Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Access 2003
Access 2003
AccessAvanzado2003
CorpusRuizFernndez
ndice
Introduccin ................................................................................................................................... 7
Access es un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD) ........................................................ 9
Concepto de tablas, campos y registros ................................................................................. 10
Tipos de datos y su aplicacin................................................................................................. 10
Campo clave ............................................................................................................................ 11
Estructura de un fichero Access .............................................................................................. 12
Diseo del proyecto de Base de Datos ....................................................................................... 13
Mi primera base de datos ........................................................................................................ 15
Ventana de Localidad.mdb .................................................................................................. 16
Breve descripcin de cada uno de los objetos .................................................................... 17
Crear la tabla Localidad ....................................................................................................... 18
Establecer la clave principal................................................................................................. 19
Guardar la tabla ................................................................................................................... 19
Estudio previo de la informacin a introducir........................................................................... 19
Tablas y campos necesarios................................................................................................ 20
Tipo de relaciones................................................................................................................ 20
Relacin entre la tabla Localidad y la tabla Funcionario ..................................................... 22
Relacin entre la tabla Funcionario y la tabla Curso ........................................................... 22
Resumen de nuestro supuesto ............................................................................................ 22
Vincular tablas de otra base de datos.................................................................................. 23
Crear la tabla Funcionario.................................................................................................... 24
Relacionar las tablas Funcionario y Localidad..................................................................... 25
Integridad referencial ........................................................................................................... 28
Ejercicios.................................................................................................................................. 30
Consultas..................................................................................................................................... 32
3
AccessAvanzado2003
Introduccin ............................................................................................................................. 34
Tipos de consultas................................................................................................................... 34
Creacin de mi primera consulta ............................................................................................. 34
Consulta en ms de una tabla ................................................................................................. 37
Crea un campo calculado con una consulta............................................................................ 39
Formularios.................................................................................................................................. 42
Introduccin ............................................................................................................................. 44
Cmo se construyen?............................................................................................................ 44
Los controles............................................................................................................................ 45
Formas de crear formularios.................................................................................................... 46
Nombre que se le van a dar a los formularios......................................................................... 46
Creacin de formularios mediante el asistente ....................................................................... 47
El formulario GestionSolicitud.................................................................................................. 47
El formulario Solicitud .............................................................................................................. 51
Agregar un campo a un formulario ...................................................................................... 52
Orden de tabulacin............................................................................................................. 53
Establecer controles como de slo lectura .......................................................................... 53
Evitar aprender cdigos ....................................................................................................... 54
Propiedades de un formulario .............................................................................................. 58
Hacer referencia a los controles de un formulario o informe................................................... 59
Exportar registros utilizando el Filtro por formulario ................................................................ 60
Ejercicios.................................................................................................................................. 63
Subformularios ............................................................................................................................ 65
Introduccin ............................................................................................................................. 67
Repaso de lo hecho hasta ahora............................................................................................. 67
Crear formulario y subformulario al mismo tiempo.................................................................. 68
Crear subformularios basado en consultas ............................................................................. 70
Consulta del formulario principal: ConFuncionario.................................................................. 70
Consulta del subformulario: ConSubCurso ............................................................................. 71
El formulario principal Funcionario .......................................................................................... 72
CorpusRuizFernndez
El subformulario SubCurso...................................................................................................... 73
Insertar el subformulario en el formulario principal.................................................................. 75
Funcin de nuestros formularios en el proyecto...................................................................... 76
Ejercicios.................................................................................................................................. 79
Macros......................................................................................................................................... 81
Introduccin ............................................................................................................................. 83
Crear botones en Funcionario.............................................................................................. 83
Crear un macro........................................................................................................................ 85
Grupo de macros ..................................................................................................................... 86
El grupo Funcionario................................................................................................................ 86
Macro Aadir ........................................................................................................................ 87
Macro Modificar.................................................................................................................... 87
Macro Buscar ....................................................................................................................... 88
Resumen .............................................................................................................................. 90
El grupo Curso ......................................................................................................................... 90
El grupo Solicitud..................................................................................................................... 90
Macro Exportar..................................................................................................................... 91
Macro Imprimir ..................................................................................................................... 92
Resumen .............................................................................................................................. 94
El grupo Comun ....................................................................................................................... 94
Macro Funcionario ............................................................................................................... 94
Macro Curso......................................................................................................................... 94
Macro Solicitud..................................................................................................................... 95
Macro Aceptar...................................................................................................................... 95
Formulario Curso ..................................................................................................................... 97
Formulario Funcionario............................................................................................................ 98
Formulario Solicitud ................................................................................................................. 99
Formulario GestionCurso....................................................................................................... 100
Formulario GestionFuncionario ............................................................................................. 101
Formulario GestionSolicitud................................................................................................... 102
AccessAvanzado2003
CorpusRuizFernndez
Introduccin
AccessAvanzado2003
CorpusRuizFernndez
Microsoft Access es un programa para la gestin de informacin que disea las estructuras
para almacenar la informacin y los medios para su introduccin y explotacin. Para explicar
este propsito general de Access, se introducen primero los conceptos principales de las
bases de datos, comenzando por el mismo concepto de base de datos. Se comienza con el
concepto de base de datos compuesta de tablas con estructura plana (todos los datos se
encuentran en una tabla y son ms difciles de gestionar) para pasar a disear bases de datos
compuestas de varias tablas entre las que existe una relacin (estructura relacional).
La versin de Access que se va a presentar es la 2003 para Windows y el alumno, al finalizar
el curso, ser capaz de realizar aplicaciones de bases de datos que relacionen varias tablas,
generando formularios e informes enlazados mediante macros para, as, generar una interfaz
de usuario sencilla y completa.
A la vez que se da la teora iremos creando una aplicacin que al final sea capaz de gestionar
las solicitudes de los Cursos de Formacin.
El curso est dirigido a todos los trabajadores de la Direccin Provincial del INSS TGSS que,
conociendo el Gestor de Base de Datos Microsoft Access a partir de ahora Access- desea
profundizar en el programa hasta un nivel ms alto.
Si se hubiese utilizado slo una tabla, al aadir los registros hubiera sido necesario introducir
varias veces el nombre y apellido de la persona que lo ha solicitado, almacenndose
informacin redundante, pudiendo cometerse errores como se muestra en la siguiente tabla.
