Administración exitosa de cambios en

Tecnología Informática (TI)

Por Claudio J. Curcio
Última modificación: 30-Dic-2006.

El mundo cambia, y particularmente la tecnología informática lo hace

permanentemente. Si no se cuenta con un proceso formal para su administración, se
corren riesgos que pueden afectar la continuidad del Negocio.

Es común oír hablar de la resistencia natural que

Sintéticamente
Los cambios no esperan a la presenta el ser humano al cambio. En tecnología,
predisposición de las personas para esta resistencia se ve representada por la conocida
realizarlos, y ocurren de todas maneras. frase “lo que funciona no se toca”. Si bien “no
cambiar” garantiza mantener un status quo,
también podría provocar la pérdida de ventajas
Esta es una guía de 10 pasos para
competitivas y mayores costos de mantenimiento,
ayudarlo a construir su propia metodología
para al final tener que afrontar proyectos de ajuste
para administrarlos.
de mayor envergadura y complejidad.
Analizar su:
En el extremo opuesto están aquellos a los que les
1. Necesidad,
fascina cambiar. Si bien, adoptar tempranamente
2. Oportunidad,
determinadas tecnologías puede aportar ventajas
3. Impacto.
competitivas, una actitud exacerbada en este
4. Para cada Impacto, diseñe
sentido, ejecutando cambios en forma “heroica”,
contramedidas.
puede llevar a un desastre, al ser realizados sin la
5. Si NO existen contramedidas posibles,
más mínima evaluación de sus consecuencias y sin
escale un nivel y reevalúe.
proceso de decisión alguno, más que la voluntad de
6. Diseñe una lista de verificación a
hacerlos.
modo de “hoja de ruta” para su
ejecución.
Cuando el área de cambios es la Tecnología
7. Calcule tiempos
Informática, frecuentemente se cae en facilismos
8. Determine el “punto obligatorio de
que tientan a pasar por alto las consideraciones de
vuelta atrás” en función de las
posibles impactos indirectos y sus consecuencias
necesidades del Negocio
sobre el Negocio. Como ejemplo común podemos
9. Designe un responsable del proyecto
mencionar los “fixes” de diverso tipo, que aunque
de cambios.
publicados como obligatorios e inocuos, terminan
10. Capitalice la experiencia para mejorar
impactando de forma imprevista, y sobre los cuales
futuras estimaciones.
recién se publican alertas posteriormente a ser
aplicarlos.

Si no cuenta en su Organización con una metodología de administración de cambios, puede

adaptar la guía siguiente, tomándola como aproximación inicial para desarrollar su propia
metodología.

Guía de 10 pasos para realizar cambios:

__1. Analice la necesidad del cambio. Involucre a los responsables de los procesos que podrían
verse afectados. Evalúe cuáles son las consecuencias de no ejecutar el cambio. Se sorprenderá de
la cantidad de cambios que fueron definidos como “necesarios” y que se convierten en “no
relevantes”, luego de someterlos a discusión, con la consiguiente economía de costos y esfuerzo.

__2. Analice su oportunidad. Aún los cambios definidos como “necesarios” pueden requerir
alcanzar determinadas condiciones previas antes de proceder a su implementación o que deba
esperase hasta un momento determinado.

__3. Analice los posibles impactos ponderados del cambio que se propone realizar,
enumerándolos en una lista. El impacto ponderado es la probabilidad de su ocurrencia multiplicada
por la gravedad de las consecuencias, preferentemente en términos de costos para evitar las
evaluaciones subjetivas. Si no es posible determinar el costo del impacto, podría utilizarse como
unidad el “tiempo sin servicio” que ocasionaría. Evite considerar probabilidades de tipo “alta,
media o baja”, utilizando siempre que sea posible el cociente entre el número de casos en que el
impacto se producirá y el número total de casos posibles.

__4. Para cada impacto posible, diseñe contramedidas que lo mitiguen o que, en el mejor de los
casos, hagan nula su probabilidad de ocurrencia.

__5. Si NO existen contramedidas para algunos de los impactos posibles, o si el impacto

ponderado en términos de tiempos o costos, supera el límite máximo que el negocio de su
Organización puede soportar, suba la decisión un nivel y proceda a la revisión de lo evaluado en
__1 y __2. Si se decide continuar, debiera revisar que su Plan de Continuidad del Negocio se
encuentre debidamente actualizado y ponerlo activo al momento de ejecutar el cambio.

__6. Diseñe una lista de verificación explícita del proceso a modo de “hoja de ruta”, con la
secuencia en que deben realizarse las tareas, las verificaciones previas y posteriores de cada una,
y las decisiones o contramedidas que como consecuencia deben adoptarse en cada caso. En la
lista, reserve espacio para consignar fecha, hora, responsable y comentarios sobre la ejecución de
cada ítem.

__7. Calcule los tiempos necesarios para ejecutar los cambios a partir de la métrica obtenida
de procesos similares anteriores, o utilice la mejor estimación que posea. Así, calcule el tiempo
total que demandará el proceso y cuánto tiempo requeriría la “vuelta atrás” desde cada punto de
avance.

__8. Determine el “punto obligatorio de vuelta atrás” con la información recopilada en __7
más los requerimientos del Negocio. El “punto obligatorio de vuelta atrás” es aquel que establece
el momento a partir del cual, la duración de una hipotética “vuelta atrás” impacta al Negocio
porque afecta parcial o totalmente su operación. Por lo tanto, si se lo alcanza, es recomendable
proceder a la “vuelta atrás”, independientemente del avance logrado.

__9. Designe un responsable. Un cambio es de hecho un proyecto más. Por lo tanto debe
existir un responsable de coordinarlo con la capacidad de tomar las decisiones necesarias, como
podría ser la de “abortar” el proceso y proceder a su “vuelta atrás”.

__10. Capitalice la experiencia. Documente lo realizado en un inventario de cambios, y si el

proceso fue exitoso, analice convertirlo en la metodología para realizar cambios del mismo tipo en
su Organización. Registre la métrica obtenida para mejorar sus futuras estimaciones.