AA Win Reference Manual 3.2 Esp 0

AutoAudit
para
Windows
Manual de Consulta
v3.2
versin traducida al espaol por
interop
AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta
Paisley is registered with the National Association of State Boards of Accountancy (NASBA) as
a sponsor of continuing professional education on the National Registry of CPE Sponsors. State
boards of accountancy have final authority on the acceptance of individual courses for CPE
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1999-2008 Paisley. Todos los Derechos Reservados

AA-W-R-063008 versin traducida al espaol por interop
ii
CONTENIDO
Introduccin...................................................................................... 1
Bienvenido a AutoAudit para Windows........................................................ 1

Componentes de AutoAudit para Windows ............................................... 1
Acerca de Paisley .................................................................................... 1
Acerca de la Documentacin ..................................................................... 2
Nombres de Productos .......................................................................... 2
Pantallas e Ilustraciones de datos ........................................................... 2
Tareas de Prctica ................................................................................ 2
Licenciamiento..................................................................................... 3
Panorama General................................................................................... 4
Seguridad ........................................................................................... 4
Configuracin ...................................................................................... 4
Biblioteca ............................................................................................ 4
Evaluaciones de Riesgo ......................................................................... 4
Programacin de Auditora y Asignacin de Auditores ................................ 4
Programas de Auditora ......................................................................... 5
Papeles de Trabajo, Comentarios, Observaciones y Planes de Accin ........... 6
Informes............................................................................................. 7
Seguimiento de Observaciones............................................................... 7
Flujo de Proceso de AutoAudit........................................................... 8

Dnde comenzar................................................................................ 9
Conexin ............................................................................................... 9
Cerrar AutoAudit .................................................................................. 9
Versin de Evaluacin .............................................................................10
Men Papeles de Trabajo......................................................................10
Pgina Inicial de AutoAudit ............................................................. 11
Personalizacin ......................................................................................11
Interface de Arrastrar y Soltar ..............................................................11
Panel de Navegacin...............................................................................12
Mi lista de tems por hacer....................................................................12
Mis Docs Por Estado..........................................................................13
Mis Observaciones y Planes de Accin ....................................................15
Trabajando con los registros de datos ....................................................16
Opciones de la Barra de Men ..................................................................18
Caractersticas Generales ................................................................ 21
Iconos de Auditora ................................................................................21

Iconos Estado de Documentos .................................................................21
Atajos ..................................................................................................22
Flechas Arriba & Abajo ............................................................................22
Men Papeles de Trabajo................................................................. 23
Documento de Planeacin........................................................................26
Crear un Documento de Planeacin........................................................26
Lista de Control de Actividades.................................................................31
Crear una Lista de Control de Actividades ...............................................31
Programa..............................................................................................34
Crear un Programa de Auditora ............................................................34
Matriz de Prueba ....................................................................................38

iii
Crear una Matriz de Prueba ..................................................................38

Papeles de trabajo..................................................................................43
Crear Papeles de Trabajo......................................................................43
Creacin Masiva de Papeles de Trabajo desde una Matriz de Prueba. ..........47
Observaciones .......................................................................................54
Crear una Observacin.........................................................................54
Importar una Observacin ....................................................................58
Plan de Accin .......................................................................................60
Crear un Plan de Accin .......................................................................60
Importar un Plan de Accin...................................................................65
Vista de Observaciones ...........................................................................67
Visualizar Observaciones ......................................................................68
Informes LLevar/Traer (Push/Pull) ............................................................69
Crear un Informe ................................................................................69
Funcionalidad del Informe ....................................................................71
Distribucin del Informe de Auditora .....................................................74
Combinar Correspondencia ......................................................................76
Antes de Combinar Correspondencia ......................................................76
Crear una Combinacin de Correspondencia............................................76
Usando Combinar Correspondencia de Microsoft Word ..............................77
MS Word 2002 e Informe Push/Pull........................................................84
Encuesta de Auditora .............................................................................94
Crear una Encuesta de Auditora............................................................94
Evaluacin de Auditor .............................................................................96
Crear una Evaluacin ...........................................................................96
Comentarios..........................................................................................99
Crear un Comentario ...........................................................................99
Flechas Arriba Abajo / Revisin y Aprobacin ........................................... 102
Borrar Documentos ........................................................................... 109
Restaurar Documentos....................................................................... 110
Enlace de Documentos................................................................... 111
Macro de Enlace a Punto ....................................................................... 112

Abrir un Archivo Anexado para crear un enlace...................................... 112
Usar la Macro Open PointLink Dialog en Word ..................................... 113
Agregar la Macro Open PointLink Dialog en documentos Word ............... 113
Agregar la Macro Open PointLink Dialog a documentos de Office 2007.... 114
Macro "Open PointLink Dialog en Microsoft Excel .................................. 114
Usar la Macro Open PointLink Dialog en Excel ..................................... 115
Documentos Enlazados ......................................................................... 116
Crear Enlaces ................................................................................... 116
Enlace Punto-a-Documento.................................................................... 119
Crear un Enlace Punto-a-Documento.................................................... 119
Reemplazar Tokens .............................................................................. 120
Enlace Punto-a-Punto ........................................................................... 123
Crear un Enlace Punto-a-Punto............................................................ 123
Cerrar una Auditora ...................................................................... 131
Copiar una Auditora ............................................................................. 133

Copiar un Programa o una Matriz de Prueba............................................. 134
Copiar un Documento ........................................................................... 135
Evaluacin de Riesgo y Planeacin Anual ...................................... 136
Configuracin de Evaluacin de Riesgos................................................... 136

Crear una Nueva Plantilla de Evaluacin de Riesgo ................................. 136
Personalizar la Evaluacin de Riesgo Vertical ......................................... 137

iv
Personalizar la Evaluacin por Proceso de Negocios ................................ 138

