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desarrollo economico local

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Manual de Ferias para el Desarrollo Económico Local

Manual de FeriasManual de Ferias para para el Desarrollo Economico Local Economico Local el Desarrollo

Lo que oigo lo olvido, lo que veo lo recuerdo, lo que hago lo se. Confucio

Manual de Ferias para el Desarrollo Económico Local
Coordinación Regina Bauerochse-Barbosa Directora Programa Fortalecimiento de la Economía y el Empleo FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesoría Anja Nina Kramer Asesora Desarrollo Económico Local Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesora Técnica Aura Maritza Majano-Rivas Desarrollo Económico Local y Empleo Juvenil Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

i

Investigación Carmen de Pereira Consultora Impresión GRAFICOLOR S.A. de C.V
San Salvador, El Salvador, Centroamérica Diciembre, 2006

DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESO Paso Uno: Preparación ß ß ß 9 10 10 19 26 Planificación Organización Promoción y Publicidad Paso Dos: Ejecución ß ß ß • ß ß Ocho días previos a la Feria Un día previo a la Feria El día de la Feria 32 32 36 37 Paso Tres: Evaluación Evaluación de resultados Seguimiento Sistematización 42 43 47 49 ii BIBLIOGRAFIA 51 . PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS 2.1 Metodología 2.1 ¿Qué es una feria? 1.CONTENIDO PRESENTACION INTRODUCCIÓN iv vi 1.3 Ferias a nivel local 1 1 2 3 2. CONCEPTOS 1.2 Pasos del proceso para realizar ferias con éxito 7 7 8 3.2 ¿Porqué realizar ferias? 1.

iii .

y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYME con actividades para el fortalecimiento. a la vez que es una actividad empresarial en sí. Los actores clave del desarrollo económico local son. como el desarrollo de ferias a nivel local y la participación en otras ferias de mayor magnitud Las ferias para el desarrollo económico local unen objetivos de productores y comerciantes. así como las actividades para su organización y desarrollo.PRESENTACIÓN La presente publicación es un Manual para diseñar y organizar ferias para el desarrollo económico local. entre otros: • Sector empresarial y emprendedores locales • Asociaciones empresariales y profesionales • Gobierno municipal • Instituciones gubernamentales • ONG’s con enfoque económico • Proyectos con financiamiento de la cooperación internacional • Universidades y centros de investigación Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo económico. PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ) iv . ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). el capital humano. por medio del cual se determinan y ordenan los recursos. realizado en una jornada de un día de trabajo con las instituciones contrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ) Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento. se han identificado las herramientas técnicas que deben utilizarse para su ejecución y posteriormente la evaluación del montaje del evento. Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregión Los Nonualcos. y es un instrumento del desarrollo local. la principal función de estos actores consiste en apoyar las iniciativas. eventos asesorados por la Cámara de Comercio e Industria de El Salvador. el documento expone un método que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local. con la realización de tres actividades: ß Dos ferias. información que ha fortalecido la investigación realizada. se debe conformar una alianza estratégica para promover el desarrollo económico local. que junto a la base social del municipio. presentadas como muestras empresariales con la participación de empresarios de la Microregión. El documento es el resultado de una investigación realizada en la Microregión Los Nonualcos. se ha elaborado el marco teórico y operativo. ß Un taller.

v .

a través del fortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y la demanda. de Pesca y de Empleo). ha creado instancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo. de empleo y todo tipo de ferias especializadas.INTRODUCCIÓN Este documento es un instrumento creado para la realización de ferias. Cada paso recoge las actividades a desarrollar. como las empresariales. Se ha seleccionado el método. es producto de la revisión de varios métodos utilizados por diversas instituciones y organizaciones nacionales y regionales. elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el momento del evento y lo más importante realizar negocios en el futuro. Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo. como también de la recopilación de información de la experiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente. tiene como objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso. El cumplimiento de este proceso requiere de tres factores fundaméntales para que el resultado sea un éxito: un alto grado de compromiso desde el inicio. El componente de Desarrollo Económico Local (DEL) del Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). que pueden servir de modelo en la práctica. a través de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio. control del tiempo en relación a las actividades y la demanda de trabajo. generando herramientas técnicas para impulsar el proceso de desarrollo de esta región y en apoyo a otros procesos. de acuerdo al tema y a la magnitud del evento planificado. que sin lugar a dudas será reajustado en la práctica. orienta su labor a facilitar la creación de espacios de trabajo para potenciar las capacidades locales y la generación de oportunidades para que la Microregión Los Nonualcos se convierta en una región competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad. han fortalecido este trabajo. Las diferentes experiencias realizadas en la Microregión Los Nonualcos. en las cuales se describen las acciones necesarias. se propone que los participantes en las ferias tengan la oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del mercado. incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompañado de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. que proporcione al lector los pasos a seguir de manera sencilla. logrando de esta manera elevar el nivel de oportunidades en la población objetivo. vi . En estas actividades se aplican nuevas metodologías y se implementan herramientas técnicas. con ejemplos en algunos casos. Este estudio expone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local. orientado a apoyar el desarrollo económico local. en el marco de un proceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a las particularidades locales y utilizando una metodología pedagógica de fácil implementación.

vii .

Lograr el posicionamiento del municipio de San Luís la Herradura. basados en elementos de calidad. departamento de La Paz. la feria se realizará en San Pedro Nonualco. exhibir. conocer y seleccionar una gran variedad de productos y servicios. vinculando la oferta y la demanda. la producción entre varios genera mayor volumen. Las ferias son una estrategia de promoción para la generación de oportunidades comerciales. y otros $1. de tal manera que los indicadores relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir.000. frescos y presentados en condiciones atractivas e higiénicas.1 ¿Qué es una feria? Es una actividad que tiene como característica concertar en un mismo espacio físico a la oferta y demanda de servicios y/o productos. En la organización de las ferias se involucran otras instancias y organismos. con independencia del sector productivo al que pertenezcan. entre ellas esta la asistencia técnica (proyectos. que se realizan a través de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia.00 posterior a la feria con otros clientes. en una fecha programada.1. programas. . La producción esta basada en la elaboración de muebles para las diferentes áreas de una vivienda.demanda. tiempo e innovación. La coordinación con los gremios y asociaciones productivas es importante. ofreciendo variedad de productos. resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan precios más bajos. OG´s y ONG´s) que permite favorecer y optimizar la relación oferta . Debe entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el desarrollo económico de un territorio. como instituciones del sector público y privado. ß 1 Es un lugar donde se reúnen vendedores y compradores para difundir. CONCEPTOS 1. cantidad. se debe tener claro qué es lo que se quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos. A la hora de planificar la realización de una feria. promover. para que asuman con interés su participación en las ferias. Ejemplos: ß Lograr la venta de $1. departamento de La Paz. porque es un espacio en el que se da una relación directa entre productores y clientes. con una Feria de Productos del Mar. Las ferias deben diseñarse como eventos de promoción comercial dirigidos a la micro y pequeña empresa. proyectos y toda entidad interesada en el fortalecimiento del desarrollo económico local.000 durante la Feria del Mueble.

que contemplan actividades y responsables. se inicia un proceso compuesto de. Incrementa las actividades comerciales. Constituyen la más completa herramienta de comunicación. especialmente en la parte de la coordinación interinstitucional. Son el lugar idóneo para establecer contactos comerciales. desarrollando labores y gestiones coordinadas contempladas en una planificación y ejecutadas por un Comité ad hoc Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes como expositores son: . varias etapas. maneras de preservar. tal como viene a subrayar el constante crecimiento de esta actividad. Se debe tener como fin último contribuir a dinamizar la economía local. contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y acceso a nuevos mercados. que proporciona a los diferentes sectores. a través de los conocimientos sobre temas de interés empresarial. modificaciones e innovaciones que se deben utilizar en los productos y servicios. Disminución de los costos de las transacciones. en un evento los siguientes beneficios: ß Las ferias se han consolidado en los últimos años como una de las más poderosas y efectivas herramientas de mercadeo. Posibilitan la participación en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de actualidad empresarial. ayuda a los empresarios a aprender cómo presentar sus productos. que permita contar con todos los elementos fundamentales para el éxito de la misma. Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones. Identificación de las adaptaciones. A partir de la toma de decisión de realizar la feria. entre otras) que ayudan a conocer la evolución y tendencias del mercado. ofreciendo nuevos servicios y/o productos. 2 ¿Porqué realizar ferias? Por que es un instrumento eficiente. ponencias. formas de diferenciación de productos. manejo y proteger productos. ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß 2 Las ferias deben estar bien estructuradas. nuevos diseños. para penetrar en otros mercados y/o mejorar su inserción en el mercado nacional. Acceso a información. Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado. poniendo en funcionamiento los cinco sentidos. en forma efectiva y rápida. Se realiza una prospección del mercado a costos reducidos. encontrarse con los clientes habituales y captar nuevos clientes. que proporcionan las conferencias técnicas y asesorías.1. proyectos y actividades conjuntas con otras empresas o instituciones. con productos que identifiquen la zona. Son la forma más económica y eficiente de ganar cuotas de mercado. donde se produce una interacción directa entre comprador y vendedor. Establecimiento de alianzas efectivas. Creación de valor agregado.

