Teoria Consultas

Facultad de Administración y Negocios
Informática Aplicada
CURSO : Informática Aplicada

PROFESOR : Ing. Carlos Lon Kan Prado
FECHA : 28/09/09
PERIODO ACADÉMICO : 2010 - II
LABORATORIO DIRIGIDO 09
Crear una consulta de selección (R).

Las consultas de selección permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener una
información concreta, que puede provenir de una o varias tablas.
La respuesta a dicha pregunta se presenta en una Hoja de Respuestas dinámica. Su apariencia es similar a
la de una tabla, la información se presenta en filas y columnas. Cualquier modificación de los datos que se
realice en estas hojas, se actualizará en las tablas de donde proceden dichos datos.
Para crear una consulta de selección los pasos a seguir son:
1. En la Cinta de Opciones de Access 2007, en la Ficha Crear, hacemos clic en la orden "Diseño
de Consulta" del grupo Otros.
2. Se visualizará la ventana de diseño de la consulta.

3. En el cuadro de diálogo que se muestra en primer plano sobre la ventana de diseño (cuadro de
diálogo "Mostrar tabla") establecer las tablas o consultas que van a ser la base de la nueva
consulta. Para ello hacer doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente
seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.
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4. Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar (de momento se va a
trabajar únicamente con una tabla), hacer clic en el botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la
parte superior de la ventana de diseño de consultas, tal y como muestra la figura siguiente:
5. Establecer los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para
ello basta con hacer doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o seleccionarlos y arrastrarlos
hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la "parrilla" inferior.
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6. En la fila Orden establecer el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente y

sin orden), recordando que los registros se ordenarán en primer lugar por el campo situado más a la
izquierda y posteriormente por los campos "bajados" y situados a la derecha del mismo, de forma
correlativa.
7. En la fila Mostrar, establecer la visualización o no de los campos que se utilizan para la
consulta (puede ser que se precise un campo, por ejemplo para ordenar por él, pero que no se
desee visualizar el mismo, es decir, un campo puede estar involucrado en la consulta pero no se
desea mostrar en el resultado). Para visualizar los datos de un campo basta con que esté activada la
casilla Mostrar correspondiente al mismo.
8. En la fila Criterios, introducir los criterios que deben cumplir los registros que se quieren
seleccionar. En apartados posteriores se especifica la forma de introducir los mismos.
9. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access
2007 y, a continuación, indicar el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo que se muestra.
10. Si se cierra la ventana de consulta (por ejemplo mediante el botón de cerrar ) y no se ha

guardado la consulta creada, Access muestra un mensaje de advertencia permitiendo almacenar los
cambios en ese momento asignando nombre a la consulta en el caso de que no lo tuviera.
11. Seleccionar la opción Ejecutar del Grupo Resultados, dentro de la ficha de diseño de la
consulta.
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12. Se visualizarán los datos correspondientes a la consulta en una hoja de respuestas dinámica.
13. Para volver, desde la tabla de resultados, a la pantalla de diseño de la consulta basta con
pulsar sobre el botón superior izquierdo que siempre está asociado al concepto de diseño, en la ficha
Inicio:
Modos de presentación de la ventana consulta.

Se puede alternar la visualización del diseño y de la hoja de respuestas en cualquier momento de la creación
de una consulta. De esta forma se pueden ir comprobando los resultados en la hoja de respuestas mientras se
está diseñando la consulta.
Para alternar ambas visualizaciones basta con seleccionar el botón Vista hoja de datos o Vista diseño de la
cinta de opciones en la esquina superior izquierda de la aplicación.
Acceder a la Vista Hoja de Datos.
Acceder a la Vista Diseño de la consulta.
Criterios de selección simples (R).

Los criterios que se establecen en las consultas son introducidos en las celdas de la fila Criterios, en la tabla
inferior de la ventana de diseño, tecleándolos directamente o utilizando el Generador de expresiones, el cual
se explicará en el siguiente punto.
Si se introducen varias condiciones en una fila de criterios, todas ellas deben cumplirse simultáneamente para
que el registro quede seleccionado. (Deberán cumplirse una Y la otra Y la otra...).
Los elementos que se pueden introducir en un criterio son diversos, algunos de los cuales ya se conocen al ser
empleados en los filtros. A continuación se pasan a detallar los mismos en función de su utilidad.
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Valores constantes.
El criterio más sencillo que se puede establecer es el de localizar por un determinado valor dentro de un
campo. Para realizar este proceso basta con situarse en la celda Criterios correspondiente al campo que va a
contener el dato y teclear el mismo en ella.
Para introducir un valor hay que tener en cuenta el tipo de dato que contiene el campo:
• Los textos: Han de introducirse entre comillas. De no hacerlo, Access al detectar que es un
criterio bajo un campo de texto lo entrecomilla automáticamente.
• Los números: Ya sean para campos de tipo Numérico, Moneda o Autonuméricos, se

