FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar

el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al
valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno
diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder identificarlas
fcilmente en pantalla. Esta es una serie de artculos que te ayudar a comprender mejor este
concepto.

1. Fundamentos de formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un
formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se
puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor
negativo.
Razn para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por
eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el
formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Cmo se aplica el formato condicional?

Debes selccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic
en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se
aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato
condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar si
as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos
grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la

celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilzando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms
compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo
hagas ser muy intuitivo de utilizar.

2. Resaltar celdas con formato condicional

En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema
y en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato
condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo
solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato
especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor
con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre muestra un
cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a
buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor
se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla
de
formato
condicional
pueda
encontrar
valores
coincidentes.
Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los
valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de

formato condicional adecuada.

3. Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos

En esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas en
nuestra lista de datos por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se
repiten.
Fomato condicional a valores duplicados
En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato
condicional:

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y
posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.

Se mostrar el cuadro de dilogo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados
excepto el da sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores nicos

Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores
nicos de nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da Sbado
quedar con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el
grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en Administrar
reglas.

Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla
para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro
de dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la opcin
nico dentro de la lista desplegable.

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla
sobre los datos dejando solamente al da Sbado con un formato especial por ser el nico valor
que no se repite.

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a
presentar adecuadamente los datos.

4. Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora
analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional
especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la
opcin Reglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicional

La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los
10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el
siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los
10 superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10 inferiores
funciona de manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del
rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2
celdas. El cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20% para

un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10% de
valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor
promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional
a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no
tener nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta el formato a
aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al
promedio. Tambin puedes consultar el artculo Resaltar celdas con formato condicional para
conocer ms sobre otras reglas de formato condicional.
5. Borrar reglas de formato condicional
Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable
que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el
formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opcin
Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes
estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se
borrarn todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opcin
Administrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn
Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban
siendo aplicadas sobre los datos.
6. Aplicar formato condicional a toda una fila

nombre

cargo

Juan
Pen
Antonio
Contable
Pedro
Pen
Laura
Gerente
Mara administrativo

salario
1200
1000
1250
1500
950

Queremos resaltar en rojo toda la fila de aquellos cuyo salario sea mayor que 1200
Primero seleccionamos la tabla (sin ttulos) y vamos a formato condicional nueva regla
utilizar formula que determine las celdas a aplicar el formato

Introducimos la formula (fijarse que solo lleva $ antes de la letra, para que corra por la fila y lo
aplique a todos los empleados).

Ahora elegimos el formato y aplicamos.