico de los Nodos de gas, de la Gerencia de Gas de ECOPETROL.

4.2.3 Definir el alcance del proyecto

Esta aplicacin consiste en varios procesos con el fin desarrollar una herramienta que permita automatizar los Nodos de Gas, dichos procesos son: Cargar la Informacin desde el integrador de Produccin con las Producciones diarias de los campos de GAS. Validar la Informacin que se carga diariamente, aqu se verificara que las participaciones se generen en forma correcta. Cargar la Informacin de las ventas diarias de GAS, de acuerdo al reporte enviado desde SINERGY. Proceso de conciliacin, se generara a final de mes un proceso de Conciliacin en el cual se determinaran las diferencias entre los valores notificados de Produccin y los valores de ventas de gas. Generar un reporte con las Inconsistencias que se presenten en la Informacin. Generar los movimientos automticos para el balance de los nodos de GAS, lo cual permita que los nodos se balanceen a cero. Entrega de documentacin de Usuario y manuales de usuario. Capacitacin de Usuarios del sistema

4.2.4 EDT del Proyecto

4.2.4.1 Actividades del EDT del Proyecto

SISTEMA BALANCE DE GAS

INICIO PROYECTO
ACTA DE INICIO DEL PROYECTO

DISEO

DESARROLLO PROCEDIMIENTOS CODIGOS FORMULARIOS

IMPLANTACION USUARIOS INSTALACION PRUEBAS DOCUMENTACION

FIN PROYECTO

CASOS DE USO PROCEDIMIENTOS

ACTA DE FINAL DEL PROYECTO

ALCANCE DEL PROYECTO DOCUMENTACION

Iniciacin del Proyecto Acta de Inicio del Proyecto Definir el alcance del Proyecto Anlisis Sistema Actual Levantamiento de Informacin Entrevistas Requerimientos Anlisis de Requerimientos Definicin de Casos de Uso Diseo Diseo de los casos de uso Diseo de los Procedimientos Elaboracin de Documentos de Diseo Desarrollo Software Desarrollo Procedimientos

Codificacin de Procedimientos Desarrollo Formularios Implantacin Nuevo Sistema Informtico Creacin de Usuarios Instalacin del Software Pruebas y Documentacin Pruebas en ambiente Productivo Entrega de Documentos del Nuevo sistema Fin Proyecto Firma del Acta Final

4.2.4.3 EDT Fase de Ejecucin del Proyecto El cronograma es revisado y actualizado junto con el Interventor del proyecto con el fin de lograr el alcance esperado en tiempo, costo y calidad estimados. Se retoman y revisan los roles y responsabilidades del equipo de desarrollo del proyecto y la interventora de Ecopetrol. Esta fase involucra el cumplimiento de todas las actividades planificadas, por los recursos asignados en el tiempo establecido. Las disposiciones de los planes establecidos en la fase de planificacin deben ser ejecutadas y cumplidas. 4.2.4.4 EDT Fase de Seguimiento La fase de seguimiento implican las actividades de control que se deben realizar a lo largo de todo el Proyecto. Las reuniones de seguimiento deben realizarse quincenalmente y los informes directivos cada mes. Sin embargo, en la reunin de inicio se define con el desarrollador el da y la hora para realizar las reuniones y elaborar los informes directivos. Antes de cada reunin de seguimiento, debe ser enviada en la convocatoria la agenda, y debe generarse luego, una minuta, la cual debe ser firmada por todos los asistentes y archivada en el expediente del proyecto. El encargado de esta labor es el director del proyecto. Las reuniones deben abarcar como mnimo:

Revisar el avance del cronograma del proyecto. Analizar el cumplimiento del plan del proyecto. Discutir sobre los eventos negativos o positivos que se han suscitado durante el desarrollo del proyecto. Revisin de los riesgos del proyecto. Exteriorizar, analizar y tomar decisiones sobre recomendaciones y modificaciones que se consideren convenientes para el logro de los objetivos y la buena ejecucin del proyecto, tanto a nivel de alcance, costo, tiempo o riesgos. Valoracin del rendimiento de los recursos del proyecto. El informe directivo deber ser realizado en conjunto por el director de proyecto y el proveedor. Luego, este informe ser discutido por parte del director del proyecto, el patrocinador y el administrador del producto, con el fin de validar la situacin del proyecto y tomar las acciones preventivas o correctivas requeridas.

4.3 Plan de Gestion de Tiempos

Este plan tiene como objetivo determinar las actividades y tareas requeridas con sus respectivos recursos y estimacin de tiempos para lograr los objetivos del proyecto, esto a lo largo de las cinco fases del proyecto: inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y cierre. Se determinar la secuencia de las tareas y la duracin de las mismas, elementos de suma importancia para determinar la fecha de conclusin del proyecto y el aprovechamiento del paralelismo en la ejecucin de las tareas. A continuacin se presentan la lista de actividades en el nivel superior, luego se presentar su desglose.

4.3.1 Descripcin de las Actividades

En la primera etapa se realizara una serie de entrevistas a cada uno de los funcionarios de la empresa que estn involucrados en el proceso. Con la informacin recolectada basada en las opiniones y sugerencias de los funcionarios se disear un documento con el estado actual del sistema y las expectativas de los funcionarios para las posibles mejoras de los servicios prestado por la empresa. A partir del documento de levantamiento y de los diagramas de casos de uso, se desarrollara el nuevo sistema de Balance Automtico de Ventas de GAS NATURAL. Desarrollo y Codificacin del Nuevo Sistema de Balance Automtico de GAS NATURAL. Documentacin de procesos y manuales de usuario. Pruebas unitarias y funcionales del sistema Capacitacin a usuarios del nuevo sistema desarrollado Implementacin del software.

4.3.2 Secuencias, recursos y duraciones de las actividades

La secuencia de las actividades permite establecer la relacin de dependencia entre ellas con el objetivo de que la ejecucin de las mismas se de en un orden lgico para el logro exitoso de dichas actividades. Esta labor es importante pues posibilita definir aquellas actividades que pueden ser ejecutadas en forma paralela y as aprovechar al mximo de los recursos que se poseen. Una vez establecidas las actividades y su secuencia, se asignan los recursos a cada una y su dedicacin. Cabe recalcar que por ser un proyecto regulatorio, existe un compromiso por parte de la Gerencia de proveer el recurso necesario. Con respecto a la estimacin de la duracin de las actividades, se tomaron dos acciones a seguir: La estimacin de la duracin de las dems tareas fue establecida por el equipo de trabajo y los recursos asignados a ellas, tomando como referencia la experiencia de otros proyectos, la cantidad de recursos y el conocimiento del negocio de cuentas por cobrar. Las duraciones estimadas son el resultado del promedio de estimacin de tiempo pesimista y optimista para cada actividad. En el cronograma se visualiza el resultado de las labores de secuenciar las actividades, asignar los recursos y estimar la duracin de ellas.

