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MI NEGOCIO
MI NEGOCIO Gua para la Creacin y Administracin de tu Negocio en el Per

Gua

COMPRAS DEL ESTADO

Edwin Escalante Ramos

Catherine Escalante Ramos

2006

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Productos y servicios para las micro, pequeas y medianas empresas en el Per

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COMPRAS DEL ESTADO

CONTENIDO: 1 Compras del Estado .................................................................................................. 3 1.1 Introduccin.......................................................................................................... 3 1.2 Proceso de Seleccin ............................................................................................ 5 1.3 Tipos de Procesos de Seleccin............................................................................ 5 1.3.1 El Concurso Pblico y la Licitacin Pblica .................................................... 6 1.3.2 La Adjudicacin Directa Pblica...................................................................... 7 1.3.3 La Adjudicacin Directa Selectiva ................................................................... 8 1.3.4 La Adjudicacin de Menor Cuanta.................................................................. 8 1.4 Registro de Participantes ...................................................................................... 9 1.4.1 Qu son las Bases?.......................................................................................... 9 1.4.2 En que casos debes registrarte como participante?......................................... 9 1.4.3 Cundo debes pagar por registrarte como participante?................................. 9 1.5 Presentacin de la Propuesta ................................................................................ 9 1.5.1 Propuesta Tcnica........................................................................................... 10 1.5.2 Propuesta Econmica ..................................................................................... 11 1.6 Evaluacin de Propuestas y Otorgamiento de Buena Pro .................................. 11

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Compras del Estado

1.1

Introduccin

No vendes lo suficiente?, Piensas que tus productos o servicios son de buena calidad, pero su demanda es muy limitada? Has pensado en venderle al Estado? Si piensas que venderle a una entidad estatal es difcil y engorroso, ests en un error, pues esta es tu oportunidad! El Estado te ofrece ser uno de sus proveedores a travs de su programa de adquisiciones y compras estatales. Al convertirte en un proveedor del estado no solo crecers en ventas sino que tambin la imagen que proyectar tu empresa ser la de una empresa slida, que est en condiciones de afrontar pedidos exigentes con la mayor garanta, eficiencia y que adems se tendr la certeza de que cumplirs dichos pedidos a tiempo. Tus potenciales clientes te vern como una de las principales empresas en el rubro y estars en sus listas de proveedores en sus futuros planes de compras de algunos de los productos o servicios que t brindas. El ser un proveedor del Estado es una gran Carta de Presentacin pues, te ayudar a abrir puertas en el mundo empresarial. El objetivo de esta gua es orientar a emprendedores como t a participar en los procesos de adquisiciones y compras del Estado y que tu empresa sea una de las tantas PYMES que ya venden sus productos y servicios al Estado. Cmo est organizada la gua? En la primera parte describimos brevemente como es que se da el proceso de seleccin, cules son sus pasos, describimos adems los diferentes tipos de seleccin que existen y sus plazos. Seguidamente te indicaremos los pasos que debes seguir para entrar en el proceso de seleccin y por ltimo te mostramos como es que debe estar diseada tu propuesta cuando la tengas que enviar. Despus de ello hemos desarrollado un Diagnstico de la situacin de las compras del estado a las PYMES.

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Por ltimo vers que hemos puesto a tu disposicin una relacin de entidades que estn relacionadas a este tema con informacin relevante sobre ellas para que puedas ampliar ms tus conocimientos respecto de las Compras del Estado. Adems de todo ello adjunto a esta gua encontrars un CD con plantillas tiles que te servirn en las distintas fases del proceso de seleccin.

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1.2

Proceso de Seleccin

El Estado emplea este mecanismo para seleccionar a un proveedor y satisfacer sus requerimientos de bienes y servicios. Con el objetivo de seleccionar al proveedor ms apropiado, se realizan diferentes actos administrativos, agrupados en las siguientes etapas: Convocatoria. Adquisicin de Bases y Registro de Participantes. Presentacin de Consultas y Absolucin de Consultas. Formulacin y absolucin de Observaciones a las bases e Integracin de estas. Presentacin de Propuestas. Evaluacin de la Propuesta. Otorgamiento de la Buena Pro. Luego de que la buena pro ha sido aceptada por todos los participantes, se procede a la firma del contrato. 1.3 Tipos de Procesos de Seleccin
PROCESOS DE SELECCIN:

Existen cinco tipos de

Licitacin Pblica, Concurso

Pblico, Adjudicacin Directa Pblica, Adjudicacin Directa Selectiva y Adjudicacin de Menor Cuanta. Los criterios para la ubicacin de cada uno de estos tipos de seleccin es el valor referencial y a su condicin. Bienes TIPO Adjudicacin de Menor Cuanta Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin Directa Pblica Licitacin Pblica VALOR REFERENCIAL (Nuevos Soles) 0 45 000 45 000 225 000 225 000 450 000 450 000 a ms

