FORMULACION DE PROYECTOS

1. ¿Que es un proyecto?

Un proyecto es la visualización estructurada de cómo la comunidad piensa generar su

propio desarrollo. El proyecto no solamente es uno de los frutos de mayor importancia de
la autogestión comunitaria hasta el momento de la formulación, sino, una vez formulado,
concertado y aprobado, se constituye en uno de los instrumentos mas poderosos de la
comunidad para su desarrollo como tal. Formular un proyecto es organizar y ordenar las
propuestas de acción comunitaria acordadas en la planificación participativa. El proyecto
es la culminación del proceso participativo en que la comunidad reconoce su propio
entorno, se apropia de los conocimientos acerca de su situación, analiza su problemática,
evalúa las líneas de acción, y negocia sus propios compromisos y responsabilidades. Es
decir: recoge las propuestas técnicas, empresariales y comunitarias acordadas para el
logro de un fin común.

La finalidad de un proyecto es organizar para la comunidad, los acuerdos de acción

desarrollados por la comunidad, en un esquema lógico. Es decir, la comunidad debe
trabajar unida en torno a la solución de sus problemas colectivos.

2. Formulación de proyectos

Para formular un proyecto comunitario, es necesario aplicar un criterio sistemático que

debe adaptarse al propósito y cada contexto en particular. Es decir, cada proyecto debe
armonizar perfectamente con el entorno en el cual operará, en el siguiente sentido
múltiple:

 Según su área de influencia y sus objetivos comunes establecidos

 Según el sistema de producción, la problemática y las líneas de acción acordadas
 Según las oportunidades tecnológicas ambientales y socio-económicas
manifestada por los productores.
 Según la oferta de tecnologías y experiencias de trabajo comunitario disponibles.
 Según los recursos (internos, externos y naturales) con que cuenta la comunidad.
 Según la idiosincrasia de las familias involucradas
 Según la problemática de mercado tanto para insumos como para productos.
 Según las limitantes biofísicas, ambientales, infraestructurales y socio-culturales
identificadas.

2.1 Partes del proyecto

Todo proyecto debe ser presentado en forma clara y ordenada para que al ser leído,
ilustre suficientemente. Para esto se han establecido unas partes, que deben tenerse en
cuenta, pues facilitan su escritura y compresión.
  Casi todos los proyectos son presentados de una forma semejante, sin embargo, a
veces, quienes los pueden financiar, piden incluir información adicional.

La siguiente es una breve descripción de las partes que, en general conforman un

proyecto escrito:

 Titulo: el nombre del proyecto

 Resumen: es un relato corto pero comprensivo de lo que es el proyecto
 Localización: es la ubicación geográfica del lugar donde se desarrollara el
proyecto
 Descripción de la organización: es una breve historia de la organización o de la
comunidad beneficiaria del proyecto, comentando como es el tipo de personas
que la conforman
 Antecedentes: es la parte donde se considera las referencias q permiten creer
que el proyecto se puede llevar a cabo, logrando los objetivos.
 Justificación: es aquí donde se sustenta porque el proyecto debe realizarse de la
forma pensada.
 Objetivos: se debe señalar lo que se espera alcanzar del p0royecto.
 Beneficiaros: se define quienes son las personas que se van a beneficiar con el
proyecto y como.
 Administración y coordinación del proyecto: se debe decir como se va a
manejar administrativamente el proyecto y quien nos va ayudar de fuera para que
resulte bien.
 Plan de actividades: se busca presentar todas las actividades necesarias para
desarrollar el proyecto.
 Presupuesto: es una relación estimada de todos los ingresos y egresos que
demandara poner en marcha el proyecto y hacerlo funcionar por un tiempo.

