UNIDAD V PROCESO DE CAMBIO Proceso a travs del cual una organizacin llega a ser de modo diferente de lo que era

en un momento dado anterior. Todas las organizaciones cambian pero el reto que se plantean los directivos y, en general, todas las personas de la organizacin es que el cambio organizacional se produzca en la direccin que interesa a los objetivos de la organizacin. Es por ello que se habla de gestin del cambio, agentes de cambio, intervencin para el cambio, resistencia al cambio, etc. Cuando se quiere llevar adelante un proceso de cambio, se debe tener en cuenta que las personas pretenden que la nueva situacin les proporcione la misma seguridad que la previa. Mientras el proceso avanza sin mayores dificultades, el cambio sigue adelante, pero no bien se producen inconvenientes, las personas tienden a volver rpidamente a la situacin anterior y es por eso que gran proporcin de los procesos de cambio fracasan al poco tiempo de ser implementados. Para que un proceso de cambio pueda implementarse con xito y sostenerse en el tiempo, es fundamental tener en cuenta el factor humano. Las personas deben confiar, estar motivadas y capacitadas, ya que el cambio es un proceso muy duro, tanto a nivel personal como organizacional. La persona que lidera el cambio debe lograr que las personas puedan hacer mejor el trabajo, con menor esfuerzo y mayor satisfaccin. La confianza es un requisito esencial para lograr un ambiente de trabajo agradable y de franca cooperacin. En este mundo globalizado e hper competitivo en el que nada parece seguro, no resulta extrao que la confianza haya casi desaparecido del ambiente laboral. Los empleados desconfiados se comprometen menos y son menos eficaces que los que confan. Los directivos que desconfan de sus empleados

malgastan su tiempo controlndolos y ni unos ni otros se concentran en sus tareas y responsabilidades especficas. La motivacin de los recursos humanos se logra cuando son tenidas en cuenta tanto las metas de la organizacin como las de las personas que la integran, crendose una verdadera energa que facilita el proceso de cambio. La adaptacin de la empresa a la realidad del cambio tiene que suceder a travs de un proceso que vaya ocurriendo real y efectivamente. El cambio no debe ser autoritario ya que as es muy difcil de lograr, debe ser flexible, con la participacin de todo el personal a travs de grupos pequeos pero consistentes, para permitir que el proceso avance. Para lograr el cambio, los grupos deben perder el miedo. Con los primeros logros que alcanza cada grupo, los integrantes experimentan la satisfaccin de los resultados obtenidos que ellos mismos propusieron, y a partir de ese momento se rompe la inercia al cambio. Para realizar un proceso de cambio exitoso es premisa fundamental el auto convencimiento de los directivos de la organizacin y la concienciacin del personal respecto a la necesidad del cambio LAS ETAPAS DEL PROCESO DE CAMBIO. Existen tres fases principales que todo proceso de transformacin debe recorrer, y todas se cumplen inexorablemente 1. La Primera es un perodo de Cuestionamiento, de Retar el Status, de Fijar Metas, y de Disear. De una u otra forma, decidimos que la forma actual de hacerlas 2. La segunda etapa es un perodo de Cambio, de Aclarar, de Reforzar. Aqu es donde hacemos el verdadero trabajo pesado del Cambio. Creamos estructuras, desarrollamos nuevos sistemas y comenzamos a fomentar nuevas actitudes y formas de trabajar. 3. La tercera etapa es un perodo de Consolidacin, de Institucionalizacin y de Evaluacin. Esta es la etapa donde hacemos permanente el cambio. Nos aseguramos que nuestra gente no piensa

que es otro "Programa del Mes", sino algo que va a perdurar en la Organizacin. Todos pasaremos por estas tres etapas, pero no necesariamente en ese orden. El proceso de cambio consiste bsicamente en tres etapas. Recoleccin de datos: determinacin de la naturaleza y disponibilidad de los datos necesarios y de los mtodos utilizables para su recoleccin dentro de la organizacin. Incluye tcnicas y mtodos para describir el sistema organizacional, las relaciones entre sus elementos y las maneras de identificar problemas y asuntos ms importantes. Diagnstico organizacional: del anlisis de datos tomados se pasa a su interpretacin y diagnstico. Se trata de identificar preocupaciones problemas, sus consecuencias, establecer prioridades y objetivos. Accin de intervencin: se selecciona cul es la intervencin ms adecuada para solucionar un problema particular organizacional. Esta no es la fase final del proceso de cambio, ya que este es continuo y una etapa capaz de facilitar el proceso sobre una base de continuidad. UNIDAD VI CONDUCION DE REUNIONES La Reunin: Es un mtodo que utilizan los equipos de trabajo, para la bsqueda de consenso y de estrategias para la solucin de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicacin en beneficio de la organizacin y del equipo. Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propsitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener informacin, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.