introducen tal cual, sin ningún símbolo adicional, solo se puede utilizar la coma para establecer
valores con decimales.
• Las fechas: Se introducen entre signos de almohadilla #. (#12 de abril de 1999# ó #12/4/99#),
para ser reconocidas como tales. De no colocarlo entre estos signos, Access los coloca
automáticamente.
• Campos lógicos (Sí/No): Se pueden introducir los valores Sí, No, Verdadero, Falso, Activado
o Desactivado. De colocar el valor lógico Sí debe ir con acento para que Access lo reconozca.
Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo.
Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo y federados.
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Operadores de comparación.
Para establecer comparaciones en un criterio, se emplean los siguientes operadores:
Ejemplo: Socios con cuota mayor o igual de 3 euros.
Operadores lógicos.
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Los operadores lógicos más utilizados son Y y O, los cuales permiten establecer varias condiciones sencillas
dentro de una misma celda de criterio.
Se utiliza el operador Y para establecer que dos o más comparaciones deben cumplirse simultáneamente
(mayor que Y menor o igual que Y distinto de...).
Se utiliza el operador O para establecer que al menos una de las condiciones debe cumplirse. (una O la
otra...).
El operador Negado se utiliza para establecer las condiciones que no se quieren cumplir (negado mayor que
500, selecciona todos aquellos valores menores de 500).
Ejemplo: Socios de Arnedo o Nájera.
Existe otra forma para utilizar el operador lógico O en una consulta. Recordemos que en los filtros por
formulario, las condiciones enlazadas con O respecto a otras, se colocaban bajo otra solapa Or. Pues bien,
aquí, en las consultas, las condiciones que se quieran tratar bajo el operador O, serán especificadas en una
línea por debajo de los criterios principales. En la fila O de la parrilla inferior de criterios en la consulta.
De este modo, el ejemplo anterior se resolvería, también de la siguiente manera:
El resultado sería el mismo.
Operador como.
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El operador Como, permite establecer patrones de búsqueda, gracias al empleo de caracteres comodín. Estos
caracteres son ya conocidos. El * sustituye a un grupo indeterminado de caracteres, mientras la ? sustituye a
un único carácter en la posición donde aparezca el símbolo ?.
Algunos de los patrones posibles son:
No será necesario introducir la palabra Como ni las comillas, el programa lo realiza automáticamente.
Ejemplo: socios cuyo nombre empiece por 'A' ordenados por población.
Operadores especiales.
Algunos operadores muy empleados son:
El operador Entre ...Y... permite determinar el rango de valores en el que debe encontrarse un valor o
expresión. Por ejemplo: Entre 2560 Y 6590, condición que equivale a >=2560 y <=6590. En campos de fecha
un ejemplo sería Entre #01/01/2002# y #31/12/2002# para condicionar registros que corresponden al año 2002
(desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre ambos extremos incluidos).
El operador Es nulo permite comprobar la existencia de valores nulos, es decir, campos vacíos. Hay que
tener en cuenta que en un campo numérico el valor 0 no es un valor nulo.
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Utilización de varias filas de criterios.
Por debajo de la fila de criterios hay filas adicionales en las que poder establecer criterios.
Si se utilizan dos o más filas de criterios, se seleccionan aquellos registros que cumplan todas las condiciones
de alguna de dichas filas (operador lógico O). Esto es, los criterios de una misma fila se unen mediante el
operador Y, se tienen que cumplir todos, y el conjunto de criterios de cada fila mediante el operador O, se tiene
que cumplir al menos uno de los conjuntos de criterios.
Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo o bien estén federados.
Ojo: Existen casos en los que bajo un planteamiento de aparente Y se "esconden"

condiciones O. Ver el caso siguiente...
Supongamos que deseamos crear una consulta que nos seleccione a los socios de Logroño y a los de Arnedo.
Aparentemente la condición a especificar sería Población del socio=Logroño Y Población del socio=Arnedo.
En principio, este caso nos sirve para mostrar como un campo puede aparecer en la parrilla de criterios más de
una vez. Sin embargo, para el ejemplo que estamos resolviendo, esta consulta al ejecutarla, devolvería un
resultado de ningún registro. ¿Por que? porque no existe ningún socio que a la vez sea de Logroño Y de
Arnedo. El criterio debería especificarse como Población del socio=Logroño O Población del socio=Arnedo
(que sean de Logroño o bien de Arnedo) y así, los que lo cumplan saldrán en el resultado: Unos Y los otros.
La consulta por lo tanto sería así:
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Consultas con Campos Calculados.