9
AccessAvanzado2003
Curso: Contiene informacin sobre los cursos, consta de 3 campos (Cdigo curso,
Pueden contener
Tamao
Texto
Memo
Numrico
De diferentes longitudes
Fecha/hora
8 bytes
Moneda
8 bytes
Autonumrico
4 bytes
10
CorpusRuizFernndez
1 bit
Objeto OLE
Hasta 1Gb
Hipervnculo
2048 caracteres
Asistente
para
bsquedas
El campo por omisin es de tipo Texto, ya que en l se puede almacenar cualquier carcter. Si
lo que queremos es almacenar bastante texto, debemos elegir el campo tipo Memo. Por otro
lado, cuando vayamos a introducir datos de tipo numrico elegiremos entre Numrico o Texto,
dependiendo si deseamos realizar operaciones matemticas con ellos o no, respectivamente.
El campo Autonumrico lo podemos utilizar para numerar los registros automticamente
segn los vamos introduciendo en la tabla.
Cuando el campo slo pueda contener una afirmacin o una negacin usaremos el tipo S/No
tipo de datos booleano. Por ltimo, tenemos los campos Fecha/hora que sirven para introducir
fechas y horas en diferentes formatos; el campo Moneda que utiliza un mximo de 4 decimales
y aade el tipo de moneda especificada, y el campo ObjetoOLE que nos puede servir para
insertar cualquier objeto OLE compatible en Windows, como puede ser una hoja de clculo,
una carta, una imagen, un grfico, etc.
Se recomienda especificar el valor ms pequeo posible en la propiedad Tamao del
campo, pues los tamaos ms pequeos pueden procesarse ms rpidamente y
requieren menos memoria.
Precaucin: Si cambia un valor de Tamao del campo grande por otro ms pequeo
para un campo que ya contiene datos, es posible que pierda informacin. Por ejemplo,
si un campo de tipo Texto tiene el valor 255 en Tamao del campo y lo cambia por
50, los datos que se extiendan ms all de los 50 primeros caracteres se perdern.
Si los datos de un campo de tipo Numrico no caben con un nuevo valor de Tamao
del campo, los nmeros fraccionarios se pueden redondear, o pueden dar el valor
Nulo. Por ejemplo, si cambia el tamao de campo de Simple a Entero, los valores
fraccionarios se redondearn al nmero entero ms cercano, y los superiores a 32.767
o inferiores a -32.768 sern reemplazados por valores nulos.
No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificacin de la
propiedad Tamao del campo despus de haberlos guardado en la vista Diseo de la
tabla.
Campo clave
En cada una de las tablas de una base de datos relacional debemos de tener al menos un
campo o varios cuyo valor sea nico e identifique unvocamente a cada registro de la tabla.
Por ejemplo, en nuestro caso de la gestin de los cursos, las tablas funcionario y curso tienen
un campo clave (DNI y Cdigo curso respectivamente).
11
AccessAvanzado2003
En el caso de que no podamos encontrar un campo clave se aade a la tabla un campo de tipo
Autonumrico o bien podemos elegir varios campos como la clave de la tabla.
12
CorpusRuizFernndez
13
AccessAvanzado2003
14
CorpusRuizFernndez
A partir de aqu vamos a ir desarrollando la teora con un ejercicio prctico Mi proyecto- que
consistir en disear una base de datos que sea capaz de gestionar las solicitudes de los
Cursos de Formacin de la Direccin Provincial.
Empezaremos creando nuestra primera tabla Localidad- para almacenar el cdigo postal y el
pueblo del funcionario que presenta la solicitud. Veremos los distintos tipos de objetos que
aparecen en una base de datos y otros conceptos bsicos como clave principal, clave ajena e
integridad referencial e insistiremos en lo importante que es un buen diseo de una base de
datos y el establecimiento de las relaciones entre las diferentes tablas que componen nuestro
proyecto de Base de Datos.
Al final de cada tema se propone unos ejercicios para evaluar si se ha comprendido todos
estos conceptos.
En el cuadro de dilogo que aparece se elige la ubicacin exacta del archivo que se va
a crear y el nombre que va a recibir (en nuestro caso Localidad.mdb). Si bien Access
otorga por defecto el nombre bd1.mdb y lo ubica en la carpeta Mis Documentos.
Finalizar haciendo clic en Crear.
15
AccessAvanzado2003
Ventana de Localidad.mdb
La ventana de la base de datos Localidad.mdb que acabamos de crear es la que se muestra
en la figura siguiente:
datos en la que se est trabajando junto con los botones Minimizar, Restaurar-Maximizar y
Cerrar.
Barra de botones: Situada debajo de la barra de ttulos, permite crear nuevos objetos
16
CorpusRuizFernndez
diferentes objetos que puede tener una base de datos. Para ir de una a otra hacemos clic en
el nombre del objeto.
todos los objetos que han sido creados en nuestro caso ninguno ya que todava la base de
datos est vaca- y los asistentes para crearlos.
Consultas: Permite realizar una operacin sobre la base de datos para seleccionar,
modificar, insertar borrar registros segn un criterio. Las consultas se pueden realizar
sobre una o varias tablas.
o varias tablas. Permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o
consulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datos
es que los campos se presentan de forma ms adecuada al usuario, con un diseo que
ayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de
informacin.
Informes: Si el formulario es idneo para introducir y editar los datos, la mejor forma de
Macros: Son conjunto de acciones que realizan una operacin determinada, como
abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las
tareas comunes, como imprimir un informe cuando el usuario pulsa un botn.
17
AccessAvanzado2003
Pginas: Para crear pginas Web que se puedan utilizar para ver, agregar, modificar o
borrar datos actuales de una base de datos de Access. Igual que los formularios pero a
travs de navegadores de Internet. Orientado a programadores para presentar los
formularios va Internet o Intranet.
De ellas, elegiremos Vista Diseo que ser el mtodo que utilizaremos. Otra forma de crearla
sera haciendo clic sobre el icono
se teclea el nombre de los campos, se selecciona el tipo de datos del campo y opcionalmentese indica una descripcin para cada campo:
18
CorpusRuizFernndez
En la parte inferior de cada campo tenemos la ficha General para definir propiedades del
campo como por ejemplo:
Cdigo
CP
Nombre
Entero
Entero
30
Formato 2
00000
00000
Ttulo 3
Cdigo Postal
Lugares decimales
Requerido 4
Indexado 5
S (Sin duplicados)
Si (Con duplicados)
No
Localidad
campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es clave principal de la tabla.
