No.

I N F O R M A C I N

G E N E R A L

Cmo constituir una Entidad Sin nimo de Lucro - ESAL

Qu es una entidad sin nimo de lucro o ESAL? Las E.S.A.L. son personas jurdicas que se constituyen por la voluntad de asociacin o creacin de otras personas (naturales o jurdicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. Cmo se constituye una entidad sin nimo de lucro o ESAL? Una entidad sin nimo de lucro o ESAL se puede constituir mediante los siguientes documentos: acta de constitucin junto con los Por estatutos: Los asociados pueden realizar una reunin donde se decide crear o reconstituir la ESAL. Se elaborar un acta denominada acta de la asamblea de constitucin, que debe contener los estatutos que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunin. Una de estas firmas debe ser reconocida ante notario, o con presentacin personal ante juez o ante el secretario de la Cmara de Comercio al momento de radicar el documento. Por documento privado: Los asociados o fundadores o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, con los requisitos que ms adelante se sealan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentacin personal ante juez o ante el secretario la Cmara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes. escritura pblica: La entidad se Por puede constituir por escritura pblica ante una Notara. A ella deben comparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento pblico que debe contener los estatutos con los requisitos que ms adelante sealan. La entidad sin nimo de lucro utilizar esta formalidad siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble. Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pblica donde se haga referencia a ellos. Ej. Comparecientes, firmas y nombramientos. Qu requisitos debe contener el documento de constitucin de la entidad sin nimo de lucro o ESAL? Los requisitos que debe contener en el documento de constitucin, sea acta de constitucin, documento privado o escritura pblica, son los siguientes de acuerdo con la Ley: Que se allegue un documento privado reconocido o escritura pblica que contenga como mnimo los requisitos relacionados a continuacin. El acta de constitucin se puede considerar un documento privado reconocido, siempre que contenga la totalidad de los elementos aqu sealados. El nombre, identificacin y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Nombre de la E.S.A.L. de persona jurdica. Clase Domicilio (Con el fin de determinar la competencia de la Cmara de Comercio de Bogot). Objeto.

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Patrimonio y la forma de hacer los aportes. Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, debe hacerse una descripcin clara de cada inmueble que incluya linderos y nmero de matrcula inmobiliaria y acreditar el pago del impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Pblicos. En este caso la constitucin se debe elevar a escritura pblica. forma de administracin con La indicacin de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administracin y representacin legal. No es obligatoria la c o m p o s i c i n d e l rg a n o d e administracin como junta directiva o consejo de administracin, bastar con el representante legal. periodicidad de las reuniones La ordinarias y los casos en los cuales habr de convocarse a reuniones extraordinarias. La duracin precisa de la entidad y las causales de disolucin. En el caso de las fundaciones y las entidades del sector solidario, se recomienda sealar que la vigencia es indefinida, de conformidad con lo dispuesto en el pargrafo primero del Artculo 1 del Decreto 427 de 1996. La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la corporacin o fundacin. facultades y obligaciones del Las revisor fiscal, si es del caso. (Este tema se revisar si el cargo est creado en los estatutos de cada entidad, no se puede exigir el nombramiento). Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales. (Si el cargo de revisor fiscal est creado en los estatutos, tambin debe exigirse el nombre y la identificacin). Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales si estos se nombrasen. (Artculo 42 del DecretoLey 2150 de 1995). En el documento se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales, si estos se nombrasen. Cuando las personas designadas no suscriben el documento de constitucin debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el nmero de identificacin, pas de origen si es pasaporte. Le recomendamos incluir, si es del caso, las siguientes clusulas: Las facultades y obligaciones del revisor fiscal. Para las fundaciones y las entidades del sector solidario es de creacin legal. Para las dems es facultativo de la entidad crear el cargo y asignarle funciones. Clusula compromisoria: La clusula compromisoria le permite solucionar conflictos eventuales entre socios a travs del arbitraje; mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un conflicto de carcter transigible, defieren su solucin a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente investido de la facultad de administrar justicia, profiriendo una decisin denominada laudo arbitral. Pactar la clusula compromisoria le da acceso a una solucin ms rpida, econmica, eficaz, reservada e idnea de sus conflictos. S O L O PA R A E N T I D A D E S D E L SECTOR SOLIDARIO. Adems de los re q u i s i t o s g e n e r a l e s s e a l a d o s anteriormente, se requiere la presentacin de una constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, segn el caso, donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida. Cmo efectuar el registro del documento de constitucin de una ESAL? sente el documento de Pre constitucin Agregue una copia original del documento, del acta de constitucin o la escritura pblica de constitucin (menos la primera copia) o una fotocopia autenticada ante notario, con los requisitos antes enunciados. Verifique que los documentos de constitucin que presenta para inscripcin sean legibles. EN EL CASO DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO. El documento de constitucin de cualquier E.S.S. deber allegarse suscrito por todos los asociados fundadores y tener constancia de la aprobacin de los estatutos de la empresa asociativa. (Artculo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995). Formularios: La ausencia en la presentacin de los formularios, o la presencia de errores en los mismos no impiden la inscripcin del documento de constitucin. Sin embargo, si se allegan, la Cmara de Comercio de Bogot verificar lo siguiente: mulario Cartula nica For Empresarial: El formulario Cartula nica Empresarial la puede adquirir en forma impresa en cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en www.ccb.org. Servicios en lnea, Formularios en Lnea, en la siguiente direccin aplica.ccb.org.co/ccbinternet/formulari os/matricula.asp. El formulario est compuesto de por una Cartula nica Empresarial y un anexo de matrcula mercantil o renovacin. Es de advertir que las ESAL deben llenar nicamente la cartula nica empresarial. O tambin, el representante legal de la entidad puede anexar una comunicacin al momento de solicitar el registro en la Cmara de Comercio donde informe la direccin, telfono, fax y dems datos que permita la ubicacin exacta de la misma. Cuando diligencie la Cartula nica Empresarial del formulario, verifique se hayan diligenciado todas las Que casillas obligatorias. se haya diligenciado el nombre de Que la ESAL en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el nombre o razn social debe ser igual al del documento de constitucin). se haya incluido la informacin de Que la direccin comercial. se haya incluido la informacin de Que la direccin de notificacin judicial. se haya incluido la informacin Que correcta de los cdigos CIIU y que deben coincidir con la informacin indicada en el formulario para fines tributarios. e e s t f i r m a d o p o r e l Qu Representante Legal o su apoderado que deber ser abogado titulado,

