Licenciatura Administracin

Turstica
Asignatura: Servicios
Complementarios
Profesor: Jorge Ramrez Luna
Asignatura: Servicios
Complementarios

EVENTO SOCIAL.

Alumnos:
Diana Luisa Lpez Snchez
Nancy Lavariega Cajero
Berenice Mijangos Martnez
Lucina Prez Ruiz
Joaqun Sosa Cruz

13

NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................... 3
CARACTERISTICAS GENERALES DE LA CENA DE GRADUCIN.............................4
OBJETIVOS........................................................................................................... 6
FORMATOS DE EMPRESA..................................................................................... 7
PRESUPUESTO GENERAL..................................................................................... 8
MONTAJE........................................................................................................... 10
DIRECTORIO DE PROVEEDORES........................................................................13
PLANEACIN..................................................................................................... 13

13

INTRODUCCIN
Llevar a cabo la organizacin de un evento no es cosa fcil, implica
responsabilidad y seguir un proceso que permita realizar de manera adecuada
cada parte que en conjunto forma un evento, y aunque en muchas ocasiones el
mismo anfitrin del evento se encarga de la organizacin, en esta ocasin el
equipo de trabajo de la materia de servicios complementarios se dio a la tarea de
organizar la cena graduacin de los estudiantes de 10 semestre de la licenciatura
de Administracin Turstica, con la finalidad de ahorrarles tiempo, esfuerzo y
trabajo, en tan ardua tarea de organizacin, los estudiantes demandan un servicio
de calidad, adems elegancia, diversin y confort.
Con base en esta informacin se ha elegido al Club de playa Latitud 15, lugar
donde se pretende desarrollar el evento, el cual incluir una cena de 3 tiempos,
adems para el baile de graduacin se contratarn los servicios de un DJ. A dicho
evento se contemplan 100 invitados dentro de los cuales se encuentran integrados
por los estudiantes a graduarse, los invitados de los estudiantes, y 10 profesores.
Por ello en el presente trabajo se expone cada actividad requerida para llevar a
cabo la cena de graduacin, se detallan los servicios requeridos desglosando sus
costos, precio de venta, diseos, tiempos, fechas, as mismo, considerando que
no solo lo que est detrs de escena implica esfuerzo, se detalla tambin el
programa del evento, desde la recepcin hasta el cierre del evento.
En este sentido, se brindar este evento a los clientes (estudiantes) con el objetivo
de lograr una experiencia que premie su esfuerzo acadmico y al mismo tiempo
conseguir que tenga una convivencia agradable y rememorativa con sus ex
compaeros de grupo.
Este trabajo pude servir de apoyo a estudiantes que tengan que realizar la
organizacin de su cena de graduacin.

13

CARACTERISTICAS GENERALES DE LA CENA DE

GRADUCIN
1. Caracterizacin del evento
El equipo de trabajo realizar la cotizacin de un paquete de cena de graduacin
con la finalidad de cubrir el evento social de los estudiantes que se graduarn de
la Licenciatura de Administracin Turstica de la Universidad del Mar, en el
presente ciclo escolar, se pretende atender a un total de 100 personas.
La organizacin del evento incluye:
Planeacin
Organizacin
Programa del evento
Renta del lugar c/sonido
Banquetes (alimentos, bebidas, meseros, montaje de mesas).
Invitaciones
2. Organigrama
La comisin de planeacin se encargar de llevar el control de las actividades a
realizar antes de la presentacin del evento, es decir de verificar el trabajo de las
otras comisiones.
Por otro lado la comisin de ventas como su nombre lo indica, de manejar los
pases de entrada de los estudiantes y despus entregar el dinero a la comisin de
finanzas quin se encargar de pagar a la empresa un anticipo por la prestacin
del servicio.

