LA IMPORTANCIA DE LA PREPARACION Y EVALUACION L PROYECTOS EN LA GERENCIA DE PROYECTOS. LAS ETAPAS DE UN PROYECTO DE INVERSION Un proyecto tiene distintas etapas, susceptibles de ser clasificadas. [ el nacimiento de la idea que Io genera hasta que el proyecto impleme se encuentra ya implementado entregando bienes y servicios comunidad, se requeriran un sinnumero de decisiones que exigiran e. cada opcion identificada con la ayuda de tecnicas, metod procedimientos tendientes a encontrar aquella que optimice la asigr de recursos. Un proyecto puede comunmente descomponerse en las siguientes e principales: - Idea de proyecto. - Estudios de preinversion: formulacion, preparacion y evaluacion - Inversion: administracion de la ejecucion. - Operacion: funcionamiento operative del proyecto. El alcance y definicion de cada una de las etapas del proyecto de invt se pueden Conceptualizar sequin se expone a continuacion. 1. Laidea de proyecto La idea de un proyecto surge basicamente como una propuesta tendic solucionar un problema o para aprovechar una oportunidad derivada ( ganancias que podrlan lograrse satisfaciendo los requerimientos comunidad respecto a bienes y servicios. Las ideas de proyectos, sean estos privados o sociales, suelen vinculadas a la realidad existente y al modelo de desarrollo vigente pals donde tal realidad se inserta. Pueden surgir ideas de proyectos como consecuencia de las mu necesidades que requieren satistacer tanto 10S individuos. com empresas © el gobierno. La conveniencia de ampliar las instalacion una industria, sustituir importaciones, cubrir un vacio en el mercad demandas insatisfechas, reemplazar tecnologia obsoleta, aprovechi fecursos naturales, susutuir produccion artesanal por fabril, razon Estado y Seguridad nacional, creacion de polos de desarrollo, utilizacilas innovaciones tecnologicas, un cambio de localizacion, incorporacion a nuevos mercados, pueden ser algunas de las multiples ideas que pueden surgir. En suma podemos senalar que al igual que las necesidades que son multiples y jerarquizables, las ideas de proyecto tambien lo son. La definicion y descripcion de la idea, mas el analisis correcto de los alcances y de los resultados del analisis que necesariamente debe efectuarse permitira presentar los elementos de juicio que son importantes de tener en consideracion para tomar alguna decision respecto a ella. En esta etapa se debe efectuar un diagnostico de la situacion existente, estableciéndose con precision los alcances y la magnitud del problema que se intenta resolver mediante la idea de proyecto. De igual forma, debera senalarse a quiénes afecta y a quienes beneficia la deficiencia detectada, definiendo con claridad los objetivos que se Persiguen, las alternativas basicas de solucion que se proponen y la Tepercusion de sus resultados sobre los afectados. positiva o Negativamente al compararia con la situacion vigente. El conjunto de antecedentes obtenidos en esta primera etapa debe entregar los elementos de juicio necesarios que permitan al preparador y evaluador tomar una decision en cuanto a a conveniencia de abandonar la idea, postergar su andlisis 0 pasar a la etapa de preinversién, dande se efectuian los analisis destinados a medir su rentabilidad. Todo |o anterior es tan valido para un proyecto de caracter privado como social. por lo que el andlisis respectivo deberia tambien incorporar una apreciacion del impacto que los resultados del proyecto podrfan generar en la empresa o en la Sociedad. 2. _ Estudios de preinversion: formulacion, preparacion y evaluacion Comunmente se define el estudio de proyecto como un proceso dinamico e interrelacionado entre los distintos estudios que deben desarrollarse, para disponer de informacion cuantitativa y antecedentes cualitativos que Permitan adoptar la decision de aceptar ia idea del proyecto, de rechazarla ‘0 de recomendar su espera. Independientemente de la profundidad con que se realice la Investigacion, siempre debera obtenerse informacion que permita disponer de antecedentes en los distintos estudios del proyecto que recomienden su abandono inmediato 0 efectuar un analisis en mayor profundidad.EI estudio de proyecto en el andlisis preinversional