SSC Manual Admin Is Trac Ion Proyectos

Secretara de
Seguridad Ciudadana
Administracin de Proyectos
para la planeacin y evaluacin
Manual
Segunda Edicin 2007
para la planeacin y evaluacin
Segunda Edicin 2007
Manual
Directorio Ing. Edgar Mohar Kuri

Secretario de Seguridad Ciudadana
Lem. Martha de Lourdes Daz Guerrero

Coordinador de Planeacin y Evaluacin
M. en C. Mara Ligia Gutierrez lverez

Jefa de Administracin de Proyectos
Editor Paula Bouchot Diseo y diagramacin Luciano Fras Rodrguez Jaime Fuentes Saldivar Fecha de la edicin Enero 2007
Informacin El objetivo central de este manual, consiste en ofrecer una idea de los aspectos que engloban la gestin del proyecto, as como de las etapas que se desarrollarn para la realizacin de los mismos que lleve a cabo la Secretara de Seguridad Ciudadana. Esto permitir la reflexin sobre la utilidad prctica de los conceptos presentados y suscitar en el lector un espritu de sntesis sobre los diferentes aspectos del razonamiento de la administracin de proyectos. La segunda edicin del manual fue elaborada en noviembre del 2005 por la Coordinacin de Planeacin y Evaluacin mediante la Jefatura de Administracin de Proyectos, realizado por L.A.E. y Mc. en Gestin de Proyectos Ligia Gutirrez lvarez.
Manual de administracin de proyectos
ndice
Presentacin 1. Introduccin
1.1. Introduccin
1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. Qu son los proyectos? Ciclo de vida de un proyecto Aviso Aplicativo SIGAP-SS.
9 10
10
10 10 10 11
1.2. Polticas de los proyectos 1.3. Normas de los proyectos 1.4. Objetivo 1.5. Misin y visin de la SS.
1.5.1. 1.5.2. Misin de la Secretara de Seguridad Ciudadana Visin de la Secretara de Seguridad Ciudadana
13 14 15 15
15 16
1.6. Servicios Nucleares de la SS. 1.7. Direccin de proyecto

1.7.1. Director de proyecto
16 16
16
1.8. Comunicacin
17
2. Fases de los Proyectos

2.1. Solicitud de Registro de Proyecto 2.2. Fase de Identificacin del Proyecto
2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. Anlisis de participacin Anlisis de problemas Anlisis de objetivos Anlisis del marco normativo Anlisis de alternativas Matriz de planificacin de proyectos Identificacin del programa (A realizar exclusivamente en caso de que el proyecto registrado sea un programa) Memoria de identificacin de proyecto Programacin de actividades Programacin de recursos humanos Factores de viabilidad Anlisis de recursos (materiales) Plan de ejecucin Anlisis de indicadores Memoria de anteproyecto Informe de seguimiento Bitcora de cambios Minuta de reuniones
19
20 24
24 27 29 31 32 35 39 41
2.3. Fase de Diseo de Proyecto
43
43 44 44 47
2.4. Fase de Planeacin de Proyecto
49
50 52 53
2.5. Fase Operacional
57
57 61 62
Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro
2.6. Evaluacin
2.6.1. 2.6.2. 2.6.3. 2.6.4. Componentes de la evaluacin Lista de chequeo Evaluacin participativa Evaluacin posterior
63
64 65 66 67
2.7. Memoria final de proyecto
70
3. Conclusin 4. Bibliografa 5. Anexos

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Glosario Lista de figuras Lista de formatos Explicacin formatos 5.4.1. Solicitud de registro 5.4.2. Anlisis de participantes 5.4.3. Organigrama del equipo proyecto 5.4.4. rbol de problemas 5.4.5. rbol de objetivos 5.4.6. Anlisis del marco normativo 5.4.7. Anlisis de alternativas 5.4.8. Matriz de planificacin de proyectos 5.4.9. Memoria de identificacin de proyecto 5.4.10. Anlisis de viabilidad 5.4.11. Anlisis de recursos 5.4.12. Anlisis de indicadores 5.4.13. Memoria de anteproyecto 5.4.14. Informe de seguimiento 5.4.15. Evaluacin de proyecto por director 5.4.16. Evaluacin de proyecto y director por equipo 5.4.17. Evaluacin del equipo y de JAP por miembro del equipo 5.4.18. Memoria final de proyecto 5.4.19. Minuta 5.4.20. Bitcora de cambios 5.4.21. Evaluacin de proyecto, director y equipo por la JAP 5.4.22. Abandono de proyecto 5.4.23. ndice de proyecto ejecutivo
75 77 79
80 81 82 83 83 84 84 85 85 85 86 86 87 88 88 89 89 90 91 93 93 93 94 94 94 95 95
ndice
Los esfuerzos que nos demanda la accin cotidiana en beneficio de quienes viven en nuestro estado, requieren de inteligentes y transparentes formas que se encuentren encaminadas a un mismo objetivo: Seguridad integral del Ciudadano. Para trabajar eficaz y eficientemente, se ha optado por normalizar el sistema de trabajo de los distintos proyectos de cada una de las reas de esta Secretara de Seguridad Ciudadana. Se presenta este Manual de Proyectos; el resultado del esfuerzo de un equipo para saber con claridad en donde estamos y para donde vamos
1.
Introduccin
1.1.
1.1.1.
Introduccin
Qu son los proyectos?
El proyecto debe ser un conjunto de actividades interrelacionadas para alcanzar unos objetivos, acotadas por los lmites de un presupuesto y un plazo temporal. COHEN Y FRANCO 1988:76
Un proyecto requiere dos niveles de decisin, uno con respecto a los fines que se desean conseguir y el otro en relacin con la eleccin de los medios ms adecuados para alcanzarlos Las principales caractersticas de un proyecto son: I. II. III. V. V. VI. VII. VIII. IX. Debe ser innovador Tener un objetivo definido Es temporal Cuenta con un lmite geogrfico Posee beneficiarios (grupo meta) Debe producir un cambio Se obliga a la sustentabilidad Necesita recursos Es nico y flexible
La finalidad de un proyecto es transformar la realidad de modo que un grupo de personas determinado pueda mejorar su situacin. Constituye un instrumento que permite modificar en cierto sentido las condiciones actuales. 1.1.2. Ciclo de vida de un proyecto
El proyecto se divide en tres grandes fases: Identificacin y diseo, planeacin del proyecto y por ltimo, fase operacional y de evaluacin. Cada una de las fases ser explicada y soportada con los instrumentos necesarios a su ejecucin en el presente manual. 1.1.3. Aviso
Este manual pretende ser una gua para la realizacin de los proyectos de la Secretara de Seguridad Ciudadana, teniendo en cuenta que cada proyecto es nico y por lo tanto, hay que contar con la flexibilidad suficiente para adaptarse en la medida en que as lo requiera cada proyecto. El manual incluye los lineamientos e instrumentos recomendados para una sana administracin de proyectos, basada en el enfoque del marco lgico combinado con las recomendaciones del Project Management Institute , sin limitar ni excluir otras opciones y variables que podran resultar beneficiosas para el desarrollo de un proyecto especfico. Durante todo el proceso de proyecto, el trabajo se realizar conjuntamente con la Coordinacin de Planeacin y Evaluacin en el rea de Administracin de Proyectos. Muchos de los 10 Introduccin
instrumentos necesarios a la administracin de los proyectos sern elaborados por dicha rea con la participacin y acuerdo del equipo proyecto.
F1
Fase Fase de identificacin del proyecto
Diagrama de flujo
Diagrama de flujo Acts. paralelas
Solicitud de registro de proyecto
Validacin, autorizacin y firma de directores, CPE y Secretario
NO
Valoracin Anlisis de participantes Organigrama del equipo proyecto rbol de problemas rbol de objetivos
SI
NO
Valoracin
Autorizacin y validacin del CPE y Secretario
Memoria de identificacin de proyecto (MIP)
Matriz de planificacin de proyecto (MPP)
Anlisis de alternativas
Anlisis del marco normativo
SI
Minuta de reuniones
1.1.4
Para mantener el aceptable nivel de calidad de un proyecto, es necesario planear, detectar riesgos e imprevistos, as como, conservar la comunicacin e intercambio de informacin con miembros del equipo de trabajo, la jefatura de administracin de proyectos y la direccin; estas acciones aumentarn significativamente las probabilidades de xito de los proyectos. La meta que se busca cumplir con el SIGAP-SS, es lograr una eficiente administracin de proyectos que compile y muestre qu es lo que hay que hacer, cundo, quin debe hacerlo y cunto tiempo tardar en entrar en operacin. Teniendo como objetivos planear, supervisar e 11
Fase de diseo del proyecto Fase de planeacin del proyecto Ejecucin de actividades planeadas en el diagrama de Gantt
NO
Programa de actividades Programacin de recursos humanos Factores de viabilidad Anlisis de viabilidad Anlisis de recursos
Autorizacin y validacin del Secretario y CPE
Valoracin
SI
Bitcora de cambios
Red de precedentes
NO
Valoracin
Autorizacin y validacin del Secretario y CPE
PERT / CPM
Memoria de anteproyecto (MAP)
Anlisis de indicadores
Diagrama de Gannt Diseo de responsabilidades
Plan de ejecucin
Evaluacin de proyecto, director y equipo
SI
Ejecucin de actividades
Informe de seguimiento
Evaluacin de proyecto, por director
Evaluacin de proyecto y director, por equipo
Evaluacin de equipo y JAP por proyecto
Memoria final de proyecto
Cierre de proyecto
Alamcenamiento de informacin
Aplicativo SIGAP-SS
indicar con esquemas porcentuales el desarrollo de cada proyecto, manteniendo estrecha comunicacin con directores de proyecto y directores orgnicos. El programa de administracin de proyectos es una base de datos especializada que almacena y presenta en formato visual de fcil interpretacin y manejo, datos relacionados a los proyectos, as como los sub-proyectos y aquella informacin que en ellos se incluya, por ejemplo: tareas, actividades, nombres de los participantes, fechas, registro de ingreso, porcentaje de avance, formatos y observaciones. Al manipular y mostrar esta informacin en las diferentes vistas se podr seguir el progreso de un proyecto. Esta informacin ayuda en la toma de decisiones, las cuales son esenciales para el xito del proyecto, y en la identificacin de actividades en las cuales es necesario destinar ms tiempo y recursos. Tambin puede comunicar el avance e incluir comentarios necesarios para mantenerinformado al equipo y otros participantes de las actividades esenciales mediante correos electrnicos, citar a reuniones o visitas utilizando la lista de direcciones de la red interna de Gobierno del Estado.
F2 Pantallas del SIGAP-SS.
12 Introduccin
1.2.
Polticas de los proyectos
Todos los proyectos debern presentarse bajo los lineamientos de autorizacin, ejecucin y control del presente Sistema de Planeacin y Aprobacin de Proyectos SS (SIPAPSS). El rgano coordinador de los proyectos de la Secretaria de Seguridad Ciudadana es el SIPAP-SS, el cual tiene como funciones apoyar y asesorar la planeacin, instrumentacin y control en el proceso de los proyectos Los proyectos que se aprueben debern de garantizar un mnimo de contribucin a la Visin, Misin y Servicios Nucleares, as como estar dentro del presupuesto otorgado por el Secretario. El director de proyecto deber presentar el avance de la ejecucin del mismo y la documentacin que lo sustente, en las fechas que se establezcan de comn acuerdo con la Jefatura de Administracin de Proyectos. 13
En caso de que el director del proyecto se separe de la SS, automticamente el director/coordinador orgnico ser el responsable tanto del proyecto como de su ejercicio. Una vez autorizado el proyecto, el director del mismo asume la responsabilidad de ejecutarlo y de someterse a las normas de la administracin de proyectos. Cualquier situacin que impida o retrase la ejecucin del proyecto deber ser reportada por el director del mismo a su jefe inmediato y a la Jefatura de Administracin de Proyectos. El uso de los formatos establecidos y creados por la Jefatura de Administracin de Proyectos es ineludible. Es responsabilidad de la Jefatura de Administracin de Proyectos, elaborar los diagramas Gantt de los proyectos. No importando el momento durante la realizacin de un proyecto se podrn realizar modificaciones, las cuales deben ser asentadas y validadas por la Jefatura de Administracin de Proyectos y el Secretario, utilizado para ello el formato Bitcora de Cambios. En reuniones donde se discutan temas referentes a los proyectos y existan acuerdos de trabajo, se debe de llenar el formato Minuta. Una vez abortado el proyecto, se llenar el formato de Abandono de proyecto, el cual ser firmado por la Jefatura de Administracin de Proyectos y validado por el Secretario. Durante el proceso de control de la Jefatura de Administracin de Proyectos realizar, en Paralelo, el llenado del formato Informe de seguimiento.
1.3.

Normas de los proyectos
El director y administrador de proyecto podrn solicitar reuniones para asesorar el desarrollo de los proyectos. Se podrn agendar reuniones cualquier da hbil del ao en curso, en horario de oficinade 08:00 a 15:30, ya sea en algn rea de la SS, de Coordinacin de Planeacin y Evaluacin o en la oficina del Director de Proyecto. Los directores de proyecto debern tener su documentacin completa y en orden, de preferencia en una carpeta destinada exclusivamente al proyecto, a fin de facilitar el proceso de documentacin. La Jefatura de Administracin de Proyectos pondr en estatus de inactivo los proyecto cuyo seguimiento se disipe en un periodo de 6 meses, y se abortar en un ao, teniendoque iniciar nuevamente con el registro de proyecto Es responsabilidad del director de proyecto avisar de los avances a la Jefatura de Administracin de Proyectos. Es responsabilidad de la Jefatura de Administracin de Proyectos hacer las
14 Normas de los proyectos
actualizaciones y notificaciones a los involucrados de los cambios en los proyectos. Es obligacin de la Jefatura de Administracin de Proyectos entregar oportunamente la informacin solicitada. Se otorgan 10 minutos de tolerancia para el inicio de una reunin, al termino de laprrroga se agendar la reunin nuevamente. Las recomendaciones de Jefatura de Administracin de Proyectos sern siempre por Escrito y se solicitar confirmacin de recibido.
1.4.
Objetivo
El objetivo general de los proyectos deber ser conforme con el objetivo especfico de un programa determinado de la SS, y el objetivo general del programa deber estar en conformidad con un objetivo especfico del Plan Estatal de Desarrollo como lo muestra el siguiente diagrama:
F3
Marco lgico en cascada
Lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo

Objetivo General Objetivo especfico Resultados Actividades
Lineamientos de la SS.
Proyectos y Procesos de la SS.

1.5.
1.5.1.
Misin y Visin de la
Misin de la Secretara de Seguridad Ciudadana
Proteger la vida, patrimonio e integridad fsica y emocional de las personas en el estado de Quertaro, as como el pleno ejercicio de sus derechos y libertades, contribuyendo a una convivencia social armnica, a travs de la instrumentacin y coordinacin de una poltica de seguridad participativa e integral que garantice el respeto a los derechos humanos y el fortalecimiento de nuestras instituciones.
15
1.5.2.
Visin de la Secretara de Seguridad Ciudadana
Una nueva cultura de seguridad entre gobierno y sociedad basada en la prevencin. Disminuciones radicales en las 10 principales causas de lesiones, prdidas humanas y / o materiales. Organizaciones de seguridad institucionalizadas. Condiciones que faciliten la coordinacin interinstitucional y multidisciplinaria.
1.6.

