Manual para la Organizacin de Carreras de Ruta

Asociacin Queretana de Atletismo.

Julio 2007

Contenido
Los 5 pasos para organizar una carrera de ruta.
1. 2. 3.

4.
5.

Definir el tipo de Evento Enlistar necesidades y hacer presupuesto Conseguir lo necesario Realizacin del evento Evaluacin

Te recomendamos ver la presentacin con las flechas y utilizar los enlaces que se encuentran subrayados

Definir el tipo de evento

Preguntas para ayudar a definir el tipo de evento:

Nombre u objetivo de la carrera? Cul ser la distancia? Cuales sern las categoras? Cual ser el recorrido? hay cruces peligrosos? realmente es posible hacer la carrera en este circuito? Cul es el estimado de atletas? Cul es el mximo de atletas que se pueden atender? Cul es el mnimo de atletas para que tenga xito el evento? Cual es la fecha y hora a realizarse? Quin estara dispuesto a patrocinar la carrera?

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Enlistar necesidades y hacer presupuesto

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Enlistar necesidades y hacer presupuesto

Recursos Humanos

Comit Organizador Inscripciones Conseguir patrocinios Conseguir materiales y preparar el escenario, logstica del evento (bocinas, vallas, marcado de la ruta, etc.) Voluntarios cantidad? en que reas? Jueces Personalidades para premiacin Guardarropa Servicio medico Locutor

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Enlistar necesidades y hacer presupuesto

Tramites
Medicin

y certificacin de la ruta Aval de la AQA Elaboracin de convocatoria Seguridad publica Carpeta de patrocinadores Solicitud de instalaciones (de ser necesaria) Solicitud de servicios mdicos
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Aval de la AQA

. El Aval consiste en un documento que autoriza y respalda la organizacin de un evento, en virtud de que la FMA, ya sea en forma directa o a travs de alguna de sus Asociaciones, ha recibido de los organizadores, pruebas documentales de que se ha tomado medidas para la adecuada proteccin de los participantes y el respeto a las reglamentaciones tcnicas vigentes.

Requisitos:

Solicitarlo por escrito en la forma que proporciona la AQA. Que se anexe un plano y certificacin de la medicin exacta de la ruta. Anexar convocatoria con los puntos requeridos. Anexar documento que explique la proteccin vial y servicios mdicos que tendr el corredor. Pago de aval.

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Medicin y certificacin del recorrido

Para asegurar a los participantes que la distancia es la que se anuncia en la convocatoria se tendr que medir el recorrido, por personal que designe la AQA. Una vez medido el recorrido la AQA expedir la certificacin de que la distancia es la que se marca en la convocatoria de acuerdo a las normas de medicin. Esta medicin solo se realiza una vez a menos que el organizador cambie el recorrido de la carrera.
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Convocatoria

a) Convocatoria: Deber lanzarse, por lo menos, con seis meses de

Quien convoca A quien convoca A que convoca BASES

anticipacin a la realizacin del Evento y deber contener lo siguiente:

Cdula de Inscripcin en Blanco.

Longitud exacta del Recorrido. Lugar, Fecha y Hora de la competencia. Participantes. Requisitos e inscripciones. Horario, Lugar y Fecha de Cierre de Inscripciones. Ramas y Categoras. Premios: Naturaleza y Valor de cada uno. (mencionando que se descontara el 7% a los corredores nacionales y 14% a extranjeros de acuerdo al reglamento de la FMA y que solo se premiara a 3 extranjeros por categora y rama) Asignacin y entrega de Nmeros, paquete y servicios. Plano de Recorrido. Reglamento Jueces que estn afiliados legalmente a la AQA. Informes Transitorios.

Ver Art. 44 del reglamento del estatuto de la FMA

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Enlistar necesidades y hacer presupuesto

Materiales

Nmeros* Seguros* Playeras Vallas* Meta* Sonido* Cronometro Cal o pintura* Mamparas Km Cedula de inscripcin* Hojas de resultados* Baos (papel, jabn y agua)

Hojas de premiacin* Chip Mesas Sillas Tablas con clip* Medallas Bolsas para paquetes Bolsas para guardarropa Plumas* Hojas blancas* Etiquetas de colores* Plumones

* INDISPENSABLES

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Cedula de Inscripcin
Deber contener por lo menos lo siguiente:

Nombre del participante. Edad y Fecha de Nacimiento. Sexo. Direccin. Club. Categora. Telfono. Firma del Participante, Firma del Padre o Tutor, en caso de que el participante sea menor de 18 aos, hasta Medio Maratn. En ms distancia no se les permitir participar an con la autorizacin de los padres. En la Cdula se especificar una Nota en la que el Organizador est libre de compromiso, en caso de accidente durante la competencia.

Ver Art. 44 del reglamento del estatuto de la FMA

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Enlistar necesidades y hacer presupuesto

Materiales

Publicidad

Paquete de recuperacin

Convocatorias* Mantas Revistas Internet

Carpas Banderolas* Cmara fotogrfica Camionetas Banderas para transito

Agua o bebida deportiva Naranjas Barras Pltanos

Podium Templete Zona de premiacin Abastecimientos* Conos Pintura y brocha para marcaje en retornos Hojas de llegada Lpices Premios en especie Flder Rueda de prensa Sobres para premiacin

* INDISPENSABLES

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Enlistar necesidades y hacer presupuesto

Econmicos

Dinero para premiacin en efectivo Gastos de organizacin (llamadas, transportes, comidas, etc. Gastos imprevistos

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Conseguir lo necesario

Aqu comienza la etapa de acciones, de realizar las cosas. Una vez que se ha visto en realidad que si se puede realizar el evento, el comit organizador ha definido que va ha hacer cada quien de este comit para preparar el evento.

Las reuniones del Comit Organizador son muy frecuentes, para conocer como se ha avanzado.
Un punto importante son las reuniones con el personal que apoyara la realizacin del evento (voluntarios, staff, seguridad publica y jueces) ya que ellos son clave en el xito del mismo.
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Realizacin del evento

Al

momento de la realizacin del evento y de acuerdo al punto anterior cada quien tiene una funcin a realizar. Es importante hacer nfasis que si alguien no cumple con su funcin por sencilla que parezca puede perjudicar a todo el evento. es importante saber que aqu el organizador del evento tiene una funcin de controlar el evento y no de staff, voluntario o juez. Es decir supervisa que todo este saliendo bien.
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Tambin

Evaluacin
En

esta etapa es importante tomar en cuenta la satisfaccin de los corredores. poder saber si cada quien ha cumplido con su funcin establecida previamente, mucho de ello se puede tomar de la convocatoria. AQA entrega una hoja con diferentes criterios para dar a conocer a los organizadores los aspectos a mejorar.
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Tambin

La

Fin de la Presentacin

Agradecemos nos hagas llegar las observaciones del presente manual.

Asociacin Queretana de Atletismo.

Dr. Agustn Santana Hernndez. Presidente. Tel (442)2-24-10-06 y 2-24 10-83 Cel. 044-442-322-60-20 e-mail: dr_agustin_santana@hotmail.com Gabriel Senz Velzquez. Vicepresidente. Tel (442) 2-54-31-27 Cel 044-442-331-13-63 e-mail saenzvg@gmail.com Eduardo Garca Luna. Coordinador de carreras de ruta. Cel 044-442-330-58-03. e-mail egl030368@yahoo.com.mx

www.aqa.org.mx