4.3.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

La duracin del Proyecto ser de 7 Meses Iniciando el 1 Marzo de 2012 y Terminando el 30 de Septiembre de 2012 Actividad Anlisis Sistema Actual Levantamiento de Informacin Entrevistas Requerimientos Anlisis de Requerimientos Definicin de Casos de Uso Diseo Diseo de los casos de uso Diseo de los Procedimientos Elaboracin de Documentos de Diseo Duracin 10 das 5 das 5 das 15 das 5 das 10 das 30 das 10 das 10 das 10 das Fecha Inicio Fecha Fin 01/03/2012 14/03/2012 09:00 19:00 01/03/2010 07/03/2012 09:00 19:00 08/03/2012 14/03/2012 09:00 19:00 15/03/2012 04/04/2012 09:00 19:00 05/04/2012 20/04/2012 09:00 19:00 21/04/2012 30/04/2012 09:00 19:00 01/05/2012 01/06/2012 09:00 19:00 01/05/2012 10/05/2012 09:00 19:00 11/05/2012 20/05/2012 09:00 19:00 21/05/2012 30/05/2012 Precedencia

2,3 5

6 6,8 8,9

Desarrollo Software Desarrollo Procedimientos Codificacin de Procedimientos Desarrollo Formularios

90 das 30 das 30 das 30 das

Implantacin Nuevo Sistema Informtico 7 das Creacin de Usuarios Instalacin del Software Pruebas y Documentacin 2 das 5 das 10 das

Pruebas en ambiente Productivo 5 das Entrega de Documentos del Nuevo sistema 5 das Fin Proyecto Firma del Acta Final 0 das 0 das

09:00 01/06/2012 09:00 01/06/2012 09:00 01/07/2012 09:00 01/08/2012 09:00 01/09/2012 09:00 09/09/2012 09:00 11/09/2011 09:00 17/09/2012 09:00 28/09/2012 09:00 04/10/2012 09:00 10/10/2012 19:00 10/10/2012 19:00

19:00 30/08/2012 19:00 30/06/2012 19:00 31/07/2012 19:00 30/08/2012 19:00 08/09/2012 19:00 10/09/2012 19:00 16/09/2012 19:00 27/09/2012 19:00 03/10/2012 19:00 09/10/2012 19:00 10/10/2012 19:00 10/10/2012 19:00

9 8,9 13

14 14,16

17 19

19

4.3.4 Ruta Crtica del Proyecto

4.3.5 Control de cambio en el tiempo del proyecto

Los controles de cambio en el tiempo, deben ser presentados ante el Comit de la gerencia de gas, para su aprobacin. Si el control de cambio es aprobado, el equipo de trabajo debe proceder a actualizar el cronograma, la lnea base del cronograma y el expediente del proyecto. Adicionalmente, estos cambios deben ser informados a todos los involucrados y deben realizarse las gestiones contractuales respectivas si se amerita. Si el control de cambio no es aprobado, se debe informar a los interesados con el Fin de tomar las acciones que correspondan en beneficio del proyecto.

4.4 Plan de Gestion de la Calidad

4.4.1 Poltica de Calidad
La poltica de calidad es el desarrollo de una herramienta software que permita cumplir satisfactoriamente con los requerimientos del Proyecto, basados en los estndares de administracin de Proyectos que propone el PMI, para optimizar la gestin y garantizar el cumplimiento de tiempo, costo y calidad.

4.4.2 Responsabilidades y Estructura Organizacional

El administrador del Proyecto ser el responsable de: Definir los estndares relevantes de calidad en el diseo y la ejecucin del proyecto Evaluar, aprobar o rechazar las caractersticas de la calidad para el proyecto Aprobar o rechazar las caractersticas de calidad para el proyecto

4.4.3 Formatos del Plan de Calidad del Proyecto

Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE BALANCE AUTOMATICO DE VENTA DE GAS NATURAL DE CAMPOS ECOPETROL Preparado por: Camilo Ernesto Torres Santos Fecha de Elaboracin: 10 Marzo de 2012

Diseo, desarrollo e implementacin del Sistema de Balance Automtico de Ventas de GAS NATURAL. Eliminar los desbalances que se presentan mensualmente. Alcance Proyecto: del Automatizacin del Proceso actual de ventas de GAS, de acuerdo a los valores reportados por los Campos de Produccin. Realizar los documentos para cada etapa del Proyecto de Balance Automtico de los Nodos de gas. Desarrollo de una herramienta software que permita satisfactoriamente con los requerimientos del Proyecto. Polticas Calidad: de cumplir

Utilizar los estndares de administracin de Proyectos que propone el PMI, para optimizar la gestin y garantizar el cumplimiento de tiempo, costo y calidad.

CRITERIOS DE ACEPTACIN ENTREGABLE 1: Documento de Diseo del Sistema de Balance Automtico de Ventas de GAS NATURAL.

ENTREGABLE 2: Documento de Desarrollo del Sistema de Balance Automtico de ventas de GAS NATURAL.

ENTREGABLE 3: Revisin de los desbalances de los Nodos de GAS, una vez implementado el nuevo sistema.

ENTREGABLE 4: Verificacin del proceso de Automatizacin de las ventas de los Nodos de GAS, de acuerdo a los valores reportados por los Campos de Produccin.

Actividades de Aseguramiento de la Calidad

Planes de Control y Responsabilidades de los Involucrados del Proyecto

Director del proyecto:

Iniciador y/o Patrocinador:

Firmas:

Nombre:

Nombre:

4.5 Plan de Gestion de Presupuesto

El costo para el desarrollo del proyecto es de $ 92.453.333 Pesos. Como se discrimina en el siguiente Reporte de Costos del Proyecto:

Relacin del valor de la Hora x Rol

Nombre Recurso Director de Proyecto Usuarios Analista de Software Diseador de Software Programador Equipos Porttiles Tipo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Material Inicial DP U AS DS PS EP Costo / Hora $ 80,000.00/hora $ 30,000.00/hora $ 40,000.00/hora $ 40,000.00/hora $ 50,000.00/hora $ 0.00 Valor Material $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 20,000,000.00

4.5 Plan de Gestion Comunicacion del Proyecto

de

la

El Plan de Gestin de Comunicaciones para este proyecto, tiene como finalidad facilitar el intercambio efectivo de la informacin necesaria para la ejecucin de las actividades y tareas previstas y asegurar que las partes intervinientes e interesadas en el proceso tienen acceso a la informacin requerida de manera oportuna y permanente. Se busca determinar las necesidades de comunicaciones entre el equipo del Proyecto y los Clientes, proponiendo estrategias y canales para su optimizacin con el fin de informar los avances, riesgos e inconvenientes que se puedan presentar en cada uno de los Proyectos.

4.5.1 Identificar los Interesados en el Proyecto

Gerente del Proyecto Es el Funcionario encargado de revisar los objetivos del Proyecto y velar por que estos se cumplan. Sus funciones son: Desarrollar el plan para la direccin del proyecto, as como todos los planes relacionados, Mantener el proyecto encaminado en trminos de cronograma y presupuesto, Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos, y Proporcionar informes precisos y oportunos sobre las mtricas del proyecto.

Integrador de GAS Funcionario de Ecopetrol, que es el encargado de verificar y aprobar la Informacin de los Nodos de GAS, generados mensualmente. Sus funciones son: Reportar las ventas de los nodos de gas. Realizar las conciliaciones con los transportadores de gas y los campos de Produccin. Aprobar los balances de los Nodos de Gas.

Patrocinador Lder del Grupo de la Gerencia de GAS, encargado del grupo de comercializador de gas. Sus funciones son: Liderar el departamento de Comercio de Gas de Ecopetrol Aprobacin de todos los procedimientos realizados en la Gerencia de Gas Aprobacin y firma de las Facturas generadas a los terceros en la Gerencia de Gas en cada uno de los cierres volumtricos.

Gerente de Produccin Es la persona encargada del envi de la Informacin desde los sistemas operativos de negocio, son los encargados de marcar la participacin de los campos. Sus funciones son: Aseguramiento del balance de los nodos de Produccin. Marcacin de las Marcaciones de las Participaciones de los campos de gas. Envi desde los sistemas de produccin al sistema volumtrico de los balances operativos de cada campo de gas.

Lideres de Campos Funcionarios encargados, del envi de la informacin desde los campos, como Don Pedro, Guajira, CUSIANA, etc. Sus funciones son: Diligenciamientos en los sistemas de VPR del balance de su campo de gas, en estas plantillas se deben reportar los valores de las notificaciones de produccin de gas, los valores de las perdidas, los autoconsumos y las ventas de gas. Aprobar el balance de las Facilidades GAS, que tiene asignado a su cargo.