13

Comisin
de
El evento estar a cargo de esta
comisin.
planeaci
n
Comisin
Cosmisin
Comisin
de
Proveedor
de
Las actividades quedeseventas
realicen secoordinaci
reportarn a la comisin
a cargo.es
finanzas
n
Venta de
lugares
(pases)

Personal
de
seguridad

Costos e
ingresos

3. Perfil de cliente
Los estudiantes del grupo B, que cursan el dcimo semestre de la

Licenciatura de Administracin Turstica.

Los padrinos o invitados de los estudiantes, (cupo limitado 2 por cada

estudiante)
Los invitados especiales ( Padrino de generacin y profesores)
Nivel socioeconmico medio
Edad entre 23 aos en adelante.

4. Nmero de asistentes
Se estiman 30 alumnos graduados, quienes contarn con dos pases. As como 10
invitados especiales, el cual estar integrado por profesores y padrino de
generacin. Teniendo un total de 100 invitados, quienes se distribuirn de una
manera estratgica.

OBJETIVOS
5. Objetivos generales del evento

13

Producir y celebrar una fiesta de graduacin totalmente adaptada a los

principios y valores, caractersticas y presupuestos de los alumnos y/o

establecimiento.
Brindar excelencia calidad y cordialidad en cada uno de los su servicios
prestados en el evento, y generar experiencia memorables para los
estudiantes.

Objetivos especficos del evento

Crear elementos y situaciones que simbolicen y enfaticen vivencias durante

la estada en el establecimiento.
Simbolizar a travs de elementos y situaciones conceptos fundamentales
como:
o Esfuerzo realizado por ellos durante los aos de estudio
o Potencialidades de cada uno de ellos como persona
o Buenos deseos y actitud positiva para la etapa que empiezan a vivir
o Lograr una convivencia adecuada y amena entre padres, alumnos y
maestros.
o Conmemorar a los alumnos en la culminacin de su carrera.

6. Ceremonial y protocolo

Para la recepcin de los invitados se le dar prioridad a las damas,

conducindolas hasta su respectiva mesa.

En el momento de la prestacin del servicio de alimentos y bebidas,
ser a las mujeres a quienes se les servir primero.

13

Los invitados especiales (los profesores) estarn distribuidos en las

mesas, teniendo en cuenta que un profesor deber estar presente en
una de ellas. la asignacin de la mesa se determinara de acuerdo al

orden alfabtico de los profesores.

La asignacin de las mesas se determinar con base al orden
alfabtico de los apellidos de los estudiantes, en cada mesa estarn

3 alumnos y sus respectivos invitados.

El montaje de las mesas ser tipo Banquete media luna.
Los invitados podrn asistir al evento de manera semi- formal.
o Para las mujeres se sugiere que usar vestido de gala de
noche
o Para los hombres se aconseja usar traje de etiqueta.

FORMATOS DE EMPRESA
7. Formatos de empresa
Se anexan los siguientes formatos:
Contrato de servicios de Banquete en Latitud 15, con el Hotel La Isla.
Contrato de Luz y sonido con Samar audio DJ.

PRESUPUESTO GENERAL
8. Costos Totales (Presupuestos).
Desglose de costos

13

Se realiz una cotizacin previa con el Hotel La Isla, el mismo determin que el
costo del servicio por 100 personas sera de 650 pesos por cada persona, el cual
incluye la barra libre.
En la siguiente tabla se expone el desglose de costos considerando que son los
30 alumnos quienes cubriran los costos del servicio en su totalidad.
Proveedor
Hotel La Isla

Servicio
Renta del lugar
Club de Playa
Latitud 15
Instalaciones
Montaje y
decoracin
Banquete
Alimentos y barra
libre

Costo unitario por

estudiante

Costo Total

$2,166.66

$ 65,000.00

$ 0.00

$ 0.00

$ 0.00

$ 0.00

$ 0.00

$ 0.00

$ 0.00

$ 0.00

Servicio de meseros

Luz y Sonido
Samar

DJ

$ 116.66

$ 3,500.00

Fotgrafo

Fredy Bartolo

$ 33.33

$ 1,000.00

Pixel Arte y
creatividad

40 Invitaciones

$ 13.33

$ 400.00

Florera

Arreglos florales

$ 25.00

$ 750.00

$ 2,355.00

$70,650.00

Total

En esta tabla se describen los costos que se generan en la realizacin del evento,
la renta del espacio Latitud 15 incluye el servicio de alimentos y bebidas, la barra
libre slo con bebidas nacionales. El montaje ser tipo Banquete Media Luna,

13

servicio que tambin est integrado con la renta del local, meseros y el mobiliario
necesario para la realizacin del evento.

