Dirección Administrativa: Dirección de Finanzas Departamento de Organización Y Desarrollo Institucional

DIRECCIN ADMINISTRATIVA
DIRECCIN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
REVISIN, OCTUBRE 2014.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y
DEPENDENCIAS
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

PLANTELES Y DEPENDENCIAS
NDICE
I.
OBJETIVO Y POLTICAS DE OPERACIN.2
II.
FLUXOGRAMA..5
III.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO................................................................8
IV.
FORMATOS..12
a) Control de Fotocopiado (Dad-13)

l. O B J E T I V O Y P O L T I C A S
DE
OPERACIN

CONCEPTO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
DESCRIPCIN
OBJETIVO:
Mantener un adecuado control sobre el Proceso de Fotocopiado

haciendo uso ptimo de los materiales utilizados.
POLTICAS:
1.- El titular del Plantel o Dependencia en la que se encuentre

ubicada la mquina fotocopiadora tendr la facultad de:
A) Delegar la responsabilidad de autorizar el procesamiento de
copias.
B) Designar al responsable del manejo de la fotocopiadora.
2.- El titular del Plantel o Dependencia y/o a quien se deleg la
facultad de autorizar el procesamiento de copias, tendrn la
obligacin de observar la siguiente:
A) Autorizar el servicio de fotocopiado, nicamente cuando se
trate de documentos que apoyen algn programa del Colegio
y que corresponda realmente a una necesidad.
B) No podr autorizar el procesamiento de copias fotostticas
para la reproduccin total de libros, tesis o documentos de
inters personal.
C) Vigilar que se lleve cuenta y razn de todas y cada una de las
fotocopias procesadas, a travs de su registro en el formato
Dad-13 Control de Fotocopiado, mismo que se resguardar
para efectos de revisin por parte de los rganos de
fiscalizacin.
D) Solicitar y vigilar que se proporcione el mantenimiento de la
mquina fotocopiadora, cuando sta lo requiera.
E) En aquellos casos en que un Plantel o Dependencia requiera
la produccin de documentos en gran cantidad o ya sea que
sus mquinas reproductoras no se encuentren en condiciones
ptimas, podrn solicitar a la Direccin Administrativa (Taller
de Impresos) la reproduccin del material. a travs del formato
Dad-001 Solicitud de Impresin, Reimpresin y Reproduccin
de Formas.

CONCEPTO
DESCRIPCIN
3.- El encargado del manejo de la mquina fotocopiadora en
planteles y dependencias, tendr la obligacin de:
A) Verificar que el material por fotocopiar corresponda a las
actividades propias del Colegio y a su personal, y efectuar el
registro diario de las copias procesadas en el Formato Dad-13
Control de Fotocopiado
B) Al finalizar la semana, prestar al titular del plantel o
dependencia y/o a quien est facultado para autorizar el
procesamiento de copias, el Formato Dad-13 Control de
Fotocopiado, a efecto de recabar su Vo.Bo.
C) Comprobar en su caso, los desperdicios incurridos en el
proceso de fotocopiado.
D) Comunicar a la persona facultada para autorizar el
procesamiento de copias, la necesidad de proporcionar
servicio a la mquina fotocopiadora, cuando as lo requiera.
E) Evitar el uso de la mquina fotocopiadora, cuando se detecte
cualquier falla en la misma.

ll. F L U X O G R A M A
A) Control de Fotocopiado en Dependencias
B) Control de Fotocopiado en Planteles

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

DEPENDENCIA
CONTROL DE FOTOCOPIADO
DEPENDENCIA
ENCARGADO DEL
CONTROL DE LA
FOTOCOPIADORA
SOLICITANTE
JEFE DE
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
ADMVA.
(Taller de Impresos)
INICIA
PROCEDIMIENTO
A
Solicita servicio
de fotocopiado
y proporciona
el material
Recibe
y
analiza
Material
NO
Actvs.
Institucionales
?
Material
Verifica
cantidad de
copias
SI
Turna
Sol. De
Imp. Y
Reproduc..
D de
Formas
Sol. De
Serv. D
copia
fotostatica
Dad-10
Material
Rechaza
Rechaza
Material
Analiza
condiciones
de equipo
Material
2
SI
Registra
los datos
requeridos
Equipo en
Buenas
condic.?
Control de
fotocopiad
o Dad-13
Recibe
y
Verifica
NO
Sol. de
Imp..y
Reproduc.
de Formas
Material
Turna trmite
de Sol. de
Imp. Y
Reproduc.
de Formas
Procede a
realizar la
reproduccin
Material
Material
Sol. De
Imp. y
Reproduc.
De Formas
A
Procede a
fotocopiar y
entrega al
solicitante
Entrega
Material
Material
C1
C1
Recibe
Material
C1
TERMINA
PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
TALLER DE IMPRESOS


PLANTEL
PLANTEL
SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
SOLICITANTE
INICIA
PROCEDIMIENTO
1
Solicita servicio
de fotocopiado
y proporciona
el material
Material
2
Recibe
y
analiza
Material
3a
NO
Actvs.
Institucionales
?
3
Rechaza
Material
Recibe
SI
Material
Requiere
datos,
registra y
autoriza
Sol. De
Serv. D
copia
fotostatica
Dad-10
Material
Entrega la
forma una
vez
autorizada
5
Sol. De
Serv. D
copia
fotostatica
Dad-10
Material
6
Sol. De
Serv. D
copia
fotostatica
Dad-10
Recibe
Y
entrega
Material
7
Recibe y
verifica
Sol. De
Serv. D
copia
fotostatica
Dad-10
Material
8
Registra
los datos
requeridos
Control
de
Fotocop.
Dad-13
1
9
Procede a
fotocopiar
Material
0
11
10
Material
Recibe
Material
0
Entrega
c1
c1
TERMINA
PROCEDIMIENTO
1
PLANTEL

lII. D E S C R I P C I N D E L
PROCEDIMIENTO
A) Control de Fotocopiado en Dependencias
B) Control de Fotocopiado en Planteles

PROCEDIMIENTO
No.
PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO
REA DE TRABAJO
DESCRIPCIN DE OPERACIONES
DEPENDENCIA
INICIA PROCEDIMIENTO
SOLICITANTE
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
Requiere servicio de fotocopiado y proporciona el material al

encargado de fotocopiadora.
Verifica que el material por fotocopiar sea propio de las
actividades de la Institucin.
Actividades Institucionales?
3
NO
3a
Rechaza y devuelve el material al solicitante.
SOLICITANTE
Recibe material.
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
SI
Analiza condiciones de equipo.
Equipo en buenas condiciones?

5
SI Registra los datos requeridos en el formato Dad-13

Procede a fotocopiar el material y entrega al solicitante.
SOLICITANTE
Recibe material.
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
NO Turna trmite de solicitud de Impresin, Reimpresin y

Reproduccin de Formas, as como el material al Jefe de
Departamento para su gestin.

NO.
REA DE TRABAJO
JEFE DE
DEPARTAMENTO
10
11
Recibe el material, verifica datos correctos y autoriza.
Turna la solicitud de Impresin, Reimpresin y Reproduccin de

Formas y el material a la Direccin Administrativa (Taller de
Impresos) para su reproduccin.
TALLER DE IMPRESOS
Recibe la solicitud y el material. Verifica que proceda el trmite
y efecta la reproduccin.
12
Una vez fotocopiado el material lo entrega en original y copias

al solicitante.
13
SOLICITANTE
Recibe.
TERMINA PROCEDIMIENTO
10

NO.
REA DE TRABAJO
PLANTEL
INICIA PROCEDIMIENTO
SOLICITANTE
SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
Requiere servicio de fotocopiado y proporciona el material.
Recibe el material por fotocopiar y verifica que ste sea propio

de las actividades de la Institucin.
Actividades institucionales?
3a
SOLICITANTE
SUBDIRECTOR
SOLICITANTE
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
NO
Rechaza y devuelve el material al solicitante.
Recibe material.
SI
Requiere datos, registra y autoriza en el formato Dad-10

(solicitud de copia fotosttica).
Entrega formato Dad-10 al solicitante.
Recibe y entrega el formato Dad-10 al encargado de

fotocopiadora.
Recibe y verifica autorizacin.
Registra los datos requeridos en el Formato Dad-13 Control de

Fotocopiado.
Procede a fotocopiar el material.
10
Entrega el material en original y copias.
11
SOLICITANTE
Recibe material.
TERMINA PROCEDIMIENTO
11

IV. F O R M A T O S
12

DESCRIPCIN DE LA FORMA
NMERO DE LA FORMA
Dad-13
NOMBRE DE LA FORMA
OBJETIVO
Control de uso de fotocopiadoras propiedad del Colegio, con el

propsito de obtener su mximo aprovechamiento.
ELABORA
Encargado de la mquina fotocopiadora.
AUTORIZA
Titular del Plantel o Dependencia.
VO.BO.
NMERO DE EJEMPLARES
Original
DESTINO
ORIGINAL
1ra. COPIA
2da. COPIA
Encargado de fotocopiadora
DEMANDA ANUAL
VIGENCIA
REPRODUCIDA POR
Taller de Impresos
13

Dad-13

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
DEPENDENCIA
PLANTEL
(2)
CANTIDAD
FECHA______________
( 1 )
SUBPROGR. INST.
NO. CTROL. DE FOTOCOP.
CONTADOR INICIAL
CONTADOR FINAL
ACUMULADO DIARIO
ACUMULADO MENSUAL
(3)
(4)
(5)
(6)
( 7 )
(8)
HOJ AS DESPERDICIADAS
NOMBRE DEL TRABAJ O
T /CARTA
T /OFICIO
T /CARTA
T /OFICIO
( 10 )
( 11 )
( 12 )
(9)
TOTAL
( 15 )
TOTAL
( 16 )
TOTAL
( 17 )
TOTAL
( 18 )
REALIZO:
SOLICITANTE
( 14 )
( 13 )
SUMA
( 19 )
Vo.Bo.
( 20 )
ENCARGADO
DE
FOTOCOPIADORA
( 21 )
TITULAR DE PLANTEL O DEPENDENCIA
14

LLENADO DE LA FORMA
ESPACIO No.
QUIEN LO LLENA
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
CONTENIDO
Da mes y ao cuando se lleva el control de

la reproduccin de determinado material a
travs de fotocopiado.
Nombre de la Dependencia o Plantel que es

responsable
y
utiliza
la
Mquina
Fotocopiadora.
Clave del Subprograma Institucional que

corresponde al Plantel o Dependencia
encargada.
Nmero de inventario
Fotocopiadora.
Cantidad registrada en el contador de la

mquina al inicio de los trabajos de
procesamiento fotosttico.
Cantidad de copias procesadas durante el

da.
Cantidad de copias procesadas durante el

mes.
Cantidad de copias tamao carta que el

usuario requiere procesar.
10
Cantidad de copias tamao oficio que el

usuario requiere procesar.
11
Cantidad
de
hojas
desperdiciadas durante
fotocopiado.
de
la
Mquina
Cantidad registrada en el contador de la

mquina al finalizar el da de labores o
cuando se decida la no utilizacin de la
misma.
tamao
carta
el proceso de
15

LLENADO DE LA FORMA
ESPACIO No.
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
QUIEN LO LLENA
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
CONTENIDO
Cantidad de hojas tamao oficio que han

sido desperdiciadas durante el proceso de
fotocopiado.
Nombre del documento que se requiere

fotocopiar.
Nombre de la persona o rea que utiliza el

servicio de fotocopiado.
Total de copias tamao carta procesadas

durante el da.
Total de copias tamao oficio procesadas

durante el da.
Total de hojas tamao carta desperdiciadas

durante el da.
Total de hojas tamao oficio desperdiciadas

durante el da.
Suma total de hojas tamao carta

aprovechada y desperdiciada durante el da.
Nombre y firma del encargado de la

fotocopiadora en planteles y dependencias,
quien llena la forma y lleva el control.
Nombre y firma del titular del plantel o

dependencia, quien da el visto bueno a los
datos contenidos en el formato.
16

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REVISIN, OCTUBRE 2014.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

OBJETIVO Y POLTICAS DE OPERACIN.2

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO................................................................8

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

Mantener un adecuado control sobre el Proceso de Fotocopiado

1.- El titular del Plantel o Dependencia en la que se encuentre

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO

Requiere servicio de fotocopiado y proporciona el material al

Rechaza y devuelve el material al solicitante.

Analiza condiciones de equipo.

Equipo en buenas condiciones?

SI Registra los datos requeridos en el formato Dad-13

Procede a fotocopiar el material y entrega al solicitante.

NO Turna trmite de solicitud de Impresin, Reimpresin y

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

Recibe el material, verifica datos correctos y autoriza.

Turna la solicitud de Impresin, Reimpresin y Reproduccin de

Una vez fotocopiado el material lo entrega en original y copias

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

Requiere servicio de fotocopiado y proporciona el material.

Recibe el material por fotocopiar y verifica que ste sea propio

Rechaza y devuelve el material al solicitante.

Requiere datos, registra y autoriza en el formato Dad-10

Entrega formato Dad-10 al solicitante.

Recibe y entrega el formato Dad-10 al encargado de

Recibe y verifica autorizacin.

Registra los datos requeridos en el Formato Dad-13 Control de

Procede a fotocopiar el material.

Entrega el material en original y copias.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

Control de uso de fotocopiadoras propiedad del Colegio, con el

Encargado de la mquina fotocopiadora.

Titular del Plantel o Dependencia.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

NO. CTROL. DE FOTOCOP.

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