Las funciones de este departamento son:

y y y y

La venta correcta de habitaciones. El control de las ventas realizadas. Atender la correspondencia. La utilizacin y el control del telex, fax y arras.

Los impresos que se utilizan son:

y

La hoja de reservas:

Suele ser utilizada en los grandes hoteles en vez del Libro de Reservas empleado en los pequeos hoteles. En ella se anotan estos datos: Fechas: da en que se hace la reserva, fecha de llegada y fecha de salida. Cantidad y tipo de habitaciones. Servicios contratados: habitacin, habitacin y desayuno, media pensin, etc. Nombre y datos de las personas que hacen la reserva, que se van a alojar y del empleado que toma la reserva. Observaciones: si tiene o no arras, tratamiento del cliente, descuentos, etc.
y

Slip o Tarjeta de reservas:

Es una pequea tarjetita que contiene la sntesis de la reserva y se utiliza para actualizar y confeccionar el rack de reservas. Los datos que debe contener son: # Apellidos y nombre del cliente. # Fecha de llegada y de salida. # Cantidad y tipo de habitaciones. # Quin ha efectuado la reserva.
y

Planning:

Es un estadillo o grfico que permite planificar las reservas. Los plannings pueden ser: a) Numricos. Son los realizados en funcin del nmero de habitaciones. b) Nominales. Son los realizados segn los apellidos del cliente. c) Mixtos o Numricos-Nominales. En ellos se emplean el nmero de habitaciones y los apellidos del cliente a la vez. Estos tres tipos de plannings son propios de hoteles con pocas habitaciones, con un rgimen administrativo de tipo familiar, una clientela habitual y un turismo vacacional.

d) Fore Cast. Es el ms utilizado en hoteles medianos y en hoteles con gran nmero de habitaciones, debido a la operatividad que permite una mayor agilidad. El Fore Cast se divide en columnas: Habitaciones o acumulativo. Cancelaciones del acumulativo. Entradas. Cancelaciones de entradas. Salidas. Cancelaciones de salidas. En los hoteles que trabajan con grupos se hace un control riguroso de los mismos. En este caso los datos que deben figurar en el planning son: Nombre del grupo. Fecha de llegada y salida. Cantidad y tipo de habitaciones. Servicios contratados por el grupo.
y Lista de llegadas previstas: Es el documento base para que el mostrador realice la planificacin de las habitaciones. Se hace utilizando el rack de reservas como ndice, ya que al mismo tiempo que se anotan las reservas en el impreso, se va agrupando la documentacin de cada reserva.

Los datos que contiene la lista de llegadas son: Fecha. Espacio en blanco; donde el departamento de Recepcin anota el nmero de habitacin que se otorga al cliente a la hora de registrarse. Apellidos y nombre del cliente. Cantidad y tipo de habitaciones reservadas. Servicios contratados. Fecha de salida prevista. Quin efectu la reserva. Archivos. Pueden ser divididos en dos grupos a partir de la fecha de llegada prevista: 1: A priori: antes del da de la llegada. En ellos se archiva por orden cronolgico la documentacin que se recibe de cada una de las reservas. 2: A posteriori: despus de la llegada. Se dividen en tres:

A- Clientes llegados: comprende los clientes que llegaron en la fecha prevista y que ya abandonaron el hotel. B- Clientes no llegados: clientes que no llegaron en la fecha prevista y no han notificado la modificacin o anulacin de la reserva. C- Clientes nulos: clientes que modifican o anulan su reserva antes de la fecha prevista de llegada.