Desarrollador Ingeniero de sistemas encargado de realizar el software de balance automtico, de los nodos de gas. Sus funciones son:

Diseo y Desarrollo de la herramienta software del balance automtico de los nodos GAS. Generar los procedimientos en la base de datos que manejen los procesos del software a desarrollar Desarrollo de los formularios de la herramienta de software Desarrollo de los reportes del sistema de balance automtico de los nodos de gas.

Analista Pruebas Ingeniero de sistemas, encargado de realizar las pruebas del software desarrollado. Sus funciones son: Recolectar y organizar la Informacin de las entrevistas de los usuarios finales del sistema de ventas de gas. Diseo de las pruebas unitarias y funcionales del sistema de balance automtico de los nodos de gas. Realizar la documentacin de los manuales de usuario del nuevo sistema

4.5.2 Planificacin de las Comunicaciones

En el desarrollo del Proyecto se dispondrn de varios medios de comunicacin para asegurar el flujo de la informacin, los cuales sern: informes, documentos, reuniones y correos electrnicos. Se dispondr de una sala de reuniones equipada con equipos de Telefona y Audiovisuales. COMUNICACIN INFORMAL Para la comunicacin informal se utilizara el telfono, las cuales se utilizaran para breves aclaraciones a dudas durante el desarrollo del Proyecto. Las comunicaciones Informales no se tendrn en cuenta como solicitudes de Cambio. PERIODICIDAD Las reuniones de se realizaran semanalmente, todos los Lunes de 7:30 a 9:00 a.m., Estas reuniones son de carcter obligatorio por parte de todo el equipo del Proyecto y en ellas se revisaran los avances en el cronograma y se discutirn los temas que hallan presentado alguna dificultad la semana anterior y los cuales el Gerente de Proyecto considere que pueden ocasionar atrasos en el Proyecto. INFORMES El Gerente del Proyecto entregara informes quincenales sobre el avance del proyecto. En este informe se evaluaran los indicadores de Desempeo, que se

adicionan como documentos Anexos en este proyecto. CORREO ELECTRONICO La forma de comunicacin entre todos los Integrantes del Equipo ser el Correo Electrnico, estos correos se utilizaran como evidencia como solicitudes en el desarrollo del Proyecto. Todos los integrantes debern tener configurados en su equipo de trabajo el Microsoft Outlook 2007.

4.5.3 Distribuir la Informacin

4.5.3.1 Reunin de Entendimiento Se realizar este tipo de reuniones para llevar a cabo la contextualizacin de los diferentes requerimientos que se presenten a lo largo del proyecto con el fin de verificar su alcance y entender la necesidad. Esta reunin tendr una frecuencia de programacin por eventos en el momento que se requiera por parte de los involucrados.

Los participantes como actores del proceso son:

Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto Integrador de Gas Ingeniero Desarrollador

4.5.3.2 Reunin de Seguimiento

En esta se presenta el avance que ha tenido el proyecto, lo cual permitir determinar y evaluar si las actividades han sido ejecutadas de acuerdo con la planeacin previamente aprobada. Adicionalmente, sta reunin busca poner en consideracin los inconvenientes que se hayan presentado en la ejecucin del proyecto, de tal forma que se puedan tomar soluciones y acciones de mejora consecuentes con las necesidades. Esta reunin tendr una frecuencia de programacin semanal por parte de los involucrados. Los participantes como actores del proceso son :

Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto Integrador de Gas Ingeniero Desarrollador

4.5.3.3 Reuniones Extraordinarias

En caso de ser necesario se efectuarn reuniones de carcter extraordinario entre el Gerente del proyecto, el patrocinador, el Integrador de Gas y el Ingeniero desarrollador, para tratar temas que sean de carcter urgente e inaplazable; de esta reunin se realizar un acta que contendr los temas que fueron tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.

4.5.4 Informar del Rendimiento

4.5.4.1 Actas Inicialmente se realizar un Acta de Inicio para dar comienzo a la ejecucin de las actividades del proyecto. Se realizarn actas para formalizar los temas que han sido tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos dejando siempre la evidencia. Estas actas deben ser enviadas para su revisin y formalizacin (firmas) el da acordado en la reunin por el responsable de su elaboracin.

En cada una de las actas se incluirn el seguimiento a compromisos, los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos. Entre las actas gerenciales definidas se tienen: Acta de recepcin del proyecto Actas de Aprobacin Control de Cambios Actas de Reunin de Seguimiento Entre las actas de proyectos se definieron: Actas de Aceptacin de Documentos Actas de Pruebas de pares Actas de Capacitacin Actas de Cierre Actas de Entrega Actas de Reuniones

Gerente del Proyecto Integrador de Gas

Jefe Departamento de GAS

Desarrollador Analista de Pruebas

1 1 1 1
2

8:00 17:00 8:00 - 12:00 8:00-10:00 8:00-17:00 8:00-17:00

Camilo E. Torres Deiber Gonzalez Ana Gimena Hernandez Henry Monroy Vanessa Arias

4.5.4.2 DIRECTORIO DE PARTICIPANTES

Telfono / Ext.

Cargo Patrocinador Gerente de Proyecto Ingeniero Desarrollador Analista de Pruebas

Nombre Ana Gimena Hernandez Camilo Santos Ernesto Torres

E-mail

Henry Monroy

Vanessa Arias

4.6 Plan de Gestion de Humanos

Recursos

Se establecern el equipo de recursos humanos que necesita el proyecto y la forma de gestionarlo. La planificacin de recursos humanos se basa en los requisitos de los recursos de las actividades para determinar las necesidades de recursos humanos para el proyecto. Se debe contar con un equipo de profesionales que dirija el proyecto, se definen las siguientes directrices. Para la Direccin y ejecucin del proyecto, es necesario un grupo multidisciplinario de personas calificadas. Se contara con un director de proyectos para toda la implementacin. Para el desarrollo del software se contratara a un Ingeniero de Sistemas. Para la elaboracin de las Pruebas de Software y la documentacin se contratara a un Analista de sistemas.

4.6.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Factores Interpersonales dentro del proyecto Se realizara el proceso de contratacin del personal necesario para el desarrollo del Proyecto, de balance Automtico de Nodos de GAS. Las personas contratadas deben pasar a formar parte del equipo de proyectos de la empresa de desarrollo. Roles y Responsabilidades Se establecen los siguientes roles y responsabilidades dentro del equipo de proyecto. Gerente del Proyecto Es el Funcionario encargado de revisar los objetivos del Proyecto y velar por que estos se cumplan. Sus funciones son: Desarrollar el plan para la direccin del proyecto, as como todos los planes relacionados, Mantener el proyecto encaminado en trminos de cronograma y presupuesto,

Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos, y Proporcionar informes precisos y oportunos sobre las mtricas del proyecto.

Integrador de GAS Funcionario de Ecopetrol, que es el encargado de verificar y aprobar la Informacin de los Nodos de GAS, generados mensualmente. Jefe del Departamento GAS Lder del Grupo de la Gerencia de GAS, encargado del grupo de comercializador de gas. Gerencia de Produccin Es el rea encargada del envi de la Informacin desde los sistemas operativos de negocio, son los encargados de marcar la participacin de los campos. Lideres de Campos Funcionarios encargados, del envi de la informacin desde los campos, como don pedro, guajira, Cusiana, etc. Desarrollador Ingeniero de sistemas encargado de realizar el software de balance automtico, de los nodos de gas. Analista Pruebas Ingeniero de sistemas, encargado de realizar las pruebas del software desarrollado.