ß ß Las actividades en el marco del desarrollo económico local deben cumplir con sus objetivos de desarrollo. presentar soluciones innovadoras para problemas encontrados en el proceso. Oportunidades: ß Generar nuevos contactos que finalizan en ventas. ß Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo ß Potenciar la marca. ß Desarrollar la capacidad de gestión para la obtención de recursos externos al territorio. ya sea en el aspecto logístico. empresas. si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la región. ß Contactar a posibles distribuidores. las personas. El desarrollo de la creatividad. La diversidad. cultura. alianzas intersectoriales y la diversidad social. debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos cuantitativos sobre número de personas. es importante que en estas actividades consideren dos ejes de trabajo: ß Potenciar lo existente. ß En ellas el producto o servicio es el protagonista. 3 . ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades. ß El cliente está disponible. ß Reforzar el contacto con los clientes habituales. equidad. Enfrentar los retos de la economía nacional y de la globalización. la incorporación de mujeres y jóvenes. empresas. si los miembros del Comité se han fortalecido en el proceso de implementación. tan bien presentado como el expositor sea capaz de hacerlo. como género. Debe obtenerse un producto. entre otros. instituciones. que la experiencia se pueda aplicar a otros modelos y procesos. asistencia técnica. ya que en pocos días se puede contactar a muchos. 1. instituciones. Contribuir al desarrollo del país. apoyos de todo tipo. si se ha contribuido a generar un compromiso de los actores locales. medio ambiente. ß Vender. que se incluyan diversos temas. gobiernos municipales. operativo como organizativo. debe demostrarse que el Comité Organizador logro sus objetivos. Presentar resultados. ß Abrir nuevos mercados. ß El costo por contactos es indiscutiblemente el más bajo. 3 Ferias a nivel local Las ferias en el marco del desarrollo económico local son actividades que deben contar con características fundamentales: ß ß ß Deben ser parte de un proceso de desarrollo económico. ß Observar la competencia (principalmente en las ferias). La promoción de estos eventos pretende: ß ß ß Elevar la calidad de vida de la población. ONG¨s involucrados participantes y beneficiados.Ventajas: ß El cliente es quien visita a la empresa y no al revés. recursos. como financiamiento.

la idea surge de los actores locales que buscan dinamizar la economía y buscan aliados internos y externos al territorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarial de la región. Bajo ese concepto.Se debe trabajar con esa orientación. con el fin de hacer negocios. a través de una exposición para comercializarlos. a través de la exposición de los productos y /o servicios. desde los diversos roles. ß Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la investigación y promoción de nuevos conceptos. La organización de ferias de desarrollo económico local requiere estructurar una organización participativa y abierta en el nivel local. con el apoyo de asistencia técnica por parte de instituciones. instituciones y visitantes en general. de la comunidad. para lograr un apropiamiento del concepto de desarrollo económico local. instituciones gubernamentales. debe generar factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio. dentro de su entorno. que tenga un alto grado de representatividad del municipio. De forma paralela promover la realización de negocios con empresas visitantes. sector empresarial. 4 . Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados. ß Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de mercado. son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera una transacción comercial. GOBIERNOS LOCALES ß Alcaldes ß Concejales ß Empleados OG´s Instituciones gubernamentales COMUNIDAD Organizaciones de todo tipo: territoriales y funcionales ONG´s Asociaciones trabajando en la zona EMPRESA PRIVADA Sector empresarial radicado en la zona ASESORÍAS • Proyectos • Programas ¿Qué es una Feria para el Desarrollo Económico Local? Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios que conforman la base económica local. organizaciones y proyectos o programas ubicados en la región. Las ferias a nivel local. asimismo comunicarse y contactarse entre sí. ONG´s y de actores locales. La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposición de productos y servicios. de análisis y discusión de la acción empresarial y su papel en la economía. ß Estimular el espíritu emprendedor para formar y consolidar empresarios comprometidos con la generación de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la región. como resultado de la exposición de los productos o servicios. Con esta actividad se pretende: ß Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros empresarios y viceversa.

¿Qué apoyos requiere el Comité Organizador? El evento en la fase de planificación. desarrollos. ß Formalizar contratos y/o ventas. ß Conocer la opinión de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios ofrecidos. de ropa.Asesorías o asistencia técnica El propósito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en el nivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios. ventajas e información general sobre productos y servicios. Recursos económicos o asistencia financiera Asistencia financiera FERIA DE DESARROLLO EMPRESARIAL INTERCAMBIO REALIZAR NEGOCIOS COMERCIAL FERIA DE DESARROLLO ECONOMICO LOCAL Asistencia técnica . entre otros. de plantas. innovaciones y tecnología. de turismo. ¿Cuál es el objetivo de participar en las ferias? ß Conocer el mercado. deben incorporar la utilización de apoyos y recursos técnicos para lograr un mayor impacto en la población participante y asistente. capacitación en temas especializados. ß Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado. mediante la aplicación de técnicas de gestión empresarial. ß Conocer nuevas estrategias.son de todo tipo: de pesca. el Comité Organizador define el objetivo y la magnitud del evento. Hay instancias gubernamentales. muebles. ß La feria representa una herramienta general de mercadeo. 5 . ß Fomentar las relaciones de negocios con los compradores. no gubernamentales y proyectos de la cooperación internacional. de artesanías. El apoyo requerido es en el proceso de la organización. está orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. de todo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la región. ß Dar a conocer avances. el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales. comercialización y promoción de negocios. se dividen en: ß ß Asesorías o asistencia técnica. Se realiza a través de la asesoría y la capacitación para fomentar la economía y el empleo. programas y proyectos de cooperación internacional que apoyan estos procesos. se requiere de información de eventos similares. en busca de la oportunidad para hacer negocios.

FADEMYPE. en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas. con soluciones empresariales. . se solicita a las instancias responsables del financiamiento a la MYPYME. constituyen un elemento de mucha atracción para el visitante y participante. exposición. el evento se vuelve atractivo cuando hay un aprendizaje y nuevos conocimientos. consultorías y nuevas metodologías empresariales. CENPROMYPE. en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local. asesorías. como vehículos. equipo. presentación. entre otras ONG´S y proyectos de cooperación internacional. municipalidades y la cooperación internacional. insumos y papelería. se exponen temas de actualidad y de calidad técnica de acuerdo al tema y tipo de feria. formación profesional. como: v Conferencias técnicas presénciales. FUNDAPYME. ONG’s. se obtiene dinero en efectivo. que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes áreas y sectores. a través de capacitación. en general se logra con recursos de la empresa privada e instituciones que dan aportes en especies. Se instalan Puntos de Información Técnica. los tipos financiamiento y los requisitos para optar a los créditos. instalaciones. asesoría empresarial y la utilización óptima de las herramientas técnicas. Adicional a lo anterior. instancias gubernamentales. v Servicios de desarrollo empresarial. instalar en la feria un stand para informar al sector sobre las instituciones. al pequeño. es una asistencia técnica directa a las MIPyME que se pone a disposición de los participantes y asistentes a la feria. se requieren fondos para financiar las actividades de todo el proceso para realizar la feria. El financiamiento se obtiene a través de diversas modalidades. con asistencia dirigida a mejorar: calidad. v En la fase de ejecución. mediano y micro empresario y toda actividad relacionada para potenciar sus ventas. apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas específicas y en ocasiones especiales. asesorías y otras modalidades de apoyos financieros para mejorar su productividad y comercialización empresarial. Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera: v En la fase de preparación. 6 .Recursos económicos o financieros Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada.Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economía).

La metodología no es definitiva. cuyos resultados deben responder a tres preguntas: ¿Que nos motiva a realizar las ferias a nivel lo cal? Defin ició n d e ob jet ivos ¿Qué hacer para llevarlas a cabo? Planificación ¿Como hacerlo? Misión Visión La realización de Ferias. en ese momento se estructura la coordinación de los esfuerzos técnicos y financieros de las instituciones participantes. debe ajustarse con el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promoción empresarial.1 Metodología Para enfrentar con éxito la promoción y exposición de productos y servicios locales. que tiene su base en una buena planificación. da inicio con el paso de preparación. sino un instrumento que debe aplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o región. paso que es el más importante y determina los logros y resultados del evento. Ministerio de Economía. constituyen un punto de encuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. estrategias y metas definidas en la planificación La planificación se debe realizar definiendo los objetivos claros. en la reunión inicial con los miembros interesados en participar. coordina un evento sobre Productos Artesanales de Exportación. mercadeo y comunicación más importantes y a la vez más eficientes.2. implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejor implementación y seguimiento. Su aplicación y seguimiento debe llevar un proceso metodológico que plantee acciones secuenciales. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL 2. Con este método se proponen 3 pasos o fases. se debe partir de criterios generalizados sobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promoción. Las actividades estarán determinadas por los objetivos. Ejemplo: La CONAMYPE. de acuerdo a la magnitud. se determina en la planificación el período del proceso. para facilitar el seguimiento de las actividades que genera cada uno. es necesario definir y ejecutar un proceso para la realización de ferias. 7 . se elige un Comité Operativo (la participación debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales y normativas en relación al tema de la feria.

como con el resto del Comité Operativo. aunque no se descartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial. 2. Los pasos del proceso son cinco: • • • • • Preparación Ejecución Evaluación Seguimiento Sistematización Si bien el proceso es secuencial. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosas Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios. estudiar el mercado. debe ser flexible de manera que se adapte a las necesidades de cada municipio. encontrar distribuidores. Pasos Proceso Paso del Paso Evaluación 3 Paso Preparación 1 • Planificación • Organización • Promoción y Planificación 8 • Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización Ejecución • 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento 2 . realizar negocios con otros empresarios. visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales.Todo ello justifica la participación y la efectividad de esta actividad. para no duplicar los esfuerzos institucionales ni técnicos. observar la competencia. concretar ventas. En resumen. entre otras. organizadas y coordinadas tanto dentro de cada Comisión. se vuelve el evento como un centro comercial para las personas de negocios. La ejecución de cada paso implica el desglose de una serie de actividades. es importante desde el principio respetar la Coordinación General y las funciones de cada comisión. lanzamiento de productos.

Paso Preparación 1 • Planificación • Organización • Promoción y Planificación Paso Evaluación 3 Paso • Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización Ejecución • 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento 2 9 .

Criterios de éxito: • • Trabajo en equipo. El elemento humano. sustentan las actividades no en corazonadas. Promoción y Publicidad. Sin embargo. se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización. el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos planteados. A continuación se inicia con la primera actividad.Paso • • • 1 El proceso da inicio con el Paso de Preparación. consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. está dirigida a asegurar la participación de la representación local y a preparar las condiciones generales del proceso. 10 Significa ¿Qué es planificación entonces? Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilización de los recursos. 1. no de adivinarlo. que contiene 3 grandes actividades: Planificación. . implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. sino basándose en un método o en un plan de trabajo. Elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para alcanzar las metas. PLANIFICACIÓN La planificación cumple dos propósitos fundamentales: ß ß Maximizar el éxito reduciendo la incertidumbre de la improvisación y definiendo las consecuencias de las acciones determinadas. la dirección y el control. ¿Qué es planificar? Es construir un futuro deseado. Organización. Que los organizadores evalúen de manera anticipada los objetivos y acciones. para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

toma en cuenta el tiempo para realizar las actividades. visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Como toda actividad humana. ß Segunda. Los objetivos específicos son: ß ß ß Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negocios Dar a conocer los productos y servicios Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias 11 . ß Tercera. un proceso de previsión (anticipación). 5. es el crecimiento económico y posicionamiento de las empresas. para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales: 1. ß Cuarta. debe indicar los responsables de la ejecución. Determinar la estrategia 3. se dividen en generales y específicos.1 Definición de objetivos Concepto Un objetivo es una situación deseada que se intenta lograr en un futuro. debe indicar acciones. Definición de los objetivos 2. Todo plan de trabajo tiene cinco elementos que lo caracterizan: ß Primera. las ferias son eventos que requieren de una planificación. Ejemplo: Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregión de Los Nonualcos. Elaborar un plan de trabajo para identificar líneas de acción. debe referirse al futuro. Definir las metas 4.Implica. ß Quinta. existe un elemento de causalidad personal u organizacional. ¿Qué es el objetivo general? Lo que se pretende lograr con la feria. además Un proceso de toma de decisiones. se pretende fortalecer el tejido empresarial de la región. Monitorear el plan de acción 1.

