U n i v e r s i d a d d e l N o r t e
II
Eventos, Protocolo y Etiqueta
2.1 Guía Básica para Organización de
Eventos en la Universidad del Norte
En la Universidad del Norte todos los eventos son
importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra
Institución y proyectan la imagen que año tras año
construimos en equipo. Por eso “hacer” un evento
significa “organizarlo”, prever los detalles, visionar el
momento o tiempo en que queremos que se realice
y cómo deseamos presentarlo ante nuestros invitados.
Esperamos brindarles los lineamientos principales para
lograr estos propósitos con este instructivo.
2.1.1 ¿De dónde nace un evento?
•De la inquietud por discutir un tema: foro, panel,
debate.
•De la intención de presentar una información:
conferencia, exposición, congreso.
•De la necesidad de brindar un espacio a la academia:
seminario, taller.
•Del deseo de compartir en torno de la cultura y el arte:
presentación de teatro, danza, exposición de artes
plásticas, recital de poesía, concierto.
•De intereses sociales: cóctel, cena, almuerzo, otros.
•Del deseo de divulgar resultados de investigaciones o
proyectos: ruedas de prensa, conversatorios con los
periodistas, etc.
2.1.2¿Qué tipos de Eventos puede haber?
Básicamente, los eventos se clasifican en:
·Académicos
·Culturales
·Sociales
·Deportivos
2.1.3 ¿Cómo organizo un evento en la Universidad?
Antes de iniciar la organización de un evento debemos
haber definido el tipo de actividad que desarrollaremos,
pues de ello depende la correcta planificación para que
sea exitoso. Los pasos que debemos seguir para llevar a
cabo un evento nuestra Institución son:
1. Definir el tipo de evento (académico, cultural,
deportivo, social). Este paso incluye identificar el tema,
objetivos, público al que va dirigido y justificación.
2. Revisar si el evento exige tener una imagen especial,
para entonces crear logotipo, diseñar e imprimir el
material promocional (afiches, folletos, brochures,
volantes, pendones, pasacalles, backings, etc). Esto
se acostumbra en eventos de relevancia nacional e
internacional. Este proceso afecta el presupuesto, por
lo cual se anticipa al mismo.
3. Prever el presupuesto del evento y quién asumirá los
costos, si es una dependencia académica, administrativa o
externa a la Universidad. En términos contables debe
existir claridad en cuanto a la organización, la cuenta y el
programa al que se cargarán los egresos e ingresos que
tendrán lugar, para lo cual se debe consultar con la
oficina de Tesorería el Manual de Manejo de Congresos
y Seminarios para el control Financiero, así como
analizar si se necesitará contratar personal de apoyo en
las diferente áreas de trabajo que exija el evento, en
especial si es de gran envergadura, pues esto debe
incluirse en el presupuesto, así como equipos de
computación, radioteléfonos, stands para exhibición,
silletería adicional u otros implementos que sugieran los
diferentes comités.
4. Definir la fecha del evento, así como la hora de inicio
y finalización. Para ello debemos tener en cuenta que no
haya otros similares en la Institución, en la ciudad y en el
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país, sobretodo si el evento es de carácter nacional e
internacional o si tendremos invitados a quienes esto
pueda afectar en su decisión de venir.
5. Definir la lista de invitados o base de datos a quienes
queremos llegar. En un evento institucional se debe tener
presente el protocolo a seguir y los invitados indicados
para cada caso según el carácter y tipo del evento.
Sugerimos revisar en el Manual de Protocolo, el aparte
de “El arte de invitar”, para mayor ilustración, y además
ver el anexo Guía Invitados eventos frecuentes.
6. Asignar tareas a funcionarios o comités, pues es la
mejor manera de aunar esfuerzos para el logro de un
objetivo común a mediano plazo. Estas personas o
comités se encargarán de la parte académica, financiera,
logística, de comunicaciones, cultural y de dirección
general. (Ver funciones adelante)
7. Diligenciar el FEDERICO, sistema electrónico oficial
para la generación de eventos en la Universidad y que se
encuentra en el OFELIA. Esto se hace con el fin de
convocar a las instancias que colaboran en la
organización del evento, como son:
-Aprobación y asesoría de la oficina de comunicaciones.
-Solicitud de presencia del Rector (si es pertinente).
-Solicitud de salón, servicios generales y audiovisuales.
principalmente.
Posteriormente se recomienda solicitar una reunión ge-
neral para informar completamente sobre la actividad y
las expectativas que al respecto se tienen.
Todo evento que se realice en la Institución debe tener
un responsable administrativo visible; por ello, siempre
habrá quién pueda generar el Federico a través de su
Ofelia, pues si es un funcionario lo hace el director del
área. Si es un profesor o estudiante, depende de su
departamento, y si es un comité estudiantil, dependerá
de la oficina de Bienestar.
Para obtener inducción sobre el uso del sistema se
deben comunicar con Miguel García en el Centro
de Informática, ext. 276.
8. Confirmar el lugar en donde se realizará el evento. La
oficina encargada de asignar los salones es la de
Administración del Coliseo Deportivo, ext. 526. Esto
depende estrictamente del tipo de evento, si es un
d e l N o r t e
congreso amerita un lugar amplio que albergue, como
mínimo, 300 personas (Cancha Central del Coliseo o el
Auditorio) o tener salones alternos para el desarrollo de
las conferencias o seminarios. Si es un evento menor,
como una conferencia, se debe reservar una sala como
la del Instituto de Idiomas, el Roble Amarillo, el Salón
de Proyecciones o los salones del CEC. También se
puede optar por salones externos en hoteles y otras
instituciones, como el Teatro Amira de la Rosa, la
Cámara de Comercio, el Teatro de Bellas Artes, entre
otros.
Los lugares disponibles dentro de la Universidad son:
·Salón de Proyecciones, para 77 personas
·Sala de Conferencias del Instituto de Idiomas, para 50
personas
• Salones del C.E.C., ajustable para 20, 60 ó 80 personas
• Salón No 1 del Coliseo, para 100 personas
• Auditorio, para 245 personas
• Lobby Norte del Coliseo, para 100 personas
• Lobby Sur del Coliseo, para 100 personas
• Cancha Central del Coliseo, para 1000 personas
• Teatrino del Coliseo, para 50 personas
• Plazoleta del Café du Nord, para 50 personas
• Café du Nord, para 60 personas sentadas y 150 de pie.
9. Informar al público objetivo sobre el evento.
Dependiendo del carácter del evento y del público al que
queramos llegar se dividen en:
• De convocatoria abierta
Se hará publicidad (avisos en prensa y radio, si es
necesario) y promoción interna (carteleras, email, web,
volantes y afiches). Si es un evento menor, se
promocionará internamente guardando las proporciones
y teniendo claro el público al que deseamos convocar.
• Evento cerrado
Como paneles, talleres, seminarios y eventos sociales,
solamente se informará directamente (tarjeta o carta) a
los invitados o interesados de la base de datos y luego, si
se desea, puede ser divulgado a través de la prensa con
solicitud expresa a través del Federico.
Este proceso implica, además, la impresión de las
tarjetas de invitación o material informativo que será
enviado a los conferencistas (taller, seminario,
conferencia), y/o anfitriones y homenajeados (recital,
exposición, evento social) del evento. Del mismo modo,
se deberá enviar las invitaciones y confirmar a
losinvitados especiales, si es un evento cerrado, o abrir
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la convocatoria cuando se trate de una conferencia,
seminario o congreso abierta al público.
10. Auditoría sobre las tareas de cada comité o parte del
evento, a saber:
•Dirección general: es quien coordina todos los comités
o personas y da las directrices desde el inicio, supervi-
sando que se cumplan.
•Académica: confirmación de los conferencistas,
programación, información para divulgación y labor de
promoción en medios, así como el acompañamiento a
los conferencistas en la divulgación, entre otros.
•Financiera: Consigue patrocinios, convenios con hote-
les, restaurantes, empresas pertinentes para el evento,
manejo de tiquetes de invitados y conferencistas, pago
de
servicios de conferencias y en general, toda la gestión
financiera que conlleve el evento.
•Logística: salones, transporte y atención de invitados y
conferencistas; supervisa la disponibilidad de recursos
audiovisuales y técnicos para el desarrollo del evento,
comida y zona de alimentación e insumos para ello, así
como el área de inscripciones.
•Comunicaciones: desarrollo de las campañas de
expectativa y promoción, montaje de información en la
web, contacto por e-mail y otros medios, supervisión del
diseño e impresión de la imagen y material P.O.P. del
evento, elaboración de carpetas informativas, souvenires
para invitados especiales y conferencistas, entrega de
material como escarapelas y carpetas que solicite la parte
académica y logística para las inscripciones, convocatoria
a medios, confirmación de periodistas y envío de
material periodístico, asesoría y revisión general del
Protocolo.
•Cultural: organización de los eventos sociales y
culturales, atención especial a invitados y conferencistas,
revisión de los detalles de sonido, luces y demás para las
presentaciones que así lo requieran.
11. Desarrollo del Evento. Durante la actividad, cada
comité o persona asignada a las tareas específicas
deberá continuar vigilando que se cumplan de acuerdo
con lo previsto y, si hay alguna falla, retraso o problema,
reaccionar inmediatamente para darle la solución más
adecuada. Para ello se recomienda que todos los
integrantes de la parte organizativa tengan a mano un
directorio de las personas del área técnica, académica,
logística, cultural y demás, para que cuando se necesite
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se pueda comunicar de manera rápida para informar
cualquier inconveniente y obtener ayuda. En ocasiones
es recomendable el alquiler de radioteléfonos.
12. Actividades post-evento. Se debe concluir la relación
generada con los actores del evento de la siguiente
manera:
Envío de cartas de agradecimiento a los conferencistas e
invitados especiales por su participación, a las empresas,
medios de comunicación, personas y entidades que finan-
ciaron el evento o hicieron aportes para la realización del
mismo; seguimiento al pago oportuno de los proveedores
y personal técnico, logístico y cultural que participó en las
actividades realizadas; notas o reconocimiento de los lo-
gros obtenidos a las personas que hicieron posible el
evento, además de las propias de cada evento que
identifiquen los realizadores.
13. Evaluación del evento. Se sugiere, al finalizar
el evento, organizar una reunión en la que los
representantes de los comités entreguen un informe
cualitativo de lo que fue el evento y en una entrega final
se identifiquen las falencias, logros y novedades que se
hayan obtenido del mismo. Las reuniones de evaluación
son importantes tanto para la dependencia que efectuó el
evento como para las demás unidades de la Institución
que colaboraron con él.
En general, cada evento tiene exigencias individuales muy
específicas que sería difícil abarcar en su totalidad; sin
embargo, esperamos poder ofrecer una guía clara de
cómo proceder ante la inminencia de un evento y de los
pasos básicos a seguir para que éste sea exitoso.
2.1.4 Anexos
2.1.4.1 Guía de invitados a eventos frecuentes en
Uninorte
De acuerdo con nuestra finalidad de ofrecer una guía
concreta sobre la organización y detalles para el
desarrollo de un evento en nuestra Institución, damos a
continuación algunas pautas para tener en cuenta al
momento de elaborar la lista de invitados a una actividad:
Según sea la pertinencia, interés y envergadura del
evento se contemplará la posibilidad de invitar a
autoridades locales, regionales, nacionales o
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internacionales; civiles, eclesiásticas o militares, (en cuyos casos
la invitación será bajo el nombre del Rector de la Universidad y
de la dependencia que organiza el evento. Toda vinculación a
nombre del Rector para la convocatoria de actividades en la
Universidad deberá tener su consentimiento previo y sin excep-
ción. Este tipo de invitados se contemplan sobretodo para
eventos grandes como congresos, seminarios o actividades de
índole nacional o internacional, pero también puede ser para
eventos menores que traten temas de actualidad imperante y
oportuna que los convierta en protagonistas del momento. En
eventos en los que se deba convocar a los medios de comunica-
ción, dicha gestión será coordinada por la Oficina de Comuni-
caciones y Relaciones Públicas.
Eventos internos administrativos:
• Consejo Directivo.
• Staff administrativo.
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con
el tema y carácter del evento.
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico
(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento).
Eventos internos académicos:
• Consejo Directivo
• Decanos
• Directores de programa (pregrado y postgrado según el caso)
• Staff administrativo
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con
el tema y carácter del evento.
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico y
el comité de estudiantes de la División que aplique por el moti-
vo del evento.
Homenajes o reconocimientos administrativos:
• Consejo Directivo
• Staff administrativo
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y
carácter del evento.
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico
(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento).
• Familiares del homenajeado.
• Lista de invitados especiales que el homenajeado sugiera.
Homenajes o reconocimientos académicos:
• Consejo Directivo
• Decanos
• Directores de programa (pregrado y postgrado según el caso)
• Staff administrativo
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y
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carácter del evento.
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico y
el comité de estudiantes de la División que aplique por el moti-
vo del evento.
• Familiares del homenajeado.
• Lista de invitados especiales que el homenajeado sugiera.
Inauguración de etapas de la Universidad, nuevos
edificios o unidades de negocios:
• Consejo Directivo
• Staff administrativo
• Donantes del proyecto
• Empresas o proveedores participantes
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y
carácter del evento.
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico
(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento).
• Lista de invitados especiales que indique el director de la nueva
área.
Para casos excepcionales o eventos que no estén aquí reseñados
se debe consultar a la oficina de Comunicaciones para mayor
asesoría.
Como recomendación especial, sugerimos observar detenida-
mente la lista de invitados del evento con el fin de no olvidar
personas importantes y así evitar futuros inconvenientes.
2.1.4.2 Manual de manejo de congresos o seminarios
1. Debe hacer un presupuesto de ingresos y gastos del congreso
y solicitar la su aprobación a la Vicerrectoría administrativa y
financiera, una vez aprobado el presupuesto debe registrarlo en
la oficina de presupuesto para que le asignen un centro de cos-