Documentos de la Vista de Evaluacin de Riesgos .................................. 143
Evaluacin de Riesgo Vertical ................................................................. 145
Crear una Evaluacin de Riesgo Vertical ............................................... 145
Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocios (ERPN)............................... 149
Usar Documentos ERPN...................................................................... 149
Habilitar Evaluacin de Riesgo............................................................. 149
Crear una plantilla ERPN en la Biblioteca............................................... 150
Crear una Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocio ......................... 151
Completar el Documento de Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocio. 152
Planeacin Anual ........................................................................... 156
Incorporar Horas Planeadas ................................................................ 157
Configuracin de Auditora, Programacin y Calendario ................ 159
Configuracin de Auditora..................................................................... 159

Agregar una nueva Auditora............................................................... 159
Modificar Auditoras ........................................................................... 161
Programacin ...................................................................................... 164
Acceder a la Programacin ................................................................. 164
Programar Rangos de Tiempo ............................................................. 164
Calendario .......................................................................................... 171
Vista de Calendario ........................................................................... 173
Actividades No Cargables ...................................................................... 177
Crear una Actividad No Cargable ......................................................... 177
Ejemplo de Programacin de Vacaciones ................................................. 179
Informes ....................................................................................... 183
Informe de Gastos ............................................................................... 183

Registro de Horas................................................................................. 186
SNAP! Reporter ............................................................................. 190
Generador de Informes y Grficos .......................................................... 190

Documentos para Informe Disponibles .................................................... 190
Crear un Nuevo Proyecto SNAP! .......................................................... 194
Rplicas de Viajes.......................................................................... 197
Qu debe saber acerca de sincronizacin ................................................. 197

Opciones de Rplica de Viaje ................................................................. 198
Crear una Rplica de Viaje.................................................................. 199
Sincronizar Base de Datos ..................................................................... 202
Opciones de Sincronizacin.................................................................... 203
Ayuda ............................................................................................ 207
Opciones de Ayuda............................................................................... 207

Ayuda del Sistema en lnea................................................................. 207
Pgina web de Paisley........................................................................ 208
Asistente de Configuracin ................................................................. 208
Acerca de......................................................................................... 209
Issue Track para Windows ............................................................ 210
Seguimiento de Observaciones............................................................... 210

Flujo de Procesos de AutoAudit & Issue Track........................................... 211
Como trabajan en conjunto ................................................................ 211
Respuesta de la Gerencia via Web .......................................................... 213
Enviar Respuestas de Gerencia de WMR en Issue Track .......................... 213
Ver y Editar Planes de Accin en WMR.................................................. 214

Enviar Plan de Accin a Issue Track ..................................................... 214

Ver y Editar un Plan de Accin en Issue Track ....................................... 215
Apndice A: Biblioteca de archivos ................................................ 216
Caractersticas Principales ..................................................................... 216

Acceder a la Biblioteca de Archivos ......................................................... 216
Organizar Archivos y Carpetas ............................................................... 217
Opciones de Configuracin del Sistema Relacionadas................................. 220
Apndice B: Documentos Incrustados/Adjuntos ........................... 221
Caracteres Especiales vlidos e invlidos .............................................. 221

Evitar usar estos caracteres Especiales.................................................... 221
Documentos Incrustados vs. Documentos adjuntos ................................ 222
Por qu usar archivos anexados en lugar de incrustados ......................... 223
Archivos PDF incrustados ................................................................... 225
Trabajar con Objetos Incrustados ........................................................ 225
Apndice C: Exportar e Importar Datos ......................................... 226
Configuracin ERPN .............................................................................. 226
Apndice D: Preguntas Frecuentes y Mensajes de Error ................ 232
Preguntas Frecuentes ........................................................................... 232

Solucin de Problemas. Mensajes de Error ............................................... 232
Apndice E: AutoAudit con Macro Security .................................... 235
Cambiar Configuracin de Seguridad de Macros ..................................... 235

Firmas Digitales no soportadas en Versin 3.0 y posteriores .......... 236
Importar el Certificado de Paisley para que las Macros de Paisley sean
confiables ........................................................................................ 236
Importar el Certificado de Paisley por Internet Explorer .......................... 238
Apndice F: Campos para Informes ............................................... 243
Campos de AutoAudit para crear informes con SNAP! Reports.................. 243
Contactar Nuestra Mesa de Ayuda ................................................. 250

vi
Introduccin
INTRODUCCIN
BIENVENIDO A AUTOAUDIT PARA WINDOWS
Felicitaciones! Usted ha invertido en una solucin automatizada para la gestin de auditoras
para su departamento de auditora interna.
AutoAudit para Windows es una solucin amplia, un sistema totalmente integrado y
automatizado de auditora que permite a los departamentos de auditora completar todo su
trabajo en una sola base de datos. Con los mdulos para la evaluacin de riesgos, la
planificacin, la programacin, papeles de trabajo, presentacin de informes, seguimiento de
observaciones, horas y gastos, control de calidad y registros de personal, AutoAudit es la forma
ms completa de mantener su departamento de auditora.
AutoAudit automatiza los aspectos clave de su proceso de auditora, incluyendo:
Evaluacin de Riesgo Le ayuda a identificar los criterios de riesgo y definir modelos
de riesgo. Con el mdulo integrado de evaluacin de riesgos, los auditores pueden
seguir una metodologa verticales (una auditora del universo compuesto por entidades
auditables definidas por el usuario), horizontal, utilizando la metodologa Evaluacin de
Riesgos por Proceso de Negocios (ERPN), o ambos para identificar criterios de riesgo.
Programacin de Fuerza de Trabajo Usando la interfaz drag-and-drop, los
gerentes pueden administrar y programar los recursos de su staff.
Papeles de Trabajo Los auditores de campo pueden crear papeles de trabajo usando
un programa de trabajo comn, como Microsoft Office. Los papeles de trabajo estn
disponibles inmediatamente para todos los miembros que colaboran y gerentes de
revisin y comentarios.
Componentes de AutoAudit para Windows