Estas están típicamente unidas a las necesidades humanas. Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propósito o de la intención del proyecto. que se constituyan en elemento motivador. Casi todos los proyectos tienen propósitos múltiples. Dicho de otro modo. Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado. Ejemplos: ß ß ß ß Que el 50% de participantes tenga éxito. es cumplir o alcanzar los propósitos planteados. de tal forma que no presente ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro. sus principales actividades productivas. Es importante. Su medición debe hacerse en términos de tiempo. 12 . Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí. 1. La primera actividad dentro de la planificación. En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores. usualmente se expresan más específicamente en las metas del mismo.Los objetivos deben reunir algunas de estas características: ß ß ß ß ß ß Claridad: un objetivo debe estar claramente definido. Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin. Los propósitos del proyecto explican las razones por las cuales el proyecto se está llevando a cabo. Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma. Una meta describe un resultado final de la actividad realizada. Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas. 2 Definición de las Metas Definición Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. las empresas existentes. en un reto para las personas responsables de su cumplimiento. cantidad y si es posible. El objetivo lo determinan los propósitos que tengan los organizadores. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la institución o actividad. Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse. calidad. para definir con precisión su cumplimiento. es decir no deben contradecirse. tomar en cuenta las características del lugar en que se va a realizar. es definir los objetivos: ß ß ß ß Son los resultados que se pretenden obtener con la realización de determinada actividad. su vinculación con el mercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso. deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno.

Empresas fabricantes de telas. dándole un sentido de unidad. Ampliar la red de contactos. Ejemplo: Se ha planificado realizar la Feria de la Confección en Zacatecoluca. Esta focalización permitirá medir la magnitud del evento y los resultados a obtener. o nacional. 13 . ventas de artesanías. que patrocinen el evento. es necesario elaborar una estrategia se puede pensar en términos de planificación. resultados y lecciones aprendidas. respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades. comedores. ß Sectores que participan: v Deben caracterizarse los sectores participantes. La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible. utilizando directorios empresariales. dirección y propósito. v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector. como una respuesta novedosa para superar la capacidad de los competidores en la penetración del mercado. locales y empresariales. Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos. exposición de productos naturales originarios de la zona.3 Definición de la Estrategia Para cumplir con los objetivos ya definidos. para lograr una definición adecuada de lo que es estrategia. los participantes deben ser empresas hoteleras. Otros insumos ß Analizar experiencias anteriores. es promover la feria a nivel regional. Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad. la estrategia para lograr el cumplimiento de los objetivos. periódicos y televisión. restaurantes. Concepto Estrategia es un plan que se diseña para alcanzar los objetivos definidos en la planificación de actividades. ß Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales. La estrategia abarca la totalidad de las actividades críticas de una institución. Pueden nombrarse algunas para una mejor comprensión de las tareas: ß ß ß La estrategia determina y revela el propósito de la actividad en términos de objetivos a mediano o largo plazo. Se requieren diferentes dimensiones.1. puede ser local. ß Definir el alcance de la feria. como también gestionar apoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional: ß ß ß ß Cámara de Comercio e Industria de El Salvador. como almacenes. para contar con indicadores e insumos de referencia que permita evaluar la metodología de trabajo a utilizar. regional. ejemplo: en una Feria de Turismo. es la visualización creativa de una oportunidad de crecimiento y cómo realizarlo de una manera ordenada y planificada. en los medios publicitarios posibles: radio.

Se analizan las actividades y se determinan cuáles son posibles de hacer. en qué período de tiempo se harán. el monitoreo debe realizarse como parte de una eficiente gestión. 14 ¿Cómo se elabora el Plan de Trabajo? Aquí están los pasos a seguir: ß ß ß ß ß ß Se coloca el objetivo general. . permite priorizar las actividades más relevantes de la feria para cumplir con los objetivos planteados. permite decidir con anticipación las actividades que se deberán realizar. Identificar los recursos necesarios en las actividades. estableciendo plazos y responsabilidades. además permite: ß ß ß ß Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. Es el documento que se utilizara desde el principio hasta el final. también llamado de Acción. los cuales deben estar directamente relacionados con los problemas identificados. se tienen las actividades o acciones a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados. Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: ¿Qué actividades se deben realizar para alcanzar el objetivo? Se hace un listado con las actividades que tengan relación directa con los objetivos. Enlazar el objetivo con la acción. con estos insumos se elabora un Plan de Acción o de Trabajo. cómo se realizarán.1. nos llevará desde el punto donde nos encontramos hasta dónde queremos ir. las actuaciones que corresponden a cada una de las personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo el proceso para realizar las ferias. recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de esta planificación. Se colocan los objetivos específicos en un cuadro. Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción Con la definición de los objetivos y estrategias. especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo. define el compromiso del trabajo de las personas y de las organizaciones e instituciones involucradas. Este plan debe contener todas las actividades con fijación de tiempo. Concepto El Plan de Trabajo. ¿Para que sirve un Plan de Trabajo? Objetivos del Plan de Trabajo o de Acción El Plan de Acción genera la búsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividades alrededor de los objetivos definidos. La formulación de un Plan de Acción. Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades. Permite coordinar. quiénes serán los responsables de su cumplimiento y la forma en la que se evaluarán los resultados. es un instrumento de planificación que ayuda a trazar el proceso que debe seguir una organización o proyecto para alcanzar sus objetivos.

político y ambiental entre otros. Precisa el estado y los procesos de evolución del nivel de vida de la población. a través de una mayor accesibilidad y transparencia de la información. Promueve el desarrollo e investigación socio . de esta manera. Contribuye a la determinación de políticas y programas en ámbitos como el económico. Se ha incrementado notablemente su uso y su aplicación en planes de trabajo. indica la utilización de nuevas tecnologías para lograr un mayor impacto visual al comprador. en un momento determinado. se recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal técnico a cargo. 15 ß . el indicador es la etiqueta adhesiva.ß ß ß Se hace un listado de cuáles serían las coordinaciones necesarias para realizar las actividades. los indicadores se convierten en una herramienta fundamental: ß ß ß ß ß ß Evalúa y da seguimiento a las políticas. Se establece quienes serán los responsables de cada una de las actividades. ¿Qué son los indicadores? Un indicador es la expresión cuantitativa o cualitativa que permite describir características. se han diseñado con catálogos de modas especializado. el indicador es el catálogo que nos indica el nivel de desarrollo logrado en la confección en dicho municipio. comportamientos o fenómenos de la realidad.demográfico para la planeación local. Apoya la conformación de sistemas de información en el nivel local. Ejemplos: ß Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma. programas y proyectos establecidos. calidad y sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestas por el municipio. Su resultado y la información que se deriva del análisis de estos indicadores han sido insumo clave para: ß ß ß Fijar metas y/o objetivos de desarrollo. En este marco. Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios. programas y proyectos para la toma de decisiones. Se determina el tiempo en el que se desarrollarán cada una de las actividades. social. Identificar problemas y áreas de acción. la realización de actividades encaminadas a la capacitación de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadores posibilita la adquisición de práctica en la utilización de instrumentos esenciales para el fortalecimiento de la gestión municipal y permite medir los niveles de eficiencia. Contribuye a la participación. Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas.

Equipos para coser Materia prima Operarias Coordinación a. Definir los recursos a utilizar Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos. de la Comisión de Finanzas. instancias locales. los recursos requeridos. para prestar equipos Alcaldía para el local Responsables A Lidia Santos. Período de Tiempo A 1 semana Indicadores Exponer los estilos de la temporada 3 tres días A Cantidad de prendas elaboradas Calidad de las muestras a exponer A. técnicos y financieros. afiches B 16 El Plan de Acción incorpora los objetivos. responsabilidades y responsables. encargada de logística Romeo López. Invitar a textileros c Promoción al evento Recurso humano Vehículos Equipo Recurso humano Vehículos Equipo Medios de promoción : radio. coordinador del Comité operativo B Cristina Flores. Singer. Recurso financiero Recurso humano B Alcaldía municipal para vehículos Cooperativa CONFIA para el préstamo B 3 días 1 semana Diseño de las viñetas B Realizar ventas A Invitar a empresarios b. coordinaciones institucionales. ß Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que apoyar la realización del evento.Ejemplo de un Plan de Trabajo: Nombre de la actividad…Feria de la Confección Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confección en San Pedro Masahuat Objetivos específicos Actividades A. instituciones. así como las fuentes. van . de Comisión de Logística José Sánchez. b Cotizar las viñetas b. organizaciones. materiales y de infraestructura. Se deben identificar tanto los recursos económicos. que puedan proporcionarlos. con la programación de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las revisiones periódicas. a A Elaborar variedad de prendas Recursos a. empresas. las actividades en relación a los objetivos.

mercadería y productos a exhibir. Se deben iniciar las actividades a la hora programada. marca HP Color verde de 3 metros 2 4 ß Es importante elaborar un presupuesto de inversión. v Con entradas y salidas señalizadas. se elabora un presupuesto tentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos. equipo. debe ser un lugar céntrico de la población. cómoda para los visitantes. v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadería en exposición. Ejemplo: Presupuesto Nº 1 2 3 Rubro Publicidad Transporte Alimentación Cantidad 2000 hojas volantes 3 vehículos 50 almuerzos y refrigerios Fuente de financiamiento FEDISAL Alcaldía de Zacatecoluca Instituto Nacional ß Seleccionar las instalaciones del evento v La ubicación es muy importante. v Servicios sanitarios ubicados estratégicamente. que las instalaciones estén disponibles 3 días antes. v Es indispensable. como también parqueo para los visitantes. . v Espacios con suficiente ventilación. generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las instituciones colaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operación. ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyos institucionales. por la afluencia. v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna. accesible para los participantes y visitantes. v Con parqueo para la descarga del mobiliario. equipos e insumos. artículos. 17 ß Determinar las áreas de trabajo que tendrá la feria: v Exposición de los productos y/o servicios. para llevar el equipo y muebles para la feria. v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar. no se cuenta con inversión en efectivo sino en materiales.Ejemplo: Control de recursos materiales Institución Ministerio de Economía Alcaldías Equipo /mobiliario Descripción/características Cantidad Computadoras Canopies Color gris.

