Tema: 5.

Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

BASE DE DATOS (BD): Es un conjunto de datos organizados (archivos) y relacionados entre si, de forma lgica, que en su totalidad proporcionan informacin de utilidad, en un momento determinado, sobre aspectos reales. Por ejemplo: una base de datos de VENTAS puede contener registros de PEDIDOS ligados a sus registros de CLIENTES Y PRODUCTOS asociados. VENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS
Acceso ms eficiente a los datos. La organizacin de los datos produce un resultado ms ptimo en rendimiento. Menor espacio de almacenamiento. Gracias a una mejor estructuracin de los datos. Facilidad para compartir datos en un grupo de usuarios. Independencia de los datos y los programas y procesos. Esto permite modificar los datos sin modificar el cdigo de las aplicaciones. Menor redundancia. No hace falta tanta repeticin de datos. Aunque, slo los buenos diseos de datos tienen poca redundancia. Integridad de los datos. Mayor dificultad de perder los datos o de realizar incoherencias con ellos. Mayor seguridad en los datos. Al limitar el acceso a ciertos usuarios. Datos ms documentados. Gracias a los metadatos que permiten describir la informacin de la base de datos.

SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS. (SGBD) Software que permite a los usuarios procesar, describir, administrar y recuperar los datos almacenados en una base de datos. Consta de diversos componentes o mdulos, como: los mdulos para implementar el catalogo, los lenguajes de consulta, los procesadores de interfaz, el acceso a los datos y la seguridad. El SGBD debe poder comunicarse con otros programas del sistema, como el sistema operativo y los compiladores de diversos lenguajes de programacin.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

ACCESS 2007
Microsoft Access es un gestor de base de datos relacionales. Una BD Relacional es un conjunto de informacin organizada en tablas relacionadas. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el computador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. ELEMENTOS PRINCIPALES DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS 2007. Consultas: permiten recuperar informacin de una o varias tablas de acuerdo con determinadas condiciones. Formularios: facilitan la visualizacin, introduccin o modificacin de datos. Informes: proporcionan listados de informacin a medida. Macros: agrupaciones de acciones para repetirlas. Mdulos: programacin de la base de datos.

ESTRUCTURACIN DE LA INFORMACIN

TABLA: Estructura formada por filas y columnas. Cada base de datos se compone de una o ms tablas. LAS COLUMNAS (CAMPOS): Desde el punto de vista del DISEADOR de BD representa una caracterstica de un individuo u objeto. FILAS: cada fila de la tabla conforma un registro. En los registros es donde se almacena cada informacin individual.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

OTROS CONCEPTOS IMPORTANTES: (modelos Entidad Relacin y Relacional) ENTIDAD: Es todo aquello que puede ser descrito por datos, cargos o papeles de las personas (acreedor, contratista, cuenta, alumno, etc.), lugares, bienes tangibles (piezas, contrato, factura, licencia), Sucesos (compra, venta, etc.). ATRIBUTO: Son caractersticas comunes que describen a las entidades, ejemplo: Alumnos; CI,

Nombre, telfono, direccin, etc.). Para cada atributo hay un conjunto de valores permitidos llamado DOMINIO. CLAVE: Conjunto de atributos que permite identificar unvocamente a una entidad dentro de un conjunto de entidades (Ejem: CI, es nica para cada alumno). Clave ajena o fornea: es aquella clave que se encuentra en una tabla y hace referencia a la clave principal de otra tabla. RELACIN (conexin o asociacin): Asociaciones naturales entre una o ms entidades.se nombran con verbos que las describen. Ejem: Alumno - INSCRIBE Materia; INSCRIBE es la relacin entre alumno y materia. MODELO ENTIDAD- RELACION: Modelo basado en una percepcin del mundo real que consta de una coleccin de objetos bsicos, llamados entidades, y de relaciones entre estos objetos. MODELO RELACIONAL: En este modelo se representan los datos y las asociaciones entre estos, a travs de una coleccin de tablas conocidas como relaciones. TIPOS DE RELACIONES
o

Relaciones de uno a uno (1:1): una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.

Relaciones de uno a muchos (1:N): cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.

Relaciones de muchos a muchos (N:M): cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

NORMALIZACIN: Es una tcnica que establece una serie de reglas (formas Normales) que se aplican a las tablas, que sirven para evitar la redundancia de los datos (datos que se repiten continua e innecesariamente por las tablas de las bases de datos), problemas de actualizacin (eliminar, insertar, modificar) de los datos en las tablas, proteger la integridad de los datos (que acciones que se realicen sobre los datos no provoquen la perdida de los mismos). Formas Normales: (En este curso solo estudiaremos 3 formas normales) 1FN: Se dice que una tabla se encuentra en primera forma normal (1NF) si y solo si cada uno de los campos contiene un nico valor para un registro determinado. 2FN: Debe estar 1FN y todos y cada uno de los campos de la tabla deben depender completamente de la totalidad de la clave compuesta formada por dos atributos (dependencia Completa) y no de uno de ellos. Si la clave es simple con 1 atributo clave principal se encuentra en 2FN. 3FN: Se dice que una tabla est en tercera forma normal si y solo si esta en 1FN y 2FN y si los campos de la tabla dependen nicamente de la clave primaria, y no indirectamente a travs de otro atributo clave (Dependencia Transitiva).

DISEO DE BASE DE DATOS.

El proceso de diseo consta de los pasos siguientes: 1. Determinar la finalidad de la base de datos Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo piensa utilizarla y quin va a utilizarla. 2. Buscar y organizar la informacin necesaria: Empiece con la informacin existente del negocio, organizacin o actividad cuya informacin desea almacenar. Por ejemplo, si registra los informacin en libros o cualquier otro soporte en papel (formularios, facturas, ordenes de compra, fichas, etc.), puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de informacin que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que disear uno para registrar la informacin de los clientes. Qu informacin incluira en el formulario? Qu casillas creara? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Lo

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

importante es, Determinar cuales son las Entidades, Atributos, los dominios, las relaciones existentes entre ellas y las restricciones o reglas que rigen esas relaciones.

3. Convertir la informacin en tablas siguiendo las siguientes reglas

Cada Entidad pasar a ser una tabla.

bsicas:

ATRIBUTOS (campos) sern las columnas de la tabla. Los atributos multivaluados dan lugar a una nueva relacin cuya clave primaria ser la combinacin de la clave primaria de la entidad en la que se sita el atributo multivaluado mas el nombre del atributo multivaluado. Determinar los Dominios: Tipo de dato y tamao de cada atributo Especificar Claves Primarias de cada Tabla. 4. Transformacin a Tablas de las relaciones:
o

Las relaciones de muchos a muchos (N:M) se transforman en tablas, dan lugar a una tabla cuya

clave primaria o identificador nico ser la concatenacin de las claves principal de las entidades que se enlazan con esta relacin. De esta forma, los campos que forma la clave primaria de esta nueva tabla son claves ajenas o forneas respecto a las tablas en las que estos campos son clave primaria.
o

Las relaciones uno a muchos (1: N): Las relaciones de tipo uno a varios no requieren ser

transformadas en una tabla en el modelo relacional. En su lugar la tabla del lado varios (tabla relacionada) incluye como clave externa el identificador de la entidad del lado uno (tabla principal).Igual ocurre con la relacin 1 a 1 sin importar a que tabla se coloque la clave de otra tabla, la misma se convertir en la clave ajena o fornea que hace referencia a la clave primaria de otra tabla con la cual esta relacionada.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

TRANSFORMACION DEL MODELO E-R A MODELO RELACIONAL (DISEO LOGICO)

Las reglas bsicas ms especificas, empleadas para transformar un esquema conceptual E/R en un esquema relacional son:

1. Toda ENTIDAD se transforma en una Tabla (relacin). Cada tabla se llamar igual al tipo de Entidad de
donde proviene.

2. Todo ATRIBUTO pasa a formar parte de los atributos o campos de la entidad correspondiente. Los
atributos multivaluados (aquellos que almacenan mas de un dato, ejemplo: telfonos el plural nos indica que dicho atributo para cada registro puede almacenar mas de un telfono, vea ejemplo de 1 forma normal) dan lugar a una nueva relacin cuya clave primaria ser la combinacin de la clave primaria de la entidad en la que se sita el atributo multivaluado mas el nombre del atributo multivaluado. Ejemplo: PROFESOR (CI, Nombre, calle, ciudad); MATERIA(Cdigo, Nom_Mat)

3. Las interrelaciones N: M se transforman en una relacin. 4. Las interrelaciones 1:N dan lugar a:
a. la propagacin de clave primaria; desde la entidad que se encuentra del lado 1 a la entidad que se encuentra en el lado N, si existen atributos en la interrelacin estos tambin se propagarn. b. Transformarla en una relacin, como si se tratar de una N:M; sin embargo en este caso, la clave primaria de la relacin creada es slo la clave primaria de la tabla a la que le corresponde la cardinalidad N.

5. Las Interrelaciones 1:1, se transforman bien como las N:M crear una relacin o bien como 1:N
(propagar clave primaria, sin importar en este caso, en cual de las relaciones se coloque).

6. Transformacin de Especializacin.
a. Englobar todos los atributos de la entidad Tipo y sus Subtipos en una sola relacin. En general, se adoptar esta solucin cuando los subtipos se diferencien poco en atributos y las interrelaciones que los asocian con el resto de las entidades sean las mismas para todos (o casi todos) los subtipos. Ejemplo, tenemos el Diagrama E-R de la figura (PIATTINI, 2001), solucin a. b. Crear una tabla para cada Tipo y tantas relaciones como Subtipos existan, esto si sus atributos son diferentes y mantener los comunes en una relacin, con sus atributos correspondientes. Incluir Claves primarias del Tipo ms alto en las Subtipos. Por ejemplo, a partir del Diagrama E/R de la figura, solucin b. c. Considerar relaciones distintas para cada subtipo, que contengan, adems de los atributos propios, lo atributos comunes. Se elegir esta opcin cuando se den las mismas condiciones que en el caso anterior, muchos atributos distintos, y los accesos realizados sobre los datos de los distintos subtipos siempre afectan a atributos comunes. Por ejemplo, a partir del Diagrama E/R de la figura, solucin c.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

5. Determinar que las tablas cumplan con las tres Formas Normales (EJEMPLOS):
PRIMERA FORMA NORMAL (1NF): Supongamos que deseamos realizar una tabla para guardar los cursos que estn realizando los alumnos de un determinado centro de estudios, podramos siguiente diseo: Se puede observar que los campos (atributos) Cod_curso y Cursos no poseen un valor nico tienen dos valores cada uno, por lo que no cumplen con la 1FN que dice que cada atributo de un registro debe tener un valor nico. Por tanto, la normalizacin de esta tabla resultara en la creacin de otra que permita cumplir con la 1FN: considerar el

SEGUNDA FORMA NORMAL (2NF): Dada

la tabla Aos_de_Servicio, con los aos que cada

empleado ha estado trabajando en cada departamento de una empresa: La clave primaria de esta tabla est formada por la combinacin de los campos CdigoEmpleado y cod_Dept, podemos decir que la tabla se encuentra en primera forma normal, porque no existen columnas con ms de un Valor, por tanto vamos a estudiar la segunda: 1. El campo nombre no depende funcionalmente de toda la clave, slo depende del cdigo del empleado. 2. El campo departamento no depende funcionalmente de toda la clave, slo del cdigo del departamento. 3. El campo aos si que depende funcionalmente de la clave ya que depende del cdigo del empleado y del cdigo del departamento (representa el nmero de aos que cada empleado ha trabajado en cada departamento)

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

Por tanto, al no depender todos los campos de la totalidad de la clave la tabla no est en segunda forma normal, la solucin siguiente: Podemos observar que ahora si se encuentran las tres tablas en segunda forma normal, considerando que la tabla Aos_servicio tiene como ndice el campo Cdigo Empleado, la tabla Departamento Cod_Depto y la tabla Empleado una clave compuesta por los campos CdigoEmpleado y Cod_Dept.
TERCERA FORMA NORMAL (3NF): Supongamos que cada alumno slo puede realizar un nico curso a la

es

la

vez y que deseamos guardar en que aula se imparte el curso. Se plantea la siguiente estructura: Estudiemos la dependencia de cada campo con respecto a la clave primaria Cedula: Nombre depende directamente de la clave primaria: Cedula del alumno. CodCurso depende de igual modo de la Cedula del alumno. Sin embargo, la columna Curso (nombre curso) depende directamente del Codcurso y por tanto, depende de indirectamente de la clave primaria. El Aula, aunque en parte tambin depende del alumno, est ms ligado al curso que el alumno la est realizando. Por esta ltima razn se dice que la tabla no est en 3NF. La solucin sera la siguiente:

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

Ejercicio : Una empresa vende productos a varios clientes. Se necesita conocer los datos
personales de los clientes (Cedula, Nombre, Apellidos, Direccin, Ciudad, telfono y fecha de nacimiento). Cada producto tiene un cdigo y un nombre, as como un precio unitario. Un cliente puede comprar varios productos a la empresa, y un mismo producto puede ser comprado por varios clientes. De la compra se desea guardar la Fecha en que se realizo. Los productos son suministrados por diferentes proveedores. Se debe tener en cuenta que un producto slo puede ser suministrado por un proveedor, y que un proveedor puede suministrar diferentes productos. De cada proveedor se desea conocer el RIF, nombre, direccin, Ciudad y sus Telfonos. 1ER PASO: ESTABLECER ENTIDADES, ATRIBUTOS, RELACIONES, CLAVES PRINCIPALES

(SUBRAYANDOLAS) Y Establecer los DOMINIOS DE CADA ATRIBUTO.

Tabla de definicin de dominios (Es necesario crear las tablas establecer el conjunto de valores que puede almacenar cada campo (dominio), como por ejemplo:
DOMINIO CI Nombre Apellido Direccin Telfono Cdigo Descripcin Precio-Unitario Fecha-compra RIF Nombre Direccin *Telfonos Tipo Cadena(10) Cadena(20) Cadena(20) Cadena(30) cadena(10) numero cadena(20) numero Fecha Cadena(10) Cadena(20) Cadena(30) cadena(20) Formato {carcter}2+{digito}8 {carcter}1,20 {carcter}1,20 {carcter}1,30 {carcter}10 {digito} {carcter}20 {digito} fecha corta (dd,mm,aa) {carcter}2+{digito}8 {carcter}1,20 {carcter}1,30 {carcter}20 Descripcin Nmeros de Cedula del cliente. Nombre de cliente Apellido de cliente direccin del cliente telfono del cliente cdigo producto Descripcin de Producto Precio de producto fecha en que se realizo la compra Rif del proveedor Nombre de proveedor direccin del PROVEEDOR telfono del PROVEEDOR

*Es un atributo multivaluado por que puede almacenar mas de un nro. Telefnico, sin embargo la bd relacionales no admite esto, con excepciones, por tanto debe crearse otra tabla para los nmeros

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

2DO PASO: CONVERTIR LA INFORMACION ANTERIOR A TABLAS Toda Entidad pasa a ser una tabla y los Atributos los ttulos de las columnas CLIENTE CI Nombre Apellido Direccin Telfono PROVEEDOR RIF Nombre Direccin Telfonos SE EVALAN LAS RELACIONES. En este caso la relacin COMPRA entre Cliente y Producto es una relacin de tipo M:N (muchos:muchos) por tanto, la relacin COMPRA pasa a ser una Tabla, en este caso su atributo ser Fecha_Compra, en donde la clave principal es COMPRA una combinacin de las claves principales de la Entidades CLIENTE y Cedula Codigo Fecha_compra PRODUCTO (Cedula, Codigo). La relacin SUMINISTRA entre Producto y Proveedor es una relacin de tipo 1:N (uno a Muchos) por tanto, de acuerdo a las reglas de transformacin vistas, no se genera otra tabla, solo se incluye en la tabla de la Entidad del lado N (Proveedor), la clave primaria de la Entidad que tiene tipo relacin a 1 (Producto). Esta ser la tabla proveedor definitiva. PROVEEDOR RIF Nombre Direccin Telfonos Cdigo PRODUCTO RIF descripcin Precio-Unitario

3ER PASO: NORMALIZAR LAS TABLAS RESULTANTES En este caso se determina si las 4 tablas cumplen con las tres primeras formas normales: 1FN: En este caso, la Tabla CLIENTE se encuentra en CLIENTE 1FN por que sus dominios no admiten ms de un valor CI Nombre Apellido Direccin Telfono para cada atributo. 2FN: se encuentra en 2FN por que se encuentra en 1FN y por que su clave primaria es simple y todos los atributos que la conforman dependen directamente de esa clave primaria o principal. 3FN: La tabla se encuentra en 3FN, porque cumple con 1FN y 2FN, adems todos los atributos dependen de la clave principal y no existen atributos que dependan indirectamente de ella a travs de otro atributo clave.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

1FN: En este caso, la Tabla PRODUCTO se encuentra en 1FN por que sus dominios no admiten ms de un valor para cada atributo. 2FN: se encuentra en 2FN por que se encuentra en 1FN y por que su clave primaria es simple y todos los atributos que la conforman (Descripcin, Precio_Unitario) dependen directamente de esa clave primaria o principal. 3FN: La tabla se encuentra en 3FN, porque cumple con 1FN y 2FN, adems todos los atributos (Descripcin, Precio_Unitario) dependen de la clave principal y no existen atributos que dependan indirectamente de ella a travs de otro atributo clave.

1FN: En este caso, la Tabla PROVEEDOR no se PROVEEDOR RIF Nombre Direccin Telfonos Cdigo encuentra en 1FN por que el dominio del atributo Telfonos admite ms de un valor (o nmero telefnico) para ese atributo. La solucin ser crear otra tabla para almacenar los nmeros de telfono de cada proveedor y clave principal ser la combinacin de la clave primaria de la entidad en la que se sita el atributo multivaluado mas el nombre del atributo multivaluado para asociarla a la tabla Telefono_Proveedor. Ahora si se encuentra 1FN y las tablas normalizadas serian: PROVEEDOR RIF Nombre Direccin Cdigo TELEFONO-PROVEEDOR RIF TELEFONO

2FN: Ambas Tablas resultantes se encuentran en 2FN por que se encuentra en 1FN y por que sus claves primarias son simples y todos los atributos que la conforman (RIF, Nombre, Direccin, Codigo) dependen directamente de la clave primaria o principal (RIF). 3FN: Las tablas se encuentra en 3FN, porque cumple con 1FN y 2FN, adems todos los atributos (RIF, Nombre, Direccin, Cdigo) dependen directamente de la clave principal.

COMPRA 1FN: La Tabla COMPRA se encuentra en 1FN por que los dominios Cedula Codigo Fecha_compra de sus atributos (Cedula, Codigo y Fecha_compra) no admiten ms de un valor para cada uno de ellos. 2FN: se encuentra en 2FN por que se encuentra en 1FN y por que todos los atributos que la conforma (Fecha_compra) depende de toda su clave primaria compuesta (Cedula, Codigo) y no de una parte de la clave. 3FN: La tabla se encuentra en 3FN, porque cumple con 1FN y 2FN, adems todos los atributos dependen de la clave principal y no existen atributos que dependan indirectamente de ella a travs de otro atributo clave.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

4TO PASO: CREAR TABLAS EN ACCESS 2007. Ingrese en el men Inicio -> todos los programas ->

Microsoft Office seleccione Access 2007. Luego Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla. Seleccione la opcin Base de datos en Blanco. A continuacin aparecer la siguiente pantalla:

coloque en el nombre de archivo: Base de datos1 y haga clic en crear Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

La

opcin Ver permite escoger entre la Vista Hoja de datos, que consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Y la Vista Diseo, en donde el usuario es quien determinaZ el diseo de su base de Datos y sta ltima es la opcin que debe escoger. Aparecer una pantalla donde colocar el nombre de su primera tabla: en este caso CLIENTE y

presione aceptar. Posteriormente, se procede a especificar los dominios

de los Campos de dicha tabla Y Se establecen las propiedades Para cada campo:

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

TABLA CLIENTE CEDULA: Tipo Dato: Texto, Tamao:10, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: V-???????? o E-????????, Requerido: Si, Indexado: Si. NOMBRE: Tipo Dato: Texto, Tamao:20, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: , Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. APELLIDO: Tipo Dato: Texto, Tamao:20, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. DIRECCION: Tipo Dato: Texto, Tamao:30, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. TELEFONO: Tipo Dato: Texto, Tamao:12, formato: -, Mascara de Entrada: \(0000")"00\-00\-00 -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. Finalmente haga clic con botn derecho del ratn en el nombre de la tabla CLIENTE y luego all mismo Seleccione Cerrar.

Se contina con la otra tabla seleccione la pestaa Crear y en el marco Tablas seleccione Tabla, se creara una tabla en vista hoja de datos, pero, en el marco Vistas seleccione Ver y luego Vista diseo, Teclee en el cuadro Guardar como el nombre de la tabla: PRODUCTO y presione Aceptar. (ESTE PASO SERA EL MISMO CADA VEZ QUE DESEE CREAR UNA NUEVA TABLA). Se especifican los dominios de los Campos de dicha tabla Y Se establecen las propiedades Para cada campo CODIGO: clave primaria; Tipo Dato: Autonmerico, Tamao: entero largo, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: Si. DESCRIPCION: Tipo Dato: Texto, Tamao:20, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. PRECIO_UNITARIO: Tipo Dato: Numero, Tamao: Entero largo, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

CREAR y GUARDAR TABLA PROVEEDOR RIF: clave primaria; Tipo Dato: Texto, Tamao: 10, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: Si. NOMBRE: Tipo Dato: Texto, Tamao:20, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. DIRECCION: Tipo Dato: Texto, Tamao:30, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. CODIGO: Tipo Dato: Numero, Tamao: entero largo, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin:-, Requerido: Si, Indexado: no.

CREAR Y GUARDAR TABLA TELEFONOS-PROVEEDORES RIF: clave primaria; Tipo Dato: autonumerico, Tamao:entero largo, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: Si. TELEFONO: Tipo Dato: Texto, Tamao:12, formato: -, Mascara de Entrada: \(0000")"00\-00\-00 -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No.

CREAR y GUARDAR TABLA COMPRA CEDULA: clave primaria ; Tipo Dato: Texto, Tamao:10, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No. CODIGO: clave primaria,Tipo Dato: Numero, Tamao: entero largo, formato: -, Mascara de Entrada: -, Valor predeterminado: -, Regla de Validacin:-, Requerido: Si, Indexado: no. FECHA_COMPRA: Tipo Dato: Fecha,

formato: fecha corta, Mascara de Entrada:- , Valor predeterminado: -, Regla de

Validacin: -, Requerido: Si, Indexado: No.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

ESTA TABLA TIENE UNA CLAVE COMPUESTA: Seleccione de la pestaa Diseo la opcin ndices en el marco Mostrar u Ocultar y coloque la informacin que se especifica en la imagen para Propiedades de ndice.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior .

ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS: En la pestaa Herramientas de Base de Datos Seleccione Relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar. Luego establecer las relaciones de acuerdo al anlisis previo: Para relacionar las tablas haga clic sobre el campo de relacin de la tabla principal (CLIENTE) en este caso Cedula. Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo Descripcin de la tabla secundaria (Producto). Soltar el botn del ratn. Y continuar estableciendo el resto de las relaciones de la misma forma. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste y activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

PARA REALIZAR CONSULTAS En la pestaa Crear seleccione el Asistente para consultas aparecer la pantalla haga clic sobre Diseo de Consulta. Proceda a seleccionar las tablas que utilizar en la consulta en este caso: las Tablas CLIENTE, COMPRA, PRODUCTO y presione cerrar. Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin:

Tema: 5. Introduccin a las Bases de Datos y al SGBD ACCESS 2007

Prof. Mayra Lanza Curso: Informtica

Campo: ah se coloca el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda en este caso debe mostrar las compras hechas despus de 02/05/2008. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. Guardar la consulta Clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido, o bien,

Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office . Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre COMPRA_CLIENTE. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.

Crear formularios mediante el asistente Bibliografa. www.Aulafacil.com