3.

Auditora de la Funcin Informtica

3.1 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN ORGANIZACIONAL 3.2 EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS 3.3 ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DE INFORMTICA 3.4 SITUACIN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA 3.4.1 PRESUPUESTOS 3.4.2 RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES

Competencia a Desarrollar: Conoce y aplica el proceso de una auditora Auditora de la Funcin Informtica Recopilacin de datos Deber dirigirse al registro de aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la unidad o tema que se investiga. Esto consiste en la recoleccin, sntesis, organizacin y comprensin de los datos que se requieren. Se conocen dos tipos de fuentes: Primarias: que contienen informacin original no abreviada ni traducida. Secundarias: obras de referencia que auxilian al proceso de investigacin. Se conoce otra divisin que se conforma por las siguientes fuentes: Documentales De campo. Encuestas, Cuestionario y Entrevista Entrevista: esta herramienta consiste bsicamente en reunirse una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener informacin. Cuestionario: estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especfica. Encuesta: la recoleccin de informacin se hace a travs de formularios, los cuales tienen aplicacin en aquellos problemas que se pueden investigar por mtodos de observacin, anlisis de fuentes documentales y dems sistemas de conocimiento. Anlisis e Interpretacin de Informacin La interpretacin de los resultados de la indagacin lleva inmediatamente a la solucin.

El anlisis del instrumento de recoleccin de informacin de campo (encuesta), fue utilizando el anlisis individual de preguntas que se realiza con base en los porcentajes que alcanzan las distintas respuestas de cada pregunta. Redaccin y Presentacin del Informe El objetivo del informe es presentar a los lectores el proceso que se realiz para presentar una solucin al problema planteado, para lo cual es necesario hacer la presentacin del problema, los mtodos empleados para su estudio, los resultados obtenidos, las conclusiones a las que se llegaron y las recomendaciones en base a estas. Con respecto a la estructura del informe, sta es sencilla y sigue fielmente los pasos fundamentales del diseo de la investigacin, ya que el informe debe ser la respuesta a lo planteado por el diseo de investigacin.

Los principales mtodos de recopilacin de datos son: Cuestionarios: formularios que los encuestados devuelven cumplimentados. Un mtodo poco costoso que resulta til cuando los ndices de alfabetizacin son altos y los encuestados colaboran. Entrevistas: formularios que se cumplimentan a lo largo de una entrevista con el encuestado. Ms caros que los cuestionarios, pero mejores para preguntas ms complejas, y cuando se dan unos ndices de alfabetizacin bajos o se encuentra menos colaboracin. Observaciones Directas: la realizacin de mediciones directas es el mtodo ms preciso para todas las variables, como las capturas, pero a menudo resulta caro. Muchos mtodos, como los programas de observacin, se limitan a la pesca industrial. Presentacin de Informes: la principal alternativa a la realizacin de mediciones directas consiste en pedir a los pescadores y a terceros que presenten informes de sus actividades. La preparacin de informes presupone la alfabetizacin y requiere espritu de colaboracin, pero ello puede reforzarse mediante una obligacin legal y mediciones directas. Definicin y delimitacin del problema de investigacin Objetivo: El objetivo de esta actividad es que el estudiante realice el planteamiento de la investigacin

Procedimiento: - Anotar el tema de investigacin

- Escribir los lmites del tema de investigacin Temtico Geogrfico Cronolgico - Formular preguntas relacionadas con el tema de investigacin

- Anotar el ttulo del trabajo

Mtodos de Recopilacin de Datos Cuestionarios A diferencia de las entrevistas, en las que un encuestador plantea preguntas directamente, los cuestionarios son formularios que rellenan los encuestados solos. Los cuestionarios pueden entregarse en mano o enviarse por correo y recogerse posteriormente o devolverse. Los cuestionarios pueden utilizarse para recopilar datos sistemticos habituales o poco frecuentes, y datos para estudios especializados. Si bien la informacin de esta seccin se aplica a los cuestionarios para todos estos usos, los ejemplos se refieren slo a datos sistemticos, tanto si son habituales como poco frecuentes. Algunos de los datos que suelen obtenerse a travs de cuestionarios son: caractersticas demogrficas, artes de pesca, opiniones de las partes involucradas en la actividad o la ordenacin pesquera, informacin general sobre los pescadores y presupuestos de alimentacin de las unidades familiares. Diseo de un cuestionario Objetivo

Esta actividad tiene como propsito que el estudiante disee un cuestionario relacionado con el tema de investigacin Procedimiento Escribir con maysculas y centrado el ttulo del cuestionario Redactar el objetivo del cuestionario y las instrucciones generales para contestar el cuestionario Formular las preguntas Agrupar las preguntas en bloques de temas afines El primer bloque debe ser de informacin general (sexo, edad, profesin, ocupacin) En la parte final, dejar espacio, para anotar el lugar y fecha Entrevistas En las entrevistas, la informacin se obtiene a travs de una encuesta y es registrada por encuestadores. Las entrevistas estructuradas se llevan a cabo utilizando formularios de encuesta, mientras que en las entrevistas abiertas se toman notas mientras se habla con los encuestados. Las notas se estructuran (interpretan) luego para su posterior anlisis. Las entrevistas abiertas, que deben interpretarse y analizarse incluso durante la entrevista, deben realizarlas observadores y/o encuestadores bien formados. Al igual que al preparar un cuestionario, es importante experimentar con formularios de prueba diseados para las entrevistas. El mximo esfuerzo por aclarar y centrar por parte del diseador no puede anticipar todas las posibles interpretaciones de los encuestados. Una prueba a pequea escala antes de utilizarlos para recopilar realmente datos asegurar unos datos mejores y evitar que se pierda tiempo y dinero. Diseo de cdula de entrevista Objetivo El propsito de esta actividad es que el estudiante disee una cdula de entrevista relacionada con el tema de investigacin seleccionado. Procedimiento Escribir con maysculas y centrado el titulo de la cdula de entrevista Redactar el objetivo de la cdula Formular las pregunta gua Agrupar las preguntas en bloques de temas afines En el primer bloque incluir informacin general del entrevistado: nombre, sexo, edad, profesin, etc. En la parte final, dejar espacio para anotar el lugar, fecha y hora.

Observaciones directas Los observadores pueden realizar mediciones directas en las embarcaciones pesqueras, en los puntos de desembarque, en las instalaciones de elaboracin o en los mercados. Las variables que los encuestadores pueden recopilar incluyen las capturas (desembarques y descartes), el esfuerzo, los buques/artes, las actividades, variables medioambientales (por ejemplo, estado de la mar, temperatura), variables biolgicas (como talla, peso, edad), los valores y las cantidades desembarcadas y las ventas. En la prctica, los observadores no slo realizan mediciones directas (observaciones), sino que tambin llevan a cabo entrevistas y encuestas por medio de cuestionarios. Tambin pueden participar en la elaboracin y el anlisis de datos. Las tareas de un observador son difciles y por tanto fundamentales para una formacin y una supervisin adecuadas. Deben tomarse decisiones claras acerca de la naturaleza y el alcance de los datos recopilados durante cualquier salida. A menudo, la cantidad de datos y la frecuencia de la recopilacin pueden establecerse analticamente con datos preliminares. Diseo de un cuadro de observacin Objetivo Esta actividad tiene como propsito elaborar un cuadro de observacin relacionado con el tema de investigacin. Procedimiento Escribir con mayscula y centrado el titulo del cuadro de observacin Redactar el objetivo del cuadro Definir las caractersticas del fenmeno a observar Determinar los valores que se medirn de cada caracterstica Determinar el nmero de renglones y columnas Al final dejar espacio para anotar el lugar, fecha y hora Presentacin de informes En la mayora de enfoques basados en una encuesta completa, el personal pesquero no se ocupa directamente de recopilar datos, sino que utiliza fuentes externas. Lo ms habitual es que dichas fuentes sean formularios de datos que cumplimentan las propias empresas pesqueras, los intermediarios, los operadores del mercado, los elaboradores e incluso las empresas mercantiles y los despachos de aduanas. La ventaja de utilizar informes consiste en que los datos son compilados por agentes distintos del personal pesquero y en que en ocasiones se pueden entregar en un formato informatizado

pre-elaborado, directamente de los registros de la empresa, reduciendo as los gastos administrativos. CUESTIONARIO EJEMPLO Ejercicio 1: Le damos un cordial saludo. El presente cuestionario es con el fin de identificar sus aptitudes en el rea de auditora, y las ponga en prctica en nuestra empresa Kukys Ltda. dedicada a prestar servicios de salud a personas afiliadas al Sisbn. Le solicitamos su colaboracin para diligenciarlo, si usted tiene conocimientos previos en el rea de auditora informtica. Lea detenidamente las instrucciones para responder a cada pregunta y responda con la mayor sinceridad posible. Instrucciones Al momento de diligenciar el cuestionario debe tener en cuenta que: en algunas preguntas usted debe explicar su respuesta, para ello hay destinadas unas lneas debajo de dichas preguntas; y otras en las cuales debes simplemente marcar con una X su respuesta. De orden personal Cules son sus expectativas econmicas? ( ) $ 1000.000 ( ) $ 1200.000 ( ) $ 3000.000 Otro $__________

Tiene familiares o conocidos trabajando en esta empresa? Si ____ No ____ Cul es su nivel de empata? Alto ____ Medio ____ Bajo ____

En qu orden realiza la auditora a las diferentes reas de la empresa? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Cules son las personas que usted considera deben entrevistarse dentro de la empresa para la auditora? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Asumiendo que encuentra irregularidades en la empresa y es amenazado para que no reporte esta situacin en el informe Cmo actuara al respecto? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Cree usted que tiene la capacidad de trabajar en grupo? Siempre ____ No siempre ____ Ocasionalmente ____ D un ejemplo de diplomacia en el trabajo. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Cules considera usted son las 3 caractersticas ms importantes que debe tener un auditor? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Practica usted algn deporte? Si _____Cual? ___________________________________________________________ No _____ Con quin convive en su hogar? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________ Tiene personas a su cargo? Si _____Quienes? _________________________________________________ De orden laboral Qu experiencia tiene usted como auditor informtico? Cul? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Tiene experiencia en el manejo en el rea financiera de una empresa? Si ____ Cul empresa? ____________________________________________________ Conoce usted esta empresa y su comportamiento? Explique. Si la respuesta es no conteste la siguiente pregunta: Cunto tiempo considera necesitar para conocer el funcionamiento de la empresa? 1 semana _____ 2 semanas ____ 1 mes _____

Otro. Cuanto? ____________________

Cules son los estndares que usted sigue para realizar la auditora? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Qu otros estudios ha realizado? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ De orden tcnico Qu son las TICs? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Mencione 3 DBMS ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Qu sistemas operativos maneja? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

Considera que su formacin es investigativa o tcnica. Explique ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

Qu lenguajes de programacin maneja? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Qu idiomas maneja? Ingls _____.Lo lee ___ %.Lo escribe ____ %. Lo habla ___ %. Francs _____.Lo lee ___ %.Lo escribe ____ %. Lo habla ___ %. Otro _____.Lo lee ___ %.Lo escribe ____ %. Lo habla ___ %.De habilidad Hasta donde entra un perro en un bosque? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Por qu las tapas de las alcantarillas son redondas? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Agradecemos su colaboracin y atencin prestada al presente cuestionario. Los resultados los podrs ver a partir de 20 de Marzo de 20xx. Ejercicio 2: La empresa Kukys Ltda. tiene como objeto hacer galletas para la exportacin. Actualmente, se ha podido observar que varias irregularidades se han ido presentando con el manejo que se realiza a la informacin. Se han encontrado inconsistencias en los datos, prdida de informacin, los backup no se pueden recuperar porque el programa no los accede, etc. Usted como auditor informtico de Kukys, que funciones tendra con respecto al problema que se est presentando? Solucin: Al tener la funcin de auditor informtico en Kukys Ltda. Es mi deber controlar y verificar que los sistemas de informacin realicen sus tareas de manera eficiente. De lo contrario es

necesario iniciar un anlisis y detectar las posibles causas del problema, para as hacer las respectivas sugerencias. El anlisis debe realizarse a todas las partes que tienen acceso a la informacin, ya sean software, hardware y personal de la empresa. Es importante seguir minuciosamente el manejo de la informacin, la manera en que se adquiere la informacin, su procesamiento, su almacenamiento y su seguridad. Realizar y entregar un informe Final, manteniendo niveles de confidencialidad adecuados.