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anexando poder. (art. 35 Decreto Ley 196 de 1971), debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio. el nmero de telfono informado Que sea el mismo del formulario RUT. no contenga tachones ni Que enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo). Formulario De Registro Con Otras Entidades: El formulario contiene informacin dirigida a la Secretara de Hacienda Distrital, a la Secretara Distrital de Planeacin y a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se puede adquirir en forma impresa en cualquiera las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en www.ccb.org. Servicios en lnea, Formularios en Lnea, Formularios en Lnea o en la siguiente direccin aplica.ccb.org.co/ccbinternet/formularios/for mularios/VJU_F_001.pd Para el diligenciamiento del formulario es importante: se hayan diligenciado todas las Que casillas obligatorias correctamente. se encuentren completos y Que correctos cada uno de los cdigos CIIU. Consulte en www.ccb.org. Servicios en lnea, Clasificacin por actividad econmica. As mismo, verifique que ha diligenciado la casilla correspondiente a la Secretara de Hacienda Distrital _ SHD cuando fuere obligatoria su marcacin. haya marcado la casilla No. 7. Que haya marcado las casillas Que correspondientes No. 8.1 y 8.2., o en su defecto, no marque ninguna de ellas. si diligenci la casilla No. 8.2., Que, haya colocado como fecha de inicio de actividades la del registro de la constitucin en Cmara o anterior, toda vez que no podr indicarse una fecha posterior a dicho registro. el formulario se encuentre Que firmado por el representante legal o apoderado el cual deber ser abogado titulado, anexando poder (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971). El formulario debe estar debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio por el representante legal o su apoderado. Formulario RUT: De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la constitucin de una ESAL deber inscribirse previamente en el Registro nico Tributario RUT, para lo cual debe diligenciar el formulario que e n c o n t r a r e n http://bochica.dian.gov.co/WebRut/. Para el diligenciamiento del formulario, se debe verificar: se hayan diligenciado todas Que las casillas obligatorias marcadas. el nmero de telfono Que informado coincida con el indicado en el formulario Cartula nica Empresarial. al imprimir el formulario Que aparezca la frase Para Trmite en Cmara. Si el formulario contiene la frase Para Asistir deber presentarse personalmente en las oficinas del DIAN para la aclarar la informacin presentada. Si la empresa ya posee el nmero del NIT, el formulario saldr con la leyenda CERTIFICADO. al presentar el formulario, ste Que se encuentre firmado por el representante legal o por el apoderado, el cual deber ser abogado titulado anexando poder. El formulario debe haber realizado la diligencia de reconocimiento ante notario o la presentacin personal ante juez o ante el secretario de la Cmara de Comercio por parte del representante legal o del apoderado. Si encuentra alguna duda sobre el correcto diligenciamiento de cada uno de los formularios antes mencionados, consulte con el Asesor Especializado en cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot, quin le guiar. Realice los siguientes pagos: Cancele el valor de los derechos de inscripcin por el acta de constitucin, documento privado, la escritura pblica, segn el caso. inscripcin del documento de La constitucin causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del departamento de Cundinamarca y del Distrito Patrimonio de Bogot, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del patrimonio. Este rubro no se causar si se aportaron bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, por lo que en este caso debe anexar documento que acredite la cancelacin del impuesto de registro en la Oficina de Instrumentos Pblicos. en cuenta que el Decreto 650 de Tenga 1996 estableci que se tiene como mximo dos meses, a partir de la fecha de emisin del documento de constitucin para presentarlo a registro. De presentarse por fuera de ese trmino, se cobrar una sancin por mora, que liquidar el sistema de manera automtica, teniendo en cuenta la fecha del documento. Tenga en cuenta que falta del documento de La constitucin, impide la radicacin de la solicitud. falta de uno o ms de los La requisitos del documento de constitucin, son causales que impiden la inscripcin de la constitucin y ocasionan la devolucin de los documentos por parte de la Cmara de Comercio. La falta de pago de los derechos de inscripcin y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el registro de la constitucin. La Cmara de Comercio de Bogot al efectuar la inscripcin, remitir a la DIAN la informacin para que le asignen el NIT, el cual quedar consignado en el certificado de inscripcin. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN deber obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad. Tambin lo podr solicitar en nuestras sedes por primera y nica vez el representante legal de la Entidad sin nimo de lucro o su apoderado, el cual deber ser abogado titulado anexando poder. Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia de presentacin personal debe presentar el original del documento de identificacin o la contrasea certificada por la Registradura Nacional del Estado Civil. CONSULTAS Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la entidad sin nimo de lucro o ESAL. Aunque no son obligatorias, s son importantes para brindarle la informacin adecuada para

