AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

CLASES DE AUDITORIA

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE INTERNA EXTERNA

Quien ?

Qu se audita?

SUFICIENCIA CUMPLIMIENTO PRODUCTO/ PROCESO/PROYECTO

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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar la o no de los elementos del sistema de calidad con requisitos especificados.

CONFORMIDAD

Determinar la EFICACIA del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.

Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad.

PASO 1: NOMBRAR AUDITOR PRINCIPAL

AUDITOR LIDER AUDITOR PRINCIPAL AUDITOR JEFE AUDITOR INTERNO RESPONSABLE DE PLANEAR, EJECUTAR Y HACER SEGUIMIENTO

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones. Informar los resultados. Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado). Conservar y salvaguardar la documentacin de la auditoria. Cooperar y apoyar al auditor lder.

Responsabilidad del AUDITOR LIDER

Responsable por todas las etapas de la auditoria. Ayudar en la seleccin de otros miembros. Preparar el plan de auditoria. Representar el equipo frente a la gerencia. NC basadas en evidencias objetivas y slidas. Reuniones de enlace se realicen regularmente. Presentar el informe de auditoria.

PASO 2: ENTRENAR AUDITOR PRINCIPAL

CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD PRESENTAR EXAMEN SI ES POSIBLE QUE ASISTA A VARIAS AUDITORIAS DE CALIDAD COMO OBSERVADOR
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Preparacin individual del auditor

Lea los procedimientos con anticipacin. Determine donde se realizan inspecciones.

Utilice listas de verificacin. Conozca la responsabilidad y

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PASO 3: DETERMINAR NUMERO AUDITORES DE CALIDAD INTERNOS

NUMERO DE AREAS, PLANTAS Y CIUDADES TIEMPO ESTIMADO EN VER LOS ELEMENTOS QUE LE COMPETEN A CADA AREA. TIEMPO MAXIMO DEL CICLO DE AUDITORA

3 A 4 AUDITORIAS AL AO MAXIMO 2 SEMANAS POR CLICLO CICLOS DE MAXIMO 1 TRIMESTRE

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PASO 4: ENTRENAR AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

CURSO DE AUDITOR INTERNO EXCELENTE CONOCIMIENTO DE LA NORMA PREPARAR LISTAS CHEQUEO SI POSIBLE ASISTIR A AUDITORIAS COMO OBSERVADOR

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ETAPAS DE LA AUDITORIA
Establezca fecha y tiempo. Sitio / Area Preparacin Informe al Gerente Sepa que hace el rea. Presente los hechos

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Reunin de Cierre Reporte Seguimiento

Plan de auditoria Lista de verificacin Reunin de apertura Realizacin de la Auditoria

SI Acuerde los hechos N O RNC ?

Auditoria de Suficiencia
Manual Procedimientos Registros

Auditoria de Cumplimiento Levante el RNC.

Levante NC.

Fin

Accin correctiva

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PASO 5: INICIAR CICLOS DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

SENSIBILIZACION DE TODO EL PERSONAL HACER SIMULACROS EXCELENTE PREPARACION VIVENCIAL DE LOS AUDITORES MANEJO DE OBJECIONES Y CONFLICTO INMEDIATO

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CICLO AUDITORIA: DEFINIR EL O B J E T I V O

SUFICICIENCIA CONTROL PROCESO F ICHAS DE CONTROL CUMPLIMIENTO DE LO PACTADO CON EL CLIENTE RENDIMIENTO AREAS DE APOYO
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CICLO AUDITORIA: PLAN DE AUDITORIA

DEFINE OBJETIVO PLANEA EJECUTA AUDITORIA HACE SEGUIMIENTO ESCALA SI NECESARIO INFORME A LA GERENCIA GENERAL
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CICLO AUDITORIA: PLANEACION

LISTAS CHEQUEO QUE PREGUNTAR POR CARGO MANEJO DEL TIEMPO LECTURA DE LA DOCUMENTACION ESCRITA REVISION TECNICA Y ADMINISTRATIVA
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CICLO AUDITORIA: REALIZAR AUDITORIA

ACTA APERTURA AUDITORIA ANALISIS DE LA AUDITORIA AUDITORIA SEGUNDA RONDA ANALISIS REUNION CIERRE SEGUIMIENTO

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REALIZANDO LA AUDITORIA

ENTREVISTA JEFE ENTREVISTA PERSONAL DE PISO OBSERVA EL TRABAJO Y LAS AREAS DE TRABAJO MIRA LOS ARCHIVOS Y RECURSOS: PRESENTE, PASADO Y FUTURO SEGN LISTADOS 17 MAESTROS

REUNION DE APERTURA

Presentar miembros a la directiva. Revisar alcance y objetivos. Mtodos utilizados en la auditoria. Conductos oficiales de comunicacin. Necesidad de recursos especiales. Explicar NC , como se reportan y califican (mayor /menor). Hora y fecha de reunin de cierre y otras.
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ENFOQUE DE LA AUDITORIA

Haga sentir cmodo al auditado Sea amigable. Explique el propsito de la auditoria. Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO.
Qu? Como? Por qu? Donde? Quien?

