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Solicitud de la Sede para la Reunión Nacional de Ramas

Introducción

El propósito de este documento es el de ofrecer los lineamientos sobre el procedimiento para la


Postulación, Organización y Estructura de la Congreso Nacional de Ramas Estudiantiles de la
Sección Venezuela.
La Reunión Nacional de Ramas es un evento anual cuyo propósito es integrar a todos los
estudiantes de la sección y facilitar el intercambio de conocimientos y experiencias con otros
profesionales. Además, se llevan a cabo actividades educativas y culturales, que tienen como
propósito mejorar la difusión tecnológica de los futuros profesionales, facilitar la inserción laboral
en el campo de la ingeniería y ayudar al desarrollo holístico de los integrantes en pro de las
necesidades de la comunidad.

Requisitos

1. Ser una Rama Estudiantil activa del IEEE


2. Poseer al menos 10 miembros activos, para contar con la cantidad de personas adecuadas
para realizar la RNR.
3. Contar con un Consejero de Rama Estudiantil activo
4. Contar con el aval de la Autoridad de la Universidad o encargado de las instalaciones
donde se tenga estipulado hacer el evento.
5. Presentar una propuesta documentada, con un presupuesto estimado.
6. Llenar el formulario de Petición de Sede

Los anteriores son los elementos determinantes, en cambio los elementos adicionales son los que
serán considerados particularmente a la hora de realizar la evaluación de cada proyecto
estudiantil. Recibirá mayor puntaje aquella Rama que minimice los gastos, optimice los recursos
disponibles y presentes respaldos de contar con el apoyo de las autoridades de la Universidad o
del lugar donde se vaya a realizar el evento.

Responsabilidades

La Rama Estudiantil posee la mayor responsabilidad de la Organización del evento, coordinando


un proyecto de implantación y garantizando todos los elementos necesarios para el éxito del
mismo. Poseen además la responsabilidad de la atención de los participantes y ponentes, el uso y
asignación de los recursos y la máxima responsabilidad de ser los ‘Anfitriones’ de los visitantes.
Además deberán coordinar con la Sección, las actividades adicionales que se organicen, como
podría ser el Concurso de Artículos Técnicos, Caso de éxito, Concurso de Ética, etc.
De igual forma, deberá trabajar en conjunto con los Coordinadores de los Grupos de Afinidad, para
la realización de actividades relacionadas a cada uno de los temas o proyectos que estos grupos
manejan dentro del IEEE.
Evaluación

La evaluación de las propuestas será realizada por un Comité Evaluador conformado por la junta
Directiva de la Sección Venezuela y hasta tres personas adicionales que estos designen. Ésta,
deberá realizarse durante la RNR donde se anunciarán la rama ganadora para la sede del próximo
año.
El formato de evaluación se anexa en este documento.

Selección

La Rama seleccionada para organizar la RNR del año próximo, será anunciada en esa misma
jornada y contará con los siguientes 5 meses para comenzar con los preparativos.
De no poder cumplir con la organización de este evento, la Rama que haya obtenido la mayor
cantidad de puntos luego de la seleccionada en un principio, será la escogida para asumir el
compromiso de la organización

Planificación

Los actores involucrados en la Organización de una RNR son:


1. Rama Estudiantil Organizadora, representada por la Directiva y Comités Operativos.
2. Universidad Sede, representada por el Consejero de la Rama Estudiantil
3. Grupos de Afinidad que tengan participación activa en la RNR
4. Patrocinadores Empresariales

Actividades principales en una RNR

1. Charlas técnicas al menos en los campos de electricidad, electrónica, telecomunicaciones y


computación.
2. Talleres de Habilidades no técnicas
3. Ceremonia de Apertura y Clausura
4. Participación de Grupos de Afinidad
5. Selección de la próxima sede del evento

Otras Actividades

1. Feria de Ramas
2. Exposición de Patrocinadores
3. Actividades Sociales, Culturales y de Comunicación.
4. Visitas técnicas
5. Presentación y premiación del Concurso de mejor Tesis en Electricidad, Electrónica y
Computación.

Los elementos adicionales serán los que se considerarán a la hora de evaluar los Proyectos
presentados por cada Rama Estudiantil, ganando aquella Rama que presente la mejor oferta con el
menor presupuesto relativo.
Se deberá completar el formulario de postulación que se incluye en este documento. La
inscripción y postulación podrá hacerse en forma electrónica o presencial, requiriéndose las firmas
de los involucrados en la organización de la RNR.
Los postulantes deberán remitir un email con el formulario de postulación a las siguientes
direcciones: Prof. Jorge Ramírez jramirez@usb.ve>, Ing. Mayerly Lourdes Rivera Biscardi
mayerlyrb@hotmail.com, Ing. Eduardo Audiche audiche@ieee.org, Prof. Miguel Martínez
mmlozano@usb.ve, Prof. Juan Rodríguez jrodrig@usb.ve.

