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LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: EVOLUCIN Y DESARROLLO

Alejandro HERNANDEZ TRASOBARES Departamento de Economa y Direccin de Empresas Universidad de Zaragoza

SUMARIO: I. Introduccin: definicin de sistema de informacin y clasificacin. II. Evolucin de los sistemas de informacin. III. Los sistemas estratgicos de informacin. IV. Desarrollo de los sistemas de informacin. V. xito y fracaso de los sistemas de informacin. VI. Conclusiones I. INTRODUCCIN: DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN Y CLASIFICACIN Durante los ltimos aos los sistemas de informacin constituyen uno de los principales mbitos de estudio en el rea de organizacin de empresas. El entorno donde las compaas desarrollan sus actividades se vuelve cada vez ms complejo. La creciente globalizacin, el proceso de internacionalizacin de la empresa, el incremento de la competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las tecnologas de informacin, el aumento de la incertidumbre en el entorno y la reduccin de los ciclos de vida de los productos originan que la informacin se convierta en un elemento clave para la gestin, as como para la supervivencia y crecimiento de la organizacin empresarial. Si los recursos bsicos analizados hasta ahora eran tierra, trabajo y capital, ahora la informacin aparece como otro insumo fundamental a valorar en las empresas. A la hora de definir un sistema de informacin existe un amplio abanico de definiciones 1 . Tal vez la ms precisa sea la propuesta por Andreu, Ricart y Valor (1991), en la cual un sistema de informacin queda definido como: conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempear funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia. Todo sistema de informacin utiliza como materia prima los datos, los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final informacin, la cual ser suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo adems un proceso de retroalimentacin o feedback, en la cual se ha de valorar si la informacin obtenida se adecua a lo esperado (Ver figura 1).

Otras definicin de sistema de informacin seran las propuestas por K y J Laudon (1996), para los cuales un sistema de informacin es aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin de una organizacin.

SISTEMA DE INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN

Datos

Almacenamiento

Procesamiento

Informacin final

Uso informacin

Retroalimentacin

Figura 1. Sistema de Informacin de la Organizacin empresarial: funciones

Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un sistema de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquier agente de la organizacin empresarial que utilice la informacin en su puesto de trabajo) y los equipos (informticos, software, hardware y tecnologas de almacenamiento de la informacin y de las telecomunicaciones). En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse a sistemas de informacin se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como en los programas informticos2 . Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalar nuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una pgina web, realizar comercio electrnico, pero ello no implica que exista en su organizacin un sistema de informacin. Un sistema de informacin abarca ms que el aspecto meramente computacional, pues no slo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino tambin el modo de organizar dichas herramientas y de obtener la informacin necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa. Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de poseer conocimientos tanto de las tecnologas de informacin disponibles y que pueden utilizarse en la empresa, como del modo de organizarlas. Para ello en primer lugar tendrn que conocer la estrategia de la organizacin y el tipo de organizacin para posteriormente establecer las necesidades de informacin y adquirir las herramientas necesarias para el desarrollo del sistema de informacin. Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cuales se resumen a continuacin: apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacin ha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para su correcto funcionamiento. La informacin manejada abarcar desde la

Suelen confundirse los sistemas de informacin con las tecnologas de informacin. Los equipos informticos, software y equipos de telecomunicaciones constituyen las tecnologas de informacin. El sistema de informacin es un concepto ms amplio, pues establece cules son las necesidades de informacin de la empresas, cmo las va a solucionar y qu medios (tecnologas de informacin) va a emplear.

actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de planificacin a largo plazo de la empresa. proporcionar informacin para el control de la totalidad de actividades de la empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por la organizacin. Los sistemas de informacin abarcan a todos los departamentos de la empresa y a la gestin global de la organizacin. adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la empresa: conforme la empresa va creciendo y desarrollndose, surgen nuevas necesidades de informacin que han de ser satisfechas por el sistema de informacin, evolucionando este ltimo adecundose a las nuevas circunstancias del entorno. interacturar con los diferentes agentes de la organizacin, permitiendo que estos empleen el sistema de informacin para satisfacer sus necesidades de un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas de informacin constituyen un punto clave en el xito o fracaso.