tos. Recuerde que no puede girar para hacer un pago si no tie-
nen plata en su centro de Costos.
2. El presupuesto debe venir aprobado por la Vicerrector Admi-
nistrativa y Financiera, la ingeniera Alma Lucía Diazgranados.
3. El presupuesto debe discriminarse por los rubros de gastos
que aparecen en el Plan Único de Cuentas y que son los mismos
que utiliza la universidad. En la ext.243 podemos aclararle en
qué rubros puede ubicar cada gasto, en caso de que lo requiera.
4. Si se reciben donaciones, debe existir una carta de compromi-
so que se le deberá remitir a Créditos y cobranzas para que ela-
bore la factura correspondiente y le ingreso en el sistema.
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5. Una vez terminado el evento, debe hacerse la liquidación del
mismo a fin de verificar el cumplimiento de lo presupuestado,
en caso de esperar un déficit debe indicarse claramente quién lo
asumirá.
6. Si desea que el valor del congreso sea pagado con tarjeta de
crédito debe tener en cuenta que la comisión que cobran las
entidades a la universidad por este servicio es del 3.5% por lo
tanto debe estar incluido en el presupuesto de ingresos y gastos
de su congreso o seminario.
7. La cuenta bancaria a utilizar para recaudar los ingresos del
Congreso es la Cuenta Corriente No. 467-04657-9 del Banco de
Bogotá. La consignación debe hacerse a nombre de Fundación
Universidad del Norte.
8. La persona que consigna debe enviarle el volante de consig-
nación con el nombre escrito del participante para que usted
pueda tener la certeza de la consignación de la persona.
9. Recuerde que en caja no se reciben montos superiores a
$100.000 pesos, por lo tanto si el valor del congreso es supe-
rior a este monto deberá cancelar únicamente en el banco.
10. Hacer una relación con nombre, cédula, valor y fecha de la
consignación para llevarla a contabilidad con el fin de legalizar
los ingresos.
11. Se sugiere que se sirva de las oficinas de compras (en el
evento de cualquier compra), servicios generales (contratación
de comidas, transporte, músicos, etc.), comunicación y relacio-
nes públicas (cualquier tipo de publicidad), Mantenimiento
(instalación de teléfonos o cualquier adecuación locativa que se
necesite), archivo central (en el evento de tener que enviar co-
rreo) con el fin de que se le facilite su gestión y no tenga incon-
venientes con los diferentes pagos que esto genere. Cuando
autorice pagar una factura, esta debe cumplir con ciertos requisi-
tos que en estos departamentos le informaran. Adicionalmente
se manejan unas fechas de vencimientos de pagos para que
tenga presente de no hacer negociaciones con pago inmediato.
12. En el evento si se contrataron conferencistas debe tener
presente si su pago se efectuará en dólares o pesos colombia-
nos. En cualquier evento deben elaborar cuenta de cobro a
nombre del conferencista, la cual debe estar firmada por el con-
ferencista. Los pagos a las personas Nacionales se hacen con
consignación bancaria a la cuenta del conferencista, por lo
tanto en la cuenta de cobro, antes de la firma, debe estar la in-
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formación del No. de cuenta, Tipo de cuenta y nombre del ban-
co, para asegurar que el pago llegue al destino correcto. Si el
valor a pagar al conferencista, supera los $100.000 pesos debe
hacer contrato civil, para esto debe tramitarlo a través de la ofi-
cina de gestión humana, la persona contacto para este fin es
Gina Basto. Tanto la cuenta de cobro como el contrato deben
quedar firmados por el conferencista para poder hacer efectivo
el pago. El pago a los conferencistas se hace efectivo a los 8 días
siguientes a la conferencia, siempre y cuando todo lo anterior
este diligenciado de manera correcta.
13. Las cuentas de cobro de los conferencistas deben ser entre-
gadas en tesorería con 15 días de anticipación a la fecha de pago
para tener tiempo de hacer todos los trámites respectivos.
14. En el evento de pago en dólares, la persona debe recoger
personalmente los dólares en el banco, para esto debe, en pri-
mera instancia, recoger la carta de autorización que la universi-
dad le envía al banco para que le hagan entrega de los dólares,
firmar el egreso y el contrato si lo hubiere.
15. En el evento de que el conferencista no pueda pasar por las
oficinas de tesorería y gestión humana a firmar su contrato y
recibir su paga, debe el conferencista autorizar a una persona
mediante carta para que reciba el dinero y le lleve los documen-
tos que debe firmar. En este caso la persona encargada se
responsabiliza por traer devuelta los documentos a las oficinas
respectivas.
16. En el evento de necesitar hospedaje en un hotel, debe reali-
zar la solicitud a través de gestión humana, persona contacto
Evelyn Bennedeti, para tal fin debe diligenciar el formato “Soli-
citud de capacitación o comisión de trabajo, tiquete y hospeda-
je” que la oficina de gestión human tiene para estos efectos.
17. En el evento de recibir donaciones y que las empresas do-
nantes soliciten factura para legalizar la donación en su empre-
sa, debe dirigirse a la oficina de créditos y cobranzas, persona
contacto Rocío Tafur.
18. Si necesita alguna asesoría adicional sobre la organización
del congreso diríjase al CEC, persona contacto Evelyn Blanco.
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2.1.4.3 Instructivo acomodador y guía de eventos
Ejemplo de documento para formalizar la labor de un
guía en un evento
Estimados (estudiantes, secretarias, amigos):
Hemos querido vincularlos al evento de __________________
_________________ como parte importante en la logística y
para ello necesitamos del compromiso y colaboración que
ustedes pueden brindar.
A continuación describimos las funciones y actitudes que
esperamos acojan eficientemente antes, durante y después de la
ceremonia de graduación:
•Asistir puntualmente y sin excepción al ensayo programado
para el día _________, a las ___________, en el Coliseo.
(Principalmente los coordinadores de guías.)
•Se les solicita llegar puntualmente el día del evento, ________
___________, a la hora indicada para el personal de apoyo y
logística: 2:30 p.m.
•La ubicación de los guías será así:
-Entrada lobby Norte: 4 guías, dos en las puertas de vidrio y
dos en las entradas a la cancha central.
-Lobby Sur: 5 guías en total, 2 guías en las escaleras que
comunican con los pisos 1 y 2, uno en cada descanso; 1 guía en
el primer piso y 2 en el segundo piso, por donde ingresarán
también los asistentes al evento.
-Acceso a Uninorte y guía Coliseo: Desde las tres puertas de
acceso (4, 8 y 7) se ubicarán en puestos estratégicos 6 guías que
deberán informar a los asistentes del camino al Coliseo. Uno
en cada puerta y diez en el camino hasta el Coliseo. Deben
conservar sus posiciones, para la asistencia en los alrededores e
interior del mismo, prestando especial atención a la atención en
la salida del evento a los invitados especiales y demás asistentes.
•Los guías y acomodadores deben estar pendientes de recibir a
los asistentes, invitados y estudiantes, quienes ingresarán por
las entradas 04 (peatonal, cra 51B), 07 (pueblito) y 08
(parqueadero contiguo al edificio de postgrados) para
finalmente llegar al Coliseo por el lobby norte y sur.
•Para una mejor organización del personal asistente al acto, se
ha dispuesto que los asistentes e invitados especiales ingresen
principalmente por las entradas 07 y 08 y luego por entrarán
por el lobby norte del Coliseo (cra 53) y el lobby sur (escaleras)
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y saldrán por allí mismo, sin embargo hay quienes llegarán por
la entrada peatonal, en la cra. 51B teniendo que dar especial
atención en la guía de este camino, desviándolos por
casa blanca para que lleguen directamente al Coliseo por esta
vía.
•Los estudiantes, asistentes y algunos invitados llegarán desde
las 6:30 p.m. por lo que se les pide estar en sus posiciones
desde las 6:00 p.m. para recibir cordialmente a quienes estén
ingresando a la Universidad.
•A cada Guía se le entregará una escarapela distintiva, la que
deben cuidar y devolver a __________, al finalizar el evento.
•Estarán habilitados los baños del lobby norte (por donde
ingresarán) y del lobby sur para que las personas que estén cerca
de cada puerta puedan acceder a los baños más cercanos.
•Durante el evento, deben conservar sus puestos de apoyo y
estar atentos a cualquier persona que llegue tarde y proceder a
guiarlo de igual forma que con los anteriores.
•La actitud que presenten ustedes durante el evento es vital y
debe ser siempre amable; ofrecer una sonrisa a cada persona
que se les acerque, dar las indicaciones con frases gentiles y de
manera afirmativa, manteniendo siempre una buena postura
(elegantes) aunque se sientan un poco cansados.
•Es responsabilidad del guía y acomodador, venir vestido con
pantalón negro y blusa o camisa blanca, zapatos bien limpios y
traer el cabello muy bien peinado.
•Los guías deben llegar a la hora indicada y permanecer en el
evento hasta que este se de por terminado, manteniendo
siempre la actitud de servicio y apoyo.
•Atender a las demás indicaciones que se les entreguen durante
el ensayo del evento y el evento mismo, para que todo salga con
el éxito esperado. Les reiteramos nuestro agradecimiento al
cumplimiento de estas funciones y a la labor que ustedes
prestarán a su Institución, además de reconocer la vital
importancia que reviste su participación en esta Ceremonia de
Grados.
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2.1.4.4 Protocolo de atención para stands de Uninorte
Se ha desarrollado un corto manual para optimizar el correcto desempeño del
personal que tenga a cargo la atención en stands de Uninorte, dentro o fuera
de la Institución, con indicaciones que se recomienda seguir, pues son parte
de la proyección de la imagen institucional que se debe conservar. Igualmente
se ofrece un libreto guía estándar que busca unificar el concepto y presenta-
ción de la institución ante el público que lo visita.
Toda aquella persona (hombre, mujer, estudiante o profesional) que sea
contactado para guiar la promoción de la imagen institucional o de una de sus
instancias a través de un stand de la Universidad del Norte, se constituirá en
un “Guía” del stand y deberá observar las siguientes instrucciones:
Desempeñopersonal
1.Asistencia puntual en la hora indicada para los ensayos que se programen y
una hora antes, el día del evento.
2.Durante la actividad promocional deben seguir las instrucciones dadas por el
representante de la Universidad, encargado del evento. Los guías se desempe-
ñarán sólo bajo las órdenes de la persona encargada. Así mismo, deben
ubicarse donde se les indique.
3.La hora de salida será la que indique la persona responsable del evento y
antes de retirarse deberán dar aviso al supervisor o jefe encargado.
4.Es responsabilidad de los guías, venir bien vestidos o con uniforme según
indicación.
5.Durante todo el evento, los guías y personal de atención deben conservar
sus puestos. En caso de ser necesario ausentarse del puesto indicado, se debe
informar previamente a la persona encargada y de ninguna forma dejar solo el
stand sin previo aviso.
6.Dirigirse al público en todo momento de manera formal y cordial, mante-
niendo el respeto con las personas que se acerquen al stand o punto de infor-
mación,ofreciendolainformaciónrequerida.
7.Se debe mantener siempre una actitud de buen servicio y amabilidad.
8.Es responsabilidad de los guías, atender a las demás indicaciones que se les
entreguen durante los ensayos (si los hay) y en el evento mismo. Esto puede
incluir, entrega de material promocional y publicitario, encuestas, bases de
datos, entre otras.
Manejo del stand y material publicitario
1.Si se les entregan escarapelas, éstas deben estar siempre visibles y mante-
nerse en buen estado. Así mismo, si se le indica, las deben devolver a la
persona encargada una vez finalice el evento.
2.Antes de salir para el evento o al llegar al mismo, deben solicitar la relación
de los implementos que les serán encomendados para el montaje del stand y
la promoción, lo que puede incluir tanto del mobiliario (Porta pendones, porta
folletos, mesas, sillas, equipos audiovisuales), el material POP (Folletos, hojas
volantes, afiches, otros) o material institucional y de merchandising (Pendón
Uninorte acreditado, Backing, software, bolígrafos, llaveros, mugs, dulces,
otrosposibles).
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3.Los guías deben velar por los objetos de valor colocados en el punto de
información y por los demás elementos que conformen el stand propiamente
dicho.
4.Deberán velar por la limpieza y buena presentación del stand, dejando una
parte de la mesa libre para escritura y toma de datos, manteniendo las sillas para
atención disponibles y conservar la visibilidad del stand para la buena observa-
ciónyacercamientodelpúblico.
5.Al final del día de promoción, los guías deben verificar los objetos o equipos
que deben ser relacionados para guardar en bodega y sacar al día siguiente o
para cuidado de los organizadores del evento. Si este dura más de un día, o para
el retiro del mobiliario y el material en general, en el desmonte del stand.
6.El guía asumirá la instalación del mobiliario y la disposición del material POP
en los porta folletos y mesa, y el desmonte del stand al finalizar el evento. En los
casos en que el mobiliario sea complicado de armar la oficina coordinadora del
stand coordinará la colaboración del personal de Servicios Generales de la Uni-
versidad para acompañar al guía en la instalación del mismo.
Libreto Guía para atención al público
Tanto la presentación y actitud del guía, como la organización del stand hacen
parte importante de la impresión que se lleva un asistente al acercarse al mismo,
pero más aún lo es la forma en que el guía se dirige al visitante, las palabras que
usa y la buena expresión oral que maneje, es por esto que se propone seguir un
libreto uniforme para los guías de un stand, que en todo caso se deberá ajustar
dependiendo de la actividad puntual de promoción que se vaya a realizar.
El libreto de atención deberá contener los siguientes puntos básicos:
1.Saludo (Muy buenos días, tardes, noches)
2.Invitación puntual (queremos mostrarle la oferta de… nos gustaría contarle
los nuevos proyectos de… )
3.Confirmación de datos (Por favor déjenos sus datos y con mucho gusto le
haremosllegarinformacióncomplementaria)
4.Despedida (Fue un placer atenderle, buen día.)
Un ejemplo puede ser el siguiente:
Evento: Feria de pregrado en la que participa uninorte.
Público: Jóvenes bachilleres y padres de familia.
Información del Stand: La oferta de pregrados, folletos institucionales.
“Muy buenos días, la Universidad del Norte presenta hoy sus programas acadé-
micos de pregrado, en cuál estarías interesado? …..”
“Nos gustaría poderte enviar información actualizada sobre las actividades de la
Universidad y los programas que te gustan, déjanos tus datos (extiendes el
formulario o escribes en el pc) y te estaremos contactando más adelante para
invitarte a nuestra Feria POP también.”
“Muchas gracias por tu tiempo, que te vaya muy bien. Adios.”
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2.2 El Protocolo 2.2.2 El Protocolo Empresarial