En algunas ocasiones es necesario generar campos calculados a partir de los datos introducidos en una tabla
o tablas de una base de datos, evitando mantener en las propias tablas información que, aunque no es
repetida, es generable mediante este tipo de consulta cuando se necesite.
Por ejemplo, si en la tabla de socios se dispone del campo cuota y el iva a aplicar sobre la cuota es del 16%,
no es necesario tener en dicha tabla un campo llamado total (ni siquiera el campo iva), porque esos resultados
se pueden calcular a partir del campo cuota realizando unas sencillas operaciones.
Estos campos se crearán en la propia consulta y para ello bastará con establecer en la fila Campo de una
columna vacía (en la parte inferior de la consulta) el nombre del campo seguido por el signo: (dos puntos) y la
expresión válida que indica el cálculo a realizar (Nombre del campo: expresión). El nombre del campo
calculado no debe coincidir con el de cualquier otro campo existente en la consulta.
Estas expresiones se pueden teclear directamente en la casilla indicada, lo que requiere un conocimiento
exhaustivo de la sintaxis de la expresión que se quiere generar (si se trata de usuarios que conocen por
ejemplo Excel puede ser un sistema útil), o bien se pueden crear las expresiones con ayuda del Generador de
expresiones de Access, al cual se accede seleccionando la opción Generar, del menú contextual que se
despliega al pulsar el botón derecho del ratón sobre la propia casilla del campo calculado en la parrilla inferior.
También se puede acceder al generador de expresiones haciendo clic sobre el botón Generador del Grupo
"Configuración de consultas" en la Ficha de Diseño de la Consulta.
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En ambos casos se presentará el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que muestra la figura
siguiente:
El cuadro de diálogo presenta tres zonas bien diferenciadas: En su parte superior, un área rectangular
blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se va generando (o escribiendo o mezcla de las dos
formas), en la parte central se encuentran los botones desde los cuales se accede a los operadores más
utilizados (que también pueden ser tecleados por el usuario) y en la parte inferior se presentan los distintos
elementos con los cuales poder generar la expresión, agrupados en distintas carpetas o bloques.
La parte inferior del cuadro está dividida en tres áreas. La primera de ellas (a la izquierda) presenta las
carpetas que contienen las distintas familias de elementos que se pueden utilizar para generar la expresión, la
central muestra el contenido de la carpeta o familia seleccionada y si el elemento seleccionado en esta parte
central contiene más opciones éstas se presentan en la tercera parte de la derecha.
Las distintas carpetas que se pueden visualizar en este cuadro son las que se muestran en la figura anterior.
La carpeta seleccionada se muestra abierta y la carpeta que muestra un signo + indica que contiene más
carpetas (como en el Explorador de Windows). Para acceder a una carpeta con signo + habrá que hacer doble
clic sobre ella mostrándose las carpetas que contiene, pudiendo acceder a éstas haciendo clic sobre ellas, su
contenido se mostrará en el cuadro central.
La primera carpeta contiene los campos de la consulta actual. La carpeta Tablas contiene tantas carpetas
como tablas se hayan creado en la base de datos actual y cada una de estas carpetas contendrá los campos
de la tabla en cuestión. Igual ocurre con las carpetas Consultas, Formularios e Informes. La carpeta
funciones contiene, agrupadas en carpetas y categorías, todas las funciones de que dispone Access
(funciones incorporadas). La carpeta Constantes presenta una serie de constantes que se pueden utilizar, la
carpeta Operadores los distintos operadores y la carpeta Expresiones comunes una serie de expresiones
muy utilizadas.
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A la hora de generar una expresión, se pueden ir introduciendo los elementos necesarios para ella accediendo
a las carpetas que los contienen y haciendo doble clic sobre el elemento en cuestión, o haciendo clic en el
mismo y posteriormente sobre el botón Pegar.
Al seleccionar un elemento este aparece sobre el área blanca superior. Si el elemento seleccionado precisa de
algún dato o parámetro adicional, éste se indicará entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno
de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre
los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste
lo sustituirá.
Por ejemplo, para crear un campo nuevo llamado Total que calcule la cuota más el 19% de "IGV"
actuaremos como sigue tras entrar a crear una consulta nueva a partir de la tabla socios y bajar los campos
que se deseen:
1. Escribir en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta, el nombre del campo seguido
de dos puntos Total:
2. Llamar al generador de expresiones mediante el menú de contexto (botón de la derecha del
ratón).
3. Crear la expresión, tal y como muestra la siguiente figura:
• Hacer doble clic sobre la carpeta Tablas.