Determinacin del precio por estudiante

Total estudiantes

Precio de venta
unitario

30 estudiantes

$2,400.00

Costo unitario

Fondo por
estudiante

$ 2,355.00
Total

$45.00

Ingresos totales
Total estudiantes

Venta total

30 estudiantes

$ 72,000.00

Costo total

Fondo total

$ 70,650.00
Total

$1,350.00

9. Precio de venta al cliente

El precio de venta del pase o boleto por estudiante ser de $ 1,200.00 pesos, que
incluye la entrada de sus dos invitados y as mismo cubrir la entrada de un
profesor, que lo acompaar en la mesa.
Los pases podrn ser adquiridos con la comisin de vent

MONTAJE
10. Planos de Montaje (Saln, Mesas, Ceremonias, Etc.)

13

Instalaciones Latitud 15.

El evento se realizar en el Club De Playa Chahu latitud 15. El saln es de forma
de medio circulo por ello la distribucin de las diez mesas se distribuir en el
orden de cinco mesas de lado izquierdo y cinco mesas del lado derecho; dejando

Saln a utilizar.

En este espacio de lado

derecho se colocaran cinco
mesas, asi mismo del lado
contrario.

Vista previa del saln con el

montaje.

La parte centro de la alberca

se usar para la instalacin
de la musica y escenario
para llevar a cabo el
programa del evento.

En la parte centro sera para

uso de pista de baile.

la parte de en medio libre para uso de una pista de baile

13

El Croquis

13

El lugar donde se realizar el evento social ser en las instalaciones de Latitud

15, el cual se encuentra ubicado a un costado de la Baha Chahu, en el croquis
se puede observar la ubicacin de las mesas y el tipo de montaje el cul ser de
tipo Banquete Media Luna.
El DJ se encontrar en el espacio que ocupa la alberca. Se contempla un espacio
libre en medio de las 10 mesas, ubicadas de manera estratgica con la finalidad
de tener una pista de baile. As mismo se seala la ubicacin de la salida, la
entrada y la ubicacin de los sanitarios.

Decoracin y montaje de la mesa

13

El montaje de mesa elegido fue seleccionado para 10 personas, siendo el ms

adecuado para la organizar a los invitados; el cual contara de tres alumnos con
sus respectivos dos invitados y el invitado especial de la mesa que ser un
profesor.
La mea es redonda, las sillas estarn cubiertas con una funda, de color blanco y
con un moo color lila.

11. Invitaciones (cdigo de vestimenta).

Se anexa el diseo de la invitacin el cual se cotiz con la empresa Pixel.
12. Decoracin
La decoracin de las instalaciones y por lo tanto del montaje de mesas correr a
cargo de la empresa proveedora del lugar. Tomando en cuenta

que ellos te

muestran los diseos con los que cuentan, para elegir el que va acorde al evento.
Se lleg a la conclusin que la decoracin que se utilizar es un centro de mesa
decorado con naturaleza muerta, siendo la mejor opcin para una mejor vista.

13

Las sillas estarn vestidas de blanco con un moo color verde pistache para darle
un mejor toque, mientras que las mesas tendrn un mantel blanco y un cubre
mantel color verde pistache para hacer un mejor contraste.

