Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Orientaciones para Preparar Un Plan de Trabajo
Orientaciones para Preparar Un Plan de Trabajo
htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
Resumen:
El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una
revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual
(RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos
días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la gestión comunitaria.
Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepción de que el
presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de
trabajo.
Como en cualquier planificación, ya sea un proceso de grupo o no, usted debe (1) pensar
hacia atrás, comenzando por dónde quiere estar al final del periodo, y generando los pasos
necesarios para llegar ahí desde donde se encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro
preguntas clave de la gestión, usándolas como base para sus discusiones y reflexiones. Un
plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico
(6 o 12 meses) , que señala los problemas a solucionar y las formas de resolverlos. Es una
herramienta modelo para la gestión. Cuando el personal participa en la gestión, necesitan
aprender qué es. Al crear un entorno adecuado para que el personal participe en la
elaboración de un plan, también crea un proceso de aprendizaje.
1
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
1. Introducción:
Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de
trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo en un presupuesto, y (b) que un plan de
trabajo consiste sólo en un calendario. Muchos administradores se disgustan cuando ven
sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas.
2
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible comenzar a preparar un plan
de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.
Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo
de tiempo dado, primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones,
luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. Este capítulo
tiene tres partes:
Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se olvida con
frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las
condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el
periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como
documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su
propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en
lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). También es un documento que
contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de
trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que
se hace, y por qué, durante el periodo determinado.
El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que
un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo
dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los
convierte en objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los
obstáculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que
emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuesta tiene
mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la
aprobación del proyecto para justificar esta aprobación.
3
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores, grupos de
destino (beneficiarios), gerentes, planificadores, comités y juntas, a los donantes, no sólo de
proyectos, sino también de programas, y a las organizaciones que trabajan
independientemente en documentos de programas.
Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer, en el texto del plan de trabajo se
escribe sólo la exposición, y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del
documento.
El plan de trabajo, como exposición, se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un
problema o problemas (elegidos por razones lógicas); (b) necesitan una solución; (c) la
solución es el plan de trabajo, que incluye una lista de metas, objetivos y acciones que
forman parte de una estrategia; (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver
y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución, además de los obstáculos
que se esperan. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del
proyecto, mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones, y el propósito
de la estrategia es convertir aportaciones en resultados.
El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Un plan de
trabajo de tres meses es demasiado corto, considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo
para preparar el plan. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo, porque muchas
condiciones cambian a lo largo de un año, y al final de este año, los objetivos y prioridades
pueden ser diferentes. Debe seguir a las revisiones anuales.
Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas
por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho.
Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo.
Consta de las partes siguientes:
4
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
Redacte esta parte en último lugar, y asegúrese de que es un sumario, no una introducción.
El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. (Ver las orientaciones
sobre propuestas o redacción de informes).
La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe así,
pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas, históricas
y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de
planificación real del plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite
su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo.
Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los
objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al
plan. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar
durante dicho periodo. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña
histórica, mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en
cuestión.
1. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral,
especialmente las recomendaciones
2. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al
proyecto, o pueda hacerlo
3. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija
cambios en el diseño de este proyecto
4. párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o los
documentos del programa y
5. cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y resultados para el
periodo planificado
El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los
objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y
resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por
su plan de trabajo. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir
5
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los
otros.
En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas, objetivos y
resultados son conceptos diferentes pero relacionados. Una meta es amplia y general, la
resolución del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o
verificar que se ha conseguido porque no es específica, finita, concreta o verificable. Por
contra, una meta puede señalar un objetivo, porque éste es más específico, es finito, tiene
una fecha de conclusión y se puede verificar. Los objetivos se derivan de las metas y se
generan a partir de ellas.
Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos», en el que se
explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos.
El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los
antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la
elección de los problemas a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y
los objetivos son productos de las metas más precisos, finitos y verificables.
Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un
equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o deben derivarse de los nuevos
problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso,
descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de
cada meta. Se deben escribir aquí, especificando la fecha prevista para su consecución
dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. Ver SMART.
No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto.
Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de
trabajo, tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas)
ya descrita.
6
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son más específicos que los
objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Proporcionan la
justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de
trabajo. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.
La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para
contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. No insista en los
recursos financieros, en lugar de ello, remita al lector al apéndice que trata del presupuesto.
Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al
personal y otros trabajadores (por ejemplo, los voluntarios), socios (organizaciones y
personas), asesores, tierra, capital, suministros, equipamientos, los objetos inventariados
que se puedan utilizar, vender o negociar, y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y
utilizada en la consecución de los objetivos identificados.
Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de estrategia y acciones
pueden conformar un sólo capítulo o dos. Juntas, explican cómo se pretende convertir las
aportaciones en resultados.
En un plan de trabajo ideal, se señalan varias estrategias alternativas, se escoge una y se dan
las razones para esta elección. Su plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las
alternativas mencionadas. Decida si le conviene incluirlas o no.
De forma estricta, las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados.
Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que
convierten aportaciones en resultados. Mientras que las metas y objetivos están entre los
productos (los resultados) del proyecto, los recursos se encuentran entre las aportaciones
(las inversiones) al proyecto.
Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia, lo que explica cómo las
aportaciones se convierten en resultados. Cada acción indicada en esta sección debe estar
7
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
relacionada con alguno de los resultados (objetivos, metas), y debe quedar claro cómo la
acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente.
El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3.1 y el
3.5. El propósito de los apéndices, ahora, es complementar este texto, es decir, proporcionar
los detalles que apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendarios están
entre estos detalles.
Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos
(resultados). Algunos de los elementos del presupuesto (como transporte, correo,
fotocopias, teléfono, correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los
diferentes resultados, puesto que son necesarios para todos ellos. No se puede incluir
ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del
plan de trabajo.
El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen que deben
planificar cada día del periodo. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las
fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, y que se conceda
a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse
dentro de una semana concreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia,
las fechas para emprender las acciones son opcionales.
Si hay algún otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de
trabajo), se pueden incluir también como apéndices, donde no desvíen o entorpezcan la
argumentación. Esto es opcional.
Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apéndice correspondiente. No hay
que adjuntar apéndices que el texto no mencione. En resumen, los apéndices proporcionan
los detalles necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la
lectura ni la continuidad de la argumentación general, ni la conexión de cada capítulo de los
arriba descritos con el siguiente.
8
Fuente: http://www.scn.org/mpfc/modules/pm-plns.htm
Autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle /Traducción de: Mª Lourdes Sada
Dicha exposición debe ser fácil de seguir, tiene que estar redactada en un estilo gramatical
simple y con vocabulario sencillo, y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el
siguiente. Para hacer una exposición más fluida y transparente, los detalles, en especial los
relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas, se ponen como
apéndices.
Recuerde, el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple, con cada
capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. Los apéndices proporcionan detalles que
apoyan la exposición, pero no se incluyen en el texto, evitando así que la obstruyan.
5. Conclusión:
––»«––