Workforce El mdulo permite planificar el personal y los recursos. La funcin de
arrastrar y soltar en el calendario elimina la dificultad de reorganizar la planificacin de
las auditoras. La funcionalidad de bsqueda hace coincidir habilidades de auditor y
disponibilidad para una determinada tarea. En la seccin Planificacin de la Fuerza de
Trabajo, los gerentes pueden fcilmente manejar los recursos de personal usando la
funcionalidad de arrastrar-y-soltar.
SNAP! Reporter LE (Edicin Limitada) SNAP! Reporter LE es la versin del
software SNAP! Reporter incluida en AutoAudit. Tiene todas las funcionalidades de
informes y grficos. Es su exclusiva herramienta de elaboracin de informes especiales
que le da el poder y el control para producir informes de alta calidad y grficos. Los
Gerentes pueden generar informes de resultados departamentales en forma de
documentos de texto, grficos o calendarios.
SNAP! Report LE Soporte Anual & Mantenimiento Suscripcin
La suscripcin incluye el apoyo de nuestra Mesa de Ayuda en relacin con mensajes de
error del programa, programas que no funcionan segn documentacin estndar de
Paisley, errores de instalacin estndares, y ayuda de Sitio web para descargar
actualizaciones y hacer un informe de sugerencias de mejoras al programa
Issue Track for Windows El software Issue Track tambin de Paisley interacta
con AutoAudit para Windows, permitiendo a los auditores y coordinadores comunicarse
electrnicamente usando un navegador. El mdulo permite a los directores de la
empresa revisar y actualizar observaciones de su departamento.
Issue Track est configurado para trabajar con la base de datos de AutoAudit existente.
Los datos son pasados entre ambas aplicaciones permitiendo disponerlos
inmediatamente con mnima intervencin del usuario.
Issue Track es de fcil acceso por cualquier persona con un navegador Web. Issue Track
se puede utilizar desde su intranet corporativa o desde Internet.
ACERCA DE PAISLEY
Introduccin
Paisley fue fundada en 1995 cuando se desarroll AutoAudit, la primera solucin de

software de auditora negocios de la empresa. Paisley ofrece un enfoque holstico nico
para las soluciones de gestin de los riesgos y auditora. Los marcos innovadores de
las soluciones de auditora son escalables para apoyar tanto corporaciones como
organizaciones pequeas y medianas. Compatible con los entornos de TI existentes,
Paisley proporciona beneficios de largo plazo en la gestin de riesgos mediante la
integracin con los recursos existentes de TI y la utilizacin seguridad basadas en
perfiles para la distribucin de responsabilidades. Las soluciones automatizadas son
fciles de adaptar y aplicar, estableciendo en toda la empresa responsabilidad y
cumplimiento.
ACERCA DE LA DOCUMENTACIN
La documentacin de AutoAudit para Windows contiene varios manuales, de acuerdo a la
instalacin, configuracin y referencia.
Consulte la Gua de Instalacin de AutoAudit para Windows para ms
informacin.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para ms
informacin.
Consulte la Gua de Instalacin de Issue Track para Windows para instalar Issue
Track.
Consulte el Manual de Referencia de Issue Track para Windows para informacin
de Issue Track.
Consulte el Manual de Referencia de SNAP! Reporter LE para informacin sobre
la operacin.
Nombres de Productos
El nombre de AutoAudit para Windows se abrevia a AutoAudit.
El nombre de Issue Track para Windows se abrevia a Issue Track.
El nombre de SNAP! Reporter Limited Edition se abrevia a SNAP! Reporter.
Convenciones en la Documentacin
Negrita
Negrita se usa para denotar el nombre de un campo, enlace, botn o nfasis.

El texto usa maysculas tal como aparecen en el programa. Por Ejemplo Display in
WMR field, click OK o Next.
Cursiva
Cursiva se usa en trminos especiales, ttulos u otra documentacin e tems.

Indica una referencia.
Referencia de seguridad e informacin del programa.
Pantallas e Ilustraciones de datos

Algunos datos presentados en esta Gua son ficticios, preparados expresamente con el propsito
de ilustrar conceptual o visualmente en relacin con la apariencia, mantenimiento, uso y
operacin de AutoAudit y sus componentes. No debe dependerse de ninguno de esos datos
como si fuera importante para alguna operacin o circunstancia como la usada para la
ilustracin.
Tareas de Prctica
Introduccin
Incluidas al final de las secciones, son tareas prcticas paso a paso para acercarlo a los
procedimientos y procesos. El fin de estas tareas es familiarizarlo con el poder y la flexibilidad de
AutoAudit.
Licenciamiento
El cdigo fuente de AutoAudit es propiedad de Paisley y cada instalacin del programa es
autorizada al cliente segn el correspondiente acuerdo de licencia.
Nota del Traductor:

Algunos trminos no han sido traducidos y otros se presentan en ambos idiomas a fin
de facilitar la comprensin de las diferentes pantallas de la interface y el acceso a
componentes del software o de Windows que no estn en idioma espaol.
Debido a la parametrizacin y modificaciones a la traduccin de etiquetas y mensajes
en AutoAudit que puede realizarse en cada instalacin, los textos de las pantallas y los
nombres de campos que se presentan en este documento pueden diferir con los
utilizados en la base de datos a la que Ud. acceda al usar AutoAudit. Las
funcionalidades se mantienen. Consulte con su Administrador cualquier duda al
respecto.
Agradeceremos avisarnos de textos que requieran correcciones, para poder mejorar
prximas versiones, a soporte@interop-la.com. Muchas gracias.

