11 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP

Sinopsis
Un sistema ERP es la espina dorsal de su informacin y llega a todas las reas de su negocio y de su Cadena de Valor. Reemplazarlo puede abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de negocio. La piedra angular de este esfuerzo es encontrar los proveedores y especialistas correctos. Sus estrategias de negocio a largo plazo sern el criterio bsico para seleccionar un sistema ERP de reemplazo. Su proveedor de ERP debe ser parte de su visin. Los proveedores de software tienen la obligacin de ayudarlo a llegar ah, haciendo su trabajo para asegurarle que su prximo reemplazo de sistema ERP ser el ltimo. A continuacin estos son los 11 criterios que le permiten identificar y seleccionar la solucin que cumplir con estas expectativas.

Tabla de Contenido
Tabla de Contenido Reemplazar un Sistema, Comienza con una Visin Criterio#1 - Una Decisin a Prueba de Futuro Criterio#2 Soluciones Slidas Criterio#3 Reemplazo del Conocimiento Criterio#4 Eliminacin de las Suposiciones en la Implementacin Criterio#5 Solucin a la Medida Gua de Implementacin Configuracin del Sistema Herramientas para Personalizar su Sistema Herramientas Avanzadas Portales Criterio#6 Maestra en Manufactura y Distribucin Criterio#7 Aumentando las Probabilidades Tecnolgicas a su Favor Criterio#8 Una Prueba de Escalabilidad Criterio#9 Colaboracin: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente Consultora Remota Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos Soporte de Usuario para Conferencias Web Entrenamiento y Seminarios basados en la Web Criterio#10 Integridad y Dedicacin Criterio#11 Lograr un Retorno de Inversin La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno de Inversin i 1 2 2 3 4 5 5 6 6 6 7 8 9 10 11 11 11 11 12 13 13 14

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Reemplazar un Sistema, Comienza con una Visin

Reemplazar su Sistema de Planeacin de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en ingls) no es cualquier cosa. Por definicin, el sistema ERP es la espina dorsal de su informacin y llega a todas las reas de su negocio y de su Cadena de Valor. Reemplazarlo podra parecer un proceso difcil y doloroso, pero si se hace de la manera correcta, puede abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de negocio para usted. La piedra angular de este esfuerzo es encontrar al proveedor que le muestre cmo hacer de esta difcil transicin algo fcil, as como un especialista que le de la confianza de que caminar a su lado hasta que usted alcance sus objetivos. Los empresarios deciden reemplazar sus sistemas ERP por diversas razones. La razn fundamental es saber si su sistema actual soporta o compromete su habilidad para ejecutar las estrategias de negocios que haran a su compaa exitosa, posicionndola como lder en la industria. Despus de haber tomado la decisin de cambiar, debe imaginar cmo va a lucir su empresa en 10 aos o ms. Qu nuevos desarrollos en su industria redefinirn a su compaa? Cmo conducir o responder a esos cambios? Lo ms importante, Cmo llegar ah, qu tecnologas habr adoptado y cmo stas le habrn ayudado a conseguirlo? Esta visin ser el criterio bsico para seleccionar un sistema ERP de reemplazo. Su proveedor de ERP debe ser parte de esta visin. Debe haber enfrentado estos retos muchas veces en su historia y aprendido cmo ayudar a los fabricantes a adoptar nuevas tecnologas. El futuro de su negocio depende de que su proveedor de ERP haya dado o no el salto de una tecnologa a otra de manera exitosa y de que contine innovando y proporcionando tecnologas que ayuden a compaas como la suya a enfrentar ese cambio. En esta etapa en la evolucin del software empresarial, los proveedores de software tienen la obligacin de ayudarlo a llegar ah, haciendo su trabajo para asegurarle que su prximo reemplazo de sistema ERP ser el ltimo. A continuacin se enlistan los 11 criterios que le permiten identificar y seleccionar la solucin que cumplir con estas expectativas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Una decisin a prueba de futuro Soluciones Slidas Reemplazo del Conocimiento (Know How) Eliminacin de las suposiciones en la implementacin Un Negocio Hecho a la Medida Maestra en Manufactura y Distribucin Aumentando las Probabilidades Tecnolgicas a su Favor Una Prueba de Escalabilidad Comunidad Colaborativa: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente

10. Integridad y Dedicacin 11. Lograr un Retorno de Inversin Cul de estos puntos es el ms importante y relevante para usted en la seleccin de un sistema ERP nuevo? Muy probablemente ms de uno lo ser, necesita tener estas respuestas antes de elegir una solucin. El resto de este documento le da las respuestas que necesita, una explicacin detallada de los 11 criterios que debe tomar en cuenta cuando seleccione la mejor solucin y su importancia en el reemplazo del ERP.

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Criterio#1 - Una Decisin a Prueba de Futuro

Para entender lo que los prximos diez aos traern a la industria manufacturera, y el impacto que esto tendr, revise por lo menos los diez ltimos aos y duplique ese rango de cambio. La tecnologa proveer informacin a los usuarios en cualquier momento y mediante cualquier mecanismo. La informacin ser personalizada y se anticipar a las necesidades y a las actividades de cada funcin de la organizacin. Se enfocar en el suministro de datos para tomar decisiones por excepcin y en la automatizacin de los procesos diarios. Tambin se tendr que adaptar a las nuevas estrategias de negocio y tecnologa que pocos de nosotros podemos predecir hoy con precisin. Es importante tanto hoy como en el futuro tener un claro compromiso al proveer aplicaciones estratgicas de diversificacin empresarial y de misin crtica, para soportar los modelos y dimensiones de su industria manufacturera. Con este fin, busque una empresa de renombre con la habilidad de adaptarse rpidamente a las necesidades del nuevo mercado. La historia es la mejor prediccin del futuro y los proveedores involucrados desde hace dos dcadas en los primeros desarrollos de los sistemas de manufactura computarizada, basados en principios de manufactura reconocidos, le permitir tomar una eleccin ms slida. Esa filosofa debe continuar hoy, entregando nuevas soluciones tales como Manufactura de Respuesta Rpida (QRM por sus siglas en ingls), Flujo de Trabajo y E-Business que simplifican y automatizan las operaciones y procesos de negocio. De acuerdo con ejecutivos de la industria, un sistema ERP necesita crecer con su compaa y con sus planes de negocio. Una de las pruebas ms grandes de esta afirmacin viene de clientes que han crecido por sus adquisiciones. No es posible predecir las dinmicas de futuras adquisiciones de compaas; sin embargo, un sistema a prueba de futuro, crece y alberga mltiples instalaciones, y compaas con diferentes procesos. Por ejemplo, para un fabricante de suministros mdicos, el ERP juega un papel vital en sus estrategias de adquisicin. Su integracin completa facilita la visibilidad en la diversificacin empresarial y la toma de decisiones, mientras su flexibilidad permite ajustes fciles que encajan con los requerimientos propios del negocio, sus reglas y prcticas para las compaas adquiridas. La historia de evolucin de un sistema de software de manufactura para cambiar de acuerdo a las tendencias del negocio y la tecnologa, no es accidental. Desde el principio esta agilidad tendra que haber sido diseada dentro del sistema. Esto apunta claramente a su capacidad para soportar su visin de manufactura, conocida y desconocida, hoy y en el futuro.

Criterio#2 Soluciones Slidas

En algn punto entre el concepto y la entrega, muchas buenas ideas de software perdieron su enfoque en el principio ms importante, que es el de proveer valor tal y como lo percibe un cliente. Se estn evaluando y empleando las tecnologas en base a su importancia para cubrir las necesidades de los fabricantes y distribuidores? Un acercamiento slido es entregar soluciones tecnolgicas que provean ventajas demostradas y sostenidas para los clientes. Los lderes en la industria del ERP se enfocan en proveer las funcionalidades crticas que sus clientes necesitan. Sus sistemas no son sistemas vanilla, que ofrecen casi la misma funcionalidad de cualquier otro sistema en el mercado. Los mejores sistemas, tal como sus clientes lo confirmarn, incluyen las capacidades esenciales para los manufactureros que estn buscando nuevas formas de ser ms competitivos.

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El origen de un sistema es una caracterstica importante. Para los manufactureros, el sistema adecuado es aquel, que desde el principio, ha estado basado principalmente en los procesos de manufactura e ingeniera. Todo empieza con una buena administracin y prcticas de Listas de Materiales (BOM por sus siglas en ingls) como el principal elemento de enlace entre muchas de las funciones de los sistemas. Administracin de Inventarios, Compras, Planeacin de Requerimientos de Materiales, Costeo y Ventas son slo algunos ejemplos de las funciones que estn fuertemente controladas por la aplicacin de la Administracin del BOM de los sistemas. Los orgenes de ingeniera del ERP ms fuerte, lo hacen un reemplazo confiable y adecuado para sistemas diseados no tan meticulosamente. Otra dimensin en la categora de slido es la expansin del sistema a un grado infinito a travs de un contenido auto-creado y la adherencia a un compromiso de alto nivel de integracin del sistema. Esto le permite implementar las ltimas tcnicas, ya que el sistema puede mantenerse y actualizarse ms fcilmente con funciones adicionales para alojar nuevas tcnicas de manufactura. Hoy, los sistemas deben soportar un rango amplio de capacidades incluyendo la administracin de la cadena de suministro, administracin de la relacin con el proveedor, administracin de la relacin con el cliente, manufactura, finanzas y recursos humanos. Las soluciones slidas generan resultados slidos. Las compaas que utilizan ERPs funcionalmente superiores reportan mejoras cuantificables de mayor magnitud de lo que esperaban: 90% de reduccin en el tiempo de entrega desde la orden 86% de reduccin en el poceso de ingreso de rdenes Incremento en la rotacin de inventario de 7-8 a 30 40%-50% de reduccin en los tiempos de demora Reduccin en el tiempo, de horas a minutos, para configurar las rdenes Reducciones en el tamao del lote de 50 a 10 99% de entrega de partes de servicio al siguiente da $120,000 de reduccin en inventario de productos terminados en cuatro meses 99% de cumplimiento de entregas a tiempo Ms de $400,000 de ahorro total en inventario 50% de reduccin en costos de mano de obra e indirectos 1/3 de reduccin en los tiempos de demora de manufactura para productos con ingeniera compleja 80% de reduccin en la elaboracin de listas de materiales En resumen, seleccione una solucin que ha sido probada que funciona y agrega valor al mismo tiempo que soporta el crecimiento del negocio, los nuevos mtodos de operacin, la expansin del mercado y las estrategias para el futuro. Con esto, como su reemplazo de ERP, tendr una solucin que lo ayudar a conseguir el xito de clase mundial y el liderazgo de la industria.

Criterio#3 Reemplazo del Conocimiento

sta es una de las decisiones ms importantes que usted tomar para su compaa y querr seleccionar un proveedor que haya recorrido este camino ya varias veces. Para estar seguro, la mejor opcin es aquel proveedor que prcticamente slo hace soluciones ERP, contra aquellos que tiene intereses divididos no enfocados y unidades de negocio compitiendo por recursos.
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En los ltimos cinco aos se ha reportado que los reemplazos de sistemas han sido ms de un 80% de implementaciones de ERP. Cuando el 80%-90% del negocio de un proveedor es el reemplazo de sistemas, ha aprendido qu es lo que hace que una transicin sea sencilla e impecable. Tambin se han convertido en expertos revisando y reemplazando los procesos ineficaces que un sistema viejo lo ha obligado a utilizar. Sus datos son un activo, por eso es importante encontrar un proveedor firmemente enfocado en ser capaz de migrar automticamente la informacin que actualmente mantienen sus proveedores, clientes, recursos de produccin y empleados. El objetivo es ayudarlo a travs de este proceso minimizando los costos y la interrupcin de la conversin, mientras maximiza su conocimiento acerca del nuevo sistema. Herramientas en el sistema deben ayudar a traer la informacin desde los sistemas antiguos a la nueva base de datos. La metodologa debe ser fcil de usar, debe reducir el grado de conocimiento de la base de datos y las tcnicas de programacin que se necesiten, adems debe proveer auditorias de los datos convertidos para asegurar su integridad antes de que empiece a operar el nuevo sistema. El reemplazo del conocimiento significa tener experiencia reemplazado a casi cada sistema de primer y segundo nivel de manufactura discreta y distribucin ligera, as como tambin de sistemas locales. Busque al proveedor que haya reemplazado todo tipo de sistemas, desde sistemas para las compaas ms grandes del Fortune 500, hasta para manufactureros medianos y pequeos. Ellos le pueden ayudar si su sistema actual ya no se adecua a los requerimientos de su negocio o si usted est creciendo ms all de las capacidades de paquetes de contabilidad para negocio pequeo, hojas de clculo o aplicaciones de la base de datos. Sern muy pocas las situaciones de transicin, preocupaciones, o cuestiones que no hayan sido previamente enfrentadas y resueltas. Cada reemplazo trae consigo su propio paquete de inconvenientes como son la coordinacin de bases de datos mltiples, el cambio de los modelos organizacionales, la implementacin de nuevos esquemas de sistemas de numeracin, la conversin de los procesos manuales y datos y la conversin de base de datos tanto grandes como pequeas, por nombrar slo algunos. En su anlisis final, necesitar escuchar testimonios de usuarios, como por ejemplo un fabricante de equipo de construccin que dijo: en las semanas siguientes a la implementacin, nuestro sistema fue probado y ni siquiera parpadeo.

Criterio#4 Eliminacin de las Suposiciones en la Implementacin

El xito de su sistema nuevo depende de dos aspectos: la cantidad de tiempo que le tome su implementacin y los cambios en el negocio y valor entregado. La ventaja rpida ocurre cuando la implementacin es gil, resultando en un alto valor estratgico. Este tipo de implementacin es la mayor fortaleza que usted est buscando en un proveedor de software. De acuerdo con el diccionario, instalar es colocar en posicin de uso, pero implementar es llevar al uso. Una metodologa de implementacin probada elimina la incertidumbre y dirige sus expectativas hacia un proceso de reemplazo de sistema efectivo y libre de preocupaciones. Esa metodologa empieza desde su primera cita con nuestro representante de ventas y lo lleva hasta la medicin de sus resultados y retorno de la inversin. En cuanto a la velocidad de implementacin, los mejores sistemas generalmente pueden ser implementados en 6 meses y muchos incluso en un periodo de 4 meses. Por ejemplo, un fabricante de equipo de sujecin, como pistolas de clavos, implement simultneamente 14 localidades en solo 6 meses. Sin embargo, no se deje llevar slo por la velocidad. Juntos, el valor estratgico, la efectividad y un proceso libre de preocupaciones, completan los tres factores crticos de xito para la implementacin.

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Para reforzar la eleccin correcta, con la que usted pueda obtener la implementacin a tiempo y lo lleve a un retorno de inversin de manera anticipada, deber ser una metodologa completa y segura. En un alto nivel se necesitan los siguientes 7 elementos en la implementacin: 1. Descubrimiento: Basado en la informacin reunida en una sesin de descubrimiento, se desarrolla un proyecto preliminar y un planteamiento de trabajo (definiendo el alcance, la programacin y los recursos). Estrategia: Un gerente de proyecto lo ayuda a determinar el impacto de cambio en varias reas en su organizacin y a desarrollar una estrategia para la administracin del cambio. Anlisis del Negocio: En esta fase, se definen los roles y las responsabilidades, se revisan las metas y los objetivos y se termina el plan de proyecto. Educacin: Un entrenamiento minucioso se lleva acabo con mtodos basados en su cultura, dimensin y objetivos. Configuracin de la Aplicacin: En esta fase se mantiene la revisin de la estrategia del despliegue, el desarrollo de las especificaciones funcionales y la preparacin de las instrucciones que se usan en las pruebas de conversin. Los mens, las pantallas, los campos definidos por el usuario y los flujos de trabajo se pueden adaptar a sus especificaciones y ser probados. Evaluacin Final: En este punto se finaliza con los requisitos, los procedimientos y el proceso de conversin de datos. Se lleva a cabo una prueba final del sistema integrado y se evala al usuario final y la disponibilidad en general. Despliegue: Se finaliza la conversin de datos y el sistema se extiende a toda la compaa bajo la supervisin de los consultores del proveedor.

2. 3. 4. 5.

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7.

Un buen enfoque de la implementacin elimina la preocupacin acerca del reemplazo de un sistema robusto. Descarta la incertidumbre y asegura una transicin veloz y efectiva. Cumple con una curva de aprendizaje ms rpida y con un retorno de inversin en un tiempo menor. Es la evidencia del conocimiento sobre el reemplazo de sistemas ERP.

Criterio#5 Solucin a la Medida

Debido a que no existen dos negocios idnticos, usted busca una implementacin personalizada. Existen cinco elementos clave en el diseo de su solucin para poder ser personalizada, sin importar si actualmente cuenta con procesos efectivos o si est reestructurando y mejorando procesos ineficaces para soportar las nuevas estrategias. Estos cinco elementos son la ejecucin de la gua de implementacin, la configuracin del sistema, las herramientas para personalizar su sistema, tecnologas avanzadas y portales.

Gua de Implementacin
La gua de implementacin es el plan basado en el conocimiento que establece el curso de su reemplazo de sistema. Es un mapa cuidadosamente construido y probado, desarrollado en conjunto por su compaa y su proveedor de software ERP, enfocado en alcanzar las metas definidas de su compaa durante el ciclo de compra. Este mapa detallado lo gua a travs del proceso de: Realizar una encuesta minuciosa a los usuarios finales para definir claramente las necesidades y las expectativas,

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Desarrollar un perfil del alcance del proyecto, metas, programa de implementacin, planeacin de la conversin de datos y la seguridad, Identificar el liderazgo de los directores generales que pueden actuar como visionarios, Reunir una fuerza de trabajo con jugadores clave que sirvan como gua y motivadores, Definir el alcance del proyecto, Adecuar y ejecutar un plan con etapas y tareas detalladas y, Evaluar el progreso continuamente. La ejecucin efectiva de todo el proceso asegura que el reemplazo de su sistema ERP ser todo un xito.

Configuracin del Sistema

La retroalimentacin documentada del cliente testifica la flexibilidad y funcionalidad de la solucin que se necesita para satisfacer los requerimientos de negocio y tecnolgicos de cada implementacin. Dentro de este segundo elemento principal de personalizacin estn los parmetros y las configuraciones preestablecidas del sistema. Los valores preestablecidos son las configuraciones del sistema que le permiten definir las polticas y procedimientos propios de su compaa. Cada aplicacin mdulo del sistema tiene un conjunto de parmetros que se configuran antes de que se lleve a cabo cualquier proceso. Algunas configuraciones establecidas en un mdulo, tambin afectan procesos en otros mdulos. Estas combinaciones proveen un rango casi ilimitado de formas para establecer como operar el sistema. Para obtener el mximo beneficio de estas poderosas configuraciones, seleccione un proveedor experto que lo gue en la planeacin adecuada de las configuraciones para moldear sus mtodos de operacin y aprovechar por completo su nuevo sistema.

Herramientas para Personalizar su Sistema

El sistema necesita incluir un conjunto nico de herramientas para maximizar su inversin en el futuro. Una variedad de utilidades en el sistema base le permite personalizar su sistema. Pantallas personalizadas, mens y mensajes se pueden configurar para reflejar la forma en que opera su organizacin. Formas en lnea estndar (por ejemplo, las facturas) pueden extraer datos de su sistema al momento de imprimirlas. Asegrese de tener un grupo extenso de formas estndar y multipropsito, y una herramienta fcil de usar para modificar o crear nuevas formas que se requieran. Sin duda necesitar desarrollar reportes personalizados, adems de los reportes estndar incluidos en el sistema. Para esto el sistema debe incluir una herramienta para acceder a la base de datos y generar reportes con gran flexibilidad y sin la necesidad de conocimientos en programacin o una orientacin tcnica. Le otorga acceso a su informacin y su uso slo se ver limitado por su creatividad y no por su habilidad con las computadoras. Con las funciones para crear reportes y tablas, se pueden producir reportes personalizados usando los datos desde mltiples archivos. Una funcin de conectividad le permite descargar datos a un archivo en su PC para analizar y graficar, generar pronsticos y llevar a cabo anlisis para la toma de decisiones sin temor a corromper la integridad de los datos en vivo. Finalmente, el ms reciente desarrollo de herramientas de consultas le permitir desarrollar rpidamente consultas y aplicaciones completas disponibles para la Web con hipervnculos hacia detalles o aplicaciones adicionales.

Herramientas Avanzadas
Verifique que herramientas de tecnologa avanzada sean empleadas para explotar la vasta cantidad de informacin almacenada en su sistema, obtener valor de esa informacin y usarla para mejorar la productividad. La tecnologa de software basada en objetos expande su

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escritorio. Con objetos usted puede trabajar con ventanas interactivas, datos y vistas de grficas al mismo tiempo. Pueden proporcionarle vistas mltiples y simultneas de la base de datos. A travs del uso de objetos de software, una biblioteca que debe ser construida dentro de su sistema, usted puede resaltar la informacin en el preciso momento en que la necesita. La informacin del cliente, las funciones del sistema y las aplicaciones de Microsoft son slo algunos ejemplos de los muchas applets (mini aplicaciones) auto contenidas que necesitarn ser llamadas desde cualquier lugar en su sistema ERP para simplificar cualquier rea de su negocio. Las tecnologas de flujo de trabajo colocan a los datos en manos de aqullos que la necesitan, en el momento en el que la necesitan, con mensajes automatizados, recordatorios, monitoreo y sistemas de comunicacin interactivos para la compaa completa. Los componentes claves requeridos para el flujo de trabajo son: 1) un sistema basado en eventos para administrar y coordinar los procesos de manufactura y la informacin asociada, 2) comunicacin en lnea y avisos para acciones requeridas y 3) actividades de rastreo y monitoreo. Cada componente del flujo de trabajo proporciona herramientas poderosas para mejorar las comunicaciones y la eficiencia dentro de la compaa. Juntas, pueden ser cruciales para alcanzar las metas corporativas y de reemplazo del sistema. Se pueden utilizar para mejorar la calidad, reducir el re-trabajo y los costos, mediante la administracin automatizada de cambios en las rdenes de ingeniera, reduccin de los tiempos de entrega a travs de una mejor colaboracin y visibilidad de la cadena de suministro, y la mejora de la satisfaccin del cliente por medio de una comunicacin mejor y ms rpida con los clientes. Estas tecnologas avanzadas capitalizan la inversin en el ERP de la organizacin transformando los datos en informacin que los usuarios pueden poner en accin. Es como cambiar a un modelo de negocio que acelera los procesos adems de reducir los errores y los retrasos. Mejoran la colaboracin y la comunicacin superando tanto las barreras organizacionales como las del tiempo. De este modo, se cumple la promesa de que las soluciones ERP tienen la capacidad para integrar el espectro completo de los procesos y funciones empresariales.

Portales
El ltimo avance tecnolgico que se ha incorporado en muchos sistemas es los Portales de Conocimiento Empresarial (EKP por sus siglas en ingls). Parecido a los portales que los usuarios de Web acceden cada da, tales como msn.com o cnn.com, agregan informacin y proporcionan vnculos hacia funciones y capacidades relacionadas va su intranet. Le otorgan ms poder al usuario porque los vnculos de informacin estn organizados de acuerdo a las necesidades de conocimiento especfico del usuario. Las tecnologas de vanguardia como sta, habilitan la informacin crtica de la empresa mediante vas de acceso adaptables y unificadas. Esa es la razn ms importante por la que los sistemas con esta capacidad seguirn siendo la mejor opcin para reemplazar su sistema ERP.

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Criterio#6 Maestra en Manufactura y Distribucin

Con amplia experiencia y conocimiento en distribucin y manufactura, un proveedor estar preparado para ofrecerle los tipos de servicios de soporte y las herramientas que le permitan resolver exitosamente sus retos de negocio ms difciles, desplegar aplicaciones rpidamente y maximizar el retorno de su inversin. El aspecto ms dbil reportado en implementaciones de tecnologa de informacin es la experiencia de consultora, as que le sugerimos asegurarse de que el personal de su proveedor tal como diseadores profesionales, analistas de sistemas, tcnicos, consultores, y expertos financieros conozcan al revs y al derecho sobre manufactura y distribucin. Adems, deben saber cmo provee las soluciones de software ms efectivas. Parece obvio, pero el proveedor correcto debe entender la manufactura discreta y sus modelos de produccin. Pruebe sus conocimientos con su lista de clientes. Estos deben ser clientes en el ramo de la electrnica, productos mdicos, y maquinaria industrial y comercial, u otras industrias a las que prestan servicio tales como metales, productos de transportacin, artculos deportivos, bienes de consumo empacados, muebles, equipos de lnea blanca, calentadores y aires acondicionados, plsticos, cierres y equipos de sujecin, maquinaria para la construccin, instrumentos musicales, equipo de telecomunicaciones y muchos otros. Aunque sabemos que existen retos en comn entre estos grupos, asegrese de que comprendan los diferentes modos de produccin que ellos aplican, tales como fabricacin sobre pedido, fabricacin para almacenaje, ensamble sobre pedido, ingeniera sobre pedido, configuracin sobre pedido, y manufactura repetitiva/flujo. Para completar, asegrese tambin que el equipo de consultores le ayudar a integrar las capacidades de distribucin y logstica, para que as usted no slo fabrique, sino que adems entregue, el producto correcto en el lugar y tiempo correcto al cliente correcto. Verifique detenidamente que el proveedor de software mantiene una fuerza de trabajo altamente especializada, y gerentes directivos expertos en la industria que le aseguren a largo plazo la capacidad para servir a su compaa en el futuro. En la primera lnea de trabajo, el equipo consiste en un lder de proyecto de consultora, un experto en finanzas y un especialista en distribucin/manufactura. El lder de proyecto de consultora es responsable de coordinar todo el proceso de transicin. El especialista en finanzas sabe cmo hacer que las funciones financieras trabajen en favor de sus objetivos de inversin. Y el especialista en distribucin/manufactura debe asegurarse que los sistemas cumplan con los requerimientos de sus ambientes de distribucin y manufactura. Consultores altamente calificados y experimentados deben ser asignados a cada fase de su proyecto. Busque consultores experimentados en el mundo real y con una gran cantidad de certificaciones por APICS (American Production and Inventory Control Society) y por la CPIM, (Certified Production and Inventory Management) o por acreditaciones similares. Todo el personal de su proveedor, desde programadores hasta ejecutivos, entienden sobre manufactura? Tiene usted acceso total al equipo de servicio tcnico, ayuda en lnea nacional, servicios de consultora del software y al grupo de instalacin y soporte de actualizaciones? Con toda esta profundidad, usted puede tener la confianza de que el sistema cubrir sus necesidades tanto ahora como en el futuro y que ellos sabrn cmo ayudarlo para pasar de un sistema y procesos viejos a una infraestructura de software empresarial extendida.

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Criterio#7 Aumentando las Probabilidades Tecnolgicas a su Favor

Como fabricante, usted necesita tecnologas que crezcan junto con usted y que le ayuden en sus operaciones a competir exitosa y efectivamente ahora y en el futuro. El principio que avala esa necesidad, es que las tecnologas de informacin son evaluadas y empleadas en base a su relevancia y habilidad para proveer ventajas empresariales rentables para manufactureros como usted. Tecnologas confiables y probadas se integran transparentemente en una suite para asegurar que se obtenga el mximo rendimiento. Histricamente, la arquitectura de los sistemas hizo posible que se construyeran sistemas que rpidamente evolucionaran a travs de las generaciones de tecnologa de informacin. Cmo se pudieron aprovechar los principios de manejo del conocimiento y desarrollar procesos y sistemas para crear, manejar, usar y re-usar el conocimiento organizacional y personal? Construir y desarrollar un sistema basado en una fuerte plataforma para soportar cambios rpidos, requiere una cuidadosa seleccin de tecnologas en la industria para la base de datos, interfase del usuario, herramientas de desarrollo y plataformas de hardware que sobrevivirn a mltiples ciclos de cambios tecnolgicos. El mayor logro del proveedor correcto es que su producto ERP se conserve vigente y en constante movimiento. Exija una plataforma que haga que su compaa trascienda a travs de las curvas de la tecnologa. Hoy en da, los sistemas ERP soportan un rango extenso de aplicaciones colaborativas para mejorar el flujo de informacin a travs de la cadena de suministro. Estas tecnologas soportan: Comercio Electrnico Sucursales o tiendas en la web Intercambio electrnico de datos (EDI) basado en XML Comunicaciones electrnicas interactivas y rpidas Visualizadores en base a buscadores Publicaciones Web Mens y documentacin de ayuda dinmicos basados en XML Acceso seguro a Internet Flujo de trabajo automatizado Portales de Conocimiento Empresarial basados en roles A la larga, la tecnologa de informacin (TI) no lo mantendr en el negocio. Lo que paga las cuentas y genera ganancias es lo que sucede en la planta de produccin, en el servicio al cliente y en las ventas. Esto convierte al factor tecnologa en una estrategia en vez de una decisin estricta del departamento de TI. Aunque la tecnologa influye claramente en cualquier proceso de seleccin de ERP, la historia nos muestra constantemente que algunos de los mejores resultados de ERP ocurren cuando las especificaciones de tecnologa estn determinadas por los requerimientos para soportar las necesidades crticas de negocio. sta es la esencia de un acercamiento fuerte a la tecnologa.

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Criterio#8 Una Prueba de Escalabilidad

Si sta va a ser la ltima vez que reemplace su sistema ERP, la proteccin de su inversin debe ser la piedra angular de la estrategia de desarrollo de producto de su proveedor de software. Ha mantenido un crecimiento continuo mientras provee caminos para actualizaciones a sus clientes? Adopte categricamente esta filosofa y asegrese de que su proveedor se comprometa a continuar con ella en el futuro. Como prueba de la habilidad del proveedor de mantenerse cumpliendo con las necesidades de sus clientes, el porcentaje de clientes en versiones actuales de su software, debe ser alto. Con cierta frecuencia los buenos proveedores estn arriba del 98%, y el porcentaje de clientes en mantenimiento debe ser tan alto como 99%. Adems, en una industria en donde el promedio de vida de un ERP es de 5 a 7 aos, infrmese de cuntos sistemas de los clientes se han usado ms de 5 a 7 aos y cuntos de ellos han tenido sus sistemas 10 a 20 aos o ms. Un proveedor con la mayora de sus clientes arriba de la marca de los 7 aos, est haciendo las cosas bien. Estos son nmeros sin precedente en nuestra industria y son prueba de la facilidad de actualizacin, de la poca necesidad de programar adecuaciones y de la importancia de las capacidades entregadas en cada actualizacin. Esto significa que usted puede continuar expandiendo la funcionalidad del sistema de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo o de acuerdo a la disponibilidad de nuevas opciones. Un elemento fundamental que permite el crecimiento del sistema conjuntamente con la escala de nuestros clientes es el enfoque de su diseo. Para crear mayor flexibilidad en cuanto al uso del paquete, es diseado de tal forma que requiera pocas adecuaciones, si no es que ninguna. Esto significa, que usted puede actualizarlo fcilmente a futuras liberaciones del producto sin tener que preocuparse del impacto en la programacin de adecuaciones para alcanzar requerimientos nicos. Y para esos momentos en que la programacin de adecuaciones se convierta en una opcin inevitable, muchas funciones desarrolladas en comn para clientes e industrias especficas son incorporadas a menudo al producto estndar, haciendo ms fcil la siguiente actualizacin. Verifique que no haya limitantes en la capacidad del software para alojar pequeas y medianas compaas en crecimiento o grandes corporaciones (Fortune 500) con mltiples divisiones. Tome como ejemplo un fabricante de equipos para tiro con arco que ha estado utilizando el mismo sistema ERP por 17 aos. Cuando empezaron, tenan veinte empleados, dos computadoras en contabilidad y cerca de 5 nmeros de parte. Desde entonces, se ha extendido a 10 tipos de arcos compuestos, 5 arcos curvos, varias opciones, as como una lnea completa de accesorios para arcos de cacera, adems de los 5 nmeros de parte originales, y estn cerca de duplicar esa cantidad cada ao. Su sistema se ha mantenido con todos los aspectos de su crecimiento incluyendo la lnea de produccin, el nmero de empleados y el nmero de clientes que le permiten adaptarse a los requerimientos del nuevo negocio. Del mismo modo un fabricante de equipos de aire acondicionado y usuario de sistema desde 1984, cree que la flexibilidad de su sistema ha sido un factor crtico en la habilidad para enfrentar los cambios en la industria. Es interesante ver que venan de utilizar una computadora central que requera una gran cantidad de recursos para soportar el sistema. Desde que instalaron el sistema, ellos han cuadruplicado su tamao en ventas de $60 a $200 millones, y el software ha aguantado el paso de ese cambio sin ningn problema. Ya sea que usted incremente el nmero de usuarios, expanda sus instalaciones o implemente nuevos modelos de negocio, est completamente convencido que su nuevo sistema permanecer y se integrar a su negocio.

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Criterio#9 Colaboracin: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente

Para utilizar el trmino acuado en el libro homnimo de Jan Carlzon, presidente de Scandinavian Airlines, cada encuentro entre nuestros clientes y nuestra gente de primera lnea, es el momento de la verdad que establece el concepto de toda la compaa en la mente de los clientes. A menudo, los fabricantes no tienen la oportunidad de conocer a la gente y cultura de su proveedor de ERP antes de hacer su seleccin, a pesar de que sta es frecuentemente una razn importante para tomar la decisin de reemplazo. Usted debe saber qu tanto su proveedor est orientado al cliente y qu tanta informacin le da a su personal de primera lnea. De acuerdo con Carlzon, Una persona sin informacin, no puede tomar una responsabilidad. Cuando usted proporciona de inmediato toda la informacin que necesita el personal de soporte a clientes del proveedor que eligi, no slo ayudan sino que adquieren responsabilidad. El centro de la misin de cualquier proveedor es el compromiso con el xito a largo plazo de sus clientes. Este compromiso es su motivacin para la calidad en los servicios de soporte tcnico ofrecidos al cliente. Para dirigir un amplio rango de necesidades de soporte tcnico y niveles de habilidades del sistema, busque un programa de soporte extenso. Este paquete completo de soporte est diseado para proveerle el conocimiento a fondo del producto y las habilidades que necesita aprender para usar el sistema de manera efectiva dentro de su ambiente de manufactura nico. Lo ms importante, el programa de soporte incluye acceso a recursos, servicios e informacin valiosa, que harn aprovechar al mximo cada encuentro con su proveedor. Adems de los servicios estndar tales como Consulta en Campo, Ayuda en lnea Nacional, Soporte de Instalacin y Actualizacin, Servicios de Consultora de Software (por ejemplo programar adecuaciones) y Entrenamiento, los proveedores que respaldan su compromiso con sus clientes ofrecen servicios exclusivos que tienen un fuerte impacto en la implementacin exitosa de su ERP:

Consultora Remota
Mtodo de acceso rentable que se utiliza para consultar a un experto, por lo general algo de corta duracin, disponible va telefnica o en lnea.

Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos

Acceso las 24 horas y los 365 das del ao a un sistema de tablero de anuncios en lnea para clientes, en donde podr colocar preguntas y obtener respuestas de usuarios experimentados, y acceso va Internet para informacin sobre el estatus de los proyectos o casos de su organizacin.

Soporte de Usuario para Conferencias Web

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Para esos momentos en que una conversacin telefnica no es suficiente para entender y resolver sus dudas, existen sesiones de conferencia en lnea en donde el sistema puede ser visto por usted y su personal de soporte.

Entrenamiento y Seminarios basados en la Web

Entrenamiento en lnea justo desde su escritorio o sala de juntas con otros asistentes. Los cursos en lnea son una opcin ms fcil y accesible impartida por instructores experimentados y con amplio currculum. Los entrenamientos en lnea consisten en una presentacin de cada tema as como demostraciones del software. Los seminarios Web de la solucin del cliente, lo proveen con informacin invaluable y profunda sobre soluciones de la aplicacin mejoradas para las operaciones centrales de su negocio as como de la cadena de valor extendida. Es la satisfaccin del cliente la meta principal? Los hechos hablan por s mismos. En cuanto a los tiempos de respuesta, las estadsticas que se miden en minutos, deben mostrar un mejoramiento cada ao, de manera continua y de modo dramtico, tales como reducir a la mitad o ms los diferentes tipos de consultas que se reciben en el centro de servicio. Busque evidencia de que el personal de soporte se esfuerza por lograr esta meta, mientras que mantiene los niveles ms altos de profesionalismo. Ya sea que trate con un maestro de clases, una recepcionista, un especialista en programacin de adecuaciones o con su CEO, debe saber de antemano que todos los empleados estn dedicados a proveer productos de alta calidad y el mejor servicio y soporte en la industria. El servicio no est completo hasta que usted est satisfecho en cada encuentro con su proveedor. La asociacin con su proveedor marca una gran diferencia. Colabora con sus clientes? Se involucran y cuidan profesionalmente? Satisfacer al cliente es necesario pero no suficiente. Encuentre un proveedor de software que se enfoque en crear asociaciones de negocio placenteras, no slo en satisfacer a los clientes. Usted podr escuchar por parte de los clientes comentarios como: No me imagino trabajando en nuevas iniciativas sin tener_(este] sistema implementado. Me siento a gusto sabiendo que estoy trabajando con una compaa que realmente conoce nuestro negocio. En cada etapa de nuestro crecimiento, [nuestro proveedor de ERP] ha tenido un mecanismo de soporte local establecido para facilitarnos el siguiente paso. Hemos tenido una relacin a largo plazo con l [nuestro proveedor de ERP]. Tenemos planeado continuar con esa alianza en el futuro. Lo escogimos [nuestro proveedor de ERP] porque sentimos que podamos trabajar con l. As como ningn hombre es una isla, tampoco lo es ningn negocio que est usando nuestro sistema. La ayuda y experiencia son ms que suficientes. No dude en pedirlas. Lo que los hace creer en sus asociaciones proviene de la creencia de que el xito futuro de su proveedor de ERP se basa en la fortaleza de la relacin con sus clientes actuales. Ellos ponen en prctica esa creencia de diferentes maneras: Patrocinan reuniones de Grupos de Usuarios Regionales regularmente para interconectar, compartir experiencias, intercambiar ideas y buscar maneras innovadoras para manejar el cambio utilizando su sistema. Realizan reuniones anuales de usuarios internacionales para ayudar a los clientes a aprender acerca de las ltimas tendencias en la industria, las capacidades del sistema y contribuir en el futuro desarrollo del producto. Es un intercambio de informacin en donde los usuarios obtienen y comparten ideas. Gente razonable, dado hechos razonables, hacen decisiones razonables. Esa es la prueba de un proveedor con fuertes lazos con sus clientes. Es la manera de evitar el riesgo en la implementacin de su ERP. En muchos casos, el trabajo duro es la nica respuesta a su problema. Proveer un soporte de alto nivel y mantener la orientacin del negocio hacia el cliente permite a los proveedores de ERP mantener una base instalada de clientes con alto

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grado de entusiasmo. Asegrese de que ellos estn dispuestos a trabajar tan duro como sea necesario para responder sus preguntas y a ayudarlo cuando lo requiera.