Para la consecucin de dichos objetivos, un buen sistema de informacin ha de ser capaz recibir y procesar los datos del modo ms eficaz y sin errores, suministrar los datos en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar la informacin poco til evitando redundancias, almacenar los datos de modo que estn disponibles cuando el usuario lo crea conveniente, proporcionar seguridad evitando la perdida de informacin o la intrusin de personal no autorizado o agentes externo a la compaa y generar informacin de salida til para los usuarios de sistemas de informacin, ayudando en el proceso de toma de decisiones. A la hora de clasificar los Sistemas de Informacin, existe una gran variedad de criterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las principales tipologas de sistemas de Informacin que nos podemos encontrar:

Tipo de Sistema de Informacin


Grado de formalidad Automatizacin Relacin con la toma de decisiones

Tipos
Formales Informales Manuales Informticos Estratgicos (alta direccin) Gerencial (nivel intermedio) Operativos (control operativo) Gestin comercial Gestin contable Gestin financiera Gestin de Recursos Humanos Gestin de la Produccin Especficos Generales

Funcionalidad

Grado Especializacin

Tabla 1. Tipologa de Sistemas de Informacin (Basado en Garca Bravo, 2000 y Edwars, Ward y Bythesway, 1998)

Sin embargo la clasificacin ms til es la propuesta por K y J Laudon (1996). En ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su utilidad en los diferentes niveles de la organizacin empresarial. La organizacin consta de 4 niveles bsicos: un nivel operativo referido a las operaciones diarias de la organizacin, un nivel del conocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de la informacin (generalmente el departamento de informtica), un nivel administrativo (abarcara a los gerentes intermedios de la organizacin) y un nivel estratgico (la alta direccin de la empresa). Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificacin de sistemas de informacin: a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informticos encargados de la administracin de aquellas operaciones diarias de rutina necesarias en la gestin empresarial (aplicaciones de nminas, seguimiento de pedidos, auditora, registro y datos de empleados). Estos sistemas generan informacin que ser utilizada por el resto de sistemas de informacin de la compaa siendo empleados por el personal de los niveles inferiores de la organizacin (Nivel Operativo) b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas de informacin encargados de apoyar a los agentes que manejan informacin en la creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa (estaciones de trabajo para la administracin); forman parte del nivel de conocimiento c) Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO): sistemas informticos empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejan la informacin en los niveles inferiores de la organizacin (procesador de textos, agendas electrnicas, hojas de calculo, correo electrnico,...); se encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que los Sistemas de Trabajo del Conocimiento d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA): sistemas de informacin a nivel administrativo empleados en el proceso de planificacin, control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividades ordinarias (control de inventarios, presupuestacin anua l, anlisis de las decisiones de inversin y financiacin). Son empleados por la gerencia y directivos de los niveles intermedios de la organizacin. e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informticos interactivos que ayudan e los distintos usuarios en el proceso de toma de decisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la resolucin de problemas no estructurados (anlisis de costes, anlisis de precios y beneficios, anlisis de ventas por zona geogrfica). Son empleados por la gerencia intermedia de la organizacin.

f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de informacin a nivel estratgico de la organizacin diseados para tomar decisiones estratgicas mediante el empleo de grficos y comunicaciones avanzadas. Son utilizados por la alta direccin de la organizacin con el fin de elaborar la estrategia general de la empresa (planificacin de ventas para 4 aos, plan de operaciones, planificacin de la mano de obra). Todos esto sistemas de informacin a su vez podran analizarse segn las diferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y produccin, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas reas existe un conjunto especifico de aplicaciones informticas y equipos, los cuales han de estar coordinados entre si. Si ello no se realizara, una empresa tendr problemas de intercambio de datos entre las diferentes reas, aparecer la existencia de redundancia de datos y la existencia de ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin. Por ello resulta clave la correcta planificacin y desarrollo de los sistemas de informacin tal como veremos en los apartados posteriores. II. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Los Sistemas de informacin han ido evolucionando durante los ltimos aos hasta constituir los denominados sistemas de informacin estratgicos. Primeramente los Sistemas de Informacin empresariales eran considerados como un instrumento simplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual se facilitaban los tramites y reduca la burocracia. Su finalidad era bsicamente llevar la contabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo. Posteriormente el desarrollo de la informtica 3 y las telecomunicaciones permitieron incrementar la eficacia en la realizacin de las tareas, ahorrar tiempo en el desarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de informacin en el menor espacio posible, lo cual aument en las organizaciones el inters en los sistemas de informacin. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las tecnologas y sistemas de informacin permitan a la empresa obtener mejores resultados que sus competidores, constituyndose por si mismas como una fuente de ventaja competitiva y una poderosa arma que permita diferenciarse de sus competidores y obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de informacin se constituyeron como una de las cuestiones estratgicas de la empresa, que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificacin empresarial. Dada la clasificacin de K y J Laudon, los primeros sistemas de informacin en desarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir del tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de informacin para la administracin y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones as como los sistemas estratgicos. Se produjo un desarrollo vertical de los sistemas de informacin,

