C U E S T I O N A R I O.

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas; sin embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras. Recabacin de datos mediante cuestionarios Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos con relacin al sistema. Por supuesto, no es posible observar las expresiones o relaciones de quienes responden a los cuestionarios. Tambin las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables. Por otra parte, las caractersticas anteriores tambin son desventajas de los cuestionarios. Aunque su aplicacin puede realizarse con un mayor numero de individuos, es muy rara una respuesta total. Puede necesitarse algn seguimiento de los cuestionarios para motivar al personal que responda; todas las respuestas se encontraran en una proporcin entre el 25 o 35%, que es lo ms comn. Seleccin de formas para cuestionarios. El desarrollo y distribucin de los cuestionarios es caro; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos significativos. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionario abierto y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas. Cuestionarios abiertos. Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, en un medio ambiente de ventas al a menudeo, podra recabar mas informacin provechosa de una pregunta abierta de este tipo: Cmo podra simplificarse y mejorarse el proceso de verificacin de crdito para los clientes? Cuestionarios cerrados. El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma de opinin sobre los aspectos importantes. Etapas en el desarrollo de un cuestionario Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rpidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La primera consideracin se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. Qu datos quiere conocer el analista a travs de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura mas til para el estudio y la ms sencilla de entender por parte de los interrogados.

Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya. Seleccin de quienes recibirn el cuestionario Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la informacin que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un anlisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es annimo, y no ser posible retirar sus respuestas de la muestra. La realizacin de esto tambin es desgastante y cara.

OBSERVACION Ver es creer! Observar las operaciones le proporciona la analista hechos que no podra obtener de otra forma. Recopilacin de datos mediante la observacin Leer en relacin con una actividad del negocio le proporciona al analista una dimensin de las actividades del sistema. Entrevistar personal, ya sea directamente o a travs de cuestionarios, tambin le ayuda y le dice algo ms. Ninguno de los dos mtodos da una informacin completa; por ejemplo, leer en relacin con un viaje en jet no reproduce la experiencia de volar a unos 30 mil pies de altura. La observacin proporciona informacin de primera mano en relacin con la forma en que se llevan a cabo las actividades. Las preguntas sobre el uso de documentos, la manera en la que se realizan las tareas y si ocurren los pasos especficos como se pre-estableciern, pueden contestarse rpidamente si se observan las operaciones. Cuando observar La observacin es muy til cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y como guiar su significado, tambin requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza los documentos y si encuentran dificultades; tambin estn alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan.

MUESTREO Con frecuencia, en muchas empresas la informacin ya se encuentra disponible para que el analista conozca las actividades u operaciones con las cuales no esta familiarizado. Muchos tipos de registros e informes son accesibles si el analista sabe donde buscar. En la revisin de registros, los analistas examinan datos y descripciones que ya estn escritos o registrados y en relacin con el sistema y los departamentos de usuarios. Esta forma de encontrar datos puede servir como presentacin del analista, si se realiza al iniciar el estudio, o como un termino de comparacin de lo que sucede en el departamento con lo que los registros presentan como lo que debera suceder.

Recopilacin de datos por medio de la inspeccin de registros. El termino "registro" se refiere a los manuales escritos sobre polticas, regulaciones y procedimientos de operaciones estndar que la mayora de las empresas mantienen como gua para gerentes y empleados. Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existente, o sistemas de informacin que entran dentro del rea de investigacin, tambin proporcionan una visin sobre la forma en la que el negocio debera conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de almacenamiento de datos) y caractersticas de diseo (controles y verificacin del procesamiento). Los registro permiten que los analistas se familiaricen con algunas operaciones, oficinas de la compaa y relaciones formales a las que debe darse apoyo. No obstante, no muestran como producen de hecho las actividades, donde se ubica el poder verdadero para las decisiones, o como se realizan las tareas en la actualidad. Los otros mtodos con objeto de encontrar datos estudiados en esta seccin son ms eficaces para proporcionar al analista este tipo de informacin. Seleccin de los registros para revisin En la mayor parte de las empresas los manuales de estndares sobre procedimientos de operacin usualmente son obsoletos; a menudo no se mantienen al corriente lo suficiente para sealar los procedimientos existentes. Los diagramas de organizacin muestran como las diferentes unidades deberan relacionarse con otras; pero muchas no reflejan las operaciones actuales.

Actividades obligatorias: o o o o Explique brevemente la realizacin de la entrevista Liste cuatro situaciones que hagan adecuado el uso de cuestionarios. Cmo debe ser la seleccin de quien recibir el cuestionario? Defina lo que significa muestreo

Actividades sugeridas: o o o Liste tres razones sobre el porqu la observacin es til para el analista de sistemas en la organizacin Explique brevemente la fase de muestreo. Qu tipos de informacin deben ser buscados en las entrevistas?

Recursos para ampliar el tema Pags. 79-82, 109-123, 147-163, 175-181, Anlisis y diseo de sistemas, Kendall & Kendall, 3 edicin, ed. Pearson educacin, 1997. Autoevaluacin 1. 2. 3. 4. Qu es la entrevista? Para que sirven los comentarios? En que momento es til observar? Qu es el muestreo o para que sirve?