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Introduccin al Planeamiento de Sistemas de Informacin Gerencial

Jos Amiel Sanz

FISE Sistemas de Informacin Gerencial Jos Amiel Sanz Planeamiento de SIG

Sistemas de Informacin
Desde el punto de vista de las empresas, los sistemas de informacin son una solucin organizacional y administrativa; que est basada en tecnologa de la informacin y constituye la respuesta a un reto que se presenta en su entorno. Para los profesionales de tecnologa informtica un sistema de informacin es un conjunto de componentes interrelacionados que recopilan, procesan, almacenan y distribuyen informacin y que tienen como fin soportar la toma de decisiones y apoyar el control interno en la organizacin.

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Componentes de un Sistema de Informacin

estos componentes estn interrelacionados para reunir, procesar, almacenar, y distribuir informacin; apoyar la toma de decisiones, la coordinacin, el control, el anlisis y la visualizacin de una organizacin.

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Tipos de Sistemas de Informacin

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Tipos de Sistemas de Informacin Gerencial

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Interrelacin entre tipos de Sistemas

La informacin contenida en los sistemas transaccionales (facturacin, contabilidad, cuentas corrientes, etc.); la de los sistemas expertos (seguros, monitoreo de maquinarias y equipos, etc.) , y de gestin del conocimiento (documentos, workflow, etc.) son la fuente de informacin bsica para construir los sistemas de informacin gerencial y los sistemas de apoyo a ejecutivos.

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Interrelacin entre tipos de sistemas

Sistemas de informacin gerencial (SIG) estn orientados a apoyar la funcin gerencial delegada por el directorio. Especficamente en la toma de decisiones y la verificacin del logro de metas. En cambio los sistemas de informacin de ejecutivos o estn orientados a verificar el cumplimiento de los objetivos y estrategias. Es utilizado por los directores y ejecutivos de la empresa. Ambos utilizan indicadores de desempeo (KPI) construidos sobre la base de la informacin de los otros tipos de sistemas.

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Qu es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

Los Indicadores clave de rendimiento (o desempeo) son mediciones cuantificables, acordadas de antemano, que reflejan los factores crticos de xito de una organizacin. Ellos sern diferentes dependiendo de la organizacin. Una empresa puede tener como uno de sus indicadores clave de rendimiento, el porcentaje de sus ingresos que proviene de clientes que regresan. Una escuela puede enfocar sus indicadores clave de rendimiento en las tasas de graduacin de sus estudiantes.

Un Departamento de Servicio al Cliente puede tener como uno de sus indicadores clave de rendimiento, de acuerdo con indicadores clave de rendimiento global de la empresa, el porcentaje de llamadas de clientes respondi en el primer minuto.
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Qu es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

Un indicador clave de rendimiento de una organizacin de servicio social puede ser el nmero de clientes atendidos durante el ao. Cualquiera que sea indicadores clave de desempeo son seleccionados, deben reflejar los objetivos de la organizacin, que debe ser clave para su xito, y deben ser cuantificables (medibles). Indicadores clave de rendimiento por lo general son consideraciones a largo plazo. La definicin de lo que son y cmo se miden no cambian a menudo. Las metas de un indicador clave de rendimiento en particular puede cambiar a medida que cambian las metas de la organizacin, o como se pone ms cerca de alcanzar una meta.
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Indicadores clave de rendimiento, recogen los objetivos de organizacin

Una organizacin que tiene como uno de sus objetivos "para ser la compaa ms rentable en nuestra industria" tendr indicadores clave de rendimiento que miden las ganancias y relacionadas con las medidas fiscales. "Beneficio antes de impuestos" y "Fondos Propios" estar entre ellos. Sin embargo, "Contribucin ciento de las ganancias a causas comunitarias" probablemente no va a ser uno de sus indicadores clave de rendimiento. Por otro lado, la escuela no se ocupa de obtener una ganancia, por lo que sus indicadores clave de rendimiento ser diferente. KPI como "Tasa de Graduacin" y "xito en la bsqueda de empleo despus de la graduacin", aunque diferentes, reflejan con exactitud la misin y los objetivos de las escuelas.

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Indicadores clave de rendimiento deben ser cuantificables

Si un indicador clave de rendimiento va a reflejarse como algn valor, debe haber una manera de definir y medir con precisin la misma. "Generar ms clientes" es intil como un KPI ,sin alguna forma de distinguir entre clientes nuevos y antiguos. "Ser la empresa ms popular" no va a funcionar como un KPI, porque no hay manera de medir la popularidad de la empresa o compararlo con otros.
Tambin es importante definir los indicadores clave de rendimiento y quedarse con la definicin misma de ao en ao. Por un KPI de "Aumente las ventas", lo que necesita para hacer frente a consideraciones tales como si a medida por unidades vendidas o por valor en dlares de las ventas. Se vuelve deducirse de las ventas en el mes de la venta o el mes de la vuelta? Se las ventas se registrarn para el KPI a precio de lista o en el precio de venta real?
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Metas para cada indicador clave de rendimiento.