Muestreme? Cuando?

LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR

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EJECUTANDO LA AUDITORIA

Haga un muestreo de actividades, no se centre en una. Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros. Haga anotaciones completas. Escuche las explicaciones del auditado. Anote y confirmelas ms adelante si es procedente.No de la impresin de que no cree. Escriba los detalles : procedimientos, registros, ordenes ,lotes,ect. Auditoria abierta y amigable resultar en un acuerdo de que el problema existe. Verifique si la NC es o no puntual.

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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
1. 2. 3. 4.

5.

6. 7.

Inicio de la Auditora Revisin de la Documentacin Preparacin de la Auditora de Campo Realizacin de las actividades de la auditora en campo Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora Finalizacin de la auditora Realizacin de la actividades de seguimiento.
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INICIO DE AUDITORIA

ESTABLECIMIENTO DEL CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

Establecer los canales de comunicacin con el representante del auditado. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria. Proporcionar informacin sobre las fechas, duracin propuesta y la composicin del equipo auditor. Solicitar acceso a los documentos. Reglas de Seguridad. Hacer los preparativos para la auditoria. 22 Acordar la asistencia de observadores y la

REVISION DE LA DOCUMENTACION

REVISION DE LA DOCUMENTACION

Revisin de los documentos del Sistema de Gestin, incluyendo registros y determinacin de su adecuacin con respecto a los criterios de auditoria. Si la documentacin es inadecuada, se debe informar al cliente, a los responsables de gestionar el programa y al auditado. Decidir si se continua con la auditoria.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

PREPARACION DEL PLAN DE AUDITORIA

Contenido del plan: Objetivos de la auditoria. Criterios de la auditoria y los documentos. El alcance, identificar unidades funcionales. Fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria de campo. La hora y la duracin estimada de las actividades, incluyendo reuniones con la direccin del auditado y las del grupo auditor. Funciones y responsabilidades del equipo auditor y de los acompaantes. Asignacin de los recursos necesarios en reas criticas.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

ASIGNACION DE LAS TAREAS AL EQUIPO AUDITOR

Asignar a cada miembro del equipo auditor las responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficas.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Listas de verificacin y planes de muestreo de auditoria. Formularios para registrar informacin, evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria. Registros de auditoria.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

REALIZACION DE LA REUNION DE APERTURA

Confirmar el plan de auditoria. Proporcionar un breve resumen de cmo se llevaran a cabo las actividades de auditoria. Confirmar los canales de comunicacin. Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORIA

Los miembros del equipo deben consultarse peridicamente para evaluar los progresos y reasignar tareas. El auditor lder debera comunicar los progresos al auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben ser comunicadas inmediatamente.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE LOS GUIAS Y LOS OBSERVADORES

Establecer los contactos y horarios para las entrevistas. Acordar visitas a partes especificas. Asegurase de que se cumplan las reglas de seguridad. Ser testigos de la auditoria en nombre del auditado. Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de la informacin.
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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

Entrevistas Observacin de actividades. Revisin de documentos.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Pueden indicar conformidad, como no conformidad. Deben registrarse. Pueden clasificarse. Revisarse con el auditado. Resolver cualquier opinin divergente respecto a los hallazgos. Registrarse los puntos en que no hay acuerdo.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

PREPARACION DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Revisar los hallazgos y cualquier informacin recopilada frente a los objetivos. Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso. Preparar recomendaciones, si esta especificado en los objetivos. Comentar el seguimiento de la auditoria, si esta en el plan.

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PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO

REALIZACION DE LA REUNION DE CIERRE

Presidida por el auditor lder. Presentar hallazgos y conclusiones. En presencia del auditado y cliente. Presentar plan de acciones correctivas y preventivas. Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones para la mejora.

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PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA

PREPARACION DEL INFORME

Los objetivos de auditoria. El alcance. La identificacin del cliente. Identificacin del lder y miembros del equipo auditor. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoria en campo. Los criterios. Los hallazgos. Las conclusiones. El plan de auditoria. Lista de representantes del auditado.
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PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA

Las reas no cubiertas. Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado. Recomendaciones para la mejora, si se especific. Plan de seguimiento acordado. La lista de distribucin del informe.