Obras

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TIPO Adjudicacin de Menor Cuanta Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin Directa Pblica Licitacin Pblica

VALOR REFERENCIAL (Nuevos Soles) 0 115 000 115 000 575 000 575 000 1 150 000 1 150 000 a ms

Servicios TIPO Adjudicacin de Menor Cuanta Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin Directa Pblica Concurso Pblico VALOR REFERENCIAL (Nuevos Soles) 0 20000 20 000 100 000 100 000 200 000 200 000 a ms

Como se indic previamente, el principal criterio de clasificacin de los diferentes procesos es el costo de los Bienes o Servicios que va adquirir el Estado. Si el costo aumenta, el tiempo para participar se incrementa. 1.3.1 El Concurso Pblico y la Licitacin Pblica En un Concurso Pblico y en una Licitacin Pblica, deben haber como mnimo 20 das hbiles contados a partir del da siguiente de la publicacin de la Convocatoria en
ADQUISICIONES Y COMPRAS DEL ESTADO SEACE

(SISTEMA

ELECTRNICO DE

http://www.seace.gob.pe) hasta la

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presentacin de propuestas. Recuerda que slo se consideran los das hbiles. Luego, deben haber siquiera 5 das hbiles entre la integracin de Bases y la presentacin de propuestas. El Registro de participantes (y entrega de bases) es a partir del da siguiente de la convocatoria hasta un da despus de que las bases hayan sido integradas. Debe establecerse un perodo mnimo de 5 das para recibir consultas, contados desde el inicio de Registro de Participantes. El plazo para notificar a los participantes la absolucin de consultas y aclaraciones no podr exceder de 5 das contados desde el vencimiento del plazo para la recepcin de consultas. Las Observaciones sern presentadas dentro de los 3 das siguientes de haber finalizado el tiempo para la absolucin de consultas. 1.3.2 La Adjudicacin Directa Pblica

Entre la convocatoria y la presentacin de propuestas debe haber un plazo no menor de 10 das contados a partir del da siguiente de la publicacin del aviso de convocatoria en el SEACE.

El Plazo entre la Integracin de Bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de 3 das.

El Registro de participantes (y entrega de bases) es desde el da siguiente de la convocatoria hasta un da despus de que las bases hayan quedado integradas.

En una sola etapa se fusionan la presentacin de consultas, aclaracin y absolucin de consultas a las bases y de formulacin de observaciones a las Bases e Integracin de stas.

Las consultas y las observaciones se recibirn en forma simultnea por un perodo mnimo de 3 das.

El plazo para notificar la absolucin de consultas y aclaraciones a las bases, as como para evaluar las observaciones es de 3 das como mximo contados desde el vencimiento del plazo para la recepcin de consultas.

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1.3.3 La Adjudicacin Directa Selectiva Entre la convocatoria y la presentacin de propuestas debe haber un plazo no menor de 10 das contados desde el da siguiente de la convocatoria. El Plazo entre la Integracin de Bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de 3 das. El Registro de participantes (y entrega de bases) es desde el da siguiente de la convocatoria hasta un da despus de que las bases han quedado integradas Se fusionan en una sola etapa la presentacin de consultas, aclaracin y absolucin de consultas a las bases y de formulacin de observaciones a las Bases e Integracin de stas. Las consultas y las observaciones se recibirn en forma simultnea por un perodo mnimo de 3 das. El plazo para notificar la absolucin de consultas y aclaraciones a las bases, as como para evaluar las observaciones es de 3 das como mximo contados desde el vencimiento del plazo para la recepcin de consultas. 1.3.4 La Adjudicacin de Menor Cuanta Este tipo de procesos, por su menor monto son los que se convocan con mayor frecuencia pero son de muy corta duracin y menor rigor formal. Para el caso de compra de
BIENES

y contratacin de SERVICIOS, no existe

plazo mnimo entre la convocatoria y la presentacin de propuestas, hasta puede llegar a durar un da. Se notifican a
PROMOCIN DE LA PEQUEA PROMPYME (CENTRO DE Y MICROEMPRESA

http://www.prompyme.gob.pe) a partir de las 4 UIT (S/. 13, 600). Para el caso de ejecucin de
OBRAS

CONSULTORA DE OBRAS,

entre la

convocatoria hasta la presentacin de propuestas debe haber un plazo no menor de 6 das hbiles. Se notifican a UIT (S/. 34,000).
PROMPYME

a partir de las 10

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1.4

Registro de Participantes

Al registrarte manifiestas tu voluntad expresa de querer participar en el

PROCESO DE SELECCIN.

