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ESTADO DE LA DOCUMENTACIN
FONDOS ACUMULADOS
Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente.
Capacitacin al personal de la
Secretaria en cuanto al manejo, organizacin y control de la documentacin que a diario manejan.
usos dentro de la Secretaria. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental. La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.
ARCHIVO
Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material
Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin
ARCHIVO PUBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un Servicio Pblico por entidades privadas
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.
GESTIN DOCUMENTAL
Conjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin.
SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados.
Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Responsabilidad
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:
PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL Cada documento Es mantener el orden debe conservarse interno de cada fondo en el fondo documental al que manteniendo la naturalmente estructura que tuvo pertenece. durante el servicio activo.
Valores Primarios
Investigacin Cientfico
Histrico Cultural
Legal
Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organizacin en su orden general. Los doc. testimoniales. De contratos.
Contable
Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.
CONCEPTO
LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
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FECHAS UNIDAD DE CONSERVACION EXTREMAS
Hoja N_____de_____
REGISTRO DE ENTRADA
AO
MES
DIA
NT
N de Orden CODIGO
SOPORTE
NOTAS
Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO
CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS
LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN: NACIONAL DEPARTAMENTAL DISTRITAL METROPOLITANO MUNICIPAL LOCAL Archivos de nuevas entidades creadas por Ley. Archivos indgenas segn la disposicin de la LEY.
CONTROL Y VIGILANCIA
VISITAS DE INSPECCIN VERIFICACIN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. CREACIN, ORGANIZACIN O TRANSFERENCIA. CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES TERRITORIALES.
garanticen las la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la gestin del talento humano.
secuencia de su produccin.
Los documentos de cada HL debern estar colocados en unidades de conservacin adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha ms antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendr mas de 200 folios.
FASES ORGANIZACIN
Identificacin fondos Documentales Estructura Orgnico-funcional Agrupaciones Documentales
UNIDAD DE ALISTAMIENTO
PREPARACIN FISICA DE LA DOCUMENTACIN
UNIDAD DE DIGITACIN
ORGANIZACIN FSICA
UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTAL TERMINADO FINAL Revisin de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.
Almacenamient o
PROCESOS TCNICOS
Equidistante a la Secretara.
SERVICIOS
CAPACITACIN CONSULTA
REPROGRAFIA
Consulta de las Bases de datos Custodia y conservacin de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo
de Gestin
SERVICIO DE PRESTAMO
GENERALIDADES DEL SERVICIO USUARIOS SOLICITUDES CONTROLES DE PRESTAMO
Hay que distinguir ciencias tradicionales, contemporneas al medievalismo de la fundacin del Cuerpo de Archiveros, y ciencias ms recientes, pero no por ello ms tradicionales.
CIENCIAS AUXILIARES
PALEOGRAFIA Y LA HISTORIA DE LA ESCRITURA
La escritura es una presencia continua para la profesin. El archivero debe conocer la paleografa latina y las nomenclaturas paleogrficas. Debe conocer como se escriba y como se escribe hasta nuestros das (Historia de la pluma, de la mquina de escribir, de la fotocopia, de la electrografa)
DIPLOMATICA
Su estudio sobre las formas del diploma habita a la crtica y anatoma del documento para identificarlo y valorarlo, para organizarlo y describirlo.
CIENCIAS AUXILIARES.2.
SIGILOGRAFA
El sello de plomo, el de pastel o flan de cera, el sello seco y el sello hmedo son parte del microcosmos del documento de archivo, antiguo o contemporneo a los que valida, cierra o marca. En la Bibliografa sigilogrfica abundan nombres de muchos archiveros.
HERALDICA
Los emblemas herldicos con sus esmaltes y particiones, piezas y figuras, tambin son parte consustancial del lenguaje de los documentos antiguos y modernos, tanto cuando se mencionan, como en sus caracteres externos (sellos, membretes, papel sellado etc.)
CIENCIAS AUXILIARES.3.
GENEALOGIA
El carcter ms formal y tradicional de formar esquemas genealgicos y tablas de filiaciones y linajes con mtodos rigurosos es una tarea muy vinculada tanto a los archivos de las familias, como a los genealgicos de las Ordenes Militares, Eclesisticos, Nobiliarios etc.
CRONOLOGIA
Ensea a contar el tiempo segn los sistemas y estilos en los que se expresan los documentos.
TOPONOMASTICA
Ensea el origen y etimologa de los nombres de lugar por medios de repertorios alfabetizados. Al archivero le importan en orden a la correspondencia de los topnimos usados en el pasado con los del presente.
CIENCIAS AUXILIARES.4.
ONOMASTICA
Se refiere al origen y evolucin persistente de los nombres personales por reas y perodos. Los repertorios de listas de nombres, o de reyes, o de obispos, o de nobles son utilsimos en las labores de archivos.
METROLOGIA E H DE LA MONEDA
Los conocimientos de sistemas tanto de medidas como de pesos, o el mismo conocimiento de los sistemas monetarios en la Historia son utlisimos para comprender los documentos de archivos.