• Hacer clic sobre la carpeta Socios que cuelga de la carpeta Tablas.
• En la columna central seleccionar el campo Cuota. (comentar el detalle, en este caso, de que
Access antepone al nombre del campo entre corchetes rectos, el propio nombre de la tabla a la que
pertenece utilizando como separador el signo de admiración derecho: Es el campo cuota de la tabla
socios. [Socios]![Cuota].
• Introducir el operador *, haciendo clic en su botón (porque queremos multiplicar).
• Teclear 1,16.
4. Pulsar el botón Aceptar, el aspecto del campo es:
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Otra expresión "mas casera" para realizar la misma operación sería:
Total:[Socios]![Cuota]+[Socios]![Cuota]*16/100
Muy Importante: Siempre que en Access un campo es aludido en una expresión o fórmula,
el nombre del campo aparecerá entre corchetes rectos []. Si el campo lo "coloca" en la
expresión el generador de expresiones, el propio generador lo hace. Si es el usuario el que
lo teclea lo hará entre corchetes, SIEMPRE. Por ejemplo [cuota], por ejemplo [precio], por
ejemplo [fecha_alta]...
5. Ejecutar la consulta y ver que funciona.
6. Para obtener el formato moneda en el campo calculado picar sobre el mismo (estando en la
vista diseño de la consulta), pulsar el botón derecho y tomar la opción Propiedades, en el cuadro de
diálogo Propiedades del campo, en formato elegir moneda.
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7. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:
Uso de expresiones.
El empleo de expresiones es muy habitual, tanto para crear campos calculados como para establecer criterios
o relaciones entre campos, siendo el empleo de estas expresiones en todos los casos similar.
Para generar expresiones hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
• El formato de textos, números y fechas empleados en las expresiones es similar al comentado

en el caso de los criterios.
• Para hacer referencia al contenido de un campo, habrá que introducir entre corchetes ([ ]) el
nombre del mismo.
• Los operadores con los que realizar cálculos matemáticos sencillos son (y en este orden de
prioridad o jerarquía):
• La lista muestra los operadores en orden decreciente de prioridad, lo cual indica que en una
expresión donde aparezcan más de un operador, se aplican primero los que tienen mayor prioridad.
Para evitar errores, es recomendable emplear los paréntesis para establecer el orden de ejecución.
• Los operadores Suma + y Resta - se pueden utilizar para realizar cálculos con fechas,
diferencia de días entre dos fechas, fecha resultante de sumar a otra un número de días, etc.
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• El operador \ calcula la parte entera de una división. Y el operador MOD el resto de una
operación.
• El operador & permite concatenar dos o más datos de tipo texto en una expresión en cadena.
Los textos introducidos irán entre comillas y si es preciso dejar espacios en blanco entre los textos
concatenados estos se indican mediante espacios en blanco situados entre comillas. Por ejemplo:
"Don "&[NOMBRE]&" "&[ APELLIDO] mostraría el nombre y el apellido de una persona, dejando
un espacio de separación entre ambos datos y con el texto Don delante.
• Los valores y contenidos de campos que formen parte de una expresión, deben ser del mismo
tipo, de lo contrario se produce un error. Por ejemplo, no se puede multiplicar por un número el valor
de un campo de tipo texto y sí se podrá concatenar el valor de dicho campo con cualquier texto.
Funciones.
Las funciones son expresiones predefinidas, más o menos complejas, que realizan una operación
concreta y que vienen con Access. Las funciones, al igual que en Excel, deberán utilizarse cumpliendo unas
reglas de uso llamadas sintaxis. El uso de las funciones obliga a precederlas del signo igual (=).
La sintaxis de una función está compuesta por el nombre de la misma y una serie de argumentos con los
cuales opera, estos últimos van entre paréntesis y separados unos de otros mediante puntos y coma. Ejemplo
=Nombre de la función(argumento 1; ...;argumento n).
Los argumentos deben ser compatibles con la función, en una función matemática los argumentos tienen que
ser valores numéricos, en una función de fecha deben ser fechas, etc. Estos argumentos también pueden ser
expresiones de cálculo correctamente especificadas.
El empleo del generador de expresiones es muy útil para introducir funciones. En él se encuentran,
agrupadas en familias, un gran número de funciones para aplicar de forma sencilla, sin más que seleccionar la
función adecuada y especificar los argumentos necesarios. Algunas de estas familias de funciones son:
• Conversión: transforma datos de una naturaleza a otra.