(medidas estándar). En busca de mercado para sus productos. por lo que llevarán bolsas plásticas para recoger la basura. Ejemplo: se proveerá a cada participante con un stand de 3x3 metros. v Puntos o centros de asesoría: ¸ Ubicar lugares donde estará disponible todo tipo de información sobre el evento.¸ Las medidas de los puestos o stand. ¸ Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas técnicas. Zacatecoluca Teléfonos Interés del evento Financiamiento a las microempresas. ¸ Es responsabilidad de cada empresa participante. a través de una lista con información básica. ¸ Vincular los interesados en determinado tema con las instancias correspondientes. procurando que éstas se realicen antes o después del horario de feria para provecho de los expositores. actividad que debe ser realizada por personal dedicado a estas labores. mantener y dejar limpia su área o stand durante y después de la actividad. ¸ Asistencia técnica empresarial. v Levantamiento de registros para actualización de bases de datos. para la hora establecida. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitación. Uno de los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre los expositores. ¸ Los stands deberán estar totalmente terminados. Ejemplo: Control de Asistencia Nº Nombre Empresa Actividad económica Costurera Dirección Barrio el Centro. v Actividades de carácter técnico a través de conferencias presenciales. Debe levantarse un registro de los visitantes por día. ¸ Elaborar programación de exposiciones. de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento. que imparten expertos. en temas de actualidad relacionado con la actividad empresarial. Asistencia técnica para mejorar su servicio. 18 1 Marta López El Uniforme 2334-1537 2 José Rivas El Mueble Carpintero San Luis la Herradura 2336-9800 3 Maria Sánchez El Amanecer Cocinera Tecoluca 2337-1256 . se determina de acuerdo al espacio y al número de participantes. v Actividades para la interrelación de los empresarios que están exponiendo.

El Comité Operativo debe realizar evaluaciones periódicamente. Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los involucrados en el proceso. Las municipalidades y las instancias gubernamentales. deben integrarse al Comité Organizador. Se conforma una estructura organizativa. Son dos actividades las que se realizan: 1. se pasa a la siguiente etapa. que debe asumir la responsabilidad de ejecutar la actividad. Para hacer el seguimiento adecuado a la ejecución del Plan y sus actividades. ORGANIZACIÓN El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las instancias locales. Revisemos ¿Qué actividades se van a desarrollar en la planificación? Cinco grandes actividades: 1. incorporarse con sus recursos e iniciativas técnicas para fortalecer y potenciar el evento. es una estructura de carácter técnico y administrativo que tiene la responsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes y eventos paralelos. 4. Cubriendo estas actividades. 5. la de Organización. 2. Deben realizar reuniones periódicas. que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla el Plan de Acción elaborado. Definir objetivos Definir metas Determinar la estrategia Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción Monitoreo del Plan de Trabajo.1. son piezas claves en el proceso. inicia organizando el recurso humano para conformar el Comité Operativo o Coordinación del Evento. 5 Sistema de Monitoreo del Plan Llevar a cabo un monitoreo es vigilar. Creación del Comité Operativo Comité Operativo en marcha 19 En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria. Determinar las dificultades y alternativas de solución implementadas en cada actividad. en la cual se conforma el Comité Operativo y las comisiones. 3. Lo óptimo es que todas las instituciones y . Elaborar informes de avance. Establecer logros alcanzados en cada actividad. 2. 2. se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • • • El monitoreo lo realiza la Coordinación del Comité Operativo.

supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo. entre otras actividades. Regularmente la mayor parte de actividades y responsabilidades recae en la coordinación. El Comité Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes: ß Coordinación general Le corresponde asumir este rol a la institución rectora del área correspondiente al tema de la feria. las empresas. en tiempos y responsabilidades programados. tanto con personal técnico y de apoyo logístico. Le corresponde coordinar. hasta el montaje y levantamiento de información en la feria.organizaciones interesadas se integren. Ministerio de Trabajo y Previsión Social (MINTRAB). desde la gestión. En el proceso de organización. 2. como con aportaciones financieras. para evitar estos problemas es importante que las instituciones designen personal técnico responsable y comprometido con la actividad. hacer suyo el evento. que termina asumiendo todo el trabajo. posteriormente se integran las comisiones. es la estructura operativa interinstitucional conformada por diferentes comisiones. las Mesas Sectoriales de Trabajo. 1 Creación del Comité Operativo ¿Qué es un Comité Operativo? Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecución. aportando ideas. los miembros deben integrarse en el Comité Operativo para apoyar esta iniciativa. . 20 Ejemplo: Para realizar la Feria de Empleo. para el éxito de la feria. en el caso de la Microregión de Los Nonualcos. sugerencias. recibir y revisar informes parciales de cada comisión para elaborar un Informe consolidado de resultados. La inclusión de las entidades en el Comité Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus roles. que van a desarrollar funciones y roles específicos en el proceso. no lleva implícitas funciones operativas. Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y acciones que emprende el Comité. departamento de La Paz. aportes y funciones. la coordinación recae en la Oficina Regional Paracentral con sede en Zacatecoluca. instituciones y los organizadores deben de mantenerse en contacto permanente. participando en las actividades programadas. se conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal técnico. debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificación. en la planificación de cada una de ellas se han programado ferias. ya cuenta con una estructura de coordinación.

se debe dar a conocer al Comité el procedimiento para realizar las compras. v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas. anexándoles los documentos que generalmente solicitan. como también las condiciones en que las han llevado. Uno de los requisitos básicos es la presentación de una solicitud que acompaña a los formularios que estas entidades poseen. 21 . asesorías o en jornadas técnicas. requisitos y plazos que se requieren para obtener dicho financiamiento. personal de las empresas participantes deberán. la facturación para liquidar los fondos. planificar el presupuesto. v Personal para edecanes o guías y para levantamiento de la información de asistencia. Entre las funciones más importantes están: v Distribuir los espacios. el aporte es con jóvenes alumnos/as. mobiliario. Con los fondos autorizados para la feria. v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un día antes. v Elaborar notas de invitación a las autoridades correspondientes para la inauguración del evento y/o para la participación como expositores. v Gestionar las instalaciones para la feria. v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar. ß Apoyo logístico Coordinación y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisión de administración e inversión.ß Administración e inversión A esta comisión le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con las instituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyo financiero. portar visiblemente su gafete de identificación de la feria o de su empresa. en coordinación con la comisión de apoyo logístico para el montaje de stands o puestos de exposición y la distribución de los mismos. v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo y mobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria. los miembros del comité. no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con el manejo de los fondos. Entre las gestiones que se deben realizar para: v Obtener los recursos humanos. una alternativa es lograr la colaboración de colegios o institutos. equipo y financiero con las instituciones colaboradoras del evento. no necesariamente pertenecientes a las Mesas de Trabajo. v Elaborar reglamentos para los expositores. colaboradores. dirigido a la atención y cuidado de las instalaciones. diseñar y elaborar los stands. v Encargados del orden y aseo de las instalaciones. v Definir las necesidades del evento y solicitarlos. que cumpla con los requisitos establecidos en la planificación del evento. Es importante. v Elaboración de identificaciones. v Apoyar a los participantes y visitantes. sin excepción. identificar los trámites. v Programar y preparar los eventos de inauguración y de clausura. de acuerdo a medidas estipuladas.

que dentro de su quehacer institucional tenga relación con la generación de empleo y la actividad económica. Este tipo de actividad permitirá ubicar a las personas de contacto. para conocer si realmente el evento ha sido promocionado adecuadamente. v Para estimular la participación de los expositores. para establecer una relación permanente. para colaborar de manera estratégica en el evento con asistencia técnica y recursos de equipo y financieros. instituciones y proyectos de la zona y de otras zonas y municipios. sus objetivos y metas. Ejemplo: FUSAI. logrando obtener patrocinios con empresas. los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer sus capacidades. v Las ferias deben abrir espacios de participación a otras instituciones. durante el proceso de organización de la feria y para otras actividades. v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la población. donde se realice una presentación del concepto de la feria. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los interesados. v Elaborar diplomas de participación y entregarlos en la clausura del evento. puede patrocinar actividades y material específico. como valor agregado pueden generar ideas que emanen de la población meta. como desayunos empresariales. colectando la información de eventos anteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de información en la feria. 22 . se podría otorgar un premio al mejor stand. con sus redes de apoyo comunales para dar a conocer la feria. Podrían desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el sector empresarial de la zona previo al evento. buscando mayor identificación y cooperación. v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento. área geográfica donde existe un tejido empresarial muy fuerte. v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones. como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la región.ß Promoción y publicidad Es importante: v Elaborar una estrategia de promoción aprovechando los recursos de las diversas instancias y organizaciones. no solo contactarlos cuando hay una actividad especial. v Mantener actualizadas las bases de datos. establecer un periodo de promoción y posteriormente realizar un chequeo una semana antes del evento. ubicado en el Valle de San Andrés.

v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluación unificada. v Evaluar el evento con lecciones aprendidas. De acuerdo a la magnitud y proyección de la feria se establecen tres tipos de Comités Operativos: 1. programas. 3. CONAMYPE. Asegurarse que los expositores estén dando el seguimiento a sus contactos. proyectos e instancias locales.feria. v Utilización de herramientas técnicas. está conformada por los representantes de cada comisión para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluación. v Establecer los Centros de Información a los visitantes y expositores. Comité Operativo Interinstitucional. Funciones: v Evaluación de los expositores del evento. formado por personal de una institución. organizaciones. v Recopilar informes individuales de cada comisión después del evento para elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones. sus funciones son post. apoya a las empresas con el FAT (Fondo de Asistencia Técnica). como la Rueda de Negocios. lo cual les va a permitir diseñar e implementar sus propios planes de calidad. puede ser regional. 23 . v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados. Comité Operativo Internacional.como en el caso de la Microregión Los Nonualcos. v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan las conferencias o charlas técnicas. evaluación y sistematización Esta Comisión realizará sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha finalizado. conformado por instituciones de varios países. instituciones de financiamiento. 2.ß Asistencia Técnica Encargada de los: v Eventos de capacitación v Consiste en una programación de los diversos eventos y temas de capacitación que se desarrollarán. Ejemplo: CONAMYPE. que las ferias se conforman de manera participativa. para fortalecer el conocimiento de los expositores y participantes. es necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo. Ministerio de Economía. cada comisión esta integrada por representantes de las instituciones. v Compilar la información de todo el proceso para sistematizar cada una las etapas. por ejemplo a nivel centroamericano. Comité Operativo Institucional. con servicios de asistencia técnica. v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. ß Seguimiento. gestión de comercialización y asesoría técnica y para el financiamiento.

si no están bien estructuradas. . Evaluación y Sistematización * Asesoría institucional Administración e Inversión Apoyo Logístico Promoción y Publicidad Asistencia Técnica *Esta comisión está conformado por los encargados del resto de comisiones 2. se peligra de no lograr un impacto en la población meta y obtener los objetivos planteados. responsables y recursos. actividades. para ello se requiere: ß Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisión Partiendo del Plan de Acción que traza las líneas de trabajo generales. el próximo paso es ponerlo en marcha. se debe definir cuanto tiempo se necesita). durante (el o los días del evento) y después de realizada la feria (evaluación del evento y seguimiento).Estructura Organizativa del Comité Operativo Coordinación General Seguimiento. El Comité Operativo en marcha Ya tenemos el Comité Operativo estructurado ¿qué viene después? En el apartado anterior. el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo para darle seguimiento a la ejecución. • Indispensable En la ejecución de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisión. debe incluir las actividades previas (período de preparación. 2 . 24 La etapa de organización y planificación son las mas importantes. Se deben incorporar los objetivos. con el de Acción son los instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria. la principal condición para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos y permita una participación oportuna de los distintos actores responsables de las actividades es la coordinación. programan una reunión para elaborar de manera conjunta la planificación y programación de las actividades. se han definido comisiones con sus funciones. El Plan de cada comisión.

