Cómo desarrollar un Informe de Ventas Efectivo – Parte

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Para Gerentes de Ventas - Informe de Ventas
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Por Alan Rigg

¿Se encuentra usted

preocupado debido a que
usted no monitorea
adecuada o efectivamente el
desempeño de la fuerza de
ventas de su empresa?
¿Quisiera disponer de un
informe que le ayude a medir
la efectividad en el
desempeño de cada
vendedor? ¿Cómo debería
verse este reporte?

La Frecuencia en el Reporte y los Marcos de Tiempo

Las preguntas iniciales que deben hacerse cuando se diseña un Informe de Ventas son: 

 ¿Qué tan frecuentemente desea generar usted el Informe de Ventas?

 ¿qué lapso de tiempo deseo usted que abarque su Informe de Ventas?

Hay otras preguntas adicionales que le ayudarán a usted a formular respuestas útiles para estas dos
preguntas:

 ¿Con qué información cuenta usted en este momento que le ayude a medir el desempeño en

ventas?
 ¿Con cuánta frecuencia se actualiza esa información?
 ¿Qué tan difícil es extraer la información de los sistemas de su compañía?
 ¿Con cuánta anticipación desea usted conocer de problemas potenciales en el área de ventas?

Como usted podrá imaginarlo, entre más frecuentemente usted examine el desempeño en ventas, más
rápido conocerá acerca de los problemas potenciales en el desempeño. Una inspección más frecuente
le hará también a usted un mayor tiempo de acción para tomar acciones correctivas frente a los
problemas de desempeño en ventas antes que esto se conviertan en críticos (por ejemplo que amenacen
la estabilidad del trabajo). La contraprestación es el costo en tiempo y recursos que debe ser invertido
para compilar la información de los Informes de Ventas.

Si usted tiene resultados, mida dichos resultados

La medición más sencilla y más asequible en el desempeño de ventas son los resultados producidos por
cadavendedor. Usted puede medir estos resultados respondiendo a las siguientes preguntas:

 ¿Cuánta ganancia ha generado dicho vendedor?

  ¿Cómo se compara esta ganancia con el presupuesto asignado al vendedor?
 ¿Cuánto ingreso neto generó el vendedor?
 ¿Cómo se compara este ingreso neto con el presupuesto asignado al vendedor?

Esta parte del Informe de Ventas debe contener los siguientes elementos de información:

 Ganancia Actual $
 Presupuesto $
 Ganancia Delta $ (Ganancia Actual $ - Presupuesto $)
 Ganancia Delta % [(Ganancia Actual $ - Presupuesto $)/ Presupuesto $]

 Ganancia Neta Actual $

 Ganancia Neta Presupuestada $
 Ganancia Neta $ (Ganancia Neta Actual $ - Ganancia Neta Presupuestada $)
 Ganancia Neta Delta % [(Ganancia Neta Actual $ - Ganancia Neta Presupuestada $)/ Ganancia
Neta Presupuestada $]

¿Está usted de acuerdo de que la información que se encuentra en la parte superior le dará una buena
información “instantánea” acerca del desempeño de un vendedor?

Si usted no tiene resultados ( o SUFICIENTES resultados),

mida la ACTIVIDAD.
Desafortunadamente, para muchos vendedores los resultados no cuentan toda la historia. ¿Qué debe
hacer si no le gustan los resultados que está produciendo un vendedor? ¿Qué debe hacer si un vendedor
muestra que tiene la habilidad pero su desempeño no es consistente? ¿Cómo puede usted determinar
cuál es la causa del problema? Y para tema que nos interesa, ¿cómo puede usted determinar si
un vendedor totalmente nuevo está desempeñándose de manera adecuada para cumplir con sus
cuotas de desempeño de los siguientes 30, 60 y 90 días?

Si usted no cuenta con resultados para realizar alguna medición, o usted está tratando de descubrir por
qué un vendedor no está produciendo resultados suficientes, usted necesita revisar las actividades que
realiza este vendedor. Dado que la inspección de actividades es un área completa en sí misma,
abordaremos este tema en la segunda parte de este artículo.