Profesional Tcnico Bachiller en Alimentos y Bebidas Organizacin de grupos y convenciones P.S.

P: Alejandra Daz Vega

Manual para la organizacin de eventos Socioculturales.

Grupo 5108

Manual Organizacin de eventos Socioculturales

ndice:
Pg. 1.- Introduccin 2.-Procedimientos a tomar en cuenta, segn su rea de aplicacin y alcance. 2.1-Temtica del evento 2.2-Elaboracin de cronograma 2.3-Seleccin de un lugar de celebracin 2.4-Planeacin de agendas 2.5-Marketing y publicidad del evento 2.6-Colaboracin con patrocinadores 2.7-Organizacin del personal y trabajo con los invitados especiales 3.-Preparacin, registro, acomodacin, comentarios 5.- Detalles a tomar en cuenta para la organizacin de un evento 3 3 3 4 5 5 5 5 6 6

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Comits: -Finanzas -Publicidad -Alojamiento -Registro y recepcin -Transporte -Servicios generales -Ornato y rotulacin

1.- INTRODUCCIN Este manual ayudar a planificar de manera exitosa un evento sociocultural, desde definir la temtica, hasta despedir al ltimo invitado a ste. Para la organizacin de un evento, se deben planear y preparar todos los aspectos que determinarn el que ste sea exitoso. Es importante que en todas las actividades, se cuente con una programacin o cronograma para que todo se desarrolle sin problemas. De esta manera se irn registrando los elementos con los que se cuenta y los que hacen falta, y as llevar un mejor control de la planificacin del evento. Existen diversos aspectos bsicos que no deben faltar al momento de determinar y planear un evento. Dichos aspectos, se darn a conocer en el presente manual.

2.-PROCEDIMIENTOS A TOMAR EN CUENTA, SEGN SU REA DE APLICACIN Y ALCANCE. Primero que nada, se deben definir los objetivos bsicos del evento: y y y y y Quin es el pblico? Cul es el tema del evento?? Dnde debe celebrarse? Por qu asistir la gente? Cul es el programa?

2.1Temtica del evento Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la organizacin, el pblico o participantes, invitados y la manera en que acta en el mercado. Es importante recordad que segn la temtica del evento, ser en pblico que se esperar. Tambin define los medios de divulgacin del evento y las empresas candidatas a participar. Al tratarse de un evento sociocultural, hay que recordar que la temtica debe establecerse con fines recreativos y de convivencia, que difunda alguna expresin artstica la cual sea

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capaz de motivar al pblico, justificando nuestro evento y definiendo los objetivos con el que ste se realiza.

2.2-Elaboracin de cronograma Una vez que ha sido determinada la temtica del evento, hay que elaborar un cronograma estableciendo las actividades que se realizarn y sus respectivas fechas. Es recomendable elaborarlo con un ao de anticipacin, para distribuir las actividades, atenindonos a cualquier cambio. El cronograma se realizar en tres etapas: antes, durante y despus del evento, y cada una de ellas debe definir en cada concepto la fecha, actividad a realizar, personal involucrado y recursos necesarios para llevas a cabo dicha actividad.

2.3-Seleccin de un lugar de celebracin sta depende del alcance del evento. Puede determinarse por una estimacin del nmero de personas que asistirn y las actividades que se planean realizar. Es importante tomar en cuenta tambin la ubicacin del lugar y las fechas en que ser realizado el evento para determinar si sern espacios cerrados o abiertos. Tomemos en cuenta las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones en el recinto a elegir: y y y y y y y y y Capacidad de mostrar carteles Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el evento. Disponibilidad de conserjes y puntos de informacin. Capacidad de la sala donde se celebrar el evento. Flexibilidad para modificar la distribucin de los stands y escenarios en la sala. Opciones de iluminacin tanto natural como artificial Acstica del lugar Acceso a baos Disponibilidad de equipos audiovisuales. (internet, micrfonos, proyectores, pantallas, ubicacin y cantidad de tomas de corriente)

Es necesario justificar el presupuesto, compilando todos los gastos implicados: y y y y y y y Gastos de las instalaciones donde se celebrar el evento. Gastos de los servicios de alimentos y bebidas Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. Gastos de servicios de oficina. Pliza de garanta. Servicios gratuitos. Opciones de pago.

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2.4-Planeacin de agendas Es importante crear un programa que se acomode a los gustos, tiempos y necesidades de los invitados, cuidando de distribuir las actividades una por una y as no abrumar a los asistentes del evento. Hay que cuidar que el programa sea dinmico y entretenido, y as no volverlo tedioso tanto para los invitado, participantes o edecanes. No hay que descuidar los tiempos de realizacin, pues a pesar de llevar una agenda, siempre surgirn cambios a ltima hora.

Cuando se trata de la definicin del da del evento, es de mucha ayuda tomar en cuenta los siguientes aspectos: y y Es poco recomendable realizar el evento en das viernes. Se tiene que cuidar que el evento no sea en vacaciones y en vsperas de vacaciones.

2.5-Marketing y publicidad del evento El marketing es el que determinar el xito del evento, pues el nmero de participantes depende de la promocin y divulgacin que se haya tenido sobre el evento. Puede anunciarse el evento por medio de pancartas en zonas muy transitadas, peridicos, revistas o folletos. stos deben de ser llamativos y expresar la intencin del evento. Tambin pueden realizarse comerciales de televisin, o radio, as como ruedas de prensa. Cabe recordar, que, como evento sociocultural, la mayora de la veces cuenta con el apoyo del gobierno, por lo que su promocin se facilita. 2.6-Colaboracin con patrocinadores Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuir a aumentar la credibilidad de dicho evento, adems de reducir costes. 2.7-Organizacin del personal y trabajo con los invitados especiales. Si se va a contar con invitados especiales, en este caso, hablamos de artistas, es importante que stos tengan cierto prestigio y buena reputacin, que puedan compartir su trayectoria y

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as lograr inspirar a otros. Es necesario preparar a los invitados con anticipacin, informndolos sobre la organizacin del evento, sus prepsitos y programas. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, adems de informarlos con antelacin sobre los procesos logsticos, el calendario y el pblico que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrfonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas. Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con la acomodacin, el registro, la atencin al cliente y las finanzas.

3.-PREPARACIN, REGISTRO, ACOMODACIN, COMENTARIOS Es importante tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un da antes de su celebracin. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el da antes del evento. El da del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. Debe llevarse un control para garantizar que todas las personas que accedan al evento estn autorizadas a hacerlo, ya sea otorgndoles un sello, boleto o pulsera para salir y entrar libremente del recinto. Los folletos o programas del evento se entregarn en este punto. 5.- DETALLES A TOMAR EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO y y y y y y y y Perfil del evento (fecha, horario, ubicacin, contactos, etc.) Informacin de contacto del coordinador del evento Informacin de contacto de los proveedores Perfil de los asistentes Espacio necesario Comida y bebida Requisitos de equipos audiovisuales Organizacin de la recepcin

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2. Creacin de un perfil de evento Una vez que el planificador conozca los aspectos bsicos del evento en cuestin, es el momento de buscar posibles lugares de celebracin para la reunin. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebracin y el lugar ms cmodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

4. Confirmacin y/o desarrollo de la agenda Es muy importante que la persona encargada de la planificacin del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiar con frecuencia desde el momento de la conversacin inicial hasta el mismo da del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebracin para garantizar que todo transcurre sin problemas.

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