MEJORAMIENTO CONTNUO

Mejoramiento en la SED

Procesos

Autoevaluaci n Institucional

Autoevaluacin Individual

Ciclo PHVA

ACTUAR Cmo mejorar la prxima vez?

PLANEAR Qu hacer? Cmo hacerlo?

SATISFACCIN DEL USUARIO

VERIFICAR Las cosas pasaron segn lo planificado?

HACER Hacer lo planificado

Conceptos Generales
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria
NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la organizacin, sus clientes y otras partes interesadas que la expectativa bajo consideracin est implcita. NOTA 2 Pueden utilizarse complementos para identificar un tipo especfico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestin de la calidad, requisito del cliente. NOTA 3 Un requisito especificado es todo aquel que se declara, por ejemplo, en un documento. NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas

Conceptos Generales
PROBLEMA:
Cualquier situacin o hecho que est impidiendo u obstaculizando que un objetivo preestablecido se alcance. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito CORRECCIN: Accin realizada para eliminar una no conformidad detectada.
NOTA 1. Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva. NOTA 2. Una correccin puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificacin.

Conceptos Generales
ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. NOTA 1. Puede haber ms de una causa para una no conformidad. NOTA 2. La accin correctiva se adopta para evitar que vuelva a producirse mientras que la accin preventiva se adopta para prevenir que algo suceda en primer lugar. ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una potencial no conformidad u otra potencial situacin indeseable. NOTA 1. Puede haber ms de una causa para una potencial no conformidad. NOTA 2. La accin preventiva se adopta para prevenir que algo suceda mientras que la accin correctiva se adopta para evitar que vuelva a producirse.

Qu mecanismos utiliza la SED para el mejoramiento continuo de sus procesos?

Tratamiento del Servicio No Conforme Implementacin de Acciones Correctivas Implementacin de Acciones Preventivas Planes de Mejoramiento

De dnde salen las No Conformidades?

De la realizacin diaria de actividades a travs de la verificacin o inspeccin. Auditorias Internas y Externas. Quejas y reclamos. Incumplimiento en las metas proyectadas para indicadores. Autoevaluacin Institucional

Cmo se redactan las No Conformidades?

Las no conformidades deben ser escritas de manera corta y clara. La redaccin es el elemento clave para el entendimiento de la no conformidad, que est vinculada al incumplimiento de un requisito. Normalmente la evidencia de la no conformidad forma parte integrante de la redaccin de la no conformidad.

Ejemplos de estilos de redaccin de no conformidad

Redaccin de la evidencia de la no conformidad y la no conformidad por separado:

EVIDENCIA: El proceso misional Garanta del Derecho a la Educacin no evidencia avances en la definicin y documentacin de procedimientos, indicadores y controles. INCUMPLIMIENTO: No se est cumpliendo con las orientaciones impartidas desde el nivel central mediante el memorando 510-097590 del 1 de agosto de 2008.

Redaccin de la evidencia y la no conformidad de forma conjunta:

El proceso misional Garanta del Derecho a la Educacin no evidencia avances en la definicin y documentacin de procedimientos, indicadores y controles, incumpliendo las orientaciones impartidas desde el nivel central mediante el memorando 510-097590 del 1 de agosto de 2008.

Importante!!!
Para toda no conformidad debe haber o debi haber habido correccin. Sin embargo esto no quiere decir que para todas y cada de las no conformidades deba haber accin correctiva, podran existir por varias no conformidades una sola accin correctiva.

Control del Servicio No Conforme

Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

Recuerden tener en cuenta

Todos los planes de accin deben contar con la aprobacin del Rector(a).

Si es necesaria la solicitud de recursos para la ejecucin del plan de accin definido, ste debe contar con la aprobacin del Consejo Directivo.

Auditoria Interna del Sistema Integrado de Gestin

Definicin Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del SIG con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

En la SED, la dependencia responsable de realizar auditoras al Sistema integrado de Gestin es la Oficina de Control Interno.

Responsabilidades en las Auditorias Internas del SIG

Jefe de Control Interno Anualmente el Jefe de la Oficina de Control Interno organizar el Cronograma de Auditorias Internas de la SED y concertar con el Comit de Control Interno y de Gestin de la Calidad. El Comit aprobar formalmente el programa definitivo. El jefe de Control Interno coordinar el proceso auditor al interior de la SED.

El Jefe de Control Interno informar al Comit del Sistema Integrado de Gestin, el avance de las acciones correctivas y/o preventivas generadas en las auditorias del sistema de gestin de la calidad.

Responsabilidades en las Auditorias Internas del SIG

Auditor Lder Elaboracin del plan de auditorias donde se define: la hora de la auditoria, los criterios y alcance de la auditoria, fecha y hora de la reunin de apertura y reunin de cierre. Realizacin de las auditorias de los procesos de la SED. Responsable de llevar a cabo la reunin apertura y cierra de las auditorias. Elaborar el informe de auditoria en conjunto con el auditor acompaante e informar al responsable del proceso auditado y al Jefe de Control Interno. Informar a la Oficina de Control Interno si se requiere reprogramar la fecha de la auditoria en caso de que el auditado lo solicite. El auditado debe presentar la justificacin del porqu no puede atender la auditoria en la fecha programada. Informar al Jefe de Control Interno, al Representante de la Alta Direccin y al Directivo Funcional responsable del rea auditada, el avance de las acciones correctivas.

Responsabilidades en las Auditorias Internas del SIG

Auditor Interno (Acompaante) Participacin en la elaboracin del plan de auditoria, donde se define: los criterios y alcance de la auditoria, fecha y hora de la reunin de apertura y cierre. Participar como asistente en las auditorias realizadas por el auditor lder. Adems de tener en cuenta las preguntas del PHVA establecidas en las listas de chequeo; revisar la documentacin a auditar (procesos y procedimientos) y adicionarlas a las listas.

Realizar entrevistas y recolectar evidencia de la auditoria.

Informar al auditor lder si se requiere reprogramar la fecha de la auditoria, en caso de que el auditado lo solicite.

Si a partir de la auditoria se generan acciones correctivas por una no conformidad presentada en la auditoria; es deber del auditor realizar el seguimiento hasta el cierre de las mismas, y realizar una segunda verificacin para garantizar que las acciones fueron eficaces.

Formatos de Mejoramiento

Reporte No Conformidad
Reporte de Accin Inmediata para No Conformidades

Registro de Acciones Preventivas

Planes de Mejoramiento
Plan de mejoramiento resultado de auditoria de un ente de control Plan de mejoramiento resultado de auditoria interna Plan de mejoramiento institucional, resultado de la evaluacin institucional Plan de mejoramiento individual, resultado de la evaluacin del desempeo

Plan de mejoramiento, resultado de la Autoevaluacin Institucional

Objetivo de la Autoevaluacin Institucional Evaluar la gestin del colegio en el marco del Proyecto Educativo Institucional, la articulacin con los fines de la educacin y el Plan Sectorial de Educacin, teniendo en cuenta las realidades econmicas, sociales y culturales del colegio y su contexto, con el propsito de obtener elementos que contribuyan al diseo del plan operativo anual (POA) y de los planes de mejoramiento.

Plan de mejoramiento, resultado de la Autoevaluacin Institucional

Metodologa de la Autoevaluacin Institucional: La autoevaluacin institucional del ao anterior y la planeacin para el presente ao, deben realizarse en los tiempos establecidos para tal propsito de acuerdo con el calendario escolar. Cada colegio establecer su propia organizacin para el desarrollo de la misma y tiene autonoma para disear y aplicar un instrumento para capturar y consolidar la informacin. Sin embargo, la SED tendr habilitado en la WEB la herramienta utilizada en aos anteriores para aquellos colegios que decidan usarla.

Plan de mejoramiento, resultado de la Autoevaluacin Institucional

FASE I
Preparacin de la Autoevaluacin Socializar con la comunidad educativa el documento Orientaciones para la autoevaluacin institucional (charlas, reuniones, circulares, peridico mural, pgina WEB, volantes, entre otras). Definir las herramientas, estrategias, instrumentos, espacios, tiempos y recursos requeridos para la realizacin del proceso de autoevaluacin institucin. Organizar el registro fotogrfico, flmico o escrito del que disponga el colegio, que pueda servir como apoyo en le proceso de autoevaluacin. Realizar la autoevaluacin de acuerdo con temas y subtemas sealados en la Tabla 1 del documento Orientaciones para la autoevaluacin institucional y hacer el registro en los instrumentos definidos por el colegio, conforme a la organizacin previamente establecida por el colegio (grupos representativos de cada estamento, por reas, por ciclos, individuales, etc.).

Consolidacin de la Informacin, presentacin de anlisis y conclusiones El Consejo Directivo consolida el documento final resultado del proceso y realiza el respectivo anlisis. Socializar posteriormente ante la comunidad en pleno.

Realizacin de la Autoevaluacin Presentar a la comunidad la metodologa para la autoevaluacin, los aspectos a evaluar y su importancia, as como la estrategia para sistematizar y analizar la informacin.

Archivar la informacin capturada en los instrumentos, junto con las evidencias como soporte documental y como base para desarrollar la Fase II: Construccin del Plan Operativo Anual y del plan de mejoramiento.

Plan de mejoramiento, resultado de la Autoevaluacin Institucional

FASE II: Elaboracin del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Mejoramiento
Elaboracin de la programacin del ao Envo del formato y revisin por parte de la DLE

Evaluacin Institucional Elaboracin de ajustes y correcciones NO Es aceptado?

Elaboracin del informe de gestin anual

SI

Revisin del seguimiento por parte de la DLE

Seguimiento trimestral del POA

Plan de mejoramiento, resultado de la Autoevaluacin Institucional

Utilizando los resultados de la evaluacin se formula un plan orientado al mejoramiento de los asuntos identificados en el ejercicio desarrollado. Las dimensiones en que se debe actuar para lograr nuevos objetivos pueden ser conceptuales, pedaggicos, administrativos, procedimentales, entre otros, y se debern plantear desde la dimensin docente, desde las necesidades de los estudiantes y desde la comunidad educativa. El plan debe tener de manera organizada las actividades a realizar en relacin con los diferentes objetivos planteados y mirar sus reales posibilidades de concrecin, as como los espacios y tiempos para el desarrollo de los mismos.

Es importante construir un cronograma para la ejecucin de las diferentes fases del plan con responsabilidades delegadas y con compromisos explcitos en forma de acuerdos. Es decir, se sealar con toda precisin, en qu se va a cambiar, qu se va a hacer y cmo se harn.
Los cambios se pueden realizar en cualquier momento del proceso escolar.

Muchas gracias por su atencin!!!