• No permitir Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante Ejemplo: Plan de Trabajo de la Comisión de Logística Objetivo Exposición y venta de artesanías. mobiliario. técnicos. es necesario asignar el presupuesto de inversión. entre otros).Elaborar notas de invitación. logísticos y financieros. gestiones y recursos. Es importante conocer las gestiones. que son indispensables para el desarrollo del trabajo. debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisión del Coordinador del Comité. -Entregar personalmente y motivar para la participación. para obtener los recursos logísticos y de infraestructura (local. . Resultados 10 empresarios han confirmado su participación como expositores Actividades -Selección de participantes. -Promotores. los aportes de las instituciones y patrocinadores.Ejemplo: Que el Coordinador General del Comité. Tiempo 8 días Recursos Vehículo Viáticos Brochures Hojas de inscripción Otras actividades importantes: ß Formulación de un Reglamento Interno Es importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa. el Comité Operativo. equipo electrónico. chequear que todas las comisiones han cumplido con sus funciones. 25 . papelería y materiales de oficina. darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisión. servicios públicos. donde se detallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo del personal. ß Presupuesto de Inversión Para que el Comité Operativo inicie sus actividades. Responsables -Comité administrativo y de Inversión. el día del evento se dedique a instalar los canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise que todo está listo para arrancar con el acto de inauguración a la hora estipulada. ß Ejecución de Actividades Con todos los recursos humanos. el costo de las actividades.

ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos. instituciones y publico en general por participar o asistir a la feria. crear la estructura basada en los Comités de apoyo. en torno a sus insumos. 3. para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones. definidos los comités y sus funciones. ß Los procedimientos deben estar claros. Se debe elaborar material publicitario para despertar el interés en las empresas. • Recomendación Es muy importante en el proceso: ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité).¿Cuáles son los pasos más importantes en la Organización? Son dos grandes actividades: 1. ya están listas las condiciones para iniciar las actividades. productos y servicios. ß Establecer fechas máximas de ejecución. La creación del Comité Operativo. En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la población meta: la oferta y demanda de productos y servicios. organizaciones. 2. Comité Operativo en marcha. Pasos: • • • Concepto Estrategia Directorio de Invitados 26 Ejemplo de afiche publicitario . PROMOCION Y PUBLICIDAD Un punto muy importante es diseñar el perfil de la oferta y demanda empresarial participante.

cuñas de radio. El objetivo debe indicar en forma breve de qué se trata. además de incorporar en la publicidad el de las instituciones que están a cargo del evento. la duración y la cantidad de los productos de promoción y publicidad. haciendo énfasis en los elementos de mayor importancia como sus beneficios. ß Se deben implementar acciones de acercamiento a través de instituciones colaboradoras. deben llevar un eslogan para atraer la atención.3. en el diseño de la estrategia esta el atractivo para que las personas asistan: ß Gestión en los medios de comunicación: dependiendo del propósito y enfoque de la feria. perifoneos. un lema o slogan de impacto. ß Productos de promoción y publicidad Para fortalecer y ampliar el proceso de promoción. (medios baratos de promoción) hojas sueltas. a través de contratos o cortesías comerciales o empresariales. se inicia generando el concepto: ¿Qué es un Concepto? Es construir una imagen. la estrategia. como a las empresas que ofrecen los mejores servicios y el mejor precio. 27 . 2 Diseñar una estrategia de promoción y publicidad La estrategia debe tener su fundamento en la utilización de los medios de comunicación y la elaboración de material publicitario. vallas. el perfil de la feria que se presentará a los participantes y al público en general. los productos promociónales podrán ser utilizados en los medios de comunicación masivos. Se define una idea o un concepto. El tipo. se debe determinar la forma en que se presentará la feria. la variedad. entre otros. hay que considerar dos aspectos: El nombre y objetivo Se debe definir un nombre y un propósito atractivos. identificando tanto a los potenciales socios. afiches.1 Elaborar un concepto de la Feria El Comité debe elaborar una estrategia de promoción. También se considera importante para incluir en el material promocional. el presupuesto asignado y la magnitud del evento. como: elaborar listas de empresarios y enviarles correos electrónicos promoviendo el evento. este es diferente al nombre de la feria. claros. se debe crear una figura o imagen que permita identificar y diferenciar la feria de otros eventos y actividades. 3. están sujetas a los objetivos. que identifique la actividad. se deben diseñar y distribuir una serie de productos de promoción y publicidad. es importante crear un logo para la feria. de fácil comprensión y cortos en palabras. El logotipo que representará a la feria Con el objetivo de facilitar su promoción y generar entre el público participante motivación y compromiso institucional.

es una actividad que se realiza con personal asignado por las instituciones colaboradoras o del Comité Operativo. ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos. v El perifoneo se utiliza en ciudades pequeñas. ß Cronograma de actividades de promoción Se elabora un cronograma de actividades. se realiza con personal de instituciones colaboradoras como las alcaldías municipales y/o empresas. afiches. 28 Es importante estructurar una estrategia de promoción y publicidad y ejecutarla en todo el proceso Es muy importante en el proceso: Cumplimiento de objetivos ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité). ß Los procedimientos y objetivos deben estar claros. para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones. fax. hora y lugar. fecha. e mail. Lo único que le hace falta es un lema o slogan para atraer o estimular la asistencia.ß Otros medios de comunicación: v La distribución de hojas volantes. . Se trabaja con un calendario indicando qué productos de promoción y publicidad se difundirá. Ejemplo: Un afiche utilizado en la 3ª Feria de Empleo en Zacatecoluca En este afiche se puede observar la información general de la feria: el nombre. en qué medio. con los logotipos institucionales. fecha y horario. espacio. los insumos son los productos promociónales en combinación con los contactos en los medios de comunicación.

05 20. es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde se realizará la feria y los eventos paralelos. agosto. No.agosto. v Centros de atención y asesorías: Ministerio de Trabajo. Ministerio de Economía.com Sra.05 22. 1 Directorio de Invitados Actividad Confección de ropa Empresa El Pedregal Dirección Barrio Las Flores.05 Lunes a viernes. Ejemplo: No. instituciones y otras entidades que se consideren importantes para participar. debe ponerse un número meta de participantes. v Expositores de temas técnicos. v Representantes gubernamentales. Este directorio debe dividirse en: v Expositores de productos y servicios.05 18. Horario No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica Todos los días en las fechas establecidas Afiches 2000 1000 Cuñas de radio Radio Sonora Tres cuñas diarias Una en la mañana. se elabora un directorio con la información básica.Ejemplo: Cronograma de Promoción y Publicidad Producto promocional Medio de comunicación Centros Comerciales Instituciones Empresas Alcaldías municipales Hojas volantes Alcaldías municipales (enumerar cuales) ONG´s Tipo de espacio y cantidad 40 30 40 25 Fecha 15. Pedro Ortiz 29 2 La Casa Rosada Artesanías 2278-1920 rosarte@hotmail.agosto. 38. AMPES. Mary Orantes 3 4 La casa de las Artesanías Nahanché Artesanías Artesanías .05 25 al 30 de agosto. 72. No. Zacatecoluca Barrio El Centro. contacto. Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales del municipio o región donde se va a llevar a cabo la feria. en agosto 2005.agosto. actividad económica. v Visitantes.com Persona contacto Lic. conteniendo nombre de la empresa. San Pedro Nonualco Teléfonos/email 2234-7892 pedregal@yahoo. v Colaboradores. 3 Directorio de invitados La primera actividad es recopilar la información de las empresas. dirección y teléfonos. otra por la tarde y otra por la noche 3. calle Olomega. CONAMYPE.05 17 al 23 de agosto. Pro Crédito. calle San Juan . entre otros.

ß Organización de los Invitados Se convoca de manera formal a los empresarios, expositores potenciales e instituciones a una reunión de coordinación, utilizando para esto el directorio de participantes, la invitación debe llevar la siguiente información: Incluir el lugar, la fecha, la dirección del local, los servicios que se ofrecerán. El personal de la Comisión de Promoción y Publicidad debe monitorear la recepción de invitaciones y la confirmación de la asistencia de los invitados. La reunión de coordinación con los participantes la dirige el Coordinador del Comité Operativo, la agenda tiene objetivos importantes: v La programación de las fechas de montaje y desmontaje. v Elaborar las condiciones de participación. v Llenar formulario de participación, se incluye el listado de productos de las empresas inscritas. v El plan, la promoción del mismo y el costo de inversión. Se debe tomar en cuenta la generación de negocios entre los expositores, una empresa participante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevos requerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de la reunión le da seguimiento Promoción y Publicidad.

3.4 Monitoreo de la promoción
Durante la ejecución de la estrategia de Promoción y Publicidad, y utilizando el cronograma de trabajo, se debe monitorear la distribución y utilización de los productos promociónales, los anuncios en los medios de publicidad, instalación de vallas y mantas en las calles, a fin de detectar el cumplimiento y aprovechamiento de los espacios obtenidos y del recurso invertido. El monitoreo lo realiza en primer lugar el Coordinador del Comité de Promoción y Publicidad y de manera directa el encargado de la Comisión de Promoción y Publicidad.

¿Cuáles son los pasos más importantes en la Promoción y Publicidad de una
feria?

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Son 6 actividades:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elaborar un concepto de la feria Estrategia de promoción hacia el expositor Estrategia de promoción hacia los visitantes Directorio de participantes Monitoreo de la promoción Actividades culturales durante las ferias

Paso
Paso

Evaluación

3

Preparación

1

• Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización

• Planificación • Organización • Promoción y Planificación

Paso

Ejecución
• 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento

2
31

Paso

2

Uno de los aspectos fundamentales para el éxito de la Feria, es el aporte y disponibilidad de las instituciones u organizaciones que conforman el Comité Operativo, deben combinar la experiencia en ferias y el conocimiento técnico, así como también sus vinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperación internacional y otros participantes de la vida económica de la región y del país. La ejecución del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar las instalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho días previo al evento para garantizar estar listos el día de la feria y arrancar con la Inauguración. Actividades: 1. Actividades ocho días previos a la Feria. 2. Día del Evento.