Servicios Nucleares de la
SV Seguridad Vial PD Prevencin del delito PR Prevencin de riesgos AE Preparacin para la atencin de emergencias TR Transporte
1.7.
Direccin del Proyecto
Una configuracin adecuada del rgano de direccin de un proyecto resulta un aspecto clave, ya que ste deber impulsar las actividades, ser el eje de interlocucin externa e interna y el soporte de coordinacin global de la accin. La direccin del proyecto habr de asegurarse de que cada una de las reas conozca las funciones, operaciones y procedimientos a los que se deben ajustar quienes componen el equipo, as como las relaciones internas. De este modo, se pondrn las bases para facilitar el ejercicio de las funciones previstas en el plan operativo, los mecanismos de coordinacin vertical y horizontal, y la supervisin de los procesos externos e internos del proyecto, as como la homologacin de criterios y la calificacin de resultados cuando proceda. 1.7.1 Director de proyecto
Al momento de designar al director de proyecto se deber tomar en cuenta que debe ser una persona con: Los conocimientos o la experiencia suficientes sobre el tema central del proyecto. Las capacidades necesarias para la envergadura del proyecto. El liderazgo adecuado para guiar al equipo de proyecto.
16 Servicios nucleares de la SS.
Una de las primeras tareas del director del proyecto ser hacer operativo el organigrama de las distintas reas o unidades y facilitar el inicio de las funciones de cada una de ellas. Tanto para estructurar un organigrama vinculado a los planes operativos, como para contrastar su funcionalidad, puede resultar til emplear los planteamientos siguientes: Qu hay que realizar. Por qu hay que realizarlo. Cundo deber estar terminado. Cunto tardar. A cunto podr ascender su costo. Qu nivel de satisfaccin producir. Cmo realizar la tarea. Dnde realizarla. Quin ser el encargado de hacerla. Qu importancia tendrn las distintas capacidades o destrezas necesarias.
1.8.
Comunicacin
La comunicacin en una organizacin encargada de la ejecucin de un proyecto constituye un elemento decisivo para su xito, especialmente, entendida no como mera transmisin de informacin, sino como proceso de intercambio, formacin, consensos y orientacin hacia el objetivo del proyecto. A travs de un proceso de comunicacin, el equipo va configurando una visin comn y se articula en torno a una tarea compartida. Los procesos de comunicacin tienen una doble dimensin: externa e interna. Desde la perspectiva interna, una comunicacin de calidad permite una mejor participacin, facilita la toma de decisiones, favorece la creacin de equipos, la integracin de sus componentes y el sentido de pertenencia. En su dimensin externa, comunica adecuadamente la visin, tareas y criterios de actuacin del equipo favorece la relacin con los otros miembros de la SS, as como con los propios beneficiarios del proyecto. No siempre es conveniente que la comunicacin interna se configure de manera espontnea. Es preferible organizarla. Por ello, resulta adecuado elaborar un plan de comunicacin interna, en la que hay que establecer fuentes de la misma y determinar los circuitos de transmisin.
17
2.
Fase de los proyectos
2.1.
Fases de los proyectos
El caso que se describe en cada una de las etapas del proceso de administracin de proyectos, pretende mostrar de una manera fcilmente comprensible un ejemplo de la aplicacin de la administracin de proyectos. Evidentemente, la complejidad de un proyecto real no es comparable con la simulacin que vamos a manejar. El propsito es slo ofrecer una simulacin sencilla que resulte til para ilustrar los contenidos expuestos en este manual.*
Ejemplo
La situacin de la educacin infantil en las comunidades del ro Lambar. Las comunidades rurales presentan una situacin general de carencias socioeconmicas que afectan gravemente a los grupos ms desfavorecidos, en particular a los nios. Se ha constatado que existen en la zona elevadas tasas de analfabetismo infantil, muy por encima de la media nacional, lo que dificultar la futura insercin laboral y contribuir al mantenimiento de las situaciones actuales de exclusin y marginalidad. Un equipo tcnico de una institucin de cooperacin al desarrollo, en compaa de algunos responsables de la delegacin regional de la Secretara de Educacin y representantes de las asociaciones de los pobladores, ha elaborado el siguiente diagnstico, con el propsito de mejorar la situacin de estos nios y nias. La directora del centro seal tambin que la escasez e incompatibilidad de los materiales escolares disponibles (por ejemplo, no existen textos de idiomas nativos y los existentes plantean ejemplos fuera de los contextos de los nios) contribuyen a dificultar la comprensin de los alumnos. A estas razones, los padres de los nios con los que se ha podido conversar aadieron que la formacin profesional de algunos maestros deja mucho que desear y que la motivacin de stos es escasa. El equipo de planificacin contest que las retribuciones percibidas por los maestros eran muy bajas. Por otra parte, se aade, que la proporcin de nios y nias escolarizados es relativamente baja, lo cual indica que muchos no asisten al centro educativo de forma regular, fundamentalmente aquellos que viven en las comunidades ms alejadas. Muchos nios no van a la escuela porque realizan tareas productivas impropias de su edad (pastoreo, labores agrcolas, auxiliares de los pequeos comerciantes, etc.). Tampoco resulta fcil el acceso a la escuela, teniendo en cuenta las malas comunicaciones existentes y la enorme dispersin de la poblacin. Segn los maestros, muchos padres muestran escaso inters en que sus hijos vayan a la escuela y, ya sea por necesidad o por apata, prefieren que stos ayuden en las tareas domsticas en el caso de las nias o que colaboren en las faenas del
* Ejemplo extrado y adaptado de: Gmez, G.M. y Senz, O. H. El ciclo del proyecto de cooperacin al desarrollo. Madrid, Ediciones CIDEAL, 2003; Pg. 201-212.
20 Fases de los proyectos
campo. Tambin hay que tener en cuenta la enorme incidencia de las enfermedades infantiles, provocadas bsicamente por la desnutricin, la mala calidad del agua consumida y la deficiente atencin sanitaria que presta el centro de salud. Hay bastantes casos, no cuantificados con rigor, de nios con discapacidades graves. Despus de esta descripcin somera de la situacin de la zona, el equipo de planificacin se propone efectuar: Un anlisis de los distintos agentes, grupos y sectores sociales implicados en los problemas de la zona. Un anlisis de los problemas identificados, determinando sus causas y efectos. Un anlisis de los objetivos de desarrollo. Un anlisis de las distintas alternativas identificadas. Un diseo de una intervencin de desarrollo propuesta a travs de la formulacin de una matriz de planificacin.
2.1.1.
Solicitud de registro de proyecto
Por medio de esta solicitud, todos los proyectos sern presentados para su autorizacin y validacin. Dicha solicitud cuenta con siete apartados: I. Identificacn del proyecto El cdigo del proyecto ser asignado por la Coordinacin de Planeacin y Evaluacin a travs de la Jefatura de Administracin de Proyectos. La presentacin de los responsables del proyecto, la direccin y rea a la que pertenecen. Breve descripcin del proyecto, as como los impactos y resultados esperados.
II. Contribuciones a la misin y visin de la SS En esta seccin se deber calificar el grado en el que el proyecto en cuestin contribuye tanto a la misin de la Secretara como a su visin. III. Definicin de diagnstico de la situacin inicial Con este apartado se pretende cernir la situacin o problema que se desea transformar mediante la realizacin del proyecto. IV. Transformacin de la situacin generada por el proyecto Cmo el proyecto modificar la situacin descrita anteriormente. 21
V. Recursos necesarios para la realizacin del proyecto Teniendo en cuenta tres categoras: 1. Recursos Humanos: En este punto se debern considerar todas las personas que se vern implicadas durante el ciclo del proyecto, ya sean internas o externas. Cada persona implicada deber estar relacionada con una cantidad que represente el trabajo realizado durante el proceso: (Ejemplo: %/hora x salario). 2. Recursos Materiales y Tecnolgicos: Todo el material que se requiera para la ejecucin del proyecto, as como la tecnologa que pudiera necesitar el mismo. 3. Recursos Financieros: Presupuesto previsto para la realizacin del proyecto. VI. Tipo de proyecto Los cuatro tipos de proyecto pretenden identificar las dependencias o instancias que participarn en el proyecto y determinar el grado de complejidad que pudiese existir dentro del mismo. Los cuatro tipos de proyecto son: I. Proyecto de una direccin de la SS II. Proyecto con varias direcciones de la SS III. Proyecto con varias dependencias de GEQ IV. Proyecto con otras instancias VII. Autorizaciones Dentro de las autorizaciones habra tres secciones, el visto bueno que lo dan el director de proyecto y el administrador del mismo, la validacin en donde firman el director del rea y la Coordinacin de Planeacin y Evaluacin; y finalmente, la autorizacin del Secretario de Seguridad Ciudadana. En el caso de requerir el visto bueno de alguna otra direccin, o incluso de otra Secretara por el alcance del proyecto se anexar su firma al documento.
Utilizar el formato SS.CPE.adp002/Solicitud de registro/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Para el ejemplo que nos atae, la solicitud de registro de proyecto sera algo as:
Secretara de Seguridad Ciudadana
I Jefatura de Administracin de Proyectos Solicitud de registro
Comunidades de Ro Lambar
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses AA_BB-00-XXXXXX
Fecha: 27 abril 2005
22 Fases de los proyectos
Descripcin general del proyecto: El proyecto mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar mediante la reestructuracin del centro educativo de la zona y la profesionalizacin del cuerpo docente.
Resultados esperados para los ciudadanos: Una mejor educacin bsica de la zona lo que tendr un fuerte impacto en la insercin laboral posterior y por consecuente en el nivel socioeconmico de las comunidades de ro Lambar.
Meta 2005: Dejar en funcionamiento la nueva estructura escolar de la zona Adquirir el material didctico y escolar necesario al funcionamiento de la estructura.
Contribucin a la Visin 2009 1. Una cultura de prevencin en la poblacin. 2. Disminuciones radicales a las 10 principales causas de lesiones, perdidas humanas y materiales. 3. Instituciones de seguridad profesionales con personal habilitado para dar atencin a los problemas de seguridad. 4. Una sociedad corresponsable de su seguridad. 5. Condiciones que faciliten en la coordinacin interinstitucional y multidisciplinara que de soporte a la Seguridad Pblica. Contribucin a la Misin 2009
Alta
Media
Baja X
X Alta Media Baja
Proteger la vida, patrimonio e integridad fsica y emocional de las personas en el estado de Contribuir a una convivencia social armnica, a travs de la instrumentacin y coordinacin de una Garantizar el respeto a los derechos humanos y el fortalecimiento de nuestras instituciones.
Descripcin de la situacin: Las comunidades rurales presentan una situacin general de carencias socioeconmicas que afectan de manera especialmente grave a los grupos ms desfavorecidos, en particular a los nios. Se ha constatado que existen en la zona elevadas tasas de analfabetismo infantil, muy por encima de la media nacional, lo que dificultar la futura insercin laboral y contribuir al mantenimiento de las situaciones actuales de exclusin y marginalidad. X
Cambios generados por el proyecto: Con el incremento del nivel educativo los nios y nias que con anterioridad no se presentaban en la escuela y por lo tanto no tenan una formacin adecuada la insercin laboral se ver facilitada lo que contribuir a una mejor situacin socioeconmica de la regin.
Destinatarios: Beneficiarios directos: Alumnos Cuerpo docente Beneficiarios indirectos: Familiares de los alumnos
Insumos personal: No. de personal 6 1 1 3 5 Total: Categora Docentes Arquitectos Pedagogo Personal administrativo Miembros de la comisin No. de horas 25 horas/semana 30 horas/semana 15 horas/semana 8 horas diarias 25 horas/semana 150,000.00$
23
Recursos materiales: Activos fijos: transporte, maquinaria, materiales de trabajo Renovacin del edificio Material didctico adecuado Cuadernos Escritorios Pizarrones Infraestructuras Total: 904,000.00$ Inversin en activo fijo: 904,000.00$ Tipos de proyecto: Tipo I Proyecto de una direccin de la SS. Tipo II Proyecto de varias direcciones de la SS. Tipo III Proyecto con varias dependencias del GEQ. Tipo IV Proyecto con otras instancias Tipo de indicador Indicador Insumo o estructura # aulas renovadas % material didctico Proceso # profesores capacitados # Libros adecuados publicados Resultados institucionales # profesores capacitados Impacto # alumnos beneficiados # alumnos egresados Inversin de capital de trabajo: 150,000.00$ 2005 500,000.00$ 250,000.00$ 400 unidades Posteriores Total 500,000.00$ 250,000.00$ 4,000.00$
150,000.00$
150,000.00$
Autorizaciones: Director del Proyecto Fecha: Fecha: Jefatura de Administracin de Proyectos
Vo.Bo. Director o Coordinador del rea Fecha: Fecha: Coordinacin de Planeacin y Evaluacin
Validacin Fecha: Fecha: Secretario
Autorizacin
2.2.
2.2.1
Fase de identificacin del proyecto

Anlisis de participacin:
Durante la fase de identificacin confluyen varios tipos de actores: I. Los beneficiarios (grupo meta) directos que constituyen el conjunto de personas cuyas necesidades o problemas justifican la accin, de manera tal que la transformacin de su situacin se convierte en el objetivo del proyecto.
II. Los beneficiarios indirectos que, sin ser el objeto del proyecto, forman parte de su contexto o estn relacionados de algn modo con la realidad sobre la que incide el proyecto. III. Los excluidos o neutrales a los que el proyecto no afecta ni impacta. IV. Los perjudicados y/o oponentes, en cuanto a que es previsible esperar por su parte algn tipo de reaccin negativa ante la intervencin. 24 Fase de identificacin del proyecto
Utilizar el formato SS.CPE.adp003/Anlisis de participantes/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Hay que sealar que slo con los datos disponibles en el ejemplo no sera posible efectuar con rigor el anlisis de la participacin. Ahora bien, es necesario precisar que en el texto se seala la existencia de diferentes colectivos, con problemas e intereses diferenciados. As, dentro del grupo de los nios en edad escolar, se indica la existencia de estudiantes, trabajadores, enfermos y discapacitados. Esas categoras no son excluyentes en todos los casos, pero implican situaciones particulares sobre las que sera conveniente efectuar indagaciones. Asimismo, se sealan problemticas diferenciales en funcin del sexo que deberan ser valoradas. Por otra parte, se encuentran tambin identificados otra serie de grupos e instituciones, cuyo papel en la futura intervencin puede ser sumamente importante, pero sobre los que apenas tenemos datos. Se trata fundamentalmente de los maestros y de los padres, aunque tambin se hace referencia al Centro de Salud y al Municipio, a la Secretara de Educacin, etc. Parece evidente que existiran sin duda otros grupos implicados sobre los que no existe ninguna mencin. En primera instancia, hay que identificar a todos los agentes sociales que forman parte de la realidad sobre la que se va a incidir con el futuro proyecto. Sera conveniente caracterizarlos describiendo sus principales intereses y expectativas. Un listado preliminar sera el que mostramos a continuacin: Nios escolarizados. Nios sin escolarizar que realizan actividades laborales. Nios enfermos y discapacitados. Maestros. Familiares de los nios. Asociaciones de pobladores. Delegacin del Ministerio de Educacin. Centro de Salud. Municipio. Empleados de trabajo infantil. En un primer momento, y con carcter provisional, podra establecerse una clasificacin de este tipo:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Anlisis de participantes
25
Beneficiarios directos: Nios/as en edad escolar (ser necesario precisar el subgrupo concreto hacia el que especficamente se orientar la intervencin.
Beneficiarios indirectos: Familias
Excluidos/Neutrales Centro de salud
Perjudicados/Oponentes Empleadores que se benefician del trabajo infantil
Maestros Ministerio de la Educacin Municipio
Al mismo tiempo en el que se definen los participantes al proyecto se forma el equipo del proyecto, fijando el rol o papel que realizar cada uno. En el momento de elegir a los miembros que conformarn el equipo de proyecto, es muy importante definir las competencias necesarias y el mbito que cada uno deber desarrollar. Para ello, el director de proyecto deber analizar las necesidades en cuanto a recursos humanos, definir las habilidades y conocimientos necesarios para llevar con xito al proyecto. Una vez establecidos los requerimientos del proyecto, propone a su director orgnico el personal solicitado y entre los dos, lo evalan y autorizan. En caso de que participen otras reas de la SS. y/o otras dependencias, se har una invitacin para integrarse al equipo de proyecto tanto por parte del director del mismo como del director orgnico.
Utilizar el formato SS.CPE.adp004/Organigrama de proyecto/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Dadas las necesidades del proyecto, el organigrama sera el mostrado en la siguiente figura:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Organigrama del equipo proyecto
26 Fase de identificacin del proyecto
Responsable del Proyecto
Administracin del Proyecto Ministerio de Educacin
Director regional
Director del Equipo del Proyecto
Fulano de Tal
Nombre:
Docentes
Nombre: Arquitecto Campo:
Nombre: Administrativos
Nombre:
Pedagogo Renovacin y construccin
Campo:
Reestructuracin de clases
Premisos legales, gestin

Campo:
Campo:
Adecuacin de textos
Nombre:
Comisin
Campo:
Asesora
2.2.2.
Anlisis de problemas
El anlisis de problemas se efecta mediante un rbol, utilizando una relacin de causa-efecto. La realizacin de un rbol de problemas presenta particularidades especficas en cada ocasin y por ello, los pasos ideales para realizarlo pocas veces se presentan al pie de la letra. De todas maneras, y como esquema que deber ser adaptado dependiendo del proyecto, un rbol de problemas se construye de la siguiente manera: Cabe recordar, que cada una de las etapas de la administracin de proyectos es necesaria a la realizacin de las posteriores; por lo que se recomienda que, cada vez que se trabaje en un formato se tengan en cuenta a los anteriores y, de esta manera, vincular cada fase. En el caso del rbol de problemas, hay que considerar particularmente a los perjudicados/ oponentes definidos en el formato SS.CPE.adp003/Anlisis de Participacin/
27
Secretara de Seguridad Ciudadana para disear actividades que minimicen la influencia negativa que puedan tener en el desarrollo del proyecto. I. Se identifican todos los problemas que nos parecen importantes y que afectan al grupometa. Se debe intentar escribir los problemas como situaciones negativas existentes, de manera clara y concisa. II. De entre todos los problemas identificados, el equipo deber establecer cul ser el problema central. III. Se determinan las causas directas que lo provocan y las respuestas se colocan por debajo del problema central. IV. Se continua preguntando por las causas de las causas, y as ir desarrollando el diagrama de los niveles inferiores. V. De la misma forma, hay que fijar cules son los efectos del problema central; stos se colocan por encima de ese problema. VI. Se elabora un esquema mostrando las relaciones causa-efecto (a la base problemas y en la parte superior problemas cada vez ms generales).
Utilizar el formato SS.CPE.adp005/rbol de problemas/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Teniendo en cuenta la informacin proporcionada, un posible rbol de problemas puede ser el que se presenta a continuacin:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos rbol de problemas
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses
Nota: Este formato es a modo de ejemplo. Es necesario aadir bloques en los niveles inferiores.
AA_BB-00-XXXXXX
Situaciones de exclusin y marginalidad
Difcil insercin laboral
Elevadas tasas de analfabetismo infantil
Altos niveles de fracaso escolar
Muchos nios no asisten a la escuela
Profesores mal formados y sin motivacin
Los nios realizan actividades productivas
Desnutricin
Consumo de agua en malas condiciones Los nios se encuentran hacinados Edificio en malas condiciones Material escolar escaso e inadecuado Gran incidencia de enfermedades infantiles Deficiente atencin sanitaria
Muchos padres no tienen inters en escolarizar a sus hijos
Personal insuficiente Malas condiciones Psico-fsicas Difcil acceso a la escuela
Mala comunicacin
Enorme dispersin de la poblacin
2.2.3.
Anlisis de objetivos
Es describir una situacin hipottica que se adquirira si las situaciones negativas detectadas en el rbol de problemas se solucionaran. Los problemas definidos como situaciones negativas existentes son convertidos en estados positivos alcanzados. Hay que tomar en cuenta que la relacin causa-efecto del rbol de problemas se transforma en una relacin medios-fines en el rbol de objetivos, y que los niveles inferiores constituyen los medios para alcanzar los superiores. El rbol de objetivos se construye de la siguiente manera: I. Los problemas detectados en el rbol de problemas se convierten en estados positivos, hay que tener cuidado con la redaccin de los objetivos para que stos resulten realistas. II. Como es natural, hay ciertos problemas que no pueden ser reconvertidos porque son claramente irresolubles. Cuando identificamos un problema que no puede ser modificado, ste pasa tal cual al rbol de objetivos. III. Una vez transformados los problemas en objetivos, se debe comprobar la relacin mediosfines. La pregunta de control es cmo? y las respuestas a esta pregunta debern situarse en los niveles inferiores. IV. Se pueden completar las relaciones medios-fines aadiendo nuevas actividades. Se trata 29
de tener una idea aproximada de las diferentes lneas de accin, para que en el paso siguiente, se seleccione la alternativa que parezca en principio ms deseable.
Utilizar el formato SS.CPE.adp006/rbol de objetivos/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
La conversin de los problemas en objetivos de desarrollo permite la elaboracin de un rbol como el que sigue.
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos rbol de objetivos
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades AA_BB-00-XXXXXX Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: Fecha: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses 6 meses
Nota: Este formato es a modo de ejemplo. Es necesario aadir bloques en los niveles inferiores.
Situaciones de exclusin y marginalidad disminuidas
Fcil insercin laboral
Bajas tasas de analfabetismo infantil
Bajos niveles de fracaso escolar Profesores formados y motivados Los nios realizan actividades productivas
Alta asistencia de la pob acin infantil escuela
Desnutricin
Espacio suficiente para los nios Edificio en buenas condiciones Material escolar adecuado y suficiente Personal insuficiente Malas condiciones Psico-fsicas
Poca incidencia de enfermedades infantiles
Consumo de agua en buenas condiciones Adecuada atencin sanitaria
Inters por parte de los padres en escolarizar a sushijos Fcil acceso a la escuela Buena comunicacin
Enorme dispersin de la poblacin
2.2.4.
Anlisis del marco normativo
Dado que todas las acciones de la Secretara de Seguridad Ciudadana deben realizarse acorde a las leyes existentes, es importante efectuar un breve diagnstico del marco legal que conforma el contexto en el que se desarrollar el proyecto. Con este formato se pretenden definir las leyes y reglamentos que sustentarn al proyecto, las necesidades legales que este presente, y la implicacin legal de las distintas alternativas.
Utilizar el formato SS.CPE.adp007/ Marco normativo/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Dentro del marco normativo se deben detectar los aspectos legales que pueden apoyar o interferir en el proyecto que, de acuerdo al ejemplo que nos ocupa, resultara algo as:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Anlisis de marco normativo
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades AA_BB-00-XXXXXX Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: Fecha: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses 27 abril 2005 Ley o Reglamento que sustenta al proyecto Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Cita Artculo 3. Condicional Fraccin V
Constitucin Poltica del Estado de Quertaro
Artculo 4.
Ley de Educacin del Estado de Quertaro
Artculo 1.
Artculo 4.
Ley de Educacin del Estado de Quertaro Derecho a impartir una educacin bilinge (Ley de Educacin del Estado de Quertaro)
Artculo 5. Artculo nuevo Aspecto necesario para llevar a cabo las reformas de educacin necesarias en las comunidades del ro Lambar.
31
2.2.5.
El anlisis de alternativas se utilizar cuando el proyecto en cuestin es propuesto por el personal de la SS., un tercero o por necesidades del proyecto
Consiste en identificar las ramas que inciden con el objetivo central a travs de criterios, desechando las que se consideran indeseables o que son imposibles de realizar. En esta etapa se toma la decisin de lo que efectivamente se va a hacer. Los criterios propuestos dentro de este formato son los ms utilizados en el mbito internacional, pero pueden adaptarse a la necesidad del proyecto. Los criterios propuestos son: Adecuacin a las prioridades de las polticas (Servicios Nucleares) Grado en el que se apega a los lineamientos de la SS. Adecuacin a la Misin/Visin. Nivel en el que la alternativa aporta a la Misin/Visin de la SS. Costo. Cantidad de inversin que requiere la alternativa para ejecutarse. Tiempo. Lapso de tiempo que se llevar en la realizacin del proyecto utilizando esta alternativa. Factibilidad. Posibilidad de ejecutar la alternativa. Recurso disponible. Recursos que necesita y si es posible obtenerlos. Impacto. Beneficios de la alternativa. Riesgos. Condicionantes de la alternativa y puntos dbiles. Complementariedad. La alternativa tiene relacin con otros proyectos realizados por el rea del proyecto? Viabilidad. Tiempo que los efectos del proyecto sern vigentes. Marco Normativo. Necesidades legales.
No existe una nica solucin y por ello la decisin que se tome depende del peso que los integrantes del equipo le den a cada criterio. En cualquier caso, esta decisin debe de ser justificada aplicando criterios de transparencia y racionalidad. Las etapas propuestas para realizar el anlisis de alternativas son las siguientes: I. Se da un valor de uno a cinco a los criterios, siendo uno el menor, y cinco el mayor (hay que recordar que para costo y tiempo los valores son inversos; es decir, uno es el mayor y cinco el menor).
II. A partir del rbol de objetivos, se seleccionan los objetivos que se convertirn en las posibles alternativas (generalmente son aquellos que se sitan un nivel inferior al objetivo central).
III. Se califica cada alternativa de acuerdo a los criterios tomando la escala del uno al cinco. IV. Cada valor otorgado a las alternativas se pondera multiplicndolo con el valor del coeficiente. V. Se hace una sumatoria y la alternativa que tenga un valor ms elevado es la que se recomienda tomar.
N.B. Hay que tomar en cuenta que los criterios de costo y de tiempo, son criterios negativos y por lo tanto, deben ponderarse de manera inversa.
Utilizar el formato SS.CPE.adp008/Anlisis de alternativas/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
El anlisis de alternativas constituye una discusin, en la que deben participar todas las entidades y grupos implicados, con objeto de seleccionar la estrategia considerada ms deseable dentro de todas las posibles identificadas en el rbol de objetivos. Teniendo en cuenta el anlisis realizado, parece que la discusin en este caso deber circunscribirse a tres posibles opciones. Mejora de la situacin educativa infantil en las comunidades de ro Lambar, Reduccin de los niveles de fracaso escolar e Incrementada la asistencia de nios a la escuela. Si por ejemplo, las posibilidades econmicas fueran reducidas, la seleccin de la alternativa debera efectuarse en los niveles inferiores del rbol y dirigirse a objetivos menos ambiciosos. En un sentido contrario, hay que destacar que la primera de las opciones [Mejora de la situacin educativa infantil en las comunidades de ro Lambar igual a Reduccin de los niveles de fracaso escolar] resulta de rango claramente superior a las otras dos y precisara para su xito movilizar mayores recursos y contar con mayor tiempo. Los criterios manejados para la seleccin de la alternativa han sido los siguientes: costos, riesgos identificados, probabilidad de alcanzar el objetivo y viabilidad. Est claro que podran existir, que existen de hecho, otros criterios significativos, cuya consideracin podra modificar drsticamente el resultado de la discusin (por ejemplo, la preferencia de la intervencin sobre los colectivos ms necesitados). De nuevo, recordemos que se trata nicamente de un ejemplo simplificado con propsitos ilustrativos. Se ha estimado que los costos no resultarn muy elevados en ambos casos, pues, en la primera alternativa, las partidas ms importantes seran las destinadas a la rehabilitacin del centro escolar, la elaboracin de materiales, la contratacin de nuevo personal y el establecimiento de un nuevo sistema de incentivos a los maestros. En el segundo de los casos, los gastos ms altos iran destinados a la mejora de la atencin sanitaria y a la creacin de un sistema de transportes. 33
En lo que hace referencia a los riesgos identificados, parece evidente que la segunda opcin presenta unos riesgos mucho mayores que la primera La cantidad de problemas cuya solucin se ha considerado no posible, al menos a nivel de la intervencin identificada, resulta sumamente significativa. Como consecuencia, la posibilidad de alcanzar el objetivo resulta ms reducida. Tambin se ha valorado que si se consigue un incremento sustancial de la asistencia de nios a la escuela y sta no ha solucionado sus actuales deficiencias, la contribucin al logro del objetivo superior ser muy escasa. La viabilidad de la primera de las opciones depende fundamentalmente de la implicacin de las autoridades escolares y de sus posibilidades de asumir los gastos de funcionamiento del centro renovado (personal, reposicin de materiales, etc.). Por su parte, la posibilidad de que el incremento de la asistencia escolar contine resulta mucho ms problemtica, pues existe un importante conjunto de factores incontrolables desde la intervencin. Para realizar un anlisis cuantitativo de las alternativas, es necesario asignar un valor (coeficiente) a cada uno de los criterios manejados y, a continuacin, un valor a cada alternativa en funcin de cada uno de esos criterios. Posteriormente, se multiplican esos valores por los coeficientes asignados con el propsito de obtener unas cantidades ponderadas. Las escalas numricas utilizadas pueden variar, dependiendo del grado de detalle que se pretenda. En este ejemplo, se utilizar una escala de uno a cinco, en la que este ltimo representa los valores positivos mximos y el uno los mnimos. Para finalizar, se suman esas cantidades ponderadas y la alternativa que obtiene una puntuacin ms elevada se considerara la ms deseable. En el caso que nos ocupa, una valoracin cuantitativa podra ser como sigue:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Anlisis de alternativas
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Alternativa 1 Reduccin del fracaso escolar 3 9 Alternativa 2 Incremento de la asistencia de nios a la escuela 3 9
Criterios
Coeficiente
Alternativa 3
Alternativa n
Costo
Riesgos identificados
16
Probabilidad de alcanzar el objetivo
20
10
Viabilidad
15
10
Total
60
37
2.2.6.
Matriz de Planificacin de Proyectos (MPP)
La MPP es el ncleo que articula toda la propuesta de proyecto y presenta de una manera clara y comprensible, una intervencin que puede resultar sumamente compleja. Las caractersticas de los elementos que deben ser incluidos en la matriz y el orden lgico de completarla se presentan a continuacin: A. Las condiciones previas son las circunstancias que deben cumplirse antes del inicio de la ejecucin del proyecto, generalmente se justifican por medio de un documento oficial y es la primera casilla marcada con la letra A en el formato que se completa en la MPP . La columna de la lgica de intervencin es la que se rellena en segundo lugar y expresa lo que queremos hacer y cmo queremos lograrlo, comenzando con: B. El objetivo general debe contener el Servicio Nuclear al que atae, la estrategia que corresponde y el lineamiento. C. El o los objetivos especficos tendrn que ser redactados de una manera ms descriptiva que en el rbol de objetivos y coincidirn en lo esencial con el ttulo del proyecto. Deben estar expresados como la consecucin de beneficios duraderos para un grupo concreto de personas. D. Los resultados son los puntos situados en el nivel inferior del rbol de objetivos que se encuentran vinculados con el punto-objetivo seleccionado. Ser necesario sealar si estos resultados son suficientes para alcanzar el objetivo; en caso contrario, ser necesario aportar nuevos resultados que debemos incluir. Los resultados son los medios que permitirn alcanzar el objetivo especfico y son concebidos como el efecto producido por un conjunto de actividades. E. Las actividades deben ser vistas como el conjunto de medios necesarios para la consecucin de cada uno de los resultados. Cada actividad deber estar vinculada, por lo tanto, a un resultado concreto. Las actividades pueden tener sub-actividades.
Al momento de elaborar las actividades hay que verificar los formatos de anlisis de participacin (perjudicados/oponentes) y el del marco normativo para asegurar que se contemplan todas las acciones a fin de minimizar las amenazas al proyecto.
Hay que mencionar que todas las actividades deben estar vinculadas a un resultado concreto, por lo que se enumeran para que de forma ntida, puedan relacionarse con su resultado. Una vez completada la primera columna, se trabajan las hiptesis o suposiciones crticas; dicha 35
columna debe ser hecha de abajo para arriba. F. a I. Las hiptesis son el conjunto de situaciones, acontecimientos o decisiones que resultan importantes para que la lgica incluida en la columna izquierda de la matriz pueda mantenerse, pero que estn fuera del control directo de la gestin del proyecto.
A continuacin, se definen los indicadores objetivamente verificables y sus fuentes o medios de verificacin. Las casillas de las actividades no se completan en este momento. J. a L. Los indicadores objetivamente verificables (IOV): A travs de ellos se pretende expresar y concretar el contenido de los objetivos y los resultados de una manera inequvoca por lo que deben ser expresados en trminos cuantificables de manera objetiva y estar en relacin con las actividades y los recursos disponibles. Algunas veces hay serias dificultades para identificar indicadores operativos (ya sea por costo o por la imposibilidad de dar una expresin numrica a un objetivo); en estos casos, se utilizan los indicadores indirectos que miden algo que nos resulta posible medir y que, aunque no es precisamente el objetivo o el resultado, se encuentra relacionado con ellos. Si nos vemos obligados a manejar indicadores indirectos, es recomendable incluir varios indicadores para asegurarnos que se tiene la misma tendencia. Un indicador mal establecido representa un alto riesgo para el proyecto, pues es fcil que la atencin se desve para alcanzar el indicador y no el objetivo. M. Para las actividades no se manejan indicativos en la MPP sino que se inscriben los , recursos necesarios para ejecutarlas.
N. a P Valor de referencia: Cantidad que ser un punto de comparacin relacionado con el . producto del proyecto. Dicho valor representa de manera cuantitativa la situacin actual y para definirlo se deber realizar un diagnstico del contexto que presenta el proyecto. Q. En relacin con las actividades en esta columna se inscriben los montos de costo de los materiales necesarios a la realizacin de la actividad.
R. a T. Meta Valor que se pretende alcanzar. U. Inscribir recursos humanos necesarios a la realizacin de la actividad.
V. a X. Los medios de verificacin (MV): Expresan el lugar, los tiempos y los procedimientos para verificar el estado de los indicadores. Preferiblemente, stos deben ser externos al equipo del proyecto. Y. Indicar el costo total del proyecto.
Utilizar el formato SS.CPE.adp009/Matriz de planificacin de proyectos/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
La elaboracin de la matriz de planificacin configura el esqueleto de diseo del proyecto.
I Jefatura de Administracin de Proyectos Matriz de planificacin de proyectos
Direccin: Coordinacin de Educacin Regional Director de Proyecto: Fulano de Tal Fecha probable de inicio: 01 mayo 2005 rea: Apoyo a comunidades Puesto: Delegado regional Duracin aproximada: 6 meses Cdigo: AA_BB-00-XXXXXX
Fecha probable de terminacin: 31 noviembre 2005

MV (Medios de verificacin) Suposiciones Crticas
El apoyo pblico y gubernamental se mantiene.
Costo Lgico
Lgica de intervencin
IOV(indicadores objetivamente verificables) Indicadores Valor de referencia

100%
Meta
75%
Objetivo General
Mejorada la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar.
1.1. # de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben leer y escribir correctamente en el ao
100%
25%
3.1.2. # de solicitudes de ingreso en la escuela

50% 30%
1.1. Pruebas orales y escritas de comprensin y expresin realizadas por el Comit Pedaggicodel proyecto sobre muestra representativa.
1.2. Lista de peticiones de ingreso en la escuela.

El trabajo infantilen la zona se mantiene en las dimension esexistentes. Los temas educativos continan siendo una prioridad en las comunidades. Las condiciones psico-fsicas de los alumnos no empeoran.
Objetivos Especficos
Reducidos los niveles de fracaso escolar entre la poblacin infantil escolarizada en las comunidades de ro Lamber.
1. Actas oficialesde calificaciones del centro educativo. 1. Actas oficialesde calificaciones del centro educativo.
Resultados
1.Profesorado suficientemente formado y motivado.
1.1. # profesores participantes y aprobados del curso de adaptacin pedaggica. 1.2. # salidas pedaggicas fuera del aula.
100%
100%
1.1.Informe de los responsables pedaggicos del curso.
15
10
1.2. Informes de los profesores de la escuela.
Los mtodos formativos resultan adecuados a las caractersticas de los nios.
2.Los nios se encuentran adecuadamente distribuidos por niveles.
2.1 # mximo de alumnos por aula.
35
40
2.1 Informe del delegado educativo regional. 2.2. Copias de los contratos laborales.
Los padres apoyan las innovaciones pedaggicas. Se establecen relaciones de colaboracin entre los antiguos y los nuevos profesores.
3.Existen material es escolar es abundantes y de acuerdo a las caractersticas culturales de los nios.
3. # de cartillas y juegos de material escolar que se reparten entre los ni@s escolarizad@s
Registros de la Comisin pedaggica 35 por grupo 1 por alumn@
Actividades 1.1. Realizar curso de adaptacin pedaggica para los profesores del centro educativo. 1.2. Establecer un sistema de incentivos econmicos para los profesores.
RECURSOS 1.1 docentes + infraestructuras + materiales + viticos. 1.2. Comisin encargada de disear el sistema.
COSTOS
Las ofertas de trabajo para el personal docente semantienen estables en la zona.
37
1.3. Abonar los incentivos a los profesores.
1.3. Gestin + presupuesto.
Los agentes implicados (autoridades, profesores, padres) participan activamente en el proyecto.
2.1. Disear y realizar las obras de remodelacin.
2.1.Arquitectos + permisos legales + materiales + maquinaria + mano de obra. 2.2. Personal encargado de la seleccin + salarios. 3.1. Salarios + editar 200 ejemplares.
2.2. Contratar dos profesores de apoyo.
El precio de los insumos necesarios para el proyecto permanece estable (+/10% anual). La motivacin de los padres para enviar a sus hijos a la escuela no sufre cambios significativos.
3.1. Elaborar y editar los materiales didcticos.
3.2. Adquirir el material escolar.
3.2. Un total de 400 cuadernos + 50 pupitres + 10 pizarrones
4.1. Administracin, seguimiento y evaluacin.
Existen proveedores de bienes y servicios precisos para el proyecto capaces de suministrarlos en tiempo y forma. CONDICIONES PREVIAS. A El Ministerio de Educacin se compromete al sostenimiento del proyecto una vez finalizado el apoyo externo. Es aprobada la ley de educacin en la que se completa la educacin bilinge.
Una matriz de planificacin siendo una visin global del proyecto deber leerse, una vez completada, de la siguiente manera:
Objetivos general Hiptesis Objetivos especficos Hiptesis Resultados Hiptesis Actividades Codiciones previas
Una vez elaborada la Matriz de Planificacin del Proyecto, se deber solicitar una cita en la Jefatura de Polticas para Grupos Vulnerables y Especiales con el objeto de asegurar que las acciones llevadas a cabo en el cuadro del proyecto incluyan a dichos sectores de la sociedad. Esta rea deber emitir recomendaciones las cuales se anexarn a la documentacin del proyecto.
2.2.7.
Gua para la identificacin de programas
Esta etapa es exclusiva para el proyecto que se registra y administra, sea un programa
ndice del documento a elaborar: 1. Introduccin Se refiere a la problemtica especifica que se atiende con la operacin del programa, para lo cual se contestan las siguientes preguntas: El porqu del programa? Para qu del programa?, Hacia quin va dirigido?, Lo anterior no deber exceder media cuartilla incluir a continuacin glosario de trminos y definiciones. 2. Objetivo 2.1. Generales: Son enunciados que establecen el propsito del programa en trmino de su impacto econmico o social y que responden a procesos de planeacin de largo plazo. El enunciado inicia con un verbo en infinitivo. Slo en programas que tengan varios subprogramas se podr establecer un objetivo general por subprograma. 2.2. Especfico: Son enunciados que establecen lo que se desea alcanzar con el programa. Inician con un verbo en infinitivo. Los objetivos especficos son concisos, alcanzables y medibles. Su consecucin asegura el logro del objetivo general. Asimismo, se alinean con los indicadores de resultados establecidos por el programa. Cada objetivo general tiene objetivos especficos. 3. Lineamientos 3.1 Cobertura: Se refiere al mbito geogrfico de aplicacin del programa. Puede ser: nacional, regional o estatal (indicar, en su caso, las caractersticas de las regiones, municipios o localidades que abarca). Poblacin objetivo: Especifica las caractersticas de la poblacin a la que va dirigido el programa. Entendindose por poblacin las organizaciones, personas, etctera. 39
3.2
En caso de haber exclusiones, debern sealarse expresamente. Cuando la poblacin objetivo sean personas, se debern especificar las principales caractersticas sociodemogrficas que sean relevantes 3.3. Beneficiarios 3.3.1. Requisitos: Deber sealarse expresamente lo siguiente: Nombre del trmite Casos/supuestos en los que se puede realizar el trmite Medio de presentacin del trmite (escrito libre, oral, formato, etc.) Datos que debe contener la solicitud y documentos anexos En caso de que se requiera formato, deber incluirse en las reglas de operacin como anexo y deber ajustarse a las indicaciones presentadas en el anexo de este instructivo.
3.3.2. Procedimiento de seleccin: Este apartado se incluye en caso de que los solicitantes, adems de cumplir con los requisitos, deban pasar por un proceso de seleccin para ser beneficiarios del programa; dicho proceso se enunciar de manera general. Debern establecerse los criterios de seleccin de manera precisa, clara, mesurable y objetiva. El proceso de seleccin deber ser consistente con los objetivos de poltica pblica 3.4. Derechos, obligaciones y sanciones Se describen las facultades y compromisos que se adquieren al ser beneficiario. Anotar las sanciones que se aplicarn en caso de incumplimiento de las obligaciones. 3.5. Participantes 3.5.1. Ejecutores: Identifica el (los) responsable(s) de la ejecucin del programa (dependencias y entidades, as como sus unidades administrativas, organizaciones y personas). 3.5.2. Coordinacin interinstitucional: La (dependencia o entidad) establecer los mecanismos de coordinacin necesarios para garantizar que sus programas y acciones no se contrapongan, afecten o presenten duplicidades con otros programas o acciones del gobierno federal. La coordinacin institucional y vinculacin de acciones busca potenciar el impacto de los recursos, fortalecer la cobertura de las acciones, explotar la complementariedad y reducir gastos administrativos. Con este mismo propsito, la (dependencia o entidad) podr establecer acciones de coordinacin con los gobiernos de las entidades federativas, municipales y locales, las cuales tendrn que darse en el marco de las disposiciones de las presentes reglas de operacin y de la normatividad aplicable. 40 Fase de identificacin del proyecto
4. Proceso Es la descripcin cronolgica y genrica de las etapas que se deben seguir en la ejecucin del programa identificando actores y tiempos. Describe de manera clara y precisa los pasos que sigue el beneficiario desde su solicitud de ingreso hasta que recibe el apoyo, y en su caso, la entrega de reportes sobre el ejercicio de apoyos recibidos. Para los efectos de control interno la dependencia o entidad normativa expedir el manual de procedimientos correspondiente a cada programa, que en ningn caso podrn establecer obligaciones o requisitos adicionales a los establecidos en las Reglas de Operacin. 5. Evaluacin Este apartado contendr los instrumentos diseados por la instancia ejecutora para monitorear el desempeo del programa. Los indicadores de resultados mostrarn: nombre, frmula de clculo y periodicidad con la que se obtendrn; las metas anuales se incluirn en un anexo. De acuerdo a lo dispuesto en la fraccin primera del artculo 55 del PEF 2004, se debern incluir indicadores de resultados desagregados por sexo y por grupo de edad quinquenales, de forma que se demuestre el acceso equitativo y no discriminatorio de las mujeres e indgenas a los beneficios de los programas, as como propiciar la proteccin del medio ambiente y de los recursos naturales.Los indicadores debern estar vinculados con los objetivos especficos, de tal manera que la consecucin de las metas permita el cumplimiento de stos. 2.2.8. Memoria de Identificacin de Proyecto (MIP)
Es un documento elaborado por la Jefatura de Administracin de Proyectos en la que en forma de reporte, se retoman los puntos clave y las decisiones tomadas durante la fase de identificacin de proyecto. Los puntos a incluir en el MIP son: Descripcin del proyecto Evaluacin del entorno Descripcin de la situacin en la que se piensa desarrollar el proyecto, as como los cambios que va a generar Objetivo general del proyecto Resultados esperados Objetivos especficos Marco normativo del proyecto Indicadores de insumo o estructura, proceso, resultados e impacto
Ejemplo
Retomando la informacin, conformamos la siguiente memoria de identificacin de 41
proyecto.
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Memoria de identificacin del proyecto
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Descripcin general del proyecto: El proyecto mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar mediante la reestructuracin del centro educativo de la zona y la profesionalizacin del cuerpo docente.
Evaluacin del entorno: Descripcin de la situacin en la que se piensa desarrollar el proyecto as como los cambios que l va a generar
Las comunidades rurales presentan una situacin general de carencias socioeconmicas que afectan demanera especialmente grave a los grupos ms desfavorecidos, en particular a los nios. Se ha constatado queexisten en la zona elevadas tasas de analfabetismo infantil, muy por encima de la media nacional, lo quedificultar la futura insercin laboral y contribuir al mantenimiento de las situaciones actuales de exclusin ymarginalidad. Con el incremento del nivel educativo los nios y nias que con anterioridad no se presentaban en la escuela y por lo tanto notenan una formacin adecuada la insercin laboral se ver facilitada lo que contribuir a una mejor situacin socioeconmicade la regin.
Objetivo general del proyecto: Mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar.
Resultados esperados para los ciudadanos: Una mejor educacin bsica de la zona lo que tendr un fuerte impacto en la insercin laboral posterior y por consecuente en el nivel socioeconmico de las comunidades de ro Lambar.
Objetivos especficos:
Reducir los niveles de fracaso escolar entre la poblacin infantil escolarizada en las comunidades de ro Lambar.
Marco normativo del proyecto: Ley o Reglamento que sustenta al proyecto Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Cita Artculo 3. Artculo 4.
Condicional Fraccin V
Constitucin Poltica del Estado de Quertaro
Artculo 1.
Artculo 4.
Artculo 5.
Derecho a impartir una educacin bilinge (Ley de Educacin del Estado de Quertaro)
Artculo nuevo
Aspecto necesario para llevar a cabo las reformas de educacin necesarias en las comunidades del ro Lambar. Meta
75%
Categora
Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto
Indicador
# de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben leer y escribir correctamente en el ao 3 # de solicitudes de ingreso en la escuela
Valor de referencia
20%
30
50
% de aprobados en las evaluaciones durante el ao 2
50%
95%
.# profesores participantes y aprobados del curso de adaptacin pedaggica.
0%
100%
Proceso Impacto Proceso Impacto
# salidas pedaggicas fuera del aula.
# mximo de alumnos por aula.
35
25
Insumo Estructura Resultados
Proceso
# de cartillas y juegos de material escolar que se reparten entre los ni@s escolarizad@s
1 por grupo
1 por alumn@
Impacto
Autorizaciones: Jefatura de Administracin de Proyectos:
Fecha:
Fecha:
Coordinacin de Planeacin y Evaluacin:
Director del Proyecto:
Fecha:
Elabor: Fecha:
Director o Coordinador de rea:
Acept:
El MIP debe contar con la autorizacin del director orgnico y del Secretario de la SS, una vez aceptado se podrn continuar con los dems formatos.
2.3.
2.3.1.
Fase de diseo del proyecto

Programacin de actividades
Las actividades son un conjunto de tareas y de sub-tareas que el proyecto debe hacer durante su fase de realizacin para as alcanzar los resultados y con ellos los objetivos previstos. stas 43
se ejecutan siempre en un plazo de tiempo determinado, con un calendario cerrado, fecha de inicio y una fecha de conclusin. En un calendario o cronograma de actividades, tambin conocido como Diagrama de Gantt, se pretende determinar la duracin y la secuencia temporal de ejecucin; el cronograma nos ofrece, adems, los ritmos establecidos y nos informa en qu momento nos encontraremos frente a los momentos crticos o esenciales de la ejecucin. Es responsabilidad de la Jefatura de Administracin de Proyectos elaborar el diagrama en colaboracin con el director de proyecto. Este ltimo enumera las actividades que realizar para alcanzar los objetivos y la jefatura los plasma en el programa, pudiendo emitir recomendaciones que sern puestas a consideracin del director del proyecto. Como se ha venido planteando, sabemos que un proyecto debe de ser flexible y por lo mismo, pueden surgir en el transcurso de su desarrollo, modificaciones a sus actividades; es decir, se pueden implementar algunas o bien eliminar otras. Para ello, se ha elaborado un formato llamado Bitcora de cambios el cual ser explicado ms detalladamente en el punto 9.5.2. de este manual. 2.3.2. Programacin de recursos humanos
Para esto se har una relacin de las actividades detallndose en tareas, asignando a cada una los recursos necesarios para llevarla a cabo. Con la finalidad de cuantificar la utilizacin de estos recursos, habr que especificar las horas hombre aplicadas al proyecto, el puesto desempeado y el tiempo que dedicarn al proyecto. Los costos de estos ltimos, constituirn los conceptos de recursos humanos del presupuesto. Como en actividades anteriores, el responsable de designar a los recursos ser el director de proyecto, necesitando una validacin por parte del director orgnico. 2.3.3. Factores de viabilidad
La viabilidad es la capacidad de permanencia en el tiempo de los efectos de un proyecto. Por razones obvias, sta puede efectuarse de manera definitiva una vez concluida la fase de realizacin, por lo tanto, todos los anlisis de viabilidad sern provisionales. Se trata de efectuar supuestos acerca de la sustentabilidad del proyecto. Dada la importancia que tiene la viabilidad en la continuacin de un proyecto, se recomienda valorar durante su diseo y realizacin los ocho factores que tienen gran incidencia en la viabilidad de un proyecto, dichos factores pueden ser vistos como condiciones que los proyectos deben cumplir para ampliar sus posibilidades de xito futuro. 1. Mapa poltico. Se trata de valorar el contexto en el que se desarrollar la intervencin, y ms concretamente, de la voluntad y la capacidad de las autoridades y grupos implicados a la hora de aportar los recursos imprescindibles para soportar los efectos del proyecto. 2. Tecnologa apropiada. Es importante considerar si la tecnologa utilizada resulta apropiada para las condiciones especficas del entorno y para los recursos y la cultura local. (Ej. Ausencia de repuestos o de personal especializado en el manejo, gastos de 44 Fase de diseo del proyecto
mantenimiento, etc.). La viabilidad tecnolgica, debe demostrar que la tecnologa transferida es fcilmente adaptable, en trminos culturales y econmicos por el grupo meta. En caso contrario, se recomienda bajar los niveles de ambicin para as asegurar una continuidad del proyecto. 3. Proteccin del medio ambiente. Se trata de realizar una valoracin de los impactos ambientales provocados por el proyecto . 4. Aspectos socio-culturales. La participacin e implicacin del grupo-meta en el proyecto se considera requisito imprescindible para garantizar una cierta viabilidad. La idea es que los beneficiarios obtengan un sentimiento de propiedad con el proyecto, la asuman como propio y estn dispuestos a defenderlo por s mismos, una vez finalizada la fase de realizacin. 5. Enfoque de gnero. Propone identificar y disear los proyectos con el propsito de mejorar la posicin especfica de los grupos vulnerables de la sociedad. 6. Capacidad institucional y de gestin. Dado que los proyectos suscitan cambios en los entornos e implantan una situacin nueva que exige adaptaciones en todas las instancias implicadas, hay que valorar si los organismos encargados de la gestin del proyecto poseen la capacidad organizativa suficiente para garantizar la continuidad de los efectos generados. Si esto no es as, habr que implementar actividades y resultados para lograr un fortalecimiento institucional. 7. Factores econmicos y financieros. Implican una definicin de la manera en que se van a aportar los recursos necesarios, los gastos de mantenimiento y explotacin de las estructuras que han sido creadas durante el proyecto. 8. Marco Normativo. Por el entorno de los proyectos ejecutados por la SS, ste es uno de los criterios que tendr ms peso en el anlisis de viabilidad. Evidentemente, si las administraciones no cuentan con el inters por el objetivo perseguido, el proyecto ser rpidamente abandonado. Implica un breve diagnstico del entorno jurdico del proyecto. Abarca las leyes y reglamentos que permiten o limitan la aplicacin de un proyecto. La valoracin de los factores anteriormente mencionados debe servir para modificar el propio diseo del proyecto, incluyendo actividades y resultados que tienden a aumentar las posibilidades de cumplimiento y que acaban condicionando de manera acusada a la matriz de planificacin. En caso de que alguno de los factores presente poca viabilidad y de que no se forje alguna forma para mejorar esta situacin, la recomendacin general debe ser, por muy penosa que pueda resultar, el abandono del proyecto.
Una de las maneras de contrarrestar un efecto negativo hacia la viabilidad del proyecto, es crear un sentimiento de pertenencia en los beneficiarios logrando que, al aduearse del proyecto, ellos mismos aseguren su permanencia en el tiempo. De igual manera, habr que fomentar la participacin ciudadana basndola en el conocimiento de los beneficios aportados por el proyecto.
45
Utilizar el formato SS.CPE.adp011/Anlisis de viabilidad/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Los supuestos que daran sustentabilidad al proyecto de las Comunidades del ro Lambar seran:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Anlisis de viabilidad
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades AA_BB-00-XXXXXX Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: Fecha: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses 30 mayo 2005 Mapa Poltico:
Oponentes Bajo.Transportistas (pblicos) Nombre del Proyecto Alto.Miembros del comit
Medio.Delegado Municipal
Comunidad es de ro Lambar
Medio.Ministerio de Educacin
Alto.Comerciantes
Inmvil Estudiantes
Bajo.Padres de familia
Apoyan
Tecnologa: Es apropiada Cuenta con garanta Existen centros de servicio y atencin a clientes Existen accesorios Se cuenta con capacitacin Cuenta con presupuesto para mantenimiento
Si
No
Referencia
Factores econmicos y financieros: Recursos necesarios, gastos de mantenimiento, explotacin de las estructuras
2007
Posteriores
Total
Total:
46 Fase de diseo del proyecto
Aspectos socio-culturales: Beneficios a la comunidad
Capacidad institucional y de gestin: Adaptaciones de las instancias
Actividades a implementar para el fortalecimiento
Enfoque de gnero:
Proteccin del medio ambiente: Valoracin de los impactos ambientales
Alto
Medio
Bajo
2.3.4.
Anlisis de recursos (materiales)
El plan de financiacin supone dos pasos consecutivos: estimacin de los costos de la accin a emprender y elaboracin del plan de financiacin. 1. Estimacin de costos. Se habr de considerar, al menos: La cuanta de gastos: el precio cierto o previsible de los recursos y elementos necesarios para la ejecucin del proyecto. El lugar donde se va a realizar el gasto. Las modalidades y formas de pago (en moneda local o divisas, a plazo o al contado, etc.) Es importante la precisin del clculo de los gastos, as como decidir cules se pueden sustituir o evitar, y cmo y cundo se deben llevar a cabo.
2. Elaboracin del plan financiero El plan financiero requiere, una vez definidos los costos, identificar la manera de disponer de los fondos necesarios y si no se cuenta con ellos en su totalidad, como resulta frecuente, decidir de qu modo y en qu condiciones se van a intentar obtener. Entre las condiciones bsicas que deben reunir los planes financieros se encuentra la 47
claridad en la asignacin de las aportaciones, las condiciones y tiempos en que deben ser obtenidas, la valoracin de las aportaciones no monetarias, los requisitos para el empleo de los aportes y finalmente, los procedimientos de seguimiento financiero y de auditoria. En caso de ser necesario, pueden recogerse tambin acciones que facilitan la ejecucin del proyecto al constituir un soporte del mismo. Suelen responder a necesidades de determinados servicios (estudios tcnicos, asesoras, servicios de mantenimiento y de distribucin, etc.), de infraestructura, equipamiento y a necesidades de formacin y capacitacin. Mediante el formato de anlisis de recursos las necesidades de recursos humanos, tecnolgicos y materiales del proyecto sern definidas, as como su disponibilidad y su costo. El mecanismo propuesto para trabajar esta parte conforma las siguientes etapas: Trabajo del equipo de proyecto en el que se completa la columna de necesidades del proyecto. Trabajo con el director de rea, el director administrativo y en caso de que el proyecto incluya otra dependencia, su representante. Durante la reunin de trabajo se completarn los campos faltantes, a excepcin del costo. El director administrativo se lleva el formato y completa la columna de costo. Una vez finalizado, lo canaliza al director de proyecto y a la Jefatura de administracin de proyectos.
Es importante contemplar, durante el llenado de este formato, los recursos necesarios post proyecto (mantenimiento, personal, consumible).
Utilizar el formato SS.CPE.adp012/Anlisis de recursos/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Ejemplo del anlisis financiero y de recursos:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Anlisis de recursos
Comunidades del Ro Lambar

Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Disponibilidad Recurso Si Materiales: Infraestructura Paquetes escolares (400) Pupitres (50) Pizarrones (10) X X X X No 500000.00$ 200.00$ 250.00$ 3000.00$ Ubicacin Requerimiento AA_BB-00-XXXXXX
Fecha: 27 abril 2005 Tiempo de consum o 6 meses 5 meses 6 meses 5meses
Costo
500000.00 $
48 Fase de diseo del proyecto
Autobs escolar usado Manuales adaptados (200 ejemplares)
X X
80000.00$ 45.00$
6 meses 6 meses
80000.00$ 12500.00$ 3000.00$ 80000.00$ 9000.00$
Tecnolgicos: Computadora para rea administrativa Software de gestin Computadoras para estudiantes (20) Microscopios (45)
X X X X
Direccin general
0.00$ 10000.00$ 10800.00$ 3000.00$
N/A 3 meses 6 meses 6 meses
0.00$ 10000.00$ 216000.00 $ 135,000.00 $ 288000.00 $ 25000.00$ 15000.00$ 12000.00$ 6000.00$
Humanos: Docentes (6) Arquitecto Comisin de diseo Auxiliar administrativo Chofer de autobs
X X X X Personal registrado
4000.00$ 25000.00$ 15000.00$ 1000.00$ 500.00$
1 ao 6 meses 6 meses 6 meses 6 meses
Otros: Viticos Terreno Permiso de construccin
X X X
10000.00$ 17000.00$ 480.00$
3 meses 1 mes 2 meses
10000.00$ 17,000.00$ 480.00$ 1418,980.0 0$
Total: Comentarios: El salario de los profesores y del chofer sern mensuales. Los 500.00$ para el auxiliar administrativo es un aumento de salario por asumir nuevas responsabilidades
Autorizaciones: Director del Proyecto:
Fecha:
Fecha:
Director o Coordinador del rea:
Director de Administracin:
Fecha:
Validacin Fecha:
Jefatura de Administracin de Proyectos:
Validacin Fecha:
Enterado Fecha:
Secretario:
Enterado
Autorizacin
2.4.
Fase de planeacin del proyecto
Durante esta fase se deben retomar los siguientes formatos: Solicitud de registro Anlisis de participantes 49
rbol de problemas rbol de objetivos Matriz de planificacin de proyecto Anlisis de viabilidad
De igual manera, hay que verificables.
realizar un seguimiento de los indicadores objetivamente
2.4.1.
Plan de ejecucin
Los instrumentos utilizados durante esta fase son: Estructura de fraccionamiento del trabajo (WBS), el cual consiste en especificar las actividades en tareas lo ms detalladamente posible, numerndolas. Diseo de responsabilidades. A cada actividad y a cada tarea se le asigna un responsable. Diagrama de Gantt. Se organizan las actividades y las tareas de manera cronolgica. PERT / CPM. Partiendo del Diagrama de Gantt, con estos instrumentos se destaca las actividades que pueden realizarse de manera simultnea y se resaltan aquellas actividades juzgadas crticas o centrales para el proyecto. Red de precedentes. Nos da una idea clara de las actividades o tareas que condicionan a otras actividades (o tareas).
Estos formatos sern elaborados por la Jefatura de Administracin de Proyectos en colaboracin con el director de proyecto y su equipo. F16
1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.
Estructura del fraccionamiento del trabajo (WBS)

Actividades
Disear y realizar las obras de remodelacin Diseo de planos Permisos legales Construccin de aulas, canchas laboratorios y biblioteca Realizar curso de adaptacin pedaggica para los profesores del cento educativo Eleccin de instructores Eleccin de docentes Elaboracin de materiales de docencia Inicio de curso de capacitacin Suministro de material Elaboracin de reconocimientos
50 Fase de planeacin del proyecto
3. 3.1. 3.2. 4. 4.1. 4.2. 5. 5.1. 6. 6.1. 6.2. 6.3.
Establecer un sistema de incentivos para los profesores Diseo del sistema de incentivos Entrega de incentivos Elaborar y editar los materiales didacticos Modificar los textos existentes incluir temas nuevos Adquirir el material escolar Contratar dos profesores de apoyo Solicitar al Ministerio de Educacin los candidatos Administracin seguimiento y evaluacin Admininistracin Seguimiento Evaluacin
F17
1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 3.
Diseo de responsabilidades
Actividades Director
Disear y realizar las obras de remodelacin Diseo de planos Permisos legales Construccin de aulas, canchas laboratorios y biblioteca
Directora Arq. Fernndez Lic. Pea Arq. Fernndez
Realizar curso de adaptacin pedaggica para los Directora profesores del cento educativo Eleccin de instructores Directora/Lolita Eleccin de docentes Lolita Elaboracin de materiales de docencia Equipo pedagogico Directora Inicio de curso de capacitacin USEBEQ Suministro de material Direccin Elaboracin de reconocimientos Establecer un sistema de incentivos para los profesores Directora
F18
Diagrama de Gantt
Duracin Comienzo Fin 31/01 D L M X J V S 06/02 D L M X J V S 13/02 D L
ID Nombre de la tarea
1 Disear y realizar las obras de remodelacin 135 das mar 01/02/05 vie 12/08/05 2 Creacin de un comit de gestin 3 Contratar un arquitecto o ingeniero 4 Diseo de planos 5 Permisos legales Proyecto Fecha Tarea Divisin Progeso 4 das mar 07/02/05 vie 04/02/05 5 das 20 das 10 das lun 07/02/05 vie 11/02/05 lun 14/02/05 vie 11/03/05 lun 07/03/05 vie 18/03/05 Hito Resumen Resumen del proyecto Tareas externas Hito esterno Fecha lmite
Lambare
vie 29/06/07
51
2.4.2.
Anlisis de indicadores
Retomando los indicadores definidos en la solicitud de registro de proyecto y en la matriz de planificacin de proyecto, actualizar los indicadores a utilizar a lo largo de la intervencin basados en un diagnstico del entorno del proyecto. En caso de ser necesario, los indicadores pueden ampliarse.
El anlisis de indicadores es importante pues en el momento en que los mismos, su valor de referencia y la meta definida estn validados, podrn utilizarse para realizar previsiones posteriores.
Utilizar el formato SS.CPE.adp013/Anlisis de indicadores/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Nuestro anlisis de indicadores sera:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Anlisis de indicadores
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses AA_BB-00-XXXXXX Fecha: 27 abril 2005
Categora Insumo o Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados
Indicador # de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben leer y escribir correctamente en el ao 3 # de solicitudes de ingreso en la escuela
Valor de referencia
Meta
Director de proyecto para elegir la categora del indicador adecuada, slo tendr que sombrear el cuadro que corresponda
Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto
20%
75%
30
50
50%
95%
.# profesoresparticipantesy aprobados del curso de adaptacin pedaggica. # salidaspedaggicas fuera del aula.
0%
100%
# mximo de alumnos por aula. 35 25
Insumo Estructura Resultados
Proceso Impacto
1 por grupo
1 por alumn@
Comentarios Si, invirtiendo la cantidad de 1266500.00$ en la escuela de la omunidad de ro Lambar en el ao 1 se logr aumentar en un 55% el nmero de alumnos egresados con un nivel acadmico aceptable, luego entonces, con una inversin en el ao 2 de 600,000.00$ lograremos alcanzar un 95% alumnos egresados aprobados.
Autorizaciones Director del Proyecto:
Fecha:
Fecha: Vo.Bo. Fecha: Validacin Fecha: 23.11.05 Enterado
Fecha:
Secretario: Edgar Mohar Kuri
Aspectos socio-culturales: Beneficios a la comunidad
Capacidad institucional y de gestin: Adaptaciones de las instancias
Actividades a implementar para el fortalecimiento
Enfoque de gnero:
Proteccin del medio ambiente: Valoracin de los impactos ambientales
Alto
Medio
Bajo
2.4.3.
Memoria de anteproyecto
La memoria de anteporyecto (MAP) es un reporte elaborado por la Jefatura de Administracin de Proyectos en el cual: I. Se retoman brevemente los puntos clave del MIP (objetivo general, objetivos especficos y matriz) 53
II. III. IV. V. VI. VII. IX. X. XI. XII.
Programacin de actividades Programacin de recursos Factores de viabilidad Indicadores Objetivamente Verificables (IOV) de resultado y de impacto (al finalizar el proyecto se har una comparacin con los IOV de insumo) Anlisis de recursos Anlisis de indicadores FADO con apoyo del director del proyecto Escenarios (positivo, negativo y realista) con apoyo del director del proyecto Impacto para la Secretara Principales actividades del proyecto (actividades Hito)
VIII. Mapa poltico de los implicados
Nota: Para todos aquellos directores que sean responsables de un proyecto incluido en el POA, se recomienda utilizar la Memoria de anteproyecto como proyecto ejecutivo.
Ver en anexo el formato SS.CPE.adp024/ndice de proyecto ejecutivo/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
El MAP siendo un resumen de los ejercicios anteriores quedara: ,
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Memoria de anteproyecto
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Disponibilidad Si Materiales: Infraestructura Paquetes escolares (400) Pupitres (50) Pizarrones (10) Autobs escolar usado Manuales adaptados (200 ejemplares) Tecnolgicos: Computadora para rea administrativa Software de gestin Computadoras para estudiantes (20) Microscopios (45) X X X X X X X X X X Direccin general No 500000.00$ 200.00$ 250.00$ 3000.00$ 80000.00$ 45.00$ 0.00$ 10000.00$ 10800.00$ 3000.00$ AA_BB-00-XXXXXX
Recurso
Ubicacin
Requerimiento
Tiempo de consumo 6 meses 5 meses 6 meses 5meses 6 meses 6 meses N/A 3 meses 6 meses 6 meses
Costo
500000.00$ 80000.00$ 12500.00$ 3000.00$ 80000.00$ 9000.00$ 0.00$ 10000.00$ 216000.00$
Humanos: Docentes (6) Arquitecto Comisin de diseo Auxiliar administrativo Chofer de autobs Otros: Viticos Terreno Permiso de construccin
X X X X X X X
4000.00$ 25000.00$ 15000.00$ 1000.00$ 500.00$ 10000.00$ 17000.00$ 480.00$
1 ao 6 meses 6 meses 6 meses 6 meses 3 meses 1 mes 2 meses Total:
288000.00$ 25000.00$ 15000.00$ 12000.00$ 6000.00$ 10000.00$
1266500.00$ Meta
Categora
Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura
Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados
Indicador
Valor de referencia
Director de proyecto para elegir la categora adecuada, slo tendr que sombrear el cuadro de su inters # de alumnos egresados de la Proceso escuela rehabilitada que saben 20% 75% leer y escribir correctamente en Impacto el ao 3 Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto .# profesores participantes y aprobados del curso de adaptacin pedaggica. % de aprobados en las evaluaciones durante el ao 2 # de solicitudes de ingreso en la escuela
30
50
50%
95%
0%
100%
Proceso
Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto # de cartillas y juegos de material escolar que se reparten entre los ni@s escolarizad@s # mximo de alumnos por aula.
35
25
1 por grupo
1 por alumn@
Mapa Poltico:
No participativo Bajo.Transportistas (pblicos) Nombre del Proyecto Comunidades de ro Lambar Medio.Delegado Municipal Alto.Miembros del comit
Alto.Comerciantes
Inmvil Estudiantes
Bajo.Padres de familia
Participativo
55
Fuerzas, Amenazas, Debilidades, Oportunidades (FADO): Fuerzas Amenazas El capital del ministerio de Algunas donaciones de educacin materiales al proyecto han sido de palabra Los recursos destinados al mejoramiento de la infraestructura de educacin en la comunidad de Lambar La necesidad de mejorar las condiciones de educacin
Debilidades La dificultad de acceso a la comunidad
Las distancias de recorrido para la entrega de materiales y maquinaria
Oportunidades El inters de profesionistas y lugareos en apoyar el desarrollo en las comunidades indgenas El deseo una mejor educacin
La mano de obra de baja calidad en la regin
Escenarios: Positivo Los tiempos y los recursos se ejecutaron de manera adecuada El desarrollo del proyecto fue un xito La conclusin se realiz segn lo establecido en las fechas programadas La evaluacin de las actividades es satisfactoria Negativo Los recursos no fueron suficientes para desarrollar el proyecto en un 100 % Las fechas no han sido respetadas
Realista
Aun con la inversin destinada a la comunidad de Lambar, se tendr que implementar un programa de inversin similar o mayor de recursos durante no menos de tres aos consecutivos, con la finalidad de disminuir el rezago educativo en el cual se encuentra sumergido el nivel de educacin indgena.
Impacto para la SSC. Con el incremento del nivel educativo los nios y nias que con anterioridad no se presentaban en la escuela y por lo tanto no tenan una formacin adecuada la insercin laboral se ver acilitada lo que contribuir a una mejor situacin socioeconmica de la regin. Principales actividades del proyecto: Condiciones Previas El Ministerio de Educacin se compromete al sostenimiento del proyecto una vez finalizado el apoyo externo. Es aprobada la ley de educacin en la que se completa la educacin bilinge Actividades Hito Disear y realizar obras de remodelacin Realizar curso de adaptacin pedaggica para los profesores del centro educativo Establecer un sistema de incentivos econmicos para los profesores Abonar los incentivos a los profesores Elaborar y editar los materiales didcticos Adquirir el material escolar Contratar dos profesores de apoyo Administracin seguimiento y evaluacin Actividades Criticas Permisos legales de construccin Construccin de aulas, Canchas, Laboratorio y Biblioteca Curso de capacitacin
Gestin de incentivos econmicos para los profesores Solicitar al ministerio de educacin 2 plazas Solicitar al ministerio de educacin 2 candidatos
Autorizaciones: Jefatura de Administracin de Proyectos:
Fecha:
Fecha:
Director del Proyecto:
Fecha:
Elabor: Fecha:
Director o Coordinador de rea:
Acept:
Al igual que en el MIP el MAP debe contar con la autorizacin del director orgnico y del , Secretario de la SS., una vez aceptado se podrn continuar con los dems formatos.
2.5.
Fase operacional
Una vez elaborados los instrumentos, es en este momento en el que propiamente se realizan cada una de las actividades definidas durante la fase de planeacin. Es la etapa de rodaje del proyecto, en la que todas las actividades del mismo se ejecutan. La fase operacional concluye con la entrega de la intervencin y el documento de proyecto. En algunas ocasiones, por la envergadura del proyecto, puede recomendarse una divisin por etapas; es decir, de un proyecto crear dos o ms, que pueden trabajarse en paralelo o bien ser sucesivas. Esta situacin podra presentarse si el proyecto: Tiene una planeacin sumamente compleja por lo que requiere ser tratada como un proyecto. Cuenta con numerosas variables y por lo mismo, su lista de actividades es muy extensa.
2.5.1.
El seguimiento es la actividad de anlisis extendido de la ejecucin de un proyecto. Constituye un mtodo de conocimiento crtico de la accin en curso de realizacin, ya que se pretende que los efectos que produce, sean conformes con los que se espera de los proyectos. El seguimiento debe tomar en cuenta que LA ACCIN SE DESARROLLA SEGN LAS PREVISIONES. Este proceso permite, reconducir desviaciones en la ejecucin del proyecto, apuntar reorientaciones tcnicas e incorporar, si es necesario, ajustes con relacin a lo programado. 57
Es un medio de supervisin que permite comprobar si la informacin sobre la ejecucin se corresponde con las previsiones. Contribuye a la mejor administracin del proyecto, ya que la facilita y sugiere la adopcin de medidas que refuercen la ejecucin. Permite completar y actualizar el conocimiento del contexto de la intervencin al recoger informacin sobre la evolucin del proyecto en relacin con la de su entorno.
El seguimiento debe combinar elementos cuantitativos y cualitativos (Beaudoux 1992). Es decir: Liviano: No debe llevarse demasiado tiempo ni dinero. Orientado: Deber realizarse una vez definidos los hitos y unidades de anlisis en relacin con los aspectos que queremos conocer y acompaar en su evolucin. Concertado: Es conveniente que se lleve a cabo una vez estn acordados sus aspectos esenciales entre los distintos participantes. Integrador de datos cuantitativos-cualitativos: Ya que los datos por s mismos no aportan todo su potencial de informacin sin un marco interpretativo y explicativo que les confiera sentido.
El sistema de seguimiento debe tambin prestar atencin a los momentos clave, representados por las actividades hito y las fechas a respetar dentro del diagrama de Gantt, que resultan decisivos para una correcta ejecucin del proyecto. Las situaciones que se espera alcanzar en estos momentos relevantes llamados hitos enfocando sobre ellos las actuaciones propias del seguimiento. Los informes de seguimiento son la herramienta concreta a travs de la cual se transmite la evolucin que experimenta el proyecto. Deben expresar la situacin de la intervencin en un contexto actualizado, reflejar las actividades realizadas, los principales logros obtenidos, las incidencias y dificultades encontradas, los ajustes realizados, as como la situacin financiera en la que se encuentra el proyecto. Dichos informes suelen dividirse en informes de avance (trimestrales, semestrales, anuales), los cuales permiten conocer la situacin del proyecto a lo largo del perodo en que se ejecuta. La periodicidad de estos informes est en funcin de las caractersticas del proyecto pero siempre deben de tratar de contener los siguientes criterios: La estructura y la forma deben concebirse en funcin de las necesidades reales de los destinatarios de los informes. La informacin que faciliten debe de estar lo ms actualizada posible. Las informaciones deben estar correctamente sintetizadas, resultar claras y contrastables.
En el ciclo de vida de un proyecto, los informes de seguimiento comienzan a partir de la autorizacin del MAP por el Secretario y se realizan de manera continua hasta que se entrega el proyecto.
Utilizar el formato SS.CPE.adp015/Informe de seguimiento/Secretara de Seguridad Ciudadana
58 Fase operacional
Ejemplo
El informe de seguimiento, el cual se realiza de manera continua, pero siguiendo las necesidades del proyecto:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Informe de seguimiento
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Director de proyecto usted llenar slo los espacios marcados con los nmeros: Datos de presentacin del proyecto: Contraparte y otras entidades participantes: 1 2 3 4 AA_BB-00-XXXXXX
Fecha: 24 junio 2005 5 6 7 8 9 10 1
Secretara de Educacin, Coordinacin de educacin regional. Coordinacin de arquitectura escolar, Municipio de Xululutitla, Comunidades del Ro Lambar Costo total del proyecto: Aportacin financiera: Otras aportaciones disponibles: Fecha de percepcin de fondos: 1418,980.00$ 1018,980.00$ 410,000.00$ 15 mayo 2005 Descripcin del proyecto y del mecanismo de ejecucin: Descripcin resumida del proyecto original Realizar la reestructuracin del centro educativo de la zona de Ro Lambar y la profesionalizacin del cuerpo docente con la finalidad de mejorar las condiciones de educacin infantil. Descripcin resumida del proyecto y de sus mecanismos de ejecucin Realizar una renovacin de las instalaciones del centro educativo, mediante la construccin de nuevas aulas, de zonas recreativas y de usos mltiples. As mismo, establecer mecanismos de recompensa y motivacin para el personal docente al mismo tiempo que se les imparten cursos de capacitacin y actualizacin. Por ltimo elaboracin y diseo de materiales adecuados a las necesidades de los estudiantes de las comunidades de Ro Lambar. Explicacin de las modificaciones realizadas sobre del proyecto original No se realizaron modificaciones al proyecto original. 2
Objetivos propuestos:
0a 20 %
Grado de cumplimiento
20 a 40 % 40 a 60 % 60 a 80 %
3
100 %
Objetivo general: Mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar. Objetivo especifico: Reducir los niveles de fracaso escolar entre la poblacin infantil escolarizada en las comunidades de ro Lambar. Indicadores de objetivos previstos [principales]: # de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben leer y escribir correctamente en el ao 3. # de solicitudes de ingreso en la escuela % de aprobados en las evaluaciones durante el ao 2 Logro de indicadores: Falta dejar correr el ao escolar para medir el impacto de los cambios realizados e4n la estructura del centro educativo
Podr ser representado en valor porcentual u otro. Favor de indicar la escala
X X
Resultados previstos:
0a 20 %
Grado de cumplimiento
20 a 40 % 40 a 60 % 60 a 80 %
4
100 %
Resultado esperado: 1.Profesorado suficientemente formado y motivado. 2. Los nios se encuentran adecuadamente distribuidos por niveles.
X X
59
3. Existen materiales escolares abundantes y de acuerdo a las caractersticas culturales de los nios. Indicadores de resultado previstos [principales]: # profesores participantes y aprobados del curso de adaptacin pedaggica. # mximo de alumnos por aula. # de cartillas y juegos de material escolar que se reparten entre los ni@s escolarizad@s Logro de indicadores: Para los indicadores de resultado se utiliza la unidad como medida
Podr ser representado en valor porcentual o unidad. Favor de indicar la escala
6 45 400
Actividades realizadas [marcar slo las actividades hito]:

0a 20 %
Grado de ejecucin
20 a 40 % 40 a 60 % 60 a 80 %
5
100 %
Disear y realizar las obras de remodelacin Realizar curso de adaptacin pedaggica para los profesores del centro educativo Establecer un sistema de incentivos econmicos para los profesores Elaborar y editar los materiales didcticos Programacin y ejecucin presupuestaria: Concepto: Infraestructura Paquetes escolares (400) Pupitres (50) Pizarrones (10) Autobs escolar usado Manuales adaptados (200 ejemplares) Software de gestin Computadoras para estudiantes (20) Microscopios (45) Docentes (6) Arquitecto Comisin de diseo Auxiliar administrativo Chofer de autobs Viticos Terreno Permiso de construccin Total: Valoracin de la ejecucin del proyecto: Valoracin global:
X X X X 6 Total 10000.00$ 0.00$ 0.00$ (850.00$) 80000.00$ 0.00$ 500.00$ 16000.00$ 0.00$ 208000.00$ 10000.00$ 0.00$ 12000.00$ 6000.00$ 0.00$ 0.00$ 0.00$ 341,650.00$ 7 Criterio
Programado 500000.00$ 80000.00$ 12500.00$ 3000.00$ 80000.00$ 9000.00$ 10000.00$ 216000.00$ 135,000.00$ 288000.00$ 25000.00$ 15000.00$ 12000.00$ 6000.00$ 10000.00$ 17,000.00$ 480.00$ 1418,980.00$
Ejercido 490000.00$ 80000.00$ 12500.00$ 3850.00$ 0.00$ 9000.00$ 9500.00$ 200000.00$ 135000.00$ 80000.00$ 15000.00$ 15000.00$ 0.00$ 0.00$ 10000.00$ 17,000.00$ 480.00$ 1077,330.00$
Desviaciones:
Recomendaciones:
Entrega final del proyecto [completar a la entrega]

0a 20 %
Grado de avance
20 a 40 % 40 a 60 % 60 a 80 %
8
100 %
Finalizacin y transferencia del proyecto
Receptividad de la contraparte y los beneficiarios
Perspectivas de viabilidad del proyecto
60 Fase operacional
Procedimientos de gestin posterior
Autorizaciones: Director del Proyecto:
9 Observaciones: Fecha: Vo.Bo.
Observaciones:
Fecha: Vo.Bo.
Observaciones:
Fecha: Vo.Bo.
Anexos: Nombre, nmero o referencia:
10 Liga
2.5.2.
Bitcora de cambios
En este formato se registrarn los cambios aportados al proyecto original y los retrasos presentados en la ejecucin de las actividades. La informacin recabada a travs de la bitcora alimentar el archivo de proyecto.
Utilizar el formato SS.CPE.adp021/Bitcora de cambios/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
La bitcora de cambios pretende dar un seguimiento continuo a las reuniones del equipo proyecto as como registrar las decisiones y por lo tanto, los cambios decididos y que puedan afectar o modificar el objetivo ltimo del proyecto. Por lo mismo, dicho formato es utilizado de manera continua durante la ejecucin del proyecto:
I Jefatura de Administracin de Proyectos Bitcora de cambios
Direccin: Coordinacin de Educacin Regional rea: Apoyo a comunidades Cdigo: AA BB-00-XXXXXX
61

_ Director de Proyecto: Fulano de Tal Fecha probable de inicio: 01 mayo 2005 N Fecha Puesto: Delegado regional Duracin aproximada: 6 meses
Fecha probable de terminacin: 31 noviembre 2005
Fecha: 22 junio 2005
Descripcin de la actividad Se adquirirn 18 equipos de cmputo en lugar de 20 como previsto
22.07.2005
Causa Aumento en el costo por unidad
Consecuencia Se reprogramarn los horarios de las clases de computacin para permitir que cada estudiante pueda utilizar un sistema
Responsable Fulanito de Tal
Referencia
Fecha
Descripcin de la actividad Se abrir un segundo grupo de sexto ao de primaria
22.07.2005
Causa El ministerio a aprobado 3 plazas y no solo 2
Consecuencia Al nmero de estudiantes ser ms adecuado
Referencia
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vo.Bo. Fecha:
Vo.Bo.
2.5.3.
Minuta de reuniones
Dicho formato es el instrumento para documentar las decisiones tomadas, la evolucin, as como los acuerdos entre los miembros del equipo proyecto. Esta informacin ser utilizada para alimentar la memoria de fin de proyecto.
Utilizar el formato SS.CPE.adp020/Minuta/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Un ejemplo de minuta sera: 62 Fase operacional
I Jefatura de Administracin de Proyectos Minuta
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Minuta: Fecha: 25 de julio el 2005 Asistentes: Fulanito de Tal, Docente 1, Docente 2, Calixto Sixto Temas tratados: Se revisaron los planes de trabajo propuestos por el equipo de pedagoga. Se acordaron algunos cambios Tareas acordadas: Modificar las ilustraciones del libro de matemticas Realizar las traducciones a la lengua de la comunidad de la gua de poesa para 4to. ao AA_BB-00-XXXXXX
Fecha: 25 julio 2005
2.6.
Evaluacin
La evaluacin es una funcin que consiste en hacer una apreciacin tan sistemtica y objetiva como sea posible, sobre un proyecto en curso o acabado, un programa o un conjunto de lneas de accin, su concepcin, su realizacin y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realizacin, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluacin debe proporcionar unas informaciones crebles y tiles, que permitan integrar las enseanzas sacadas en los mecanismos de elaboracin de las decisiones. (Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos, OCDE 1995.)
Puede decirse que la evaluacin se realiza, en cierta medida en todas y cada una de las etapas del proyecto e, incluso, debera ser visto como un proceso continuo. La propia naturaleza dinmica del proyecto y su permanente exigencia de toma de decisiones incorporan la necesidad de que stas sean adoptadas con base en consideraciones suficientemente fundadas. Puede decirse que la evaluacin se realiza, en cierta medida en todas y cada una de las etapas del proyecto e, incluso, debera ser visto como un proceso continuo. La propia naturaleza dinmica del proyecto y su permanente exigencia de toma de decisiones incorporan la necesidad de que stas sean adoptadas con base en consideraciones suficientemente fundadas.
63
De manera general, hablamos de evaluacin cuando nuestra accin de valoracin se centra en la comparacin entre la situacin que hemos o estamos alcanzando y la situacin de partida que dio origen a la accin. Se trata de establecer si esa situacin de llegada, guarda correspondencia con la estrategia de intervencin que habamos considerado apropiada y si los resultados son suficientemente significativos para consolidarse y hacer desaparecer las condiciones identificadas en un principio como negativas. Una evaluacin ha de perseguir siempre fines limitados claramente. En principio, podemos sealar que el propsito esencial de cualquier evaluacin debe ser el de mejorar la gestin concreta de una intervencin o, si sta ya ha concluido, el de aumentar nuestra capacidad de repetir o realizar una intervencin semejante en el futuro. Evidentemente, este propsito implica que las evaluaciones, para ser tiles, han de proporcionar unas recomendaciones aplicables y hacerlo en un momento oportuno. Una evaluacin debe tener siempre un componente de aprendizaje, por lo que es imprescindible cierta publicidad de los resultados concretos del proceso de evaluacin. Por ltimo, la evaluacin cumple una cierta funcin de rendicin de cuentas y control, con el fin de mostrar su adecuacin a criterios o valores considerados ptimos. 2.6.1. Componentes de la evaluacin
Los cinco principales componentes o criterios de una evaluacin son: Pertinencia: Nos referimos esencialmente a la adecuacin del proyecto con respecto a las prioridades de la SS. Es una valoracin de la utilidad del proyecto en trminos de desarrollo, teniendo en cuenta los fines diversos que pueden confluir en torno a un proyecto. Es necesario que exista relacin lgica entre la naturaleza de un proyecto y la situacin que pretende resolver. La apreciacin de la pertinencia de un proyecto se basa esencialmente en el anlisis de los resultados, objetivo general y objetivo(s) especfico(s) del proyecto para comprobar su adecuacin a las prioridades y a la resolucin de los problemas ms significativos. Eficiencia: Determinar de qu manera un proyecto hace uso de los medios disponibles, cmo se realizan las actividades y de qu modo se alcanzan los resultados previstos. Valora la forma en la que se utilizan los recursos que se consumen durante la ejecucin y si stos conducen adecuadamente al logro de los resultados esperados. La eficiencia puede visualizarse en una matriz de planificacin como la relacin establecida entre la casilla de los insumos y la de los resultados esperados. La relacin recursos actividades resultados constituye la base de la eficiencia de un proyecto. Eficacia: Pretende valorar las posibilidades de consecucin del objetivo especfico o del proyecto. Para ello, ser necesario valorar si las actividades previstas o ejecutadas nos conducen al logro de los resultados proyectados, si stos son suficientes para la consecucin del (los) objetivo(s) especfico(s) y si los plazos temporales resultan adecuados. Asimismo, se debe comprobar el comportamiento o la existencia de factores externos que pueden condicionar el xito del proyecto.
64 Evaluacin
La relacin entre actividades resultados objetivo(s) especfico(s) establece la columna vertebral de la valoracin de la eficacia, sin olvidar el anlisis de la probabilidad del cumplimiento de las suposiciones crticas. Impacto: Cuando hablamos de los impactos de un proyecto, hacemos referencia a los efectos de ste ms all del logro concreto de su objetivo. Los impactos constituyen las modificaciones de la realidad que, de alguna manera, pueden ser imputadas al proyecto. Los impactos previstos pueden encontrarse reflejados en algunos de los indicadores objetivamente verificables del objetivo general y del (los) especfico(s), pero el anlisis de los impactos exceder normalmente el mbito de la matriz de planificacin. Viabilidad: Constituye el criterio esencial que distingue las intervenciones planificadas del resto de las acciones llevadas a cabo. Puede ser concebida como la capacidad de permanencia en el tiempo de los efectos positivos provocados por un proyecto. Se centra en la valoracin del proceso desencadenado por un proyecto y en sus posibilidades de continuar una vez que haya finalizado la etapa de ejecucin. La viabilidad slo puede ser comprobada una vez que el proyecto ha concluido. Teniendo en cuenta el carcter de la viabilidad, su localizacin precisa en la matriz de planificacin resulta complicada. En principio puede decirse que la viabilidad constituye el producto final de la lgica vertical de la MPP por lo que ser necesario efectuar una valoracin general de , la coherencia del diseo. F24 Criterios de evaluacin y lgica de intervencin
Lgica de intervencin Viabilidad
Pertinencia
Impacto
Eficacia
Eficiencia
Objetivo General Objetivo Especfico Resultados Actividades Recursos
2.6.2.
Lista de chequeo
En anexo se propone una lista bsica de evaluacin en la que se incluyen algunas preguntas que pueden considerarse esenciales, sirviendo como base que facilite la realizacin de un ejercicio de evaluacin, pero no puede suponerse que las preguntas incluidas agoten el tema ni que deban ser contempladas necesariamente en todas las ocasiones. Evidentemente, las listas de chequeo resultan especficas para cada caso, ya que cada proyecto y ejercicio de evaluacin presenta caractersticas propias que no hacen aconsejable aplicar de una forma mecnica los mismos contenidos de anlisis.
65
2.6.3.
Evaluacin participativa
Las evaluaciones participativas constituyen la ltima generacin dentro de los modelos utilizados en estos momentos y su importancia no cesa de incrementarse El enfoque participativo insiste en la importancia de dar primaca a las personas y ya que las intervenciones realizadas por la Secretara tienen por objetivo el bienestar de la ciudadana, se considera la ms adecuada para los proyectos de la SS. Hay que reconocer que las evaluaciones participativas contribuyen de manera significativa a potenciar los procesos de aprendizaje en las comunidades beneficiarias y generan importantes dinmicas de empoderamiento. La diferencia con las evaluaciones tradicionales es que dentro de la participativa se guarda un espacio para conocer la opinin de los beneficiarios o grupo meta al cual va destinado el proyecto, el cual puede llenarse con encuestas o cuestionarios a la interna dependiendo de la naturaleza del proyecto.
F25
Diagrama de evaluacin
Administracin de proyectos
4
Coordinacin de Planeacin y Evaluacin
Director de rea
Direccin Administrativa
Director de Proyecto
Sondeo y/o encuensta

Ciudadanos / usuarios
Equipo de Proyecto
Secretario de la SS.
Aprobado Recomendaciones
66 Evaluacin
SS. CPE.adp016/Evaluacin de proyecto, por director/Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Para realizar la evaluacin participativa se requiere, como su nombre lo indica, la contribucin de todas aquellas personas que colaboraron con el desarrollo del proyecto. Para el ejemplo que nos concierne, el formato quedara as:
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Evaluacin de proyecto, por director
Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Indicadores de pertenencia: Valoracin lgica entre la utilidad de un proyecto y la situacin que pretende resolver. Objetivo general: AA_BB-00-XXXXXX
Fecha: 01 julio 2005
Adecuacin a las prioridades Alta Media Baja X
Mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar.

Objetivo especifico:
Reducir los niveles de fracaso escolar entre la poblacin infantil escolarizada en las comunidades de ro Lambar.
Resultados:
1. 2. 3.
Profesorado suficientemente formado y motivado. Los nios se encuentran adecuadamente distribuidos por niveles. Contar con materiales escolares abundantes y de acuerdo a las caractersticas culturales de los nios.
X X X
Indicadores de insumo o estructura: Valoracin de la forma en que se utilizan los recursos durante la ejecucin. Actividades: Recursos:
Resultados:
Realizar curso de adaptacin pedaggica para los profesores del centro educativo. Disear y realizar las obras de remodelacin.
10000.00$
Todos los maestros recibieron la capacitacin. Bien que hubo retraso en la obra, se logr completar para el inicio de clases. El material fue entregado dentro de los tiempos establecidos a los alimnos.
500000.00$ Elaborar y editar los materiales didcticos. 184500.00$
Indicadores de proceso: Valora las posibilidades de xito del proyecto utilizando actividades hito Actividades previstas
0-20 %
Grado de ejecucin 40-60 % 60-80 %
100 % 925 100%
Disear y realizar las obras de remodelacin.

Actividades ejecutadas
Elaborar y editar los materiales didcticos.

Resultados del proyecto Salidas pedaggicas fuera del aula 80%
67
Indicadores de proceso: Valora las posibilidades de xito del proyecto utilizando actividades hito Actividades previstas
0-20 %
Grado de ejecucin 40-60 % 60-80 %
100 % 925 100%
Disear y realizar las obras de remodelacin.

Actividades ejecutadas
Elaborar y editar los materiales didcticos.

Resultados del proyecto Salidas pedaggicas fuera del aula 80%
Indicadores de impacto: Modificaciones de la realidad que pueden ser imputadas al proyecto # de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben leer y escribir correctamente en el ao 3 Indicadores de viabilidad: Posibilidades del proyecto de continuar una vez finalizado Acciones ejecutadas
Previsto 75%
Generado 73%
Imprevisto
Estimado de permaneca 6 aos Se establece un calendario de capacitacin permanente para los prximos 6 aos 6 aos 10 aos Grado de cumplimiento 0-40 % 40-80 % 80-100% 85% 78%
Establecer un sistema de incentivos econmicos para los profesores Inicio de curso de capacitacin Crear la comisin con profesores Modificar los textos existentes
Indicadores de resultados institucionales: % de aprobados en las evaluaciones durante el ao 2 # salidas pedaggicas fuera del aula. Recomendaciones:
Continuar con la estrategia inicial para alcanzar las mates fijadas para el ao entrante.
Favor de llenar slo el espacio destinado a su rea con los siguientes datos: Fecha nombre y firma. Podr utilizar en caso de ser necesario algn recuadro de observaciones ubicado en la parte inferior del Diagrama de Evaluacin.
5 3
Coordinacin de Planeacin y Evaluacin