Algunas personas estudiosas del tema consideran que el

2.2.1 Conceptos
único protocolo existente es el oficial, pues solamente éste
se encuentra normativizado a través de reglamentos y
• Es la normativa legislada o establecida por usos y
decretos.
costumbres, que determina la precedencia y honores
El resto son, en la opinión de estas personas, normas
que deben tener las personas y símbolos, así como la
sociales, normas consuetudinarias fruto de usos y
solemnidad y el desarrollo del ceremonial de los actos
costumbres. Pero el no admitir la existencia de un
importantes en donde se relacionan las personas para
protocolo empresarial por el hecho de carecer de referencia
un fin determinado.
normativa, supone negar un fenómeno histórico que
trastocó todos los órdenes socioeconómicos, políticos y
• La palabra protocolo tiene su origen en el latín
culturales del siglo XIX, la Revolución Industrial, de la que
protocollum, que, a su vez, proviene del griego
surge la nueva clase económica poderosa: los empresarios.
protokollon, cuya raíz proto significa “prioridad”.
Éstos establecen y desarrollan sus propios códigos de
conducta y su particular sentido de lo que se considera
• Es el ordenamiento normatizado y jerarquizado de
pertinente, distanciándose en este proceso de los modos de
los concurrentes a un acto público o privado, según la
actuación de la Administración Pública.
naturaleza y fines del mismo y en razón del cargo
que ostentan los invitados, que es la motivación de la
Los autores que consideran norma social todo aquello que
invitación y de su presencia frente al anfitrión. (texto del
no sea protocolo oficial desestiman que, en numerosas
tratado de protocolo del estado e internaciones de D.
ocasiones, muchos de los preceptos de la llamada cortesía
Felio A. Vilarrubias).
social no son, en absoluto, aplicables en el ámbito de la
empresa.
• Es el conjunto de normas consensuadas dependientes
de la jurisprudencia, la tradición y el sentido común de
El protocolo empresarial posee una entidad propia, siendo
los países que determinan el orden jerárquico de las
cada vez más las organizaciones que toman conciencia de la
autoridades en los actos oficiales, los programas que
necesidad de crear departamentos y oficinas con
siguen estas en sus visitas, su forma de vestir, su
responsables en esta área. Además, las empresas del nuevo
comportamiento, todo lo que nos muestra la imagen
milenio empiezan a ser conscientes que su evolución está
y el poder.
inexorablemente vinculada al progresivo papel social que
ejercen en sus relaciones con la administración, con sus
• El protocolo es el encargado de ordenar, es decir, dar
propios empleados, con sus clientes, proveedores, incluso
prioridad a las personas y a las cosas, atendiendo a unos
como agentes conformadores de la opinión pública. Así, el
criterios eminentemente jerárquicos en el caso de las
protocolo y la comunicación son las dos herramientas
personas, por razón del cargo público que se ostente, de
revolucionarias que la propia empresa venía demandando
la profesión, la edad, el sexo, el estado civil, etc.
para alcanzar el reconocimiento y prestigio tanto
profesional como social.
El Protocolo supone:
•Consenso
Si no queremos quedar a la zaga de países con una visión
•Organización
más vanguardista de este servicio, tendremos que elevar el
•Sentido común
protocolo de empresa a la categoría de instrumento clave
•Existencia de unas normas ya sean reglamentos, leyes,
para cualquier organización que pretenda ser eficaz.
decretos; o normas consuetudinarias fruto del uso y la
costumbre
La prueba de que existe una inquietud porque el protocolo
•Praxis (“practicidad”)
empresarial adquiera entidad propia son los numerosos