1. ACTIVIDADES DE OCHO DÍAS PREVIOS A LA FERIA ¿Por qué es tan importante este período? ¿Qué se hace?
Se desarrollan las siguientes actividades:

1. 1 Preparación de los recursos
Revisión de la documentación y papelería a utilizar Como parte de las actividades preparatorias de la Feria se debe reproducir la papelería que se utilizará durante el evento. La programación de la Feria, debe incluir dos tipos de materiales: 1. Listado del material y documentación, que requiere el Comité Operativo para el día del evento y que sea un exito 1. La programación de los eventos de inauguración y de clausura. 2. Listado de los funcionarios que participaran en los actos de clausura y de inauguración. 3. El listado de las empresas expositoras. 4. Programación de actividades técnicas paralelas: exposiciones sobre temas actuales entre otras. 5. Es importante de que los participantes o expositores evalúen el evento, para recopilar información para la evaluación final del evento, para esta actividad se deben elaborar fichas y entregarse un día antes que el evento finalice 6. Las credenciales o los gafetes deben estar listos, los del Comité Operativo y los que se entregarán a los participantes deben ser diferentes, de esa manera sabrán a quien recurrir en caso de un problema.

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ß Facturas Papel Carbón Lapiceros (2) Lápiz (1) Clips (una cajita) Grapas (10 hileras) Listas de precios Catálogo de productos. 3. Pasarán la ficha de evaluación a los participantes. Apoyarán las actividades paralelas de la feria. 7. 10. Atender las emergencias que se susciten. 2. Cuaderno de 50 páginas o libreta (1) Tarjetas de presentación Discos compactos promocionales Brochures y material publicitario Reunión de coordinación con las personas guías o apoyo y el personal de logística Funciones: v v v v v v v • Recibir a los visitantes y entregar el Programa a desarrollar en la feria.2. 4. 12. 5. Listado de actividades pre-evento para el empresario y para el Comité Operativo 33 . Apoyo a los participantes y visitantes. 6. Levantar la información de la asistencia al evento. 9. que requiere en el stand 1. Atenderán en la inauguración y clausura a los visitantes especiales. 8. 11. Listado de materiales para el empresario.

evento. Completo NO SI . para que en el evento no se presenten contratiempos con el recurso humano. anfitriones para el stand 34 Preparar los formularios para información de contactos/posibles clientes Disponibilidad de material de oficina para el stand Formularios de solicitudes especiales de los clientes Disponibilidad de gafetes de identificación para el personal del stand Entrenamiento del personal en todos los procedimientos de manejo del stand Es muy importante trabajar con las fechas programadas. equipo y material de todo tipo.Ejemplo: Listado de Actividades pre. si son requeridos Entrenamiento de personal del stand Organizar calendario de trabajo de personal del stand Cubrir necesidades de papelería y folletería Organizar disponibilidad de máquina de escribir o computadora para el stand Decidir necesidad de contratar recepcionista. responsabilidad del Empresario Debe ser completado Fecha puesta el (fecha) ACTIVIDADES ELABORACIÓN DEL STAND Negociación del espacio/ubicación con los organizadores del evento Designación de la persona responsable Preparación del presupuesto detallado Definir el objetivo del stand Identificar los productos/servicios a exhibirse Investigar alternativas para el montaje del stand Decidir quién/quiénes estarán en el stand Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales de publicidad estén debidamente montados MANEJO DE PRODUCTOS A EXHIBIR Organizar el transporte de productos Organizar el almacenamiento de cajas vacías y productos de consumo durante la feria OPERACIÓN Y PERSONAL DEL STAND Selección de personal de la empresa para trabajar en el stand. Uniformes para el persona.

PUBLICIDAD. Internet Agua para servicios SERVICIOS ADICIONALES Alquiler de equipo audio . cubiertos y servilletas) Cafetera Basureros Garrafón de agua Manejo de basura Seguridad para los productos. Refrigeradora Material desechable (vasos para agua y café. .visual Alquiler de mobiliario y alfombras Alquiler de teléfono y fax Decoración de plantas y flores.Listado de Actividades pre-evento. COMUNICACIÓN Preparación y envío de comunicados de prensa Publicidad y anuncios Elaboración de afiches publicitarios y banners. responsabilidad del Comité Organizador Debe ser completado el (fecha) Fecha puesta ATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STAND Entrenamiento del personal (edecanes) en todos los procedimientos de manejo de la feria y de los visitantes. Comida para el personal. de acuerdo a la magnitud de la feria y al tema que así lo demande. opcional Servicios fotográficos Extinguidores Rota folios y pizarrones Servicios de limpieza y sanitarios INFORMACION DE PRENSA. hojas volantes y otros Completo NO SI 35 A estos listados se les puede incorporar otras actividades. equipos e instalaciones Equipo logístico para reproducción de material SERVICIOS DE INGENIERIA Equipos Eléctricos Iluminación de las instalaciones de la feria Computadoras y accesorios para exposiciones.

Rueda de Negocios entre otros. v Por la seguridad del mobiliario y equipo. o Cafetería. o Servicios sanitarios. ß Como parte de la preparación es necesario revisar nuevamente todos los servicios adicionales que se han solicitado: o Instalaciones eléctricas. El personal asignado para estas actividades puede ser proporcionado por las instituciones participantes o subcontratado. de esta organización depende el éxito de la feria. definidas con anterioridad: o Recepción e información. es necesario realizar actividades de control: o Debe contar con seguridad para garantía de las instalaciones y de los equipos. o El personal de apoyo logístico debe estar identificado. 2. 2 Preparación de las instalaciones Este día se preparan las instalaciones. o Pantallas. mobiliario y equipo. financiamiento y otros apoyos. para no olvidar ningún detalle: . o Centros de atención: instituciones de asistencia técnica. de acuerdo a la distribución de stands ya planificados por la Comisión de Apoyo Logístico. marcas y condiciones de los equipos entregados en las instalaciones. 36 La organización del stand. o Equipo logístico para reproducción de material. etc. El listado debe contar con el recibido y entregado por las dos partes. o Sistema de sonido. ACTIVIDADES UN DÍA PREVIO AL EVENTO Se debe de prestar atención a las actividades del día previo. o Equipos audiovisuales. o Área de exposiciones y comercialización de productos y servicios. incluyendo la papelería y productos a exponer que necesitaran el día siguiente. o Computadoras y accesorios para exposiciones. v Distribución de áreas. o Rota folios y pizarrones. o Apoyo de informática. o Internet. nunca dejar para el propio día el traslado de equipo e instalaciones de los stand. papelería.1. con las cantidades. solo ellos pueden recibir y entregar los equipos y productos. o Área para actividades paralelas: exposiciones técnicas.. mobiliario. o Los participantes deben entregar a la Comisión de Apoyo Logístico un listado del equipo. los participantes deben llevar todo el material. es un tema que el empresario debe resolver con el apoyo del Comité Organizador ¿Cómo no olvidar nada? Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento.

Los participantes ganan más calificación después de la feria. v Gestión de comercialización de los productos. en las instalaciones el día anterior se ha dejado todo listo para iniciar las actividades a la hora programada este día. v Tratados de Libre Comercio. Preparación de la documentación técnica y comercial. entre otros Coordinar con el personal a cargo del stand. revitalización de las artesanías. v Excelente presentación. de esta manera son sensibilizados y capacitados para mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda. En términos de beneficio para la oferta. ¿Qué tipo de persona debe estar en el stand? v Con el conocimiento de los productos o servicios. deben tener el conocimiento de la empresa o negocio. 37 . v Conocimiento y manejo básico del mercado.v v v v v Preparación del material a exponer. ejemplo: tema especializado de pesca. Preparación de artículos promociónales. v Instrucciones con relación a la atención del cliente. se convoca una hora antes de la inauguración al personal asignado para las tareas logísticas y de atención a los visitantes y personalidades invitados para la inauguración. v Conocimiento de los objetivos de la empresa. v Establecer horario de atención. DÍA DEL EVENTO Se da inicio la realización de la feria. debido a los eventos paralelos que se realizan. audiovisuales. 3. v Preparación de material publicitario. rótulos. Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las: v Áreas de trabajo. v Capacidad de explicación. Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles. v A las necesidades de capacitación que se han identificado o al interés mostrado por los empresarios. Preparación de fotografías. para no causar incomodidades y mayores problemas. 1 Atención a los participantes y visitantes En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantes y visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al máximo las ventajas de la Feria y los eventos técnicos. 3. la feria representa una oportunidad de comunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios. Es importante incluir en los temas a desarrollar: v Técnicas de negociación. v Habilidad para cerrar negocios. así como también conocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otros sectores. entre otros.

v Desarrollo de la programación especial. técnicos y de secundaria. v Elaborar folletos de la feria. si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha. v La Coordinación General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios. Los visitantes de la feria se definen como empresarios de las MIPyME y de la gran empresa que a su vez se convierten en demandantes de productos y servicios y oferta y demanda de empleo. de los organizadores y de instituciones o empresas que consideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al interés puedan establecer contactos. los problemas de instalación. es el que debe estar supervisando el mantenimiento. solamente para la inauguración y la clausura. En general el grupo de visitantes. como también información de los temas a desarrollar en los eventos técnicos. personal de estas Comisiones deben acompañar a los participantes a lo largo de todo el proceso. así como también ONG´s. orientando y apoyando en los aspectos que demanden. acto que está a cargo de personalidades y autoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes. con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen el buen desarrollo. por ejemplo. estudiantes universitarios. v Este día el Comité de Apoyo Logístico.• Es importante : v Que las exposiciones. fundaciones. pueden ser sociales y culturales. se realizan en el espacio del almuerzo. en primer lugar por el Comité de Apoyo Logístico y por el Coordinador del evento. • 38 Recomendación Se debe levantar un registro de datos básicos de los visitantes. instituciones gubernamentales. para dos actividades muy importantes: . Colectar Información Las comisiones deben de colectar toda la información pertinente a sus funciones y áreas delegadas. estén de acuerdo al nivel de formación de los participantes. es una herramienta muy útil para los resultados. por que los funcionarios tienen en agenda otros compromisos. 3. v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo día o un día posterior. se ha preparado el lugar como un auditórium. apoyos técnicos y si se presentan problemas graves reportarlos a la Coordinación General. v Actividades complementarias. Esta actividad se monitorea. v Acompañamiento técnico y logístico. incorporando la información general de los participantes.2 Desarrollo de la Feria Inauguración Se inicia con la inauguración del evento. Es importante iniciar a la hora programada. la preparación del material didáctico y las metodologías a utilizar. que no se desfase la programación para clausurar a la hora fijada. incluye los actos de inauguración y clausura de las ferias y sus eventos. se vuelve complejo lo que permite visualizar el potencial y la complejidad del mercado en general. esto último implica seguir prestando seguridad a las instalaciones.

