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Conceptos Básicos
Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Excel 2007, que es
un libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto
estará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo. Entre los
principales conceptos que deben conocerse están:
Libro.
Hoja de Cálculo.
Celda.
Puntero de Celda.
Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos.
Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha
posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.
Etiquetas.
Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En
la imagen la hoja activa es la Hoja 1.
Interface de Excel
José Luis Samanamud Paul 2
CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como ésta, vamos a ver sus
componentes principales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ve en su
computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento.
En donde:
j. Insertar Función.
k. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos
rápidamente por las hojas del libro.
l. Barra de desplazamiento horizontal
m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También se
dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.
n. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que
se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el
programa está preparado para que el usuario elija un comando o
escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las
teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el botón
En donde:
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas
ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo
paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.
Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta.
La hoja activa se mostrará en negrita.
Insertar Hojas
Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:
Eliminar Hojas
Utilizando el teclado:
Utilizando el Mouse:
Columnas:b4:d9
Celdas: B,D Filas: 4, 9
Celdas : f6:g7
Columnas:Filas:
By 4C aC9
Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números,
fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:
José Luis Samanamud Paul 8
CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
Texto
Números
Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de
dirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o
punto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valores
decimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número se
considere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.
Fechas y Horas
Fórmulas
Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+)
Puede contener constantes y/o direcciones de celda
La barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra el
resultado
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Hoja Siguiente CTRL + AVPAG
Hoja Anterior CTRL + REPAG
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda mientras se está escribiendo
o después de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:
Practica Dirigida
Vamos a crear una hoja sencilla llamada Ventas (que nos servirá de
ejemplo), la cual contiene una lista de productos informáticos que se han
vendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el Precio Total según
las ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacén para
controlar las existencias en el mismo.
Borrar datos
La operación de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien
por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.
Controlador de Relleno
Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial,
Listas Personalizadas
Podemos crear nuestra propia lista de valores, para ello realice lo siguiente:
Copiar
Cortar
Pegar
Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o
columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.
Formatos y Fórmulas
En este Capítulo vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de
trabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que además
permite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos.
Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tipos
de cálculos con los datos almacenados en la hoja.
Formato de Números
Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes
maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar la
columna o
columnas a
modificar
2. Ubicar el puntero
del Mouse en el
borde derecho de
la columna, el
puntero cambia
de cruz blanca a
flecha de doble
sentido.
3. Arrastrar el borde
para disminuir o
aumentar el
ancho.
Utilizando la Cinta de
Opciones:
Utilizando el Menú:
Nota:
Bordes
Para el trazado de bordes, seguir el siguiente
procedimiento:
Comentarios
José Luis Samanamud Paul 20
CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
Anteponer "ceros"
Se tiene la concepción
general de que "cero a la
izquierda no vale", pero
se dan casos en que
estos ceros tienen un
valor significativo, por
ejemplo, los códigos
numéricos (001, 002,).
1. Seleccione la
celda(s)
2. Abrir el grupo de
Número y elegir la
categoría
Personalizada
3. Realice las acciones
indicadas
Formato Condicional
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin
interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato
condicional, los atributos deberán aplicarse de manera automática,
dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente
caso:
Estilos de Tablas
Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos
preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos:
Practica Dirigida
Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.
Fórmulas Básicas
Una fórmula es una combinación de valores con operadores, para realizar
cálculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar
constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en
la fórmula =B5+2 sumará 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que
cambie el valor de la celda B5, volverá a recalcularse la fórmula.
Una fórmula puede hacer referencias a celdas situadas en una misma hoja,
a celdas de otras hojas del mismo libro o a celdas de otros libros. Para
referirse a celdas de otros libros, escribir la fórmula de la siguiente forma:
Operadores
Existen cuatro tipos de operadores:
Operador Significado
: Dos Operador de rango que genera una referencia a todas las
puntos celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, Coma Operador de unión que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
espacio Operador de intersección que genera una referencia a
celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Operador Resultado
=10+4/2 12
=(10+4)/2 7
Excel 2007 sigue las siguientes reglas fijas:
Los paréntesis, se realizan primero.
Practica Dirigida
Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.
Funciones
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se
realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además
Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadísticas,
financieras, matemáticas, etc., que resuelven las necesidades más
frecuentes de distintas disciplinas profesionales.