25
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

congresos, jornadas, seminarios y encuentros donde se ha 2.2.3 El protocolo Oficial

pretendido sentar unas bases. Las primeras jornadas sobre
protocolo y la empresa celebradas en Madrid en 1996, Las categorías de los funcionarios que colaboran con un
recogieron una serie de recomendaciones con la finalidad jefe de misión son:
de unificar criterios para la aplicación del protocolo dentro
de la empresa que, efectivamente, se están observando y -Ministro Consejero.
difundiendo paulatinamente entre la clase empresarial. -Consejero.
-Primer Secretario.
Los principales acuerdos a los que se llegó en dichas -Segundo Secretario.
jornadas han sido recogidos por el autor Francisco -Tercer Secretario.
López-Nieto y Mayo en su Manual de Protocolo, son -Agregado o adjunto: civil, cultura o comercial.
los siguientes:
También existen cargos de funcionarios
· Manifestar la progresiva sensibilización de las empresas especializados como:
privadas por la consolidación de unas pautas concernientes -Consejero Comercial o Económico y
a la organización de sus actos públicos internos. -Consejero Cultural.
· Respetar, en la medida de lo posible, la prelación de las
autoridades asistentes a los actos de naturaleza mixta (actos Gozan también de estatus diplomático los adjuntos o
promovidos por la empresa privada a los que asisten como agregados militares.
invitados determinadas autoridades), intercalando Los otros cargos son administrativos, no diplomáticos.
autoridades y miembros de las directivas de la empresa.
· Los actos que celebra la empresa privada están Precedencia de las autoridades eclesiásticas
presididos por el máximo responsable de éstas, en nuestro Los miembros del Clero deben ocupar lugares
caso, el Rector. Como excepción, en caso de que asistiera importantes.
como invitado alguna autoridad, se cedería esta posición, o
se aplicaría para ambos a la par: la autoridad y el Rector se a. Santo Padre
ubicarían en los dos puestos centrales, quedando el de la b. Cardenales su eminencia ... Alfonso Cardenal
derecha para la autoridad. c. Patriarcas su excelencia
· Con respecto a las banderas en los actos organizados por d. Arzobispos su excelencia
la Universidad, únicamente, si se desea, figuran las propias e. Obispos su excelencia
de la Institución. En caso de que asista una alta autoridad, f. Prefectos Apostólicos. Monseñor
se colocarán las banderas oficiales, siempre separadas de g. Vicarios Apostólicos. Monseñor
las de la Universidad. Las banderas oficiales quedarán a la h. Canónigos. Apostólicos
derecha de la presidencia alineadas por detrás de ésta, y la i. Monseñores. Apostólicos
bandera de la Institución, a la izquierda. j. Sacerdotes. Présbite, Padre
· Cuando el patrocinador asista al evento, como en un
congreso, por ejemplo, será la empresa patrocinadora quien El Secretariado Permanente del Episcopado Colombiano
dictamine el trato y precedencia que se le dispensará a su publica periódicamente un folleto informativo, en el cual
representante. se encuentran las precedencias de los cardenales
· La Universidad deberá tener presente y acatar el colombianos, a quienes se les da el titulo de “Eminencia”,
ordenamiento de las autoridades, de acuerdo al decreto que de los arzobispos y obispos.
establece el orden de precedencias del Estado.
Precedencia de las autoridades militares
Está determinada por el grado y antigüedad de los
miembros de la fuerzas militares y por la sucesión legal
del mando, primando e concepto de grado y antigüedad.
a. Ejército.
b. Armada.

26
 U n i v e r s i d a d
c. Fuerza Aérea.
Las empresas
Tanto oficiales como privadas, éstas deben tener las
precedencias bien establecidas y de conformidad con
los correspondientes estatutos, de tal manera que si se
presentase un caso fortuito, se sepa quien debe asumir la
representación legal de la entidad.
Tanto en las reuniones de junta directiva, como en las
asambleas, los dignatarios deben ocupar sus puestos en
orden de precedencia.
La familia
El jefe del hogar es el padre, sigue la madre, los hijos
en orden de edad, los irnos y nueras por antigüedad,
teniendo en cuenta fecha de matrimonio, los nietos por
orden de edad; a menos que algún miembro de la familia
ocupe un puesto destacado en la Iglesia o el Estado.
Precedencia en los puestos
De acuerdo con el Artículo 24 del decreto No. 770 del
12 de marzo de 1982 de la Precedencia de la República
de Colombia, la precedencia en los puestos para asistir a
un acto oficial y/o ceremonia militar es la siguiente:
a. Ubicación y desplazamiento a pié:
1. Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a
la derecha.
2. Si las personas son tres, la de mayor rango ocupa
el centro, la que sigue a la derecha y la que sigue a la
izquierda.
3. Si son cuatro, las tres primeras se colocarían en el
orden anterior y la cuarta a la derecha de la situada en
segundo lugar.
Cuando las personas se desplacen en fila, una detrás
de otra, la de mayor categoría deberá marchar adelante,
las demás, a partir de ésta, hacia atrás, en orden de
precedencia.
Precedencia de vehículos (tierra, mar aire)
En automotores o carruajes, cuyos asientos están
colocados en el sentido de la marcha y lo aborden tres
personas, el primer puesto es el de la derecha del asiento
trasero, el segundo es el de la izquierda, el tercero al lado
del conductor. Cuando son cuatro los ocupantes, el
primer puesto es el de la derecha del asiento trasero, el
segundo el de la izquierda, el tercero el centro del asien-
27
d e l N o r t e
to trasero y el cuarto junto al conductor.
En todos los vehículos sube primero la persona de
mayor categoría, siguiendo las demás en orden de
jerarquía, teniendo en cuenta el lugar que le corresponde
y la comodidad de la ocupación. Para descender se
procede a la inversa. En lancha, buque o aeronave, la
persona de mayor categoría se embarca de última y
desciende de primera. En ascensores entra y sale de
primera.
Precedencia en estados
El lugar de honor está en el centro, el segundo a la
derecha, el tercero a la izquierda y así sucesivamente, de
modo que los pares están a la derecha y los impares a la
izquierda. La primera fila, generalmente es la más
importante, si se trata de un acto académico una
distribución de premios, condecoraciones, certificados
diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectáculo, ya
sea un desfile, revista, etc., o una función de teatro, even-
to deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puede
estar en segunda, tercera o cuarta fila, si la
visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palco
presidencial es el central de la segunda fila.
Precedencias en las mesas de comedor
Para un banquete, almuerzo comida, etc., el criterio
generalmente aceptado por el protocolo es el siguiente:
el lugar del anfitrión debe estar al frente de la ventana
principal, si la entrada estuviera colocada en uno de los
extremos del comedor la anfitriona se colocará frente al
anfitrión. Se debe elaborar una lista de los invitados
que asistirán, en orden de precedencia, los señores,
distinguidos con números, las señoras con letras. El
invitado de honor se colocará a la derecha de la
anfitriona, el segundo a la izquierda, el invitado
número tres a la derecha de la invitada de honor, así
sucesivamente se sigue el orden de los planos que se
encuentran más adelante.
En algunos casos es de rigor que los anfitriones cedan
sus lugares a los invitados de honor, cuando se trata de
un jefe de estado, caso en cual el anfitrión se sienta a la
izquierda de la primera dama, para que ella quede de
todas maneras, a su derecha; la anfitriona a la izquierda
del jefe de estado, para que el quede a su derecha.
De conformidad con el protocolo universitario el rector
 U n i v e r s i d a d
es a la universidad lo que el jefe de estado es a la nación.
Cuando se trate de un evento ofrecido en honor de
un presidente de una empresa, el anfitrión o anfitriones
deben tener la cortesía de cederle la precedencia en la
mesa.
Los invitados deben entrar al comedor precedidos por
la anfitriona y el invitado de honor. Ella es la persona
indicada para guiar a los invitados, aunque algunos
autores digan que es el anfitrión llevando de brazo
a la invitada de honor, quien debe encabezar el desfile
hacia el comedor.
Cuando el anfitrión es un jefe de estado y el invitado de
honor es otro jefe de estado que se encuentra en visita
oficial, el jefe de estado local iniciará el desfile con la
esposa del jefe de estado invitado, siguiendo entonces
éste acompañado de la anfitriona. La salida es al
contrario; los invitados deben conservar la precedencia
usada en la mesa.
Presentaciones
Una de las maneras de expresar deferencia por las
personas es presentarlas. Como regla general, el hombre
es presentado a la mujer, la persona más joven a la
mayor. Se presentan una mujer a un jefe de estado, a
un alto dignatario de la iglesia Católica o a un miembro
eminente de la realeza.
El Rector de una universidad es a una institución lo
que un jefe de estado es a una nación, por eso a el se
le presentan decanos, profesores y alumnos sin
consideración de sexo o edad.
No se deben omitir los títulos ni los apellidos, a menos
que se trate de un personaje muy conocido.
Las formas apropiadas son:
“Señor Presidente, tengo el honor de presentarle al
señor.........”
“Su Eminencia, (cuando se trata de un cardenal ), tengo
el honor de presentarle a la señora........”.
“Excelencia, (cuando se trata de un arzobispo u obispo),
tengo el honor de presentarle al doctor.........”.
28
d e l N o r t e
Alteza, (cuando se trata de un miembro de una casa
reinante), tengo el honor de presentarle a la señora........”.
“Señor Rector, permítame presentarle a la señorita
........”.
“Señor Embajador, o excelencia; puedo tener el honor
de presentárselo a la señorita........”.
Para presentaciones informales es suficiente decir los
títulos, nombres y apellidos de las personas que se
presentan mencionando primero y con mayor énfasis, el
de la persona con mayor categoría.
Si de verdad se desea relacionar dos personas entre sí,
es conveniente acompañar la presentación de algunas
palabras que sirvan de vínculo de unión.
Todo invitado a un homenaje debe ser presentado al
huésped de honor, quien estará en la línea de recepción
junto a los anfitriones, a menos que se trate de un
homenaje colectivo, caso en el cual el homenajeado
entrará a la sala de banquetes cuando las demás perso-
nas ya estén ubicadas en sus lugares.
En reuniones sociales no es necesario presentar a todas
las personas entre sí, es conveniente presentar a quienes
sean vecinos en la mesa de comedor, pero aún en el
caso de que no hayan sido formalmente presentados,
pueden y deben entablar una conversación y presentarse
formalmente diciendo: “Permítame presentarme, mi
nombre es ......... a lo que la otra persona debe responder
también con una presentación personal.
El dar la mano sigue las mismas normas usadas para las
presentaciones. Es la persona de mayor categoría quien
debe extender la mano. Es la mujer quien da la mano,
si quiere. La forma de presentar un orador es muy
importante. A menos que sea una persona muy conocida
se deben resaltar sus méritos, para que el auditorio se
de cuenta de la importancia de la persona que lleva la
palabra, además es un estímulo para ella.
Es una falta de cortesía omitir el apellido al presentarse,
cosa que puede interpretarse como: “no quiero tener
que ver nada con usted en un futuro”.
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Se acostumbran las tarjetas de presentación. Ya sean especialmente en América.