A continuación se detalla el significado y forma de redactar cada una de las partes:

2.1.1 Titulo del Proyecto:

El titulo del proyecto ha de ser breve, pero su sola lectura debe darnos una idea de lo que
trata. Por esta razón es necesario que contenga tres elementos básicos: la actividad, el
producto y la localización

 La actividad: Se refiere a la acción que vamos a desarrollar: producción, venta o

construcción, etc.
 El producto: Hace referencia al bien o el servicio resultante del proyecto
 Localización: Indica donde, en que lugar se va a efectuar el proyecto: donde
vamos a producir, donde vamos a vender, donde vamos a construir, etc. Siempre
debe señalarse el lugar específico.

2.1.2 Resumen del Proyecto

Antes de desarrollar con detalle el proyecto en cada una de sus partes, resulta
conveniente hacer el resumen del mismo, o sea comentar todo el proyecto en forma breve
y superficial. Esto es muy similar a la idea de proyecto que se formulo antes de
determinar el titulo. El resumen nos informara, entre otras cosas:

 En que consiste el proyecto

 Donde esta localizado
 Los objetivos buscados
 Los beneficios actuales y futuros
 Los beneficiarios
 Las justificaciones mas importantes
 Algunos otros detalles que deseemos agregar para lograr una buena comprensión
general del proyecto.

2.1.3 Localización del proyecto

Tal como lo dijimos, la localización del proyecto se refiere al sitio geográfico donde se va a
desarrollar, donde va a funcionar. Para esto deben mencionarse en su orden: la vereda o
corregimiento, el municipio, el departamento y el país. Si es del caso, mencionar el lugar
exacto de la vereda o la ciudad. Es necesario decir además, como es el clima, las
distancias a ciudades importantes y algunos otros datos de la región que se consideren
de valor para el proyecto.

2.1.4 Descripción de la organización o comunidad beneficiaria

En todo proyecto hay necesidad de explicar qué organización es la que se va a beneficiar

y quienes son as personas que la conforman. Para esto debemos mencionar los rasgos
mas importantes de ambos, sus características. Para una descripción de la organización
beneficiaria, podemos tener en cuenta la respuesta a las siguientes preguntas:

 ¿Qué tipo de organización es y cómo se denomina?

 ¿Dónde esta localizada la organización?
 ¿En qué fecha se fundó?
 ¿Cuáles fueron los motivos para fundarla?
 ¿Cuántos son los asociados?
 ¿Cuáles son los servicios que ofrece?
 ¿Cómo son las instalaciones?
 ¿En qué forma se administra o se maneja?

Para describir los asociados podemos resolver las siguientes preguntas:

 ¿Cuál es la principal ocupación de los asociados?

 ¿Más o menos cuántas personas conforman una familia?
 ¿Como es la salud de los asociados y su familia?
 ¿Cuánto gana, más o menos, un asociado en su trabajo?
Creemos necesario incluir información adicional que permita una descripción más precisa
de la organización o los asociados, podemos hacerlo.

2.1.5 Antecedentes del proyecto

Cuando pensamos que un proyecto puede ayudarnos a resolver un problema, siempre

tenemos referencia, algo nos sirve de base para creer que es útil y puede llevarse a cabo.
Este algo puede ser un proyecto semejante que hayamos visto, experiencias que se han
presentado en nuestra comunidad o fuere de ella, inclusive comentarios de personas,
además de los adelantos que ya tengamos para ejecutar el proyecto. Estas referencias
se conocen como antecedentes de un proyecto.

Para definir los antecedentes se pueden responder a las siguientes preguntas:

 ¿En que basamos para pensar que el proyecto nos resolverá el problema?
 ¿Hemos visto antes un proyecto semejante en alguna parte?
 ¿La organización ha tenido antes proyectos?
 ¿Qué adelantos tenemos en el momento para ejecutar el proyecto?

2.1.6 Justificación del Proyecto

En la justificación del proyecto es donde probamos, donde convencemos a quien lea el

proyecto, que este debe llevarse a cabo, porque va a ser beneficioso para la organización
o comunidad. De lo razonable de la justificación, depende, en gran medida, la obtención
de recursos y la eficiente promoción del proyecto entre las personas que habrán de
participar en el.