Guardar la tabla
Por ltimo, se guarda la tabla haciendo clic sobre el icono
2
3
4
5
Para personalizar la forma en que los nmeros, fechas, horas y texto se muestran e imprimen.
La etiqueta para el campo cuando se utiliza para un formulario.
Hacer obligatoria o no la entrada de datos en el campo.
Un ndice para acelerar las bsquedas y ordenamientos en un campo.
19
AccessAvanzado2003
Lo primero que debemos hacer es determinar la finalidad de la base de datos y las tablas que
va a contener. En segundo lugar, debemos distribuir toda la informacin por campos, de forma
que cada campo corresponda a una tabla y que la informacin no se encuentre duplicada ni
dentro de una tabla ni en tablas diferentes. Por ltimo, determinaremos las relaciones entre las
diferentes tablas.
Cada uno de estos pasos lo vamos a hacer partiendo de un supuesto bsico: Una base de
datos que gestiona los cursos de formacin de la Direccin Provincial:
Tabla Funcionario: Con informacin relativa sobre quienes van a realizar los cursos.
Tipo de relaciones
Las relaciones entre tablas se hacen a travs de sus claves principales. La clave principal de la
tabla Funcionario es el DNI y de la tabla Curso el Cdigo por ser los campos que identifican a
cada uno de los registros.
Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:
Uno a uno: Cada registro de una de las tablas est relacionado con uno y slo un
registro de la otra tabla. Un ejemplo sera la relacin entre la tabla Seccin y la tabla Jefe,
ya que en una seccin slo puede haber un jefe y cada jefe slo puede serlo de una
seccin.
20
CorpusRuizFernndez
Uno a varios: Cada registro de una de las tablas est relacionado con uno o varios
registros de la otra tabla. Un ejemplo sera la relacin entre la tabla Funcionario y la tabla
Localidad, donde en una localidad pueden vivir uno o ms funcionarios y un funcionario
slo puede vivir en slo una localidad.
Varios a varios: Cada registro de una tabla est relacionado con uno o ms de la otra
21
AccessAvanzado2003
Por tanto, nuestro ejemplo corresponde a una relacin de varios a varios. Vamos a ver que
hay que hacer con las claves de las tablas en cada uno de los tipos de relaciones:
22
CorpusRuizFernndez
Localidad.Codigo
Funcionario.DNI
Funcionario.CodigoPueblo
Solicitud.DNI
Solicitud.CodigoCurso
Curso.Codigo
23
AccessAvanzado2003
Ahora podremos ver que la tabla Localidad est vinculada a nuestra base de datos ya que
aparece con un signo en forma de flecha:
24
CorpusRuizFernndez
DNI
Tamao del campo: Con 15 caracteres tenemos suficiente para los nombres
de los funcionarios.
Segundo apellido
Nombre
Permitir longitud cero: No, para no permitir cadenas de longitud cero en los
campos.
Indexado: S, si quieres acelerar las bsquedas u ordenacin por estos campos,
en caso contrario No.
Domicilio
Sueldo
Formato: Euro.
Lugares decimales: 2, ya que el euro contiene 2 decimales.
CodigoPueblo
Tamao del campo: Con Entero tenemos una longitud suficiente para
introducir los posibles valores de este campo.
Formato: 00000, para completar con 0 a la izquierda el nmero que se introduzca.
Lugares decimales: 0, ya que es un nmero entero por lo que no contiene
decimales.
Requerido: S, para hacer obligatoria la introduccin de datos en este campo.
25
AccessAvanzado2003
Hacer doble clic en las tablas que vamos a relacionar -Funcionario y Localidad- y
cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Aparecern las dos tablas en el cuadro de
Relaciones, donde podemos observar los diferentes campos de las tablas. Los campos
clave de cada tabla vienen en negrita.
Arrastrar el campo que deseamos relacionar de una de las tablas al campo relacionado
de la otra. Como vimos anteriormente, los campos a relacionar son Localidad.Codigo y
Funcionario.CodigoPueblo que son la clave principal de la tabla Localidad y la clave
ajena de la tabla Funcionario. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones hay que
comprobar que los campos mostrados en las dos columnas son correctos y pulsar
Crear.
26
CorpusRuizFernndez
27
AccessAvanzado2003
Integridad referencial
La integridad referencial es un conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones
entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican
accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relacin. Sirve para aumentar la
seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas.
Se puede establecer integridad referencial cuando:
El campo que relaciona ambas tablas tiene que ser en la tabla principal un campo
clave (indexado si y sin duplicados) y en la otra tabla clave ajena, tambin indexado (con o
sin duplicados segn proceda). Ejemplo: En la relacin entre las tablas Funcionario y
Solicitud, el campo que las relaciona DNI- es clave principal en la tabla Funcionario y
clave ajena en la tabla Solicitud.
Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access (estar dentro del
mismo archivo mdb). Por lo tanto, no podr establecerse integridad referencial entre la tabla
Funcionario y la tabla vinculada Localidad ya que pertenecen a distintas bases de datos.
Cuando se establece la integridad referencial entre dos tablas, se van a cumplir las siguientes
reglas:
si tiene registros relacionados en la otra tabla Solicitud-, salvo que se active la casilla
28
CorpusRuizFernndez
29
AccessAvanzado2003
Ejercicios
Crear la base de datos Cursos de formacin con las tablas Funcionario, Solicitud y
Curso.
Vincular la tabla Localidad de la base de datos Localidad.mdb. Puede haber integridad
referencial entre la tabla Localidad y la tabla Funcionario.?
Relacionar las tablas Funcionario-Solicitud y Solicitud-Curso.
Para probar que las relaciones estn bien hechas, introducir dos o tres registros en cada
una de las tablas siguiendo este orden:
30
CorpusRuizFernndez
31
AccessAvanzado2003
Consultas
32
CorpusRuizFernndez
33
AccessAvanzado2003
Introduccin
El objeto Consulta de Access nos permite visualizar o imprimir una serie de registros de una o
varias tablas que cumplen unas determinadas condiciones y elegir los campos a visualizar. Los
datos se almacenan en las tablas y no en las consultas por lo que las modificaciones tendrn
efecto sobre las tablas origen de la consulta.
Podemos utilizar una consulta para proporcionar datos a un formulario o informe y presentar
slo los registros que se han obtenido.
Tipos de consultas
podemos:
o
Consultas de accin: Realiza operaciones con los datos de una tabla (eliminar, o
actualizar una serie de registros, crear tablas con los datos de otras, importar datos de
tablas a otra datos anexados.