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PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA

APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME

Emitirse en un tiempo acordado. Fechado, revisado y aprobado segn el procedimiento de auditorias. Distribuirse a los receptores designados por el cliente. Es propiedad del cliente. Mantener la confidencialidad del contenido del informe.

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FINALIZACION DE LA AUDITORIA

FINALIZACION DE LA AUDITORIA

Cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado. Cuando se haya distribuido el informe aprobado.

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LA REUNION DE CIERRE

PREPARACION Cada uno relata sus hallazgos. El equipo evala y revisa los hallazgos. Se define si son NC y su clase. Se prepara un borrador del reporte final.

DIRIGIDA POR EL AUDITOR LIDER

REUNION DE CIERRE Agradecimientos. Resumen del alcance. Objetivo y mtodo usado. No todas las NC se pueden descubrir. Preguntas y discusiones al final. Presentacin de las NC por el equipo.Hechos solamente. Resumen general por el A.Lder. Invitacin a discutir cualquier punto. Acuerdo de las fechas para terminacin de las acciones correctivas

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REPORTE DE DISCREPANCIAS.

Cada N.C.debe tener un reporte separado. Reporte debe contener 3 tems : Descripcin completa y precisa de lo observado. Referencia a la clusula del estandard/ documento de calidad de la organizacin. Explicacin de los requisitos de la clusula / documento. Las discrepancias deben atribuirse solamente a una clusula de la norma, la ms aplicable. En ocasiones , la nica referencia es la documentacin de la organizacin.
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INFORME FINAL DE LA AUDITORIA

Alcance y objetivos. auditoria o muy cerca. Fechas e identificacin de la organizacin. Detalles del plan de auditoria,miembros y entrevistas. Documentos de referencia : norma,manual de calidad,ect. Relacin de las no conformidades encontradas. Anlisis de las fortalezas del sistema. Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos. Lista de distribucin. Detalles y NC aceptadas por las partes involucradas

Listos al terminar la

Precisos,soportados y referencias precisas.

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CICLO AUDITORIA: SEGUIMIENTO

REVISAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD REVISAR LO PACTADO CON EL JEFE DEL AREA LEVANTAR LA NO CONFORMIDAD ASEGURAR MEJORA SISTEMA
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ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORIA

Las conclusiones pueden indicar necesidad de acciones correctivas, las cuales deben resolverse en un determinado tiempo. No se considera parte de la auditoria. La verificacin de la implementacin de las acciones correctivas forma parte de otra auditoria. El programa puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor. Planes de auditoria. Programas de auditoria. Informes de auditoria.
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ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

Informes de no conformidades. Informes de acciones correctivas y preventivas. Seguimiento a auditorias, si aplica. Competencia de auditores. Seleccin del equipo auditor. Mantenimiento y mejora de la competencia.

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CICLO AUDITORIA: ESCALAR

VOLVER A DILIGENCIAR LA NO CONFORMIDAD QUE EL JEFE DEL JEFE SE COMPROMETA ASEGURAR EN FORMA IMPERSONAL LA ACCION CORRECTIVA NO BUSCAR CULPABLES NO CREAR ENEMISTADES
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CICLO AUDITORIA: INFORME A LA GERENCIA

FECHA DE CORTE INFORME EN UNA PAGINA PRESENTA LA CAPACIDAD DE REALIZAR ACCIONES CORRECTIVAS PRESENTA PROBLEMAS MUY FRECUENTES

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SEGUIMIENTO
VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS DESPUS DE LA FECHA ESTABLECIDA

NO
ESTABLEZCA UNA NUEVA FECHA

SI

VERIFIQUE DE NUEVO

SI

CIERRE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD

ESCALE

N O

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EL PASO SIGUIENTE: HACERLO EN LA EMPRESA SIGA LOS PASOS

EXCELENTE PLANEACION MANEJO DEL CONFLICTO AUDITORIA SUFICIENCIA AUDITORIA CON RECOMENDACIONES Y ACLARACIONES
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ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

SEGUIMIENTO/ MTO. DEL DESEMPEO Evaluacin del desempeo : observaciones de auditoria, ect. Consistencia entre los auditores : Talleres de entrenamiento. Revisin de informes de auditoria. Rotacin de auditores entre equipos. Entrenamiento. Controlar necesidades y actuar. FACTORES OPERACIONALES

APTITUDES DE LOS AUDITORES

Recursos. Planificacin y programacin de auditorias. Formatos formalizados. Confidencialidad.

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