sociales o comerciales; las primeras deben ser blancas, de
cartulina muy fina y si es posible elaboradas con plancha;
las segundas admiten variedad en cuanto al color, el
diseño, etc., para hacerlas llamativas; sirven para
publicidad y propaganda de los servicios que se prestan.
De todas maneras es importante que sean de buen gusto.
Cuando una persona desea hablar con otra en una
empresa se acostumbra a entregar una tarjeta de
presentación a la recepcionista, quien la hará llegar a
su destinatario. Es facultativo recibir a la persona
inmediatamente, darle una cita o no recibirla,
presentándole, entonces, una disculpa.
El rector es a una universidad lo que el presidente es
a una república. Los conciliarios y consejo directivo
corresponden al poder legislativo. El tribunal
universitario, integrado por el rector, los decanos y
pasantes llego a ser muy importante, ya que los
miembros del clero no podían ser sometidos a la
jurisdicción temporal de las cortes, y tenían que estar
sujetos a las Cortes Espirituales. Tan drástica fue la
disciplina, que incluso muchas universidades tuvieron
calabozos.
2.2.4.1 Precedencias en las universidades

Dentro de las diferentes facultades o decanaturas, la

precedencia se establece por orden de fundación,
2.2.4 Ceremonial Universitario
teniendo en cuenta fechas y horas de la firma del acta,
conservando a la derecha siempre el más antiguo.
Las Precedencias universitarias deben seguir el mismo
esquema de las oficiales, a menos que los estatutos
Dentro de los catedráticos se establecen las precedencias
indiquen algo diferente.
teniendo en cuenta los grados: doctorado, maestría y
especialización, además de la antigüedad en cada nivel.
Para entender el ceremonial universitario es importante
recordar la forma como surgió la universidad cómo insti-
Miembros de Consejo Académico
tución:
· Jesús Ferro Bayota
· Hernando Baquero
Por una parte sigue las tradiciones de los “Gremios”,
· Javier Páez S.
mezcla de ideales religiosos y seculares. La terminología y
· José Amar Amar
los atuendos universitarios, así como la disciplina
· Silvia Gloria de Vivo
inicialmente impuesta en las universidades, se basaron en
· Miguel Pacheco S.
las costumbres de las catedrales tales como Notre Dame
· Alberto Roa
de París, en donde todas las ceremonia se celebraban con
· Carla Fernández O.
gran dignidad, teniendo en cuenta el valor
· Alma Lucía Díazgranados
pedagógico de cada una de ellas está contenido en las
· Carlos Acosta Barros
palabras, en las acciones y en el decoro, que sirven para
· Raymundo Abello Ll.
exaltar los valores espirituales.
· Joachim Hahn
· Gina Pezzano de Vengoechea
El ceremonial universitario debe exaltar la “Oligarquía
· Carmen Helena de Peña
del Saber” como superior a la de la sangre o el poder
· Claudia de Cunha
económico. Debe infundir un verdadero culto por
· Klaus Binder
quienes se dedican a la docencia, considerándola como la
· Kary Cabrera
más bella de todas las ciencias.
· Leonor Jaramillo
· Estudiante de Relaciones Internacionales
Aunque el Papa, el Emperador o el Rey eran quienes
concedían permiso para el funcionamiento de una
universidad, el rector era elegido democráticamente,
sistema que influyó mucho en la política mundial y

29
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Miembros del Consejo Ejecutivo 2.2.4.2 Ceremonias

· Jesús Ferro Bayona
· Alberto Roa Ceremonia de Graduación
· Alma Lucía Díazgranados La Ceremonia de graduación, sea individual o colectiva,
· Carmen Helena de Peña debe revestir gran solemnidad. Al otorgar un grado o
· Claudia de Cunha título universitario, el graduando recibe un diploma que
· Carla Fernández lo acredita como profesional en una determina disciplina
· Marco Sanjuán Mejía después de haber cumplido con una serie de requisitos.
· Representante por los Docentes La palabra “diploma” tiene la misma raíz que la palabra
diplomacia.
Miembros del Consejo Directivo
· Álvaro Jaramillo Bengoechea Para un grado colectivo se debe organizar el ingreso al
· Pablo Obregón Santo Domingo recinto en forma profesional, a la cabeza de la cual irán
· César Valencia Galiano quienes van a recibir un título de pregrado o equivalente,
· Guido Nule Amín teniendo en cuenta las precedencias de los programas:
· Guillermo Muñoz Penagos los que van a recibir una maestría, los que recibirán
· Héctor Rodelo Sierra el doctorado, los catedráticos, decanos, vicerrectores y
· Hernán Martínez Torres cerrará el desfile el rector, quien se ubicará en el centro de
· Jaime Duarte Martínez la primera fila del estrado.
· Julio Muvdi Abufhele
· Luis Fernando Vergara Munárriz Es costumbre que uno de los graduandos tome la
· Manuel de la Rosa Manotas palabra en nombre de todos los demás para agradecer
· Ramón Dávila Martínez al “Alma Mater” -así llamada por ser como una madre
· Rodrigo Plata Cepeda espiritual-, toda la formación recibida durante esa
· Sergio Espinosa Posada importante etapa de la vida. El rector o una persona
· Luis E. Pochet + delegada por él, pronuncian un discurso apropiado a la
· Jesús Ferro Bayona – Rector oportunidad.

El Comité Paritario en Uninorte
La función del Comité Paritario es la de velar por el
cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional, para
lo cual se reúnen una (1) ves al mes.
Este comité está conformado por ocho (8) miembros;
los Representantes por los trabajadores y los representan-
tes por el patrono. La elección de éstos tiene lugar cada
dos años, y sigue las siguientes especificaciones:
• Los aspirantes a representantes por los trabajadores
deberán inscribirse en la oficina de Gestión Humana,
una ves se haya abierto la convocatoria.
• La votación es libre y se hará mediante un tarjetón.
• De los 8 elegidos, los 4 primeros serán los titulares y
los 4 últimos, los suplentes.
Los Representantes por el patrono serán de libre elec-
ción del Consejo Directivo de la Universidad.
La excelencia se distingue con los grados: “Cum laude” o
laureado, “Suma cum laude” o “Magna cum laude”. Se
puede solemnizar con una marcha triunfal.
La salida del paraninfo o aula máxima debe ser también
en procesión encabezada por el rector.
Ofrendas Florales
Se advierte de antemano el día, hora y traje que se
deberá usar. Frente a la estatua se colocan los personajes,
acompañados por el director de la Oficina de
Comunicaciones y Relaciones Públicas, quien indicará la
forma de actuar.
Firma de un tratado o convenio en la Universidad
Se puede llevar a cabo en el despacho del Señor Rector,
en un salón especial.
La mesa se cubre con una carpeta de color vinotinto o
verde oscuro, en la cual se dispondrán los puestos para

