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  • Archivistica General. Descripción

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    Karura Vázquez
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    Capitulo sobre archivos

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    CAPITULO 11 LA DESCRIPCION* Concepts generales: anise y descriplin archivistica, Instr rmentos de deseripicn, Praniicacin dsergtiva. 2,1, Desproporion ene demanda y servicio del informacion 2.2, Niels de descrpciin y paralelsme con las agrupaciones ocumentales ln inuramenios de desripcton 2.3, Plan de decrincion 24, Estados o tapas en un plan de deserpcén. 25. Difusién ypubiacién. Problemas terminolgios dels instruments de descrip 4, eDescripelénautomatizatos La mormalzacin de a desripion iain de dee dasa sets ee 1. Conceptos peneraes:anilisis y descripiénarchvisticn, Instr iments de descrip Siasiendo et esquema bisco de una programacén archiva incon capitulo 7 lgaos ala cape de eri la doce {Esa May que tener presente que hoy profesional de archivos SS eno mo laser y near ma saline dos So oeapediente GUC TEOSTEY acl usr y cose, sino hehe de Josie dfn los meds para-conaolsay 50 ‘Soap as es i samen aie de ao ‘aFcon es nada. Tn sido Theodore Schllenbesn' quien ha designado on el érmi- no descipeionn es taeaespeciia que engobs las diversas y fadsscctvdhdes de archivero para elaboar los instrument que falta el acceso als Tondos en general y los documentos en pa eal Tesulta curios la fila de definiciones en los Manuals mds i- vulgados (Francia, Canada ali) Ti palabra descrpcin, en trminos amplios, sla enumeraion, 4a ie meinen paso en jt det forse que Ta persona que la efestia pone en conoce {MEMS de otros lor tesgosdeterminancs que ientiian fo que se desert Ta descripcin es eLanliss realizado por el archivero sobre los fondos y Tos documentos de achivo agrupados natural artifice 7. Feenicas desripuias cde archivos Cid, 196, rmente, fin de sinttizary condensar Ia nformacién en elosconte- nia para ofecerla alas interesdos. Equivalea dar al documento de afchivo o sus agrupaciones us seas de identidad, aquellos rasgos ‘ae ls definen con pression (ehvendo To elementos que mejor fos isentifquen)y que permitrn yfaciltarén la comunicaion (consul tay recuperactoal ‘La deseripcion és el puenté 1 documento con los swags Ena cabecs del puente esa el archivero que realica una ‘rea de andlisis que suponeideniencin, lector. resumen ¢ ind zion que transmit al wsuario para que &e Ini Ta Cues ‘seid inverso a pat eles indies. [La desripeién documenta comprende no silo el andliss de Ios documentos: de sus tipos, Jano dplomtices come juridisos, desu contenido del lugar Techs - resucion jae ss earaceres ex {eros ito también ox datos para ey lcaizacion La descrip ‘ecesia nfo cL un aching adminisialivo somo en un archivo go, GE pees poets presage esepene Uhava, es e mada ubliado pore area Iu aformacign conten en los documentaey fcilitara = [Los products inmediatos dela desripcign alen ser Is fchas de inventario o de catilogo los asietes de indies © inelus ls eu ‘igs de clasfeacin en fos que extn Wentificasy localizades ls Series os productos definiivs sn fs insrumentor de descrpcion festinados flit el acces documenta en una gama que va des de ona amplitd extrema arehivo, fondo) al detale del peza, Las iastqumentos de deeripein son las reprsentaciones de ls upaciones, por cuanto fos wansforman me ‘isnt una Tora distin dela pina ‘La que no podrh consider nunca como dessrpcién es Ia re produceid documenta, a no ser que és eté scompafida de los Sonos miaimos de sdntieacion El ani aplicdo a los documentos de archivo ha de hacere ‘con objetividad para respetar su naturaleza que offece esa nota subs tania. Asepia I laman algunos. La vaoracdn, la interpretacion corresponds los usuarios, Nostra noe imitaremoe a represen {ar condensando sstituyend lo mis feimente posible Para consepuito la descrpei ha de ser Exacta en cuanto gue los documentos no so algo impreciso, sin tains ites y conto. “ufeme para a unkad gues et infermando (archivo, fondo, sergt tuenoh sin ofcer mis Jeo near, pr exe 0 Por ‘eco. ‘Opera en cuanto qu ha de rela una proramacin que smalgGe omega den nermacion i etenejon de spore arhivero para elaborar un preuto de ntormecn oss una wexpltcibn Se os documentos cn be {ie prope, como puede se adel historian sno gue et aber Sid tncaminae a Gar 2 conocer la iforacién ndapensable « Sher fsolete La deericton persue den bjelvos da forme Slinalos dems yfstarel controll arehiveo Consiers Doc et open pate fundamental de la Ar cniie Sine descricin ade, ls archivos son come una i dad desconcia sn plano, como cafe de un tear sn lve ain vio mm gue un viaeo on un apa inexact cree sto Puna. al un isrumento de Gesenpioneronco oper eto puede gata gravemone a aviator, ea po as ine preteen de eos datos por lla Se informacion frente al