En medio de las

grandes
dificultades de mi
administración,
cuando a nadie
más podía acudir,
yo solía depositar
toda mi confianza
en Dios, con la
certidumbre de
que todo obraría
para el bien, y que
el decidiría lo que
era correcto.
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
"PASCAL"
CAGUA ESTADO ARAGUA

CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA

EMPRESA L TOCARS ARAGUA UBICADA EN LA ENCRUCIJADA
DE TURMERO ESTADO ARAGUA
Trabajo Especial de Grado para optar al Titulo de TSU en
Contabilidad y Costos

Autoras:
Beleño Lilibeth C.I.: 19.207.923
Garrido Norelis C.I.: 14.943.198

Cagua, Diciembre de 2010

 CAPITULO I Planteamiento del problema

SÍNTOMAS

No se lleva un registro de compra.

No se posee capacidad inmediata de respuesta.

CAUSAS

No se aplican normas y procedimientos en el proceso de compras.

No hay un responsable específico en este proceso.

CONSECUENCIAS

La afectación de la empresa en cuanto a la atención al cliente y calidad de servicio.

Descontrol de la entrada y salida de mercancía.

 OBJETIVO DE LA
INVESTIGACION

OBJETIVO GENERAL

Proponer la creación del departamento de compras en la empresa L Tocars Aragua, C.A.

 Objetivos Específicos

•Diagnosticar la situación actual en el proceso de compras en la empresa de L Tocars Aragua C.A.

•Establecer las características de la empresa L Tocars Aragua

•Determinar los requerimientos para la creación de un departamento de compra en

la empresa L Tocars Aragua

•Proponer la creación del departamento de compras en L Tocars Aragua C.A

CAPITULO II
Antecedentes de la investigación Marco teórico

Jiménez H. (1995) Creación de un departamento de compras y diseño de un manual de normas y

procedimientos para la empresa Mecanografía Cp. C.A, trabajo presentado en el Instituto
Universitario de Tecnología Industrial (IUTI).

Torres W. (2008) Propuesta de lineamientos estratégicos para el departamento de cuentas por

pagar de la empresa Agribrands Purina Venezuela SRL. Maracay Edo Aragua

Aranguren D. y Ramírez N. (2004) Propuesta de un sistema administrativo contable para optimizar

la gestión del departamento de cuentas por pagar de la empresa Suministro de Alimento.

Cely M. Y Iriarte Z. (2005) Propuesta de un programa desarrollo organizacional para optimizar el

área de atención al cliente en el banco Mercantil, oficina, Turmero Estado Aragua.
CAPITULO II
Marco teórico

Bases Teóricas

Arias, F. (1.999) Bases Teóricas

Cepeda, G. (1.997) Sistema de control Interno
Lascano, M. (1995) Objetivos del Control
Chiavenato, I. (2000) Contabilidad
Thielen y Thielen, L. (2000) Administración
Ramos. T. (2002) Políticas
CAPITULO III Marco Metodológico

TIPO DE INVESTIGACION PROYECTO FACTIBLE

DISEÑO DE LA INVESTIGACION CAMPO

Descriptiva - Evaluativa

Revisión Documental
POBLACIÒN Y MUESTRA

POBLACION CUARENTA Y DOS (42)

SUJETOS VINCULADOS

Cuarenta y dos (42) sujetos Censal Muestra

 TÈCNICAS E INSTRUMENTOS DE
RECOLECCION DE DATOS

Técnicas de recolección Instrumentos de Recolección

de datos de datos

La Encuesta Cuestionario

La Observación 12 Ítems Dicotómicos

directa (si-no)
 VALIDEZ DEL INSTRUMENTO DE
RECOLECCIÒN DE DATOS

ESCALA PARA LA VALIDACIÓN

Descripción Ponderación
Contenido
Deficiente (1) punto

Regular (1) puntos JUICIO DE EXPERTOS Diseño

Buena (1) puntos
Metodología
Excelente (1) puntos

Formula: IV = ∑X /3Ni
Cuantitativa

TÈCNICAS DE ANÀLISIS DE DATOS

Cualitativa
 CAPITULO
IV

RESULTADOS DE LA
INVESTIGACIÓN
¿Cuenta la empresa con una persona responsable que controle las compras de los
departamentos involucrados en este proceso?
Si______ No______

Personal encargado de las Compras

Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)
SI 0 0%
NO 42 100%
Total 42 100%

Fuente: Instrumentos de recolecciòn de datos

¿ Hay en la empresa una persona encargada de aplicar política de compra?
Si______ No______

POLITICA DE COMPRAS
Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)
NO 35 83,33%
SI 7 16,67%
Total 42 100%

Política de compra

Fuente: Instrumentos de recolecciòn de datos

Considera usted que el sistema de compra aplicado es funcional?
Si______ No______

SISTEMA DE COMPRAS
Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)
NO 42 100%
SI 0 0%
Total 42 100%

Sistema de compras

Fuente: Instrumento de recolecciòn de datos

Existe en la empresa un control adecuado del sistema de compras?
Si______ No______

CONTROL DEL SISTEMA DE COMPRAS

Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)

NO 42 100%
SI 0 0%
Total 42 100%

Control del sistema de compras

Fuente: Instrumento de recolecciòn de datos

Considera usted que el indice de morosidad en las cuentas por pagar generados por las
compras de la empresa afecta la imagen de la misma?
Si______ No______

INDICE DE MOROSIDAD

Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)

NO 0 0%
SI 42 100%
Total 42 100%

Indice de morosidad

Fuente: Instrumento de recolecciòn de datos

¿ El flujo de informaciòn oportuna referida a las compras facilita la toma de decisiones?
Si______ No______

FLUJO DE INFORMACIÒN

Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)

NO 0 0%
SI 42 100%
Total 42 100%

Flujo de información

Fuente : Instrumento de recolección de datos

¿Se hace necesario la creación de un departamento de compras que lleven a mejorar el
proceso de las mismas?
Si______ No______

CREACIÒN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS
Apreciación Frecuencia Porcentaje (%)
NO 0 0%
SI 42 100%
Total 42 100%

Creación del departamento de compras

Fuente: Instrumento de recolecciòn de datos

 CAPITULO V

La Propuesta
Presentación

Objetivos de la propuesta

Justificación

Fundamentación

Estructura de la propuesta

Factibilidad de la propuesta
 Objetivo General:
Optimizar la gestión de un departamento de compras con el fin de crear un equipo de trabajo
para llevar un control en los procedimientos de compras.

Objetivos Específicos:
•Definir el proceso de compras.

•Conformar un equipo eficiente de trabajo.

•Establecer normas y procedimientos de compras.

•Mejorar continuamente el proceso de compras.

•Garantizar información oportuna y veraz que permita la toma de decisiones efectivas.

•Brindar calidad en lo que atención al cliente y servicio se refiere.

Estructura de la propuesta
Recaudo de información

Tabulación de la
información

Diseño de normas y Diseño de políticas de

procedimientos compras

Plan de Diseño de
capacitación de estrategias para el
personal departamento

Puesta en marcha
de la propuesta

Evaluación de los
resultados

Aplicación de
correctivos

Seguimiento
 Fase 1 reuniones con el personal

Fase 2 reunión con los relacionados

Fase 3 diagnóstico de la situación

Fase 4 Tabulación y consolidación de la información

recabada
Fase 5 Diseño de estrategias

DISEÑO DE ESTRATEGIA
Capacitar al personal administrativo de apoyo y de supervisión en área relacionada con compras.

Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, servicio, repuesto, administración,

latonería y pintura, etc.) que soliciten sus servicios.

Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen
afectar a la organización.

Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de producción.
 Fase 6 y 7 Diseño de normas, procedimientos y políticas
de compras

NORMAS DE COMPRA

Toda requisición de materiales, equipos, suministros o servicio, debe estar autorizada por
el gerente del área solicitante.

Toda requisición de compras debe estar sustentada por una solicitud de almacén

Será responsabilidad del departamento de compras:

Obtener cotizaciones de precios
Elegir entre los posibles abastecedores
Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra
 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Requisición del pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer
una demanda de compra.

Cotización al establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la

adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y
el demandante.

Órdenes de compras, número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar
de entrega, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.

El pago la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador,
ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea
indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura
correspondiente.
 Políticas
Atender la requisición de acuerdo a sus características.

Mantener un registro de proveedores permanentes y eventuales.

Comprar al precio más bajo de tres oferentes calificados.

Seleccionar al proveedor de acuerdo a las mejores condiciones de negociación.

Satisfacer las necesidades de los departamentos de manera inmediata.

Fase 8 y 9: Aplicación del sistema y evaluación de resultados

Fase10: Informe de gestión

Fase 11: Realimentación

Fase 12: Seguimiento (evaluación del departamento)

 Conclusiones
El procedimiento actual de compras de la empresa L Tocars C.A Aragua no es lo
suficientemente funcional.

La definición clara de normas y procedimientos para ejecutar el proceso.

Garantizar información oportuna y veraz que permita la toma de decisiones efectiva.

Brindar calidad en lo que atención al cliente y servicio se refiere.

 Recomendaciones

Establecer un diseño de políticas y estrategias de compras.

Se sugiere un método funcional de adquirir la mercancía necesaria.

Adiestramiento tanto en el área de ventas como en el de calidad de servicio.

Desarrollar recomendaciones en la brevedad posible.

Gracias por su atención
Ciclo de preguntas y respuestas