30
 U n i v e r s i d a d
los personajes que firman el convenio. Los puestos
estarán colocados de un sólo lado de la mesa y en los dos
extremos de la misma.
Ocupados los puestos de la mesa, el director de la
Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas y un
funcionario del país extranjero firmante colocarán los
textos del documento oficial a firmar en el puesto de
su respectivo superior; los signatarios firmarán y luego
el director de la Oficina de Comunicaciones y el
funcionario extranjero intercambian los textos para
pasarlos nuevamente a la firma, a fin de que los dos
textos queden firmados por los representantes en ambos
países.
Todos estos documentos se firman siempre en dos
originales idénticos; si es de un país de idioma diferente al
castellano debe haber un texto en el idioma extranjero y
otro castellano.
Se deben rubricar todas las páginas para evitar que se
puedan hacer alteraciones del texto.
En la firma de acuerdos multilaterales se acostumbra,
para colocación de la mesa y el orden de firmas, la
precedencia por el sistema alfabético basado en la
primera letra de los nombres de los países, en el idioma
del lugar.
También debe haber textos en todos los idiomas de los
estados que toman parte en el acuerdo.
31
d e l N o r t e
Honores Fúnebres
En la Universidad no está dispuesta esta ceremonia, pero
podemos observar las indicaciones de la Cancillería en
las que se rinden a:
-Presidente de la república, encargado del ejecutivo,
expresidentes, designados, ministros cardenales,
arzobispos y obispos.
-Oficiales de fuerzas armadas, en actividad o en uso de
buen retiro.
-Diplomáticos extranjeros, a solicitud del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
-Servidores públicos y demás personalidades para
quienes el gobierno nacional decreta honores.
-Alumnos de institutos militares, suboficiales en
actividad o en uso de buen retiro, soldados en servicio
activo.
El programa específico para cada ceremonia lo elabora
el comando a cuyo cargo está el desarrollo de la misma
y, si es del caso, se somete a la aprobación del comando
superior con la debida anticipación.
Las ceremonias militares deben dar realce a la
conmemoraciones o acontecimientos de carácter
patriótico, militar, religioso y diplomático, con
participación de unidades, bandas de guerra y músicos
en formación de parada.
2.2.4.3 Condecoraciones
Definición:
Las condecoraciones son distinciones honoríficas
concedidas por gobiernos o entidades públicas o priva-
das, para premiar el mérito de un ciudadano o de una
institución o de recompensar los servicios prestados.
Moneda Conmemorativa
Esta «Moneda Conmemorativa» se entrega a discreción
del Rector a personajes ilustres que visiten la
Universidad, tales como, presidentes, vicepresidentes,
rectores de otras universidades, etc.
Medalla Sol de Norte 35 Años
Condecoración establecida en el año que la Universidad
cumplió 35 años para entregarla por méritos académicos.
La lista de quienes la recibieron se encuentra en el libro
de los 35 años.
 U n i v e r s i d a d
Distinciones a los estudiantes en nuestra Universidad:
Medalla de Oro a la Excelencia Académica
Es el máximo reconocimiento que concede la Institución
para premiar el esfuerzo, la consagración al estudio y
la permanente búsqueda de la excelencia. Se otorga al
graduando que haya obtenido el más alto rendimiento
académico entre los graduandos de la promoción
correspondiente a ese período académico.
Medalla de Plata a la Excelencia Académica
Es el reconocimiento que concede la Institución para
premiar los logros sobresalientes obtenidos por el
graduando, con un alto rendimiento académico en
cada Programa.
Pergamino al Mérito Científico
Es el reconocimiento que otorga la Institución al
graduando que haya obtenido una calificación de “lau-
reada” o “meritoria” en su proyecto de grado y sea
postulado por su respectiva división académica.
Diploma a Graduandos de Excelencia
Se concede a los graduandos que han obtenido un
sobresaliente rendimiento académico durante su
permanencia en la Universidad.
Distinciones a funcionarios y docentes de la Universidad:
Este reconocimiento se otorga a un funcionario una vez
cada cinco (5) años de labor en la Institución, y de la
misma manera es entregada a los docentes cada diez (10)
semestres. La distinción tiene lugar cada año en el mes
de octubre, mediante la celebración de la “Fiesta de
Antigüedad”.
De esta manera, se les hace entrega de un dije de oro
con el logo de la Universidad, acompañado de un
diploma de “Años de Vinculación” para los funcionarios
y de “Período Académico” para los docentes.
2.3 Etiqueta en el trabajo
2.3.1 Código de conducta profesional
Toda profesión u oficio conlleva una responsabilidad
para con Dios, la Patria, la sociedad, la familia, nosotros
mismos y, de una manera especial, para con la entidad en
32
d e l N o r t e
la cual trabajamos. Cuando una universidad, escuela o
instituto confiere un título se empeña la fe pública y
quien lo recibe debe corresponder cumpliendo
rigurosamente el juramento solemne inherente a la
profesión.
2.3.2 Un buen Empleado
1. Considera un honor trabajar para la entidad en la cual
presta sus servicios.
2. Conoce su trabajo y lo ejecuta con eficiencia.
3. Presta su servicio de manera espontánea, eficiente
como si la entidad fuera propia, como si su trabajo fuera
irremplazable.
4. Es leal con la entidad. Sea en horas de trabajo o fuera
de ellas, habla siempre bien de la entidad y no permite
críticas.
5. Tiene en cuenta que la “reserva” es la obligación
moral. Muchas entidades dependen del “Know How”;
por esto, mantenerlo en estricta reserva es parte muy
importante de la ética profesional.
Las cartas de negocios se deben cubrir con un papel para
que el que no tenga que leerlas no las vea.
6. Es puntual, está dispuesto a trabajar fuera de su
horario si se necesitan sus servicios.
7. Acata las órdenes con buena voluntad y prontitud.
8. Manifiesta su respeto a los demás con un trato
acorde con la jerarquía de cada persona, con
amabilidad pero sin familiaridades fuera de tono.
9. Se respeta a sí mismo y lo demuestra por medio de:
a) Presentación personal.
b) Comportamiento inmejorable en todo lugar.
10. Está siempre en capacidad de rendir cuenta de su
gestión.
11. Cuida los bienes de la entidad como si fueran
propios.
12. No se deja sobornar.
13. Aprovecha el momento oportuno para:
a) Pedir explicaciones.
b) Aportar buenas ideas.
c) Solicitar permisos.
d) Presentar quejas.
2.3.3 El nombre de la Universidad
El nombre de una organización, de cualquier naturaleza
que sea, no es únicamente la forma como está registrada,
así como tampoco el logotipo, símbolo o palabras usadas
en publicidad y/o propaganda. Más allá de eso, es la idea
que se forma el público por:
 U n i v e r s i d a d
1) La calidad de los servicios que se prestan.
2) El procedimiento ético en todos los ámbitos de la
entidad.
2.3.4 La Imagen de la Universidad
La imagen de la Universidad debe estar respaldada por
un comportamiento administrativo coherente entre
la Institución como tal, sus valores y la comunidad
interna. De esta manera cada estudiante, docente y/o
funcionario, se convierte en la imagen de la Universi-
dad tanto dentro como fuera de ella, lo cual conlleva a
un compromiso profundo y duradero que requiere de
gran responsabilidad, disciplina y sentido de pertenencia
hacia nuestra Institución.
Si la Universidad tiene buena imagen, su comunidad
interna también se verá beneficiada de ésta.
2.3.5 Vocabulario
Cada profesión u oficio tiene su propio lenguaje. En
ocasiones, una sola palabra omitida puede causar una
gran tragedia.
Hay expresiones que pueden cambiar la actitud de la
gente: buenos días, por favor, muchas gracias, disculpe,
perdone, tenga cuidado... El vocabulario es la clave de
la cultura de una persona, del medio en que vive y de
la gente con quien se trata.
Al responder el teléfono se debe identificar la entidad,
la sección y en algunos casos la persona que contesta y
se debe prestar especial atención tanto como a las pala-
bras que se dicen como al tono de la voz.
En nuestra Universidad, todo el personal de las
respectivas dependencias debe estar en capacidad de
suministrar información básica; el no hacerlo, dará una
mala imagen a la Institución y hará perder el tiempo.
2.3.6 Relación entre la empresa y el hogar
Un hogar es una empresa, tal como se debe organizar.
Su familia debe estar informada de detalles importan-
tes con respecto a la empresa en donde usted trabaja,
qué hacen, quién es el rector, el decano y miembros de
la junta directiva, quién es su jefe, sus compañeros de
trabajo y en qué sección trabaja, de modo que en caso
de una emergencia puedan avisar con prontitud.
d e l N o r t e
2.3.7 Eventos Sociales
Ya sean sólo para el personal de la empresa o para par-
te del personal y algunos invitados, se deben organizar
teniendo en cuenta todas las normas que se estipulan en
“El Arte de Invitar”. Todo el personal de la empresa
que tome parte en el evento debe colaborar atendiendo
a los invitados, haciéndoles sentir que son bienvenidos e
importantes. No es necesario que los invitados hayan
sido presentados previamente.
2.3.8 Atuendos
La primera impresión que la gente se forma de noso-
tros se relaciona con la ropa que usamos; por esto, se
debe tener claro que existen atuendos apropiados para
cada ocasión. Así, para identificar una persona en un
grupo se dice: la señora de vestido amarillo o el señor
de sweater rojo.
El cabello es, en segundo término, una clave para distin-
guir al hombre, mujeres o niños. Como referencia se
menciona la anciana de cabello blanco, el calvo, la mu-
chacha de cabello crespo o de cabello largo rubio, o la
que parece que hace mucho tiempo no se peina.
El atuendo para el trabajo debe estar de acuerdo con la
actividad que se realiza, así la enfermera se viste de
blanco por motivos de higiene, el cirujano, dentro del
quirófano, usa ropa esterilizada generalmente de color
verde, desechable. Esa misma ropa sería totalmente
inadecuada para una reunión social.
En una oficina la gente debe usar ropa elegante pero
sobria. Es preferible tener poca ropa de buena calidad
que mucha y ordinaria. Se recomienda el uso de ropa
clásica ya que ésta siempre está de moda. No se deben
usar colores demasiado llamativos, ni telas brillantes
y mucho menos transparentes. El calzado debe ser
elegante y cómodo a la vez, que no haga mucho ruido
al caminar.
Las joyas deben ser muy discretas; los anillos se pueden
usar a toda hora y en toda ocasión, guardando el buen
gusto y sin ser exagerados. Uno o dos, como máximo.
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

2.4 El Arte de Invitar

Invitar es una manifestación de hospitalidad, amistad y Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se
amabilidad; por esto, se debe tener siempre en cuenta llenan a mano, con tinta del mismo color de la usada en
que toda invitación tiene un carácter formal, aunque la la impresión de la tarjeta.
ocasión sea completamente informal.

Dado que el anfitrión está ofreciendo compartir algo

con otra persona, el invitado, como mínimo, debe:

• Agradecer
• Aceptar lo más pronto posible
• O declinar la invitación dando un motivo.

Excusarse a última hora sólo se justifica por causa grave:

enfermedad, fallecimiento de un familiar o allegado,
calamidad doméstica, etc.

2.4.1 Invitaciones
Verbales: se puede hacer personalmente o por teléfono,
siempre y cuando se trate de eventos informales.
Escritas: para eventos formales, aunque también se
usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones
informales.
2.4.2 Tarjetas
De uso específico son las que se elaboran para una
oportunidad determinada: un matrimonio, celebración de
Bodas de Oro, la inauguración de una exposición o de
una sede, entre otras.
Si se trata de un homenaje, se escribe en la parte
superior de la tarjeta, a mano, el motivo y desde luego el
nombre o nombres de personas en cuyo honor es el
evento.
Tratándose de una invitación formal, que se haya hecho
personalmente pidiendo una cita previa para tal efecto, se
enviará una tarjeta “Promemoria” “o “Para recordar”.
Se cruzarán con tinta las letras “RSVP” o “Se ruega
contestar”.