Introduccin
PANORAMA GENERAL
Seguridad
AutoAudit almacena todos los documentos en una nica base de datos. La base de datos procee
seguridad para todos los documentos. Los documentos no pueden se accedidos desde fuera de
la base. AutoAudit utiliza roles para identificar los permisos de acceso de los usuarios del
programa. AutoAudit utiliza identificacin consistente para identificar a los usuarios en todas las
auditoras. No se requieren establecer nuevas identificaciones de usuarios cada vez que se crea
una auditora.
Consultar la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para mayor
informacin.
Configuracin
El asistente de configuracin lo Gua a travs del proceso de configuracin.
Los roles de usuarios, categoras, e tems de Configuracin de Auditor se definen
despus de la instalacin.
Los usuarios autorizados pueden cambiar la informacin en cualquier momento para que
AutoAudit refleje y soporte cambios en el departamento.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para ms informacin
acerca del Asistente de Configuracin.
Consulte Usando la Base de Datos de Evaluacin en la pgina 10 para ms informacin.
Biblioteca
Observaciones Estndares, Formatos, Informes, Plantillas y Archivos de Soporte pueden
ser configurados.
Una gran biblioteca de plantillas estndares hace que sea fcil implementar una
metodologa de auditora consistente.
La biblioteca de Archivos Estndares de Soporte ayuda a administrar sus documentos en
AutoAudit. Puede definir su propia jerarqua de carpetas y archivos de seguridad
mediante la creacin y gestin de carpetas para organizar todos sus archivos adjuntos.
La biblioteca guarda sus archivos para preservar las versiones anteriores de archivos y
los almacena en un lugar seguro.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para ms informacin.
Evaluaciones de Riesgo
Mediciones cuantificables se pueden establecer para comparar niveles de riesgos usando:
1) Evaluacin de Riesgo Vertical
2) Evaluacin de Riesgo Horizontal (Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocio)
AutoAudit utiliza las Evaluaciones de Riesgos y Cuestionarios para reunir informacin acerca de
posibles reas auditables. Los resultados se muestran en varias vistas diferentes para priorizar
las entidades auditables
La evaluacin de los riesgos debe ser comparable para permitir integrar los
departamentos de auditora para priorizar auditoras.
Documentos de Procesos de Negocios son creados para las reas de mayor riesgo
identificado.
Los Riesgos y Controles son identificados para cada Proceso de Negocio usando los
modelos de Riesgos y Controles.
Programacin de Auditora y Asignacin de Auditores

Introduccin
Despus que se completan los modelos de riesgo, se planifica el Calendario de Auditoras

paral prximo ao. Los usuarios pueden utilizar las evaluaciones de riesgos de
AutoAudit, modelos preexistentes en hoja de clculo, o una combinacin de stos.
Las auditoras pueden ser programadas con regularidad, cuando se indica en la
Evaluacin de Rasgos, o cuando la Gerencia recomienda que la auditora debe realizarse.
El programa de auditora muestral grupo de auditores, el tipo de auditora, la divisin,
regin, unidad de negocio y la ubicacin de auditora para garantizar la cobertura.
Los Auditores pueden ser asignados a una auditora planificada por un documento de
asignacin de auditores, que le permite asignarlos para auditoras completas o partes de
ellas, indicando el numero de das de la semana, y la cantidad de horas por da de
trabajo. Este formulario puede ser creado a partir de la Configuracin de la Auditora y
del Documento de Planeacin.
La informacin sobre la fecha prevista para las auditoras y los auditores asignados se
pueden ver grficamente y ajustados en el calendario de la Fuerza de Trabajo.
Una nueva auditora comienza cuando se crea un formulario de Auditora. Este
formulario puede ser creado desde varios lugares dentro del programa.
El formulario de Auditora establece la identificacin de la auditora y el enlace a toda la
documentacin relacionada desde la planificacin hasta su completamiento.
Las Listas de Control (Control de Calidad, Emisin de Informes y Planes de Viajes) son
usadas para identificar que se necesita para realizar la auditora.
Programas de Auditora
Los programas de auditora y las matrices de prueba permiten tanto utilizar documentos
con formatos libres de Word o Excel como programas de auditora como crear papeles
de trabajo. Las matrices de prueba generarn automticamente papeles de trabajo
desde los documentos de evaluacin de riesgo por proceso de negocio.
Los Programas de Auditora se crean para organizar el trabajo de campo y determinar la
informacin del proceso, riesgo y control que se van a auditar.
Como se indica en el primer prrafo, AutoAudit tiene un formulario para Programas
Estndares de Auditora que son definidos por el usuario. Esta caracterstica puede
utilizarse en mltiples formas:
Los usuarios puede copiar un Programa Estndar de Auditora al formulario de
Programa de Auditora.
Crear su propio Programa de Auditora.
Importar de otro procesador de texto.
Los Procesos, Riesgos y Controles pueden copiarse a una auditora y usarse como
programas de auditora, creando papeles de trabajo, observaciones y planes de accin si
corresponde.

Introduccin
Papeles de Trabajo, Comentarios, Observaciones y Planes de

Accin
Los Papeles de Trabajo se usan para documentar la informacin relevante que el auditor
recibe durante el curso de una auditora.
La informacin recibida puede incluir los resultados de la evaluacin de control,
entrevistas, llamadas telefnicas, reuniones u otra documentacin recolectada por el
auditor.
Los Papeles de Trabajo pueden crearse desde varios lugares. Los Papeles de trabajo
puede crearse y copiarse de otro programa o vinculados de manera que se actualizan
cuando el archivo original cambia.
Una auditora podr contener varios papeles de trabajo.
Los Papeles de Trabajo estn vinculados a un objetivo apropiado en el Programa de
Auditora, Procesos de Negocio, Riesgos y Controles para asegurar que el objetivo est
cubierto y permite revisar fcilmente el documento enlazado haciendo clic en
DocsEnlazados.
Los Papeles de Trabajo pueden contener textos, grficos, diagramas de flujo,
documentos escaneados y hojas de clculo y pueden tambin hacer referencia a otros
documentos.
Los Papeles de Trabajo contienen la informacin de aprobacin y estn organizados en la
Vista de Papeles de Trabajo. (Los auditores pueden revisar los papeles de trabajo
haciendo click en DocsEnlazados o accediendo por la vista).
Los Papeles de Trabajo se revisan y se aprueban usando el botn de Aprobacin en el
formulario.
Las Observaciones de las auditoras pueden crearse desde el Papel de Trabajo cuando
una situacin identificada necesita posterior debate o accin.
Los Planes de Accin se crean desde la Observacin para identificar responsables, pasos
requeridos y plazos previstos.
Varias observaciones se pueden crear desde el mismo Papel de Trabajo.
Varios Planes de Accin pueden crearse desde una misma observacin.
Pueden crearse comentarios internos. Los comentarios abiertos permiten su seguimiento
y slo el autor de un comentario puede aprobarlo, asegurando que las preguntas son
contestadas adecuadamente.
La observacin contiene posibles hallazgos y sus disposiciones.
Las Observaciones y Planes de Accin que se marcan paral informe de auditora, son
llevadas al informe de auditora.
Los formatos de Informes Estndares pueden copiarse desde la Biblioteca de Estndares.
El seguimiento de los hallazgos se realizan mirando alguna de las vistas diseadas para
proporcionar informacin sobre toda la gestin, desde un resumen de todas las
observaciones, a los detalles de hallazgos abiertos, el estado de los tems de los cuales
se hace seguimiento, los temas retrasados y el valor de ahorros o prdidas evitadas por
observaciones de auditora.

