validación de Datos

Al ingresar ciertos datos en una tabla, es posible que estos tengan que cumplir
ciertos criterios, por ejemplo, no se pueden contratar empleados menores a los 18
años o que se cumpla el pago del salario mínimo, etc. Esta herramienta puede
evitar el ingreso de datos inválidos o detectar aquellos que no cumplen la condición
siguiendo estos pasos:

Si los datos no han sido ingresados:

1. Determinar la columna que se validará y el criterio que debe cumplir.
En el ejemplo será la columna de edad y el criterio será que la edad tiene que
ser mayor a 18.

2. Seleccionar las celdas a las que se le aplicará la validación y seleccionar de la

pestaña Datos la opción Validación de datos, que se encuentra en el grupo
Herramientas de datos.

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María Cristina Pérez C.
 3. Agregar el criterio de validación. Este
tiene campos en los que se va definiendo
el criterio, estos son:
• Permitir: números enteros, decimales,
listas, etc.
• Datos: si serán igual a, entre, mayor que,
menor qué, etc.
• Según sea el caso: Mínimo, Máximo,
datos de la lista, etc.

4. En la pestaña Mensaje entrante se activa la opción para se muestre un

mensaje con un texto orientador al seleccionar la celda. Es recomendable
analizar si es necesario incluirlo o si basta con identificar bien la columna.

5. En la pestaña Mensaje de error se activa la opción para aparezca un

mensaje cuando el dato ingresado no cumple con el criterio establecido.
El estilo del mensaje puede variar según la rigidez de la validación, puede
ser:
• Grave: solamente dejará ingresar datos válidos o ningún dato.
• Advertencia: informa que el dato es inválido, pero pregunta si se desea
continuar, dejando abierta la opción a dejar el dato inválido.
• Información: informa que el dato es inválido y permite ingresarlo.
Si se quiere un control más riguroso de los datos, el estilo más recomendable
es Grave.

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 6. Al terminar de configurar todas las opciones,
seleccionar Aceptar y verificar que la validación
funcione. Para hacerle algún cambio a la
validación, se selecciona el rango y se vuelve a
ingresar a la opción de Validación de celdas.

Si los datos ya han sido ingresados:

1. Determinar la columna que se validará y el criterio que debe cumplir.

En el ejemplo será la columna de ingresos y el criterio será que el ingreso
mínimo debe ser de Q 2,800.00.

2. Seleccionar las celdas a las que se le aplicará la validación y seleccionar de la

pestaña Datos la opción Validación de datos, que se encuentra en el grupo
Herramientas de datos (Ver imagen en la parte superior).

3. Agregar el criterio de validación (Ver imagen en la parte superior).

4. Agregar el mensaje entrante (Ver imagen en la parte superior).

5. Agregar el mensaje de error (Ver imagen en la parte superior).

6. Para comprobar qué datos de los ya ingresados no cumplen con el criterio

establecido, seleccionar el rango y hacer clic en la opción Rodear con un
círculo datos no válidos del grupo Herramientas de datos en la pestaña
Datos.

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 7. Los datos que no cumplen será rodeados con un círculo rojo, ingresar datos
válidos y así se quitarán los círculos.

Otro ejemplo de validación de datos son las listas, éstas ayudan a que se ingresen
los datos de la misma manera para todos los registros, evitando errores. Para
crearlas se deben seguir los pasos anteriores, seleccionando Lista del campo
Permitir y agregando los datos que serán parte de la lista o seleccionando las
celdas en las que se encuentran listadas las opciones. Se muestran así:

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