Ejemplo Evaluación del evento por parte del empresario FERIA DE ENLACES COMERCIALES EN LOS NONUALCOS FECHA: ______________________ Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores. f. d. ¿Participaría de nuevo en esta feria? _______________ Califique en una puntuación del 1 al 5 1= debe mejorar. 7. b. 5 = excelente a. e. 4 = muy bueno. solicitamos muy atentamente contestar las siguientes preguntas. 2 = regular. 1. c. b. 3. 2. • • • • • • 4. Detallistas. Mayoristas.v Elaborar informes por cada comisión. 39 ¿Qué sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros próximos eventos? . ¿En qué municipio se encuentra su empresa? ________________________________________________ ¿En qué lugar de la feria exhibió sus productos?_______________________________________________ ¿Cuáles eran sus objetivos para participar en esta feria? Seleccione de la lista siguiente Mejorar su comunicación con clientes establecidos ______________ Iniciar nuevas relaciones de negocios ______________ Compararse con otros competidores ______________ Intercambiar experiencias ______________ Contactos con otros empresarios ______________ Obtener una impresión general de la situación Del mercado de su producto ______________ ¿Qué clase de clientes ha contactado en esta feria? Subraye en la lista siguiente a. c. 6. Ubicación de la feria Organización de la feria Espacio de exhibición Condiciones generales del local Contactos realizados Publicidad ____ ____ ____ ____ ____ ____ 5. para entregarlos a la Coordinación General y se elabore un Informe General. Consumidores finales. Intermediarios o distribuidores. v Insumos para la evaluación del evento. 3 = buena. d. A continuación una hoja de evaluación para los empresarios.

5. este día es la culminación de todo el esfuerzo y coordinación realizada y es muy importante estar pendiente de todos los detalles. Preparación de las instalaciones.v Colectar información de clientes potenciales. Inauguración Atención a los participantes y visitantes. si la han considerado Feria de Productos Artesanales Los Nonualcos Junio de 2006 Fecha: ______________ Nombre de la Empresa: _____________________________________________ Gerente/Representante: _____________________________________________ Dirección: _______________________________________________________ Teléfonos: _____________________ Fax: ____________________________ Email: __________________________________________________________ Productos en los que usted está interesado: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ( ) Mayorista ( ) Detallista ( ) Distribuidor Solicitudes: ( ) Información ( ) Catálogos ( ) Muestras ( ) Cantidades ¿En la ejecución cuáles son las principales actividades? Son 7. 6. Evento de Clausura. . 2. Reunión de coordinación con guías o edecanes y el personal de logística. que cada Comisión cumpla su rol: 40 1. 4. 3. Preparación de los recursos 8 días previos a la feria. Recoger hojas de evaluación de los participantes 7. Ejemplo de hoja de datos de clientes potenciales Esta etapa finaliza con: v La clausura del evento v Recepción. Colectar información de participantes y visitantes.

Paso Evaluación 3 Paso • Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización Preparación 1 • Planificación • Organización • Promoción y Planificación Paso Ejecución • 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento 2 41 .

El análisis debe basarse en las Actividades: 1. comparando los resultados obtenidos en cada uno de los objetivos y metas planificadas. se debe realizar 15 días calendario posterior al evento. para realizar el análisis de la información generada de los informes parciales. la Coordinación General debe recopilar esos informes para analizar la información generada de los informes y planificar la Evaluación de Resultados. Se revisa la información generada de todo el proceso de la feria. esta fecha no debe pasar de 8 días calendario después e realizada la Feria. se programa una reunión con los representantes de cada Comisión. 1. Seguimiento 3. ß 42 Cada comisión plantea los logros concretos. de esta manera se elabora el Balance Final de Resultados. Resultados o metas EVALUACIÓN = Control de: Objetivos . se realiza un análisis comparativo con eventos anteriores. Sistematización Es la acción de medir los resultados y objetivos. de acuerdo a estos resultados se elaboran gráficos. da inicio con el Informe Parcial que cada Comisión debe elaborar de sus actividades. La Evaluación de Resultados 2. dificultades y soluciones vividas en el proceso. LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS Da inicio con el análisis de la información colectada y se realiza un balance de resultados de la feria. es la base para realizar un balance analítico.. 1 Informes parciales y análisis de la información Proceso de las actividades importantes post-evento: ß Se realiza una reunión de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores establecidos en la planificación. actividad que se realiza posterior al evento. Reunión del Comité Operativo.Paso 3 1.

planificación y gestión de eventos futuros o replicas del mismo. se realizaron considerando el tiempo y los costos previstos? 43 . evaluar el grado de éxito en la consecución de los objetivos. 2 Balance final de resultados Ejemplo: Balance Final de Resultados Etapas 1. los resultados.1. se flexibilizó) Impactos 1. La actividad de evaluación de resultados se utiliza para identificar y medir las dificultades enfrentadas. Logros Fortaleci miento técnico ¿Qué se puede mejorar? Aumentar la participación de empresas (ofertas y presencias) Perfiles solicitados bajos (empresas bajaron los perfiles con referencia a la feria anterior. ¿Se cumplieron los objetivos específicos previstos en la planificación del evento? ¿En que medida se cumplieron los objetivos específicos del evento? ¿El cumplimiento de los objetivos específicos del evento. 3 Evaluación de resultados ¿Qué es evaluación de resultados? La evaluación de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad. Dificultades Cumplir con los tiempos programados. La integración de las municipalidades en el proceso. de tal forma que se compruebe el grado de satisfacción de las expectativas creadas. el trabajo en equipo y la organización del mismo. ejecución de la planificación. La evaluación pretende recoger los resultados de una experiencia. Ejemplo de Interrogantes. Etapa: Planificación ¿Qué se tenía previsto? Tiempo previsto para realizar la feria 3 meses ¿Qué se realizó? Se realizó en 4 meses ¿Somos un equipo? Incentivar la participación de los sectores. permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relación a los objetivos específicos del proyecto en términos de su efectividad. generando conclusiones que sirvan tanto para la retro alimentación de la gestión del evento. las dificultades. bajo unos criterios determinados de valoración. suele consistir básicamente en la valoración del balance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos. el balance final es un insumo para la evaluación. cuando el evento ha finalizado o hacer una constatación del avance del mismo. Un proceso de evaluación tradicional. como para la identificación. el impacto y las lecciones aprendidas durante el desarrollo de la Feria. Se analizan los logros. que deben responderse con la evaluación.

es la relación entre las metas alcanzadas y las metas planificadas. el seguimiento y la sistematización. antes del tiempo programado y al menor costo de lo previsto? ¿Qué conclusiones y/o recomendaciones se pueden identificar? Para realizar la evaluación se debe: ß ß ß ß ß ß Identificar los objetivos específicos. Informe Final de los resultados. respecto a las metas previstas y el tiempo real. Revisar tiempos definidos para alcanzar las metas. Facilita la transferencia de información coherente y uniforme. mide los resultados alcanzados en relación con los costos y tiempos planificados. así como la información administrativa y logística. 4 Informe de resultados La Coordinación General es la responsable de elaborar un informe general de la realización de la feria. v Efectividad. entre otras acciones. en el cual se debe incluir: El balance general de los resultados.¿Cuáles problemas o limitaciones se presentaron en la ejecución del evento impidiendo el logro de los objetivos en el tiempo previsto y con los costos estimados? ¿Cuáles hechos o situaciones se presentaron durante la ejecución del evento que permitieron la superación de las metas o el logro de los objetivos específicos. en este punto se deben analizar por su efectividad. Revisión de metas. Identificar las metas del proyecto. eficacia y eficiencia. v Eficacia. Revisar el resultado de las coordinaciones. El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final. incluyendo los aspectos financieros en función de costo/beneficio. • Es muy importante Conocer como se cumplieron las metas del proyecto. v Eficiencia. Revisar recursos programados. . es la relación entre las metas alcanzadas y el tiempo previsto. necesaria para la evaluación. que incluya el concepto y los objetivos de la feria. La evaluación de resultados implica dos actividades: v v El análisis de la información. 44 1. Es importante contar con los insumos para el informe.

ß ß La identificación de los factores de éxito. Las conclusiones y propuestas. a cada una de las instituciones y empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. con una nota de agradecimiento junto al balance financiero y los anexos correspondientes. La capacitación a la oferta. es un factor clave para una efectiva participación en la feria. las dificultades y las principales lecciones aprendidas. tanto de los recursos aportados por las instancias involucradas como los aportados por entes externos Resultados Informe Financiero Pasos para la evaluación Resultados previstos Plan de evaluación COMPARACIÓN Medidas correctivas o reajuste 45 Resultados alcanzados El informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final. Este informe debe ser entregado. que permitirán realizar los ajustes necesarios para futuros eventos. pero también es un elemento de valor agregado al potenciar sus capacidades para futuras participaciones en ferias empresariales o eventos similares Importante Ejemplo: Informe Final Aspectos Antecedentes ¿Cómo se ejecutó el proyecto? Contenidos Objetivos del Proyecto Duración original del proyecto Las actividades que se desarrollaron para la consecución de las metas La metodología de trabajo Las dificultades y soluciones Los logros más relevantes Se debe adjuntar un estado financiero total del proyecto. Debe prepararse un resumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores para que conozcan los resultados. . han sido los recursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecución del proyecto.

quienes en éste momento del proceso. 2. se realizan acciones de seguimiento a los acuerdos. contactos. . así como también de los indicadores planificados. a fin de establecer el grado de avance en los logros durante la Feria. Se debe elaborar una matriz con los resultados y anexarlas a un informe.¿Cuáles son los pasos más importantes en la Evaluación de Resultados? 1. entre otros. ¿Qué actividades hay que realizar ahora? 2. 2. 4.2 Informe del seguimiento Con la información colectada debe elaborarse un informe. como también de las instituciones colaboradoras. Entrevistas a empresas e instituciones. Todo ello para contribuir a garantizar el impacto y la sostenibilidad de esta herramienta. convenios y alianzas establecidas durante la misma. ß ß ß 46 Al mismo tiempo. para conocer sus percepciones y comentarios sobre dichos avances. las transacciones concluidas. 1 Compromisos adquiridos En esta etapa se diseñan y aplican diferentes instrumentos. al tiempo que se realizan contactos directos con los participantes. 2. Informes parciales y análisis de la información El balance de resultados Evaluación de resultados Informe final de resultados . las dificultades o atrasos. todavía tienen negocios y acuerdos pendientes. La misma debe indagar sobre el avance en los negocios posibles o pendientes. Debe definirse una muestra escogida entre los empresarios. SEGUIMIENTO Posterior al proceso de preparación y ejecución. para monitorear los avances en el cumplimiento de los acuerdos que se definieron en la feria. las nuevas transacciones y la comunicación entre las empresas. se deben realizar entrevistas personalizadas a los empresarios seleccionados. 3. como resultado del seguimiento a las empresas participantes. para profundizar en los factores influyentes en el avance o retraso del cumplimiento de los acuerdos y en las alternativas para acelerar dicho proceso. se debe conocer la opinión de los funcionarios de las instituciones que acompañaron la realización de la feria. Para realizar el seguimiento debe: ß Elaborarse una ficha por expositor en la Feria. Una vez seleccionada la muestra.