Consulta de tablas de referencias cruzadas: Para resumir los datos de una o varias
34
CorpusRuizFernndez
Cmo visualizar todas las solicitudes que han sido aceptadas utilizando un objeto consulta?...
Sigamos estos pasos:
Nos situamos en la ventana del objeto Consultas de Access y pulsamos en el icono
Nuevo.
35
AccessAvanzado2003
La ventana de diseo de consultas tiene dos reas: La superior -donde aparecen las tablas que
participan en la consulta- y la inferior rejilla que presenta los campos aadidos a la consulta y
donde se especifican los criterios que tiene que cumplir. En nuestro caso, establecer como
criterio en el campo Aceptada el valor S, ya que queremos visualizar slo las solicitudes
aceptadas.
36
CorpusRuizFernndez
Para ejecutar la consulta hay que seleccionarla y pulsar el botn Abrir. El resultado ser
similar a ste:
Que nos presenta, en una hoja de datos, los registros que cumplen los criterios establecidos en
la consulta.
Campos
Solicitud
Aceptada y FechaCurso
Funcionario
Curso
Nombre
Para diferenciar los campos con el mismo nombre pero de distintas tablas, Access
antepone al campo el nombre de la tabla a la que pertenece (Funcionario.Nombre y
Curso.Nombre)
Le damos el mismo nombre que a la anterior Solicitudes aceptadas- Si se ha seguido
correctamente los pasos, la consulta quedara as:
37
AccessAvanzado2003
En la zona superior aparecen las tablas que participan en la consulta con sus relaciones y en la
inferior los campos a visualizar. Con ayuda del ratn, podemos modificar la posicin de las
tablas para ver mejor la relacin entre las mismas. Asimismo, introducimos el criterio de la
consulta.
En la que, ahora s, podemos saber el nombre y apellidos as como el curso de las solicitudes
que han sido aceptadas.
Podramos seguir aadiendo criterios, como:
Criterio
Frmula
Ao([FechaEntrada])=2007
Ao([FechaEntrada])=Ao(Ahora())
Ao([FechaEntrada])=Ao(Ahora()) Y
Mes([FechaEntrada])=Mes(Ahora())
>#01/01/2007# Y <#30/06/2007#
38
CorpusRuizFernndez
Aadimos los campos desde las tablas a la rejilla y establecemos el criterio S al campo
Aceptada.
39
AccessAvanzado2003
Vamos a utilizar el generador de expresiones para crear la frmula del campo calculado:
Nos situamos en la celda donde vamos a generar el campo calculado. Botn derecho
Generar.
40
CorpusRuizFernndez
Aadir el espacio en blanco que viene despus del nombre haciendo clic en el smbolo +
del generador de expresiones y escribir . Idem para los espacios siguientes.
Para aadir las campos Primerapellido y Segundoapellido se acta de forma similar a
cuando aadimos el campo Nombre. Finalizar pulsando el botn Aceptar.
Al final la frmula quedara as:
41
AccessAvanzado2003
Formularios
42
CorpusRuizFernndez
43
AccessAvanzado2003
Introduccin
Los formularios son la parte de la aplicacin que va a estar a disposicin de los usuarios,
constituyendo el ncleo de la interfaz aplicacin-usuario. Por eso es necesario tener un
especial cuidado en su diseo y construccin. Los usuarios que manejen los formularios deben
encontrarlos sencillos y eficientes. Aunque es posible utilizar las hojas de datos de tablas y
consultas para realizar muchas de las funciones de los formularios, stos tienen la ventaja de
presentar la informacin de forma clara y ordenada. Un formulario convenientemente diseado
acelera la introduccin de datos y minimiza los errores de los usuarios.
Los formularios son el tipo de objeto ms potente que incorpora Access para visualizar y editar
los datos de una tabla o consulta. Permiten mostrar los datos en un formato personalizado que
el usuario podr disear segn sus necesidades.
Nota: Los formularios pueden estar basados en tablas o en consultas. Son ms
eficientes los diseados a travs de consultas.
Cmo se construyen?
Los formularios se construyen partiendo de un conjunto de elementos de diseo
independientes denominados controles u objetos de tipo control. Los controles son los
componentes habituales de las ventanas y dilogos de Access y otras aplicaciones Windows.
Un formulario consiste en una ventana en la que se sitan varios tipos de controles: los que
muestran los datos de las tablas y los que muestran datos estticos como etiquetas o logotipos,
los que permiten generar acciones, tales como botones que abren otros formularios o imprimen
informes, etc.
Los formularios Access son verstiles: permiten realizar tareas que no son posibles en las
hojas de datos Tabla o Consulta. Es posible validar las entradas en base a informacin
contenida en otras tablas distintas a la editada. Se pueden crear formularios que incorporen
otros formularios (subformularios). Adems, desde un formulario, es posible realizar clculos
y mostrar totales.
44
CorpusRuizFernndez
Los controles
Son los objetos que utilizamos para crear los formularios e informes y distribuyen la informacin
en la pantalla.
Etiqueta
Cuadro de texto
o
Grupo de opciones
opcin o botones de alternar para presentar un conjunto limitado de alternativas que hace
que el usuario slo tenga que hacer clic en el valor que desee slo se puede seleccionar
una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben de ser pocas, en caso contrario es mas
aconsejable utilizar un cuadro de lista o cuadro combinado.
: Se utilizan
para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado o para presentar un campo
booleano (S/No) si el botn o casilla aparece marcado el valor del campo es S.
Cuadro combinado
contener datos de una tabla o valores que hayamos aadido al crearlo. Tambin asegura
que la informacin que se ha introducido en el campo es correcta. Puede tener una o ms
columnas.
Cuadro de lista
Botn de comando
Imagen
logo.
registro.
45
AccessAvanzado2003
Salto de pgina
hora de imprimir.
Control ficha
Subformulario/Subinforme
Lnea
Rectngulo
Controles ms complejos
Nota: Para aadir un control a un formulario hay que elegirlo del cuadro de
herramientas y hacer clic en el lugar del formulario donde se quiere insertar.
en la consulta ConGestionFormulario.
consulta ConGestionCurso.
consulta ConGestionSolicitud.
Curso: Para visualizar los cursos. Contiene un subformulario que lista los funcionarios
Funcionario: Para visualizar los funcionarios. Contiene un subformulario que lista los
el que se podr exportar e imprimir los valores de los campos en un documento o plantilla
de Microsoft Word.
