Protocolo para desarrollo de una videoconferencia

La videoconferencia es un sistema de intercomunicación que permite la

interacción visual, auditiva y verbal entre personas distantes, desde cualquier
lugar, con equipos compatibles que envían señales sobre diferentes canales
de transmisión; haciendo posible verse, escucharse y compartir información
como fotografías y dibujos.

¿Cómo se solicita?
Se ingresa por esta dirección inicialmente http//190.69.1.14/. Allí se
encuentra un formato que tiene básicamente cuatro niveles de preguntas:
La primera es información general, donde se solicita información respecto a:
Tipo de asunto, conferencista, descripción general y documentos e imágenes
que se presentarán.

La segunda es la información respecto a horarios, donde hay opciones como

colocar las fechas y horas de las conferencias.

Una tercera parte que es donde se puede indicar si la conferencia será

pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si es abierta o
cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene la opción de solicitar
la grabación de la videoconferencia.

Una cuarta parte donde puede escoger a quiénes quiere invitar, agregando
salas o grupos especiales internos o externos.

¿Quién solicita?

El Director Regional y/o Subdirectores de Centro de formación profesional

envían un correo, Anexando el formato de solicitud de video conferencia.

¿Cómo se participa?

Desde los diferentes lugares donde estén las salas de videoconferencias; en

Bogotá existen dos sedes: donde se encuentren salas normales de
conferencias y de manera personal por medio de su computador en la casa.
Si está participando desde el SENA, podrá hacerlo activamente con
sugerencias o comentarios. Si participa desde su hogar, sólo podrá ser un
participante pasivo. Van a dar códigos especiales a las personas para que
puedan acceder a estas conferencias.

¿Cuáles son los requerimientos para acceder al servicio?

La totalidad de los sitios remotos requieren de un códec de videoconferencia

con soporte H.323 (que es el que utilizan aplicaciones como Microsoft
NetMeeting o OpenPhone), SIP (que es el que utilizan aplicaciones como
Windows Messenger o SJPhone) o H.320 (usuarios de líneas ISDN).

Protocolo de Presentación personal:

Al colocarnos frente a una cámara de televisión debemos tener presentes

algunas reglas:

✔Seleccionar adecuadamente nuestro vestuario evitando los colores blanco,

negro y azul oscuro, las telas con muchas rayas, cuadrados, o dibujos
complejos tampoco son aconsejables.

✔Evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina, los vestidos
con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los
tacones que hacen ruido al caminar.

✔Cuando usemos maquillaje debemos evitar las sombras, rubores y labiales

demasiado oscuros.
✔Demasiadas joyas pueden reflejar la luz y producir ruidos al movernos.
Cuando los aretes que usamos son más grandes que nuestros ojos,
interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara.

✔Evitar usar gafas oscuras, so pena de parecer como un mapache.

✔Evitar que el cabello nos tape la cara, los caballeros deben mandarse
cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor
presentación.

✔Debemos sentarnos derechos y evitar balancearnos sobre la silla.

✔El conferencista debe evitar leer sistemáticamente sus apuntes, ya que los
televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo.

✔Debemos mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los
asistentes a la videoconferencia.

✔Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.

Protocolo para desarrollar una videoconferencia:

Para desarrollar una videoconferencia en el SENA debemos realizar el

siguiente procedimiento:
✔Solicitar con 8 días de anticipación al centro que pertenecemos o a la
Dirección general del SENA el espacio para hacerla, incluyendo la fecha y
hora para su realización, el nombre de la persona que va a realizar la
videoconferencia y el tema a tratar.

✔Hay que tener en cuenta que todos los viernes, se envía por correo o se
publica la programación de las videoconferencias de la semana siguiente.