Sesin 2 J. Carlos GUEVARA J.

Las ideas y las responsabilidades compartidas deben reemplazar el temor, la desconfianza y la arrogancia si una compaa busca crear y mantener una cadena de aprovisionamiento eficiente que domine sus mercados

Charles Poirier
J. Carlos GUEVARA Jimnez 2

 Se requiere desarrollar un sistema

consistente de compras debido a: Elevado nmero de artculos Gran cantidad de dinero involucrado Necesidad de una auditoria Consecuencias severas de un desempeo insatisfactorio Contribucin potencial a las operaciones efectivas de la organizacin inherentes a su funcionamiento

J. Carlos GUEVARA Jimnez

 El proceso de compras est

ligado a casi todas las otras funciones empresariales y tambin al medio externo, creando una necesidad de sistemas completos de informacin La utilizacin de la computadora ha tenido un fuerte impacto sobre el proceso de compras y su administracin

J. Carlos GUEVARA Jimnez

El proceso de compras tiene las siguientes etapas: 1. Reconocimiento de una necesidad 2. Descripcin de la necesidad 3. Determinacin y anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento 4. Determinacin del precio y de los trminos

J. Carlos GUEVARA Jimnez

5. Preparacin y/o asignacin de la orden de compra 6. Seguimiento y/o expedicin de la orden 7. Recepcin e inspeccin de artculos 8. Liquidacin de la factura y pago al proveedor 9. Mantenimiento de registros

J. Carlos GUEVARA Jimnez

PASOS PARA COMPRAR

No. DIAS NECESARIOS PARA COMPRAR UN MATERIAL REQUERIMIENTO SOLICITAR COTIZACIONES RECIBIR COTIZACIONES CUADRO COMPARATIVO NEGOCIAR COMPRAR (ORDEN DE COMPRA) PLAZO DE ENTREGA RECEPCION E INGRESO TIEMPO TIPICO DE COMPRA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

1 2 2 1 __ 3 2 1 12

SEGUIMIENTO DE COMPRA ES EL CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO TPICO DE COMPRA

FILE DE COMPRAS
TODA REQUISICION, DEBE ESTAR DEBIDAMENTE DOCUMENTADA, PARA SUSTENTAR LAS DECISIONES TOMADAS. APENAS INGRESA A COMPRAS, DEBE ABRIRSE UN ARCHIVO, EN DONDE FIGUREN: La requisicin Las solicitudes de cotizacin Las cotizaciones El cuadro comparativo La orden de compra El ingreso al almacn El conocimiento de pago al proveedor Cualquier otro documento informacin sobre la compra (NOTA DE RECHAZO)

TODO DEBE IR, SI ES POSIBLE, FOLIADO. TENER EN CUENTA QUE LAS AUDITORIAS SE RELIZAN DESPUES DE ALGN TIEMPO

ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA

JEFATURA
SEGUIMIENTO

AG. COMP- 1

AG. COMP 2

AG. COMP- 3

SOLICITUD DE COTIZACION
NOSOTROS TENEMOS DIFERENTES

FUENTES PARA OBTENER A NUESTROS PROVEEDORES

INTERNET PAGINAS

AMARILLAS REFERENCIA CONVOCATORIA OFRECIMIENTO COMO EXISTEN MUCHOS PROVEEDORES, DEBO CONFECCIONAR UN CATLOGO.

CATALOGO DE PROVEEDORES
RELACION ORDENADA DE PROVEEDORES, YA SEA POR

FAMILIA DE MATERIALES O POR ARTCULO. EJEMPLO: UTILES DE OFICINA DE ACUERDO AL VOLMEN DE COMPRA, ESCOGER ENTRE OTROS PROVEEDORES, A: FABRICANTES DISTRIBUIDORES EXTRANJEROS MINORISTAS

FABRICANTES
NACIONALES:

ARTESCO CARBOLAN LAYCONSA FABER CASTEL, ETC

PARA CADA UNO DE ELLOS, TENDR UN ARCHIVO, EN EL

QUE ANOTE: RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONO, DIRECCION, CONTACTOS, FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALES QUE PUEDE SUMINISTRARME.

REGISTRO DE PROVEEDORES
DEBEMOS ESTAR SEGUROS DE TRABAJAR CON PROVEEDORES LEGALMENTE ESTABLECIDOS, QUE NOS BRINDEN GARANTAS POR EL CUMPLIMIENTO Y CALIDAD DEL PRODUCTO QUE NOS PROVEEN. POR LO MENOS, NECESITAMOS CONOCER, PARA CADA PROVEEDOR: LICENCIA MUNICIPAL RUC CONSTITUCION DE LA EMPRESA PERO DEBEMOS TENER UN REGISTRO, EN QUE FIGUREN ESTOS DATOS Y OTROS, PARA EVALUAR AL PROVEEDOR.

REGISTRO DE PROVEEDORES
D T SP R R G T OD P O E D R S A O A A E IS R E R V E O E R C U R Z NS C L A O O IA D E C NO IC A A M IS R T A IR C IO F IN S D IN T A IV S D E C ND T N A IR C IO E IE D D E C ND A M C N IR C IO E L A E T L F N EEO O F X A E A -M IL C NAT O T CO G R N ED V N A E E T E E T S G R N EG N R L E E T E E A R P E E T N EL G L ERSNAT E A L E C M N IP L IC N IA U IC A C N T U I O S IT C N E P E A A IN S MRS S F E R C U C N T U I O S IT C N R F R N IA B N A IA EE E C S ACR S R F R N IA C M R IA E EE E C S O E C L S C L IC C NC M P O E D R A IF A I O O R V E O L E SQ EA IE D IN A U T N E T OD N G C (F B IC N E- D T IB ID R- M Y R T IP E E O IO A R A T IS R U O A O IS A IM O T D RD E T ) P R A O IR C O D T IB C N SA T R A A IS R U IO E U O IZ D S MR A RG T AA A C S E IS R D S )

T. F D I N T. F D I N T. F D I N L E SA T R A A IN A U O IZ D S

L CL O A (P O IOA Q IL D R P L U AO F R AD P G A R B D O M E A O P O AA L E D C IT IN A E R D O M N OD P N L O T IS O IB E T A S O T (T OD T A S O T , F O A P O IO O T O R IN ) R N P R E IP E RNP RE L T , R P , US U C G

 La seleccin del proveedor es importante porque

su desempeo impacta en la calidad, productividad y servicio de la organizacin compradora, por lo tanto en su competitividad.

La tendencia a tratar con pocos proveedores,

contratos a largo plazo, intercambio electrnico de datos y la mejora continua de la calidad, precio y servicio exige mejorar las relaciones entre comprador y vendedor. requiere un perodo de aprendizaje de ambas partes, puede ser conveniente hacer un esfuerzo para la compatibilidad vendedor - comprador
J. Carlos GUEVARA Jimnez 15

Conseguir nuevos proveedores resulta costoso y

 El conocimiento de los

proveedores es una calificacin importante de cualquier comprador Se puede encontrar informacin de proveedores en fuentes tales como: catlogos, anuncios, revistas, directorios comerciales, internet, contactos de ventas y entrevistas, colegas, redes de trabajo, contactos profesionales, archivos
J. Carlos GUEVARA Jimnez 16

EVALUACION DE PROVEEDORES
O /C M A T E R IA L FECHA F. P M O N T O M O ND C T O . % C A L IF IC A C IO N F .E C A LS E R

F. P. MON F .E . C AL SER

FO RM A DE PAG O M ONEDA FECHA DE ENTREGA C A L ID A D S E R V IC IO

NORMA PARA COTIZACIONES

DE ACUERDO A LOS MONTOS, YO VOY A PEDIR COTIZACIONES: HASTA ..S/. 200 HASTA .. 3,000 MAS DE 3,000 COMPRA DIRECTA 3 COTIZACIONES 5 COTIZACIONES

DEPENDE DE CADA EMPRESA.

SOLICITUD DE COTIZACION
ITEM 1 CODIGO DESCRIPCION XXXXXX MESA AULA MODELO IPAE ESPECIFICACIONES DIMENSIONES 0.70 X 0.40 X 2.10 MTS MATERIAL MADERA PINO BLANCO Chileno COLOR NATURAL, TABLERO NEGRO ACABADO BARNIZ BRILLANTE OTROS PLEGABLE CANTIDAD 200 PZAS. FECHA COTIZACION 18 DE DICIEMBRE VALIDEZ OFERTA 2 DE ENERO FECHA DE ENTREGA 30 DE ENERO DEL 2009 LUGAR DE ENTREA ALMACENES Surco Lima. FORMA DE PAGO FACTURA 60 DIAS INDICAR ALTERNATIVAS GARANTIA 12 MESES U/M PZA

CUADRO COMPARATIVO TECNICO

CUADRO COMPARATIVO TECNICO IT CODIGO 1 XXXX DESCRIPCION U/M 1: Galvn y asoc. 2: Maderera Anita 3: Cesar garca

MESA AULA MODELO IPAE PZA P ROV EEDORES 2 3 SI SI SI SI SI SI NO ESP SI SI SI SI SI SI SI SI 28/02/2009 SI SI SI SI

ESPECIFICACIONES MEDIDAS MATERIAL COLOR ACABADO OTROS SOLICITADO 0.70 X 0.40 X 2.10 MT MADERA PINO CHILENO NATURAL-TABLERO NEGRO BARNIZ BRILLANTE PLEGABLE 1 SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

FECHA ENTREGA 30/01/2009 LUGAR ENTREGA INSTALADO EN IPAE CANTIDAD 200 GARANTIA 12 MESES SERV. TECNICO SI

CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO

C U A D R O C O M P A R A T IV O E C O N O M IC O ES U N C U A D R O P A R A P O D E R C O M P A R A R E C O N O M IC A M EN T E L A S C O Q U E C U M P L EN T O D O S L O S R EQ U IS IT O S T C N IC O S . EV AL UA M O S EL C O S TO D E C O M P RA ES EL V A L O R V EN T A D EL M A T ER IA L , P U E S T O EN M I A L M A C N A VALOR ACTUAL

100 120 VALOR ACTUAL 100 108

r e c o g e s e l m a te r i a l e te , m a n i p u l e o , e l e m b a l a j e y e l (fl p u e sto e n a l m a c n

C O N T A D O C O N T R A E N T R E IG A E R E S B A N C A R I O : 1 . 5 % NT F A C T U R A 60 D IA S

CUADRO COMP. TECNICO

Caractersticas / Empresas Modelo equipo / Cabina Contrato Modelo Thyssen Expert / Sklux Presentado Certificado calidad y garanta Bureau Veritas y Garanta de equipos 1 ao 11 450 (6 personas) 1.00 m/s 5 10.40 metros 5 Simple, selectivo en bajada controlado y operado con microprocesadores Si De lujo A/I (Paneles A/I cepillado y pulido mate con display y reloj e indicadores de T) Con iluminacin difusa Garanta N Equipos Carga Kilogramos Velocidad N paradas Recorrido Accesos Frontales Otis Mediterrneo Presentado Certificado de Calidad y garanta de B.V. O SGS y Garanta de equipos 2 aos 11 450 (6 personas) 1.00 m/s 5 10.40 metros 5 Simple , automtica , selectivo en bajada controlado con microprocesadores Si De lujo, A/I en fondo cepillado y espejo al fondo, con pasamano en A/I, ventilador y reloj digital Falso cielorraso modelo decor Mitsubishi GPX / Melwide Presentado Certificado de Calidad y garanta de B .V. O SGS y Garanta de equipos 2 aos 11 450 (6 personas) 1.00 m/s 5 10.40 metros 5 Simple , automtica , selectiva de bajada con microproc. Si De lujo con ventilador y ranuras para ventilacin inf y sup con intercomunicador Lamina en acero con rejilla de ventilacin falso cielo con spot light En A/I con placa botonera Automtico en frecuencia variable Acabado en vinlico Si Si 1.20 x 1.00 Automtica de apertura lateral Automticas de acero acabadas con pintura electrosttica 800 x 2100 mm 220 v 60 Hz Arriba de pozo 1.60 x 1.70