46
CorpusRuizFernndez
consulta ConSubCurso.
consulta ConSubFuncionario.
Nota: Antes de crear un formulario, crearemos la consulta en la que se va a basar.
El formulario GestionSolicitud
Como todo formulario va a estar basado en una consulta, debemos de empezar por crearla y
que llamaremos ConGestionSolicitud:
Identificar qu campos vamos a utilizar en el formulario.
Tabla
Solicitud
Campos
Todos (en los formularios que se utilizan para aadir o modificar registros se aaden
todos los campos de la tabla que se va a gestionar.)
Funcionario
Localidad
CP y Localidad
Curso
Nombre
Una vez creada la consulta, vamos a crear nuestro primer formulario GestionSolicitudutilizando el asistente.
47
AccessAvanzado2003
Nota: Si queremos que nuestra base de datos recoja informacin sobre el nmero de
horas de cada curso se tendr que aadir otro campo (Horas) a la tabla Solicitud.
Una vez abierta la base de datos y situados en el objeto Formulario, los pasos a seguir son los
siguientes:
Pulsar el botn
48
y Siguiente.
CorpusRuizFernndez
49
AccessAvanzado2003
Quizs parezca algo difcil de entender lo que vemos en pantalla en el modo diseo del
formulario, pero no es ms que el esquema. Bsicamente se compone de tres partes:
texto o una imagen que proporcione informacin sobre lo que hace el formulario.
Detalle: Zona donde aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros.
Con hacer clic y arrastrar el ratn podrs moverlos a cualquier parte de la zona Detalle y
modificar su posicin en la pantalla.
Para aumentar el tamao de la altura de cada una de estas partes hay que situar el puntero del
ratn entre la lnea que las divide hasta que el curso del ratn aparezca como
. Pulsar
botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia abajo o hacia arriba para darle para aumentra o
disminuir la altura.
50
CorpusRuizFernndez
Por ltimo, vamos eligiendo los diferentes objetos del formulario y situndolos donde mejor
veamos, as como aadiendo nuevos objetos.
El formulario Solicitud
Lo utilizaremos para visualizar las solicitudes presentadas. Tanto la creacin de la consulta
ConSolicitud- como del formulario son similares a los anteriores. Slo vara el modo de
presentacin y distribucin de los campos.
51
AccessAvanzado2003
52
CorpusRuizFernndez
Slo hay que arrastrar uno de los campos que aparecen en la lista hasta el formulario o
informe y Access crea automticamente el control apropiado para mostrar el campo, como
cuadro de texto o cuadro combinado y despus enlaza el control a ese campo. El tipo de
control creado depende de cual est seleccionado en el cuadro de herramientas.
Orden de tabulacin
El orden de tabulacin define el orden en el que un usuario se mueve por los controles y, por
defecto, es siempre el orden por el que se han aadido al crear la consulta.
Para comprobar si es el correcto, editamos el cuadro de dilogo Orden de tabulacin desde el
modo diseo haciendo clic con el botn derecho del ratn en el formulario y fuera de los
objetos
Seleccionamos las filas haciendo clic y arrastramos el campo al lugar deseado. Al final tiene
que quedar as:
53
AccessAvanzado2003
del cuadro de
y hacemos clic en el
Elegimos la tabla Curso que ser la que proporcione los valores para el cuadro
combinado y clic en Siguiente.
54
CorpusRuizFernndez
Seleccionamos los campos Codigo y Nombre de la tabla Curso para que aparezcan en
el cuadro combinado. El campo Codigo contiene la informacin a almacenar en el
campo CodigoCurso de la tabla Solicitud y el campo Nombre posee informacin del
nombre del curso que nos ayudar a elegir el cdigo.
AccessAvanzado2003
56
CorpusRuizFernndez
Se borra el cuadro de control Codigo Curso para evitar informacin duplicada, se disea a
gusto el cuadro combinado y se coloca en el lugar adecuado.
Nota: Para aadir un campo que no est en la consulta, habr que editar sta y aadir
dicho campo a la misma. Por ejemplo, si por error no se hubiera aadido a la consulta
el campo Localidad de la tabla Localidad y fuera necesario presentarla en el
formulario habra que editar la consulta y aadir dicho campo.
57
AccessAvanzado2003
Propiedades de un formulario
Para visualizar las propiedades de cualquier objeto hay que situarse en l. Si no aparece un
cuadro de dilogo con sus propiedades hay que hacer clic en el icono
o ir a Ver
Propiedades.
58
CorpusRuizFernndez
ordenacin.
o
Origen del registro: Indica la tabla o consulta de donde se sacan los datos
que se visualizan en el formulario.
Filtro: Permite poner una condicin para filtrar registros del origen.
Ficha otras:
o
59
AccessAvanzado2003
Para saber el nombre del control del campo Domicilio edite sus propiedades (clic en el control
y Ver Propiedades. La propiedad Nombre de la ficha Otras es el nombre del control:
Como el nombre del formulario es Solicitud, la referencia al control Domicilio sera la siguiente:
Formularios ! [GestionSolicitud] ! [Domicilio]
60
CorpusRuizFernndez
Clic en Archivo Exportar y elegir el tipo de archivo de Excel para exportar los
datos. Darle un nombre a la hoja de clculo.
Nota: La combinacin de correspondencia desde Word se puede utilizar usando como
origen de los datos el archivo Excel anteriormente exportado.
61
AccessAvanzado2003
62
CorpusRuizFernndez
Ejercicios
Crear un formulario para gestionar los cursos GestionCurso- y los funcionarios
GestionFuncionario- que los solicitan basndose en las consultas ConGestionCurso
y ConGestionFuncionario. Establecer el orden de tabulacin.
63
AccessAvanzado2003
64
CorpusRuizFernndez
Subformularios
65
AccessAvanzado2003
66
CorpusRuizFernndez
Introduccin
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina
formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una
combinacin formulario/subformulario se denomina a menudo formulario jerrquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas
con una relacin uno a varios. Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario
para mostrar los cursos que ha hecho un funcionario. Los datos de la tabla Funcionario es el
lado uno de la relacin y los datos de la tabla Solicitud constituyen el lado varios de la
relacin, ya que cada funcionario puede haber presentado ms de una solicitud.
En la imagen, podemos observar que el funcionario Manuel Ruiz Fernndez ha solicitado los
cursos de Approach y Word.