• Fecha/hora: realizan operaciones y cálculos con fechas y horas.
• Texto: utilizadas para tratar cadenas de caracteres.
• Matemáticas: utilizadas para realizar cálculos matemáticos.
Otra opción para usuarios más expertos o introducidos en el mundo de Excel, es escribir la función tecleándola
directamente, entrando al generador de expresiones cuando se tenga duda que cual es la sintaxis correcta de
una determinada función.
Por ejemplo, para calcular la antigüedad de los socios en el club habrá que crear un campo llamado
Antigüedad asociado a una fórmula que crearemos mediante el generador de expresiones. Se tendrá
que calcular la diferencia de días entre la fecha actual y la fecha de alta, dividirla por 365 (días que tiene un
año) y calcular el entero del número obtenido. La función Int (función Ent en otras versiones de Access)
calcula el entero de un número y la función Ahora establece la fecha actual.
Los pasos a seguir son para el campo Antigüedad:
1. Acceder al Generador de expresiones.

2. Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones y clic sobre la carpeta Funciones incorporadas que
cuelga de ella.
3. En la columna central seleccionar Matemáticas y en la de la izquierda hacer doble clic sobre
Int.
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4. Suprimir el texto «Expr». Hacer clic sobre «número», en su lugar tiene que aparecer la
expresión de la cual extraer el número entero, quedando este resaltado.
5. Hacer clic sobre el botón para introducir un paréntesis.
6. Seleccionar del cuadro central (muestra el contenido de la carpeta Funciones incorporadas)
Fecha/Hora y en el de la derecha hacer doble clic sobre Ahora.
7. Hacer clic sobre el botón .
8. Hacer doble clic sobre la carpeta Tablas y clic sobre la carpeta Socios.
9. En la columna central seleccionar el campo Fecha_alta.
10. Hacer clic sobre el botón y seguidamente sobre el botón .
11. Hacer clic sobre «Expr» y teclear a continuación 365.
12. La expresión quedará tal y como muestra la siguiente figura.
13. Pulsar el botón Aceptar para finalizar.

14. El nuevo campo de cálculo deberá haber quedado de la siguiente forma:
Antiguedad:Int((Ahora()-[SOCIOS]![Fecha_alta])/365)
Muy Importante: Para priorizar operaciones dentro de una fórmula se utilizan los
paréntesis, siendo necesario abrir tantos como para cerrar. Es preferible que sobren a que
falten. De no utilizar paréntesis, pudiera resolverse mal el cálculo.
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Crear una consulta de selección (R).

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• Los números: Ya sean para campos de tipo Numérico, Moneda o Autonuméricos, se

Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo.

Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo y federados.

Ejemplo: Socios con cuota mayor o igual de 3 euros.

Ejemplo: Socios de Arnedo o Nájera.

De este modo, el ejemplo anterior se resolvería, también de la siguiente manera:

El resultado sería el mismo.

Algunos de los patrones posibles son:

Ojo: Existen casos en los que bajo un planteamiento de aparente Y se "esconden"

La consulta por lo tanto sería así:

Consultas con Campos Calculados.

• Hacer doble clic sobre la carpeta Tablas.

4. Pulsar el botón Aceptar, el aspecto del campo es:

5. Ejecutar la consulta y ver que funciona.

7. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:

• El formato de textos, números y fechas empleados en las expresiones es similar al comentado

• Conversión: transforma datos de una naturaleza a otra.

Los pasos a seguir son para el campo Antigüedad:

1. Acceder al Generador de expresiones.

13. Pulsar el botón Aceptar para finalizar.

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