La justificación consiste entonces, en mencionar las diversas formas en que el proyecto

servirá a los diferentes beneficiarios, explicando cómo lo hará. El encargado de elaborar
proyectos debe recoger con especial atención las justificaciones que mencionen las
personas entrevistadas.

Si el proyecto presenta facilidades para llevarlo a cabo (viabilidad) debe señalarse como
una justificación, lo mismo si hace un buen uso de los recursos disponibles o abundantes
de la región donde se llevara a cabo.

2.1.7 Objetivos del proyecto

Un objetivo puede interpretarse como aquello que se logrará con el proyecto, una vez
haya sido llevado a la práctica, con los fines que se espera alcanzar. Para cada tipo de
beneficio debe haber por lo menos un objetivo a alcanzar, sin embargo, hay unos
objetivos mas importantes que otros. Los objetivos mas importantes son aquellos que
mas impulsan a realizar el proyecto, podemos llamarlos objetivos principales. Aquellos un
poco menos importantes, los podemos llamar objetivos secundarios.

En otras palabras, debe haber un objetivo general y unos objetivos específicos. El

general se refiere siempre directamente a la resolución de la problemática central
identificada en el diagnostico. Los específicos son la traducción en términos concretos de
fin del proyecto.

Todo objetivo debe contener cuantificación, cualificación e indicación concreta del sitio y
el plazo del cambio que se pretende lograr con el proyecto.

2.1.8 Beneficiarios del proyecto

Los beneficiarios son las personas que se favorecerán con el proyecto, directa o
indirectamente. Ya en la “descripción de la organización o comunidad beneficiaria”, lo
describimos; como se cree que estos son los principales beneficiarios del proyecto,
debemos hacer una reseña de quienes son. Esta vez interesa más decir cuántos se van
a beneficiar, bien sea grupos, familias o individuos y de qué manera se beneficiarán, tanto
directa como indirectamente.

También interesa determinar si el número de beneficiaros aumentará con el tiempo y qué

número.

Respondiendo las siguientes preguntas, lograremos obtener lo buscado:

 ¿Quiénes se beneficiarán con el proyecto? (señale si se beneficiarán directa o

indirectamente, y a que comunidad pertenecen)
 ¿Cuántos se beneficiaran?
 ¿Que beneficios obtendrán?
 ¿Es posible que con el tiempo se beneficien más grupos, familias o personas?.
¿Cuántas?

Si creemos útil agregar más información, es posible hacerlo.

2.1.9 Administración y coordinación del proyecto

Cuando elaboremos un proyecto siempre debemos pensar que los recursos para llevarlo
a la práctica se van a tener disponibles, por lo tanto debemos estar preparados para
recibirlos y manejarlos, de tal manera que se logren los objetivos buscados. Para esto es
necesario definir qué personas dentro de la organización o comunidad lo van a hacer.

La administración del proyecto se refiere a la manera en que la organización va a manejar

todos los recursos: el dinero, las personas, los materiales, etc.

También debemos definir las organizaciones o entidades que con su apoyo facilitaran
llevarlo a cabo; aquellas entidades que nos podrían ayudar para que todo salga bien.

Al escribir los proyectos debemos consultar a las personas de mayor experiencia en el

manejo de recursos, ó a un asesor de confianza, la forma correcta de administrar el
proyecto y el apoyo institucional necesario.

Las siguientes preguntas nos ayudarán a pensar en esta parte:

  ¿Si disponemos de recursos para ejecutar el proyecto, cómo debemos manejarlos
para su buen uso?
 ¿Que personas de la comunidad deben intervenir en el manejo de los recursos?
 ¿Que entidades nos pueden colaborar para que el proyecto salga bien?
 ¿En que nos puede ayudar cada una de estas entidades?

