Departamento

de Compras
 Departamento de Compras: Es el
departamento encargado de abastecer a
las demás áreas de la organización.
Responsabilidades del departamento
Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de
abastecimiento
Entrevistar a los proveedores
Cotizar los precios
Seleccionar al proveedor
Negociar
Obrar de acuerdo a las políticas gubernamentales
Organigrama
 Descripción de puestos
• Gerente de Compras: Es responsable
de procurar y adquirir oportunamente a
nombre de la empresa.
• Comprador: Es responsable de adquirir
los materiales y refacciones que le sean
asignados, a los mejores precios y
condiciones de calidad.
• Activador: Logra que todos los pedidos,
sean embarcados en la fecha y
condiciones establecidas a través de la
labor de seguimiento.
Proceso de compras

Es un conjunto de etapas por las

que pasa el consumidor para
adquirir un producto/servicio y
satisfacer una necesidad. Consta
de las siguientes etapas.
 1ra. Etapa: Determinación de la
existencia de una necesidad.

En esta etapa el comprador

reconoce la necesidad de comprar
un producto; esta necesidad puede
ser ocasionada por estímulos
externos o internos.
2da. Etapa: Precisar el tipo de artículo
y la cantidad que se necesita.

• Aquí se especifican tanto la descripción

del artículo como el número adecuado en
que satisface nuestras necesidades por
medio de una requisición de compra.
3ra. Etapa: Selección de posibles fuentes
de abastecimiento.

• Es cuando se realiza la búsqueda de

alternativas; ya sea con amigos, en
directorios, folletos o
recomendaciones.
4ta. Etapa: Análisis de alternativas y
realización del pedido.

• Una vez que se tienen varias

alternativas a la mano, se piden las
cotizaciones; para que al tener todos los
aspectos listos, se proceda a analizarlas.
Después de que el departamento de
compras ha realizado este análisis y ha
elegido al mejor proveedor, se procede a
realizar la orden de compra.
5ta. Etapa: Seguimiento de la orden.

• Después de realizar el pedido, se

lleva a cabo un seguimiento de éste
hasta nuestro almacén por medio del
registro de pedidos.
6ta. Etapa: Recepción e inspección de
los artículos

• Cuando los artículos entran a nuestro

almacén, el departamento de recepción
los desempaca, revisa y cuenta, para
tener la seguridad de que no estén
dañados y cumplan con las
especificaciones de la orden de compra.
7ma. Etapa: Revisión de factura y pago
a proveedor.

• En este momento es cuando se lleva a

cabo el pago al proveedor. Este pago
debe estar acompañado por la factura
correspondiente, documento con el cual
queda concluida la operación de compra-
venta.
 8va. Etapa: Llevar los registros
apropiados

• Esta es la etapa final del proceso, en la

que una vez realizado el pago a
proveedores y una vez habiendo recibido
la factura se procede a registrarla en un
libro de facturas recibidas; en la que se
lleva el control de toda la mercancía
adquirida por la empresa.
Documentos utilizados durante
el proceso de Compra.

Requisición de compra:
• Es una solicitud escrita y enviada al
departamento de compras para
informar acerca de una necesidad de
materiales o suministros.
REQUISICION
Documentos utilizados durante
el proceso de Compra.

Cotización:
• Es un documento donde se
establece la cantidad a pagar,
forma y plazo de pago por la
adquisición del bien o servicio en
cuestión.
COTIZACION
Documentos utilizados durante
el proceso de Compra.

Pedido u Orden de compra

• Es el documento físico, por escrito, en
el cual se estipula la cantidad y
calidad requerida a entregar por
parte del proveedor hacia el
solicitante, indicando el tiempo y el
lugar adecuado para ello.
ORDEN
DE
COMPRA
ORDEN
DE
COMPRA
Documentos utilizados durante
el proceso de Compra.
Pago
• Es la remuneración económica por
obtener el bien del proveedor al
comprador, ya sea en forma de
dinero en efectivo, transferencia
electrónica o cualquier otro medio
que se haya establecido en la
cotización.
Documentos utilizados durante
el proceso de Compra.

Factura
• Documento que el vendedor entrega
al comprador y que acredita que ha
realizado una compra por el importe
reflejado en el mismo
FACTURA