Debes pagar el derecho correspondiente, cuyo valor no

deber ser mayor al costo de reproduccin de las Bases. Este pago te da derecho a recabar de la Entidad convocante, una copia de las Bases. En las Adjudicaciones de Menor Cuanta para Bienes y Servicios, el registro como participante es gratuito. 1.4.1 Qu son las Bases? Las Bases son las reglas de juego del proceso de seleccin. Estos documentos contienen los requerimientos tcnicos, metodologa de evaluacin,

procedimientos y dems condiciones establecidas por la Entidad para la seleccin del postor y la ejecucin contractual respectiva. Para conocer su contenido no se requiere comprar las bases. La ley indica que estarn a disposicin de los interesados, a fin de que estos puedan enterarse acerca de su contenido. 1.4.2 En que casos debes registrarte como participante? Para participar en cualquier proceso de seleccin, es requisito indispensable que te registres como participante. 1.4.3 Cundo debes pagar por registrarte como participante? Se requiere pagar el derecho de inscripcin como participante en los siguientes casos: Licitaciones Pblicas, en Concursos Pblicos, Adjudicaciones Directas Pblicas, Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta para la ejecucin y consultora de obras. La excepcin; es decir, el registro de participantes es GRATUITO es en Adjudicaciones de Menor Cuanta para la compra de Bienes o Contratacin de Servicios. 1.5 Presentacin de la Propuesta

Una vez que tengas claro el contenido de las Bases, es decir las caractersticas y condiciones del Bien o Servicio que el Estado quiere comprar o contratar, debes preparar la propuesta:

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1.5.1 Propuesta Tcnica Es la descripcin del Bien que quieres vender o Servicios que quieres ofrecer. Evidentemente, debe igualar o mejorar a lo que el Estado est solicitando. Debe contener: Copia simple del
CERTIFICADO DE INSCRIPCIN

vigente en el

REGISTRO

NACIONAL DE PROVEEDORES.

Declaracin Jurada. Documentacin que acredite el cumplimiento de los requerimientos tcnicos mnimos.

Documentacin de presentacin facultativa. Declaracin Jurada de ser micro o pequea empresa. De ser el caso, promesa de Consorcio. De ser el caso, documentacin relativa a los factores de evaluacin, de as considerarlo el postor.

Lo ms importante que debes saber es lo siguiente: Asegrate de presentar la documentacin que acredite el cumplimiento de los requerimientos tcnicos mnimos. Como ya se mencion anteriormente, las bases contienen los requerimientos tcnicos y la metodologa de evaluacin. Es decir qu documentos o muestras te piden y cmo los van a evaluar. Un factor clave para tener xito en un proceso de seleccin es tener lista la documentacin, como por ejemplo: certificaciones de calidad, facturas o contratos que acrediten la experiencia respectiva y constancias de conformidad de servicio. Otro documento que no debes olvidar, es la Declaracin Jurada de que los bienes que vendes o servicios que ofreces se realizan dentro del territorio nacional. Con ello obtendrs una Bonificacin de 20% en tu puntaje.

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1.5.2 Propuesta Econmica Es lo que pretendes cobrar por el Bien que vendes o Servicio que ofreces. Este monto debe respetar ciertos mrgenes en funcin al valor referencial indicado en las Bases. Este sobre contiene: La oferta econmica El detalle de precios unitarios cuando esto haya sido establecido en las Bases. 1.6 Experiencia en ventas y Constancias de conformidad de servicio. Evaluacin de Propuestas y Otorgamiento de Buena Pro

El otorgamiento de la Buena Pro es un acto administrativo cuya finalidad es dar a conocer la propuesta que ha obtenido el mayor puntaje dentro del Proceso de Seleccin. Previo al otorgamiento de la Buena Pro se realiza la evaluacin de propuestas. Esta consiste en la calificacin que realiza el Comit Especial a cada una de las propuestas presentadas, de acuerdo al mtodo de calificacin que establece la normatividad. Las Propuestas tcnicas y econmicas se evalan asignndoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluacin y calificacin que se establezcan en las Bases del Proceso. Posterior a la Buena Pro se realiza las actividades para la contratacin, adelantos y garantas. Una vez culminada la etapa de evaluacin de propuestas, el Comit Especial anunciar a la Propuesta ganadora, es decir, la que haya obtenido el mayor puntaje. Una vez que la Buena Pro haya quedado consentida, la entidad y el/los postores ganadores estn obligados a suscribir el o los contratos respectivos (Art. 196 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones). Dentro de los 05 das hbiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, la entidad deber citar al postor ganador, otorgndole 10 das hbiles dentro de los cuales deber presentarse a suscribir el contrato, con toda la documentacin requerida.

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Si no se presenta dentro del plazo otorgado, perder automticamente la Buena Pro. A fin de suscribir el contrato, el postor ganador deber presentar, adems de los documentos previstos en las bases los siguientes: Presentar la Constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, la misma que es expedida por el
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO CONSEJO SUPERIOR DE

CONSUCODE.

(Para el

caso de Adj. De Menor Cuanta, es la entidad pblica quien realiza la verificacin). Garantas, salvo casos de excepcin. Contrato de consorcio.

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