se pretende que todos los involucrados compartan la información. es necesario realizar un balance crítico que indique al Comité Organizador el avance de los resultados. en el cual se detallan los siguientes aspectos: v v v v v v Las lecciones aprendidas. 2. Un resumen ejecutivo con estos resultados debe ser enviado a los empresarios participantes. Los acuerdos durante la realización de la feria. así como sobre las propuestas de alternativas que permitan acelerar el avance de los mismos. Es un primer nivel de teorización sobre la práctica. este es otro proceso que debe ser realizado por agentes externos a los que participaron en la realización de la feria. 47 . ¿Cuáles son los pasos más importantes en esta etapa? Verificación de los compromisos adquiridos Balance de logros Informe de logros 1. Los factores que han obstaculizado dicho cumplimiento. el logro de resultados e impacto del evento. como una herramienta efectiva para realizar transacciones exitosas entre las empresas. es muy importante que se den a conocer los logros y resultados de los compromisos post-evento. El sistema de seguimiento y evaluación es un conjunto estructurado de instrumentos. 3. De esta manera se puede seguir contando con el apoyo técnico o financiero de las instancias involucradas. se elabora un informe. 2. El grado de avance en el cumplimiento de los mismos. indicadores y reportes que tienen como función medir constantemente el avance. Lo que ha facilitado el avance de los acuerdos. se realiza después de concluido el proceso de la feria. 3 Informe de logros El informe de seguimiento debe distribuirse entre las organizaciones o instituciones que proporcionaron el apoyo técnico y financiero para la realización de la feria. Las conclusiones y propuestas pertinentes.ß Balance de logros del seguimiento Una vez recopilada y organizada la información anterior. Después de recolectar la información y elaborar cuadros estadísticos o gráficos. Por un lado pretende mejorar la práctica y por el otro enriquecer las teorías existentes de procesos. La fase de seguimiento contribuye a incrementar el impacto y sostenibilidad de la Feria de Desarrollo Empresarial. 3. SISTEMATIZACIÓN ¿Qué es sistematizar entonces? Es un proceso permanente y acumulativo de construcción de conocimientos a partir de la experiencia de acción/intervención en una realidad específica.

Reconstruir la metodología. 3. los retos y las necesidades de investigación para profundizar en lo ocurrido. Evaluar y sistematizar son dos actividades indispensables y complementarias en el proceso de realización de la feria. implica ordenar la información de manera que permita visualizar la trayectoria recorrida. Análisis de la información recopilada y ordenada sobre el proceso y la metodología. que acordaron y a partir de ese momento como se desarrollaron los acontecimientos. pero con una visión análitica. las metodologías puestas en práctica y la comprensión de lo sucedido. quienes estaban presentes. Aprender a partir de la acción. Conocer los resultados. se debe conocer de que manera se ha contribuido al desarrollo del proceso. conocer que es lo que ha ocurrido y los posibles resultados. donde se parte desde la primera reunión de coordinación para realizar la feria. de alguna manera también evalúa. permite penetrar en las actividades y procedimientos realizados. 3. por las causas que sean. Pero se trata de un proceso a mediano plazo. • ß ß ß ß Etapas importantes: Reconstrucción del proceso desarrollado. La sistematización sin duda. es realizada por personal externo al Comité Ejecutor. ß Estudiar una experiencia en proceso y rediseñarla para posibilitar el logro de los objetivos deseados.La sistematización es útil para: ß Crear instrumentos y condiciones para ejecutar de manera sistémica una experiencia que amerita un tratamiento de este tipo. por que los resultados obtenidos. las causas. poner en práctica la conceptualización de lo concreto y la capacidad de la transformación de la práctica. 2 Levantar el proceso de la experiencia 3. para recuperar los elementos teóricos y prácticos que se han utilizado en la experiencia Formular con precisión los problemas. los resultados alcanzados. Consiste en: ß ß ß ß Formulación clara de preguntas al proceso. Detectar deficiencias. ß Replicar proyectos cuyas estrategias y métodos de ejecución probaron en la práctica ser exitosos. 2 Levantar el proceso de la experiencia 48 Consiste en realizar una investigación. ß Desarrollar nuevos productos y servicios metodológicos. . menos ligado a la organización del trabajo relacionado fundamentalmente con la interpretación del proceso vivido. 1 Lecciones aprendidas Las lecciones aprendidas son el resultado de la implementación del proceso para la realización de la feria. ß Rescatar un experiencia ya concluida y cuya experiencia puede servir de guía para otras similares. esa metodología hay que reconstruirla y caracterizarla. permite conocer si el Plan General de Trabajo fue desarrollado y si los Planes de las Comisiones realmente fueron aplicados. a partir de experiencias que han ofrecido oportunidades de validación.

El inicio de las actividades. se ha programado para el sábado 23 de julio de 2007. se estiman 3 meses. se estima 8 meses. la planificación.Una práctica sistematizada se puede confrontar con otras. por que es más fácil comunicarla y analizarla. Las ferias de acuerdo a su magnitud. La sistematización es una metodología para recuperar los procesos de una experiencia. . se interrelaciona con todos los actores participantes en la ejecución y permite conocer opiniones técnicas de los problemas o dificultades y de las soluciones o decisiones tomadas en un momento especifico. después se sistematiza todo el proceso para la realización del evento. contando 3 meses para el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia. En el proceso de sistematización se analiza la información generada y se evalúan las actividades. se estiman 4 meses. Ejemplo: Cronograma de Actividades Meses Nº 1 2 3 4 Etapa Planificación Organización Promoción y publicidad Ejecución Actividades Detallarlas Detallarlas Detallarlas Detallarlas Primero X X XXXXX Segundo Tercer Cuarto XXXXXX FERIA XX X XXXXX XXXXX 49 5 6 7 Evaluación Seguimiento * Detallarlas Detallarlas Sistematización* Detallarlas * El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el período de seguimiento depende de la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados. Ejemplo: La Mesa de Turismo de la Microregión Los Nonualcos. realizará una Feria de Desarrollo Empresarial en Zacatecoluca. en el marco del proceso de desarrollo para una transformación social. debe realizarse el 20 de mayo de 2007 para que el evento tenga éxito y se cumplan los objetivos planteados. que generalmente está basada en actividades. permite analizar el periodo critico en la ejecución. A nivel local. requieren diferentes tiempos para su organización: ß ß ß A nivel internacional. A nivel nacional.

las lecciones aprendidas. los visitantes. desde la percepción de los participantes empresarios. Población objetivo. entrevistas. Las lecciones aprendidas. Personal involucrado en la ejecución. Actores nacionales. estas son un apartado muy importante. 3. Instituciones colaboradoras. del Comité Operativo y de los actores que se involucraron en la actividad. Revisión de todo el material generado: planificación y planes operativos. Actores locales. La metodología empleada esta basada en la realización de focus group.3. talleres participativos y revisión bibliográfica. para levantar el proceso de las Ferias de Desarrollo Económico Local. Empresarios asistentes y expositores. 3 Documento final Como resultado de la sistematización. Presenta una estructura de acuerdo a las fases de implementación del proceso. se obtiene como resultado la elaboración de un documento que refleja el procedimiento paso a paso de la ejecución de la feria. reuniones. Elaborar un documento final. Compartir y socializar el documento. con la experiencia. La elaboración del documento requiere de mucha investigación en diferentes niveles: ß ß ß ß ß ß ß ß Comité Operativo. en el caso de las feria se realiza la investigación de acuerdo a los tres pasos que se desarrollaron y las actividades inmersas de cada paso. Levantar todo el proceso de la experiencia compartida y vivida. 2. tiene su base en los logros y dificultades encontradas en el camino para llegar a culminar la ejecución planificada. 50 . ¿Cuáles son las actividades más importantes en este paso? 1. 4.

Ministerio de Trabajo. Mesa de Turismo en los 15 municipios de la Micro región de Los Nonualcos para el fortalecimiento del sector turístico. ¿Qué es la Planificación?. en el marco del desarrollo económico local. 2005. CORSATUR. diciembre 2002. Consultora. 2004. Consultora. Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). Instructor Jaime Alfredo Barrientos. Manual de Orientación para la Micro y Pequeña Empresa del Sector Turismo en El Salvador. 2005.BIBLIOGRAFÍA ß ß ß ß Capacitación en el uso de Herramientas de Gestión para MIPyMES. Programa FORTALECE(MINEC/GTZ). diciembre. Venezuela. ISDEMU. Sistematización de la Creación de Empleo Rápido. Ministerio de Economía y CONAMYPE. Entrevistas: Sra. 2001. octubre. María Elena de Alfaro. Ministerio de Turismo. Caracas. Enrique Gallicchio. Cámara de Comercio Exterior de Córdova. abril. Sistema de Rueda de Negocios. Consultora. Reseña de Logros. Pequeña y Mediana Empresa (PROMYPE) de la GTZ en Honduras. Carmen de Pereira. Manual de La Rueda de Negocios y sus Componentes. marzo. Programa de Fomento a la Micro. 2003. 1ª Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial. El Desarrollo Local en América Latina. Carta Informativa. Programa de Desarrollo Local Centro Latinoamericano de Economía Humana (CLAEH). Rosario Mata. autor Luís Barriga. 2004. Convenio Constitución. Ministerio de Economía. noviembre 2000. ß ß ß ß ß ß ß ß ß Ferias Preventivas de la Violencia Intrafamiliar. Estrategia Política Basada en la Construcción de Capital Social. CONAMYPE. Republica de Argentina. Sistematización de la Feria de Empleo en Zacatecoluca. Carmen de Pereira. febrero 2005. Proyecto ANEP/GTZ. Presidenta de la Cámara de Comercio e Industria de El Salvador 51 . Uruguay. 2004. Guía para realizar Ferias de Empleo. realizada por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social y el Programa FORTALECE (MINEC/GTZ).

sv .A. C.Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Calle El Mirador y 91 Avenida Norte # 4709 San Salvador.org. Telefax: (503) 2263-2244 e-mail:fortalece@fortalece. El Salvador.

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