Nota: Aunque un subformulario, al igual que el formulario principal, pued estar basado
en tablas y en consultas, para aumentar la efectividad en nuestro proyecto se crearn
subformularios basados en consultas, aunque vamos a ver inicialmente cmo crear a
la misma vez formulario y subformulario a partir de tablas.
Descripcin
Consulta asociada
GestionSolicitud
ConGestionSolicitud
GestionFuncionario
ConGestionFuncionario
GestionCurso
ConGestionCurso
Solicitud
ConSolicitud
67
AccessAvanzado2003
Campos
Funcionario
Localidad
Solicitud
Curso
Hay que seleccionar por Funcionario, ya que queremos visualizar los cursos que ha
hecho un funcionario, y Formulario con subformulario.
68
CorpusRuizFernndez
69
AccessAvanzado2003
Eliminar del subformulario el control DNI ya que esa informacin la tenemos repetida en
el formulario principal.
70
CorpusRuizFernndez
La relacin entre las tablas Funcionario y Solicitud es de uno a varios. El formulario principal
representa la parte uno y el subformulario la parte varios.
La informacin de la parte varios no tiene por qu ser todos los campos de la tabla Solicitud,
sino la ms representativa para nosotros, como la fecha de realizacin del curso, su duracin o
si la solicitud ha sido o no aceptado, y lo principal: Cmo se llama el curso!
Para representar el nombre del curso tenemos dos opciones:
71
AccessAvanzado2003
Tabla
Campos
Solicitud
Curso
Nombre
72
CorpusRuizFernndez
El subformulario SubCurso
Abrimos el Asistente para formularios y seguimos estos pasos:
Elegir en Tablas/Consultas la consulta creada anteriormente ConSubCurso- y aadir
todos los campos que contiene. Pulsar Siguiente.
73
AccessAvanzado2003
Como queremos un listado de las solicitudes, elegimos como forma de ver los datospor Solicitud y clic en Siguiente.
Se elige distribucin tabular para presentar los registros en filas y clic en Siguiente.
74
CorpusRuizFernndez
Hacer doble clic en el lugar del formulario principal donde queremos insertar el
subformulario. Se abrir el asistente para controles que nos ir guiando para crear el
subformulario.
Elegimos el subformulario creado anteriormente y clic en Siguiente.
Definimos los campos que relacionan las tablas Funcionario y Solicitud DNI en las
dos tablas. Pulsar Siguiente.
75
AccessAvanzado2003
Nota: A todos los formularios creados se le pueden aadir botones a travs de los
cuales se podrn realizar acciones sencillas como aadir o modificar registros, ir a
otros formularios, etc. Veremos cmo se hace cuando tratemos las macros.
CorpusRuizFernndez
Formulario Curso: Para visualizar datos de los cursos que se han podido solicitar hasta
ahora en la Direccin Provincial idem que el anterior respecto a las propiedades
Activado y Bloqueado . Se impedir que desde l se puedan aadir, modificar o
eliminar registros. Tiene agregado el subformulario SubFuncionario.
Subformulario SubCurso: Todos los campos como slo lectura y slo para visualizar los
cursos solicitados por los funcionarios.
Subformulario SubFuncionario: Todos los campos como slo lectura y slo para
visualizar los funcionarios que han presentado un determinado curso.
77
AccessAvanzado2003
78
CorpusRuizFernndez
Ejercicios
Crea un formulario -Curso- que visualice informacin sobre los cursos que se pueden
Nota: Tanto el formulario principal como el subformulario tienen que estar basados en
consultas.
79
AccessAvanzado2003
80
CorpusRuizFernndez
Macros
81
AccessAvanzado2003
82
CorpusRuizFernndez
Introduccin
Las macros son un mtodo sencillo para realizar una o ms tareas bsicas como abrir un
formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes.
Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en
un botn de comando.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un
grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se
llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.
Si guardamos la macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se abra la base de datos se
ejecutar automticamente ya que Access al arrancar comprueba si existe una macro con ese
nombre. Si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.
Por defecto, slo se visualizan las columnas Accin y Comentario. Para mostrar Nombre de
macro y Condicin vaya al men ver.
Accin: Se utiliza para especificar una accin que desea que ejecute una macro. Para
especificar la accin de una macro haga clic en la celda accin y seleccione una accin de
la lista.
Al seleccionar una accin aparece en la parte inferior sus. Por ejemplo, al elegir la accin
AbrirFormulario los argumentos que aparecen son los siguientes:
.
83
AccessAvanzado2003
84
CorpusRuizFernndez
Crear un macro
Podramos definir una macro que abra el formulario GestionFuncionario, para agregar un nuevo
registro, cuando el usuario haga clic en un botn.
Es fcil, tienes que ir al objeto Macro de la base de datos y hacer clic en
. Se abrir la
ventana de diseo desde la que se irn seleccionando las acciones que debern ejecutarse de
entre las existentes en la lista desplegable:
Donde:
Nombre del formulario es el formulario que queremos abrir. Hay que hacer clic en la fila
preliminar, etc.)
Condicin: Expresin SQL que se ejecuta para seleccionar los registros que cumplen la
85
AccessAvanzado2003
Dilogo: Formulario modal (debe de cerrar el formulario para poder hacer clic
fuera de l) y emergente (permanece por encima de otras ventanas de la
aplicacin.)
Se pueden aadir tantas acciones como queramos pero debindolas colocar en el orden por el
que deseamos que se ejecuten. Para insertar o eliminar acciones se utilizan los botones
o eliminar
insertar
ejecutarse
Grupo de macros
Cuando se tienen varias macros como ser el ejemplo de nuestro proyecto- puede resultar
dificultoso localizar una macro. Para solucionar este problema se crean grupos de macros para
reunir las que estn relacionadas.
Se crearn grupos de macros con el nombre del objeto desde el que se ejecuta. Por ejemplo,
todas las macros que se ejecutan desde el formulario GestionFuncionario estarn contenidas
en el grupo de macros GestionFuncionario.
Para hacer referencia a una macro contenida en un grupo de macro hay que especificar el
nombre del grupo y de la macro separados por un punto. Por ejemplo, la macro AadirRegistro
del grupo GestionFuncionario tendr la referencia GestionFuncionairo.AadirRegistro.
El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una
macro en un grupo de macros, Access lleva a cabo la accin de la columna accin y
cualquiera otra que siga inmediatamente con una columna Nombre de macro en blanco.
El grupo Funcionario
Compuesto por todas las macros que se van a ejecutar desde el formulario Funcionario que
lleva incrustado el subformulario SubFormulario.