=<Nombre_Función> (<Argumentos>)
Números Referencias
Texto Matrices
Valores lógicos
Ejm. =SUMA(A5:A10)
Asistente de funciones
Funciones Aritméticas
Abs
Devuelve el valor absoluto de un número
Sintaxis: Abs(num) Ejm. =abs(4-6) 2
Aleatorio
Devuelve un número entre 0 y 1
Sintaxis: Aleatorio() Ejm. =Aleatorio() 0.090948807
Entero
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
Sintaxis: Entero(num) Ejm. =entero(9.67) 9
Factorial
Devuelve el factorial de un número.
Sintaxis: Fact(num) Ejm. =fact(5) 120
Potencia
Devuelve el valor de elevar un número a una potencia.
Sintaxis: Potencia(num;potencia) Ejm. =potencia(5;3) 125
Producto
Multiplica los números indicados como argumentos
Sintaxis: Producto(num1; num2;...) Ejm. =producto(5;8) 40
Raíz
Devuelve la raíz cuadrada de un número
Sintaxis: Raiz(num) Ejm. =raiz(144) 12
Redondear
Redondea un número al número de decimales especificado
Sintaxis: Redondear(num; cant de decimales)
Ejm. =redondear(9.78;1) 9.8
Residuo
Devuelve el resto después de efectuar una división
Sintaxis: Residuo(num; divisor) Ejm. =residuo(13;5) 3
Truncar
Trunca un número al número de decimales especificado
Sintaxis: Truncar(num; cant de dec.) Ejm. =truncar(7.65;1) 7.6
Log10
Devuelve el logaritmo decimal de un número.
Sintaxis: Log10(numero Ejm. =log10(100) 2
Funciones Estadísticas
Contar
Cuenta el número de celdas que contienen
Sintaxis: Contar(Valor1; valor2;..)
Contara
Cuenta el número de celdas que no están en blanco
Sintaxis: Contara(Valor1; valor2;..)
Contar.blanco
Cuenta el número de celdas que están en blanco
Sintaxis: Contar.blanco(Valor1; valor2;..)
Max
Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos (máximo 30)
Sintaxis: Max(num1; num2;....)
Min
Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos (máximo 30)
Sintaxis: Min(num1; num2;...)
Moda
Devuelve el valor que mas veces se repite en un rango de celdas
Sintaxis: Moda(num1;num2;...)
Promedio
Devuelve la media aritmética de los argumentos
Sintaxis: Promedio(num1; num2;...)
Contar.Si
Cuenta celdas, que cumplan un determinado criterio o condición.
Sintaxis: Contar.Si(Rango de búsqueda; Condición)
Sumar.Si
Suma celdas que cumplen un criterio o condición
Sintaxis: Sumar.Si(Rango de búsqueda; Criterio; Rango de suma)
Ejemplo: Aplicar funciones estadisticas para completar el siguiente cuadro:
Ahora
Devuelve la fecha y hora actual del sistema.
Sintaxis: Ahora()
Hoy
Devuelve la fecha actual del sistema
Sintaxis: Hoy()
Año
Devuelve el año correspondiente a una fecha
Sintaxis: Año(número de serie)
Mes
Devuelve el mes correspondiente a una fecha
Sintaxis: Mes (número de serie)
Dia
Devuelve el número de día correspondiente a una fecha
Sintaxis: Dia(número de serie)
Diasem
Devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha
Sintaxis: Año (número de serie)
Funciones de Texto
Concatenar
Permite unir elementos de texto.
Sintaxis: Concatenar(Texto1;Texto2;....)
Derecha
Extrae caracteres del extremo derecho de un texto.
Sintaxis: Derecha(Texto; Num caracteres)
Extrae
Extrae un número de caracteres del texto.
Sintaxis: Extrae(Texto; Posic inic; Num caracteres)
Igual
Comprueba si dos cadenas son idénticas
Sintaxis: Igual(Texto1; Texto 2)
Izquierda
Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto.
Sintaxis: Izquierda(Texto; Num caracteres)
Largo
Devuelve la longitud de una cadena
Sintaxis: Largo(Texto)
Mayusc
Convierte el texto a mayúsculas
Sintaxis: Mayusc(Texto)
Minusc
Convierte el texto a minúsculas
Sintaxis: Minusc(Texto)
Nompropio
Convierte a mayusculas la primera letra de cada texto
Sintaxis: Nompropio(Texto)
Funciones Lógicas
Si
Realiza una acción, en función del resultado de una prueba lógica
Sintaxis: Si(Prueba_lógica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)
Y
Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos
Sintaxis: Y(valor lógico1; valor lógico2;..)
O
Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero
Sintaxis: O(valor lógico1; valor lógico2;..)
Funciones de Búsqueda
Buscar
Busca un valor en una tabla, para devolver el valor equivalente
ubicado en otra columna o fila.
Sintaxis: Buscar(Valor_buscado; Vector_de_comparación; Vector
resultado)
Buscarh
Busca en la primera fila de una tabla y se desplaza hacia abajo en
la columna para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarh(Valor_buscar; Tabla; Número de Fila, [ordenado])
Buscarv
Busca en la primera columna de una tabla y se desplaza a través
de la fila para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarv(Val_buscar; Tabla; Núm de columna; [ordenado])
GRAFICOS
Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la información,
contenida en una hoja de cálculo. Excel dispone de una gran variedad de
tipos de gráficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.
Gráficos rápidos
Crear un Gráfico
1. Ubicar cursor en la tabla.
2. Ficha Insertar Grupo Gráficos
Seleccionar datos:
Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas.
Agregar, editar o quitar Series y editar las Categorías del eje horizontal.
Diseños de Gráfico:
Estilos de diseño:
Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos
Mover gráfico:
Insertar:
Permite insertar imágenes desde archivo, formas
(rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros de
texto en cualquier parte del gráfico.
Leyenda:
Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico
Etiquetas de datos:
Tabla de datos:
Agrega una tabla de datos al
gráfico.
Ejes:
Permite quitar o cambiar el formato y diseño de
cada eje.
Líneas de cuadrícula:
Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.
Área de Trazado:
Permite activar o desactivar el área de
trazado. Solo está disponible para
gráficos bidimensionales.
Base de Datos
Las Bases de datos constituyen una herramienta muy útil para organizar,
administrar y recuperar información.
Tablas
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,
en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los
nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos
almacenados
Campos
Registros
Descendente
Ascendente Si desea ordenar por solo un campo, ubicar el puntero en
la columna a ordenar y utilizar los botones:
Filtros
En el caso de listados extensos, la posibilidad de filtrar la lista y poder
trabajar con parte de ella, es de suma utilidad.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el filtro en la
ficha Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).
En este ejemplo se está usando el comodin “*” para filtrar los registros
cuyos nombres de Compañía comience con la letra “I”.
Filtros Avanzados
Los filtros avanzados permiten definir mas de un criterio de selección, ya
sea para uno o varios campos. Para crear un filtro avanzado se debe seguir
el siguiente procedimiento:
3. Dar la orden:
FichaDatos
4. En la casilla Rango de
Criterios introducir la
referencia, incluidos los
nombres de los campos.
Luego hacer clic en Aceptar
FichaDatos
Para definir varias condiciones para un solo campo, se debe escribir los
criterios en filas independientes, una directamente bajo la otra. Estas
condiciones son excluyentes, es decir, se puede cumplir todas, algunas o
ninguna.
Total
<3000
>10000
=5015
Para buscar datos que cumplan varias condiciones, estas se definen en dos
o mas columnas. Introduzca todos los criterios en la misma fila. Estos
criterios son concurrentes, es decir, se deben cumplir todas a la vez.
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una
condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes.
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y
una de dos condiciones en otra, deberán indicarse los criterios en filas
independientes.
Fecha Total
25/04/2002 >11000
26//04/2002 >5000
Nota: Los filtros avanzados permiten utilizar mas de dos campos y mas de
dos criterios.
Subtotales
José Luis Samanamud Paul 60
CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
Visualización e Impresión
José Luis Samanamud Paul 62
CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
Vista preliminar
La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden:
José Luis Samanamud Paul 63
CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
En el centro de la
ventana aparecerá una
vista de nuestra hoja y
en la parte inferior el
número de página que
se está visualizando.
En caso de tener más
de una página, se
puede usar los botones:
Para ir a la página
anterior.
Para ir a la página
siguiente.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón: Cerrar Vista
preliminar.
Configurar página
Permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas
impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del
papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a:
Ficha Página
Ficha Márgenes
En un encabezado
normalmente se suele
introducir el título de la
obra, el autor, la fecha de
creación del documento o
de la impresión, y en un
pie de página, el número
de página y el autor.
También puede
personalizar un
encabezado o pie. Para
ello, pulse el botón:
Personalizar encabezado
o pie que desea modificar.
Aparecerá el cuadro de
diálogo “Encabezado o pie” (según sea lo escogido)
En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:
Área de impresión.
Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda
de la hoja.
Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y
vamos a utilizar una impresora en blanco y negro.
Calidad de borrador, para realizar una impresión rápida pero menos
bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de
esta herramienta.
Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de
filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los
nombres de las columnas superiores) de la hoja.
Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.
Orden de las páginas. Aquí se controla el orden en que desea imprimir las
páginas:
Imprimir
Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja,
procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden: