TALLER DE GESTIN Y ELABORACIN DE PROYECTOS

Junio 2009

Tallerista: Guillermo Rojo Vegas gmorojo@gmail.com

Que buscamos con el Taller?

Entregar herramientas prcticas para la elaboracin de proyectos y su gestin. Identificar fuentes de financiamiento publicas y privadas En este sentido reconocemos que no existe una nica manera de abordar esta temtica, siendo esta la oportunidad de usar los contenidos que expondremos con flexibilidad y creatividad frente a los distintos proyectos y Organizaciones con las que trabaja cada uno de ustedes.

Preguntas para iniciar el trabajo

Que entendemos por elaboracin de proyectos? Por qu los hacemos? Cuantas veces nos hemos visto elaborando proyectos casi de manera automtica? Qu buscamos en cada uno de ellos?

Preguntas para iniciar el trabajo

El proyecto busca identificar las acciones necesarias para conseguir determinados objetivos Esto implica jerarquizar y ordenar una serie de hechos, recursos, ideas que nos permitir una mejor comprensin e interpretacin de los desafos que enfrentamos Esto nos lleva a a la reflexin constante sobre lo que hacemos, a la vez que nos invita a ir pensando continuamente nuestro quehacer Gran desafo cuando hoy vivimos la vorgine del Hacer

Esto nos plantea interrogantes tales como:

Hasta qu punto analizo detenidamente la realidad con la que trabajo? Cmo logramos un verdadero cambio y mejora de la realidad con la que trabajamos? como estoy sistematizando lo que hago? Qu registro de nuestras intervenciones estoy llevando? Como nos adaptamos a las nuevas formas de trabajo en una sociedad globalizada?

Preguntas para organizarnos en la formulacin de proyectos

QU POR QU PARA QU CUNTO DNDE CMO CUNDO A QUINES QUINES CON QU CON QU

Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se va a hacer Se va a hacer Va dirigido Lo van a hacer Se va a hacer Se va a costear

Descripcin del proyecto Fundamentacin o justificacin, razn de ser y origen del proyecto Objetivos, propsitos Metas Localizacin fsica (ubicacin en el espacio) Actividades y tareas Mtodos y tcnicas Cronograma, Carta Gantt Destinatarios o beneficiarios Recursos humanos Recursos materiales Recursos financieros

1.Descripcin del Proyecto QUE?

Es fundamental identificar claramente el problema que se quiere solucionar mediante el proyecto que se va a elaborar. Esta es una tarea interna inicial y es la ms importante del Proyecto.
Es relevante dar una idea lo ms exacta posible acerca de la clase de proyecto que es, del mbito que abarca, del contexto en el que se ubica, etc. Para llegar a una solucin satisfactoria de un problema debemos primero acercarnos para conocerlo razonablemente. Para ello, es fundamental realizar, antes de comenzar a elaborar el proyecto: La bsqueda de material sobre el tema. Entrevistas a expertos en el tema. Bsqueda de trabajos anteriores realizados el tema (como una forma de no superponer esfuerzos) Bsqueda de experiencias realizadas en otras barrios y/o en otras localidades, provincias y/o pases.

Benchmarking
El benchmarking es proceso sistemtico y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. .. con el propsito de transferir el conocimiento de las mejores prcticas y su aplicacin; es "copiar al mejor .
Hay cuatro niveles en que lo podemos realizar: Benchmarking interno: El anlisis de la propia organizacin aportar los primeros datos sobre cules son los aspectos que mejor y peor funcionan. Benchmarking primario: Se recaba informacin directamente de la competencia. Benchmarking cooperativo: Consiste en la realizacin de un intercambio de informacin con las organizaciones competidoras. Benchmarking secundario: Recopilamos informacin de dominio pblico sobre un sector de actividad, las organizaciones competidoras, las areas en las que nos movemos, los usuarios, proveedores, etc.

2. Fundamentacin Por qu?

Para lograr una completa y adecuada justificacin debe: 1. Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin. 2. Justificar por qu este proyecto que se formula es la propuesta de solucin ms adecuada y viable para resolver ese problema. El conocimiento del problema les permitir: 1. Sealar en este punto su importancia, sus incidencias, el peligro que representa, es decir, los efectos que ocasiona. Este punto deber demostrar que el problema vale la pena ser resuelto . 2. Sealar la razn del problema, a qu se debe su existencia, es decir, las causas que lo generan. Este conocimiento es la base para la solucin o soluciones que plantean.

2. Fundamentacin Por qu?

Como posibles contenidos bsicos o sub puntos que ustedes pueden incluir, se sugiere incluir: Antecedentes Describir brevemente si se han desarrollado trabajos similares o que complementan este proyecto que ustedes proponen. Comente que ocurri con los mismos. Situacin actual o anterior al proyecto Hacer una descripcin detallada de la situacin general actual, qu los llev a ustedes a pensar en este proyecto. Situacin prevista al finalizar el proyecto propuesto Que se espera resolver con la implementacin del proyecto, que imagen del futuro tienen ustedes.

2. Fundamentacin Por qu?

Amenazas y oportunidades Esto exige un cierto grado de creatividad y conocimiento del contexto poltico, econmico, normativo y social donde se desarrollar el proyecto. Consiste bsicamente en responder a las siguientes preguntas quines se vern amenazados cuando nosotros desarrollemos este proyecto? (riesgos) Qu cosas ocurrirn en esta localidad, mientras nosotros desarrollamos el proyecto, que nos puedan afectar en forma positiva? Qu cosas ocurrirn en esta localidad mientras nosotros desarrollamos el proyecto que nos puedan afectar en forma negativa? (cambio de gobierno, situaciones climticas, etc.) La importancia de este punto es que : 1. Nos permitir incorporar al proyecto todas aquellas actividades para amortiguar las amenazas. 2. Hacer bien la Carta Gantt del proyecto previendo acontecimientos del contexto que lo puedan retrasar.

3. Objetivos Para qu?

Ac podemos diferenciar entre el objetivo principal o general y los objetivos especficos. Objetivo principal o general: es el propsito central del proyecto Objetivos especficos: son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar a consolidar el objetivo general

Objetivo General
Es una forma de tener una visin general del tema hacia donde apunta nuestro proyecto.
Para definir cmo vamos a lograr nuestro objetivo nos preguntamos: 1.Qu actividades realizaremos? 2.Quines las van a realizar? Cmo nos organizamos? Quines coordinarn el grupo, quines son los responsables de cada actividad? Cmo nos distribuiremos las tareas en el grupo para lograrlo? 3.Cmo lo haremos? Qu actividades nos proponemos y en qu tiempo? 4.Dnde realizaremos cada actividad? 5.Con quin se realizar cada actividad especficamente? 6.Con qu? Con qu recursos contamos y cules nos hacen falta. De qu tipo son los recursos que necesitamos: materiales, humanos, financieros, avales, etc. Qu recursos son imprescindibles y cules pueden faltar sin que el proyecto se detenga por ello.

Los objetivos se afinan en un proceso que empieza con ideas a veces vagas, poco precisas. Al avanzar en la definicin del problema y sus soluciones, los objetivos se van ajustando, se los define ms claramente, evitando de esta forma objetivos muy generales imposibles o muy difciles de alcanzar.

Objetivos Especficos
La definicin de los dems elementos del proyecto y la estructura del mismo (componentes) se derivan de estos objetivos. La experiencia muestra que las deficiencias en la formulacin de los objetivos inmediatos es la principal causa de deficiencias en el diseo del proyecto. El objetivo inmediato expone los logros que se esperan del proyecto. Deben ser realistas en el sentido, que sea razonable esperar que se logren dentro de los lmites de tiempo, dinero y recursos humanos del proyecto. Deben redactarse de forma tal que sea posible observar los logros. Que se pueda evaluar el xito o fracaso del proyecto.

4. Metas Cunto? se quiere hacer

Las metas son logros especficos, indican cunto se quiere lograr con la realizacin del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un mbito o espacio delimitado. Permiten determinar el nivel y composicin de los insumos, las actividades que se necesitan emprender y la forma en que se realizaran esas actividades. Las metas son fundamentales, para que los objetivos no queden solo en buenas intenciones, que nunca se concreten.

5. Ubicacin fsica. Dnde? se quiere hacer

Consiste en determinar el rea en dnde se realizar el proyecto. Indicar la ubicacin geogrfica del dentro de la ciudad, Distrito, barrio o manzana, lugar o zona en donde se desarrollar el proyecto.

6.

Actividades y tareas - Mtodos y tcnicas. Cmo? se quiere hacer

Actividades y tareas: Lo que materializa la realizacin de un proyecto es la

ejecucin secuencial e integrada de diversas actividades y tareas. Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo de lograr el encadenamiento correcto de las mismas, evitando graves desajustes que influyan en la realizacin del proyecto.

Mtodos y tcnicas: Se trata de especificar el instrumental metodolgico y

tcnico que se utilizar para realizar las diferentes actividades. En el caso de proyectos de trabajo social o de animacin, un criterio bsico y central en la eleccin de mtodos y tcnicas, es el dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven o posibilitan la participacin de la gente en el desarrollo del proyecto.

7. Calendrio de atividades o Carta Gantt Cundo? se quiere hacer

Para esto existen diferentes tcnicas grficas de apoyo a la programacin que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captacin rpida y global de la secuencias de las actividades. El ms simple y conocido es la Carta Gantt. Consiste en una matriz de doble entrada.

En las lneas, las distintas activida-des que compo-nen el proyecto

En las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarn esas actividades.

Una barra horizontal frente a cada actividad representa el perodo

8. Beneficiarios. A quines? va dirigido

Es necesario determinar y caracterizar la poblacin a quien el proyecto contribuir a satisfacer una necesidad mediante la cobertura de un servicio y/o producto. Podrn haber beneficiarios directos, quienes reciben el resultado del proyecto y tambin pueden haber beneficiarios indirectos, que si bien no reciben el resultado del proyecto se vern beneficiados con la realizacin del mismo.

9. Recursos humanos Qui nes? lo van a hacer

Est r s ri s cific r l c ti rs l s f ci s r liz r, i ic st istri i l tr j . s, l s c t ci s i sr s s l

s c

I rt t fi ir: Equi l r ct ( r s, s funci nes) n t s contr t os /o son volunt rios en el royecto? o se tomaran las ecisiones en el rupo para desarrollar el proyecto? Es necesario especificar si se requiere capacitar dada las exi encias especificas del proyecto.

9. Recursos humanos Quines? lo van a hacer

10. Recursos materiales y financieros Con qu?

Se va a hacer y costear
Los recursos materiales: son las herramientas, equipos, instrumentos,
infraestructura fsica, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Los recursos tcnicos: son las alternativas tcnicas elegidas como las ms
indicadas al proyecto, como as tambin las tecnologas a utilizar.

Los recursos financieros: consiste en una estimacin de los fondos que se

pueden obtener, indicando las diferentes fuentes con que se podrn contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, crditos, etc. Es necesario tambin establecer un calendario financiero, en donde se indica cada actividad en determinado momento del proyecto y cules son los recursos financieros necesarios para llevarlas a cabo. Hay que precisar tambin, la forma en que se irn obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operacin del proyecto, de modo que haya una permanente revisin y nivelacin entre gastos e ingresos.

11. Costos del Proyecto y elaboracin Presupuesto

El trmino costo ofrece mltiples significados y no existe una definicin que abarque todos sus aspectos. Tipos de Costos mas comunes: Costos directos: Los que pueden identificarse especficamente en la unidad producida Costos indirectos: No puede identificarse en la unidad producida. Costos Fijos: Permanecen constantes en el tiempo independiente de lo que se produzca. Costos Variables: Cambian ms o menos directamente de acuerdo con el cambio s en la produccin. Costo de Capital: El costo de capital es la tasa requerida en funcin de las expectativas para evaluar los flujos de fondos provenientes de una inversin particular. Costo de oportunidad: Utilidad mxima que podra haberse obtenido de la inversin en cualquiera de sus usos alternativos. Costos diarios, semanales o mensuales: Se refieren a trabajos o procesos continuos y que indican solamente el perodo a que se concretan los resmenes preparados.

11. Costos del Proyecto y elaboracin Presupuesto

La funcin del presupuesto es la de asignar recursos , determinar la fuente u origen de los mismos y asegurar el desarrollo normal del proyecto. Por lo tanto vemos que existe una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades. El presupuesto tambin cumple una funcin de alinear las diferentes miradas que se tengan de los recursos desde las distintas reas.