Botn
86
Macro asociada
Acciones
Modificar
Modificar
Aadir
Aadir
Buscar
Buscar
CorpusRuizFernndez
Macro Aadir
El formulario que utilizamos para aadir nuevos funcionarios es GestionFuncionario. Por
tanto, la accin que se ejecutar al hacer clic en el botn
estos argumentos:
Macro Modificar
Para modificar registros de la tabla Funcionario tambin usaremos el formulario
GesitonFuncionario. La accin a ejecutar una vez se haga clic en
consistir en abrir
87
AccessAvanzado2003
Macro Buscar
til para bsquedas basadas en el DNI de los funcionarios clave principal. Puede ocurrir que
se encuentren o no registros, de ah que para que se ejecute o no la accin deber evaluarse
una expresin condicional. Si la condicin es verdadera, Access lleva a cabo la accin en esa
fila y cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan precedidas por puntos
suspensivos () en la columna Condicin.
Habr que aadir al formulario Funcionario otro botn ms para que lleve a cabo estas
acciones
88
CorpusRuizFernndez
advirtindoselo al usuario.
exp: Expresin requerida que identifica el campo por el que se desea contar los
registros DNI
Funcionario
DCont("[DNI]";"Funcionario";"[DNI] = [Formularios]![Funcionario]![VarBuscar]")>0
Por lo que entonces se ejecutar la accin AplicarFiltro con la condicin [DNI] Como
[Formularios]![Funcionario]![VarBuscar]
Que equivale a lo mismo que si hubiramos aplicado un filtro por formulario y en el
campo DNI hubiramos introducido el valor que se ha introducido en el control
independiente VarBuscar.
DCont("[DNI]";"Funcionario";"[DNI] = [Formularios]![Funcionario]![VarBuscar]")=0
La accin a ejecutar ser el mostrar todos los registros y mostrar un cuadro de
mensaje informando de que no se ha encontrado ningn registro.
89
AccessAvanzado2003
Nota: El nombre del campo y la tabla deben de ir entre comillas y entre corchetes. El
criterio entre comillas.
Resumen
El grupo Funcionario contiene tres macros para aadir, modificar y buscar registros de la tabla
Funcionario.
El grupo Curso
Las acciones a llevar a cabo sern aadir y modificar registros. Se deja como ejercicio, slo
hay que seguir los mismos pasos que cuando se crearon las macros del grupo Funcionario.
El grupo Solicitud
Una tarea muy til a realizar desde este formulario es la exportacin de registros para
combinarlos con un documento Word y la de imprimir directamente escritos de Word ahorrndose la tarea de la exportacin- mediante cdigo de Visual Basic.
Nota: Adems, este grupo tiene las macros aadir, modificar y buscar, vistas en el
grupo Funcionario as que no vamos a entrar en ms detalles.
90
CorpusRuizFernndez
Macro Exportar
Ojo, antes de pulsar en el botn que ejecuta la macro hay que asegurarse de que se ha
aplicado un filtro por formulario para que slo se exporten los registros que cumplan las
condiciones excepto cuando queremos hacer una exportacin de todos los registros.
Para aplicar el filtro por formulario hay que hacer clic en
bsqueda en el formulario.
91
AccessAvanzado2003
Macro Imprimir
Cuando hay que imprimir un registro desde un formulario, una opcin a la fusin es hacerlo con
Cdigo Visual Basic:
Crear una plantilla en Microsoft Word en la que insertaremos el texto normal de un
escrito ms unos campos personalizados (DNI, Nombre, Primer apellido, etc) desde
Archivo Propiedades Personalizar. Por ejemplo, para el campo Localidad:
o
Nombre: Localidad
Tipo: Texto
92
CorpusRuizFernndez
Desde el evento Al hacer clic del botn Imprimir se hace clic en para crear el
siguiente procedimiento:
Private Sub Comando38_Click()
Dim documento = "modelo.dot"
Dim directorio, strPROP
Dim Escrito As Object
directorio = Application.CurrentProject.Path
Set Escrito = CreateObject("Word.Application")
With Escrito
.Visible = False
.Documents.Add directorio & "\" & documento
End With
With Escrito.ActiveDocument
For Each strPROP In .CustomDocumentProperties
Select Case strPROP.Name
'Asignar campos Access a campos Word
Case "DNI": strPROP.Value = Me.DNI
Case "Nombre": strPROP.Value = Me.Funcionario_Nombre
Case "PrimerApellido": strPROP.Value = Me.PrimerApellido
Case "SegundoApellido": strPROP.Value=Me.SegundoApellido
Case "Domicilio": strPROP.Value = Me.Domicilio
Case "CP": strPROP.Value = Me.CP
Case "Localidad": strPROP.Value = Me.Localidad_Nombre
Case "Curso": strPROP.Value = Me.Curso_Nombre
Case "FechaEntrada": strPROP.Value = Me.FechaEntrada
Case "FechaCurso": strPROP.Value = Me.FechaCurso
Case "Horas": strPROP.Value = Me.Horas
End Select
Next
End With
With Escrito
.ActiveDocument.Fields.Update
.ActiveDocument.PrintOut
.ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
.Quit
End With
Set Escrito = Nothing
MsgBox "Documento generado"
End Sub
93
AccessAvanzado2003
Resumen
El grupo Solicitud contiene cuatro macros para aadir, modificar, buscar y exportar registros.
El grupo Comun
En este grupo agregaremos las macros que van a ser comunes a dos o ms formularios.
Vamos a incorporar en los formularios Funcionario, Solicitud y Curso un men para que
podamos desplazarnos desde unos a otros. Para ello crearemos 3 macros comunes.
Tambin se incluir la macro Aceptar para confirmar las variaciones que se hagan al aadir o
modificar registros.
Macro Funcionario
Macro Curso
94
CorpusRuizFernndez
Macro Solicitud
Macro Aceptar
95
AccessAvanzado2003
96
CorpusRuizFernndez
Formulario Curso
97
AccessAvanzado2003
Formulario Funcionario
98
CorpusRuizFernndez
Formulario Solicitud
99
AccessAvanzado2003
Formulario GestionCurso
100
CorpusRuizFernndez
Formulario GestionFuncionario
101
AccessAvanzado2003
Formulario GestionSolicitud
102
CorpusRuizFernndez
Formulario SubCurso
103
AccessAvanzado2003
Formulario SubFuncionario
104
CorpusRuizFernndez
Descripcin
AbrirConsulta
AbrirFormulario
Abre un formulario.
