ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

DEFINICION DEL PROYECTO

 Conjunto de antecedentes que nos permiten juzgar individual o grupal las ventajas o
desventajas que presenta asignar que determinado proyecto a su inicio.
 Actividades orientadas a un logro de objetivos atados a unos recursos disponibles.
 Acciones de las cuales se pretende dar solución a un problema que afecta a la
comunidad teniendo en cuenta tamaño características, tipos y periodos de recursos
obtenidos dentro de las limitaciones técnicas, sociales, económicas y políticas.
 Emprendimiento realizado con las precisiones de recursos, tiempo de ejecución y
resultados esperados.

La realización de un proyecto consiste en organizar un conjunto de acciones y actividades,

con el fin de lograr unas metas u objetivos. Para realizar el proceso de formación debemos
tener ideas muy claras y así poder desarrollar las actividades propuestas.

Pautas para la elaboración de un proyecto

 Objetividad: estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios, con la idea de
abandonar cualquier idea que muestre ser falsa.
 Claridad: se debe definir claramente lo que se quiere lograr, mostrando motivaciones y
aspiraciones de los grupos involucrados. Determinando donde, cuando y como se
pretende hacer lo propuesto.
 Principio de realidad: debemos tener en cuenta lo que se desea y lo que es posible esto
debe usarse para hacerse realidad.
 Flexibilidad: en un proyecto las situaciones que cambian permanentemente exigen
planear un margen operativo, con ideas rápidas; o producir algunos cambios de
producción.

Importancia de un proyecto

 Facilita la selección de alternativas de soluciones adecuadas a problemas específicos.

 Determina la viabilidad y la factibilidad que tiene una alternativa de dar solución para
atender una necesidad determinada.
 Demuestra las bondades de una inversión entre organismos de crédito y financiamiento
también para todas aquellas entidades y personas que puedan financiarlo.

Ciclos de un proyecto

1. Preinversion: son los estudios realizados antes de tomar una decisión formal, incluye
los procesos de:

1.1: Identificación: planteamiento de las posibles alternativas de solución y explicación de las

necesidades y oportunidades.

1.2: Selección: la elección del proyecto teniendo en cuenta restricción del capital y la
magnitud del riesgo.
1.3: Formulación: permite analizar con detalles las partes que componen los objetivos del
proyecto

1.3.1: Etapa de idea: clarificar una opción para atender una necesidad o un problema teniendo
en cuenta los aspectos económicos, técnicos, institucionales, ambientales, sociales y financieros.

Pasos para la generación de ideas de proyectos:

 Elaborar un buen diagnostico.

 ser creativo e innovador.
 plantear una serie de interrogantes.

1.3.2: etapa de perfil: se realiza un análisis profundo de la necesidad a partir de la información,

obtenida de fuentes secundarias.

 Se preparan soluciones elaboradas

 Se definen objetivos
 Se contrasta el producto o servicio frente a la población.

1.3.3: prefactibidad: tiene como objetivo especificar, con mayor detalle, los aspectos de
análisis del mercado, técnicos, financieros, institucionales, administrativos y ambientales. Es
importante incluir al análisis de sensibilidad que permita observar el comportamiento del
proyecto ante cambios en las variables más relevantes.

1.3.4: factibilidad: reduce al máximo a incertidumbre asociada con la realización del proyecto
y se obtienen mejores y más confiables soportes a los indicadores de evaluación. En este estudio
se evalúa la alternativa del cual se puede ser rechazada, o se mejora tomando recomendaciones
de los expertos.

1.3.5: diseño definitivo: se aplica a proyectos de alta complejidad y que exigen grandes
inversiones. Aquí es cuando se define cual será el ente administrativo y gerencial.

2. inversión o ejecución o implementación: este se inicia en el momento en que se toma la

decisión de ejecutar el proyecto y termina cuando se finaliza, y la empresa o negocio quedan
listos para iniciar operaciones. En esta etapa se reconocen dos momentos:

-legalización de la empresa
-permisos y licencias

La ejecución es la fase en la que se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la

ejecución de las acciones programadas en el proyecto. En esta fase las etapas son:

-diseño definitivo en el proyecto

-adquisición e instalación de maquinaria, equipos, muebles e inmuebles.
-realización de obras físicas.
-adquisición de las materias primas.
-desarrollo procesos productivos.
-programas de capacitación del personal.
3. construcción: hace parte de la ejecución, en esta se adquiere las etapas de la ejecución.