lleva incorporado dos ‘concepts basicos: la formulacion y preparacion, y posteriormente, 1a evaluacion economica de los antecédentes cuantitativos logrados en los estudios de mercado, técnico, de organizacion y financier. La obtencion de informacion para simular lo que podria requerir el proyecto en materia de inversiones, la determinacion de los ingresos y egresos que generara o demandara su operacion, mas los valores de desecho, constituyen los elementos cuantitativos que deben obtenerse a fin de proceder a construir el flujo de caja. Tambien sera necesario determinar en que momento del ‘tiempo ocurren los hechos senalados, para asf evaluar la rentabilidad del Proyecto utilizando la tasa de descuento que corresponda, dadas sus caractertsticas y condiciones. La etapa de preinversion es aquella en que se reallzan formaimente os estudios tendientes a determinar la viabilidad economica de implementar la idea. La preinversion reconoce tres tipos de estudios, que se diferencian fundamentalmente por la calidad y cantidad de informacion involucrada y Por la profundidad con que se aborda metodolagicamente el estudio. Estos son ol astudio de porfil, de profactibilidad y de factibilidad. Siempre tendran que desarrollarse distintos analisis y estudios que determinen la conveniencia 0 inconveniencia de llevar adelante la idea del Proyecto. incluso mas, eS posible que la obtencion ae informacion preliminar en cualquiera de los grandes estudios en que se fundamentan las ‘tecnicas de preparacion y evaluacion de proyectos, recomienda el rechazo de Ia idea de proyecto. Por lo tanto, ya sea por razones de mercado © por aspectos. de caracter técnico, legal o financiero puede preliminarmente rachazarse la idea del proyecto. 3. Estudio de perfil Esta es la etapa mas preliminar del analisis preinversional. Por lo mismo, su resultado debe considerarse solo como una aproximacion que permite basicamente determinar la conveniencia de destinar recursos a profundizar el analisis de una particular iniciativa de inversion. En otras palabras, establecer si el proyecto presenta caracteristicas que senalan la ‘conveniencia de recomendar su abandono inmediato. De esta forma, se podria estudiar para un determinado proyecto la viabilidad técnica de distintas alternativas propuestas, descartandose aquellas que no resulten viables, si la materia prima resulta ser mas cara que el valor de! producto terminado; 0 la construccion de un eaificio de departamentos en altura, si los planos reguladores municipales establecen solo construccion de baja densidad.En la determinacion preliminar de los costos y los ingresos pueden incorporarse cifras estimativas mediante la utllizacion de la informacion existente, el juicio comun y la opinion que da la experiencia. En terminos monetarios ‘solo se presentan estimaciones muy globales de las inversiones, costos e ingresos, pudiendo expresarse en forma estatica ‘como promedios (por ano, por metro cuadrado, por unidad de producto, etcetera). 4. Estudio de prefa jidad La etapa de prefactibilidad tambien se denomina como de anteproyecto Preliminar. Este estudio profundiza Ia investigacion de la etapa anterior. Mmediante el analisis de distintas alternativas de mercado, tecnologia y Procesos productivos, tamano, localizacion, consideraciones de caracter institucional y legal, financiamiento, sistemas de organizacion. y otros. A diferencia de la anterior, de caracteristicas estaticas, esta etapa se Caracteriza por su analisis dinamico de las cifras. Es decir, se las proyecta en el tiempo. Sobre este particular es importante senalar que los proyectos (como su nombre Io indica) intentan proyectar las cifras que se obtienen de distintos estudios que deben desarrollarse para la obtencion de la informacion. A los proyectos se les otorga un horizonte, comunmente referido a anos de operacion suponiéndose un termino, lo que permite aplicar el descuento de los flujos cuantitativos para as! determinar la rentabilidad que podria generar. Distintas tecnicas permiten proyectar las cifras en el tiempo de tal forma que ellas representen lo que se espera que ‘curra en el futuro, tomando en consideracion los antecedentes historicos de que se disponga 0 construyendo