La propuesta deberá ser presentada por lo menos dos semanas antes de la celebración
de la Reunión Nacional de Ramas
Formulario de Postulación de Rama Estudiantil como Sede de la Organización de la
Reunión Nacional de Ramas Estudiantiles (RNR)

1. Sede
a. Fecha (en los primeros días del mes de Octubre):
b. Rama Organizadora:
c. Universidad/Sitio Sede:

2. Autoridades
Las siguientes autoridades deben colocar nombre, número de membrecía, email, teléfono y firma.
a. Presidente de la Rama Estudiantil:
b. Vicepresidente de la Rama Estudiantil:
c. Secretario de la Rama Estudiantil:
d. Tesorero de Rama Estudiantil:
e. Consejero de la Rama Estudiantil:
f. Presidente del Comité organizador (puede ser algún miembro de la Junta directiva de la Rama)

3. Proyecto Propuesto
Descripción resumida de los elementos a desarrollar dentro de la RNR. Deberán mencionarse las
actividades principales y las adicionales. Cada proyecto aumentará su valor en función de los
elementos adicionales que la Rama Estudiantil prevea realizar.

a. Elementos Principales
Charlas técnicas (mencionar las posibles charlas)
Talleres
Ceremonia de Apertura y Clausura (describir brevemente la organización de estas
actividades)
Participación de Grupos de Afinidad (mencionar la participación de los grupos durante el
desarrollo de la RNR))

b. Elementos Adicionales (descripción)


Ferias
Premios
Concursos
Visitas
Actividades Sociales y Culturales
Otras.

4. Generalidades
Financiamiento
Se deberá presentar de manera preliminar las fuentes de financiamiento: Patrocinantes
interesados, portafolio del evento y montos previstos

Hospedaje
Se deberán minimizar los gastos de alojamientos, de ser posible a través de convenios o acuerdos
con los Hoteles o Pensiones. De no poder cumplir con lo anterior, se deberá anexar una lista de
posibles hospedajes y facilitar a los participantes, los teléfonos y todo lo necesario para escoger el
de su conveniencia.

Transporte
Se debe someter a un análisis básico de tarifas hasta el lugar de celebración de la reunión los
medios para hacerlo.

Grupo de Trabajo
Se debe adjuntar un listado de las posibles comisiones y los voluntarios que las conformarían.
Además aquellas Ramas y Voluntarios que colaborarían en la organización de la RNR y los datos de
quien representaría la Coordinación General, quien debe ser un voluntario estudiantil, no
necesariamente un miembro de la Directiva de la Rama.

Carta de Compromiso
La Rama Estudiantil postulante deberá redactar una carta expresando por qué considera que debe
ser la ganadora de la sede y a su vez manifestar su compromiso de organizar una RRR.

Firma del Comité Organizador Firma de la Junta directiva de la Rama Estudiantil


1. ______________ 1. ______________
2. ______________ 2. ______________
3. ______________ 3. ______________
…. 4. ______________
Plantilla de Evaluación de Proyecto de Petición de Sede

Puntuación
Cada miembro del Comité Evaluador calificará cada parámetro con un valor de 0 a 5, siendo:
1 = no adecuado 2 = poco adecuado 3 = promedio 4 = adecuado 5 = excelente

1. Rama Estudiantil Postulante


Evalúa el grado de desarrollo de la Rama Estudiantil (cantidad de miembros activos, desarrollo de
actividades anteriores, etc.)
a) Solidez_____
b) Historia de la Rama _____
d) Grupo de Trabajo _____
e) Apoyo de la Universidad. _____

2. Proyecto Propuesto
a) Recursos ofrecidos _____
b) Facilidades ofrecidas _____

3. Propuesta de las charlas técnicas y talleres


a) Recursos ofrecidos _____
b) Facilidades ofrecidas _____

4. Propuesta de Organización de Actividades con los Grupos de Afinidad


a) Recursos ofrecidos _____
b) Facilidades ofrecidas _____

6. Propuesta de Actividades Adicionales.


a) Originalidad_____
b) Creatividad_____
c) Relevancia _____

7. Propuesta Financiera
a) Recursos ofrecidos _____
b) Solidez de la propuesta _____
c) Patrocinantes _____

8. Facilidades para participantes


a) Costo del Evento_____
b) Descuentos Hospedaje_____

9. Transporte
a) Disponibilidad_______
b) Ventajas de posición geográfica _____

TOTAL:_____
Rama Estudiantil:__________________________