Introduccin
Informes
Funcionalidad Push/Pull (Llevar/Traer): AutoAudit proporciona la creacin de
informes en Microsoft Word con la funcionalidad de traer automticamente los campos
claves de los formularios de observaciones y planes de accin al informe. Luego de que
el informe ha sido creado el programa puede llevar los cambios realizados en el informe
a las observaciones o planes de accin de origen en AutoAudit. para su sincronizacin.
Esta funcionalidad elimina la necesidad de cortar y pegar durante el proceso de
preparacin del informe de auditora y asegura que el informe y la informacin de los
formularios de AutoAudit ser consistente.
Los informes pueden construirse basados en criterios estndares definidos por la
organizacin.
Informes estndares y personalizados pueden crearse dinmicamente usando la
tecnologa de SNAP! Reporter LE
Los factores de productividad pueden ser informados al analizar un resumen de todas las
observaciones abiertas, los puntos de retraso, el seguimiento, dinero ahorrado por
resolver observaciones de auditora, y muchos otros temas.
Seguimiento de Observaciones
La Vista de Observaciones le permite al usuario conectado ver toda la informacin de
todas las observaciones y planes de accin.
Consulte la seccin Issue Track para Windows en la pgina 210 para informacin acerca
de cmo este mdulo interacta con AutoAudit para Windows, permitiendo a los
auditores y coordinadores comunicarse electrnicamente usando un navegador.
El mdulo Issue Track (Seguimiento de Observaciones) permite a los gerentes de
procesos revisar y actualizar observaciones de su rea. Issue Track est configurado
para trabajar con la base de datos existente de AutoAudit desde donde los datos son
actualizados entre los dos programas mostrndolos de inmediato con una mnima
intervencin del usuario.

Flujo de Proceso de AutoAudit
FLUJO DE PROCESO DE AUTOAUDIT

La siguiente figura muestra el flujo de proceso general que tiene lugar durante la operacin de
AutoAudit.

Dnde comenzar
DNDE COMENZAR
CONEXIN
Nombre de
Usuario
Tipee su nombre de usuario si no aparece.
Contrasea
Tipee su contrasea
Trabajar sin
conexin
Los auditores pueden trabajar sin conexin y Replicar en el servidor.

Seleccione el cuadro de trabajar sin conexin.
Esta opcin aparece si en la configuracin de Preferencias del Usuario indica
lo siguiente:
Si est trabajando en una ubicacin en la que no tienen derecho a su
servidor de correo SMTP o usted no quiere enviar ningn mensaje de
correo electrnico desde su equipo, marque esta casilla.
Si esta casilla est marcada, los mensajes no sern enviados desde el
equipo acerca de los planes de accin o Asignaciones de Fuerza de
Trabajo.
Si los mensajes estn listos para ser enviados, se enviarn en algn
momento por otro equipo que tiene marcado Trabajar sin conexin.
Ingresar
Despus de haber ingresado su contrasea, hacer click en Ingresar para

abrir la base de datos de AutoAudit.
Cancelar
Hacer Click para cancelar el login.

acerca de trabajar sin conexin.
Cerrar AutoAudit
Cuando est listo para cerrar el programa, seleccione Archivo, Salir de AutoAudit para
Windows o haga clic en el botn [X] en la esquina superior derecha de la ventana.

Dnde comenzar
VERSIN DE EVALUACIN
Para ayudarle a evaluar y a entender AutoAudit, la versin de evaluacin esta disponible por 45
das. Cuando el versin de evaluacin es instalada por primera vez, sta crea una base de datos
de evaluacin con datos de muestra. Para ello, tendr que invertir algo de tiempo para
configurar la informacin de su organizacin que ser utilizada por AutoAudit. El Asistente de
Configuracin le gua a travs del proceso de configuracin. Puede cambiar la configuracin a
sus necesidades e introducir los datos de una auditora anterior y comprender la manera en que
AutoAudit puede ayudar a satisfacer las necesidades de su departamento. Le recomendamos
que utilice la configuracin predeterminada hasta que est familiarizado con el programa, pero si
desea cambiar los valores predeterminados, consulte las secciones correspondientes de la "Gua
de Configuracin de AutoAudit para Windows".
Men Papeles de Trabajo

El Men de los Papeles de Trabajo es el lugar ms intuitivo para comenzar a revisar la base de
datos y es el rea donde los auditores pasarn la mayora de su tiempo. Para abrir el Men,
seleccionar Papeles de Trabajo, Papeles de Trabajo desde la barra de men.
AutoAudit contiene ejemplos de Evaluacin de Riesgos y de informacin de Planificacin Anual

para su revisin. Tambin tiene una auditora previamente cargada con la informacin de
configuracin y la programacin. Revise la informacin en el programa, y escriba su propia
auditora. Le recomendamos que vuelva a esta seccin despus de haber practicado con el men
de Papeles de Trabajo, pero si desea comenzar con la evaluacin de riesgos en primer lugar,
consulte esa seccin en este manual.
AutoAudit ya contiene informacin de Configuracin de Auditora y Programacin que se puede
utilizar en el Calendario de AutoAudit. Revise la informacin y, a continuacin, introduzca su
auditoras. Los informes de Tiempo y Gastos tambin se pueden habilitar. Cuando est listo para
utilizar el AutoAudit en produccin, puede cambiar la versin de evaluacin y convertir la base
en una de produccin
Consulte las secciones Crear una nueva Base de datos y Asistente de Configuracin
de la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para ms informacin.