una base de informacion que permita efectuar los pronosticos y las proyecciones respectivas. En el andlisis de las distintas alternativas se van desestimando aquellas ‘Opciones preliminarmente no desechadas en el estudio de perfil, tanto de caracter tecnico como economico, que no resulten convenientes para el Proyecto. De esta forma se van seleccionando aquellas mas ventajosas, tanto en sus aspectos de mercado como técnica y economico. En esta etapa se deben considerar. ademas, todas aquellas variables de caracter social, politico e institucional, que en muchos casos pueden ser determinantes en la viabilidad del proyecto. EI estudio de prefactibilidad debe reconocer todos y cada uno de los agentes que pueden tener influencia en el mercado, lo que obliga a estudiar la situacion considerando los mercados de proveedores. competidores, consumidores y distribuidores, asi como también las relaciones con el mercado externo.EI estudio de mercado, en la perspectiva de un analisis de viabilid economica, debe entregar fundamentalmente informacion tendiente dimensionar las variables economicas del mercado, tanto de la oferta cor de la demanda del bien o servicio, senalando preferentemente los efect economicos de la estrategia comercial que se adopte, mas que el deta ‘comercial mismo. En esta etapa deberan estudiarse las opciones tecnologicas, las que deb incluir el analisis de las variables en equipos, materias primas, proces Productivos, calidad y procedencia de la tecnologia, perfodo de reempia de ella, servicio tecnico y de mantencion, entre otras, de tal forma : determinar las inversiones en tecnologia, como tambien recopi informacion para cuantificar el monto de la inversion en capital de trabajc los.costos asociados a la operacion futura del proyecto Asimismo, corresponde a este nivel de estudio definir el tamano m ‘conveniente para el proyecto desde una perspectiva de su rentabilid economica, y la lacalizacion optima en funcion de un andlisis de las distint factores que so tuvioron en considoracion on Ia realizacion do los ostudi pertinentes. Por otra parte, se debera considerar en el andlisis los aspect ‘organizacionales tanto en proyectos para empresas en marcha o + funcionamiento 0 en el caso que deba crearse una nueva empresa jur ‘con la implementacion del proyecto, para as! poder cuantificar ta magnit de las inversiones en construccion, mobiliario, maquinas de oficina vehiculos, entre otras, as! como también los costos asociados a ‘operacion administrativa futura del proyecto. En suma, en esta etapa se intenta establecer, basandose principalmente : informacion secundaria. las inversiones. los costos de operacion y | ingresos que probablemente demandara o generara el proyecto. Con est antecedentes se efectuara la evaluacion, para determinar la rentabilid ‘correspondiente y realizar las recomendaciones finales del anteproyec preliminar, en rélacion con las alternativas de abandono, aprobacic postergacion o profundizacién en el nivel de factibilidad, a que conduce estudio de preinversion en el nivel de prefactibilidad. 5. Estudio de factibilidad Es el estudio mas acabado de la preinversion, en el cual se efectua | analisis mas profundo de las altemativas que se apreciaron como m viables en el estudio de prefactibilidad. Esta etapa es la que da origen a que algunos autores han denominado el anteproyecto definitivo.Los antecedentes que en esta etapa se usaran deben ser precisos y obtenidos mayoritariamente de fuentes primarias de informacion. Las variables cualitativas son minimas, en comparacion con las etapas anteriores. El calculo de las variables economicas debe ser lo suficientemente demostrativo para justificar la valoracion de los distintos Itemes del flujo de ingresos y egresos. Con tal objeto, se deberan precisar las inversiones del proyecto y dejar claramente identificados los costos y beneficios que con mayor probabilidad se espera que se generen durante el periode de operacion. iqualmente sera Necesario establecer con precision los valores de desecho que permitan determinar lo que el mercado estaria dispuesto a pagar por ellos en el Momento correspondiente. incorporando el efecto tributario que dicha venta puede representar.