Utilidad de las reuniones: La realizacin de reuniones efectivas permite recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de participacin y cohesin para el logro de las metas. Establece un acercamiento entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales. Aspectos a tomar en cuanta en la realizacin de una reunin efectiva: ?? Decidir si es una reunin controlada totalmente con agenda, o mixta (control y participacin) ?? Conocer el ambiente fsico donde se va a realizar ?? Hacer los preparativos adecuados (tareas de logstica), seleccin de invitados, medios audiovisuales, convocatoria, ubicacin del local, etc. ?? Tener estructurada la reunin y establecer los objetivos que va a lograr con la misma y las normas que la van a regir. ?? Informarse sobre direccin o conduccin de reuniones, si se va a ser el facilitador. ?? Si Ud. va a dirigir o coordinar la reunin, tiene que tener presente, los siguientes pasos: ?? Preparar la reunin (recursos humanos y materiales de apoyo). ?? Planificar el proceso (cmo se va a desarrollar la reunin, el orden). ?? Iniciar y abrir la reunin. ?? Ser el moderador a lo largo de la misma. ?? Controlar el grupo y ordenar las intervenciones. ?? Motivar a la participacin. ?? Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos. ?? Llegar varios minutos antes de la hora sealada para el inicio. Estructura de una reunin: Cualquier tipo de reunin puede conducirse y desarrollarse eficazmente, si se sigue la siguiente estructura:

1. Introduccin. La fase introductoria es para informar a los asistentes sobre los antecedentes y ubicarlos en el contexto requerido. La introduccin la debe realizar el director o lder formal de la instancia u organizacin. 2. Clarificacin de expectativas. Aclarar el propsito u objetivo de la reunin, negociar, para evitar que los asistentes estn esperando logros diferentes al propuesto inicialmente. En la fase de clarificacin de expectativas se debe dar respuesta a las siguientes preguntas: Qu se espera lograr en esa reunin? Qu se puede lograr realmente en la reunin? Cul es el objetivo? 3. Normas o reglas del juego. Definir la duracin aproximada y acordar las reglas de interaccin entre los miembros para el mejor aprovechamiento del tiempo y del trabajo en grupo. 4. Mecnica y metodologa a utilizar. Definir los procedimientos para abordar las actividades previstas en la reunin y cmo se realizara el control de las mismas. Las personas deben tener claro su rol y conocer la forma como se irn incorporando sus ideas. Por ejemplo, informar si habr sesin de preguntas y respuestas al final o si es de libre participacin. En este punto se debe dar respuesta a posibles preguntas de los asistentes, tales como: Quin va hacer o decir qu? Mtodos a utilizar? Mecanismos para analizar problemas y tomar decisiones? Mecanismos de retroinformacin o control? 5. Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda. Una vez aclarado lo anterior, se entra en materia y se comienza a trabajar de acuerdo a lo pautado en agenda. 6. Mantenimiento del proceso y chequeo de los procedimientos. El coordinador de la reunin debe estar atento para que la tarea no nos desve del objetivo, y si esto se debe a problemas con los mecanismos o mtodos de

discusin, rectificar modificar y seguir para el logro previsto inicialmente en la reunin, segn la agenda. 7. Cierre formal y prximos pasos: La reunin debe concluir con una breve exposicin con el resumen de los acuerdos y la definicin de los pasos a seguir, en trminos de actividades, responsables y tiempos de ejecucin. Se dar fecha tentativa de la prxima reunin. 8. Evaluacin de la reunin: Esta herramienta permite medir la productividad de las reuniones, verificar si lo previsto se cumpli para los organizadores y los participantes.