DIRECTORIO DE PROVEEDORES
13. Directorio detallado de proveedores (Censo local).
Nombre
Club de Playa
Latitud 15

Pixel

Luz y Sonido
SAMARAUDIO

Florera
Tres
hermanos

Direccin
Boulevard
Benito Juarez
Mz.3 Lote. 4,
Sector O, 70986
Bahias de
Huatulco, OAX
Av.Oaxaca Mza.
12 Lt. 3 Sector I
Bahas de
Huatulco
Calle Cocotillo
no. 210 sector
h, la Crucecita,
Bahas de
Huatulco,
Oaxaca
Centro, La
Crucita, Bahas
de Huatulco.

Telfono
58 1051600

Correo
hotel@laislahuatulco.co
m

958 105 1380

958 113 07 38
O AL 958 58 3
47 19

RUBEN@SAMARAUDIO.C
OM

958 113 39 06

PLANEACIN
14. Programa (Desarrollo del evento)

Hora:
4:00 pm - 600 pm
6:00 pm - 6:30 pm
6:30 pm 7:00 pm
7:00 pm 7:40

Antes del evento

Montaje de las mesas
Verificacin del correcto funcionamiento del servicio de
luz y agua
Decoracin del saln
Instalacin del DJ. ( Prueba de sonido)

13

Hora:
20:00 a 21:00
hrs
21:00 a 21:15
hrs
21:15 a 21:30
hrs
21:30 a 21:40
hrs
21:40 a 22:00
hrs
22:00 a 23:00
hrs
23:00 a 23:30
hrs
23:00 a 23:40
23:40 a 24:40
hrs
24:30 a 02:00
hrs

Durante el evento
Recepcin y asignacin de lugares a los invitados.
Palabras de bienvenida a los invitados por parte del
padrino de ceremonia.
Entrega de anillo de graduacin.
Discurso por parte de un represntate de los graduados.
Presentacin del video conmemorativo de la generacin.
Tiempo estimado para la cena ( tres tiempos ).
Fotografas del grupo. Presentacin de videos .
Brindis
Baile
Palabras de despedida por parte del padrino de
ceremonia.

Hora:
2:30 pm 5:00 pm

Despus del evento

Desmontaje y limpieza general

15. Requerimientos
Anlisis de los requerimientos para la organizacin del evento (nmero de

asistentes, servicios a requerir).

Checar proveedores
Presupuesto y cotizacin de los servicios a necesitar como alimentos,

bebidas, sonido, lugar de realizacin del evento, decoracin, invitaciones.

Seleccin de los proveedores.
Estructuracin y planificacin del evento
Elaboracin del protocolo y ceremonia.
Organizacin del montaje en el lugar
Llevar a cabo el protocolo (programa

13

16. Tiempo de planeacin

Se anexa cronograma de actividades.
17. Medidas de Seguridad (seguros, normas de operacin, etc.)

Se contar con un botiqun de primeros auxilios.

Contar con personal con conocimientos de primeros auxilios.
Se colocarn en lugares visibles las sealticas de salidas de

emergencia y dems.
Las instalaciones estn adecuadas para recibir personas con alguna

discapacidad.
Se contar con el personal de seguridad, para controlar el orden en

caso de ser necesario.

En las instalaciones existen extintores en caso de incendio.
Se establecer un lugar estratgico en el cual se podrn reunir las
personas en caso de que llegar a ocurrir un siniestro.

CONCLUSIN

13

El proyecto del evento social nos permite dar a conocer la estructura de la

organizacin de dicho evento, y de los servicios que funcionan como
complemento, dependiendo los objetivos del evento.
En el trabajo realizado, se dieron a conocer puntos importantes en la organizacin
de un evento social.
La organizacin del trabajo escrito incluye; la planeacin en el cual se describe las
actividades que se realizaron para la conclusin del evento, al igual que la
organizacin. Se da a conocer el programa detallado de los tiempos de la cena de
graduacin y otros puntos que sirven de apoyo para la realizacin de dicho evento.
El trabajo realizado, la cena de graduacin en el club de playa latitud 15 se
pretende llevar a cabo en el mes de julio del presente ao, en donde los alumnos
egresados de la Licenciatura de Administracin junto con sus padres e invitados
asistieran a dicho evento para celebrar el trmino de la carrera profesional.