4.6.2 Adquirir el Equipo del Proyecto

Para realizar la seleccin del nuevo personal al proyecto entre un conjunto de aspirantes, son tenidos en cuenta los siguientes lineamientos opcionales dependiendo el proceso de seleccin que se desee realizar: Publicar una la vacante con las caractersticas generales del cargo y el perfil deseado en bolsas de empleo. Notificar sobre la vacante con las caractersticas generales del cargo y el perfil deseado a instituciones educativas.

Para ejecutar el proceso, deben ser tenidos en cuenta la caracterizacin de los perfiles de los profesionales de acuerdo a los Roles y Funciones para cada cargo, se creara una lista de chequeo para buscar el aspirante que mejor se asemeja a la descripcin del perfil al cual se postula.

La responsabilidad de ejecutar el proceso de seleccin estar a cargo del Director del Gerente del Proyecto.

Responsable de seleccin Gerente del Proyecto

Aspirante Ingeniero Desarrollador Analista de pruebas

4.6.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Cuadro de Personal y Roles dentro del Proyecto Rol Gerente del Proyecto Integrador de Gas
Jefe Departamento de GAS

Desarrollador Analista de Pruebas

Cantidad requerid a 1 1 1 1
2

Horario de trabajo
8:00 17:00 8:00 - 12:00 8:00-10:00 8:00-17:00 8:00-17:00

Nombre

B^B B
Camilo E. Torres Deiber Marin Henry Martinez Vanessa Gomez

Ana Gimena Fernndez

4.6.4 Dirigir el Equipo del Proyecto

Todo el personal del equipo del proyecto se centralizar en un rea reservada y adaptada para el mismo.

El Gerente del Proyecto trabajara en el equipo de trabajo tiempo completo. El personal del equipo de desarrollo y el analista de Pruebas, tambin trabajaran tiempo completo. El Integrador de GAS, se asignar medio tiempo al proyecto. El jefe de Departamento solo tendr el Rol de Patrocinador del Proyecto y estar asignado 2 horas diarias al proyecto y su disponibilidad depender de cuando la agenda del proyecto lo requiera.

Programa de incentivos

Se reconocern bonos en efectivo, como parte de incentivos en el desarrollo del Proyecto, dependiendo de que se alcancen las metas propuestas. Si esas metas son alcanzadas en los tiempos planeados se har un reconocimiento econmico, valor que se ser establecido por el Jefe del departamento de gas.

Induccin y entrenamiento

El Director del proyecto ser el responsable de gestionar cualquier induccin capacitacin al personal que participa en el proyecto, adicionalmente a todos los miembros que participen en el Proyecto se les dar una induccin en donde se explicara el alcance, objetivos y los resultados esperados en el Proyecto.

Adicionalmente a todos los miembros identificados en la estructura organizativa del proyecto se les dar una induccin sobre el proyecto, su alcance, objetivos y resultados esperados. La capacitacin contendr los siguientes tpicos: Administracin de proyectos y el trabajo en equipo. Roles y responsabilidades Elaboracin de requerimientos. Capacitacin funcional sobre la operacin de los Nodos de GAS.

Evaluacin de rendimiento del equipo Se realizaran revisiones peridicas del desempeo de los integrantes del equipo de trabajo, con el fin de verificar que se estn cumpliendo las tareas y los objetivos del proyecto. Esta labor estar a cargo del gerente de Proyecto, el cual deber revisar el cronograma del Proyecto planeado, contra lo ejecutado, para as determinar el avance de cada una de las actividades del Proyecto y poder determinar tareas pendientes y retrasos. Para el control de las actividades de cada miembro del equipo, se registraran en Excel la informacin de las horas laboradas por actividad, con el fin de controlar el desempeo en el proyecto. El Gerente de proyecto, tomara semanalmente los reportes de rendimiento, con el fin de valorar el estado de las actividades y el rendimiento de cada persona y el avance del proyecto en general. En las reuniones semanales de seguimiento se discutirn las dificultades o situaciones que estn afectando al equipo y que puedan afectar el alcance de las metas planeadas.

Criterios de liberacin de personal En la ejecucin del proyecto es posible que existan cambios a nivel del personal seleccionado en el equipo del Proyecto, por eventos externos los cuales pueden afectar la gestin del proyecto. El gerente del proyecto tendr la responsabilidad de remplazar el personal que salga del proyecto, previa autorizacin del Jefe del Departamento de GAS, este cambio de personal deber quedar debidamente registrado en la documentacin del proyecto.

En caso de que hayan cambios de recurso humano y se vea afectado el cumplimiento de actividades y tiempos del proyecto, el director deber realizar un informe de impacto para gestionar las acciones necesarias para que el proyecto no se vea afectado, tales como: trabajo en tiempo extraordinario y capacitaciones adicionales.

4.7 Plan de Gestion de Riesgos

La Gestin de Riesgos es permitir identificar todos los riesgos que se puedan presentar durante el proyecto y que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos planteados en el proyecto, para desarrollarlo con xito y estar preparados para afrontar las contingencias que se puedan presentar durante el ciclo de vida del proyecto. Se considera riesgo toda posibilidad de ocurrencia de diferentes situaciones que puedan impedir el logro de los objetivos del proyecto y obstaculizar el flujo normal de los procesos realizados en las fases del proyecto.

4.7.1 Definicin de Riesgos

TERMINO Riesgo DESCRIPCIN Posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. El mximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administracin del riesgo. Una rama de administracin que aborda las consecuencias del riesgo. Consta de dos etapas: la primera es el diagnstico o valoracin, mediante Identificacin, Anlisis y determinacin del Nivel, y la segunda etapa es el manejo o la administracin propiamente dicha, en que se elabora, ejecuta y hace seguimiento al Plan de manejo que contiene las Tcnicas de Administracin del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo, evaluadas y aceptadas por la alta direccin. Una herramienta de Administracin de Riesgos usada para tomar decisiones sobre las tcnicas propuestas por el grupo para la administracin de los riesgos, en la cual se valoran y comparan los costos, financieros y econmicos, de implementar la medida, contra los beneficios generados por la misma. Una medida de administracin de riesgos ser aceptada siempre que el beneficio valorado supere al

Riesgo absoluto Administracin de riesgos

Anlisis de Beneficio-Costo

costo. Anlisis de riesgos Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo. Dependiendo de la informacin disponible pueden emplearse desde modelos de simulacin, hasta tcnicas Colaborativas. Causa Control Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos. Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeo de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Se entiende por costo las erogaciones, directas e indirectas en que incurre la entidad en la produccin, prestacin de un servicio o manejo de un riesgo. Manifestaciones o caractersticas medibles observables de un proceso que indican presencia de Riesgo o tienden a aumentar exposicin, pueden ser internos o externos a entidad. u la la la

Costo

Factores de riesgo

Impacto

Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo. Tiempo de retraso que ocasionara si el riesgo ocurriera Es la valoracin de una o ms variables que informa sobre una situacin y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medicin y de evaluacin cuantitativa o cualitativa. Herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemticamente, definindolos, haciendo la descripcin de cada uno de estos y las posibles consecuencias

Indicador

Mapas de riesgos

Nivel

de

riesgo Es el resultado de confrontar el impacto y la

(determinacin del) Plan de contingencia

probabilidad, con los controles existentes. Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materializacin del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Plan de accin propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluacin de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Parte del plan de manejo que contiene las tcnicas de administracin del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Una medida (expresada como porcentaje o razn) para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su frecuencia histrica mediante modelos estadsticos de mayor o menor complejidad. Probabilidad de que ocurra el riesgo Son las dependencias o reas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Informacin sistemtica sobre los resultados alcanzados en la ejecucin de un plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeacin futura. Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeacin futura. Conjunto de cosas o partes coordinadas, ordenadamente relacionadas entre s, que contribuyen a un determinado objetivo. Medida cualitativa para determinar la prelacin de seguimiento ante otros riesgos. Representa la situacin del riesgo durante su ciclo de vida. Permite agrupar los riesgos asignando una clasificacin basada en su origen. Determina la accin a realizar para la gestin

Plan de manejo de riesgos

Plan de mejoramiento

Probabilidad

Responsables Retroalimentacin

Seguimiento

Sistema

Prioridad Estado Categora Estrategia de mitigacin

del riesgo. Fuente Vulnerabilidad Exposicin del riesgo Representa la causa global que origina el riesgo. Representa el grado de sensibilidad proyecto por la presencia del riesgo. del

Representa el porcentaje de presencia del riesgo en la gestin del proyecto.