10
Pgina Inicial de AutoAudit
PGINA INICIAL DE AUTOAUDIT

Barra de
Menu
Banner
PERSONALIZACIN
La pgina inicial est diseada para acceder rpidamente a los documentos que son importantes
para su trabajo. Al personalizarla hace ms eficiente su experiencia y asegura productividad.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para informacin sobre
opciones en las Preferencias del Usuario para personalizar su Pgina Inicial.
Interface de Arrastrar y Soltar

La interface de Arrastrar y Soltar para usar en la pgina
de inicio mejora la experiencia en el uso de AutoAudit.
Puede cambiar la disposicin de los objetos en la pgina principal directamente con el mouse.
Esto le permite crear un tablero personalizado con una imagen de las tareas diarias.
Para personalizar o clasificar su rea de trabajo, arrastre el encabezado de la columna
hacia arriba de la pantalla usando el botn izquierdo del mouse.
Para remover un encabezado de columna, arrastre el encabezado hacia la papelera de
reciclaje usando el botn derecho del mouse.
Para ordenar la informacin de una columna, haga click con el botn derecho sobre el
detalle de la columna.

11
PANEL DE NAVEGACIN
En la pgina inicial, el panel de navegacin de la izquierda
contiene tems relacionados con sus auditoras recientes, como
Mi lista de tems por hacer, Mis documentos por
estado, Mis Observaciones y Planes de Accin. Puede
elegir un tem para ser mostrado en el panel de visualizacin, y
tener la informacin actualizada en su vista.
Todos los documentos son mostrados en una lista. Haciendo
doble click en un documento o seleccionndolo y haciendo click
en el botn Open, se abre el documento.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit
Mi lista de tems por hacer

Son los tems que requieren accin del usuario. Estos tems son especficos para el usuario
conectado y son visualizados solamente por l.
Documentos para revisar

Esta vista contiene aquellos documentos donde el usuario conectado ha sido designado como
"Revisor" en la pestaa de un documento de los Papeles de Trabajo.
Comentarios a Revisar.
12
Esta vista contiene aquellos Comentarios que han sido marcados para ser Revisados por el
usuario conectado.
Mis Docs Por Estado

Los documentos (por Estado) que requieren de una accin suya.
En Proceso
Los documentos en proceso son los documentos de Papeles de Trabajo que tienen designado al
usuario conectado en el campo Autorizacin de Edicin de Proceso.
Esto muestra todos los documentos donde los usuarios conectados estn seleccionados
especficamente en el campo Edicin en proceso y tienen el estado En Proceso.
Si Ud. ha sido agregado en la lista Autorizacin de Edicin en Proceso y el documento est
En Proceso. Y si est asignado a una auditora en estado Activa o Planeada y el rol
Auditor Asignado en la pgina de Configuracin de Seguridad est configurado con acceso
de Edicin, entonces todos esos documentos se visualizarn en la lista.
Si los Papeles de Trabajo estn configurados para Edicin, podr ver todos los Papeles de
Trabajo, pero si Programa est configurado para Crear, Leer o None, entonces no
podr ver los Programas de esas auditoras.

13
Aprobacin Preliminar
Muestra los documentos que requieren Aprobacin Preliminar igual que "Papeles de Trabajo
para Revisar", pero solamente se mostrarn los documentos que tienen Aprobacin Preliminar.
Aprobacin Final
Los documentos con Aprobacin Final son los documentos de Papeles de Trabajo a los que el
usuario conectado le otorg Aprobacin Final. Muestra todos los documentos, excepto los Planes
de Accin, a los que el usuario conectado dio aprobacin final y el estado de la auditora es
Activo.
Todos los
Docs.
Muestra todos los documentos de soporte de la auditora.

Si un creador tiene permiso de edicin para un documento, ese
documento se mostrar en la lista.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para
informacin de Seguridad.

14
Todos los
Comentarios
Muestra todos los comentarios de la Auditora.
Mis Observaciones y Planes de Accin

Mis Observaciones
Muestra todas las observaciones para las que el usuario conectado est seleccionado en Edicin
en Proceso o en el campo Revisin. Los campos de la grilla son: Auditora, Nombre, Estado,
Ultimo Editor.
Mis Planes de Accin

Mis planes de accin son aquellos en los que el usuario conectado es el auditor seleccionado en
el Plan de Accin o en Solicitar Revisin. Muestra todos los Planes de Accin donde el estado
no es "Cerrado" y el usuario conectado est seleccionado en:
Auditor
Persona para solicitar revisin
Lista de Autorizacin de Edicin en Proceso

15
Trabajando con los registros de datos

Cantidad de Registros
La parte inferior de la pgina principal contiene la cantidad de registros. La pgina muestra
hasta 100 registros. Si desea ver ms, indique cuntos registros desea ver, y luego haga click
en Refresh.
Filtrar Registros
Como la informacin importante o clave es mostrada, puede filtrar su propia informacin. Puede
definir el nmero de registros para ver.
El filtro en la parte inferior en las secciones Mis tems por hacer/Mis documentos Por Estado,
Mis Observaciones y Planes de Accin, permite filtrar el nmero de registros que desee ver.
Nombre
Objeto
Refleja el nombre del objeto actual en el que est trabajando.
Desde
Indica el valor de comienzo del filtro.
Hasta
Indica el valor de fin del filtro. En forma predeterminada est configurado

en 100.
De
Muestral nmero de registros para la pestaa seleccionada.
Refrescar
Chiquear este botn para actualizar la vista.
Trabajando con los registros filtrados.

Puede cambiar los valores Desde y Hasta para filtrar o mostrar el nmero de registros
que desee ver.
Para ver registros adicionales, cambiar el valor Hasta por el nmero de registros que
desea ver y hacer click en Refrescar.
Si se cambian los valores, AutoAudit retiene los valores ingresados para toda su sesin.
Guardar Preferencias como Vista Predeterminada

Cada vista tiene una configuracin predeterminada. Si se cambia la configuracin de la vista, y
se desea retener esos cambios, entonces debe elegirse Guardar preferencias de la grilla como
Vista Predeterminada. Elija esta opcin para retener las configuraciones de la grilla de su
pgina principal.
Ordenar los datos por Columnas

Hacer click con el botn derecho del mouse dentro de los datos de la columna por la que se
quiere ordenar de forma ascendente o descendente.