rien ya ls storia eos documentsy En cta mana nea prounci et profesor Tad ‘ ar anevedentesy datos para resolver y tala expedients, La des ripctonadecuada de exe pan volumen documenalaborara esr oy fcitaria la getgn de lal manera que la Adminisacin seria Init eficaz los adminisiradosestrlan mejor servides ‘Se ha dicho en alguna ocasién {qué instruments para qué usu fe Para! primero y segundo nivel no cabe la pregunta porgue tanto la Guia com el inventario se platean como inevitable. Los crt thos de actuacin han de ser contundentes. No es posible elodir Como trea potas para ningin fondo la confeccin del invent Flor ta cual sea el valor de sur documentos La Unica open a est rivel seri en el cao de un archivo con varios fondos det {ual se empieza primero. Alen un archivo municipal ha Sibiemente que iia a inventariaiGn pote fondo municipal, de Jando para mis adelante, por ejemplo, los rotocles notaries ols ‘oleciones en l deposits. En este segundo nivel de descripcién, por obligatorio, no iene cabida a pantcipacién del usuan. En el terer nivel, l correspondiente ala eatalogacién, si entran ‘enjucgodeterminados enterica de atuacion or evento [a catalogs ‘Sn noes obligatora y solo se panteard su conveniencia seg los aso Estos eiterios acta al valor de fos documenta, a su vol then yt los intereses de or usuarios euya demanda estard mareada por ls corienteshistorigricas,Sélo en ee nivel abraplantear- Srlaincigencia de los usuario y esablecerprordades exe tercer nivel hay oto fctor a tener en cuenta: los ates estos que conlleva deseribilos En cuanto al orden de iniporanca, como tendremos ocsin de ‘ver no hay diferencia entre ellos, fo que sd preferencia jerrguica ‘el primero respect del senundo, en cuanto ala eaboracion y ess becimienta de un programa descriptive Sin embargo a mayoria de los archiveros -me ineluyo ene ello hemos inicio nuestra reas téeneas por los Cadlogas 0 en todo caso hemos vst en ells ‘nuestra culminacion proesonal, Pocos han empezado por los in ‘entarios, por coasidrarlos quiz trea de menor categoria. De he ‘ho hemor eontado con los ensentes de anigu, sin detencros si- ‘gucra s comiderarsi tos graban del calidad de tales. No nos he- ‘nos prado a anallarsufuneion primordial como insiumentespr- ‘eto orneipales del quehacer del archiver ys espondian ana formativa adeeuada de elaborscin, de ahi el gran numero de ve antes que Tos autores es dan (anliticos, esquemiticos,sumarios te resimenes ete) En adelante no podremoslimitarnos a oer y ‘numerals carateristieas de nas Inventarios o dunes Calopos existent, pero que no son aes 2.4, Estadio o tapas en um plan de desripcion. La descrpcin en cualquier archivo, ls mis los menos consul tudes, comprende do extadios que han de propramarsesucesivame. te Ta inventariain tas la clasiicacion de cualquier fondo y a cata Topacin, deeputs dela ordenacion de las series. ‘Cada fondo preci de un inventari que reise la oaldad desu conjunto documenta, En cuanto als series que ntegren dicho fon ‘do aunque cada una de ellas sea convenient ordenatlasy sean sus ‘ceptible de eallogase no por ello requeririn obligtoriamente la onfecegn de un eatlogo, cya necesidad slo depender dl interés informative dels mismas y de su demanda, Por lo tanto, una paniiacin desriptva en cada cenro neces tari en primer lugar de la elaboracion de un invetaro por eada uno fe los fondos documentales, completado con una gua, y spuds la Fedaecion de los eatdlogos de las eres que tas su valracién,s timen dgnas de aguélos, ya que exsten series cuya descripin pus- Usacabaren fa iventartacin yno pecan de una parteuarzacion ‘hayor. Una sere de memorales 0 de petciones es probable que no fayan de catalogase, en todo iso serdsueiente un listado de los nombres dels petcionarios Ta eleboraion de lo catlogs exiies también una jeraqula que ink desde ls series on informacign de interés mis general (spos- hones, reglamentos. par ejemplo) que, logcamente, son las de ‘nayor demands asd interes mis concreto(expedientes de con ‘nacion de encomiendas, expedientes de concesin de naturalezs). El planteamiento para archivos organizados e inventariados de anvguo, ser algo diferente porque 0" odremos empezar de eto. La Fevlasifcacién 9 la inventariacon +a Tes ebeivos del primera ‘apa, en cada Tondo, sue podrin cubase en un espacio de tempo ‘Seauible yen muchos case bastante cons. Tluceo vende la segunda capa, mucho mis lent pero que no debera nics sin haber cumplimentado Te primers en todos y ada uno de los fonds, La rordenacion de Tas series, el vaciado de ‘Eros confeccin de lists pra la mecanizacion la redacion de “ilogos pare eres esecifeas, por su importancia, sein a grandss faseo es objetivosa llevar a eb en este segundo momento ‘Nunca a desripign de coleceiones se ara en primer lugar. Esimportante, sobre todo en el easo de archivos en formacion ~

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