6
Director o Coordinador del rea

2
Direccin Administrativa
7 1
Director del Proyecto
Sondeo y/o encuesta

8 Ciudadanos
Equipo de Proyecto
Secretario de la SS.
68 Evaluacin
Aprobado
Recomendaciones
Diagrama de Evaluacin.
Observaciones:
La evaluacin de los proyectos de la SS, se realizar en cuatro tiempos: 1. Evaluacin continua por parte de la JAP a travs del formato SS.CPE.adp.022/ Evaluacin de proyecto, director y equipo, por JAP/ Secretarade Seguridad Ciudadana. 2. Una evaluacin del proyecto realizada por el director del mismo mediante el formato SS.CPE.adp.016/Evaluacin de proyecto, por director/Secretara de Seguridad Ciudadana. 3. Una valoracin del proyecto y del director por los miembros del equipo proyecto por medio del formato SS.CPE.adp.017/Evaluacin de proyecto y director, por equipo/Secretara de Seguridad Ciudadana. 4. Evaluacin del equipo y de la JAP realizada por los miembros del equipo (incluido el director de proyecto) utilizando el formato SS.CPE.adp.018/Evaluacin del equipo y JAP por , equipo/Secretara de Seguridad Ciudadana. 2.6.4. Evaluacin posterior
Una vez en rodaje, el proyecto pasar por una evaluacin para asegurar el impacto que realmente tiene sobre los servicios nucleares, estrategias y lineamientos que le incumben. Del mismo modo, durante esta evaluacin se medirn los efectos en el entorno que produjo el proyecto y se efectuar la comparacin entre los IOV de insumo y los IOV de resultado. Por ltimo, se afirmar o infirmar la viabilidad del proyecto que fue evaluada en etapas anteriores.
69
2.7.
Memoria final del proyecto
La memoria final de proyecto pretende ser un registro final de las acciones llevadas a cabo por la Secretara teniendo dos funciones: (1) Documentar. (2) Formar un archivo de consulta para, en caso de que surgieran proyectos similares, poder utilizar las experiencias anteriores y as aprender de los aciertos y errores.
JAP utiliza el formato SS.CPE.adp019/Memoria final de proyecto /Secretara de Seguridad Ciudadana
Ejemplo
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Memoria de final de proyecto
Fecha: 15 agosto 2005
Descripcin general del proyecto: El proyecto mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar mediante la reestructuracin del centro educativo de la zona y la profesionalizacin del cuerpo docente.
Evaluacin del entorno: Descripcin de la situacin en la que se piensa desarrollar el proyecto as como los cambios que l va a generar El proyecto se realiza dentro de las comunidades de ro Lambar, en las que la situacin escolar han presentado diferentes problemticas, siendo las principales la abstinencia de inscripciones de acuerdo al censo tomado recientemente; as mismo el abandono escolar de la zona es notable.
Objetivo general del proyecto: Mejorar la situacin educativa infantil en las comunidades del ro Lambar.
Objetivos especficos: Reducir los niveles de fracaso escolar entre la poblacin infantil escolarizada en las comunidades de ro Lamber.
Categora Insumo o Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados
Indicador # de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben leer y escribir correctamente en el ao 3 # de solicitudes de ingreso en la escuela
Valor de referencia
Meta
Director de proyecto para elegir la categora del indicador adecuada, slo tendr que sombrear el cuadro que corresponda
Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto
20%
75%
30
50
50%
95%
70 Memoria final del protecto
Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados Insumo Estructura Resultados
Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto Proceso Impacto
.# profesores participantes y aprobados del curso de adaptacin pedaggica. # salidas pedaggicas fuera del aula.
0%
100%
# mximo de alumnos por aula.
35
25
Disponibilidad Si No X X X X X X X X X X Direccin general
1 por grupo
1 por alumn@
Recurso Materiales: Infraestructura Paquetes escolares (400) Pupitres (50) Pizarrones (10) Autobs escolar usado Manuales adaptados (200 ejemplares) Tecnolgicos: Computadora para rea administrativa Software de gestin Computadoras para estudiantes (20) Microscopios (45) Humanos: Docentes (6) Arquitecto Comisin de diseo Auxiliar administrativo Chofer de autobs Otros: Viticos Terreno Permiso de construccin
Ubicacin
Requerimiento
Tiempo de consumo 6 meses 5 meses 6 meses 5meses 6 meses 6 meses N/A 3 meses 6 meses 6 meses
Costo
500000.00$ 200.00$ 250.00$ 3000.00$ 80000.00$ 45.00$ 0.00$ 10000.00$ 10800.00$ 3000.00$
500000.00$ 80000.00$ 12500.00$ 3000.00$ 80000.00$ 9000.00$ 0.00$ 10000.00$ 216000.00$ 135,000.00$
X X X X X X X Personal registrado
4000.00$ 25000.00$ 15000.00$ 1000.00$ 500.00$ 10000.00$ 17000.00$ 480.00$
1 ao 6 meses 6 meses 6 meses 6 meses 3 meses 1 mes 2 meses Total:
288000.00$ 25000.00$ 15000.00$ 12000.00$ 6000.00$ 10000.00$ 17,000.00$ 480.00$ 1418,980.00$
Mapa Poltico:
Oponentes Bajo.Transportistas (pblicos) Nombre del Proyecto Comunidades de ro Lambar Medio.Delegado Municipal Inmvil Estudiantes Bajo.Padres de familia Alto.Miembros del comit
Alto.Comerciantes
Apoyan
71
Fecha
Descripcin de la actividad Se adquirirn 18 equipos de cmputo en lugar de 20 como previsto
22.07.2005
Causa Aumento en el costo por unidad
Consecuencia Se reprogramarn los horarios de las clases de computacin para permitir que cada estudiante pueda utilizar un sistema Referencia
Fecha
Descripcin de la actividad Se abrir un segundo grupo de sexto ao de primaria
22.07.2005
Causa El ministerio a aprobado 3 plazas y no solo 2 Responsable Fulanito de Tal
Consecuencia Al nmero de estudiantes ser ms adecuado Referencia
Evaluacin final: Se considera que, de manera general el proyecto ha alcanzado los objetivos fijados en un Principio, pues, aun faltando tiempo de rodamiento del mismo para poder valorar los impactos a futuro se ha incrementado la asistencia de los alumnos a la escuela y se han adaptado los contenidos a la cultura propia de la localidad, teniendo un mejor aprovechamiento por parte de los estudiantes.
Recomendaciones y sugerencias: Mejora continua: Revisar cada tres aos el contenido de la currcula transmitida a los alumnos Mantenimiento: Es necesario contar siempre con el profesorado capacidad para tratar las peculiaridades de la zona. Actualizacin: Se podra establecer un sistema de transporte escolar para una segunda etapa del proyecto
Autorizaciones Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Vo.Bo. Director o Coordinador del rea: Fecha: Fecha: Validacin Fecha: Fecha: Autorizacin Secretario: Coordinacin de Planeacin y Evaluacin: Jefatura de Administracin de Proyectos:
En el caso de que previo anlisis se decida eliminar un proyecto, ya sea por su falta de viabilidad, por el costo, o por la falta de actividad en el mismo (ver normas de los proyectos), se llenar el formato correspondiente debiendo llevar la firma del Secretario para su validez.
JAP utiliza el formato SS.CPE.adp023/Abandono /Secretara de Seguridad Ciudadana
72 Memoria final del protecto
Ejemplo
Secretara de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administracin de Proyectos Abandono de proyecto
Comunidades del Ro Lambar

Direccin: rea: Cdigo: Coordinacin de Educacin Regional Apoyo a comunidades Director de Proyecto: Puesto: Fulano de Tal Delegado regional Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminacin: Duracin aproximada: 01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses Valoracin de la ejecucin del proyecto: Valoracin global: El ministerio de Educacin ha sacado una ley en la que se regionalizan todos los libros de texto gratuito, adaptndolos a las costumbres y lenguajes de la poblacin en edad escolar. As mismo, promueve un programa de transporte escolar rural. Justificacin de abandono: Por lo anterior, el proyecto carece de sentido ya que las reas elegidas para resolver el problema de abandono escolar se vern cubiertas por la ley y el programa patrocinados por le Ministerio de Educacin, AA_BB-00-XXXXXX
Fecha: 13septiembre 2005
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Secretario:
Fecha:
73
3.
Conclusin
Bien que la gestin por proyectos contribuye enormemente a garantizar una utilizacin juiciosa y eficaz de los recursos, recurrir a la creatividad de los integrantes de cada equipo para organizar sus actividades, estructurar su organizacin y solucionar sus problemas constituye, sin duda, el principal elemento que determinar el nivel de xito que alcance el proyecto puesto bajo su tutela. En espera de que este manual cumpla con el objetivo de presentar algunas metodologas de administracin de proyectos, les reiteramos nuestra disposicin para apoyarlos durante todas las etapas de su proyecto.
Coordinacin de Planeacin y Evaluacin Jefatura de Administracin de Proyectos
76 Conclusin
4.
Bibliografa
Bubshait K. y Selen W.,

Project Characteristics. That influence the implementation of project management techniques: A survey, Project Management Journal, 1992.
Bibliografa
Gmez, G.M. y Cmara,
L. Orientacin para la aplicacin del enfoque del marco lgico Madrid, Ediciones CIDEAL. 2003.
Smith M.L.,
Decision making for project managers: When to involve others, Project Management Journal, 1993.
Gmez, G.M. y Senz, O. H.

El ciclo del proyecto de cooperacin al desarrollo. Madrid, Ediciones CIDEAL, 2003.
Shapira A., Laufer A. y Shenhar A.J.,

Anatomy of decision making in project planning teams, International Journal of Project Management, vol. 12, n 3, 1994.
American Psychological Association

Publication manual, fourth edition Washington, 1998.
Krubasik E.,
Cots dopportunit et risques du dveloppement, Harvard - LExpansion, 1989.
Duncan, W.R. PMBOK

A Guide to the project management body of knowledge PMI Standards Committee, Newtown Square, PA, 1996.
Couillard J.,
The role of project risk in determining projects management approach, Project Management journal, 1995
Cleland D. y Lefvre, M.,

Project management handbook, Van Nostrand Reinhold, 1988.
Barefield T. y Moingeon B.,

Tirer le meilleur du travail d quipe, LExpansion Management Review, 1994
Morgan G., Images de lorganisation,

Les presses de lUniversit Laval, ditions Eska, 1989
St- Pierre J.,

Analyse financire de projet, notes de cours UQTR.
Kerzner H.,
Project Management. A system approach to planning, scheduling, and controlling, Van Nostrand Reinhold, 1992
Corriveau G.,
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Archibald R.,
Projects : vehicles for strategic growth, Project Management Journal, 1988.
78 Bibliografa
5.
Anexos
5.1.
Glosario
Hiptesis
Conjunto de situaciones, acontecimientos o decisiones que estn fuera del control directo de la gestin del proyecto.
Actividades
Conjunto de medios necesarios para la consecucin de cada uno de los resultados.
Actividades crticas
Son aquellas que presentan un mayor impacto sobre los resultados y objetivos del proyecto. Si se produce una desviacin en alguna de ellas el curso del proyecto puede cambiar.
Indicadores
Valor de una variable usada para determinar los cambios en una coyuntura.
Insumo o estructura
Recursos materiales de ejecucin estimados y destinados al cumplimiento de actividades de un proyecto.
Actividades desbordadas
Las actividades que no han respetado el lapso de tiempo programado.
Proceso
Resultados parciales esperados durante el desarrollo de las actividades del proyecto.
Actividades hito
Dentro del Diagrama de Gantt, son las actividades principales las cuales se desglosan en sub-actividades. Son situaciones que se esperan alcanzar.
Resultado
Meta establecida en un periodo de tiempo para su ejecucin durante el rodamiento del proyecto.
CPE
Coordinacin de Planeacin y Evaluacin.
Impacto
Cambio que generar el proyecto en el ambiente al que est enfocado el resultado del proyecto.
Diagrama de Gantt
Calendario o cronograma en el que se enlistan las actividades, as como sus tiempos y responsables.
Intervencin
Ejecucin del proyecto.
Director de Proyecto
Persona coordinadora del equipo proyecto, facultado para la rendicin de cuentas y toma de decisiones.
JAP
Jefatura de Administracin de Proyectos.
Meta Equipo proyecto

Equipo que se encargar de ejecutar las actividades del proyecto. Valor que se pretende alcanzar.
MIP
Memoria de Identificacin del Proyecto.
FADO
Fuerzas, amenazas, debilidades y oportunidades.
MPP
Matriz de Planificacin de Proyectos.
Grupo-meta, destinatarios, utilizadores, beneficiarios

Conjunto de personas que se vern favorecidas por el producto del proyecto y/o cuyo entorno se modificar.
MV
Medios de Verificacin de indicadores.
Proyecto
Conjunto de actividades interrelacionadas para alcanzar unos objetivos, acotadas por los lmites de un presupuesto y un plazo temporal.
Grupos vulnerables
Grupo de personas que poseen una misma condicin, alterando un proceso o el estado de un individuo.
80 Glosario
Responsable de proyecto
Director o coordinador orgnico de la SS quien autorizar las decisiones tomadas por el equipo proyecto. As mismo, marcar los lineamientos a seguir por el director de proyecto. Secretara de Seguridad Ciudadana.
Tarea
Trabajo que debe hacerse en un tiempo limitado.
Resultados
Medios para alcanzar los objetivos
Valor de referencia
Descripcin cualitativa de la situacin actual contra la cual se comparar el avance producido por el proyecto.
SIGAPSistema de Gestin y Administracin de Proyectos de la SS
Viabilidad o sustentabilidad SIPAPAplicativo utilizado para facilitar el seguimiento de los proyectos de la SS. Sistema de Planeacin y Aprobacin de Proyectos SS. Capacidad de permanencia en el tiempo de los efectos de un proyecto.
5.2.
Lista de figuras
Pag. 11 12 15 22 25 26 28 30 31 34 37 38 42 46 48 50 51 51 52 54 59 61 63 65 66 67 70 73 81 Diagrama de flujo Pantallas del SIGAP-SS. Marco lgico en cascada Solicitud de registro Anlisis de participantes Organigrama del equipo proyecto rbol de problemas rbol de objetivos Anlisis de marco normativo Anlisis de alternativas Matriz de planificacin de proyecto Lectura de MPP Memoria de Identificacin de Proyecto Anlisis de viabilidad Anlisis de recursos Estructura de fraccionamiento del trabajo (WBS) Diseo de responsabilidades Diagrama de Gantt Anlisis de indicadores Memoria de anteproyecto Informe de seguimiento Bitcora de cambios y minuta Minuta Criterios de evaluacin y lgica de intervencin Diagrama de evaluacin Evaluacin de proyecto por director Memoria final del proyecto Abandono de proyecto
No. Descripcin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
5.3.
Lista de formatos
Elaborado por Director de proyecto
Nombre del formato SS.CPE.adp002/Solicitud de registro/Secretara de Seguridad Ciudadana Autorizacin del Secretario de la SS. SS.CPE.adp003/Anlisis de participantes/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp004/Organigrama del equipo proyecto/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp005/rbol de problemas/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp006/rbol de objetivos/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp007/Anlisis de marco normativo/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp008/Anlisis de alternativas/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp009/Matriz de planificacin de proyectos/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp010/Memoria de identificacin de proyecto/Secretara de Seguridad Ciudadana Autorizacin del Secretario de la SS. SS.CPE.adp011/Anlisis de viabilidad/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp012/Anlisis de recursos/Secretara de Seguridad Ciudadana
Director del proyecto Director de proyecto Director de proyecto Equipo Director de proyecto Equipo Director de proyecto Equipo Director de proyecto Equipo Director de proyecto Equipo JAP
Director de proyecto Equipo Director de proyecto Equipo Director / Coordinador orgnico Direccin Administrativa
Autorizacin del Secretario de la SS. SS.CPE.adp013/Anlisis de indicadores/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp014/Memoria de anteproyecto/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp017/Evaluacin de proyecto y director, por equipo/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp018/Evaluacin de equipo y JAP por miembro del , equipo/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp019/Memoria final de proyecto/Secretara de Seguridad Ciudadana Director de proyecto Equipo JAP Equipo Director de proyecto Equipo JAP
82 Lista de formatos
Autorizacin del Secretario de la SS. SS.CPE.adp020/Minuta/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp021/Bitcora de cambios/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp022/Evaluacin de proyecto, director y equipo, por JAP/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp023/Abandono de proyecto/Secretara de Seguridad Ciudadana SS.CPE.adp024/ndice de proyecto ejecutivo/Secretara de Seguridad Ciudadana Director de proyecto Equipo Director de proyecto Equipo JAP Director orgnico Director de proyecto JAP Director de proyecto Equipo
5.4.
5.4.1.
Explicacin de formatos
Solicitud de registro
Preguntas ms frecuentes
SS.CPE.adp002
Componentes del anlisis
Identificacin del proyecto
En qu consiste el proyecto? Cul es el producto final del proyecto? En qu favorecer a los ciudadanos? Qu resultados obtendr a corto plazo? Qu me comprometo a entregar al finalizar el ao? Qu pasa en este momento? Cul es el diagnstico del entorno del proyecto? Qu problemas se detectaron? A quines beneficiar el proyecto? Cul es el producto del proyecto? Qu necesito para ejecutar el proyecto? Qu tipo de recursos humanos, tcnicos y materiales se requieren? Hay otro tipo de recurso sin el cual no se puede llevar a cabo el proyecto? De qu manera evaluar las actividades? Qu me permitir comprobar el avance y la direccin del proyecto? 83
Meta
Descripcin de la situacin
Cambios generados
Insumos
Indicadores
Cmo puedo saber si en realidad las actividades aportan al objetivo especfico del proyecto? Cmo mido el grado en el que se ven favorecidos los destinatarios?
5.4.2.
Anlisis de participantes
Preguntas ms frecuentes
SS.CPE.adp003
Directos
A quines beneficiar el proyecto de manera directa? Quines son los utilizadores finales del proyecto? Por quines se hace el proyecto? Quines conforman el entorno de lo beneficiarios directos? A quines impactar de manera indirecta el proyecto? Quines no estn incluidos en el proyecto? A quines no afecta el proyecto? A quienes les da lo mismo que se realice o no el proyecto? Quines se ven afectados de manera negativa por el proyecto? Quines podran sentirse amenazados por el proyecto?
Indirectos
Neutrales
Oponentes / perjudicados
5.4.3.
Organigrama del equipo proyecto
SS.CPE.adp004
Componentes de organigrama Comentarios
Responsable del proyecto Director del proyecto Administrador del proyecto Miembros del equipo proyecto
Director o coordinador orgnico de la SS. Persona designada para coordinar las actividades del proyecto. Jefatura de Administracin de proyectos de la SS. Persona que participar directamente en la realizacin del proyecto (es muy importante contar dentro del equipo con las habilidades y conocimientos necesarios para la ejecucin del mismo). (Campo) Habilidad o conocimiento por el que se integra la persona al equipo. Aspecto del que se responsabilizar el integrante.
84 Explicacin de formatos
5.4.4.
rbol de problemas
Preguntas ms frecuentes y comentarios
SS.CPE.adp005
Componentes del rbol
Problema central
Qu problemtica se quiere solucionar con el proyecto? Cul es la situacin de inconformidad que se desea cambiar? Qu ocasiona la situacin negativa detectada? Jefatura de Administracin de proyectos de la SS. Qu origin el problema? Hay que tomar en cuenta que pueden ser diferentes causas las que hayan contribuido a la situacin actual
Efectos
Causas
Una vez completados los tres primeros niveles, las causas definidas se convierten en efectos de otros problemas que a su vez tendrn causas. Es recomendado tener por lo menos cinco niveles y buscar que se abran dos ramas a cada causa y problema. Un rbol muy vertical, limita las acciones a emprender y pueden perderse aspectos importantes para cubrir el objetivo final del proyecto. Mientras ms grande sea el rbol, se tendrn ms pistas de soluciones.
5.4.5.
rbol de objetivos
SS.CPE.adp006
Componentes del rbol
Para realizar el rbol de objetivos, hay que retomar el rbol de problemas y cambiar los cuadros (causas, efectos y problema central) a positivo y como si fueran situaciones existentes. En algunos casos, el problema no puede ser solucionado en el cuadro del proyecto (inflacin, nmero de empleos) en esos casos, se deja la frase en negativo y se coloca una lnea transversal. Tambin puede darse el caso que para solucionar un punto del rbol de problemas, haga falta una actividad que no se haba contemplado en el rbol anterior, para ello se aade un cuadro nuevo y se escribe la solucin. En resumen, el rbol de objetivos es una copia en positivo del rbol de problemas.
5.4.6.
Anlisis de marco normativo

Comentarios
SS.CPE.adp007
Componentes del marco normativo
85
Ley o reglamento que sustenta al proyecto
Identificar las leyes o reglamentos existentes que soporten legalmente las acciones del proyecto. Se incluye tambin, si hay algn punto que no est contemplado en el marco leal y que sea necesario para el desarrollo del proyecto. Artculo en el que se localiza el texto que hace referencia al sustento del proyecto. Fraccin que interesa al proyecto. En caso de que sea un aspecto nuevo es en donde se justifica su creacin.
Cita
Condicional
5.4.7.
SS.CPE.adp008
Ver explicacin de formato SS.CPE.adp008 en la Pg. 32 del manual.
5.4.8.
Matriz de planificacin de proyectos

SS.CPE.adp009
Componentes de la MPP
Condicin previa
Es un requisito o estado que debe darse o existir para poder iniciar el proyecto. A falta de su cumplimiento, el proyecto no podr realizarse. Generalmente, vienen en forma de contrato o convenio.
Lgica de intervencin
Objetivo general Lnea estratgica o servicio nuclear de la SS. al que aporta el proyecto. A recordar: - Seguridad vial - Prevencin del delito - Prevencin de riesgos - Preparacin para la atencin de emergencias - Transporte - En caso de que sea un proyecto de apoyo a la Secretara: Servicios internos Objetivo especfico Objetivo (s) que deber alcanzar el proyecto (producto, programa, proceso). Es el objetivo central en el rbol de objetivos, redactado de manera ms amplia.
Resultados Acciones concretas realizadas en el cuadro del proyecto. Guiarse por el nivel inferior inmediato del rbol de objetivos. A recordar que la redaccin de la MPP debe ser ms precisa. Actividades Utilizar como base los niveles inferiores del rbol de objetivos. Son todas las tareas que se debern realizar a fin de alcanzar los resultados y objetivos del proyecto. Hiptesis / suposiciones crticas Indicadores Son metas a corto plazo que se deben ir cumpliendo de acuerdo a las actividades realizadas, los resultados y el objetivo especfico. Se deben elegir aquellas que se consideren crticas para el desarrollo del proyecto. Son estados deseados. Valor de una variable usada para determinar los cambios en una coyuntura. Ejemplo: nmero de accidentes/Km.; porcentaje de ciudadanos atendidos, nmero de delitos.
En la lnea de actividades, no se manejan indicadores si no los insumos necesarios para ejecutar las mismas. Valor de referencia Meta Descripcin cualitativa de la situacin actual contra la cual se comparar el avance producido por el proyecto. Ejemplo: 35 accidentes/Km.; 20% de los ciudadanos, 1537 delitos. Estado que se pretende alcanzar. Ejemplo: 15 accidentes/Km.; 65% de los ciudadanos; 800 delitos. Instrumento que se utilizar para medir y verificar el alcance de los indicadores. Ejemplo: reportes de accidentes; sondeo; ndices delictivos.
Medio o fuente de verificacin (MF)
En la lnea de actividades no se manejan medios o fuentes, sino los costos de los insumos necesarios a la ejecucin del proyecto. 5.4.9. Memoria de identificacin de proyecto SS.CPE.adp010
El documento es un resumen de los puntos definidos hasta el momento. El MIP es realizado por la Jefatura de Administracin de Proyectos y enviado tanto al director de proyecto como al responsable del mismo y al Secretario de Seguridad Ciudadana para su validacin. 87
5.4.10.
Anlisis de viabilidad
Comentarios
SS.CPE.adp011
Mapa poltico
Contexto poltico y econmico en el que se desarrollar la intervencin. Es importante dar un peso a cada uno de acuerdo a la importancia que representan en la sustentabilidad del proyecto. Considerar si la tecnologa transmitida resulta apropiada para las condiciones especficas del entorno y para los recursos y la cultura local.en donde se justifica su creacin. Definicin de la manera en que se van a aportar los recursos necesarios, los gastos de mantenimiento y explotacin de las estructuras que han sido creadas durante el proyecto. La participacin e implicacin del grupometa (ciudadana) en el proyecto. Valorar si los organismos encargados de la gestin del proyecto poseen la capacidad organizativa suficiente para garantizar la continuidad de los efectos generados. Propone identificar y disear los proyectos con el propsito de mejorar la posicin especfica de los grupos vulnerables de la sociedad. Valoracin de los impactos ambientales provocados por el proyecto.
Tecnologa
Factores econmicos y financieros
Aspectos socio-culturales
Capacidad institucional y de gestin
Enfoque de gnero
Proteccin del medio ambiente Marco normativo
Uno de los criterios que tendr ms peso en el anlisis de viabilidad. Evidentemente si las administraciones no cuentan con el inters por el objetivo perseguido, el proyecto ser rpidamente abandonado. Implica un breve diagnstico del entorno jurdico del proyecto. Abarca leyes y reglamentos que permiten o impiden la aplicacin de un proyecto. SS.CPE.adp012
5.4.11.
Anlisis de recursos
Comentarios
Recursos
Materiales Todos aquellos recursos materiales necesarios para la ejecucin y mantenimiento del proyecto. Ejemplo: vehculo, papelera, edificio, infraestructura.
Tecnolgicos Recursos tecnolgicos necesarios al desarrollo del proyecto. Ejemplo: computadoras, software, sistemas electrnicos. Humanos Personal necesario a la ejecucin del proyecto. Ejemplo: ingenieros, psiclogos, especialistas. Otros Aquellos recursos que no puedan inscribirse dentro de los campos anteriores. Ejemplo: viticos, terrenos, permisos. Disponibilidad Si se cuenta con algn recurso necesari y puede ser utilizado para los fines del proyecto. Ejemplo: Se cuenta con un vehculo que puede ser asignado de manera temporal al servicio del proyecto. En caso de que el recurso este disponible, en qu lugar est resguardado. Ejemplo: Dicho vehculo se encuentra bajo el resguardo del departamento X. Cantidad necesaria para la obtencin de los recursos. Lapso de tiempo en el que debe de estar disponible el recurso y por lo tanto la cantidad para su obtencin. Costo total de cada recurso necesario. Espacio reservado para aclarar algn punto.
Ubicacin
Requerimiento Tiempo de consumo
Costo Comentarios
5.4.12.
Anlisis de recursos
SS.CPE.adp013
Retomando los indicadores definidos en la MPP y en el MIP se debe trabajar con cada uno, , verificando las variables que pudieran tener ingerencia en el resultado del proyecto y as poder realizar previsiones. 5.4.13. Memoria del anteproyecto SS.CPE.adp014
Al igual que el MIP la memoria de anteproyecto es un resumen de los puntos definidos hasta el , momento. El MAP es realizado por la Jefatura de Administracin de Proyectos y enviado tanto
89
al director de proyecto como al responsable del mismo y al Secretario de Seguridad Ciudadana para su validacin
5.4.14.
SS.CPE.adp015
Dicho formato ser utilizado de manera regular durante la fase de ejecucin y los tiempos dependern de las necesidades de avance del proyecto. Como en el formato se retoma informacin ya existente, se entregar el formato al equipo de proyecto con la mayora de los campos completados y se solicitar una revisin y la inscripcin de cambios en la informacin presentada. As mismo, el formato cubre todos los aspectos de la vida del proyecto por lo que se numeraron las secciones y, dependiendo del avance del proyecto, se seleccionarn aquellas que debern ser trabajadas.
Componentes del informe
Comentarios
Datos de presentacin del proyecto
Contraparte y otras entidades participativas Dependencias, direcciones, coordinaciones, departamentos y/o instituciones que participan en el proyecto. Costo total del proyecto Informacin actualizada del costo del proyecto. La informacin base se defini en el anlisis de recursos. Aportacin financiera Cantidad invertida en el desarrollo del proyecto. Otras aportaciones disponibles Donaciones, costo de material ya existente que no representa un desembolso.
Descripcin del proyecto y mecanismos de ejecucin
Comprende una descripcin resumida del proyecto original, as como registrar algn cambio o ajuste realizado a la misma. Por mecanismos de ejecucin se busca conocer los lineamientos de accin seleccionados para la ejecucin de actividades y por consecuencia para el logro de los objetivos propuestos, finalmente una explicacin de las modificaciones realizadas sobre del proyecto original. Se retoman el objetivo general, el especfico y sus indicadores (informacin localizada en la MPP) y se evala su avance de acuerdo a lo esperado.
Objetivos propuestos
Resultados previstos
De igual manera, se retoman los resultados y sus indicadores (informacin localizada en la MPP) y se evala su avance de acuerdo a lo esperado. Del Diagrama de Gantt se seleccionan las actividades hito y se marca el porcentaje de avance de cada una. Concepto Recursos materiales, tecnolgicos, humanos y otros definidos en el anlisis de recursos. Programado Cantidad definida en el formato de anlisis de recursos, en la columna de requerimientos. Ejercido Cantidad utilizada en el desarrollo del proyecto en el momento de hacer el informe de seguimiento. Total Diferencia entre la cantidad programada y la ejercida que nos dar el saldo del presupuesto otorgado al proyecto.
Actividades realizadas
Programacin y ejecucin presupuestaria
Valoracin de la ejecucin del proyecto
En trminos generales, la auto-evaluacin del equipo del trabajo realizado al momento de realizar el informe. En caso de que se deseen hacer recomendaciones o indicar desviaciones de lo planeado, es en ese campo en el que se registran. Registro del avance de los ltimos aspectos del proyecto, siendo: finalizacin y transferencia, receptividad de los utilizadores finales, viabilidad y procedimientos de gestin posterior.
Entrega final del proyecto
5.4.15.
Evaluacin del proyecto por el director
SS.CPE.adp016
Componentes de la evaluacin Comentarios
Pertenencia
Responde el proyecto a las prioridades (temticas, geogrficas, sectoriales, de grupos de beneficiarios) incluidas en los documentos de programacin de la institucin responsable de su gestin Responde el proyecto a las prioridades incluidas en los Servicios Nucleares de la SS? Responde el proyecto a las prioridades de los ciudadanos queretanos? 91
Estn bien definidos los beneficiarios del proyecto y forman stos un colectivo prioritario? Hay correspondencia entre el objetivo del proyecto y el problema que se pretende resolver? Justifica el objetivo especfico la realizacin del proyecto? Eficiencia Los medios para la ejecucin del proyecto estn bien descritos y son necesarios para la realizacin de las actividades Los costos previstos se encuentran claramente justificados y son razonables? Los tiempos de ejecucin de las actividades resultan adecuados? Estn asignadas con claridad las responsabilidades para la ejecucin de las actividades? Los factores externos situados al nivel de las actividades tienen un grado aceptable de probabilidad? El objetivo especfico del proyecto dispone de indicadores operativos que permitan valorar su logro? Los resultados son medios suficientes y necesarios para la consecucin del (los) objetivo(s) especfico(s)? Es posible alcanzar, tal como ha sido definido, el (los) objetivo(s) especfico(s)? Los factores externos que afectan a los resultados y al objetivo(s) especfico(s) tienen una probabilidad razonable de cumplimento? Se han analizado y previsto los posibles efectos positivos del proyecto? Se han detectado algunos efectos negativos provocados por la intervencin? Hay algn colectivo que pueda verse afectado de forma negativa por el proyecto? Tiene el proyecto altas posibilidades de contribuir significativamente al logro del objetivo general? Estn implicados los beneficiarios en la concepcin y sostenimiento del proyecto? Cuenta el proyecto con un apoyo poltico suficiente? La organizacin que debe gestionar la intervencin tiene suficiente capacidad? El proyecto no vulnera aspectos esenciales de la cultura de los colectivos beneficiarios? Contribuye el proyecto a promover la igualdad entre los sectores vulnerables y los grupos especiales?
Eficacia
Impacto
Viabilidad
La tecnologa transferida por el proyecto puede ser asumida sin grandes problemas? Realiza el proyecto un buen manejo de los recursos del ambiente? Se ha previsto cmo se conseguirn los recursos necesarios para hacer frente a los gastos de funcionamiento y mantenimiento del proyecto una vez que finalice la etapa de ejecucin?
5.4.16.
Evaluacin del proyecto y del director por el equipo
SS.CPE.adp017
Del director del proyecto
Consiste en evaluar diferentes aspectos del liderazgo dando una calificacin del uno al cuatro, siendo cuatro la ms alta. Valoracin de los puntos relevantes del proyecto.
Desarrollo del proyecto Espacio de comentarios Identificacin
Nombre del miembro del equipo que evala y la fecha en que se realiza.
5.4.17.
Evaluacin del equipo y de la JAP por el equipo
SS.CPE.adp018
Dentro de este formato se debern repetir tantos cuadros como miembros tenga el equipo.
Al miembro del equipo
Evaluar las caractersticas de cada uno de los integrantes del equipo proyecto. La calificacin ms alta ser cuatro y la ms baja uno. Valoracin de la intervencin de la JAP en el proyecto. La escala de calificacin utilizada es la misma.
A la JAP
Espacio de comentarios Identificacin Nombre del miembro del equipo que evala y la fecha en que se realiza.
5.4.18.
Memoria final del proyecto
SS.CPE.adp019
Resumen final del proyecto. El MFP es realizado por la Jefatura de Administracin de Proyectos y enviado tanto al director de proyecto como al responsable del mismo y al Secretario de Seguridad Ciudadana para su validacin.
93
La memoria final de proyecto pretende ser un registro final de las acciones llevadas a cabo por la Secretara teniendo dos funciones: (1) Documentar. (2) Formar un archivo de consulta para, en caso de que surgieran proyectos similares, poder utilizar las experiencias anteriores y as aprender de los aciertos y errores.
5.4.19.
Minuta
SS.CPE.adp020
Formato a completar en cada reunin del equipo proyecto. Debe de incluir: Hora de inicio y de fin de reunin Participantes Temas tratados Acuerdos Tareas asignadas
5.4.20.
Bitcora de cambios
SS.CPE.adp021
El formato deber utilizarse en los momentos en que se decida realizar un cambio en las actividades respectivamente.
Componentes de la bitcora
Comentarios
Fecha Descripcin de la actividad Causa Consecuencias Responsable Referencia
A partir de la cual el cambio es efectuado Sobre la cual se realiza el cambio Motivo o justificacin del cambio Efecto del cambio sobre el proyecto Persona que autoriza el cambio Nota o aclaracin relativa al cambio
5.4.21.
Evaluacin de proyecto, director y equipo por la JAP
SS.CPE.adp021
Del director de proyecto Del miembro del equipo 94 Explicacin de formatos
Mismo cuadro que en el formato SS.CPE.adp017. Mismo cuadro que en el formato SS.CPE.adp017.
Del desarrollo del proyecto
Valoracin de los momentos principales durante la vida del proyecto siguiendo los lineamientos establecidos en el manual de proyectos. Evaluacin del respeto de la calendarizacin representada en el Diagrama de Gantt.
De los tiempos de proyecto
De los recursos del proyecto Apego al presupuesto acordado al proyecto. Eficacia del proyecto Relacin entre el tiempo dedicado al proyecto, su costo y el beneficio creado con el mismo. Nombre del evaluador y fecha en que se realiza.
Identificacin
5.4.22.
Abandono del proyecto

Comentarios
SS.CPE.adp023
Componentes del formato
Valoracin global Justificacin de abandono Autorizaciones
Situacin en la que se encuentra el proyecto. Motivo por el que se decide abandonar el proyecto. Del director de proyecto, del director o coordinador orgnico, de la CPE y del Secretario.
5.4.23.
ndice de proyecto ejecutivo

Comentarios
SS.CPE.adp024
Componentes de proyecto ejecutivo
Descripcin del proyecto
Debe mostrar al lector la esencia del proyecto, dar una idea puntual del proyecto. Dentro de la misma se deben contemplar previsiones de tiempo. De la situacin Descripcin de la situacin en la que se piensa desarrollar el proyecto, as como los cambios que el mismo va a generar (justificacin). Objetivo general del Proyecto Definidos en la MPP . Resultados esperados Definidos en la MPP .
Evaluacin del entorno
95
Objetivos especficos Definidos en la MPP . Mapa poltico Definido en el formato SS.CPE.adp011/Anlisis de viabilidad. FADO Anlisis de fuerzas, amenazas, debilidades y oportunidades. Escenarios Desarrollo de tres escenarios posibles: 1. Positivo 2. Realista 3. Negativo Recursos Anlisis financiero del proyecto en el que se deben incluir los costos materiales, tecnolgicos y de infraestructura, as como en recursos humanos. Debe presentar el costo del proyecto. Impacto generado en la SS. Descripcin de las acciones a ejecutar para alcanzar los objetivos del proyecto.
Internos Actividades principales del proyecto
97
Informacin Este manual se termin de imprimir y encuadernar en mayo de 2006 en el nombre, domicilio y ciudad de residencia del impresor en este espacio. La edicin consta de 500 ejemplares.
Secretara de
Seguridad Ciudadana
Ro Tuxpan No. 107 Col. Desarrollo San Pablo C.P 76130 . Santiago de Quertaro, Qro. (442) 309 14 00, (442) 220 91 91 seguridad.queretaro.gob.mx

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Secretara de

Directorio Ing. Edgar Mohar Kuri

Lem. Martha de Lourdes Daz Guerrero

M. en C. Mara Ligia Gutierrez lverez

Manual de administracin de proyectos

1.6. Servicios Nucleares de la SS. 1.7. Direccin de proyecto

2. Fases de los Proyectos

2.3. Fase de Diseo de Proyecto

2.4. Fase de Planeacin de Proyecto

2.5. Fase Operacional

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

2.7. Memoria final de proyecto

3. Conclusin 4. Bibliografa 5. Anexos

Manual de administracin de proyectos

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Manual de administracin de proyectos

Solicitud de registro de proyecto

Validacin, autorizacin y firma de directores, CPE y Secretario

Memoria de identificacin de proyecto (MIP)

Matriz de planificacin de proyecto (MPP)

Anlisis del marco normativo

Memoria de anteproyecto (MAP)

Diagrama de Gannt Diseo de responsabilidades

Evaluacin de proyecto, director y equipo

Evaluacin de proyecto, por director

Evaluacin de proyecto y director, por equipo

Evaluacin de equipo y JAP por proyecto

Memoria final de proyecto

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Manual de administracin de proyectos

Polticas de los proyectos

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Normas de los proyectos

14 Normas de los proyectos

Manual de administracin de proyectos

Marco lgico en cascada

Lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo

Proyectos y Procesos de la SS.

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Visin de la Secretara de Seguridad Ciudadana

Direccin del Proyecto

16 Servicios nucleares de la SS.

Manual de administracin de proyectos

Fase de los proyectos

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Fases de los proyectos

20 Fases de los proyectos

Manual de administracin de proyectos

Solicitud de registro de proyecto

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Secretara de Seguridad Ciudadana

I Jefatura de Administracin de Proyectos Solicitud de registro

Fecha: 27 abril 2005

22 Fases de los proyectos

Manual de administracin de proyectos

X Alta Media Baja

Secretara de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Quertaro

Autorizaciones: Director del Proyecto Fecha: Fecha: Jefatura de Administracin de Proyectos

Validacin Fecha: Fecha: Secretario

Fase de identificacin del proyecto

Manual de administracin de proyectos

Utilizar el formato SS.CPE.adp003/Anlisis de participantes/Secretara de Seguridad Ciudadana

Fecha: 27 abril 2005