16
Clasificar por Columnas

Arrastrar los encabezados de las columnas para clasificar los datos en la forma deseada.
Cesto de Basura
Pueden arrastrarse columnas que no se desee visualizar, arrastrndola con el botn derecho del
mouse Haciendo doble click en el cono se abrir la ventana que mostrar que campos ha
eliminado. Puede restituirlos desde esa ventana.

17
OPCIONES DE LA BARRA DE MEN

AutoAudit es un programa completo de automatizacin de auditoras totalmente integrado con
mdulos funcionales que proveen informes en tiempo real. Se accede a los mdulos desde la
barra de men y estn diseados para hacer fcil el trabajo.
La barra de men contiene varios submens, cada uno de los cuales contiene numerosas
opciones que hacen a AutoAudit realizar funciones especficas. La disponibilidad de mens
depende del nivel de configuracin de su seguridad.
Archivo
Abrir Base de Datos: Click para abrir una base de datos.

Salir de AutoAudit para Windows: Click para salir del
programa.
Evaluacin de Riesgo
Vista de Riesgo: AutoAudit ofrece un mdulo de Evaluacin

de Riesgo integrado, con la opcin de utilizar metodologa
vertical (el universo de auditora formado por entidades
auditables definidas por el usuario), una metodologa
horizontal (Evaluacin por Riesgos de Proceso de Negocios ERPN) o ambas.
Planeacin Anual: Los riesgos asociados a ciertos procesos
pueden poblar matrices de prueba para ayudar a dirigir el
alcance y los objetivos de la auditora. La informacin
obtenida del trabajo en terreno se puede poner en la
evaluacin de riesgo usndola como el punto de partida paral
ciclo siguiente de planeamiento y auditora. Puede identificar
criterios de riesgo y definir un modelo de riesgos. Se pueden
crear mltiples formularios de evaluacin de riesgo, cada uno
usa un distinto conjunto de criterios y de ponderacin de
riesgos.
Programacin de Fuerza
de Trabajo
Opciones de configuracin disponibles: Configuracin de

Auditor, Configuracin de Categoras, Configuracin de
Auditora, Planificacin y Vista Calendario.
El mdulo integrado de Programacin de Fuerza de Trabajo
brinda gran alcance al personal y programacin de recursos.
Usando una simple interface de arrastrar-y-soltar, los
gerentes pueden manejar y planificar los recursos de
personal. El calendario interactivo ofrece numerosas vistas:
por auditor, por auditora, por grupo y por perodo de tiempo.
Papeles de Trabajo
Papeles de trabajo es donde los auditores pasarn la

mayor parte del tiempo. Los auditores pueden crear papeles
de trabajo en Excel, PowerPoint y Word usando la
funcionalidad completa de los productos de Microsoft Office
con AutoAudit. Los papeles de trabajo creados estn
inmediatamente disponibles a los otros miembros del equipo
para la tarea colaborativa y a los gerentes para revisin y
comentarios.
Procesos/Estandarizacin: los programas de auditora o
los formatos de papeles de trabajo (plantillas) pueden ser
cambiados desde una biblioteca estndar, o ellos se pueden
crear desde cero.
Creacin de papeles de trabajo: AutoAudit permite a los
auditores incluir archivos de otros programas y referencien el
nombre del creador y su fecha.
Revisin de papeles de trabajo, Comentarios y
Aprobacin: Tener los papeles de trabajo en una base de
datos central facilita la revisin. Los supervisores pueden

18
colocar comentarios tan pronto como los papeles de trabajo

son creados, y as guiar a los auditores durante el proceso.
La revisin y aprobacin pueden ser as tareas continuas.
Seguimiento de
Observaciones
La vista de Observaciones permite al usuario conectado ver

toda la informacin de las observaciones y planes de accin.
El modulo Issue Track interacta con AutoAudit, permitiendo
a auditores y auditados revisar y actualizar observaciones de
su rea a travs de la comunicacin electrnica va Web.
Informes
AutoAudit hace mas fcil la creacin de informes. Informes

estndar o personalizados son creados dinmicamente
usando SNAP! Reporter LE (la versin de SNAP! Reporter que
est incluida dentro de AutoAudit para Windows). Tiene toda
la funcionalidad para generar listados y grficos.
Informe de Gastos: AutoAudit contiene un formulario de
Informe de Gastos que puede ser completado por auditores
en viajes. Los gastos totales desde el formulario son
tabulados y cargados por auditora. Los gastos reales pueden
ser comparados con los gastos presupuestados para la
auditora.
Informe de Horas: AutoAudit permite a los auditores
ingresar las horas reales semanalmente para todas las
actividades. Pueden informarse horas tanto para las
actividades cargables y las no cargables (no auditoras). El
registro de horas exhibe cualquier actividad que se haya
asignado a un auditor para una semana dada. Los auditores
pueden agregar actividades adicionales seleccionndolas de
una lista desplegable.
SNAP! Reporter: SNAP! Reporter LE es una exclusiva
herramienta de informes que le da el poder y control para
realizar informes y grficos.
Informes de Auditora: AutoAudit brinda informes pus-Rull
creados con Microsoft Word, colocando los campos claves
desde las observaciones y planes de accin dentro del
informe. Despus de que se haya creado y se haya corregido
el informe, AutoAudit puede llevar cualquier cambio en el
informe de nuevo al formulario original de las observaciones
o plan de accin, asegurando la sincronizacin. Esta
funcionalidad Pus/Rull elimina la necesidad del cortar y de
pegar durante el proceso del informe de auditora y se
asegura que el informe y las observaciones o planes de
accin sean consistentes.
Informes Personalizados: Debido al sencillo diseo de la base
de datos, la informacin de gestin puede verse a travs de
las auditoras, por grupo de auditoras o para una auditora
individual. Adems de las vistas existentes en AutoAudit, el
departamento de auditora pueden usar el modulo SNAP!
Reporter LE para crear informes personalizados brindando a
los Gerentes de Auditora la herramienta adecuada para
generar mtricas departamentales en forma de documentos
de texto, tablas o grficos. AutoAudit se provee con una
docena de informes de SNAP! Reporta, que los usuarios
pueden adaptar a las necesidades de su organizacin,
guardar y usar como tan a menudo como sea necesario.