AbrirInforme
Abre un informe.
AbrirTabla
BuscarRegistro
BuscarSiguiente
CancelarEvento
Cerrar
CuadroMsj
DetenerMacro
DetenerTodasMacros
Eco
EjecutarMacro
Ejecuta una macro. til para ejecutar una macro desde otra macro.
EstablecerValor
Guardar
Imprimir
IraControl
IraRegistro
MostrarTodosRegistros
NuevaConsulta
SalidaHacia
Salir
Cierra Access.
105
AccessAvanzado2003
106
CorpusRuizFernndez
Ejercicios
107
AccessAvanzado2003
108
CorpusRuizFernndez
INFORMES
109
AccessAvanzado2003
110
CorpusRuizFernndez
Introduccin
El objeto informe se emplea para ofrecer una presentacin personalizada de la informacin
pudiendo ordenarla, agruparla y resumirla en la forma deseada. Tambin permite generar
totales de los datos numricos. Se utilizan para sacar datos de una base de datos e imprimirla.
Un informe no es nada ms que una forma elegante y dinmica de presentar una tabla o
consulta e imprimirlas. Tanto en su estructura como en su funcionamiento son prcticamente
idnticos a los formularios, aunque a travs de informes no podemos modificar datos, slo
presentarlos.
estndar de una forma rpida, ya que realizan automticamente todo el trabajo bsico.
Access ir planteando cuestiones y con los datos que proporciona el usuario, se ir creando
el informe.
Autoinformes: Elaboran un informe sencillo predefinido por Access sin pedir ninguna
informacin al usuario.
Vista diseo: Permite crear informes sin ayuda del asistente. Se parte de cero y solo
se recomienda su uso en el caso de que los asistentes no satisfagan los requerimientos del
usuario.
111
AccessAvanzado2003
Cuando hay campos de ms de una tabla en la consulta, Access nos da la opcin de presentar
los datos por una de las tablas. En nuestro caso elegiremos por Funcionario.
Access nos da la opcin de agrupar y ordenar los registros que se van a presentar en el
informe por uno o varios campos. Vamos a agruparlos por pueblos.
Tambin tenemos la opcin de calcular resmenes de alguno de los campos que van a
presentarse en el informe optamos por calcula la suma del campo Sueldo- pulsando el botn
112
CorpusRuizFernndez
Para personalizar el informe hay que situarse en modo Diseo. Aparecer una ventana similar
a sta:
113
AccessAvanzado2003
Elementos de un informe
Secciones principales
Encabezado del informe: Se imprime una vez al principio del informe. El encabezado
del informe se utiliza para la informacin que normalmente aparecera en una pgina de
portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. El encabezado del informe se imprime
antes del encabezado de pgina. Cuando se coloca un control calculado en el encabezado
del informe, se calcula el valor para todo el informe. Por ejemplo, si se coloca un control que
utilice la funcin Suma en el encabezado del informe, se calcula la suma para todo el
informe.
encabezado de pgina, por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas.
para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estn agrupados
por pueblos como es nuestro ejemplo-, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el
nombre de los pueblos. Cuando se coloca un control calculado que utilice la funcin Suma
en el encabezado de grupo, la suma corresponde al grupo actual.
Detalle: Seccin en la que aparecen los registros del origen del informe, que pueden
ser ms de uno. Se imprime una vez por cada fila del origen del informe.
Pie de grupo: Se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se
Pi de pgina: Se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para
114
CorpusRuizFernndez
Pi de informe: Se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan
para imprimir los totales de los informes u otra informacin de resumen de todo el informe.
Opciones en un informe
mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos
evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe.
Forzar salto de pgina en los encabezados de grupo: Cada grupo comienza en una
115
AccessAvanzado2003
texto dependiente por cada uno de estos campos e incluye automticamente un control de
etiqueta junto a cada uno de ellos.
En Campo/Expresin indicamos los campos por los que queremos agrupar el informe y en
Orden el tipo de ordenacin.
Agrupar en: Para especificar cmo agrupar datos en un campo por el tipo de datos.
116
CorpusRuizFernndez
117
AccessAvanzado2003
118
CorpusRuizFernndez
sencillo en Visual Basic que ser asociado al evento clic de un botn del formulario Solicitud.
Tanto el formulario como el informe debern de estar basados en la misma consulta.
Antes de crear el procedimiento, veamos qu hace el informe Solicitudes:
Lista todas las solicitudes presentadas hasta la fecha, agrupados por el nombre de los
cursos.
Todos los funcionarios que han solicitado algn curso aparecen en el informe sin
distinguir si lo han hecho o no. Esto sera til si quisiramos listar todos los cursos y los
funcionarios que lo han solicitado. Pero a medida que la base de datos de nuestro proyecto
crece, el informe ocupa ms pginas y los usuarios necesitan un sistema para imprimir slo
aquellas pginas que les interesen.
Para filtrar datos desde un formulario a un informe basados en la misma consulta- hay que
seguir estos pasos:
Se abre en modo diseo el formulario Solicitud y se le aade el botn
119
AccessAvanzado2003
y pulsar el
se presenta el informe con los registros que slo cumplen las condiciones
botn
del filtrado. Por ejemplo, el listado de las solicitudes del curso Microsoft Word que han sido
aceptadas:
120
CorpusRuizFernndez
121
AccessAvanzado2003
grupo y editando sus propiedades. En la propiedad Forzar nueva pgina hay que seleccionar
Antes de la seccin.
y le asociamos un procedimiento
que abra el informe Listado Funcionarios y le aplique el filtro por formulario igual que se hizo
anteriormente. El cdigo es el siguiente:
Las etiquetas tienen unas dimensiones estndar: en este caso slo debemos
122
CorpusRuizFernndez
debemos tomar las medidas de alto y ancho de etiquetas, mrgenes (superior, izquierdo y
derecho) y separacin entre ellas (vertical y horizontal).
Dependiendo del tipo de impresora lser matricial- los acuses de recibo se harn de una
forma u otra. Para impresoras lser deberemos de crear un formulario personalizado desde el
panel de impresoras y faxes ya que el largo de tres acuses de recibo es de 12 pulgadas -30,48
cm.-
Nota: La medida del alto es 30,48 cm. ya que son lo que miden de alto 3 acuses de
recibo. El ancho -21 cm.- es el equivalente al A4.
123
AccessAvanzado2003
124
CorpusRuizFernndez
125
AccessAvanzado2003
126