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El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y Eckert en la Universidad de Pennsylvania, el denominado ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)..A partir de ah con el desarrollo de los transistores, circuitos integrados, miniaturizacin de equipos, aumento de la velocidad de proceso y sobre todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte de Intel permiti a la empresa disponer de equipos ms veloces, con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un menor espacio. Para ampliacin de informacin ver Navas Lpez, J.E., 1994

partiendo de los niveles inferiores de la organizacin hasta abarcar al equipo directivo de la empresa. A la hora de analizar el progreso de los sistemas de informacin, uno de los trabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y Nolan (1974) .Ellos describieron la evolucin de los sistemas de informacin basndose en la evolucin de las tecnologas de informacin (Ver tabla 2). En la medida en que se desarrollaron los equipos informticos, el software, el hardware, las bases de datos y las telecomunicaciones, los sistemas de informacin fueron adquiriendo una mayor relevancia en las organizaciones, empezndose a considerar como un elemento ms del proceso de planificacin. Etapas de la Evolucin de los Caractersticas sistemas de informacin 1. Iniciacin Introduccin de la informtica en la empresa Aplicaciones informticas orientadas a la mecanizacin y automatizacin de los procesos ordinarios Escaso gasto en informtica y escasa formacin del personal 2. Contagio La aplicacin de las tecnologas de informacin originan resultados espectaculares Difusin de las tecnologas de informacin en todas las reas de la empresa Aumenta la cualificacin del personal Existe gran descoordinacin y poca planificacin en el desarrollo de los sistemas de informacin 3. Control La alta direccin de la organizacin se preocupa de los sistemas de informacin como consecuencia del alto coste en ellos Centralizacin de los proyectos de inversin en tecnologas de informacin 4. Integracin Se controla el incremento del gasto Se produce la integracin de los sistemas de informacin existentes en las distintas reas de la empresa Mejora y perfeccionan los sistemas de informacin 5. Administracin de la El sistema de informacin adquiere una informacin dimensin estrategia en la empresa Descentralizacin de ciertas aplicaciones informticas 6. Madurez Desarrollo de los Sistemas de informacin en los niveles superiores de la organizacin apareciendo los Sistemas Estratgicos de informacin Adquiere gran importancia la creatividad y la innovacin
Tabla 2. Fuente: Gib son y Nolan 1974

Esta clasificacin de la evolucin de los sistemas de informacin pueden agruparse en 4 grandes etapas, tal como establecen Andreu, Ricart y Valor (1991): a) Introduccin de la informtica en la organizacin: los sistemas de informacin se aplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las computadoras y los sistemas informticos para mejorar el proceso de contabilidad, elaborar nminas y facturacin buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en la realizacin de dichas operaciones. Existe una carencia de formacin por parte de los empleados de la organizacin en dichos sistemas y no hay profesionales que puedan resolver dichos problemas dentro de la compaa. b) Etapa de contagio de las aplicaciones informticas: tras observar como la aplicacin de los sistemas informticos en algunas reas de la empresa originan importantes mejoras, estos se van difundiendo por los diferentes departamentos de la empresa. Dicho contagio se desarrolla sin ninguna planificacin por parte de la organizacin, con lo cual se produce un alto incremento de los costes. Aumenta la formacin del personal en las tecnologas de informacin y en las aplicaciones informticas, existiendo ya en la organizacin personal capaz de solucionar los problemas planteados en el manejo del sistema de informacin. c) Coordinacin de los Sistemas de Informacin y los objetivos de la empresa: los sistemas de informacin son utilizados en la totalidad de la organizacin y ya son tenidos en cuenta por parte de la direccin como un elemento fundamental de la empresa. Se empiezan a elaborar procedimientos de planificacin de los sistemas de informacin y aparece la necesidad de usar los sistemas de informacin como un medio de cumplimiento de los objetivos de la empresa d) Aparicin de los Sistemas Estratgicos de informacin: los sistemas de informacin son valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal modo que al elaborar la estrategia general de la compaa se establece la planificacin y desarrollo de los sistemas de informacin como otros de los aspectos clave dentro del proceso directivo. III. LOS SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACIN En la ltima etapa de evolucin, los sistemas de informacin constituyen los denominados Sistemas Estratgicos de Informacin. Monforte (1994) define sistema estratgico de informacin como: aquel sistema de informacin que forma parte del ser de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien por que est unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los productos, operaciones o toma de decisiones. K y J Laudon (1996) a su vez definen sistemas estratgicos de informacin como: sistemas computacionales a cualquier nivel en la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar a la institucin a obtener una ventaja competitiva. De ambas definiciones podemos destacar el concepto ventaja competitiva, relacionado directamente con la estrategia de la empresa. La ventaja competitiva de una empresa se entiende como aquella caracterstica de una empresa que la diferencia del resto de competidores colocndola en una posicin relativa superior para competir 4 .
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Ver Navas Lopez , J.E. y Guerras Martn, L.A. (2002)