4. operación: comprende dos etapas, la producción y la comercialización. En este ciclo los

recursos humanos técnicos y administrativos son orientados hacia la producción de un bien o
prestación de un servicio.

5. evaluación ex-post: se realizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de
indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia. Esto permite mejorar la formulación de
proyectos a un futuro.

 Indicador de costo (IC)=gastos reales / gastos estimados

 Indicador de cumplimiento= plazo real / plazo estimado
 Indicador de eficiencia= VAN ex–post /VPN ex-ante

6. liquidación: es el corte que se le hace a un proyecto apara poder evaluarlo. Esto no significa
que acá se acaba o se cierra la empresa.
Ejemplo de esta fase:

-fase preoperativa=6 meses: corresponde a las actividades de análisis, consulta, observación y

en general de conocimiento y de lo que tiene que ver con las acciones.

-fase operativa=5 años: se inicia cuando el bien entra a prestar el servicio.

-fase de liquidación=6 meses: es el corte que se le hace al proyecto para evaluar las bondades
en un determinado periodo.

Tipos de proyectos

 Proyectos sociales: cuando su implementación u operación no dependen

necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores. Ejemplo: proyectos de
salud, educación, etc.
 Proyectos productivos: tiene como propósito fundamental crear condiciones que
faciliten e impulse el desarrollo económico. Ejemplo: carreteras, centrales eléctricas
etc.
 Proyectos al interior de la empresa: creación de nuevos productos tecnológicos,
ampliación o mejoramiento.

EL DIAGNOSTICO
Es el proceso de estudio para medir, determinar, evaluar y caracterizar particularidades de una
necesidad u oportunidad que se presenta y que debe ser satisfecha mediante el mejoramiento de
las condiciones actuales. En este se identifican las causas que generan el hecho y sus efectos,
permitiendo a partir de análisis, formular estrategias de intervención de acuerdo a las
necesidades de cada empresa.
El conocimiento de la situación es el reconocimiento de los factores que puedan dinamizar o
retardar el desarrollo de las acciones propuestas. En estos términos implican que las primeras
acciones se encaminen a una recopilación de aquella información que conozca el contexto y así
entender mejor los planteamientos realizados en el estudio.

Propósitos del estudio

Descripción: caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la
población objetivo.

Explicación: estructuración de las variables o situaciones que determinen la necesidad o

problema.

Problema o necesidad

Describe la baja calidad de un bien o servicio, que afecta a la población y que debe ser
solucionado. En el problema se debe tener en cuenta que ha generado esto, desde cuándo y cual
es cuantificación.
Una vez analizada las características del problema se proceden a identificar y a formular las
posibles soluciones, las cuales serán evaluadas para así determinar cuál será la más apropiada
para el origen del proyecto. Para descubrir el problema se deben plantear algunas
consideraciones a saber:

-¿existe el problema?
-¿Cuál es el problema?
-¿Cuál es el entorno?
-¿Cuáles son sus consecuencias?
-¿Cuál es la magnitud actual de problema?

El problema dentro de la organización

Cuando se presentan problemas en la empresa generalmente están relacionados con l la mejora

del rendimiento empresarial o a la cobertura del mercado. Comúnmente los problemas son
considerados casos negativos y las oportunidades factores positivos. A identificación de la idea
del proyecto es la etapa más crucial y compleja, requiriendo alta dosis de conocimiento,
iniciativa e imaginación.

Fuentes que facilitan la identificación de ideas de proyectos.

-estudio y revisión del plan.

-estudios socioeconómicos, tanto en el sector público como en el privado.
-revisión de proyectos analizados.
-Observación de las experiencias de otras regiones o países.
-propuestas directas de organizaciones sectoriales.
-existencia de necesidades.
-identificación de recursos disponibles.
-existencia de políticas gubernamentales.
-conocimiento de avances tecnológicos.
-experiencia familiares.
-Eventos empresariales.

Pasos para la generación de ideas de proyectos

-elaborar un buen diagnostico.

- ser creativo e innovador.
-plantear una serie de interrogantes.

OBJETIVOS
Son los fines o propósitos hacia los cuales se debe dirigir los esfuerzos de un ser humano. Para
una empresa es básicamente obtener utilidades a través de todas sus áreas funcionales.

Tipos de objetivos

Generales: son aquellos donde queremos que el producto o servicio que se produzca se preste
sea competitivo en el mercado nacional.

Específicos: que el producto o servicio sea competitivo tanto en el precio como en la calidad.

Reglas para la fijación de objetivos

Claridad: un objetivo debe ser claramente definido. El lenguaje debe ser estricto y conciso, de
manera que pueda ser extendido fácilmente y así comunicarlo a los que se quiere.

Flexibilidad: los objetivos deben ser los suficientes flexibles para así poder ser modificados
cuando las circunstancias lo requieran.

Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo par así poder
determinar su cumplimiento.

Realismo: los objetivos deben ser factibles de lograrse.

Coherencia: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta su utilidad para la empresa.

Motivación: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en un elemento
motivado y en un reto para las personas responsables.

Un aspecto importante que está relacionado con la formulación de un proyecto es la

justificación.

La justificación tiene el propósito de indicar o describir el porqué del proyecto, que importancia
y qué utilidad tiene para el problema. Para hace una buena justificación se debe realizar una
consulta amplia de información y estadísticas cualitativas que permitan su sustentación.

RECOLECCION DE LA INFORMACION
Información

Es un conjunto de datos organizados que constituye un mensaje sobre un determinado ente o

fenómeno cuando tenemos que resolver un problema o tomar una decisión empleando diversas
fuentes de información y construimos un conocimiento o información organizado que permite
resolver el problema o la toma de decisiones.

Técnicas para la recolección de información:

• Entrevista: es la investigación cualitativa, la entrevista busca entender al mundo del

entrevistado, el propósito de la entrevista es obtener información de la vida.

• Encuestas: se necesita requerir información a un grupo significativo de personas acerca

de los problemas en estudio para así por medio de un análisis sacar conclusiones.
• Observación: consiste en el registro sistemático, valido y confiable de comportamientos
o conducta manifiesta.

• El experimento: aumenta la experiencia del hombre sobre la realidad, este hace parte del
método de investigación y es un proceso planificado de observaciones.

Instrumentos para recolección de información

• Cuestionario

• Guías de entrevista

• Formatos de registros

• Cuadernos de registros

• Guías de observación

• Listas de chequeo

• Formularios de encuesta

Datos primarios y secundarios

• Datos primarios: son aquellos que el investigador obtiene de la realidad.

• Datos secundarios: son registros escritos que proceden también de un contacto con la
práctica.

Para la recolección de la información es necesario determinar con claridad cuáles son las
fuentes que se van a utilizar.

En caso de no poder acceder a encontrar todo lo que se quiere conocer acerca del tema, se debe
acudir a fuentes primarias o fuentes directas es suficiente tener gran claridad acerca de la
información que se quiere.

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Pretende aportar los elementos necesarios de juicio, para decidir que tipo de organización legal
se pretende constituir.

TIPOS DE EMPRESAS

-Empresas individuales y colectivas: Las primeras pertenecen a un solo socio y las segundas son
constituidas por varios socios.
-Sociedades de personas: (en comanditas simples, cooperativas y comunitarias), de capital
(anónimas en comanditas por acciones, de responsabilidad limitada y unipersonales) y mixtas.

-Empresas sin animo de lucro: Son de ayuda y no buscan rentabilidad monetaria, con animo de
lucro que busca generar rentabilidad económica.

ASPECTO JURIDICO PARA LA CONSTITUCION DE LA EMPRESA

Hace parte de una iniciativa independiente, y determina de forma precisa, como piensa operar
dentro del marco jurídico y que normas acatar para desarrollar su misión. Así se determina el
respaldo legal con que deba contar el proyecto para desarrollar las actividades correspondientes
a su implementación y operación.

Toda empresa debe registrarse por escritura pública, si lo requiere, luego ante cámara de
comercio, legalizarse ante la DIAN (RUT) y otros permisos que deba tener de acuerdo al tipo
de proyecto.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Identificar un buen modelo administrativo para el proyecto, que es te constituida por niveles,
con objetivos definidos que permitan el logro de los objetivos del proyecto.

Las actividades a realizar en la etapa de ejecución y operación deben ser coordinadas por un
ente administrativo que garantice la obtención de objetivos.

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA

Se recomienda no expandir demasiado la estructura interna de una empresa en sentido vertical,

así:

Características:

• El cliente es la máxima autoridad.

• Los empleados de contacto con el cliente son los más importantes.

• El staff es un órgano de soporte.

• La estructura se elabora en función de los procesos.

• Tiende a ser plana y con el menor número de niveles

ORGANIGRAMA TRADICIONAL

Características:

• El cliente no cuenta para nada.

• Los empleados de contacto son los menos importantes.

• El staff es la máxima autoridad.

• La estructura no se define en función de los procesos.

• Es piramidal con muchos niveles.

• Costos administrativos:

Están relacionados con los costos de personal directivo, administrativo y

de servicios, las depreciaciones, los servicios públicos, los arriendos,

gastos de mantenimiento, seguros, patentes, entre otros.

• Instrumentos de gestión:
Entre los principales tenemos: El presupuesto, el control de calidad, el

cronograma de actividades y los indicadores de gestión.

ESTUDIO FINANCIERO
Determina el monto del dinero para la ejecución del proyecto. Los datos registrados en el
estudio son los resultados del estudio previo del mercado, técnico y organizacional, que se
utilizaran para determinar la viabilidad económica del proyecto.

TIPOS DE INVERSION

FIJAS: Se caracterizan por ser depreciables, como lo son terrenos, construcciones civiles,
maquinaria, equipo mobiliario, vehículos y herramientas.

DIFERIDAS: Gastos generados antes de la operación del proyecto en estudios previos, gastos
de constitución, imprevistos, etc.

CAPITAL DE TRABAJO

Garantizar el normal funcionamiento de la empresa, para calcular el capital de trabajo se utiliza

el método del ciclo productivo que consiste en establecer el monto de los costos operacionales
que se deben financiar desde el momento que se hace la primera compra de insumos, hasta que
se recibe el pago por la venta del producto. Se obtiene utilizando la siguiente formula:

OCT = CO (COPP)

COSTOS DE PRODUCCION

Son reparticiones asociadas con la adquisición o producción de un producto, bien o servicio; se

dividen en:

*Costos variables: Su monto cambia dependiendo del volumen del producto.

*Costos fijos: El valor se mantiene, como en la nomina, impuestos, arriendo etc.

CLASIFICACION DE COSTOS Y GASTOS

Costos de fabricación vinculados a la elaboración del producto, como materias primas, gastos de
fabricación, servicios.

-Gastos de administración: Sueldos, prestaciones, amortización, seguros e impuestos.

-Gastos de ventas: Saldos de vendedores, representación, publicidad.

También hay gastos de distribución: Conductores, vehículos de reparto, etc.

-Costos financieros: Pago de intereses por uso de créditos.

-Gastos generales: Papelería, elementos de aseo, servicios.

INGRESOS

Venta del producto o servicio o por venta de activos depreciados. La estimación de ingresos se
basa en el estudio de mercado, especialmente en el comportamiento de las ventas del producto o
servicio, de precios, condiciones de crédito y políticas de descuento por volumen y pronto pago.

ESTADOS FINANCIEROS

Reportes contables que reflejan el estado de una empresa a una fecha determinada y sus
resultados de operaciones se clasifican en:

-ESTATICOS: Se calcula el estado de activos y pasivos fijos, corriente diferido y el capital de

la empresa.

-DINAMICOS: Se elaboran en el periodo y el principal de estos estudios es el estado de

resultados ganancias o pérdidas, el cual muestra las ventas o ingresos frente a los costos y
gastos generados en el periodo. Su diferencia es la utilidad o pérdida obtenida y pasa a ser parte
del patrimonio del proyecto.

FUENTES DE FINANCIACION

-Internas: Para un proyecto nuevo, son los aportes de los socios gestores con que se cuentan.

-Externas: Acciones, bonos y créditos de entidades financieras, inversionistas, etc.

ESTIMACION DE FORMA DE PAGO Y CAPITAL DE UN CREDITO. (Ver formulas)

1) Pago de interés y capital al final del periodo

Se obtiene un crédito y se cancela junto con los intereses y el capital al final de 3 anos.

F=Pn ( 1+i )

Donde:

F = valor futuro de la deuda

P = valor presente (cuando se hace el crédito)

I = tasa de interés

n = número de años

Ejemplo: se obtiene un crédito por $5.000.000 a una tasa de interés del 23% para pagar al final
de 3 años.

F = 5000000 (1,23)

F = 9.304.335

2) Pago de interés al final de cada ano, y pago de interés y capital al final del 3 ano.

3) Pago por partes iguales al final de cada ano

Se estima utilizando la siguiente fórmula matemática:

i ( 1+ i )n
A=P n
( 1+i ) −1

Donde

A = anualidad que se paga al final de cada año

P = monto del crédito (valor presente)

Ejemplo: con los mismos datos del ejercicio:

A = 2.485.863

4) Pago de intereses y una parte proporcional del capital al final de cada año.

Previamente se acuerda el aporte a capital, proporcional al # de anos del crédito.