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 U n i v e r s i d a d
El sobre se escribe a mano; se recomienda no usar
abreviaturas en la redacción de las tarjetas y/o sobres.
Las tarjetas elaboradas con plancha de cobre son las más
finas, las letras son realzadas, lo mismo que los escudos.
Éstos pueden ser en policromía, dorados y simplemente
realzados. El trabajo para hacer las tarjetas en plancha es
muy dispendioso, pues se hacen a mano una por una.
Las tarjetas litografiadas siguen en calidad, y luego las
impresas, que se hacen mecánicamente. Entre estas
últimas puede haber muchas diferencias por la calidad
de papel, el tipo de letra , la tinta y los sobres.
Si se trata de una invitación formal, las tarjetas se deben
enviar, por lo menos, con veinte días de anticipación y
de la misma manera deben ser distribuidas a mano, no
por correo. Actualmente, hay muchas agencias que se
encargan de repartir correspondencia. En el sobre no se
pone dirección; en reemplazo, se escriben las letras
“E.S.M.” (en su mano). La dirección se llevará en un
listado que deberá ser firmado por la persona que recibe
la tarjeta.
2.4.3 Respuestas
Una invitación escrita se debe contestar por escrito, a
mano, con tinta negra o azul, en esquela blanca o crema
o de color muy pálido. La redacción de la respuesta debe
guardar relación con el formato de la invitación. Algunas
veces se incluye el número de teléfono, caso en el cual se
responde telefónicamente.
Demorar la respuesta es una falta de educación. No
agradecer y no contestar son fallas imperdonables.
38
d e l N o r t e
2.4.4 Homenajes
Se debe pedir una cita a la persona a quien se quiere
rendir homenaje, a fin de convenir el día y la hora del
éste. Además, se le preguntará los nombres de las
personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra
decir que los cónyuges, hijos y personas allegadas por
parentesco o amistad, deben ser incluidas en la lista de
invitados.
Oportunamente se hará llegar una tarjeta “Para
recordar”, en la cual se especifican el motivo, el día,
la hora, el lugar y el traje, que según lo convenido
previamente puede ser smoking o traje de calle, si se
trata de un evento nocturno. Frac, si es de gala, como
por ejemplo un baile en honor de un Presidente de la
República o de un presidente de otro país.
Es conveniente nombrar una comisión que se encargue
de llevar al homenajeado y, si es el caso, a su cónyuge
e hijas solteras al lugar del evento, y que de la misma
forma lo (s) acompañe de regreso a su casa.
2.4.5 Lista de Invitados
Se debe procurar que el número de hombres y mujeres
sea más o menos igual y que la gente sea compatible.
No necesariamente se deben conocer previamente, pues
una reunión social es una oportunidad para vincularse
con personas con las cuales hay amistades en común.
Por ese hecho, no se requiere una presentación por
parte de una tercera persona, pues uno lo puede hacer
personalmente.
2.4.6 Servicio
Se debe contar con una persona del servicio por
cada seis o siete invitados si se trata de una comida o
almuerzo formal; un buffet requiere mucho menos
servicio, lo mismo que un té.
2.4.7 Menú
Hay que tener en cuenta los elementos disponibles para
poder atender a los invitados de la manera apropiada.
• Almuerzos
Se debe ofrecer, por lo menos:
Entremeses: Generalmente mariscos o pescado, pathê,
variedad de cosas, platos a base de huevos, queso, etc.,
así como platos de frutas exóticas.
 U n i v e r s i d a d
Sopa, muy adecuada para el clima frío. Así, si es
consomé o crema, se sirve en taza de dos orejas o en
tachuelas o pailitas individuales de plata, peltre y otro
material adecuado. Las sopas que lleven pedazos de
carne, pollo, pescado, etc., se sirven en plato de sopa.
Entrada: carne de res, cerdo, venado, pollo, pato,
codorniz, pichón, ganso, faisán o pavo, acompañado de
arroz, papas y otros vegetales, teniendo en cuenta que
sean de gusto general. En un almuerzo se puede servir
alimentos fritos: papas a la francesa, nidos de papa frita,
papas sopladas -que son algo muy especial-, croquetas,
etc.
39
d e l N o r t e
Ensalada: Se sirve en un plato aparte, que se colocará a
la izquierda del plato pando o se ofrecerá después de la
entrada, sola o con quesos.
Postres: Puede ser uno, dos o tres a saber: dulce, frutos y
queso. Los dulces pueden ser muy variados, como
flanes, pudines, esponjados, tarta de frutas en almíbar, al
horno, frutas frescas, helados, dulces a base de arequipe,
etc. Es bueno tener claridad de que las frutas, por su
alto contenido de azúcar, se ofrecen como postre y no
para iniciar un almuerzo o una comida (salvo las
mencionadas como entremeses), pues el dulce quita el
apetito.
Quesos: Se sirven acompañados por tostadas o galletas
de sal. Salvo que un almuerzo sea estrictamente familiar,
o en un colegio o fábrica, no se ofrecerán gaseosas, pero
sí puede ofrecerse agua mineral.
El café tinto y el agua aromática se sirven en el salón o
en la biblioteca, no en el comedor.
• Comida
Se sirve, como mínimo, sopa, consomé o entremeses,
entrada y postre. Sin embargo, hay comidas que pueden
constar de muchos platos:
-Entremeses
-Consomé o sopa
-Pescado o langosta o langostino o frutos de mar
-Sorbete helado, sin crema, sirve para preparar el paladar
en el asado.
Entrada: Pavo, pato, ganso, cordero, faisán, venado o
cualquier carne que no sea grasosa; por lo tanto a la
comida no se sirve cerdo. La entrada lleva también
acompañamiento de vegetales, como corazones de
alcachofa, arveja tierna, champiñones, etc. Ensalada,
fruta, quesos con galletas o tostadas. Cuando la comida
es de más de tres platos se debe colocar en la mesa el
“menú”, escrito a mano o timbrado, uno para cada
persona, de modo que los invitados sepan qué esperar en
materia de comida y bebida. No se ponen más de tres
cubiertos de cada lado, los otro se van pasando con los
platos, a medida que se necesiten.
Banquetes: Se rigen por las mismas normas de una co-
mida formal.
 U n i v e r s i d a d
En todo menú se debe tener en cuenta las siguientes
normas:
1.Los únicos ingredientes que se pueden repartir son:
sal, azúcar, pimienta, cebolla, mantequilla, huevos, crema
y vino, siempre y cuando no se elaboren dos platos a la
crema o dos platos al vino.
2.Debe haber variedad de colores en los alimentos:
blanco, verde, rojo, etc.
3.En cuanto a los sabores, el ideal es iniciar con un plato
de sabor fuerte.
4.En los almuerzos y comidas de etiqueta y en los
banquetes, se sirve pan bien aliñado con mantequilla y
huevos. No se pone mantequilla para untarla al pan.
• Buffet
La variedad de alimentos que se pueden colocar en él
es muy grande, pero hay que tener en cuenta que los
entremeses necesitan un plato y las entradas otro, demás
de los necesarios para los postres. Si los comensales
disponen de mesas para comer no hay limite en el menú
para el buffet, pero en caso de que no sea así, lo que se
sirve debe ser tal naturaleza que no requiera el uso de
cuchillo. Hay platos, como una paella a la valenciana,
que se prestan muy bien para un buffet.
• Té
Se debe poner especial atención a la calidad del té y a la
forma de prepararlo. La leche no debe ser hervida, el
azúcar puede ser en cubos o granulada y el limón se
debe cortar a ultima hora para que no se amargue. De
la misma forma, se debe servir café para quienes lo
deseen. El acompañamiento puede ser de sal y de dulce;
el ponqué es imperativo. Las galletas, los bizcochos y la
pasticería deben ser pequeños, lo mismo que las muffins
y los sandwiches. Si se ofrece un té en la comida se
requieren plato para los alimentos de sal, con sus
correspondientes cubiertos, y otro para los bizcochos,
etc.
• Vinos
Vinos Aperitivos: Vermouth seco o dulce, Campari,
Jerez seco o dulce, Doubonnet, también se acostumbra
ofrecer vino blanco del mismo que se servirá en la
comida.
Vinos blancos: Se deben servir fríos pero no helados,
porque si la temperatura está muy baja no se puede
apreciar el bouquet y el sabor. Es el complemento ideal
40
d e l N o r t e
para platos de mariscos, pescados, pollo o ternera.
También se puede servir con otros alimentos de sabor
ligero.
Vinos tintos o rojos: Se sirven a la temperatura ambiente
con comidas de sabor fuerte como carne de res o carnes
negras de caza, tales como el venado o el pato. También
son el acompañamiento para pastas y quesos.
Vinos rosados: Se sirven fríos pero no helados.
Vinos espumosos: Se sirven helados con postres, o por sí
solos, después de la comida.
Champagne: Se puede servir con todo tipo de platos,
pues es un vino de categoría, universalmente apreciado,
tan especial y exquisito que es el ideal para servir en una
cena formal. Se sirve más o menos frío o helado, de
acuerdo con la marca. La mejor champagne se produce
en Francia, en la región que lleva ese nombre, pero en
algunos países como España también se produce de muy
buena calidad. Al descorchar la botella debe hacerse con
gran habilidad para que no se derrame.
Los vinos se deben almacenar de tal forma que el corcho
no se reseque. Se deben manejar con cuidado, no se
deben sacudir. Los rojos o tintos se deben descorchar
con anticipación para que se puedan airar un poco.
Jamás se agrega hielo a un vino: Se enfría en la nevera o
mejor poniéndolo entre hielo.
• Licores
Whisky, vodka y ginebra son los licores más populares
en la actualidad y al gusto del consumidor se sirven en
las rocas o con mezcladotes; se recomienda comprarlos
en lugares de reconocida honorabilidad. Un licor
adulterado puede causar mucho daño, inclusive la
muerte o ceguera permanente. Las calidades varían
mucho según las marcas.
Cuando se organiza una fiesta, comida, etc, se debe hacer
un inventario de vinos y licores, se firma cada botella y
entregan al barman o persona responsable, quien debe
devolver todas las botellas de vino y licores que sobraron
y hacer entrega de todos los cascos desocupados. Es
conveniente disponer de un lugar en donde se puedan
vigilar con facilidad y que se pueda cerrar en un
momento dado.
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

• Cordiales
Se ofrece después de las comidas, lo mismo que buen
brandy. Los hay de menta, café, cacao, albaricoque,
curuba, benedictine, chartreuse, etc. Las botellas de vino,
licores y cordiales deben ser estampilladas; no se les quita
la cápsula y se conserva la mayor parte de la estampilla.

2.4.8 Mantelería
En banquetes y comidas formales se usa siempre mantel
blanco o crema muy pálido, con servilletas compañeras,
puede ser de lino, encaje, organdí, liso o bordado, con
metidos o calados, caso en el cual se puede poner en el
mantel un fondo de lame plateado. El mantel clásico de
damasco de lino o seda es muy apropiado para eventos
formales.
Para almuerzos formales se puede usar mantel blanco
o de color pálido o manteles individuales, siempre y
cuando sean finos en cuanto al material y a la
confección, las servilletas, un poco más pequeñas que
las empleadas en las comidas, deben hacer juego con
los manteles o individuales. El mantel de té no
necesariamente tiene que cubrir toda la mesa, se
coloca de manera que los ángulos del mantel queden
en los centros de los bordes de la mesa.
Si un buffet es formal, la mesa se cubre con mantel
blanco; si es informal el mantel puede ser del color que
se quiera, siempre y cuando armonice con la decoración.
Si se usan tablones, se ocultan las patas con una especie
de falda .
Por ningún motivo se usan servilletas de papel dentro de
las servilletas de tela.
11- Tarjeta de mesa
12- Menú
La vajilla debe ser de porcelana, oro o plata. Los platos
para el pan pueden ser de cristal, plata u oro, aunque
la vajilla sea de porcelana. Los platos para la ensalada
pueden ser redondos o en forma de media luna; los
platos para los postres pueden ser diferentes al resto de
la vajilla.
Las copas para vino blanco pueden ser transparentes o
de colores. Las copas para la Champaña pueden ser de
forma clásica como la del diagrama, o en forma de
flauta. Los platos y cubiertos de postre se pasarán al
retirar el plato de fondo.
Si los platos tienen algún diseño se deben colocar de
modo que este quede bien centrado y en la forma como
se pueda ver mejor, se colocaría una flor con el tallo
hacia el centro de la mesa, o un castillo de medio lado.

2.4.8 La Vajilla 2.4.9 Los anfitriones

Como mínimo debe disponerse de: Ser un buen anfitrión es una tarea de cada día y no
1- Copa para el agua se limita a atender bien a los invitados en ocasiones
2- Copa para la champaña especiales: es hacer sentir bien a toda persona que
3- Copa para el vino rojo entra a nuestra casa. Los buenos anfitriones mantienen la
4- Copa para el vino blanco casa limpia y bien arreglada y atractivamente decorada
5- Cuchara para la sopa aunque los muebles y enseres sean sencillos. Un florero,
6- Cubiertos para el pescado por ejemplo, da vida al ambiente.
7- Cubiertos para la carne aves, etc.
8- Plato de fondo Los buenos anfitriones tienen algo que ofrecer a la
9- Pequeño plato para el pan o tinto persona o personas que llegan, así sea inesperadamente.
10- Servilleta

41
 U n i v e r s i d a d
Un café negro o agua aromática bien servidos son
apropiados para atender a la mayoría de la gente, y a
cualquier hora del día o de la noche da la sensación
de que el visitante es bienvenido; además, crea un
ambiente de cordialidad.
Lo importante no es lo que se sirva sino la forma como
se ofrezca.
Los buenos anfitriones nunca dicen “yo no me complico
la vida”, pues lo hacen con gusto en pro de las demás
personas. Dan algo o mucho de sí mismos y piensan
en la forma de complacer a los demás atendiéndolos de
la mejor manera posible, escuchándolos con atención,
interesándose por ellos y, en general, brindándoles
verdadera atención. Un buen anfitrión siempre tendrá
en cuenta:
El registro social
En el cual se anotan todas las invitaciones recibidas, de
modo que sean oportunamente correspondidas. Sería
imperdonable dejar de invitar a la comida, al almuerzo o
al buffet a aquellas personas de quienes hemos recibido
atenciones, simplemente porque se nos olvidó. A uno se
le olvida lo que no le importa. En ese mismo registro se
anotan a las personas a quienes se han invitado en alguna
o varias oportunidades.
También se hace una lista de las felicitaciones que se
reciben, en una u otra forma, con motivo de
nombramientos, ascensos, bodas de plata, bodas de oro,
cumpleaños, etc., para agradecerlas y corresponderlas de
alguna manera.
Asimismo se registran las manifestaciones de condolencia
recibidas, para agradecerlas y manifestar nuestro pésame
a las personas que pierden un ser querido y que en
circunstancias análogas se han mostrado solidarias con
nosotros.
Recibir a los invitados
Cerca de la puerta de entrada es el deber de los
anfitriones. La señora, es a quien saludan primero. Ésta
los recibirá con una sonrisa, les dará la mano y les dirá
algo agradable a cada uno de ellos. Luego, el señor a cada
invitado y estará pendiente de que entren al salón. Si hay
alguna persona que no conoce a nadie, el anfitrión debe
presentarla y no dejarla sola.
42
d e l N o r t e
Tratándose de un evento oficial o de negocios, en cual
algunos de los invitados no conocen a los anfitriones,
debe haber una persona -que puede ser un maestro de
ceremonias-, que va anunciando los nombres de los
invitados. Si no los conoce personalmente, se los
pregunta discretamente.
Si una persona ocupa un puesto muy importante, como
por ejemplo, la Presidencia de la República, se anuncia
simplemente como el Presidente de la República; éste
entra al salón y primero lo sigue la esposa.
El invitado de honor debe llegar cuando los demás
invitados ya lo hayan hecho y los anfitriones lo
acompañan en su entrada al salón.
“La comida está servida”
Estas son las palabras con las cuales la persona
encargada, una vez que se ha cerciorado de que todos
los invitados están presentes y que todo esté listo en el
comedor y en la cocina, anuncia, a la anfitriona, que
puede pasar al comedor. El anfitrión le ofrece su brazo
derecho a la invitada de honor y la acompaña al
comedor. Le seguirán las demás personas en orden de
importancia y termina el desfile la anfitriona con el
huésped de honor.
Los señores no se sientan hasta cuando todas las señoras
lo hayan hecho, ellos le retiran y acercan el asiento, ellas
se sentaran por el lado izquierdo. La anfitriona, en el
momento oportuno, toma las servilletas y la coloca sobre
sus rodillas, a la vez que todos los comensales harán lo
mismo.
Los anfitriones deben mantener la conversación en la
mesa, pero si trata de mucha gente y la conversación no
es general, durante el primer plato la anfitriona habla con
el invitado que tiene a su izquierda y así lo harán todas
las demás. Durante la segunda parte de la comida, se
dirigirá al señor que está a su derecha.
Cuando todos los invitados han terminado de comer, es
la anfitriona quien se levanta y todos los invitados hacen
lo mismo. Los señores acompañan a sus parejas al salón
y luego se retiran a la biblioteca u otro salón. Un poco
más tarde se reúnen con las damas. El huésped de honor
debe ser el primero en despedirse.
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

El brindis
Se hace durante los postres, cuando ya todo el mundo
está servido y los camareros no tengan que seguir
caminando y moviéndose en el comedor. La
colaboración de familiares y amigos es de suma
importancia para los anfitriones. Antes de la reunión, y si
es posible con varios días de anterioridad, se debe pedir
a los hijos, nietos, hermanos, sobrinos, y otros allegados,
así como los amigos íntimos, que son como de la casa,
que ayuden a atender a los huéspedes para que nadie se
quede aislado.
Estados Unidos: tanto el protocolo de la Casa Blanca,
como el del Departamento de Estado así como el militar
son muchos más estrictos de lo que generalmente se
cree.
La clase dirigente, en bancos, grandes empresas,
fundaciones, clubes, etc., es muy refinada y educada
al estilo británico.
Las ceremonias se planean en todos sus detalles.

Por muy buena que sea la comida y la bebida , la gente Enero, febrero, julio y agosto son los meses preferidos
nunca se retira agradecida si no recibe una buena por los norteamericanos para venir a Colombia, ya que
atención personal. Por esta razón, los anfitriones deben durante esas épocas el frió y el calor llegan a extremos
procurar siempre atender a todos y cada uno de los muy incómodos.
invitados.
Los norteamericanos aprecian mucho las invitaciones a
La sinceridad y el calor humano son los mejores ingre- casas particulares, como signo de amistad y deferencia.
dientes con los cuales se puede atender a la gente.
Gran Bretaña: inglés es el nombre del idioma que se
habla en el país que generalmente llamamos Inglaterra,
2.5 Costumbres Diferentes británico es el nombre que se dan a ellos mismos y por el
cual esperan ser llamados.
Alemania: Una invitación a una casa de familia es una
deferencia muy especial. La comida se sirve después de
Muchas de las costumbres colombianas, especialmente
un aperitivo, máximo dos. Se acostumbra llevarle flores
en cuanto modales en la mesa se refiere, son británicas.
a la anfitriona, cinco o seis, siempre número impar,
nunca rosa rojas, en Alemania son signo de amor,
El té se ofrece a las cinco de la tarde, acompañado por
siempre se le quita la envoltura antes de entregarlas.
un bizcocho seco que se pueda comer con la mano, no se
No se pondera la comida, se supone que siempre es
pone tenedor sino un cuchillo pequeño, con el cual se
muy buena.
cortan pedacitos que se llevan a la boca con los dedos.
Curiosamente para el té no usan servilletas.
No llevar crisantemos porque es para difuntos.
En los clubes no se habla a la persona que no ha sido
Se requiere cita previa para tratar cualquier negocio.
previamente presentada, lo mismo en reuniones sociales.
A los alemanes no les gusta perder el tiempo,
Generalmente la persona de mayor rango es la que
acostumbran tratar los temas sin rodeos.
entabla la conversación.
Al dirigirse a una persona use siempre el título completo:
El inglés británico difiere del que se habla en los Estados
“Herr Doktor”, “Herr Engineer”, se acostumbra dar la
Unidos, especialmente en términos de negocios.
mano, de acuerdo con las normas ya especificadas en
este manual. El que sale es el que abre al puerta.
Japón: imperio en el cual el jefe de estado ha sido
considerado tradicionalmente como una deidad. Las
De conformidad con las leyes alemanas, si usted hace
ceremonias, a todo nivel, son muy importantes, se
creer que un negocio se realizará y este no lleva a cabo
organizan teniendo en cuenta hasta los más mínimos
se le puede demandar por daños y perjuicios.
detalles.

43
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

El Japón, como estado, considera que tiene una “Misión LAS CABECERAS DEBEN COLOCARSE EN LOS
Divina” en la búsqueda del bien. CENTROS DE LA MESA CUANDO LOS INVITA-
DOS SON 8, 12, 16, 20, 24, etc.
La filosofía y por lo tanto el modo de pensar de los
japoneses es muy diferente al de los occidentales. MESA RECTANGULAR PARA
Analizan el comportamiento de una persona antes de COMIDA CON SEÑORAS
empezar a tratar temas de negocios.
DUEÑO DE CASA
Cualquier negocio requiere numerosas conversaciones e
E 3 A B 4 F
innumerables tazas de té. Se tiene muy en cuenta el
conducto regular.

Las tarjetas, tanto el propio idioma, como en japonés son 7 G

indispensables.

Los altos ejecutivos generalmente hablan inglés, no así

los mandos medios. Un intérprete puede ser necesario. 6 D 2 1 C 5

Los japoneses creen que es una intromisión que un

extranjero hable japonés. DUEÑA DE CASA

En el Japón hay una relación muy especial entre la

política y los negocios. MESA RECTANGULAR PARA COMIDA
CON HOMBRES SOLOS
En las industrias no debe haber desperdicio de
ninguna clase, todo se debe aprovechar. DUEÑO DE CASA

Demostrar los sentimientos es un signo de mala

educación en el Japón. 10 6 2 4 8 12

No se dejan ver las suelas de los zapatos.

14 15
No se menciona ni el cuatro (4) ni el nueve (9).

13 9 5 1 3 7 11

44
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

LAS CABECERAS DEBEN COLOCARSE EN LOS NUMEROS: CABALLEROS

EXTREMOS DE LA MESA CUANDO LOS LETRAS: DAMAS
INVITADOS SON 10, 14, 18, 22.
LAS MESAS EN “U”
MESA RECTANGULAR PARA COMIDA CON ASISTENCIAS DE HOMBRES SOLOS
CON HOMBRES SOLOS
DUEÑO DE CASA
5 9 13 10 6 2

1 DUEÑO
DE CASA

3 7 11 12 8 4

MESA RECTANGULAR PARA

COMIDA CON SEÑORAS

2 D 6 E 3 A

DUEÑA
DE CASA

CON ASISTENCIA DE SEÑORAS

LAS MESAS EN “T”
1 C 5 F 4 B
CON ASISTENCIAS DE HOMBRES SOLOS
DUEÑO
DUEÑO DE
DE CASA CASA

45
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

DUEÑO DUEÑA
DE DE
CASA CASA
CON ASISTENCIAS DE SEÑORAS
DUEÑA HUESPED DUEÑO SENORA
DE DE DE DEL
CASA HONOR CASA HONOR

MODIFICACIÓN EN LAS MESAS

“M” “T” “U”
DUEÑO DUEÑA
DE DE CON ASISTENCIA DE HUÉSPED DE
CASA CASA
HONOR Y SEÑORA

DUEÑA DUEÑO
DE DE
CASA CASA

46
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

MESA EN “M”
CON ASISTENCIA DE SEÑORAS

MESA EN “M”
CON ASISTENCIA DE HOMBRES SOLOS

DUEÑO
DE
CASA

EN CARRUAJES

3 1

4 2

EN AUTOMÓVIL

47
 U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

EN AUTOMÓVIL

El más

El puesto
menos

PERSONAS CAMINANDO EN LINEA HORIZONTAL

2 1

3 1 2

4 3 1 2

5 3 1 2 4

6 5 3 1 2 4

48