4.7.2 IDENTIFICAR RIESGOS

La identificacin del riesgo debe considerar riesgos internos y externos. Los riesgos internos son los elementos que el equipo de proyecto puede controlar o influenciar. Los riesgos externos van ms all del control o de la influencia del equipo de proyecto. Podemos tambin hablar de riesgo inherente que resultan de la naturaleza de los objetivos y del alcance o riesgo adquirido que resulta del enfoque, metodologas, herramientas, tcnicas, habilidades y de la experiencia que se aplican al proyecto.

4.7.2.1 ANLISIS DEL RIESGO

Una vez, identificados los riesgos, el siguiente paso consiste en establecer una valoracin y priorizacin de los riesgos con base en la informacin obtenida de identificacin de riesgos, con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Se han establecido dos aspectos para realizar el anlisis de los riesgos identificados la Probabilidad y el Impacto: Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque ste no se haya materializado. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo.

Para realizar el anlisis de los riesgos, la teora contempla dos tipos de anlisis:

4.7.2.2 Anlisis cualitativo

Es el proceso de valorar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados, priorizando los riesgos de acuerdo con sus efectos sobre los objetivos del proyecto. Se refiere a la utilizacin de formas descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de ocurrencia. Se disean escalas ajustadas a las circunstancias de acuerdo a las necesidades particulares de cada organizacin o el concepto particular del riesgo evaluado. Escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD: se deben establecer las categoras a utilizar y la descripcin de cada una de ellas, con el fin de que cada persona que aplique la escala mida a travs de ella los mismos tems:

Probabilidad Muy bajo Bajo Medio Alto Muy Alto Valor Porcentual Ese mismo diseo puede aplicarse para la escala de medida cualitativa de IMPACTO, estableciendo las categoras y la descripcin: 0 11 31 51 71 10 30 50 70 100

Impacto Catastrfico Critico Importante Menor Moderado Severo

4.7.2.3 Tcnicas para el anlisis cualitativo de riesgos

La probabilidad del riesgo y las consecuencias del mismo pueden ser descritas en trminos cualitativos tales como muy alto, alto, moderado, bajo, y muy bajo.

4.7.2.4 Salidas

Anlisis Cualitativo De Riesgos

Registro de Riesgos Actualizado

Registro de riesgos actualizado: La actualizacin del registro de riesgos incluye: Lista de riesgos agrupados por prioridad Lista de riesgos agrupados por categora Lista de riesgos que requieren un anlisis adicional Lista de riesgos que requieren respuesta inmediata

Anlisis cuantitativo

Est dirigido a analizar numricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias sobre los objetivos del proyecto, as como el grado de riesgo en todo el proyecto. Este anlisis contempla valores numricos para los cuales se pueden construir tablas; la calidad depende de lo exactas y completas que estn las cifras utilizadas. La forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresadas y las formas por las cuales ellos se combinan para proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo.

Escala de Vulnerabilidad

Vulnerabilidad Poco frecuente Baja ocasional Moderado Alta Muy Alta 0 11 21 41 81 10 20 40 80 100

Es importante tambin considerar como insumos para el anlisis cualitativo de riesgos los procesos organizacionales existentes que incluyan lecciones aprendidas en proyectos similares.

4.7.3 EVALUACIN DE RIESGO

Para realizar la evaluacin de Riesgos, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Hacer una lista de todos los peligros potenciales que afectarn el proyecto (identificacin del riesgo) Determinar la probabilidad de las consecuencias de la ocurrencia y de la prdida del potencial de cada elemento identificado (cuantificacin del riesgo) Clasificar los elementos (del ms al menos peligroso)

4.7.4 EVENTOS QUE DISPARAN EL RIESGO

Una vez identificado un riesgo y su correspondiente anlisis, se debe analizar y reconocer en qu momento se dispara el riesgo en el proyecto. Generalmente, estos eventos corresponden a fechas pactadas, incumplimientos frecuentes, toma de decisiones en la gerencia del proyecto por parte del lder o el cliente, anlisis de indicadores, etc. Esto, facilitar identificar medidas de control para evitar el riesgo o identificar oportunamente una accin para evitar o mitigar.

4.7.4.1 TIPOS DE RIESGO Externos al proyecto Este tipo de riesgo, corresponde a aquellos riesgos que impactan el desarrollo normal del proyecto, pero no tienen que ver con su realizacin ni su plan de proyecto. Externos a la empresa Este tipo de riesgo, corresponde a riesgos que se originan fuera de la empresa, por ejemplo paros o protestas, cortes de servicios pblicos. Gestin de Proyecto Este tipo de riesgo, corresponde a aquellos riesgos identificados por el cliente o el lder de proyecto, por ejemplo riesgos con sistemas externos, en la migracin, con las partes interesadas en el proyecto o los riesgos internos en el equipo de trabajo como problemas con los entregables, con las herramientas.

Organizacin Este tipo de riesgo, corresponde a riesgos que se pueden originar en la empresa y afectar el desempeo de los equipos de trabajo, por ejemplo problemas en las instalaciones, problemas en el pago de salarios. Recurso Humano Este tipo de riesgo, corresponde a aquellos riesgos en los que se ve involucrado el equipo de proyecto, por ejemplo el no tener un recurso asignado a tiempo, vacaciones programadas, licencias, incapacidades o retiros. Tcnicos Este tipo de riesgo, corresponde a aquellos riesgos causados por las herramientas de desarrollos seleccionados, falta de conocimiento tcnico en su manejo, recursos tcnicos en la empresa o recursos tcnicos en el cliente. Por ejemplo no contar con un software requerido, recursos como servidores o bases de datos.

4.7.5 CONTROL DE RIESGOS

Para realizar el control de Riesgos, se deben tener en cuentas los siguientes aspectos:

Establecer tcnicas y estrategias para atenuar los riesgos ms altos (planeacin del riesgo)

Ejecutar estrategias para resolver los factores de alto riesgo (respuesta del riesgo) Supervisar la eficacia de las estrategias y de los niveles de modificacin de riesgos a lo largo del proyecto

4.7.5.1 CLASIFICAR RIESGOS

Durante el proceso de identificacin del riesgo se recomienda hacer una clasificacin de los mismos teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

Riesgo Estratgico Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratgico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misin y el cumplimiento de los objetivos estratgicos, la clara definicin de polticas, diseo y conceptualizacin de la entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos Operativos Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como tcnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de informacin, en la definicin de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulacin entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupcin e incumplimiento de los compromisos institucionales.

Riesgos de Control Estn directamente relacionados con inadecuados o inexistentes puntos de control y en otros casos, con puntos de controles obsoletos, inoperantes o poco efectivos.

Riesgos Financieros Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la ejecucin presupuestal, la elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, as como su interaccin con las dems reas depender en gran parte el xito o fracaso de toda entidad.

Riesgos de Cumplimiento Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales y en general con su compromiso ante el cliente.

Riesgos de Tecnologa Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnologa disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporten el cumplimiento de la misin.