12. Resultados y Evaluacin

Los resultados son los productos tangibles que el proyecto mismo debe producir. Deben describirse lo ms concretamente posible y en trminos verificables.

La evaluacin no es una etapa final de un proyecto, ya que debe estar presente desde el inicio hasta el final de modo de ir controlando el logro de los resultados. Es necesario determinar como, en qu grado y medida han alcanzado los objetivos propuestos. Analizar los logros, los errores, lagunas y otros eventos inesperados que se presentaron a lo largo del proyecto. Es fundamental planificar la evaluacin del proyecto. En este sentido es relevante llevar registros sistemticos de todas las actividades significativas para el logro y gestin exitosa del proyecto.

Gestin del Proyecto. Elementos claves a considerar

Elementos claves a considerar: Alcance, los limites del proyecto Carta Gantt o tiempo de ejecucin del proyecto Presupuesto, los fondos del proyecto Calidad, las expectativas de los beneficiarios

Gestin del Proyecto Roles de quien gerencia el proyecto

Integrador, para asegurar que los planes, las estrategias y actividades sean un esfuerzo conjunto. Comunicador, de las metas y progreso del proyecto para lograr el apoyo y soporte al proyecto. Lder, motivar e inspirar al equipo de trabajo mediante la visin y metas del proyecto.

Gestin del Proyecto. Habilidades Gerenciales

Solucin de Problemas, decidir sobre la mejor opcin en base a las alternativas presentadas Negociar, con beneficiarios, socios y otros actores del proyecto Conceptualizar, problemas y soluciones y disear estrategias Interpersonales, manejo del equipo humano que incluye a los beneficiarios y socios Comunicacin, para informar sobre el progreso y/o cambios del proyecto

Gestin del Proyecto. Las relaciones con los Grupos de Inters

Los stakeholders , o interesados en el proyecto, son todas aquellas personas o instituciones que tiene un inters en el proyecto debido a que el proyecto va a impactarlos positivamente o negativamente. Las organizaciones pueden tener varios tipos de stakeholders, cada cual con diferente: Nivel de compromiso Intereses Tensiones Lgica operativa Percepciones Expectativas

Gestin del Proyecto. Las relaciones con los Grupos de Inters

Clientes Colaboradores & Directivos Proveedores & Socios

Inversionistas

Comunidades Vecinas

Empresa
Gobierno /Reguladores Competencia

Sociedad Civil / ONGs Sindicatos Medios & Lderes de Opinin

Asociaciones Gremiales

Gestin del Proyecto. Las relaciones con los Grupos de Inters

Mapa de los grupos de interes Proceso de identificar y analizar los interesados y desarrollar estrategias para ganar su apoyo Desarrollar las Relaciones Implementar las estrategias desarrollo de relaciones Evaluacin de Relaciones Evaluacin de las estrategias Mejoras de las Relaciones Mejoras continuas de las relaciones en base a las evaluaciones y cambios en el proyecto mediante comunicaciones y

Gestin del Proyecto. Mapa de los Grupos de Inters

Stakeholder

Influencia

Tipo de Influencia

Interes

Tipo de Inters

Impacto

Donante Beneficiarios Socios Gobiernos locales ONGs Otros

Gestin del Proyecto. Cierre del Proyecto

Reporte Final del Proyecto, reporte a donantes, organizacin y grupos de interesados, reporte en base a obligaciones contractuales y gerenciales Cierre de Contratos, finalizar los contratos con vendedores, consultores, cierre de sub-contratos con socios. Cierre administrativo del proyecto, archivo de documentos, cierre financiero, entrega de los bienes y activos del proyecto. Reasignacin del equipo de proyecto, evaluaciones finales de desempeo, cartas de recomendacin Distribuir las lecciones del proyecto, publicar y compartir las lecciones que se aprendieron y que beneficiaran a otros proyectos similares

Fuentes utilizada para la construccin de este material

Taller de Gerencia de Proyectos. PM4DEV Elaboracin de proyectos sociales: casos prcticos. Gloria Prez Serrano 1993 www.rehueong.com.ar

Tallerista: Guillermo Rojo Vegas gmorojo@gmail.com