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el buen funcionamiento de su entidad y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar futuros problemas. Consulta de nombre: Valide que el nombre de la entidad que va a crear no haya sido registrado anteriormente, por lo que le sugerimos consultar: las terminales de autoservicio de En las sedes de la CCB de Bogot. En www.ccb.org. Servicios en lnea Homonimia Nacional o escriba nuestra la direccin aplica.ccb.org.co/ccbinternet/autoco nsulta/consulta_esadl.asp. La consulta de nombre tambin la puede realizar a travs de las Notaras de la ciudad. Consulta de actividad econmica: Identifique el cdigo que le corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios, y puede ser consultado: las terminales de autoservicio de En las sedes de la CCB de Bogot. En nuestra pgina electrnica www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios en lnea - Clasificacin por actividad econmica la direccin aplica.ccb.org.co/ En ccbinternet/tiendaempresarial/generales /ciiu.aspx Consulta de marca Si la entidad va a utilizar una marca para un servicio o un producto verifique que no est ya registrada. La consulta la puede realizar en: terminales de autoservicio de las Las sedes de la CCB de Bogot e s t r a p g i n a e l e c t r n i c a Nu www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o en la direccin electrnica www.cae.ccb.org.co/consultas/inde x.htm. consulta no reemplaza la Esta consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superintendencia la cual tiene un costo establecido por dicha entidad. Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase al abogado de la sede quien le ofrecer informacin sobre este tema. Consulta de uso de suelo Verifique que la actividad econmica que va a ejercer pueda ser desarrollada en la ubicacin escogida (direccin) tanto para usted como para el establecimiento comercial, si lo tiene. La consulta la puede realizar en: terminales de autoservicio de las Las sedes de la CCB de Bogot. e s t r a p g i n a e l e c t r n i c a Nu www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa, o digite la direccin electrnica www.cae.ccb.org.co/consultas/inde x/thm. Por qu es importante registrar la ESAL? el certificado expedido por la Con Cmara se acreditan la existencia de la entidad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.). inscripcin es una fuente de La informacin a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la entidad, como actividad econmica y patrimonio. que otras entidades con el Evita mismo nombre puedan matricularse en el pas. Facilita el proceso de inscripcin en el Registro de Proponentes. Permite ingresar a la gran base de datos de la Cmara de Comercio de Bogot. Facilita la obtencin de crditos en el sector financiero. Facilita la celebracin de convenios o negocios con los sectores pblico y privado. acredita como una entidad Lo cumplidora de sus deberes legales. www.ccb.org.co La Cmara de Comercio de Bogot ha diseado un espacio donde puede consultar los servicios que prestamos, nuestra pagina de Internet.En la opcin de Servicios en Lnea encontrar los Servicios Virtuales, por medio de los cuales podr realizar: a) Inscripcin de escrituras pblicas a travs de notarias b) Inscripcin de actas de nombramiento c) Solicitud de certificados d) Venta de publicaciones e e) Inscripcin a eventos SUS CERTIFICADOS A DOMICILIO Ahora puede solicitar los certificados de matrcula o existencia y representacin legal en cualquier oficina de Servientrega de la ciudad o la regin. Solictelos y tendr sus certificados a domicilio en 48 horas.

Recuerde que una vez constituida la entidad debe: Inscribir los libros de actas y de contabilidad exigidos por la ley para las entidades sin nimo de lucro o ESAL la ESAL es propietaria de Si establecimientos de comercio, debe solicitar la matrcula de cada uno de ellos. Ver gua del registro mercantil. Realizar los trmites de seguridad laboral e industrial, ante: Entidades promotoras de Salud de compensacin familiar Cajas Ministerio de Trabajo Ministerio de Salud es del caso, solicitar la licencia Si ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente DAMA de Bogot o ante la Corporacin Autnoma Regional CAR, si se va a desarrollar la actividad en otro municipio de Cundinamarca.

Mayores informes Telfono: 019003318383