Bueno y Morcillo (1994) la definen como: el dominio y control por parte de una empresa de una caracterstica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posicin de superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo as se lograrn los resultados para la organizacin. As un sistema de informacin permitira a una organizacin obtener unos mejores resultados que el resto de agentes de la economa. La empresa se beneficiara de una reduccin de costes en la fabricacin del producto, reduccin del coste de comunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin entre los diferentes niveles jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y clientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor, disminucin del tiempo de entrega del producto, etc. De este modo se reforzara la posible estrategia seguida por la empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciacin del producto y concentracin5 . Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de informacin como un elemento estratgico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una forma coherente con su estrategia, se enfrentarn a una gran diversidad de problemas: los competidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociar con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales inalcanzables con los sistemas de informacin actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad de esfuerzo, inexactitud de los sistemas, gestin inadecuada de la informacin, mala eleccin de las tecnologas de la informacin, ... De este modo los sistemas estratgicos de informacin permiten a la empresa sobrevivir en entornos altamente competitivos y lograr un crecimiento de la organizacin. Una organizacin puede plantearse utilizar el modelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde la empresa relaciona las amenazas y oportunidades que puede encontrarse con los agentes externos y actuar en consecuencia. Nuevos entrantes

Empresa Proveedores Competidores actua les Productos y servicios sustitutivos


Figura 2: Ncleo Competitivo de Porter (1982)
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Clientes

Ver Estrategia Competitiva , Porter (1982)

Partiendo de dicho modelo, los sistemas de informacin nos serviran para poder competir y obtener unos mejores resultados: a) Amenaza de nuevos participantes: los sistemas de informacin permitirn mejorar el control de los canales de distribucin y aprovisionamiento para limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden utilizarse los sistemas de informacin para adecuar mejor nuestros productos a las necesidades del cliente, explotar economas de escala con el fin de reducir precios y competir ante una posible guerra de precios con las empresas adversarias, siendo ms agresivos en la estrategia de liderazgo en costes. b) Amenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede conseguir una mejor adaptacin a las necesidades del cliente, establecer una correcta adecuacin de calidad-precio de nuestro producto, identificar ms fcilmente las necesidades insatisfechas de los consumidores y redefinir los segmentos del mercado c) Rivalidad con los competidores actuales: los sistemas de informacin constituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen de marca de la compaa. d) Poder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de informacin pueden ser utilizados como un medio de equilibrar el poder con los proveedores y los compradores de nuestro producto. La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien diferenciando el producto (tratando de crear lealtad a la marca, intentando que el producto de la compaa cree ms valor en el consumidor), utilizando la estrategia de liderazgo en costes (los sistemas de informacin permiten disminuir los costes de comunicacin e intercambio de la informacin dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho coste tanto en tiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de concentracin (utilizando una estrategia similar a las anteriores pero concentrndonos en un segmento concreto del mercado). IV. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La consecucin de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de informacin depender en gran medida del correcto desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema de informacin. El desarrollo de un sistema de informacin no resulta sencillo. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologas de informacin sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compaa fracasarn, poniendo en peligro la supervivencia de la empresa. Por ello resulta fundamental los pasos a seguir en el desarrollo de los sistemas de informacin. El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin constara de siete etapas fundamentales. 1. Definicin del proyecto: en esta etapa se determinara si la empresa presenta problemas y como esto pueden solucionarse mediante la implantacin de un sistema de informacin. En ella se identificarn cuales son los objetivos del uso de los

sistemas de informacin y como estos se ubican dentro de la estrategia global de la compaa. En esta fase resulta fundamental que la alta direccin considere los sistemas de informacin como un arma estratgica y crea realmente en ello. 2. Anlisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes problemas de la organizacin estos sern analizados ms detenidamente, i entificando las causas d que lo originan y planteando diversas soluciones. En esta fase se producir un estudio de factibilidad, para ver si las soluciones son posibles dados los recursos que posee la organizacin. Hablaremos de tres tipos de factibilidad: - factibilidad tcnica: para que la solucin pueda ser implantada hemos de analizar si la empresa posee los medios informticos adecuados, o bien si hemos de adquirirlos en el exterior - factibilidad econmica: se realizara un estudio y valoracin econmica de la solucin comprobando que los beneficios de la mejora superan los costes de la implantacin o modificacin de los sistemas de informacin - factibilidad operativa: hemos de valorar si la solucin propuesta es deseable data la organizacin interna de la empresa 3. Diseo de Sistemas: una vez elegida aquella solucin que resuelva los problemas, se detallar cmo el sistema de informacin satisface los requisitos planteados por la organizacin. A la hora de disear los sistemas, hemos de indicar que componentes de los sistemas de informacin utilizaremos (nivel hardware, software y tecnologa de las telecomunicaciones) y como se relacionarn dichos componentes entre s. De esta forma se producir las especificaciones del sistema de informacin 4. Programacin: se traducirn las especificaciones del sistema desarrolladas en la etapa anterior, llevndose a cabo la programacin y el desarrollo del software 5. Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de informacin ser necesario lleva a cabo un proceso exhaustivo y profundo para determinar si el sistema de informacin funciona en diversas condiciones y si los resultados se corresponden con lo que se esperaba. A la hora de establecer las pruebas, las empresas pueden realizarlas de tres tipos: pruebas de programas: los diversos programas elaborados se probaran o separado, con el fin de garantizar que cada uno de ellos esta libre de errores pruebas al sistema: se probar el sistema de informacin como un todo. La finalidad ser el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, puesto que en ocasiones puede que los programas funcin correctamente de forma individual, pero a la hora de funcionar en conjunto el sistema de informacin no ofrezca los resultados esperados por la empresa pruebas de aceptacin: pruebas realizadas por los usuarios finales del sistema de informacin. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona la certificacin final del correcto funcionamiento del sistema de informacin

6. Conversin: una vez comprobado que el sistema de informacin funciona correctamente se llevar a cabo la implantacin de este, o bien la sustitucin del antiguo sistema de informacin por el nuevo. A la hora de llevar a cabo esta conversin, las organizaciones van a poder optar por diversas estrategias:

la denominada estrategia en paralelo. En ella durante un periodo de tiempo ambos programas van a convivir y utilizarse, funcionando tanto el nuevo sistema de informacin como el antiguo. Esta estrategia es la ms fiable y segura, aunque sin embargo es la ms costosa y podemos obtener informacin redundante se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejos sistema de informacin por el nuevo en una fecha determinado. Esta estrategia sera la menos costosa, sin embargo ante cualquier problema que surja se puede originar la paralizacin de la actividad de la empresa. Igualmente requiere que el personal de la compaa haya recibido formacin sobre el nuevo sistema de informacin, si no nos encontraremos con empleados incapaces de saber manejar el nuevo sistemas de informacin llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema de informacin se utiliza en un rea limitada de la compaa y tras comprobar su correcto funcionamiento se instala en la totalidad de la compaa. Sera una mezcla de las dos estrategias anteriores

7. Produccin y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema de informacin se dice que el sistema est en produccin. A partir de aqu existir un proceso constante de evaluacin del sistema de informacin por parte de los usuarios y personal especializado. Tras ello se identificaran nuevos errores y se plantear la correccin de estos. La totalidad de las fases analizadas constituiran el denominado ciclo de vida de los sistemas de informacin. Sin embargo para muchas compaas desarrollar el sistema de informacin siguiendo la totalidad de las etapas anteriores puede resultarle muy costoso tanto en tiempo como en dinero. Otros inconvenientes vendran dados por los continuos cambios de los requisitos de la informacin que puede originar que un sistema de informacin quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello las empresas a la hora de desarrollar un sistema de informacin puede optar por otro conjunto de estrategias que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos utilizando el ciclo de vida de los sistemas de informacin. Otras posibles estrategias a adoptar por las empresas seran las siguientes: elaboracin de prototipos: la empresa desarrolla un sistema de informacin no funcional, el cual ser una versin preliminar del sistema de informacin total. La elaboracin de un prototipo supone la reduccin de las etapas seguidas en el ciclo de vida de sistemas, buscando la rapidez en el desarrollo y la reduccin de costes tanto en tiempo como en dinero. Los prototipos son evaluados por los empleados en su puesto de trabajo y se van continuamente adaptando a las necesidades de estos. Una vez que se comprueba su correcto funcionamiento el prototipo se ir extendiendo por el resto de reas de la empresa. Indicar que el principal problema del uso de prototipos es su superficialidad, pues en muchas ocasiones la empresa se centra en la reduccin de costes olvidndose de las necesidades de informacin de la empresa, falta

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elaboracin de documentacin sobre el funcionamiento del prototipo lo cual puede originar el desconocimiento del funcionamiento del prototipo y la ausencia de pruebas para comprobar el correcto funcionamiento del prototipo. Suelen utilizarse en organizaciones pequeas o con bajas necesidades de informacin; en grandes organizaciones no son muy recomendables. paquetes de software de aplicaciones: adquisicin por parte de la empresa de paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y que utilizar para manejar la informacin. Resulta una solucin muy sencilla para las organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programa y lo instala en la organizacin.. Los paquetes de software suelen ser aplicarse a una gran variedad de reas de la empresa (nominas, contabilidad, personal...) y son muy tiles cuando la empresa no dispone del suficiente capital para poder desarrollar por ella misma el sistema de informacin. Sin embargo el principal inconveniente sera la ausencia de flexibilidad de estos para adaptarse a las necesidades especificas de la empresa. Ha de valorarse pues cuestiones tales como los recursos que posee la empresa, las funciones del software, el esfuerzo de instalacin y mantenimiento del paquete de software, el coste y la facilidad de manejo de este. Desarrollo por los usuarios finales: el desarrollo de las aplicaciones informticas durante los ltimos aos tales como las hojas de calculo, editores de texto, bases de datos,... permite que sean los propios usuarios finales quienes elaboren y desarrollen sus propios sistemas de informacin, existiendo una escasa participacin por parte de los especialistas tcnicos. Esta solucin permite un mayor control del sistema por parte de los usuarios as como el ahorro en coste. Sin embargo los principales inconvenientes seran la excesiva proliferacin de sistemas de informacin sin control, el no-cumplimiento de unos mnimos de calidad y la falta de valoracin de la organizacin desde un punto de vista global. Subcontratacin de los sistemas de informacin: la empresa decide contratar a empresas externas para que desarrollen los sistemas de informacin de la organizacin. Las empresas se beneficiaran del aprovechamiento de economas de escala por parte del proveedor, se aseguraran de calidad en el servicio, no existira incertidumbre en los costes y la adaptacin a las necesidades de las empresas sera ms adecuada. Por otro lado subcontratar supone una cierta perdida de control por parte de la empresas, siendo clave el poder negociador con el proveedor de los servicios informticos. Igualmente informacin considerada como estratgica por la organizacin es conocida por organizaciones ajenas a la empresa, surgiendo adems una dependencia del proveedor. En la siguiente tabla comparamos los diferentes enfoque de desarrollo de sistemas:

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Enfoque
Ciclo de vida de Sistemas

Caractersticas
Secuencial Realizacin de un proceso formal Especificaciones y aprobaciones por escrito Los usuarios tienen un papel limitado Requerimientos especificados dinmicamente con Sistema experimental Proceso rpido, informal e iterativo Los usuarios interactuan rpido con el proceso El software comercial evita necesidad de programas desarrollados internamente

Ventajas
Necesario para Sistemas y proyectos muy complejos y grandes

Desventajas

Elaboracin de prototipos

Paquete de software para la aplicacin

Desarrollo de usuarios finales

Fuentes externas

Sistemas creado por y para usuarios finales Rpido e informal Poca influencia especialistas de la Informacin Sistemas construidos y operados por proveedores externos

Lento y costoso No estimula los cambios en la organizacin Se ha de elaborar mucha documentacin Rpido y barato Inadecuado para Sistemas grandes y Complejos Util cuando existe incertidumbre en los requisitos de Puede ser superficial al obviar el informacin o los usuarios finales anlisis, documentacin y pruebas son importantes Se reducen el diseo, Puede no satisfacer los programacin, instalacin y requerimientos de la institucin mantenimiento Puede no desempear bien algunas Ahorro en tiempo y coste funciones Disminuye la necesidad de poseer recursos internos Usuarios controlan la Proliferacin excesiva de sistemas construccin de los Sistemas sin interconexin entre ellos Ahorra el coste y tiempo de En muchas ocasiones no cumplen las desarrollo normas de calidad Reduce y controla mejor los costes Se obtienen sistemas cuando existe carencia de recursos en la empresa Perdida de control sobre el rea de Sistemas de Informacin Dependencia de la direccin tcnica y la prosperidad de los proveedores externos

Tabla 3. Comparacin de enfoques de desarrollo de sistemas

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V. XITO Y FRACASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN El desarrollo e implantacin de los sistemas de informacin en muchas ocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto coste para la empresa y la prdida de recursos que se podan haberse utilizado en usos alternativas. A continuacin vamos a realizar un anlisis a modo de resumen de las principales causas que originan el fracaso de los sistemas de informacin: a) Falta de alineacin entre los sistemas de informacin y la estrategia empresarial: muchas organizaciones siguen considerando los sistemas de informacin como un mero instrumento que simplifica la burocracia sin valorar las ventajas estratgicas que estos presentan.

b) Escaso apoyo de la administracin: la alta direccin de la compaa ha de percibir realmente que los sistemas de informacin constituyen un arma estratgica. Adems ha de existir una predisposicin a cambiar la organizacin empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de informacin. c) Mala identificacin de las necesidades de informacin: las empresas implantan las tecnologas de informacin sin previamente haber realizado un proceso de determinacin de las necesidades de informacin y como estas pueden ser satisfecha utilizando adecuadamente los sistemas de informacin.

d) Escasa involucracin o influencia del usuario final: a la hora de disear el sistema de informacin resulta fundamental contar con la opinin del usuario final, el cual va a ser quien utilice el sistema de informacin. Por ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar en el diseo del sistema. e) Nula formacin del personal: se requiere siempre la realizacin de actividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas informticas a utilizar en la empresa.

VI. CONCLUSIONES Los sistemas de informacin constituyen uno de los aspectos estratgicos claves para el buen hacer de la empresa. Para ello es necesario que la totalidad de la organizacin est concienciada de su utilidad, tanto por parte de la alta direccin, la cual ha de tenerlos en cuenta a la hora de realizar el proceso de planificacin estratgica de la empresa, como por parte de los distintos usuarios de la empresa. Ha de existir una poltica de informacin y motivacin dentro de la empresa. Si esto se lleva a cabo, la empresa lograr superar a sus competidores, podr aumentar su poder de negociacin e incluso podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando la denominada ventaja competitiva sostenible. A la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas de informacin ha de realizarse por parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global de la compaa y los sistemas de informacin, identificando las principales necesidades y evaluando los

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distintos mtodos de satisfaccin, teniendo presente en todo momento cules son las tecnologas de informacin disponibles en el mercado y como estas pueden utilizarse. Adems han de definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas de informacin. El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin afectar en gran medida al xito o fracaso de la organizacin; las organizaciones tendrn que adecuar los sistemas de informacin a sus recursos de capital y las necesidades de la organizacin. La posesin de la compaa los ordenadores ms avanzados, los mejores programas y la mejor red de telecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor sistema de informacin, pues en ocasiones puede que con tecnologas de informacin ms modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la compaa. Por ello toda empresa ha de considerar los sistemas de informacin como un todo, un elemento ms de su poltica de negocio.

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