4.7.6 HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DEL RIESGO

Checklists. Las listas de comprobacin se agrupan tpicamente por la fuente del riesgo. Algunas reas de aplicacin han sido ampliamente utilizadas para la clasificacin de las fuentes del riesgo. Diagramacin. La diagramacin puede ayudar al equipo de proyecto a entender mejor las causas y efectos de los riesgos. Entrevistas.- Las entrevistas orientadas a riesgos con varios de los involucrados (personas que sern impactadas por el proyecto) pueden ayudar a identificar riesgos no identificados durante actividades normales de la planeacin. Los registros de las entrevistas previas al proyecto deben estar disponibles (por ejemplo, las aplicadas durante el estudio de viabilidad).

4.7.7 FUENTES DE RIESGO

Riesgo Tcnico Requerimientos (requisitos) confusos / incompletos Cambios frecuentes a los requerimientos (requisitos) del proyecto durante la ejecucin del mismo Nueva Tecnologa Nuevo ambiente de desarrollo Nuevo Hardware Riesgo Gestin Cliente y/o Usuario que no es eficiente, eficaz o completo en cumplir sus responsabilidades del proyecto Cliente y/o Usuario que no est lo suficientemente disponible o que no conoce lo suficiente para proporcionar informacin precisa de los requerimientos (requisitos) y /o proceso de revisin. Cliente y/o Usuario que no tiene expectativas realistas sobre los resultados del proyecto

Estimaciones no precisas Roles y/o responsabilidades NO claras Habilidades y/o inadecuados Conocimientos requeridos NO satisfechos o

Recursos en conflicto con otros servicios Recursos NO disponibles

Rotacin del personal Equipo faltante o Inadecuado

Costos

Sobre costos por esfuerzo en el proyecto Costos en compra de complementos no planeados Licencias, garantas, limitaciones asociadas con la adquisicin

Contractual Restricciones Contractuales como penalizaciones por no lograr fechas lmite o penalizaciones de la terminacin

Externo

Planes que afectan otros planes Restricciones durante la integracin de los componentes de producto con sistemas externos

Tercera parte Adquisicin de componentes externos

Adquisicin de servicios externos

4.7.8 PLANEACIN DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Como cualquier otro proceso institucional, la administracin del riesgo debe planearse y programarse de manera que haga parte de todo el quehacer de la entidad. Para el diseo de esta planeacin es fundamental tener claridad en la misin institucional, en sus objetivos y tener una visin sistmica de manera que no se perciba la administracin del riesgo como algo aislado. Igualmente es necesario conocer sobre el tema de riesgos y la metodologa propuesta.

Dicha planeacin debe contener: Cundo va a empezar a manejarse el tema dentro de la entidad?, Quines van a participar directamente en el proceso? , Cundo van a realizarse las capacitaciones y a quin van a ir dirigidas? y Cmo se va a articular el tema dentro de la planeacin y con los procesos?, entre otros.

4.7.8.1 ADMINISTRACIN DE RIESGOS Consiste en identificar, analizar, atacar y eliminar el origen de los riesgos antes de que se conviertan en amenazas para completar exitosamente un proyecto de software. Desde la fase de Concepcin hay que identificar los primeros riesgos e incluso atacar los ms graves desde esa fase. A lo largo de todo el proyecto hay que monitorearlos y en las juntas de seguimiento tratar de identificar nuevos riesgos. El anlisis de Riesgo se refiere a la evaluacin de la probabilidad e impacto de cada riesgo, se obtiene con la exposicin al riesgo y se calcula con la siguiente frmula: Exposicin al riesgo = Impacto x Probabilidad Impacto. Tiempo de retraso que ocasionara si el riesgo ocurriera Probabilidad. Probabilidad de que ocurra el riesgo Si existe el 25 % de probabilidad de que el proyecto se retrase 4 semanas, entonces la exposicin del riesgo es de 1 (4 sem x .25) La exposicin al riesgo se puede utilizar como la prioridad del riesgo. Hay que ordenar los riesgos de mayor a menor exposicin al riesgo. Se recomienda slo administrar y analizar los 10 a 20 riesgos ms importantes de acuerdo a sus exposiciones al riesgo. Atacar estos riesgos prioritarios proporciona el mayor retorno sobre la inversin, pues estamos aplicando la ley del 20-80. El 20% de los riesgos ocasionaran el 80% del impacto, as que hay que atacar a esos riesgos precisamente. Se debe de planear que hacer con cada uno de los riesgos prioritarios para ir disminuyendo su exposicin al riesgo. Cada riesgo debe tener:

Un responsable de resolverlo Una fecha planeada de resolucin Lista de actividades planeadas para disminuir la probabilidad de que ocurra Lista de actividades realizadas para resolverlo a la fecha La probabilidad actual de que ocurra y la exposicin al riesgo

Los riesgos se administran a lo largo de todas las fases, el principal responsable es el administrador del proyecto, aunque se deben de asignar responsables de atacar cada uno de los riesgos.

4.8 Plan de Gestion Adquisiciones

El plan de gestin de las adquisidores detalla los procesos necesarios para gestionar las compras o adquisiciones de productos, servicios o resultados del proyecto. En funcin de los insumos necesarios para la implementacin del proyecto identificados en el plan de gestin del alcance.

4.8.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES

Los recursos que se adquirirn para el equipo del Proyecto son los siguientes: Disponibilidad de acceder a una sala de reuniones Equipos de Cmputo para los integrantes del equipo del proyecto Impresora Carpeta en la Red para almacenar la documentacin fsica del proyecto Acceso a Internet banda ancha

Se describen los procesos para comprar o adquirir productor, servicios o resultados para el proyecto y la forma como se planificaran, efectuarn, administrarn y cerrarn las adquisiciones.

4.8.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

El siguiente es el Formato que se seguir en el Proyecto para Efectuar las Adquisiciones fsicas en el Proyecto: IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE BALANCE AUTOMATICO DE VENTA DE GAS NATURAL DE CAMPOS ECOPETROL
Preparado por Fecha Camilo Ernesto Torres Santos 01 de Marzo de 2012

Adquisiciones del Proyecto 5 equipos de cmputo. Impresora Laser Procedimientos Estndar a Seguir Para la contratacin de los equipos de cmputo se seguirn los siguientes pasos: - Definir la lista de posibles proveedores.

- Solicitar cotizacin de la compra con las especificaciones tcnicas requeridas. - Revisar las cotizaciones de los proveedores. - Evaluar y seleccionar el proveedor de acuerdo a los criterios definidos. - Negociar con el proveedor, mejorar la propuesta y detalles del servicio, mediante reuniones y correos electrnicos. - Confirmar del servicio con el proveedor. - Firmar el contrato. Formatos Estndar a Utilizar Para las adquisiciones se emplearan los siguientes documentos estandarizados: - Ficha tcnica de identificacin del proveedor. - Ficha de evaluacin de proveedores. - Formato contrato para proveedores.CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIN Coordinacin con otros Aspectos de la Gestin del Proyecto La subcontratacin deber adecuarse al cronograma de actividades del proyecto. Para lo cual deben respetarse los siguientes plazos: Inicio: 01/03/2012 Final: 01/06/2012 Coordinacin con otros Aspectos de la Gestin de los Proveedores El contrato, debe ser coordinado con el proveedor por lo menos con 2 semanas de anticipacin para garantizar la disponibilidad de los equipos. El pago debe considerar un adelanto de por lo menos 50% y el otro 50% a la entrega de todo instalado, configurado, testeado y aprobado. Restricciones y Supuestos Las principales restricciones identificadas para el proyecto son de tiempo y costos. Riesgos y Respuestas (Principales riesgos relacionados a las adquisiciones, y respuestas que han sido consideradas en la gestin de riesgos del proyecto) Las restricciones y supuestos que se han identificado y que pueden afectar las adquisiciones del proyecto son las siguientes: - Costos ms Altos del Presupuesto. Mtricas (Mtricas de adquisicin a ser usadas para gestionar y evaluar proveedores): - Cumplimiento con especificaciones tcnicas y/o requerimientos de la empresa

(Mximo 5 puntos). - Seguridad y salud en el trabajo (Mximo 5 puntos). - Precio (Mximo 5 puntos). - Financiamiento (Mximo 4 puntos). - Tiempo de entrega (Mximo 4 puntos). - Garanta (Mximo 3 puntos).