2.1.10 Plan de actividades

Un plan de actividades no es más que la presentación clara y ordenada de los principales

pasos que debemos seguir para llevar a cabo el proyecto. Tales pasos deben estar en un
orden cronológico.

Cada paso requiere de unas actividades a realizar, debemos escribir las más importantes
como partes de ese paso.

Este es uno de los trabajos que tal vez requiere de mayor apoyo de personas con
conocimientos sobre lo que pretende hacer el proyecto, pues hay actividades que
desconocemos, que nunca hemos hecho, o es posible que conozcamos una forma de
hacerlas. Pueden haber métodos para hacerlas mejor o con menos costo.

El plan de actividades es lo que orienta, inicialmente, la ejecución del proyecto y por lo

tanto es la primera herramienta de planeación para las personas encargadas de dirigirlo.

Las siguientes preguntas nos pueden ayudar a la construcción del plan de actividades:

 ¿Qué pasos debemos seguir para que el proyecto se haga como lo pensamos?
 ¿Cuáles son las principales actividades que debemos realizar para cumplir con
cada paso?

Intentemos responderlas diciendo lo que debemos hacer primero, y luego lo siguiente

hasta llegar al final.

3. Presupuesto del proyecto

excedente

Para elaborar el presupuesto con base en el anterior cuadro, procedemos de la siguiente

manera:

3.1 Ingresos

Escribimos la palabra ingresos en la columna DETALLE, y bajo ella, hacemos una lista de
los diferentes tipos de ingresos que se obtendrán por el funcionamiento del proyecto, bien
sea que provengan de la venta de los productos o servicios generados por el. Una vez
listados, debemos hacer los cálculos necesarios para cada uno de ellos señalando: el tipo
de unidades que van a generar los ingresos, el valor de cada unidad, la cantidad de ellas
y su valor total en pesos.

Concluido lo anterior para cada tipo de ingreso, procedemos a sumar las cifras de la
columna VALOR TOTAL, para obtener el total de ingresos del proyecto. Recordemos que
esto es necesario hacerlo para cada año por separado, si elaboramos el presupuesto para
dos o más años.

En ocasiones es difícil determinar las unidades de medida, sobre todo cuando se trata de
ingresos que no provengan de la venta de artículos, como es el caso de los ingresos por
prestación de servicios. En estos casos es suficiente con que estimemos el valor total del
ingreso, dejando en blanco las otras columnas (UNIDAD, VALOR UNITARIO y
CANTIDAD).

3.2 Egresos

Existe una considerable variedad de egresos. El tipo de egresos (costos y gastos) para
cada proyecto depende de las actividades que sea necesario desarrollar. Para presentar
los egresos podemos proceder de la siguiente manera.

Escribimos la palabra egresos y debajo de ella, empezamos a listar cada uno de los
diferentes tipos de costos y gastos. Para estimar el valor de los distintos egresos,
procedemos a calcular, para cada uno de ellos, lo correspondiente a mano de obra,
materiales y otros costos. Esto facilita indudablemente el ejercicio.

Una vez listados los diferentes egresos y sus componentes, procedemos, como en el
caso de los ingresos, a señalar las unidades de medida, el valor de cada unidad, la
cantidad y su valor en pesos. Cuando se presentan dificultades para determinar la unidad
de medida, como es el caso de la contratación de un servicio, basta con escribir el costo
en la columna valor total, dejando las restantes en blanco.

A continuación aparece una lista de los egresos más comunes en los presupuestos de
proyectos:

3.2.1 Costo de instalaciones

Un presupuesto es la lista ordenada de todos los ingresos o entradas estimadas que va a

generar el proyecto y de todos los egresos (costos y gastos) estimados para ponerlo en
marcha y mantenerlo funcionando. Todo calculado en dinero y para un determinado
tiempo. De esta forma el presupuesto nos da la idea de los ingresos que tendremos con
el proyecto, pero sobre todo, de cuánto nos cuesta, para estimar los recursos necesarios.

