TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

FICHA 202458

TABLA DE CONTENIDO
1. 2.

3.

4. 5.

6.

Inventariar y catalogar Definicin y elementos del inventario 2.1 Formacin y formato de inventarios La clasificacin como tarea previa a la inventariacin. Tipos de inventarios Importancia y revalorizacin del inventario como instrumento de descripcin. Normalizacin de inventarios.

INVENTARIAR
Inventariar es una operacin precisa y delimitada dentro de la tarea de descripcin que no podemos mezclar, ni confundir con la accin de catalogar, ni tampoco identificarla con otras operaciones anteriores o posteriores, como registrar o indizar. El inventario no es un registro, aunque este puede ser elemento indispensable para confeccin ( en un archivo administrativo) ni es un ndice que de hecho es complementario del inventario.

CATALOGAR
Cuando se cataloga, se describe pormenorizando documento por documento ya sea simple o compuesto, cuando se inventara se describen globalmente cada una de las series documentales de un fondo sin descender a la particularizacin de las piezas o unidades archivsticas que las integran.

DEFINICIN DE INVENTARIO
El inventario describe las series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una institucin, en el caso de un archivo administrativo, o bien, es resultado de la descripcin de series que integran una seccin histrica o un fondo documental en un archivo histrico. El propsito finalidad es lograr el acceso a la informacin. Su campo de accin ser un fondo documental o una seccin de archivo o de fondo, completos. Su objeto, las series. Sus funciones, triples: de control para el archivero, de orientacin e informacin, primordiales para el investigador.

ELEMENTOS DEL INVENTARIO

SIGNATURA: De cada una de las unidades de instalacin integrantes de cada una de las series en el deposito (legajo, libro, carpeta). ENTRADA DESCRIPTIVA: en la que se indique por este orden: tipologa de la serie y tradicin documental, autor, destinatario y materias si es posible. La entrada descriptiva podr ser una, doble o mltiple en caso de que en un mismo legajo se contengan una o varias series documentales. FECHAS EXTREMAS: referidas a la primera y ultima (solo aos) de cada unidad de instalacin. DIGITOS DEL CUADRO DE CLASIFICACION: que ofrece la relacin con el origen.

FORMACIN DE INVENTARIO
Doble es la forma de elaboracin y de plasmacin material de un inventario. En el caso de los archivos en formacin ( archivos administrativos) el inventario esta abierto mediante un fichero y su confeccin se realiza a base de los datos contenidos en las hojas o listas de remisin de los fondos enviados al archivo central por las diferentes dependencias.

FORMATO DE INVENTARIO

LA CLASIFICACIN COMO TAREA PREVIA A LA INVENTARIACIN.

El archivero debe tener elaborado previamente en un fichero un cuadro de clasificacin que refleje la estructura interna (orgnico- funcional) de la institucin.

El cuadro de clasificacin como soporte de la informacin ofrecida se convierte en un elemento inicial e indispensable en un inventario y por lo tanto debe precederle siempre.

TIPOS DE INVENTARIOS
INVENTARIO ANALITICO: Claramente nos dice que no se describen en ellos las series si no las piezas documentales. INVENTARIO ESQUEMATICO: Este se queda corto en su entrada descriptiva, ya que no contiene los elementos que hemos indicado como mnimo para identificar una serie. INVENTARIO SUMARIO: No es otra cosa que un inventario cuya adjetivacin no comporta ninguna nueva especialidad. INVENTARIO ADMINISTRATIVO:

INVENTARIO GENERAL: Por orden cronolgico de ingreso, refleja la documentacin destinada a conservarse definitivamente. INVENTARIO TOPOGRAFICO: Es el que se realiza para localizar y controlar las unidades.

INVENTARIO PRELIMINAR: Esta preparado primordialmente para uso interno, a fin de servir como elemento inicial de bsqueda y tambin de control. INVENTARIO DESCRIPTIVO: Requiere una descripcin exhaustiva. INVENTARIO CRONOLOGICO: es una lista ordenada por fecha de documentos sobre un personaje o de un asunto.

IMPORTANCIA DEL INVENTARIO COMO INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN. El inventario nos permite una planificacin archivstica adecuada a nivel nacional, a nivel de centros, ante la creciente demanda de investigadores. La conservacin que tanto nos preocupa ante el manejo masivo de los documentos podr contribuir en cierta medida con la existencia de suficientes y adecuados inventarios.

NORMALIZACIN DE INVENTARIOS
Plasmacin ordenada de acuerdo con aquellos criterios, mediante la codificacin pertinente. Ejemplo: ficha normalizada para la confeccin de un inventario. 1. ARCHIVO 2. Localidad.. 3. Fondo. 4. Seccin...... 5. Subseccin 6. Serie ( tipologa).. 7. Ao. 8. Fechas limites. 9. N de legajo.. 10. N de libro. 11. Descriptores.