4.8.3 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Fecha: DD-MMAAAA

ACTA DE CIERRE DE ADQUISICIONES Pgina 1 de 2

Nombre del Proyecto:

Contrato No. :

En la ciudad de <Nombre de la Ciudad>, se reunieron, representante legal empresa Proveedora, el Gerente del proyecto y el Patrocinador del proyecto. Con el objeto de aprobar la compra de los equipos que se describen a continuacin:

PRODUCTOS COMPRADOS Unidades Producto y Descripcin Valor ($)

OBSERVACIONES Se describe el valor de la oferta.

Firmas Aprobado por: PROVEEDOR GERENTE DE GAS

Firma:

Firma:

Nombre: Rol:

Nombre: Rol:

CIBERGRAFIA
http://blog.luis-reyes-plasencia.info/wpcontent/uploads/2010/03/TOC_GerenciaProyectos_v1.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institute

CONCLUSIONES
Para el correcto alcance del Proyecto es importante definir el acta de Inicio del Proyecto ah se definir el alcance del proyecto, los limites y restricciones del Proyecto. La identificacin de los riesgos, le permitir al director del proyecto determinar aquellos riesgos verdaderamente peligrosos para el alcance de los objetivos del Proyecto. La definicin del alcance de la EDT, nos permiti dividir las actividades a realizar en el proyecto, esto permiti estimar costos, asignar responsables y controlar las actividades a realizarse. Una adecuada seleccin del personal puede significar el xito o el fracaso de un proyecto, ya que son las personas las que materializan los procedimientos y metodologas de trabajo, es responsabilidad del gerente de proyecto el construir un equipo de trabajo fuerte y solido para poder responder ante las necesidades del Proyecto. Se determino que determinar los canales de comunicacin formales como informales es muy importante para crear un buen ambiente de trabajo laboral, y tambin le permitir al gerente de proyecto tomar decisiones en caso de que se detecten atrasos o inconvenientes en el proyecto. El cumplimiento de los objetivos del proyecto, depende de una buena gestin del Proceso de adquisiciones, ya que una buena relacin con los Proveedores permitir recibir los productos en los tiempos y en los costos estimados. Es muy importante contar con un flujo de dinero adecuado en el proyecto, esto permite cumplir con las obligaciones financieras del Proyecto. Se deben suplir todos los recursos necesarios en el Proyecto.

GLOSARIO
ACUERDO DE BALANCE: Acuerdos comerciales celebrados entre dos Agentes, dirigidos a atender Desbalances. ACUERDO OPERATIVO DE BALANCE: Acuerdo de Balance de carcter operativo celebrado entre el Productor-Comercializador y el Transportador o entre transportadores. AGENTES OPERACIONALES O AGENTES: Personas naturales o jurdicas entre las cuales se dan las relaciones tcnicas y/o comerciales de compra, venta, suministro y/o transporte de Gas Natural, comenzando desde la produccin y pasando por los sistemas de transporte hasta alcanzar el punto de salida de un usuario. Son Agentes los Productores-comercializador, los Comercializadores, los Distribuidores, los Transportadores, los Usuarios No Regulados y los Almacenadores Independientes. AREAS DE ALMACENAMIENTO: Se hace referencia a sitios fsicos dentro de un Nodo a donde estn ubicados los tanques destinados a almacenar los Hidrocarburos que se manejan en dicho Nodo. BALANCE: Es el proceso mediante el cual se establece una relacin entre los Recibos, las Entregas, los Consumos, el Cambio de Inventarios, Prdidas conocidas para llegar a tener el dato de las Prdidas desconocidas. No es un proceso matemtico ni mucho menos estadstico. Es solamente el reporte de una informacin.
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CALIDAD DEL GAS: Especificaciones y estndares del Gas Natural adoptados por la CREG (Comisin de Regulacin de Energa y Gas ) , y en las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan. CAMPO: Es el rea en cuyo subsuelo existe o hay indicios de que existan uno o mas yacimientos. CANTIDAD DE ENERGIA: Cantidad de gas medida en un Punto de Entrada o en un Punto de Salida de un Sistema de Transporte, expresado en Mbtu (Millones de unidades trmicas britnicas) o su equivalente en el Sistema Internacional de Unidades.

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CANTIDAD DE ENERGIA AUTORIZADA: Cantidad de Energa que el Centro Principal de Control (CPC) acepta que se transporte durante el Da de Gas por un Sistema de Transporte. CANTIDAD DE ENERGIA CONFIRMADA: Cantidad de Energa que el Remitente confirma que requiere transportar durante el Da de Gas por un Sistema de Transporte, ante el respectivo Centro Principal de Control (CPC).

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CANTIDAD DE ENERGIA ENTREGADA: Cantidad de Energa que el Remitente entrega en el Punto de Entrada de un Sistema de Transporte durante el Da de Gas. CANTIDAD DE ENERGIA NOMINADA: Cantidad de Energa que el Remitente proyecta entregar en el Punto de Entrada y tomar en el Punto de Salida de un Sistema de Transporte durante el Da de Gas y que consigna en la Nominacin correspondiente. CANTIDAD DE ENERGIA TOMADA: Cantidad de Energa que el Remitente toma en el Punto de Salida de un Sistema de Transporte durante el Da de Gas. CICLO DE NOMINACIN DE SUMINISTRO DE GAS: Proceso que se inicia con la solicitud de servicios de suministro de gas realizada por un Remitente al Productor-Comercializador o Comercializador respectivo y que termina con la Confirmacin de la solicitud. CICLO DE NOMINACIN DE TRANSPORTE: Proceso que se inicia con la solicitud de servicios de transporte realizada por un Remitente al CPC respectivo, con respecto a la Cantidad de Energa y el poder calorfico del gas que va a entregar en el Punto de Entrada o a tomar en el Punto de Salida de un Sistema de Transporte en un Da de Gas y que termina con la Confirmacin de la solicitud. COMERCIALIZACIN DE GAS COMBUSTIBLE: Actividad de compra, venta o suministro de gas combustible a ttulo oneroso. COMERCIALIZADOR: Persona jurdica comercializacin de gas combustible. cuya actividad es la

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ANEXOS
Anexo A. Cronograma Proyecto Balance GAS

Anexo B. Acta de Inicio del Proyecto

INFORMACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PROYECTO Nombre Proyecto del IMPLEMENTACION No. Proyecto Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE BALANCE AUTOMATICO DE VENTA DE GAS NATURAL DE CAMPOS ECOPETROL ECOPETROL rea del Negocio VSM 1

Patrocinador (Sponsor) Gerente de Ana Gimena Programa Hernandez Inversin Primer 50.000.000 Ao Fecha de Inicio 01/03/2012

Gerente de Camilo Ernesto Torres Proyecto Santos Inversin Total 90.000.000 Fecha de Trmino esperada 30/09/2012

INFORMACIONES GENERALES DEL PROYECTO Descripcin La Gerencia de GAS, suministra el Gas Natural para consumo nacional. El sistema actual fue desarrollado en el ao 2000. Y es el encargado de consolidar la Informacin de las ventas mensuales. En este momento la Informacin de las ventas de GAS, no corresponde con los mismos valores reportados diariamente por cada uno de los Campos de GAS. Esta situacin est generando una gran cantidad de desbalances operativos, los cuales deben ser ajustados mensualmente en el Proceso del Cierre. Alcance / Entregables ms importantes Implementar un Sistema Integrado informtico que permita ELIMINAR los desbalances presentados entre los valores de Produccin de Campos de GAS y las ventas mensuales de GAS. Objetivos del Proyecto