Existen varias formas de presentar un presupuesto, sin embargo, todas ellas tienen como
condición ser claras y ordenadas en la clasificación de las cuentas y en la precisión de las
cifras.

Debemos tener en cuenta las siguientes reglas generales para elaborar el presupuesto:
 El presupuesto siempre debe calcularse en dinero, para nuestro caso en pesos
colombianos. Cada tipo de ingreso o egreso de expresarse al final en pesos,
cualesquiera sean las unidades u objetos que se consideren.
 El presupuesto debe hacerse para un periodo definid. Se acostumbra hacerlo por
años; así se calculan presupuestos para uno, dos o mas años de funcionamiento
del proyecto.
 Al elaborar un presupuesto debemos pensar primero los ingresos, después los
egresos y por ultimo el excedente estimado, que resulta de restar a los ingresos
los egresos. (ingresos-egresos = excedente).
 Debemos incluir todos los ingresos y egresos que vayan a producirse por efecto
del proyecto. Una consulta a las demás personas que participan en su
elaboración, permitirá que no olvidemos ninguno.
 Es beneficioso que incluyamos en el presupuesto la cantidad de unidades
presupuestadas, tanto en los ingresos como en los egresos. Esto es importante
para cuando vayamos a poner en marcha el proyecto, es posible que los precios
de los productos cambien, pero las cantidades difícilmente van a variar y podemos
reelaborar el presupuesto de manera fácil, con solo conocer los nuevos precios.

Es necesario que averigüemos los precios de todo lo incluido en el presupuesto, en

los lugares donde los venden. Esto garantiza la precisión del presupuesto.

A continuación observamos un modelo de presupuesto en forma de cuadro, con cinco

columnas:

PRESUPUESTO DEL PROYECTO – AÑO 1

DETALLE UNIDAD VALOR CANTIDAD VALOR

UNITARIO TOTAL
INGRESOS

EGRESOS

Es lo que nos cuesta ubicarnos e instalarnos para que el proyecto funcione. Se

consideran aquí los costos de terrenos y edificaciones, deben incluirse también las
adecuaciones que tengamos que hacer a las instalaciones disponibles, para que nos
sean útiles. En este rubro debemos incluir los costos de edificar, considerando todo lo
necesario para ello: terrenos, materiales, mano de obra, alquiler o compra de equipos
para la construcción, etc.

3.2.2 Costo de maquinaria y equipo

En esta parte se incluyen todas las maquinas, aparatos, herramientas, útiles, et, que se
requieren para que el proyecto empiece a funcionar como lo pensaos (produciendo lo que
se esperaba). Se deben considerar los muebles y enseres necesarios para el desempeño
de la administración como parte de estos costos, al igual que los vehículos.

3.2.3 Costos de producción o de funcionamiento

Son aquellos en que debemos incurrir necesariamente, para que el proyecto produzca los
resultados esperados. En ellos incluimos todos los insumos para la producción como:
materias primas, limpieza y desinfección de los sitios, suministro de alimentos, etc.

3.2.4 Otros costos

Se toman como otros costos a aquellos que no han sido incluidos en las clasificaciones
anteriores, pero deben considerados. Tal es el caso de los costos de administración,
supervisión y asesoría.

Cada proyecto tiene una variedad de costos diferentes dependiendo de la especialidad de

aquello que se proponga hacer, de la técnica utilizada y aún de las características del
producto que se quiera lograr. Por esta razón consideramos necesario consultar el
presupuesto con los miembros de la comunidad, especialmente con aquellos que tengan
reconocidos conocimientos sobre lo que trata el proyecto.

3.3 Excedentes

Para finalizar, escribimos la palabra excedente en la columna DETALLE y frente a ella, en

la columna VALOR TOTAL, ubicamos la cifra resultante de restar el total de egresos al
total de ingresos.