Comando de maniobra Frecuencia Variable

Cabina

Techo Hojas de puertas Operador de puertas

En A/I con placa botonera En frecuencia variable Acabado en vinlico

Piso Luz de emergencia de cabina Cortina o sensor luminoso Dimensin de cabina interior Puertas de cabina Puertas de pasillo Dimensin de puertas Tensin de energa Frecuencia Variable Cuarto de mquinas Dimensin de pozo Dimensin de cuarto maqu

Si Si 1.10 x 1.10 Automtica de apertura lateral acabadas en a/i en panel frontal Automtica de apertura lateral de 1 hoja acabadas pintadas al duco 800 x 2000 mm 220 v 60 Hz Reducido inferior 1.75 x 1.75 1.75 x 1.0

En A/I con placa botonera Automtico en frecuencia variable puertas de cabina y piso Acabado en pvc falso piso metlico umbral antirresbaladizo en pvc Si Si 1.17 x 1.00 Automtica de apertura lateral Automticas de acero pintadas al duco de apertura lateral 800 x 2000 mm 220 V 60 Hz Reducido inferior 1.60 x 1.57

LA NEGOCIACION
LA NEGOCIACION CONSISTE EN MEJORAR LAS

CONDICIONES DE LA OFERTA DEL PROVEEDOR GANADOR. NEGOCIAMOS PARA LOS MATERIALES A ASPECTOS QUE NEGOCIAMOS:
FORMA DE GARANTA CALIDAD CUMPLIMIENTO CONSIGNACION CANJE.

PAGO

EN LAS ENTREGAS

ORDEN DE COMPRA
ES UN DOCUMENTO EXTERNO EN EL CUAL CONFIRMAMOS NUESTRA

DECISIN DE COMPRA AL PROVEEDOR. ES IMPORTANTE PORQUE EN ELLA FIGURAN:

LAS ESPECIFICACIONES DE LOS MATERIALES LA CANTIDAD LAS CONDICIONES DE COMPRA: PRECIOS, LUGAR DE ENTREGA, FORMA DE PAGO, ETC. LAS APROBACIONES.

ES NECESARIA E INDISPENSABLE PARA RECIBIR LA MERCADERIA.

Orden de compra
TECNO ACCES S.A.C. San M artin de Porras 155 FECHA ORDEN DE COM PRA 3/09/2003 REQ UISICION GV - 0010 No.TA-05/2004 PRO VEEDOR: BO YLES BROS DIAMANTINA S. A . DIRECCION: Av. Santa Ana No. 180 - ATE -VITARTE FORM A DE PAGO FECHA DE ENTREGA LUGAR DE ENTREG: ARecogem os : L/ 30 dias : 20/06 FACTURAR A : Tecno Acces RUC : 20467286961 VTRA. REFERENCIA COTIZACION O : No M NEDA: US $
IT CODIGO DESCRIPCION U/M CANTIDAD PR. UNITAR. VALOR/ ITEM DSCTO.1 DSCTO. 2

1 2 3 4

HW cassing de 5' HW cassing de 10' Muestreador AW de barra partida BQ KH core barrel ASSY de 5'

pza pza pza pza

12 15 5 5

350.00 1,800.00 125.00 270.00

4,200.00 27,000.00 625.00 1,350.00

VALOR VENTA TOTAL 33,175.00 _________________________ EJECUTIVO DE COM PRA

IGV 6,303.25 _____________________________ JEFE DE LOGISTICA

VALOR TOTAL 39,478.25

___________________________ GERENTE

NIVELES DE APROBACION

HASTA S/. 200 COMPRA DIRECTA HASTA S/. 5,000 AGENTE DE COMPRA HASTA S/. 20,000 JEFE DE COMPRA HASTA S/. 50,000 GERENTE LOGISTICO MAS DE S/. 50,000 GERENTE GENERAL

1. 2. 3. 4.

Cada pas tiene normas legales que rigen la prctica de las compras. En algunos pases la normatividad ha sido desarrollada por cada estado o provincia Un contrato vlido se basa en cuatro factores: Participantes competentes materia o propsito del asunto legal una oferta y su aceptacin consideraciones relativas a la inspeccin, cancelacin, garantas, rechazo, responsabilidades y arbitraje
J. Carlos GUEVARA Jimnez 27