Tambin es necesario establecer metas para cada indicador clave de rendimiento. Un objetivo de la compaa para ser el empleador de eleccin podra incluir un KPI de "ndice de rotacin". Despus de que el indicador clave de rendimiento ha sido definido como "el nmero de renuncias voluntarias y bajas de rendimiento, dividido por el nmero total de empleados en el comienzo del perodo" y una manera de medir que se ha creado mediante la recopilacin de la informacin en un HRIS , el objetivo tiene que ser establecido. "Reducir el volumen de negocios en un cinco por ciento por ao" es un objetivo claro que todos entiendan y ser capaz de tomar medidas concretas para llevar a cabo.

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Indicadores del desempeo del negocio desde distintas perspectivas Perspectiva Financiera
Cmo son nuestros resultados financieros?

Perspectiva del Cliente

Cmo nos ven nuestros clientes?

Perspectiva de los Procesos

En que procesos debemos lograr la excelencia ?

Perspectiva de Aprendizaje
Cmo podemos mejorar los RRHH y las tecnologas de informacin para crear valor?
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Significado de lo que se entiende por mediciones, metas y medios ( las 3 M )

MEDICIONES O INDICADORES ( KPI o Key Performance Indicator ) La forma como vamos a medir los objetivos - Deben ser lo ms cuantitativo o numrico posible - Consistentes con la estrategia - Simples - Pueden ser uno o mas indicadores - Pensados como un sistema de gestin Ejemplos: Los gastos de administracin los vamos a medir con el GGyPP La satisfaccin del cliente con una encuesta METAS Logros concretos a conseguir Ejemplos: Mi meta en gastos en consumos bsicos es bajar un 5% el pago del arancel bsico. MEDIOS Acciones o iniciativas que se quieren desarrollar para lograr metas Ejemplos: Aumentar la cantidad de acadmicos con postgrado. Implementar un sistema de gestin de calidad en el rea financiera.
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Ejemplo de las 3 M

Direccin

Medidas

Metas Toma de decisin

Inductor Plan Accin

Objetivos

Medidas

Metas Tener al menos el 10% de los alumnos con puntajes nacionales

Inductor

Proyecto

incorporar alumnos con buen puntaje

Numero de becas ofrecidas a los altos Puntajes

Publicitar la excelencia Mas del 10% acadmica Entre 5 y 10% de la Menos de 5% universidad

-Que -Programas -Como de publicidad -Quien -Acreditacin -Cuando de carreras -Como -Para que

Cmo me Qu quiero Hasta cuanto voy a aseguro lograr? lograr en un plazo? de lograrlo?

Cmo logro la meta?

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Indicadores claves de desempeo y la TI

Segn Microsoft : Indicadores clave de rendimiento son una forma central de la presentacin de la inteligencia de negocios para una organizacin. Tambin conocido como indicadores de estado o cuadros de mandos (DASHBOARDS), indicadores clave de rendimiento evalan los datos de negocio respecto a los objetivos de negocio y mostrar el estado actual mediante el uso fcil de entender, indicadores grficos.

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Indicadores claves de desempeo y la TI

Por ejemplo, un KPI puede usar iconos de semforo para indicar que la satisfaccin del cliente supera, cumple o no cumple los objetivos. Si la satisfaccin del cliente supera un objetivo preestablecido, se calcula mediante el porcentaje de calificaciones positivas en toda la organizacin, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un icono de semforo verde. Si la satisfaccin del cliente no cumple los objetivos mnimos, el KPI de satisfaccin del cliente se muestra con un icono de semforo en rojo. De lo contrario, se muestra con un icono de semforo amarillo.

http://technet.microsoft.com/enus/library/cc263321.aspx

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Preguntas que uno se debe hacer para establecer un indicador clave de desempeo KPI
Cules son las metas que tenemos? Antes que nada debemos definir nuestra meta para poder ver los elementos clave que influyen para llegar a este resultado final. Aqu es donde est una de las clave ms importantes hasta donde quiero llegar y que tengo que hacer. Una meta debe de ser medible. Qu elementos influyen en las metas que me he puesto?
Es posible medir este indicador? Me ayuda a pensar en que acciones puedo mejorar? Tengo con que comparar este indicador?

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Preguntas que uno se debe hacer para establecer un indicador clave de desempeo KPI
Por qu es este un buen indicador? Qu es lo que estoy midiendo S/., tiempo, visitas, %? Preguntarse porque es importante medir esto 2 veces? - Esta tcnica ayuda mucho a refinar los indicadores. Ya que muchas veces se definen variables. Cada cuanto es bueno medir este indicador? Quin debe conocer estos nmeros y como los presentaremos para que se entiendan? Cmo motivaremos al personal a alcanzar estas metas?

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