 Identificacin de los Campos de GAS, a los cuales se le s van a revisar los desbalances de GAS. Consultar con los Funcionarios del Sistema, los principales problemas que se presentan actualmente en la consolidacin mensual de las ventas de Gas Natural. Analizar los procedimientos del sistema actual Definir requerimientos del nuevo Mdulo de Balance Automtico de Nodos de Gas. Disear el nuevo Mdulo de Balance Automtico de Nodos de Gas. Desarrollar de la Nueva Plataforma de Balance de Gas Realizar documentacin Realizar pruebas Implementar la nueva plataforma de Balance Automtico. Montaje del Nuevo sistema en Ambiento Productivo Realizar capacitaciones Limitaciones, Asunciones, Factores Crticos de xito

Proyectos/Iniciativas Relacionadas

Stake Holders Claves

Areas de Negocios Involucradas

Presupuesto Asignado

APROBACIONES DEL INICIO DEL PROYECTO Patrocinador (Sponsor): Gerente Programa Gerente Proyecto ECOPETROL-VSM Fecha: 01/03/2012 01/03/2012 01/03/2012

de Ana Gimena Fecha: Hernandez de Camilo Ernesto Fecha: Torres

Anexo C. Acta de Control de Cambios

IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE BALANCE AUTOMATICO DE VENTA DE GAS NATURAL DE CAMPOS ECOPETROL

Nombre del Proyecto:

Solicitud del Cambio Proyecto: Requerimiento Asociado: Ttulo: X Tipo: X X Anexos: Mejora Correccin otro Cual?

Justificacin y Descripcin del Cambio

De acuerdo a solicitud del Cliente, se extiende la fecha pactada de entrega del DD/MM/AAAA para el DD/MM/AAAA corriendo la fecha de finalizacin para el desarrollo de las siguientes actividades:

Descripcin del cambio a realizar.

Actividad
-

Tiempo (h)

Recurso s

Perfil

TOTALES

Fecha DD-MM-AAAA DD-MM-AAAA DD-MM-AAAA DD-MM-AAAA DD-MM-AAAA -

Actividad

Impacto del Cambio

El impacto estimado en el proyecto es el siguiente: -

Riesgos

Tareas

Requerimientos

Casos de uso

Otros

Responsable y plazo de implantacin

Lder del proyecto Responsable de aprobacin Responsable de implementacin Responsable de validacin

Fecha de aprobacin DD-MM-AAAA

Fecha de implementacin DD-MM-AAAA

Fecha de validacin DD-MM-AAAA

Anexo D. Acta de Reunin

ACTA DE REUNIN No. XXX Fecha: DD-MM-AAAA Nombre del Proyecto: Pgina 77 de 87 Contrato No. :

Caractersticas de la Reunin Propsito: Fecha: Lugar: Tipo: Preparado por: Gerencial

X

DD-MM-AAAA

Hora Inicio:

HH:MM

Hora Fin:

HH:MM

Aprobaci n

Proyecto

Asistentes Nombre Rol Organizacin

Temas tratados y Conclusiones 1. Tema : 2 Tema : 3. Tema :

Compromisos No.
1. 2. 3.

Asunto/Descripcin

Responsable

Fecha

Anexos No.
1. 2. 3.

Asunto/Descripcin

Para:

Accin *

Fecha de Terminaci n DD-MMAAAA DD-MMAAAA DD-MMAAAA

Medio de Envo

Revisar y Aprobar Revisar y Aprobar Revisar y Aprobar

* Tipos de accin: Aprobar, Revisar, Informar, Archivar, Accin requerida, Asistir a junta, Otras (por favor especificar)

Anexo E. Acta de Entregas de Requerimientos

Fecha: DD-MM-AAAA Nombre del Proyecto:

ACTA DE ENTREGA DE REQUERIMIENTOS No. XXX

Pgina 80 de 87 Contrato No. :

Caractersticas de la Reunin Propsito: Fecha: Lugar: Tipo: Preparado por: Gerencial

X

DD-MM-AAAA

Hora Inicio:

HH:MM

Hora Fin:

HH:MM

Aprobaci n

Proyecto

Asistentes Nombre Rol Organizacin

Temas tratados y Conclusiones REQUERIMIENTO (DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS) Liste los requerimientos registrados en el documento de requerimientos del proyecto

NECESIDAD (VISIN)

CASO DE USO / ARTEFACTO

Liste las necesidades registradas en el documento de visin del proyecto

Caso de uso o artefacto relacionado a la necesidad y al requerimiento Caso de uso o artefacto relacionado a la necesidad y al requerimiento

Compromisos No.
4. 5. 6.

Asunto/Descripcin

Responsable

Fecha

Anexos No.
4. 5. 6.

Asunto/Descripcin

Para:

Accin *

Fecha de Terminaci n DD-MMAAAA DD-MMAAAA DD-MMAAAA

Medio de Envo

Revisar y Aprobar Revisar y Aprobar Revisar y Aprobar

* Tipos de accin: Aprobar, Revisar, Informar, Archivar, Accin requerida, Asistir a junta, Otras (por favor especificar) Firmas Aprobado por:

Firma:

Firma:

Nombre: Rol:

Nombre: Rol:

Anexo F. Formato de Especificacin de Requerimientos

Fecha: DD-MM-AAAA Nombre del Proyecto:

ESPECIFICACIN DE REQUERIMIENTOS No. XXX

Pgina 83 de 87

DESCRIPCIN DE LA SOLICITUD PROYECTO FECHA DE SOLICITUD SOLICITANTE DESCRIPCIN DEL REQUERIMIENTO X TIPO DE REQUERIMIENTO X X X NOMBRE Requerimientos Funcionales de Cliente Requerimientos No Funcionales de Cliente Requerimientos de Interfaz Requerimientos Tcnicos de Producto DD/MM/YYYY

DESCRIPCIN

1 2 PRECONDICIONES 3 4

1 2 POSTCONDICIONES 3 4 1 2 EXCEPCIONES 3 4 1 CRITERIOS DE ACEPTACIN 2 3 4

1 2 RIESGOS 3 4

Nombre

Rol

INTERESADOS EN LA SOLUCIN

REGLAS

ESCENARIOS DE PRUEBA El siguiente documento contiene la informacin referente a los escenarios de prueba que deben ser ejecutados por el equipo de trabajo asignado al proceso de validacin, para asegurar la calidad del requerimiento especificado y desarrollado. Formato

APROBACIONES Desarrollador Rol Nombre Fecha DD/MM/YYYY Firma

DD/MM/YYYY Cliente Rol Nombre Fecha DD/MM/YYYY Firma

Anexo G. Formato de Entrega de Producto al Cliente

Fecha: DD-MMAAAA

ENTREGA DE PRODUCTO AL CLIENTE

Pgina 86 de 87

Nombre del Proyecto:

Contrato No. :

Informacin de Entrega Fecha de entrega Responsable Entrega Responsable Recibo de DD-MM-AAAA

del

En la ciudad de <Nombre de la Ciudad>, se reunieron los Profesionales arriba mencionados, con el objeto de formalizar la entrega del los activos del proyecto, componentes de producto y producto ensamblado en cumplimiento con las siguientes declaraciones: DOCUMENTOS ENTREGADOS Impreso Nombre SI NO

PRODUCTO Y COMPONENTES DE PRODUCTO ENSAMBLADO Descripcin Detalle

MEDIOS DESCRIPCIN

OBSERVACIONES

Firmas Aprobado por: CLIENTE GERENTE PROYECTOS

Firma:

Firma:

Nombre: Rol:

Nombre: Rol: