APLICACIONES ESPECFICAS (COMERCIALES) CON PROGRAMAS INTEGRADOS

M anu al de ejercicios y prcticas (Versin para fase inicial)

C O N LA C OL AB OR AC IN DE Luis Alberto He rnn dez H ernndez

APLICACIONES ESPECFICAS (COMERCIALES) CON PROGRAMAS INTEGRADOS

Manual de ejercicios y prcticas 2000. Secretara de Educacin Pblica/ Direccin General del Bachillerato

NDICE
Presentacin............................................................................................................................................................ Seccin de prcticas Prctica 1. Instalacin de autodemo de tipo administrativo.......................................................................... 6 Prctica 2. Configuracin...................................................................................................................................... 8 Prctica 3. Catlogo de cuentas............................................................................................................................ 12 Prctica 4. Catlogo de plizas............................................................................................................................. 22 Prctica 5. Emisin de reportes............................................................................................................................ 27 Prctica 6. Uso y aplicacin de COI.................................................................................................................... 32 Prctica 7. Configuracin de NOI....................................................................................................................... 36 Prctica 8. Catlogos de puestos y departamentos.......................................................................................... 41 Prctica 9. Movimientos a la nmina.................................................................................................................. 50 Prctica 10. Consultas............................................................................................................................................ 54 Prctica 11. Obtencin de diferentes reportes y generacin de recibos..................................................... 55 Prctica 12. Integracin de la nmina................................................................................................................ 60 Prctica 13. Perfiles de usuario............................................................................................................................. 64 Prctica 14. Generacin y recuperacin de un respaldo................................................................................ 67 5

PRESENTACIN

APLICACIONES ESPECFICAS (COMERCIALES) CON PROGRAMAS INTEGRADOS

a capacitacin para el trabajo te brinda herramientas para poder desarrollar procesos de trabajo para un rea especfica; asimismo, te generar una actitud positiva hacia el trabajo y a nuestros valores humanos. Es importante sealar que la Capacitacin en Informtica te permitir desarrollar aptitudes, habilidades y destrezas en procesos especficos del rea, incorporando conocimientos terico-metodolgicos. Este Manual de ejercicios y prcticas te apoya en el logro de los aprendizajes propuestos en el Cuadernillo de Procedimientos para el Aprendizaje de Aplicaciones Especficas (Comerciales) con Progamas Integrados, ya que: Se presentan problemas sencillos en forma de ejercicios, los cuales consolidan los aprendizajes de un tema.

No olvides que el trabajo constante, as como el desarrollo de todas las actividades propuestas -tanto del Cuadernillo de Procedimientos como del presente Manual-, te dar los elementos necesarios para resolver situaciones especficas de trabajo.

SECCIN DE PRCTICAS
Prctica 1. INSTALACIN DE AUTODEMO DE TIPO ADMINISTRATIVO Objetivo Que el alumno pueda evaluar un paquete de tipo administrativo, lo que le permitir establecer puntos de vista respecto a la facultad de operacin. Antecedentes El alumno debi haber realizado las actividades de aprendizaje correspondientes a la Unidad I del Cuadernillo de Procedimientos para el Aprendizaje. Solucin del problema Instalar el programa de tipo demostrativo en tu computadora, siguiendo los pasos que se indican a continuacin, para observar el uso y funcionamiento que este tipo de programas reporta en la solucin de una problemtica especfica. Desarrollo de la solucin Los programas de tipo demostrativo reciben el nombre de DEMO y por medio de ellos, como ya se mencion anteriormente, se puede conocer de manera general el funcionamiento de un paquete. Este tipo de programas se proporcionan de manera gratuita y su formato puede ser en discos de alta densidad de 3.5 o bien, en CD-ROM. Deben instalarse dentro de la computadora siguiendo las indicaciones que vienen, ya sea en la etiqueta frontal del disco o bien dentro de la caja del CD-ROM, ya que una vez instalados explican paso a paso las partes que conforman el entorno del paquete, dando la posibilidad al usuario de navegar y conocer los siguientes aspectos: 1. Partes que conforman tanto las ventanas principales y secundarias. 2. Funciones de cada uno de los botones para acceso, modificacin y cancelacin de ingreso de datos. 3. Explicacin de las reas fundamentales que conforman el entorno. 4. Posiblidad de consultar cuantas veces sea requerido los temas que contiene. 5. Observar ejemplos de captura y obtencin de reportes. 6. Informacin de la empresa que la realiza (telfonos, direccin, etc.). Aplicar el concepto de instalacin y observar la informacin que puede brindar un programa de este tipo, lo que permite evaluar la satisfaccin o no, de las necesidades que puede tener una empresa. Las actividades a desarrollar para realizar la evaluacin son:
Insertar el disco en la unidad correspondiente Seleccionar el comando ejecutar Desplegar los archivos contenidos en el disco 6

Seleccionar aquel que tenga la extensin *.exe. Proceder a realizar la instalacin Ingresa a la carpeta creada y comienza a navegar Como sugerencia, es recomendable que conozcas primero el funcionamiento del programa. Una vez que conoces la funcin de los botones, as como la forma de ingresar, regresar a un tema, cancelar y salir.

Contesta el siguiente cuestionario: 1. Cmo se llama el programa manejado en el demo? 2. Cules son los requisitos de Hardware y Software que requiere el sistema? 3. Activa el botn Caractersticas del Sistema. Qu se puede realizar en este paquete? 4. Cul es la funcin del Intercambio Dinmico de Datos (DDE)? 5. Activa el botn Mdulos del sistema. Cmo se llaman los mdulos que comprenden el Sistema? 6. Escribe dos caractersticas de los siguientes mdulos: Facturas Clientes y CXC Inventarios 7. Ingresa a Novedades. Cuntos tipos de moneda se pueden manejar? 8. Hasta qu ao soporta las fechas? 9. Cmo funciona la Consulta Remota de Informacin? 10. Activa el botn Servicios y define cinco de ellos. Evaluacin de la prctica Una vez concluida la prctica debes entregar:
El cuestionario resuelto Tu punto de vista con respecto a la adquisicin o no, del software con esta empresa El desarrollo de la prctica con orden y limpieza.

Prctica 2. CONFIGURACIN Objetivo Que el estudiante indique los parmetros necesarios para el funcionamiento de un programa de aplicacin especfica orientado al manejo de la Contabilidad. Antecedentes Haber realizado la prctica 1, as como las actividades de la Unidad I y II. Solucin del problema Realizar cada una de las actividades indicadas con la finalidad de establecer la forma en que funciona correctamente el paquete. Desarrollo de la solucin Los procesos referidos involucran el uso de opciones correspondientes a uno de los comandos principales llamado Utileras. Por medio de l se realizan los procesos de Instalacin automtica e indicacin de los Parmetros del Sistema. Para un manejo eficiente sigue la secuencia que se indica a continuacin, toma en cuenta las referencias y apoyos visuales: Necesitas un disco, de preferencia que no contenga informacin, donde llevars el control de la informacin registrada en el periodo. Pgale una etiqueta con los siguientes datos: Disco de trabajo:COI Periodo :____________ Nombre:____________ 1. Localiza la carpeta ASPECEL, y haz un doble clic en la opcin COI. 2. Para un manejo correcto del programa, sigue las indicaciones que se enumeran a continuacin: a) Activa el botn Inicio b) Observa el men desplegado y ubica el apuntador en la opcin Programas. c) Localiza la carpeta Aspel. d) Busca el icono que representa el nombre del programa, en este caso COI, y pulsa sobre l. 3. El sistema te presenta una ventana que contiene informacin relacionada con el software que ests utilizando, obsrvala.

4. Notars que hay un cuadro de dilogo que te pide una clave de acceso, digita dentro de l utilizando maysculas en la contrasea COIWIN 5. Seguramente te habrs percatado de que al digitar la clave aparece una serie de asteriscos, ello es una medida de seguridad que establece el sistema para evitar el acceso de usuarios no autorizados, es decir que cuando la clave es incorrecta el sistema emite un mensaje que impide el acceso. 6. Pulsa sobre el botn Aceptar. 7. Inserta tu disco de trabajo dentro de la unidad A, ya que la ventana que se despliega te pide indicar el directorio de datos, as como el periodo de trabajo. 8. Indicaremos como directorio de datos la unidad A y como periodo de trabajo el mes de marzo de 1999, como se presenta en la siguiente figura:
Cam b io de direct orio y perio do

9. Una vez indicados correctamente los datos pulsa el botn Aceptar. 10. El sistema despliega la ventana principal, como se muestra a continuacin:

11. La ventana anterior se integra de los siguientes elementos: a) Barra de ttulo. Presenta los datos correspondientes a la aplicacin que se est utilizando, as como el nombre de la empresa que se est procesando. b) Barra de mens. Se integra de los diferentes comandos dispuestos de manera horizontal para el tratamiento de la informacin. c) Barra de herramientas estndar. Queda representada por iconos en forma de botones, que resumen las acciones que ms comunmente utiliza el usuario. 12. Es recomendable que antes de continuar te detengas un poco y observes las opciones que te presenta la activacin de los comandos.
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13. Activa el comando Utileras y selecciona Control de Archivos, observa los procesos que debers activar: a) Instalacin automtica b) Configuracin de niveles para manejo de cuentas: 4-3-3 (Cuenta-subcuenta-subsubcuenta). c) Seleccin del catlogo de cuentas general. d) Activacin del catlogo de rangos estndar. e) Si la instalacin es correta debers observar en la columna Estado de indicacin S existe. 14. Como te habrs dado cuenta, al activar los mens de cada comando hay opciones que no estn activas, ello es porque el sistema an no ha sido instalado, ya que al instalarse aloja dentro del disco de trabajo los archivos que son necesarios para la correcta operacin del programa. 15. Para realizar el proceso de Instalacin Automtica, lleva el apuntador al comando Utileras y activa su men. 16. Selecciona la opcin Control de archivos. 17. La informacin de la ventana se clasifica en columnas que hacen referencia a lo siguiente: a) Archivo. Presenta un listado correspondientes a los nombres y extensiones de los archivos que se alojarn en el disco de trabajo para que funcione correctamente COI. b) Descripcin. Muestra la informacin que manejan cada uno de los archivos del sistema. c) Estado. Indica si el archivo se encuentra ya en el disco de trabajo, observars que la indicacin actual es No existe y ello se debe a que an no se han instalado. 18. Pulsa sobre el botn Instal auto. 19. La ventana que se despliega contiene datos relacionados con los digitos por nivel de cada cuenta, ello implica la forma en que se llevar a cabo la captura de las mismas, observa la siguiente figura:

20. La informacin registrada en cada casilla se refiere a los digitos que contendrn las cuentas bajo los conceptos de cuentas acumulativas y cuentas de detalle, dichos conceptos se tratarn ms adelante. 21. Por el momento verifica que la informacin se encuentre como se indica en la siguiente figura:

22. Una vez confirmada pulsa sobre el botn Aceptar.

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23. El sistema te pedir ahora que selecciones un tipo de catlogo de cuentas y para ello te muestra una ventana donde puedes seleccionar uno de ellos, recuerda que la Contabilidad que se registra en las empresas puede ser de muy diversa ndole, y es por ello que el sistema debe preveer el tipo de informacin a procesar; para el manejo que llevaremos selecciona la opcin de Catlogo Estndar General: 24. El catlogo estndar general contiene las cuentas que corresponden al Activo, Pasivo y Capital, que es el que comunmente emplean las empresas. 25. Pulsa sobre el botn Aceptar. La pregunta que se te indica es: Desea el catlogo estndar de cuentas? Se refiere a la posibilidad que tiene el Sistema de clasificar a cada una de las cuentas de acuerdo al grupo al que pertenecen, esto es: el circulante, diferido etc. 26. Pulsa sobre el botn de confirmacin, al hacerlo y despus de algunos segundos, el sistema te vuelve a mostrar la ventana correspondiente a la opcin Control de archivos. 27. Observa que la columna Estado ha cambiado, ya que al principio mostraba la etiqueta No existe para cada uno de los archivos y despus del procedimiento de Instalacin automtica ha cambiado a S existe, indicando con ello que los archivos que necesita el sistema para su correcto funcionamiento se encuentran alojados en el disco de trabajo. 28. Sal de esta ventana, para ello pulsa sobre el botn Salir. 29. Una vez finalizado el proceso regresa a la ventana de edicin, activa el comando Archivo y finaliza la sesin. 30. Contesta el siguiente cuestionario: a) Por qu el sistema se da de alta como una empresa Invlida? b) Qu importancia tiene la licencia al teclear la clave de acceso? c) A qu se llama ventana de edicin? d) Realiza un esquema de la ventana de adicin y anota el nombre de las partes que la constituyen. e) Explica con tus propias palabras el proceso de Instalacin Automtica. f) Escribe el mensaje que genera el sistema cuando se da de alta una clave incorrecta. g) Ingresa a la ventana Cambio de directorio y periodo, dibuja y explica la funcin de los botones que contiene. h) Pulsa el botn de Ayuda y realiza lo siguiente: Escribe los temas de la ventana Contenido. Qu es un traspaso de saldo? Qu funcin tiene el botn bsqueda? Escribe los comandos que se encuentran dentro de la Barra de comandos. Qu funcin tiene la opcin Historialcorrespondiente al comando Opciones. Cmo se define y qu funcin tiene un Marcador? i) Dibuja la ventana principal indicando los botones y comandos que contiene. j) Qu opciones contienen los comandos Utileras, Consultas y Archivo? k) Cules son las formas cortas para activar los procesos que indica el comando Edicin? l) qu funcin tiene la ventana Control de archivos? m) Cules son los parmetros adicionales de la opcin Parmetros del sistema? Evaluacin de la prctica Al trmino de la prctica debers entregar: Cuestionario resuelto. Tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 3. CATLOGO DE CUENTAS Objetivo Que el estudiante genere su catlogo de cuentas y distinga la diferencia entre una cuenta Acumulativa y una cuenta de Detalle. Antecedentes Es conveniente que antes de realizar la prctica navegues un poco a travs del entorno del programa (COI), a fin de que lo conozcas con mayor detenimiento. Haber realizado las actividades de aprendizaje correspondientes al objetivo 1 de esta unidad, as como recordar los conceptos de cuenta acumulativa y cuenta de detalle. Solucin del problema El manejo de un programa de tipo contable se basa en el uso, creacin y mantenimiento de cada una de las cuentas, as como de los grupos a que pertenecen; para verificar que actualmente el sistema contiene un catlogo, realiza las acciones que se indican a continuacin. Desarrollo de la solucin 1. Ingresa a COI, activa el comando Utileras y verifica dentro de la opcin Control de Archivos que la instalacin automtica se realiz correctamente, para ello observa la columna Estado y comprueba que se encuentra la indicacin S existe. 2. Lleva el apuntador a donde se encuentra el comando Archivo y activa su men. 3. De las opciones que se muestran selecciona Catlogo de cuentas, el sistema mostrar una ventana como se indica a continuacin:

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Dentro de esta ventana se observan los siguientes elementos: a) Barra de ttulo. Indica la accin que se est realizando, as como el mes del periodo contable. b) Botones de bsqueda. El uso de estos botones te permitir, en otros procesos, buscar, filtrar e imprimir la informacin correspondiente al registro de la cuenta requerida. c) Nmero. Serie de dgitos que indican los niveles de las cuentas que se manejan. d) Descripcin. Nombre con el que se reconoce a la cuenta. e) Saldo final. Presenta el saldo que registra la cuenta al final del periodo, resultado de los movimientos contables que se registraron durante el mismo. f) Pestaas de mes. Indica los movimientos registrados durante cada uno de los meses que corresponden al periodo fiscal. 4. La informacin de las cuentas que el sistema registra por default se clasifica en dos grupos, los cuales corresponden a: a) Cuentas acumulativas. Su funcin es llevar el control de los movimientos correspondientes a cada una de las cuentas de detalle que les reportan; te ser ms fcil su identificacin si recuerdas el concepto de cuentas de mayor que se present en la Unidad II, como ejemplo se pueden mencionar: Caja, Bancos, Equipo de cmputo, etc. b) Cuentas de detalle. Son las cuentas que reportan, a las cuentas acumulativas, el saldo resultante correspondiente a cada uno de los movimientos contables que se realizan durante el periodo. Por ejemplo: Fondo Fijo, Clientes de contado, etc. Identificacin de las cuentas dentro del catlogo 5. El sistema necesita identificar a las cuentas que son acumulativas, as como a las cuentas de detalle; para ello emplea dgitos establecidos por nivel y de esta forma identifica a una cuenta, a una subcuenta y a una subsubcuenta. Para entender mejor estos conceptos observa el ejemplo que se muestra en la siguiente tabla:
Nmero 1150-000-000 1150-001-000 1150-002-000 Descripcin CLIENTES CONTADO CRDITO

Cada uno de los niveles de la cuenta se identifica por la separacin que se realiza mediante el -, de esta forma dentro de la tabla se encuentran tres niveles cuya lectura se realiza de la siguiente manera:
Nmero 1150-000-000 1150-001-000 1150-002-000 Dgito Nivel Representa 4 PRIMERO CUENTA 3 SEGUNDO SUBCUENTA 3 SEGUNDO SUBCUENTA Se conoce como... CUENTA ACUMULATIVA CUENTA DE DETALLE CUENTA DE DETALLE

Buscar y filtrar En ocasiones ser necesario localizar el lugar exacto donde se encuentra una cuenta, en este caso debers utilizar el botn BUSCAR, realicemos un ejercicio sobre su uso. 6. Teniendo la ventana activa del catlogo de cuentas, ubica el apuntador en el primer registro de la base y pulsa el botn BUSCAR.
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7. Digita dentro el nmero de la cuenta que se indica en la siguiente figura:

Observa que la bsqueda puede realizarse de diferentes maneras, ya sea por el nmero, la descripcin, el saldo o bien mediante una condicin. 8. Pulsa el botn Adelante. 9. La ventana te muestra ahora el registro localizado que corresponde a DEUDORES DIVERSOS. 10. Practica este tipo de bsqueda, para ello completa la siguiente tabla de acuerdo a la informacin que se te proporciona:
Nmero 1210-000-000 1330-000-000 3100-000-000 Descripcin SEGUROS GASTOS FINANCIEROS

Otra de las formas de bsqueda corresponde a FILTROS, cuya funcin es desplegar grupos de cuentas de acuerdo a la indicacin establecida, hagamos un ejercicio. 11. Lleva el apuntador hasta el inicio de la base. 12. Pulsa el botn FILTRO y digita las cuentas que se indican en la siguiente figura:

Por departamento

Observa que mediante esta opcin tambin puedes listar solamente a las cuentas acumulativas o de detalle. 13. Pulsa el botn ACEPTAR.
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Observa que de acuerdo al rango indicado el despliegue solamente presenta a las cuentas que se encuentran en el rango comprendido de PRODUCTOS FINANCIEROS a INTERESES PAGADOS. Seguramente te preguntars ahora cmo puedes regresar al despliegue original de las cuentas, y para realizarlo puedes utilizar la ventana anterior y activar el botn Todas, o bien, pulsar el botn RESTAURAR, o si deseas ahorrarte todo lo anterior pulsa nicamente la tecla F5. 14. Pulsa el botn RESTAURAR. Practica la opcin de filtros de acuerdo a las indicaciones que se presentan en los siguientes incisos, recordando activar la opcin para RESTAURAR cada que inicies una nueva consulta: a) b) c) d) e) f) g) Despliega nicamente las cuentas de detalle. Muestra las cuentas del nmero 1140-001-000 a 1190-006-000 Despliega nicamente las cuentas acumulativas. Muestra las cuentas del nmero 2110-000-000 al 1210-000-000 Qu sucedi? A qu crees que se deba? Pulsa la tecla F5.

Rangos de cuentas Antes de finalizar el proceso de la Instalacin Automtica, el sistema te pregunt si deseabas el rango estndar de cuentas, ello se debe a que de esta manera el sistema sabe a qu grupo pertenece cada una de las cuentas registradas, y en caso de anexar ms el usuario identifique fcilmente a partir de qu nmero pueden capturarse. 15. Activa el men correspondiente al comando Archivo. 16. Selecciona la opcin Rangos de cuentas, la siguiente figura presenta parte del despliegue de esta ventana:

Procesos bsicos dentro de un catlogo Todo sistema debe permitir realizar tres procedimientos para mantener actualizada la informacin capturada en cualquiera de sus catlogos, los cuales se conocen como Altas, Bajas y Cambios.
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COI cuenta con las mismas opciones a las cuales ha llamado de la siguiente manera: a) Agregar. Permite capturar nuevos registros y anexarlos a la base original. b) Modificar. Permite agregar o eliminar informacin dentro del registro capturado. c) Eliminar. Quita de la base de datos el registro seleccionado. 17. Cierra la ventana correspondiente al catlogo de Rango de Cuentas. Debes tener activado el catlogo de Cuentas. 18. Lleva el apuntador al comando Edicin y activa su men. 19. Copia en tu cuaderno el nombre de las opciones mostradas, as como las rutas cortas por medio de teclado, slo para las que lo permitan. Captura de cuentas 20. Localiza, utilizando el botn apropiado, la siguiente cuenta: MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. 21. Cul es el mensaje enviado por COI? 22. Como pudiste observar hay cuentas que no se encuentran registradas dentro del catlogo y que ser necesario capturarlas. Sin embargo, para poder realizarlo debe considerarse lo siguiente: a) Evitar utilizar un nmero que se encuentre registrado ya que de lo contrario el sistema enviar un mensaje de error. b) Saber a qu grupo pertenece la cuenta que se captura. c) Ubicarla dentro del rango apropiado. De acuerdo a la clasificacin de cuentas que estudiaste en la Unidad II, la cuenta de MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA pertenece al Activo fijo y se encuentra despus de la cuenta EDIFICIOS. 23. Sigue las mismas indicaciones del punto 20, slo que en este caso cambiars la descripcin por EDIFICIOS. Al observar el resultado de la bsqueda te podrs percatar de que el nmero que le corresponde es el 1220-000-000, y despus se encuentra registrado el nmero 1230-000-000 que corresponde a EQUIPO DE TRANSPORTE , esto quiere decir que podemos utilizar el nmero 1225-000000 para registrar la cuenta. 24. Activa el men del comando Edicin y selecciona la opcin Agregar. 25. Dentro de la ventana desplegada captura los datos y activa el botn de radio para sealar que la cuenta es acumulativa, observa la siguiente figura:

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26. Selecciona el botn Aceptar. 27. Observa que la cuenta se ha insertado entre la cuenta EDIFICIOS, as como EQUIPO DE TRANSPORTE. Captura de asientos de apertura La situacin financiera que refiere la empresa por medio del Balance Inicial se conforma de los Asientos de Apertura de cada una de las cuentas de balance, el sistema refleja estos datos en la columna Saldo Final dentro de la ventana de edicin del catlogo de cuentas. Por ejemplo, veamos cmo se captura el Asiento de Apertura de $5,650.00 correspondiente a la cuenta CAJA. 28. Localiza la cuenta CAJA y una vez ah haz un doble clic, para que puedas ingresar a la ventana y capturar la informacin del Saldo. 29. Localiza el rea para captura del Saldo y captura la cantidad en el campo que se muestra en la siguiente figura:
Departamentos

30. Pulsa sobre el botn Aceptar. 31. Observa que la columna Saldo Final contiene ahora la cantidad indicada. Captura de asientos de apertura Hay cuentas dentro del catlogo que deben ser acumulativas y el sistema las reconoce como cuentas de detalle, cuando esto sucede bastar con editar el registro correspondiente y activar el botn de radio apropiado. 32. Ahora captura los Saldos Iniciales en cada una de las cuentas de acuerdo a la informacin que se encuentra en la siguiente tabla, recuerda que si la cuenta no existe tendrs que darla de alta considerando la clasificacin general de estas.
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Cuenta Mobiliario y equipo de oficina Capital social Bancos Documentos por pagar a largo plazo Utilidades Propaganda o publicidad Terrenos Rentas pagadas por anticipado Clientes Acreedores diversos

Saldo inicial $4,300.00 $22,890.00 $8,200.00 $8,930.00 $5,000.00 $6,480.00 $1,200.00 $3,000.00 $2,000.00 $4,750.00

Las cuentas que debers utilizar se describen en la siguiente tabla, observa que hay algunas que se encuentran sombreadas, el motivo es que no se encuentran dadas de alta y deben crearse: 33. Agrega las cuentas faltantes y captura el saldo correspondiente de cada una de ellas.
Nmero 1110-000-000 1120-000-000 1150-000-000 1210-000-000 1225-000-000 1360-000-000 1380-000-000 2120-000-000 2210-000-000 3100-000-000 4010-000-000 Caja Bancos Clientes Terrenos Mobiliario y equipo de oficina Propaganda o publicidad Rentas pagadas por anticipado Acreedores diversos Documentos por pagar a largo plazo Capital social Utilidades Descripcin Saldo 4300 8200 2000 12000 4300 6420 3000 4750 8930 22890 5000

Captura de las cuentas de detalle Como ya se haba mencionado, la funcin de las cuentas de detalle es reportar el saldo a cada una de las cuentas acumulativas correspondientes los movimientos que se registran en el periodo; de acuerdo a lo que has visto hasta el momento el sistema requiere nmeros y descripciones, a fin de generar los movimientos en cada una de las cuentas por medio de plizas. Por lo anterior y en relacin con las cuentas de detalle se deber verificar lo siguiente: a) Que existan las cuentas acumulativas correspondientes. b) Generar las subcuentas correspondientes, estableciendo una descripcin para cada una de ellas. c) Considerar, para la generacin de las mismas, el rango que les corresponda de acuerdo a la clasificacin de las cuentas. d) No indicar el saldo, ya que este registro se establecer mediante una pliza 34. Observa el siguiente movimiento que se ejemplifica, a fin de que cuentes con elementos para registrar los nueve siguientes. Movimiento 1. La empresa realiza mejoras al edificio por un costo de $ 10 800.00 que se quedan a deber.
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35. El registro dentro de los esquemas de mayor da como resultado lo siguiente:

36. Al llevar estos datos a COI, primero debemos buscar que existan la cuentas acumulativas correspondientes, encontrando lo siguiente:
Nmero 1340-000-000 2120-000-000 Descripcin Gastos de instalacin Acreedores diversos

37. De acuerdo con lo anterior, la cuenta de GASTOS DE INSTALACIN tiene un movimiento registrado por lo que deber pensarse en una descripcin y asignar el nmero que corresponde a la subcuenta; el sistema reconoce esta cuenta como una cuenta de detalle por lo que antes deber modificarse, y una vez que se haya realizado se agregar la subcuenta que se indica a continuacin:
Nmero 1340-001-000 Descripcin sica ambiental y aire acondicionado M

38. En cuanto a la cuenta de ACREEDORES DIVERSOS podemos utilizar como descripcin a la subcuenta VARIOS, para de esta manera referirnos a la descripcin de la subcuenta anterior, obteniendo lo siguiente:
Nmero 2120-001-000
Varios

Descripcin

39. Verifica primero que existan las cuentas acumulativas, en caso contrario procede a su incorporacin dentro del catlogo, de acuerdo a la informacin que se presenta en la siguiente tabla:
Nmero 1120-000-000 1225-000-000 1355-000-000 1110-000-000 1320-000-000 1180-000-000 1145-000-000 2110-000-000 1244-000-000 1300-000-000 1360-000-000 1370-000-000 Bancos Mobiliario y equipo de oficina Papelera y tiles Caja Depsitos en garanta Documentos por cobrar Mercancas Proveedores Equipo de cmputo Rentas pagadas por anticipado Propaganda o publicidad Primas de seguros pagadas por anticipado Descripcin

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40. Procede a crear las CUENTAS DE DETALLE de acuerdo a la informacin que se presenta en la siguiente tabla:
2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 Mov. Nmero 1120-001-000 1225-001-000 1110-002-000 1355-001-000 1120-001-000 1320-002-000 1110-003-000 1180-001-000 1145-001-000 2110-001-000 1120-001-000 1244-001-000 Descripcin Cuenta bancaria Sillas y escritorios Caja general Archiveros Cuenta bancaria Grupo consultores Caja chica Socios Varios Diseos sobre medida Cuenta bancaria Depreciacin de equipo de cmputo

41. Una vez registradas las subcuentas anteriores, da de alta las cuentas de detallle correspondientes a cada uno de los siguientes movimientos: Movimiento 2. Se paga con un cheque $ 4500.00 por la compra de sillas y escritorios. Movimiento 3. Se paga en efectivo $ 2000.00 por la compra de diversos artculos de papelera. Movimiento 4. Se realiza un depsito a la empresa por $ 7000.00 Movimiento 5. Un socio pide un prstamo en efectivo por $ 1500.00 Movimiento 6. La empresa compra mercancas cuyo costo es de $ 3000.00 obteniendo crdito del proveedor. Movimiento 7. La empresa vende un scanner y un plotter en $ 9000.00, por la cual recibe un cheque. Movimiento 8. La empresa renta una de sus oficinas y recibe una renta anticipada de $ 4000.00 Movimiento 9. La empresa paga un cheque de $ 3000.00 por concepto de publicidad. Movimiento 10. La empresa gira un cheque para el pago de seguros por $ 7000.00. 42. Finalmente, observa cmo qued el catlogo. 43. Contesta lo que se indica dentro de cada inciso: a) Qu entiendes por archivo ndice? b) Por qu el programa establece diferentes catlogos para configurar un catlogo de cuentas? c) Qu diferencia existe entre una cuenta y una subcuenta? d) Observa el directorio de tu disco de trabajo y contesta lo siguiente: Cuntos archivos se instalaron? Qu extensiones se asignaron? e) Copia los mens que despliegan los comandos Archivo y Edicin. f) Activa el catlogo de cuentas. g) Pulsa el botn Buscar y anota la descripcin de los siguientes nmeros de Cuenta: 1210-000-000 1172-000-000 1256-000-000 1310-001-000 6500-097-000

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h) Pulsa botn el Buscar y anota en la lnea el nmero que le corresponde a las siguientes descripciones: Clientes Rentas Pagos anticipados 2% sobre nminas Cursos y becas i) Utiliza el botn Filtrar y escribe el nmero y descripcin de dos cuentas de Detalle y dos Acumulativas (diferentes a las indicaciones en los ejercicios anteriores).
Cuenta Acumulativa Cuenta de Detalle Descripcin Descripcin

j) Restaura todas las cuentas. k) Activa la opcin Rangos de Cuentas y contesta lo siguiente: Qu nmero le corresponde al grupo Capital? Cul es la descripcin del grupo cuyo nmero es 31? Cul es la cuenta inicial y final de los siguientes grupos? Proveedores. Caja, Bancos e Inversiones. Prstamos Bancarios C. Plazo. Evaluacin de la prctica Al trmino de la prctica debers entregar:
Cuestionario resuelto. Tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 4. CATLOGO DE PLIZAS Objetivo Que el estudiante capture los Movimientos correspondientes a cada una de las cuentas de detalle, utilizando plizas de diario. Antecedentes Haber realizado y entendido las actividades de aprendizaje correspondientes a este tema, as como tener capturado el catlogo de cuentas correspondiente a las cuentas acumulativas y de detalle sealadas en el balance general. Solucin del problema A partir de la informacin obtenida en la prctica 3. Desarrollo de la solucin El sistema maneja un concepto de multiventanas y ello implica que se pueden abrir simultneamente diferentes catlogos; sin embargo, puede ocurrir que al tenerlos abiertos y tratar de generar algn proceso el sistema se INHIBA, es decir, que no permita realizar movimiento alguno, o bien, se escuche un pequeo sonido al tratar de pulsa cualquier tecla, en tal caso pulsa la secuencia: Ctrl+Alt+Supr Continuemos con la captura de una pliza, para ello realiza lo siguiente: 1. Cierra la ventana activa. 2. Activa el comando Archivo y selecciona la opcin Plizas. 3. El sistema presenta una ventana de Folio para cada una de las plizas, en este caso no modifiques la informacin proporcionada ya que es la primera pliza que se registrar considerando los tres tipos conocidos. 4. Pulsa el botn Aceptar. 5. Actualmente observas la ventana de edicin de plizas, la cual te presenta cuatro columnas: a) Tipo. Indica si la Pliza es de Diario, Ingresos o Egresos. b) Nmero. Establece el folio de sta, si se configura el sistema para folio secuencial se generarn conforme se capturen los nmeros correspondientes. c) Fecha. Lleva un control del da en que se realiza el documento. d) Descripcin. Presenta el concepto con el que se registra la Pliza.

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El procedimiento para capturar una pliza considera que las sumas, tanto en la columna del DEBE como en la del HABER, deben CUADRAR para que pueda almacenarse el documento, en caso contrario el Sistema no permite salir de la ventana hasta que se cumpla con el criterio sealado. 6. Activa el comando Edicin y selecciona la opcin Agregar. 7. Para ir llenando cada uno de los campos debers pulsar la tecla de tabulador, o bien, ubicar el apuntador donde se requiera. 8. Indica un concepto para la pliza, el cual puede ser una referencia del mismo movimiento, en este caso el que corresponde al primer movimiento. 9. Pulsa la tecla de tabulador. 10. Te encuentras ahora en el campo No. de cuenta, aqu debes indicar el nmero de la cuenta de detalle que ser afectada, si no lo recuerdas puedes pulsar en el botn que contiene el smbolo ? esto indica que se puede activar una base de datos, en este caso la que corresponde al catlogo de cuentas. Una vez activada la base de datos navega hasta encontrar la cuenta y cuando la encuentres haz un doble clic para que se almacene en el lugar sealado. 11. Observa el procedimiento en la siguiente figura:

12. Al pulsar el tabulador el apuntador se desplaza hacia el campo Concepto del movimiento, donde se captura una cadena de caracteres relacionado con el movimiento que corresponde al cargo; por ejemplo, se puede capturar: AMBIENTACIN: SONIDO y AIRE ACOND. 13. Pulsa la tecla de tabulador, el desplazamiento se realiza ahora a la columna que corresponde al DEBE, captura la cantidad de 10800 sin puntos o comas, ya que el sistema automticamente hace la separacin. 14. Pulsa la tecla de tabulador, el desplazamiento se encuentra nuevamente en la columna No. de Cuenta, busca dentro de la base el nmero: 2120-001-000 15. Una vez seleccionada la cuenta anterior ubica, el apuntador en el siguiente campo y captura como concepto el mismo nombre de la cuenta: VARIOS. 16. Al finalizar ubica el apuntador en la columna del HABER y captura la cantidad de 10800. Recuerda que lo anterior es con el fin de que se cumpla el principio de la Teora de la Partida Doble.
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17. Pulsa la tecla de tabulador nuevamente, el Sistema te indica que ests en la tercera partida, con el nombre de partida se reconoce a cada uno de los conceptos que se registran dentro de la pliza. Estando en este lugar observa que las sumas cuadran. 18. Observa la siguiente figura:

19. Pulsa la tecla F3 para guardar la pliza. 20. Observa que se presenta un mensaje en la parte inferior izquierda de la ventana que indica Contabilizando. Al finalizar el proceso cambia el folio y presenta un formato en blanco para su llenado. 21. Pulsa la tecla F4 para salir. 22. Observa que actualmente la ventana de Edicin ya tiene registrada una pliza, como se muestra en la siguiente figura:

23. Agrega ahora la siguiente pliza que corresponde al segundo movimiento, cambia el tipo por Egresos, de acuerdo a los datos que se muestran dentro de la figura:

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24. Ahora captura las siguientes plizas, guate con los datos que se presentan a continuacin:
MOV. TIPO 3 Dr 4 5 6 7 8 9 10 Eg Dr Dr Ig Dr Eg Eg NMERO FECHA 3 7/Mar/99 1 4 5 2 6 2 3 8/Mar/99 17/Mar/99 19/Mar/99 20/Mar/99 22/Mar/99 26/Mar/99 27/Mar/99 DESCRIPCIN Compra de archiveros para el departamento de Contabilidad. Curso sobre Administracin. Prstamo al sr. scar Meja Anaya. Compra de mercanca a crdito. Venta de equipo de cmputo. Renta de oficina ubicada en Ro Magdalena. Pago de publicidad en radio Am y Fm. Pago de seguro.

Emisin de plizas La emisin de plizas consiste en la obtencin de una copia impresa, ya sea de un tipo de pliza o de un rango de las mismas. 25. Activa la ventana de edicin de plizas y pulsa el botn Imprimir, al hacerlo se presentar una ventana en la cual tendrs que indicar la manera en que se obtendr el reporte, como se muestra:

26. Deja los parmetros que se indican por default. 27. COI requiere un archivo para imprimir este tipo de formatos, el cual se llama EMIPZW.FTO, si pulsas sobre el botn Aceptar no lo encontrar, por lo que primero debes indicar la ruta en donde est. Para ello pulsa el botn Directorios y obtendras una ventana similar a la siguiente:

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28. Para establecer la Ruta: c:\coiwin\datos, realiza lo siguiente: a) Ubica el apuntador donde se encuentra el directorio raz [..] y haz un doble clic. b) En la lista de directorios busca [coiwin] y haz un doble clic. c) Busca el directorio [datos] y haz un doble clic. d) Observa que en la columna de la izquierda se despliegan todos los formatos que requiere COI, para la impresin de la pliza busca el archivo emipzw.fto e) Prepara la impresora y emite los reportes correspondientes. Evaluacin de la prctica
Imprime las plizas correspondientes. Entrega tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 5. EMISIN DE REPORTES Objetivo Que el estudiante emita los reportes correspondientes que permitan verificar los movimientos registrados en las cuentas. Antecedentes Haber desarrollado las actividades correspondientes a este tema, as como las prcticas 3 y 4. Solucin del problema Como ya lo has visto la obtencin de una salida impresa de la informacin te permitir corroborar la captura actual de datos, para hacerlo se puede emplear una de estas dos alternativas: a) Imprimir b) Reportes. Proceso para Imprimir A continuacin realizars la impresin del catlogo de cuentas, considerando que este proceso lo puedes aplicar en cualquier otro catlogo. 1. Cierra el catlogo de plizas 2. Activa el catlogo de cuentas, observa los botones que se presentan dentro de esta ventana y localiza el que se refiere a Imprimir como se muestra a continuacin:

3. Una vez que has pulsado este botn el sistema despliega una ventana similar a la siguiente:

D eta lle por d ep ar ta men to

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4. La ventana anterior se estructura de diferentes campos y en ellos puedes definir un rango inicial, as como un rango final de las cuentas, entre otras cosas. 5. Sin embargo necesitamos indicar que se desea una presentacin preliminar en pantalla antes de proceder a obtener una copia impresa, para realizarlo pulsa sobre el botn de Opciones, obtendrs una ventana similar a la de la siguiente figura:

6. Como podrs apreciar dentro de la misma se encuentran una area llamada Destino, y en ella aparecen tres botones de radio para indicar la manera en que se obtiene la impresin, 7. Lo que nos interesa es observar una vista previa de la impresin del catlogo seleccionado, para ello debers activar el botn que se muestra a continuacin:

8. Pulsa el botn Aceptar. 9. El sistema despliega la informacin del catlogo seleccionado, en este caso el catlogo de cuentas, como se muestra en la siguiente figura:

10. Despus de confirmar la informacin y verificar que es correcto el resultado, se puede indicar que la salida se enve a Impresora, para ello debers pulsar el botn llamado Imprimir. Considerando desde luego que se haya configurado inicialmente la impresora apropiada.
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Emisin de Reportes Los reportes son formatos preestablecidos por el sistema para obtener una salida acorde a la informacin contable que se necesita, a continuacin ejemplificaremos la obtencin de uno de ellos. 11. Cierra la ventana activa. 12. Ubica el apuntador sobre el comando Reportes y observa el men que se despliega, como se muestra a continuacin:

13. Selecciona el que corresponde a Balance General. 14. Como podrs apreciar el Sistema muestra un mensaje de advertencia, como el siguiente:

15. Lo anterior se debe a que no encuentra el archivo que permite imprimir el formato, pulsa sobre el botn Aceptar. 16. La ventana que se muestra te presenta el directorio de las unidades a fin de que indiques el lugar donde ste se encuentra, como se presenta en la siguiente figura:

17. Debers indicar la ruta, una de las formas es teclendola directamente, pero en este caso no se sabe cul es, para ello pulsa sobre la letra que identifica a la unidad C. 18. La ventana te muestra ahora una estructura de subcarpetas, busca la que se refiere a COIWIN y presiona sobre ella. 19. Localiza ahora el subdirectorio datos y actvalo tambin.
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20. Debers obtener una estructura similar a la que se indica a continuacin: c:\coiwin\datos 21. El sistema reconoce ahora el lugar donde se encuentran los archivos para obtener los reportes necesarios, como se muestra en la siguiente figura:

22. Selecciona el formato requerido y pulsa sobre el botn Aceptar, o bien, haz doble clic. 23. Observa que el control se enva a la ventana principal donde se despliega un cuadro de avance para sealar que se est emitiendo el reporte indicado. Para verificar que los movimientos en cada una de las cuentas se registraron conforme a la Teora de la Partida Doble, emite el reporte de la Balanza de comprobacin. 24. Activa el comando Reporte y selecciona la opcin Balanza de comprobacin. 25. En la ventana desplegada activa las opciones que se muestran a continuacin:

Por departamento

26. Emite el reporte de Auxiliar. 27. Emite tambin los otros dos reportes a Nivel de balanza: Mayor y Sub-cta. 28. Finalmente emite el reporte que corresponde al BALANCE GENERAL, a fin de observar la situacin financiera de la empresa al 31 de marzo de 1999.
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Proceso de cierre Es importante que realices mensualmente una serie de procesos con la finalidad de que el Sistema reconozca que el ejercicio ha concluido y se procede a realizar uno nuevo. Estos procesos se definen de la siguiente manera: a) La creacin del Siguiente Periodo: indica la apertura de un nuevo mes. b) Consolidacin: suma la Contabilidad de diferentes empresas dentro de una nueva llamada Consolidadora, creando un catlogo de cuentas nuevo donde suma los cargos, abonos y saldos. c) Pliza de Cierre: crea bajo el concepto de Pliza Modelo la pliza que indica el Cierre del Ejercicio Fiscal. 29. Ingresa a la ventana Principal. 30. Ubica el apuntado en el comando Utileras. 31. Selecciona la opcin de Procesos. Observa que aqu se encuentran los procesos de cierre. 32. Sigue las indicaciones que el sistema te presenta, a fin de realizar: a) La creacin del siguiente periodo. b) La pliza de cierre. De esta manera ha concluido tu trabajo con COI. Evaluacin de la prctica
Entrega de los reportes solicitados Enrega tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 6. USO Y APLICACIN DE COI Objetivo Que el estudiante aplique los conceptos de la teora contable, mediante un programa de aplicacin contable, para dar solucin a un problema. Situacin de aprendizaje Deseas buscar empleo, ya que sabes cmo llevar la Contabilidad y la nmina de una empresa; para ello compras el peridico y en la seccin de empleos encuentras el siguiente anuncio:

Piensas que puedes ser el candidato ideal porque posees los conocimientos que se piden, sin embargo tienes poca experiencia en el manejo de programas relacionados con estos temas; an as concertas una cita. Al llegar al lugar y hora indicado te recibe una secretaria, la cual te pide una copia de tu curriculum y te indica que tomes asiento. Durante el tiempo que permaneces en espera observas que las instalaciones son muy agradables, y que el personal que ah labora trabaja de manera entusiasta y al pasar te saluda amablemente an sin conocerte; decides que ese sera el ambiente en el cual te gustara trabajar. La secretaria te indica que pases a la oficina del Gerente, al llegar ste te recibe con agrado y te explica las funciones y objetivos que tiene la empresa, y despus de una breve entrevista te indica que el proceso de seleccin de un candidato para ser aceptado como parte de la empresa conlleva primero contratos eventuales, los cuales se irn renovando conforme el candidato vaya demostrando su aptitudes, por medio de diferentes exmenes que lo pondrn a prueba hasta firmar un contrato definitivo y ello debido a la importancia que tiene la empresa para el mercado. Aceptas todas las condiciones establecidas y te pide que pases con la secretaria quien te lleva al departamento de personal donde te indican la fecha y hora en la que debers presentarte a realizar un examen de conocimientos, por lo que se te entrega un instructivo de los temas que debers preparar para la evaluacin. Al salir de la empresa te decides a poner todo de tu parte para conseguir el trabajo y al leer el instructivo encuentras lo siguiente:

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Te propones a preparar los temas para el examen, por lo cual realizas lo siguiente: a) Conseguir una versin demostrativa sobre cualquier programa de tipo administrativo. b) Consultar las notas de Contabilidad. Te presentas el da del examen y despus de contestar la parte terica se te traslada al departamento de Informtica, en donde se te indica que debes instalar un paquete para el manejo de la Contabilidad; existen tres computadoras y tu examen consiste en instalar y configurar bajo el concepto de empresa invlida el paquete en la computadora adecuada,se te da una hora para realizar el proceso de instalacin y configuracin del mismo. Proceso de configuracin Lo que tendrs que realizar es: Abrir el paquete y sacar los discos originales. Pedir te suministren discos para crear el respaldo y para directorio de trabajo. Guardar los discos originales. Verifificar los requerimientos de hardware y software que pide el paquete. Buscar la computadora ms adecuada para realizar la instalacin. Utilizar los respaldos e instalar. Ingresar al programa utilizando la clave COIWIN. Establecer como fecha para inicio de operaciones la correspondiente a Abril 5 del ao en curso en el directorio de datos. Realizar la instalacin automtica. Configurar el Sistema dejando los parmetros por default. Mostrar el trabajo

Al terminar se te pide esperes en recepcin el resultado de tus exmenes, despus de quince minutos se te indica que pases al departamento de personal, ah se te informa que debido al resultado de tus exmenes eres el candidato ideal, por lo cual firmas un contrato eventual por un mes. Se te da informacin sobre polticas, salario y prestaciones que recibirs, as como del da en que empezars a laborar. Posteriormente se hace tu presentacin ante tu jefe inmediato el CP. Andrs Ochoa Hernndez . Te presentas a laborar al da siguiente en el departamento de Contabilidad y tu jefe inmediato te indica que se debe actualizar la informacin del catlogo de cuentas, considerando la informacin de la siguiente tabla:

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CUENTA RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO DOCUMENTOS POR PAGAR (A LARGO PLAZO) BANCOS CAPITAL SOCIAL CAJA TERRENOS EDIFICIOS PROVEEDORES PAPELERA y TILES MERCANCAS UTILIDADES DEL PERIODO GASTOS DE INSTALACIN PROPAGANDA o PUBLICIDAD DOCUMENTOS POR PAGAR CLIENTES RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO MOBILIARIO y EQUIPO DE OFICINA INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO DEUDORES DIVERSOS EQUIPO DE CMPUTO y ELECTRNICO

SALDO INICIAL $ 3, 425, 000.00 $ 24, 000, 000.00 $ 14, 000, 000.00 $ 50, 812, 000.00 $ 3, 000, 000.00 $20, 000, 000.00 $35, 000, 000.00 $4, 000, 000.00 $2, 780, 000.00 $10, 000, 000.00 $13, 001, 000.00 $15, 000.00 $1, 850, 000.00 $10, 000, 000.00 $5, 000, 000.00 $387,000.00 $50, 000.00 $270, 000.00 $7, 000, 000.00 $350, 000.00

Realiza lo siguiente: 1. Verifica los rangos de cuentas que te proporciona el programa, para que tengas una idea del rango donde debes capturar tus cuentas. 2. Despus actualiza el catlogo de cuentas. 3. Una vez que has terminado imprime el catlogo de cuentas con el saldo inicial de las mismas. Al siguiente da se te informa que se requiere el Balance general y para ello se te presenta una lista de los movimientos que se generaron durante el periodo. Movimiento 1. Compramos sillas y escritorios secretariales por un costo de $5, 000, 000.00, los cuales pagamos con cheque. Movimiento 2. Pagamos por la instalacin de msica ambiental y aire acondicionado $25, 000, 000.00, por los cuales dimos un pago inicial en efectivo de $2, 000.00 y se nos concedi pagar el resto a un plazo no mayor de 6 meses. Movimiento 3. El departamento de Personal solicit la adquisicin inmediata de carpetas para guardar archivo, por lo cual pagamos en efectivo $1, 800.00 Movimiento 4. La empresa Grupo AFSA nos deposit un cheque por $3, 000, 000.00 debido al diseo de imagen que realizamos para una de sus campaas. Movimiento 5. Prestamos 5 millones a 4 de nuestros empleados, pero debido a que uno de ellos solicitaba la cantidad de inmediato, le fueron entregados $1, 500.00 en efectivo. Movimiento 6. Se compr un pequeo terreno con un valor de $18, 000, 000.00, por lo cual emitimos un cheque por $2, 000, 000.00 y por el resto firmamos un pagar a un plazo mayor de un ao.
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Movimiento 7. Cobramos una renta anticipada de $4, 000, 000.00 por uno de nuestros locales. Movimiento 8. Por concepto de luz y agua pagamos $4, 000, 000.00 Movimiento 9. La empresa GEMSA nos deposit $5, 000, 000.00 por concepto de la elaboracin de agendas de fin de ao. Movimiento 10. Se liquid a uno de nuestros trabajadores, por lo cual se emiti un cheque por la cantidad de $4, 785, 000.00 Movimiento 11. La empresa Grupo ADSC nos pag en efectivo $5, 000.00 por concepto de anticipo en el diseo de plumas fuente con logotipo y nos depsito el resto en un cheque por $3, 000, 000.00 Movimiento 12. Se pag a diferentes acreedores la cantidad de $9, 387, 000.00, por lo cual se giraron diferentes cheques. Movimiento 13. Recibimos $8, 000, 000.00 por concepto del cobro de una letra de cambio. Movimiento 14. Vendimos tres computadoras por un costo total de $6, 000.00 Movimiento 15. Los proveedores nos proporcionaron crdito en la adquisicin de mercanca por $5, 000, 000.00 4. Captura las cuentas acumulativas que hagan falta dentro del catlogo, as como las de detalle correspondientes, de acuerdo al principio de la teora de la partida doble. 5. Imprime los siguientes reportes: Balance General y Balanza de Comprobacin. El siguiente da se te pide emitir las polizas de Diario, Ingresos y Egresos correspondientes. 6. Observa los movimientos que has registrado y de acuerdo a la naturaleza de cada uno realiza las plizas correspondientes, recuerda que el formato es el mismo para cada una de las plizas, lo nico que cambiar son las siglas de cada una de ellas. 7. Se te indica que s existe alguna forma de observar el comportamiento del Activo, Pasivo y Capital, tu indicas que s para lo cual realizas lo siguiente: 8. Ubica el apuntador en el men Grfica y selecciona Activo, Pasivo y Capital, despus obtn el reporte correspondiente. 9. Finalmente, ingresa al comando Utileras, activa la opcin Procesos y realiza lo siguiente: a) Emite la pliza de cierre b) Activa el proceso para creacin del siguiente periodo. Evaluacin de la prctica Entrega todos los reportes que se indican con orden y limpieza.

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Prctica 7. CONFIGURACIN NOI Para un manejo eficiente de NOI sigue la secuencia que a continuacin se describe y realiza lo que se indica: 1. 2. 3. 4. Ingresa a Windows y ubica el apuntador dentro del botn inicio. Selecciona dentro del men desplegado la opcin Programas. Localiza dentro del men desplegado al elemento ASPEL. Dentro de este submen, busca ahora al elemento ASPEL- NOI PARA WINDOWS (recuerda que la plataforma operativa de un paquete determinar su funcionamiento, en este caso por medio de Windows y de igual manera como ya lo has visto dentro de COI, el manejo se realiza por medio de ventanas), actvalo. 5. Una vez que lo has realizado, el programa te presenta una ventana la cual te informa la versin, as como el nombre de la empresa que trabajars (que para nuestro desarrollo ser la EMPRESA INVLIDA), como se muestra en la siguiente figura:

6. La clave de acceso que debers digitar dentro del cuadro de dilogo correspondiente ser : NOIWIN 7. Observa que dentro de la ventana existen tres botones: a) Aceptar. Ingresa la accin indicada y presenta la siguiente ventana. b) Cancelar. Omite la accin indicada y regresa el control a la ventana anterior. c) Ayuda. Presenta el tema relacionado con la ventana activa, para precisar de manera detallada los elementos que la conforman y la forma de utilizarlos. 8. Pulsa sobre el botn Aceptar, o bien, presiona la tecla <enter>. 9. La informacin que debers considerar para la ventana actual se refiere al directorio de datos, as como la fecha de procesamiento de la informacin. 10. Necesitas un disco de trabajo, de preferencia que no contenga informacin, ya que tus datos se almacenarn en la unidad A. 11. En cuanto a la fecha, nuestra nmina ser de tipo quincenal, por este motivo utilizaremos dentro del manual la que corresponde al 15 de marzo del ao en curso, recuerda que la misma deber ingresarse bajo el formato DDMMAA, es decir, no debe usar espacios o bien guiones. La informacin correspondiente a estos dos aspectos se presenta en la siguiente ventana:

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12. Como medio de seguridad, NOI presenta una pequea ventana sobre la instalacin de una nueva base de datos, como se muestra en la siguiente figura:

13. Pulsa sobre el botn que indica S, ya que es a travs de este proceso como el sistema lleva a cabo la Instalacin Automtica, que como recordars es el medio para alojar los archivos que se requieren para la correcta operacin del mismo. 14. El sistema inicia la instalacin y te har, a travs de diferentes ventanas, preguntas para determinar otros aspectos de funcionamiento, como se presenta en la siguiente figura:

15. Pulsa nuevamente sobre el botn S, ya que de esta manera aseguraremos un listado de percepciones y deducciones estndar que maneje cualquier empresa. 16. Recuerda que otro de los aspectos que debe contener esta Instalacin es el que se relaciona a la forma como el sistema llevar a cabo el clculo para las percepciones y deducciones del trabajador, para lo cual considera un catlogo de tablas, como se presenta en la siguiente figura.

17. Una vez ms debers indicar que S; nosotros trabajaremos con este tipo de tablas, sin embargo hay que recordar que las mismas cambian por ley de acuerdo a lo que establezca el Diario Oficial de la Federacin en el rubro de salarios, con ello queremos precisar que stas pueden modificarse dentro del sistema en cualquier momento. 18. Despus de algunos segundos el sistema informa que la base de datos se ha instalado de acuerdo a los datos que inicialmente indicamos, como se muestra en la siguiente figura:
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19. El sistema inicia el procesamiento de toda la informacin que se le ha indicado, es por ello que vers que ste tarda un poco en presentarte la siguiente ventana, una vez que ha terminado te lleva directamente a la del Catlogo de trabajadores, cirrala para iniciar con la descripcin de la ventana principal. Descripcin de la ventana principal 20. Actualmente debers observar una ventana similar a la que se muestra a continuacin:
a. b. c.

d.

e.

La ventana anterior contiene elementos que ya te son familiares, como: a. Barra de ttulo. Su finalidad es indicar el nombre del programa, empresa y fecha del periodo de trabajo. b. Barra de comandos. Dispuestos horizontalmente se encuentran los comandos con los que opera el sistema, cada uno de ellos contiene diferentes opciones por medio de mens en forma de cascada, a los cuales se puede tener acceso pulsando la tecla <Alt> seguida de la letra que se encuentra subrayada, una vez activado un men se puede navegar a los otros pulsando la tecla de desplazamiento, ya sea a la izquierda o derecha. c. Botones de herramientas. Tambin son: llamados formas cortas o atajos, activan los catlogos mas comunes que requiere el sistema; al ubicar el apuntador y navegar a travs de ellos el apuntador toma una forma de mano sealando con un dedo ndice, y dependiendo hacia dnde te desplaces presentar debajo el nombre de cada uno de los procesos. d. rea de Edicin. Es aqu donde se desplegarn las diferentes ventanas que corresponden a los catlogos activados, actualmente slo presenta el nombre del programa NOI. e. Lnea de Estado. De acuerdo al proceso que se seleccione mostrar informacin sobre el mismo

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Verificacin de la instalacin automtica Aunque el sistema realice procesos de manera automtica siempre es necesario saber en dnde se pueden verificar, de esta manera se podrn comprobar como en el caso de la instalacin automtica. 21. Activa el men Utileras y selecciona la opcin Control de archivos, con ello se desplegar una ventana como se muestra a continuacin

Observa que dentro de ella se despliegan los nombres de los diferentes archivos junto con su descripcin, as como la indicacin dentro de la columna Estado de S existe y con ello podemos estar seguros que la instalacin se realiz correctamente; sin embargo, cuando esto no ocurre debers pulsar el botn Instal. Auto y proceder de la manera como explicamos al inicio del manual. Parmetros del Sistema Una vez revisada la instalacin automtica debers verificar otro aspecto con relacin a los parmetros de la nmina y el sistema, para verificar los aspectos que se relacionan ya con la forma en que se manejar la nmina. 22. Pulsa sobre el botn Salir de la ventana anterior. 23. Activa el men Configuracin y selecciona la opcin Parmetros de la nmina, verifica que los datos se encuentren como se indica en la siguiente figura:

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Como te habrs percatado, en la columna del lado izquierdo se define todo lo relacionado con la forma en que se procesar la nmina y en la columna del lado derecho se asocia por medio de un nmero el concepto de cada tabla, el cual si es necesario podr cambiarse pulsando sobre el botn que indica el signo ?, que se refiere a una base de datos. Cuando la nmina se realiza una vez al ao, por ejemplo: Aguinaldo o Utileras, debers activar la caja de verificacin correspondiente a Nmina especial. 24. Consulta en tu localidad cul es el salario mnimo vigente y cambia el dato en el campo correspondiente; dentro del manual manejaremos $ 35.00 25. Pulsa el botn Aceptar de la ventana anterior. 26. Ahora verificaremos los Parmetros del Sistema. Ubica nuevamente el apuntador dentro del men Configuracin y al activarlo selecciona la opcin Parmetros del Sistema, la ventana que observas se presenta a continuacin:

Observa que la ventana se integra de una columna que contiene cajas de verificacin, el motivo de no activar la primera de ellas es porque los decimales no deben redondearse al entero ms prximo, ya que se le podra retener de ms, o bien, dar de ms en el desglose del recibo al trabajador; en cuanto a la forma de ingresar el nombre ser de acuerdo a como se encuentra activado, si por algn motivo el Sistema no llegara a reconocer la instalacin, ello se debe a que quizs est trabajando en un directorio de datos diferente al que seleccionaste, aqu puedes verificarlo. 27. Al terminar pulsa sobre el botn Aceptar y regresa nuevamente a la ventana principal. Evaluacin de la prctica
Entrega tus reportes sin faltas de ortografa. Realiza tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 8. CATLOGOS DE PUESTOS Y DEPARTAMENTOS Objetivo Que el estudiante ingrese la informacin correspondiente a Puestos y Departamentos. Solucin del problema Con los datos obtenidos de los recortes del peridico dars de alta la informacin que estructurar las bases de datos preliminares de una nmina. Desarrollo de la solucin Iniciaremos con la captura de algunas de las reas que estructuran una empresa, es decir, los diferentes DEPARTAMENTOS que la conforman: 1. Ingresa a NOI. 2. Verifica que los parmetros de la nmina sean correctos. 3. Ubica el apuntador en el men Archivo y despligalo. Observa que aqu se encuentran cada una de las opciones correspondientes a los diferentes catlogos que requiere el sistema para poder trabajar. 4. Selecciona la opcin Departamentos. 5. Al hacerlo el sistema emite la ventana de edicin correspondiente al catlogo indicado, por medio de ella podrs observar los diferentes campos que la conforma, as como los registros que se encuentran capturados hasta el momento, como se presenta en la siguiente figura:

El procedimiento para agregar registros es el mismo que se har para cada uno de los catlogos. 6. Ubica el apuntador en el men Edicin y actvalo, selecciona la opcin Agregar y captura el registro tal y como se indica en la siguiente figura:

7. El nico campo que no capturars es el que se relaciona con COI, ya que aunque el sistema lo permite nosotros no manejaremos esta interfase.
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8. Despus de pulsar el botn Aceptar, el sistema reconoce la captura del siguiente registro y para ello asigna la clave 2. 9. A continuacin dars de alta la informacin que se registra en la siguiente tabla, recuerda que cada que pulsas sobre el botn Aceptar el sistema agrega un nuevo registro, si por alguna razn te equivocas posteriormente se explicar cmo modificar un registro.
Clave Departamento 2 Contabilidad 3 Nmina 4 Informtica

10. Una vez que has concluido pulsa sobre el botn Cancelar. 11. El apuntador se ubica en el ltimo registro capturado, para observar los dems pulsa sobre el botn Flecha hacia arriba que se encuentra dentro de la barra de desplazamiento. 12. Si deseas modificar algn registro lo puedes hacer sleccionando alguna de las dos formas que a continuacin se presentan: a) Haz una doble pulsacin con el ratn sobre l. b) Activa el men Edicin y selecciona la opcin Modificar. 13. Cierra la ventana activa. Catlogo de puestos Definiremos ahora los nombres de los diferentes puestos que hay en cada departamento y para ello activaremos el catlogo apropiado. 14. Activa el men Archivo y selecciona la opcin Puestos. 15. Agrega un nuevo registro y captura la informacin, para desplazarte a travs de la ventana pulsa la tecla <tab>, que se indica en la siguiente figura:

16. Para la captura de los siguientes puestos considera la informacin que se presenta en la siguiente tabla:
Clave 2 3 4 5 6 Descripcin Auxiliar Analista Programador Capturista Contador Salario Diario 150 180 210 120 220 Salario Mximo 160 190 215 130 235

17. Una vez finalizada la captura cierra la ventana.

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Catlogo de trabajadores Definiremos ahora los nombres de los trabajadores y les asignaremos un puesto y un departamento. 18. Activa el men Archivo y selecciona la opcin Trabajadores. 19. Agrega el primer registro, al hacerlo la ventana te presenta tres carpetas que corresponden a: a) Datos generales. Informacin principal que el sistema requiere para llevar el control de los trabajadores. b) Informacin del salario. Todo lo referente al control de pagos. c) Datos complementarios. 20. Captura la informacin que se presenta a continuacin:

21. Para capturar la fecha considera el formato (DDMMAA), en cuanto la asignacin del puesto as como el departamento pulsa sobre el botn ? y selecciona el registro que se indica. 22. Capturaremos ahora la informacin que corresponde a la carpeta Informacin del salario, para ello ubica el apuntador y pulsa sobre dicha carpeta. Captura la informacin que se presenta a continuacin:

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23. Dentro de la ventana anterior hay algunos campos de los cuales precisaremos su funcin. a) Tipo. El sistema reconoce tres formas para establecer los ingresos del trabajador: Fijo: los ingresos del trabajador siempre son los mismos. Variable: no se conoce el monto de los ingresos del trabajador. Mixto: un trabajador percibe ingresos que son fijos y al mismo tiempo variables, por ejemplo un vendedor comisionista. b) Forma de pago. Se indica la forma en que el trabajador percibe sus ingresos, para ello puede elegir entre tres alternativas: Transferencias. se hace el depsito al trabajador en su cuenta bancaria. Efectivo: se entrega al trabajador en billetes y monedas el monto total de sus ingresos. Cheque: el trabajador recibe un cheque el cual podr cambiar en el banco por efectivo. 24. Activa la carpeta Datos complement., y captura la informacin que se refiere a continuacin:

25. Contina con la captura de registros, para ello da de alta la informacin que se presenta en las siguientes tablas:
CLAVE Nombre(s) Apellido paterno Apellido materno Fecha de nacimiento R.F.C Afiliacin IMSS CURP Departamento Puesto DATOS GENERALES 2 ALMA Montoya MIRELES 130364 MOMA-640313 79846433221 MOMA640313MGDAWQOZ 2 6

INFORMACIN DEL SALARIO Tipo Fijo Forma de pago Efectivo DEPSITO DEL SAR Sucursal 2 Banamex Localidad MIRAMONTES Control del Banco 731

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Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad Federativa Telfono Cdigo Postal

DATOS COMPLEMENTARIOS AV. INSURGENTES SUR No. 74 INT 32 ROMA MXICO D.F Distrito Federal 5-276-37-12 02345 DATOS GENERALES 3 GERARDO ALANIS BARCENAS 140165 AABG650104ABJCSR03 85906578232 AABG650104ABJCSR03 3 1

CLAVE Nombre(s) Apellido paterno Apellido materno Fecha de nacimiento R.F.C Afiliacin IMSS CURP Departamento Puesto

INFORMACIN DEL SALARIO Tipo Fijo Forma de pago Transferencia Banco operador 2 Banamex Localidad/Sucursal VILLA COAPA Control del Banco 711 Cuenta de cheques 5630760134072211 DEPSITO DEL SAR Sucursal 2 Banamex Localidad MIRAMONTES Control del Banco 431 DATOS COMPLEMENTARIOS RO MAGDALENA No. 44 ALTOS 21 MIXCOAC MXICO D.F Distrito Federal 04459708532 04567 DATOS GENERALES 4 ANABEL JIMNEZ FLORES 250267 JIFA-670225 79826789432 JIFA670225JSFRAL09 4 4

Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad Federativa Telfono Cdigo Postal

CLAVE Nombre(s) Apellido paterno Apellido materno Fecha de nacimiento R.F.C Afiliacin IMSS CURP Departamento Puesto

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INFORMACIN DEL SALARIO Tipo Fijo Forma de pago Transferencia DEPSITO DE LA NMINA Banco operador 2 Banamex Localidad/Sucursal VILLA COAPA Control de Banco 711 Cuenta de cheques 9422780136032211 DEPSITO DEL SAR Sucursal 2 Banamex Localidad MIRAMONTES Control del Banco 431 DATOS COMPLEMENTARIOS MRTIRES DE TACUBAYA 214 INT 19 TACUBAYA MXICO D.F Distrito Federal 5-276-31-98 06713 DATOS GENERALES 5 EDUARDO CRUZ ESPEJEL 170466 CUEE-660417 77957865437 CUEE660417CVKLRT96 1 5

Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad Federativa Telfono Cdigo Postal

CLAVE Nombre(s) Apellido paterno Apellido materno Fecha de nacimiento R.F.C Afiliacin IMSS CURP Departamento Puesto

INFORMACIN DEL SALARIO Tipo Fijo Forma de pago Efectivo DEPSITO DEL SAR Sucursal 2 Banamex Localidad MIRAMONTES Control del Banco 041 Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad Federativa Telfono Cdigo Postal DATOS COMPLEMENTARIOS CALZADA DEL HUESO No 17 VILLA COAPA MXICO D.F Distrito Federal 5-678-32-14 07585

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CLAVE Nombre(s) Apellido paterno Apellido materno Fecha de nacimiento R.F.C Afiliacin IMSS CURP Departamento Puesto

DATOS GENERALES 6 LETICIA FIGUEROA GARRIDO 091065 FIGL-650509 78956578746 FIGL650509FHNBK509 1 2

INFORMACIN DEL SALARIO Tipo Fijo Forma de pago Efectivo DEPSITO DEL SAR Sucursal 2 Banamex Localidad MIRAMONTES Control del Banco 431 Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad Federativa Telfono Cdigo Postal DATOS COMPLEMENTARIOS AV. AGUSTIN MELGAR No. 142 CHAPULTEPEC MXICO D.F Distrito Federal 5-567-65-89 22450 DATOS GENERALES 7 MOISS BOLAOS SNCHEZ 200766 BOSM-660720 82956614324 BOSM660720BMLAOT09 1 1

CLAVE Nombre(s) Apellido paterno Apellido materno Fecha de nacimiento R.F.C Afiliacin IMSS CURP Departamento Puesto

INFORMACIN DEL SALARIO Tipo Fijo Forma de pago Cheque DEPSITO DE LA NMINA Banco operador 2 Banamex Localidad/Sucursal VILLA COAPA Control de Banco 711 Cuenta de cheques 7824670328095211 DEPSITO DEL SAR Sucursal 2 Banamex Localidad MIRAMONTES Control del Banco 431

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Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad Federativa Telfono Cdigo Postal

DATOS COMPLEMENTARIOS CERRO DE JESS No.9 CAMPESTRE CHURUBUSCO MXICO D.F Distrito Federal 5-678-25-88 07792

26. Una vez que has concluido con la captura de los registros, cierra la ventana. Percepciones y Deducciones Revisaremos ahora los conceptos que tiene el sistema en relacin a lo que se le da al trabajador (Percepcin), as como lo que se le retiene (Deduccin). 27. Lleva el apuntador al men Archivo y actvalo. 28. Selecciona la opcin Percepciones y Deducciones. 29. NOI presenta un listado de los diferentes conceptos, como se muestra en la siguiente figura:

30. Del listado anterior utilizaremos, adems de las que marca por ley el programa, las siguientes descripciones.
P/D P003 P005 P014 P016 D004 DESCRIPCIN HORAS EXTRAS DOBLES HORAS EXTRAS TRIPLES DESPENSA PREMIOS DE PUNTUALIDAD PRESTAMO PERSONAL FRMULA (SD/8)*2 (SD/8)*3

Cada una de las percepciones o deducciones pueden aplicarse de manera general a todos los trabajadores o de manera Individual, observemos entonces de qu forma se puede modificar la informacin que se encuentra ya registrada para una de las descripciones que se indican en la tabla anterior. 31. Seleccione la PO14 haciendo un doble clic sobre ella, obtendrs una ventana similar a la siguiente:

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Mont o del periodo

32. A continuacin describiremos la funcin de los campos que permiten controlar la forma en que se aplica el concepto: a) Aplicacin: botn de radio para seleccionar si el concepto se aplica a todos los trabajadores (General), o slo a algunos de ellos (Individual). b) Nmina: botn de radio para seleccionar la forma en que se procesa la nmina, es decir, cada periodo (Normal) o slo una vez al ao (Especial). c) Aplica Artculo 86: su activacin permite realizar clculos en percepciones extraordinarias, generalmente las realizadas en nminas especiales. d) Prestacin: indica si la cantidad que se otorga se realiza en especie, lo que implica cualquier otra forma no en efectivo. e) Aplica destajo: se usa en percepciones o deducciones que se aplican de manera individual de acuerdo al trabajo que se haya realizado. f) Cuenta contable: slo si se usa la interfase con COI. g) Frmula: seala el monto o la frmula que se aplica al concepto indicado. h) Nmero de tabla: en caso de que se debe utilizar una de las tablas para la aplicacin de la misma. i) Tipo de percepcin: si el concepto es fijo o variable y ello con la finalidad de que se aplique al SDI. j) Clave del calendario: indica el intervalo de tiempo en que se acumula la percepcin o deduccin. k) Monto del periodo: muestra el acumulado con respecto a la nmina anterior. l) Monto anual: despliega el anual acumulado para el concepto. 33. De acuerdo a lo anterior, debemos verificar que los conceptos se encuentren como individuales, ya que variara para cada uno de los trabajadores el monto correspondiente. 34. Para el caso de la percepcin correspondiente a Despensa el botn debe indicar Individual, ya que a cada uno de los trabajadores se le asignar un monto diferente. 35. Hay algunos conceptos que ya se encuentran registrados con una frmula, por ejemplo la percepcin P003 y otros como la deduccin D004 que necesita se indique la forma en que se calcular, para ello usaremos el catlogo de Movimientos a la Nmina. 36. Cierra la ventana activa. Evaluacin de la prctica
Entrega tus reportes sin faltas de ortografa. Realiza tu trabajo con orden y limpieza. 49

Prctica 9. MOVIMIENTOS A LA NMINA Objetivo Que el estudiante aplique movimientos individuales a los trabajadores, de acuerdo a los criterios de naturaleza, frecuencia y origen con que stos se establecen en la empresa. Solucin del problema Para una aplicacin correcta de los movimientos anteriores, sigue la secuencia que se presenta a continuacin: Aqu se indica la forma como se aplican, dentro de la nmina, los conceptos que se han seleccionado a cada uno de los trabajadores. 1. Activa el men Consultas y selecciona la opcin Movimientos. 2. El sistema ubica el apuntador en el primer registro capturado e informa los movimientos que se le han asignado; en nuestro caso an no han sido asignados, por lo que observars una ventana de la cual se muestra una parte en la siguiente figura:

3. Activa el men Edicin y selecciona la opcin Agregar, una ventana similar a la siguiente se despliega:

Bajo

Aplica destajo

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A continuacin explicaremos el uso de cada uno de los campos: a) Clave del trabajador: permite seleccionar del catlogo de trabajadores una de las claves con la finalidad de reconocer a quin se aplica el movimiento. b) Clave Per. Ded.: indica qu concepto se aplica al trabajador. c) Acum. con lmite de monto: el movimiento deja de aplicarse cuando el monto acumulado sea igual que el monto lmite. d) Acumulativo hasta la fecha: el movimiento se aplica hasta que llegue a la fecha de trmino. e) Repetitivo sin lmite: el movimiento se aplica en las subsecuentes nminas hasta que ste se d de baja. f) Slo esta nmina: el movimiento tiene aplicacin slo en la nmina indicada. g) Fecha de inicio: indica cundo se empieza a aplicar el concepto. h) Fecha de trmino: indica cundo debe dejar de aplicarse. i) Monto o frmula: una cantidad especfica o la frmula que permite obtenerla. j) Monto lmite: es la cantidad lmite. k) Monto acumulado: presenta la cantidad que se registra en cada periodo. 4. Capturaremos uno de los movimientos para el trabajador que tiene la clave 1, como se muestra en la siguiente figura:

El movimiento se refiere a horas extras dobles, observa que el mismo slo se aplica para esta nmina. En cuanto al nmero 2 se entiende que el trabajador tuvo dos horas extras dobles y debido a que el concepto ya tiene una frmula el sistema realiza el clculo de acuerdo a la frmula: (SD/8)*2, pero como son 2 horas extras dobles el sistema entiende (180/8)*4=90 5. Veremos otra forma de capturar movimientos a los trabajadores, para ello activa el men Edicin. 6. Selecciona la opcin Movimientos a la nmina, observa que hay otras alternativas, selecciona la opcin Un trabajador varios movimientos.
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7. A continuacin te presentamos la captura de los movimientos para el primer trabajador:

8. Una vez que se terminan de capturar los movimientos debes pulsar en el botn que presenta un icono en forma de disco para que se graben. Como te habrs dado cuenta, esta opcin no permite definir el tipo de movimiento. 9. Sal de esta ventana y activa la opcin de Captura individual. 10. La siguiente tabla te indicar qu percepciones y deducciones debes aplicar a cada uno de los trabajadores: BALLESTEROS RODRGUEZ ALBERTO
PER./DEDUC. DESCRIPCIN P003 HORAS EXTRAS DOBLES P014 P016 DESPENSA PREMIOS DE PUNTUALIDAD 2 200 300 MONTO MOVIMIENTO SLO ESTA NMINA REPETITIVO SIN LMITE SLO ESTA NMINA

MONTOYA MIRELES ALMA

PER./DEDUC. DESCRIPCIN P014 DESPENSA P016 P003 250 MONTO MOVIMIENTO REPETITIVO SIN LMITE SLO ESTA NMINA SLO ESTA NMINA

PREMIOS DE 300 PUNTUALIDAD HORAS EXTRAS TRIPLES 3

ALANIS BARCENAS GERARDO

PER./DEDUC. DESCRIPCIN P014 DESPENSA P005 HORAS EXTRAS DOBLES 250 3 MONTO MOVIMIENTO REPETITIVO SIN LMITE SLO ESTA NMINA

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JIMNEZ FLORES ANABEL

PER./DEDUC. DESCRIPCIN P003 HORAS EXTRAS DOBLES P014 P016 DESPENSA PREMIOS DE PUNTUALIDAD 4 200 250 MONTO MOVIMIENTO SLO ESTA NMINA REPETITIVO SIN LMITE SLO ESTA NMINA

CRUZ ESPEJEL EDUARDO

PER./DEDUC. DESCRIPCIN P014 DESPENSA P003 DOO4 HORAS EXTRAS DOBLES PRSTAMO PERSONAL 180 4 5000 MONTO MOVIMIENTO REPETITIVO SIN LMITE SLO ESTA NMINA ACUMULADO CON LMITE DE MONTO

BOLAOS SNCHEZ MOISS

PER./DEDUC. DESCRIPCIN P005 HORAS EXTRAS TRIPLES 3 P014 P016 D004 DESPENSA PREMIOS DE PUNTUALIDAD PRESTAMO PERSONAL 250 300 6000 MONTO MOVIMIENTO SLO ESTA NMINA REPETITIVO SIN LMITE SLO ESTA NMINA ACUMULADO HASTA LA FECHA

11. Una vez concluida la captura, cierra la ventana. Evaluacin de la prctica

Emite los reportes correspondientes a la opcin Movimientos por trabajador. Entrega tu trabajo con exactitud, orden y limpieza.

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Prctica 10. CONSULTAS Objetivo Que el alumno verifique el uso de las herramientas de consulta como medio alternativo en la realizacin de la Prenmina. Solucin del problema Antes de proceder a imprimir la informacin se puede observar cmo se encuentra registrada la informacin hasta el momento, ya que si hay algn error se puede proceder a modificarlo. 1. Activa el men Consulta y observa las opciones que ste despliega. 2. Selecciona la opcin Movimientos. 3. Una vez seleccionada, el sistema emite una ventana como la que se presenta a continuacin:

4. Observa que la ventana muestra el primer registro correspondiente al catlogo de trabajadores, si existiera algn error dentro de la informacin basta con que hagas un doble clic en el movimiento seleccionado y con ello el sistema te despliega la ventana de edicin del concepto. 5. Para seleccionar a otro trabajador, pulsa el botn que simula a un usuario con un signo de ?, el botn se encuentra dentro de la barra de herramientas de esta ventana. 6. La ventana que te muestra te permite seleccionar a otro trabajador, como se presenta a continuacin.

7. Revisa que cada uno de los conceptos se aplicaron correctamente a todos los trabajadores. 8. Una vez que has concluido, cierra la ventana activa. Evaluacin de la prctica
Realiza la consulta de los catlogos a los cuales efectuaste modificaciones. Observa la prenmina. Entrega tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 11. OBTENCIN DE DIFERENTES REPORTES Y GENERACIN DE RECIBOS Objetivo Que el estudiante emita algunos de los reportes ms importantes al concluir la Nmina y que imprima los recibos de los trabajadores. Solucin del problema El departamento de nminas concluye el procesamiento de la misma y prepara la impresin de los siguientes reportes: a) Reporte de nmina b) Depsitos de pago de nmina c) Acumulados por percepciones y deducciones d) Desglose de moneda e) Impresin de recibos. Desarrollo de la solucin Para un desarrollo satisfactorio de la prctica, sigue las indicaciones que a continuacin se te proporcionan. El sistema permite emitir informacin impresa en todo momento, a fin de poder tener los elementos en caso de algn reclamo por parte del trabajador. 1. Activa el men Reportes, observa que ste presenta diferentes opciones. 2. Selecciona la opcin Catlogos, del submen elige Trabajadores y finalmente Catlogo. El Sistema emite una ventana como la que se muestra a continuacin:

3. Dentro de la ventana anterior podrs indicar diferentes datos para una mejor salida de la informacin procesada, una forma sencilla de obtener este reporte es indicando en el campo Desde el registro inicial y posteriormente en el campo Hasta el registro final.
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4. Una vez indicado pulsa sobre el botn Aceptar, NOI mostrar una ventana similar a la que se indica en la siguiente figura:

5. Si la informacin es correcta procede a su impresin, pulsa sobre el botn que contiene un icono en forma de impresora. 6. Cierra la ventana activa. 7. El proceso final de NOI es la emisin de los recibos de cada uno de los trabajadores. Prenmina El proceso de comprobar si la informacin es correcta antes de enviarla a impresin se conoce con el nombre de prnomina, por medio de ella se podr establecer la correcta aplicacin o no, de cada uno de los conceptos. 8. Activa el men Consultas y selecciona la opcin recibos, el sistema te presenta una ventana para indicar qu recibo es el que deseas observar, como se muestra a continuacin:

9. Una vez seleccionado el trabajador el sistema emite una ventana con tres carpetas diferentes, en stas se pueden observar los datos de: recibo, movimientos y acumulados, como se muestra en la siguiente figura:

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10. Verifica los recibos de cada uno de los trabajadores. 11. Una vez que haz concluido, cierra la ventana activa. Emisin de recibos 12. Activa el men Reportes y selecciona la opcin Reporte de nmina, verifica que la ventana se encuentre activa con los elementos que se indican en la siguiente ventana:

13. Pulsa sobre el botn Aceptar, ya que necesitamos la informacin de todos los trabajadores no ser necesario indicar dnde inicia y dnde termina. 14. El sistema presenta la Nmina de sueldos, como se muestra en la siguiente figura:

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15. Pulsa sobre el botn que indica el smbolo de una impresora para emitir el reporte. 16. Cierra la ventana activa. 17. Activa nuevamente el men Reportes y selecciona ahora Recibo de nmina. 18. El sistema presenta una ventana de control, como se muestra en la siguiente figura:

19. Cuando pulsas <enter> el sistema emite un mensaje de error, ya que no encuentra el formato. 20. Para indicar la ruta haz un clic en el smbolo ? donde se encuentra indicado el nombre del archivo Recibo.fto 21. La ventana presenta la estructura de directorios de tu disco, localiza la que corresponde a NOIWIN y haz un doble clic. 22. NOI deber reconocer la ruta que se indica dentro de la siguiente ventana:

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23. Pulsa nuevamente sobre el botn Aceptar, el sistema lleva el control a la primera ventana, reconociendo ya la ruta donde se encuentra el archivo. Pulsa nuevamente sobre el botn Aceptar, de esta manera los recibos de los trabajadores comenzarn a imprimirse. Evaluacin de la prctica
Entrega los reportes indicados y los recibos de cada uno de los trabajadores. Entrega tu trabajo con orden y limpieza.

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Prctica 12. INTEGRACIN DE LA NMINA Objetivo Que el estudiante aplique la teora de una nmina, mediante el programa de aplicacin especfica adecuado, para obtener el pago que recibirn los trabajadores en el periodo. Solucion del problema Debido al desempeo mostrado en el departamento de contabilidad se te da un ascenso como jefe de Informtica de la empresa, indicndote que tendrs dos personas a tu cargo. Se te pide apoyo para el Departamento de Personal debido a que se desea ingresar la informacin de la nmina correspondiente al 15 de Agosto del ao en curso, para lo cual se te proporciona el organigrama de la empresa a fin de que puedas observar los nombres de los departamentos y puestos, as como de las personas asignados a cada uno de ellos. Observa el Organigrama:
ARTURO SPARZA ARROYO GERENTE GENERAL ISELA BETANCOURT ALMANZA SECRETARIA DE GERENCIA

ESTHER SAED ARIZPE SUBDIRECTOR ROSA FUNES VERA SECRETARIA

ANDRS OCHOA HERNNDEZ JEFE DE CONTABILIDAD

TU NOMBRE JEFE DE INFORMTICA

AUREA MIRANDA DAZ JEFE DE PERSONAL

IVN ESPEJEL MONTES JEFE DE ALMACN

INGRID FERNNDEZ MORALES JEFE DE DISEO

ENRIQUE CARRILLO FLORES AUXILIAR

ESTELA BECERRIL ROSAS LDER DE PROYECTOS

ANDREA OCAMPO MEDINA SECRETARIA

RODRIGO LVAREZ GAYTN AUXILIAR

ANTONIO MERCADO SENZ ALMACENISTA

ARMANDO MEDINA OSORNO DISEADOR GRFICO

CLAUDIA ALDAMA SAUZ PROGRAMADOR

1. Da de alta los departamentos correspondientes, de acuerdo a las descripciones sealadas dentro del Organigrama. 2. Captura el catlogo de puestos de acuerdo a la informacin que se encuentra en el Organigrama, establece de acuerdo a tu criterio el salario diario y el salario mximo para cada uno de ellos. 3. Emite el reporte correspondiente a los catlogos de Departamentos y Puestos. 4. Una vez que terminaste de dar de alta los catlogos anteriores, procede a la captura del catlogo de trabajadores, para ello se te indicar la forma en que ingresars la informacin correspondiente a cada una de las carpetas. Observa la informacin que se proporciona en la siguiente tabla:

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Clave

Nombre

Fecha nac.

RFC

1 Arturo Sparza Arroyo 2 Esther Saed Arizpe 3 Andrs Ochoa Hernndez 4 Tu nombre 5 Aurea Miranda Daz 6 Ivn Espejel Montes 7 Estela Becerril Rosas 8 Claudia Aldama Sauz 9 Enrique Carrillo Flores 10 Rodrigo lvarez Gaytn 11 Antonio Mercado Senz 12 Isela Betancourt Almanza 13 Rosa Funes Vera 14 Andrea Ocampo Medina

12/05/1960 SAAA600512Q31 03/11/1957 SAAE571103R37 13/09/1977 OOHA770913P62

FECHA ALTA SAAA600512BLES03 13/05/97 SAAE571103BFLES04 01/03/99 OOHA770913BFLES05 15/03/98 15/01/99 01/03/97 01/02/87 15/08/92 01/09/00 05/10/99

CURP

18/06/1964 MIDA640618T27 MIDA640618BFLES06 10/04/1970 EEMI700410N53 EEMI700410BFLES07 25/08/1968 BERE680825V39 BERE680825BFLES08 09/12/1977 AASC771209543 AASC771209BFLES09 21/04/1970 CAFE700421M33 CAFE700421BFLESP1 05/08/1974 AAGR740805P56 AAGR740805BFLESP2 20/11/1966 MESA661120R21 17/01/1957 BEAIS570117R79

MESA661120BFLESP3 01/11/98 BEAI570117BFLESP4 15/07/99

19/07/1977 FUVR770419M53 FUVR770419BFLESP5 15/09/00 27/12/1966 OAME661227T14 OAME661227BFLESP6 01/02/98

5. Los datos que debers indicar son los siguientes:

RFC Afiliacin IMSS CURP Sexo Fecha de alta Observa el Organigrama para asignar el Departamento, as como el Puesto. Deja la informacin de los otro campos tal y como la seala el sistema.

6. Contina ahora con la carpeta de Informacin del salario y considera los siguiente:
a) El campo Tipo se debe dejar como Fijo para todos los trabajadores. b) La forma de pago debe indicarse de la siguiente manera: Transferencia para todos los jefes de departamento y gerencia. Cheque para las secretarias y subdireccin. Efectivo para todos los dems trabajadores. c) Queda a tu criterio los datos para depsito de la nmina, as como de SAR.

7. Contina ahora con la carpeta Datos Complem.

Quedar a tu criterio la informacin de cada uno de los campos (Asigna direcciones de tu entidad). Emite el reporte correspondiente al catlogo de trabajadores ordenado por el NOMBRE y posteriormente por el SALARIO DIARIO.

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Percepciones y Deducciones 8. Se te pide emitas un reporte de las percepciones y deducciones que calcula el sistema. Posteriormente se te indica que se deben agregar las siguientes percepciones al sistema: Clave:P020 Descripcin: Estmulo a la productividad Aplicacin: Individual Nmina: Normal Frmula: Considera para su realizacin el 8% del salario diario Tipo de percepcin: Fija Clave: D009 Descripcin: Multas Aplicacin: Individual Nmina: Normal Frmula: considera un monto de 200 9. Una vez que has terminado la captura, emite el reporte correspondiente. Movimientos a la nmina 10. A continuacin se te dan indicaciones para capturar los movimientos individuales para cada trabajador:
Clave Concepto 1 P014 2 P014 P002 3 P014 P005 P016 P020 4 P014 P016 P020 5 P014 P005 P016 P020 6 P014 P005 P016 P020 P003 7 P003 P020 P015 P014 Tipo Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite 62 Monto

300 250 200 300 200 300 200 300 200 300

150 190

Clave

Concepto 8 P014 P003 P020 9 P014 P020 D009 10 P014 P005 P020 11 P003 P014 P016 P020 12 P005 P014 P015 P020 13 PO14 D009 14 P005 P014 P016 P020

Tipo Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Slo esta nmina Repetitivo sin lmite Slo esta nmina Repetitivo sin lmite

Monto

190 190 190

190 250 200 250 250 250 250

11. Selecciona tres empleados y aplica el concepto D004. 12. Emite los siguientes reportes:

Nmina Desglose de moneda Movimientos por trabajador Recibos de nmina

Evaluacin de la prctica Para evaluar los aspectos contenidos en la prctica, presenta todos los reportes que se indican.

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Prctica 13. PERFILES DE USUARIO Objetivo Que el estudiante conozca la forma de restringir acceso dentro del sistema, mediante la opcin de Perfiles de usuario, para proteccin de la informacin. Problema Se indica a un usuario de nuevo ingreso que su trabajo consiste en emitir los informes de plizas del siguiente mes, de acuerdo a los datos capturados en cada una de las cuentas, indicndole adems que no tendr acceso al catlogo de las mismas. Desarrollo 1. 2. 3. 4. a) b) c) Ingresa a COI. Una vez visualizada la ventana principal, activa el comando Archivo. Selecciona del men desplegado la opcin Perfiles de usuario. La opcin anterior contiene las siguientes subopciones: Creacin de archivo Usuarios. Mensaje a Usuarios

5. Activa la opcin Creacin de archivo, el sistema se detiene por unos segundos y despus indica que el archivo ya ha sido creado. Si el sistema reconoce que ya existe enva un mensaje de advertencia donde indica : El archivo ya existe desea crearlo nuevamente? 6. En tal caso pulsa sobre el botn de confirmacin. 7. Una ventana similar a la siguiente se presenta:

Observa que dentro de la misma hay tres claves ms, ya que la primera es COIWIN, adems de cuatro botones cuyo proceso se indica a continuacin: a) Salir . Abandona la ventana activa. b) Altas. Genera los nombres de los usuarios a los que se le asigna una clave. c) Cambios. Permite modificar algn dato capturado.
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d) Perfil. Muestra de manera jerrquica los catlogos que contiene el sistema, as como las opciones de cada uno de ellos. e) Ayuda. Muestra el tema correspondiente a la opcin seleccionada. 8. Activa el botn Altas. 9. Captura el nombre del usuario, as como la clave que le ser asignada considerando 6 dgitos alfanumricos. 10. Copia la informacin que se indica en la siguiente ventana:

11. Pulsa sobre el botn Graba, a fin de que el registro se actualice dentro de la base. 12. El Usuario ya es reconocido por el sistema, como se muestra en la siguiente figura:

13. Indiquemos ahora los catlogos dentro del Sistema a los cuales tendr acceso, para ello pulsa el botn Perfil. 14. El Perfil que tiene actualmente indica que tiene acceso a toda la informacin, como se muestra a continuacin:

Periodo

15. Ubica el apuntador en el Catlogo de Cuentas y pulsa el botn que indica Cambia Estado. 16. Este proceso cambia de Activa a Inactiva y tambin se puede realizar haciendo un doble clic, el resultado se observa en la siguiente figura:
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17. Pulsa sobre el botn Aceptar. Tambin puede enviarse un mensaje a los usuarios al momento de ingresar. 18. Activa el men correspondiente al comando Archivo. 19. Selecciona la opcin Perfiles de Usuario. 20. Activa la subopcin Mensaje a usuarios. 21. La ventana contiene un cuadro de dilogo donde puedes redactar el mensaje que quieras que los usuarios reciban al ingresar, como se muestra en la siguiente figura:

22. Sal del sistema. 23 Ingresa nuevamente, slo que en este caso utiliza la clave diseada. 24. Observa que despus de indicarla y pulsar enter, el sistema despliega el mensaje:

25. Ingresa a la ventana principal. 26. Activa el catlogo de cuentas, despus de algunos segundos el sistema te manda un mensaje de error indicando: NO TIENE DERECHOS 27. De esta manera puedes observar que los Perfiles de usuario te ayudarn a resguardar la informacin. Evaluacin de la prctica
Genera 5 claves de acceso en la que a cada una le modifiques de manera diferente los Perfiles

de usuario. Presenta la aplicacin del proceso a tu asesor.

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Prctica 14. GENERACIN Y RECUPERACIN DE UN RESPALDO Objetivo Que el estudiante conozca los procesos para generar y reinstalar copias de seguridad que puedan instalarse en caso de que la informacin se dae. Desarrollo de la prctica La cultura informtica promueve aspectos que conllevan al mejor aprovechamiento de la informacin que se genera en la empresa, este hecho obliga a que cada usuario cuente con elementos que le permitan disponer de su informacin en todo momento, y si por algn motivo sta se daa que no implique volver a hacerla. Lo anterior se resume en un concepto llamado respaldo, por medio del cual se genera una copia del disco que contiene los datos del periodo, contando con opciones dentro del propio sistema para su realizacin: Para el desarrollo de la presente prctica sigue las indicaciones que se presentan a continuacin: 1. 2. 3. a) b) Ingresa a COI. Activa el comando Utileras y selecciona la opcin Respaldo de archivos. Dos subopciones se presentan: Generacin de respaldo. Reinstalacin del respaldo.

4. Activa Generacin de respaldo, al hacerlo se presenta una ventana similar a la siguiente:

Observa los elementos que se encuentran dentro de la ventana: a) Directorio fuente: hace referencia al lugar de donde se tomarn los datos, que en tu caso corresponden a los generados en el periodo. b) Directorio destino: indica el lugar donde se almacenar el respaldo. c) Nombre del archivo de respaldo: lugar para indicar el nombre de la copia.

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d) Agregar: por medio de este botn se seleccionan los archivos que se encontrarn en el respaldo, el proceso se realiza ubicando el apuntador en el nombre del archivo y pulsando el botn Agregar. e) Agregar todo: selecciona todos los archivos. f) Respaldo: realiza el proceso de transferencia. 5. Indica el directorio destino. 6. Pulsa el botn Agregar todo, los archivos pasan a la ventana de la derecha.

7. Los datos de tu disco de trabajo se encuentran ya en memoria. Saca el disco de trabajo e introduce el disco de respaldo. 8. Pulsa el botn Respaldo, Espera algunos segundos hasta que el Sistema termine completamente. 9. Una vez completado el proceso, guarda en un lugar seguro el respaldo realizado. 10. Sal de la ventana activa. Reinstalacin del respaldo Por medio de esta opcin se podr actualizar la informacin que previamente se ha respaldado como medida de seguridad, para realizar el proceso sigue los pasos que se indican a continuacin: 11. Activa el comando Utileras y selecciona la opcin Respaldo de archivos. 12. Del submen desplegado activa la opcin Reinstalacin del respaldo. 13. Una ventana similar a la siguiente se presenta:

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14. Saca de la unidad tu disco de trabajo. 15. Introduce tu disco de respaldo. 16. Indica la unidad en el cuadro de dilogo correspondiente a Directorio fuente. 17. Pulsa el botn Reinstalar. 18. Espera algunos segundos a que se complete el proceso. Nota: En algunas ocasiones el proceso de respaldo puede llegar a fallar, en tal caso, es recomendable realizar un diskcopy o una copia desde Windows 98. Evaluacin de la prctica Realiza el proceso de reinstalacin en presencia de tu asesor.

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