Criterio#10 Integridad y Dedicacin

Determine la longevidad de su proveedor. No muchos pueden afirmar que han sido lderes como proveedores de soluciones de manufactura por ms de dos dcadas. En ese tiempo, los pocos que lo eran, conocan que nada deca ms de su nivel de integridad que su promesa de no recomendar una solucin hasta no haber entendido lo suficiente sobre su negocio, para saber que s es conveniente. Ellos se asegurarn de que funcionar en su ambiente. Su seleccin de un sistema es slo una parte de un proceso continuo dirigido a lograr un rpido retorno de la inversin. La honestidad es la piedra angular de los lderes en la industria de ERP. Muchos proveedores de software ERP han ido y venido, y sus clientes han sufrido por eso. Para evitar estar en esa posicin, busque un crecimiento constante y una estabilidad financiera fuerte, y adherencia a prcticas de administracin fiscal. Entienda los objetivos de su negocio! Estas son las fortalezas que le permitirn al socio adecuado ser la fuerza dominante de la industria en los aos venideros. El constante crecimiento y rentabilidad mantienen y mejoran las habilidades de brindar un soporte excepcional y avances tecnolgicos al comps de sus necesidades de desarrollo y las necesidades del mercado. Esta es una manera de eliminar la preocupacin y las suposiciones de su decisin de seleccionar su mejor y ltimo reemplazo del sistema ERP.

Criterio#11 Lograr un Retorno de Inversin

En una encuesta realizada en el 2001 por Information Technology Toolbox, el 59% de 1124 entrevistados, en un margen de 3 a 1, vieron que el ms alto retorno de inversin (ROI por sus siglas en ingls) vena del ERP. Ese ha sido el caso por ms de dos dcadas debido a soluciones estratgicas para planear los recursos de la empresa que simplifican, integran, automatizan y mejoran las operaciones de manufactura en compaas como la suya alrededor del mundo. Una solucin ERP extendida maneja procesos a travs de su cadena de valor. Algunos resultados de este esfuerzo coordinado que le ayudan a lograr el mximo retorno de inversin en el periodo ms corto de retribucin, incluyen: Reducir sus tiempos de entrega y sus tiempos de ciclo. Incrementar la precisin de su costeo Proteger sus mrgenes de ganancia Aumentar su participacin en el mercado Reducir sus inventarios Acortar el ciclo de vida de sus productos Incrementar la lealtad de sus clientes respondindoles de una manera ms rpida y eficaz Hacer ms eficientes las comunicaciones En lo que corresponde a la inversin, la habilidad para proveer el costo ms bajo de una solucin es el resultado de tres factores. Primero, El sistema es tan funcional como las
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soluciones de primer nivel dirigidas para compaas del Fortune 500, pero con una inversin inicial que es solo una pequea fraccin del costo total? Un enfoque intensivo en el desarrollo de la programacin para las necesidades de los manufactureros medianos e incluso la eficiencia en la implementacin, resulta en proveer el mismo de nivel de funcionalidad a un bajo costo. Segundo, como corolario para el bajo costo inicial de propiedad, el reducido costo del mantenimiento, basado en el costo de software ms bajo, puede minimizar considerablemente, si no pagar por completo, el costo de reemplazar un sistema existente. Tercero, la arquitectura del sistema y las tecnologas subyacentes, como la base de datos integrada, requieren soporte, gente y recursos mnimos para mantenerlos muy por debajo de la mayora de los otros sistemas de primer nivel e incluso ms comparables con sistemas del segundo nivel.

La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno de Inversin

Reemplazar su sistema ERP involucra algo de innovacin. La innovacin hace lderes de mercado, y los lderes de mercado son los primeros en lograr un retorno de inversin por lo general un retorno significativo -. Busque a un socio de ERP que se apasione al inspirar a sus clientes con respecto a la innovacin, y conozca cmo maneja el riesgo asociado con esto. Usted deber estar convencido de que la solucin lo ayudar a lograr los objetivos ms importantes de su negocio, conservar su planta esbelta y competitiva. Le pueden prometer resultados, y lo ms importante, tienen experiencia en la obtencin de resultados? El tener un excelente record en la retencin de clientes es prueba de que las necesidades nicas de un grupo diverso de manufactureros han sido cubiertas. Recursos, fortaleza financiera, infraestructura tecnolgica avanzada, experiencia, una fuerza de trabajo estable y prcticas administrativas, garantiza la capacidad de largo plazo para servir a su compaa en el futuro.

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Acerca de Epicor
Durante 20 aos, Epicor ha sido un reconocido lder dedicado a proveer soluciones de software empresarial de vanguardia para empresas medianas de todo el mundo. Con ms de 15000 clientes, Epicor entrega soluciones especficas para la industria, de punta a punta, que permiten a las empresas mejorar de inmediato las operaciones comerciales y construir una ventaja competitiva en tiempo real en la economa mundial actual. La completa suite integrada de soluciones de software Epicor para CRM, Finanzas, Manufactura, Manejo de la Cadena de Suministro y Servicios de Ejecucin y Control proporciona la escalabilidad y la flexibilidad para apoyar el crecimiento a largo plazo. Las soluciones de Epicor son complementadas por una amplia gama de servicios, proporcionando un nico punto de responsabilidad para promover el rpido retorno de la inversin y bajo costo total de propiedad.

Reconocimiento de marcas y derechos de autor Copyright Epicor Software Corporation 2004. Epicor, Epicor Vista, Epicor Vantage, y Epicor Manage 2000 son marcas y/o marcas registradas de Epicor Software Corporation. Todas las otras marcas son reconocidas. Epicor se reserva el derecho de hacer modificaciones o cambios en la funcionalidad, y los planes descritos en este documento sin previo aviso. Este documento est destinado nicamente para informar al pblico de Epicor de las intenciones actuales. Epicor no hace ninguna garanta, expresa o implcita o en el presente documento. El contenido de este documento se supone actual y preciso a partir de su fecha de publicacin. Para una descripcin completa de las caractersticas del producto, por favor consulte la gua del usuario, manuales de referencia y notas publicadas.

Para mayor informacin, contacte a Epicor en el telfono:

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