19
Biblioteca
La
biblioteca
contiene
Observaciones
Estndares,
Formatos Estndares, Informes Estndares, Plantillas
Estndares y Archivos Estndares.
AutoAudit le permite preestablecer datos y guardarlos en la
biblioteca para las necesidades del departamento. Las
observaciones, formatos, informes y plantillas estndares
sirven como una gua detallada, paso a paso, de lo que
AutoAudit necesita para recolectar informacin.
Los Archivos Estndares conforman una biblioteca de
archivos de soporte para manejar sus documentos en
AutoAudit. Puede asegurar tus archivos creando y
administrando carpetas para organizar todos los archivos
anexados. El control de retiro y devolucin de los archivos los
protege contra la sobre escritura accidental evitando que ms
de un usuario cambie el mismo archivo a la vez. Los archivos
permanecen protegidos en la biblioteca (accesible desde la
pgina de inicio), siendo accesible a los usuarios autorizados.
Se conserva el control de versiones.
Inicio
La pgina de inicio brinda una ubicacin central para las

tareas de trabajo: Mi lista de tems por hacer, Mis riesgos,
Mis controles, Mis observaciones, y Mis asignaciones. Cuando
usa el programa, haga click en Inicio para ir a la pantalla
inicial.
Opciones
Esta seccin contiene un nmero de opciones y utilidades

para ayudar a mantener la Configuracin de Sistema.
Preferencias del Usuario
Utilidades de la Base de Datos
Configuracin del Sistema
Configuracin de Informacin del Servidor
Reestablecer Ruta de Plantilla
Cambiar Plantilla de Impresin
Seguridad
Opciones de seguridad disponibles: Cambiar Usuario,

Cambiar Contrasea y Configuracin de Seguridad.
AutoAudit almacena todos los documentos auditados en una
nica base de datos. La base de datos provee seguridad para
todos los documentos de auditora. Los documentos no
pueden accederse desde fuera de la base de datos. AutoAudit
usa roles para identificar el nivel de acceso. Los Ids y
contraseas son obligatorios.
Ayuda
Hacer Click en esta opcin para obtener informacin de

Ayuda, enlace a la pgina Web, Comenzar el Asistente de
Configuracin de Inicio e informacin Acerca de la
versin del software que est usando.

20
Caractersticas Generales
CARACTERSTICAS GENERALES
ICONOS DE AUDITORA
El papel con clip significa que la auditora est planeada.
La flecha verde significa que la auditora est activa.
El libro azul cerrado significa que la auditora est cerrada.
La cruz roja significa que la auditora est cancelada.
El rombo amarillo significa que la auditora est pendiente.
ICONOS ESTADO DE DOCUMENTOS

El crculo verde significa que un documento est en proceso, con excepcin del
plan de accin.
El circulo amarillo significa que el documento est en revisin, con excepcin del
plan de accin.
El circulo rojo significa que el documento est aprobado, con excepcin del plan
de accin.
El cuadrado verde significa que el plan de accin est abierto.
El cuadrado rojo significa que el plan de accin est cerrado.
Los documentos existentes pueden accederse haciendo doble click sobre el documento o
seleccionando el documento y haciendo click con botn Abrir.
Actualizar
La vista completa puede ser actualizada haciendo click en el icono de Actualizar en la
barra de herramientas. ste actualiza las tablas de informacin para mostrar los datos
mas recientes.

21
Caractersticas Generales
ATAJOS
Adems de la facilidad de uso y clickeo a travs del programa que ofrece AutoAudit, se puede
tambin usar AutoAudit sin mouse.
Los siguientes atajos estn disponibles en AutoAudit.
Combinacin de teclas
Funcin
F1
Abre la ayuda de AutoAudit.
Esc
Si est en modo Agregar o Modificar, cancela la accin, sino sale y

vuelve a la vista anterior.
Delete
Borra el registro actual.
Tab
moverse desde un cuadro de tems a otro hacia delante en el orden

de la pantalla
Shift-Tab
para volver atrs por los tems en el orden de la pantalla
FLECHAS ARRIBA & ABAJO

Los documentos tienen informacin adicional, que se muestra o se oculta con
las flechas arriba abajo que estn en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Debido a que las flechas funcionan de la misma manera para todos los
documentos, se explican en la seccin Flechas Arriba y Abajo de la
pgina 102.
En Opciones, Preferencia del Usuario, Otros... se puede seleccionar una casilla de verificacin
para configurar que al abrir un programa siempre muestre las pestaas en el fondo de cada pgina
cuando se abre una ventana.
sobre la configuracin de Opcin de Mostrar las Pestaas cuando se abre un
documento.

22
MEN PAPELES DE TRABAJO

ste es el lugar donde los auditores estarn la mayor parte de su tiempo.
AutoAudit guarda los papeles de trabajo en una base de datos sumamente segura y
centralizada para simplificar el proceso de revisin.
Papeles de Trabajo es la presentacin en forma de carpetas de todas las auditoras
planeadas, activas, cerradas, canceladas y pendientes de la base de datos.
Actualizacin por Usuarios Concurrentes: Cuando mltiples usuarios han accedido a
un papel de trabajo e intentan actualizarlo a la vez, la primer actualizacin que se intente
ser aceptada. Los otros usuarios que intenten actualizar recibirn un mensaje indicando
que el papel de trabajo ha sido actualizado y que necesita volver a leerlo para poder
realizar modificaciones y poder guardarlas. La premisa bsica es que el programa guarda
la fecha y hora de cada actualizacin, lo que permite confiabilidad y rendimiento.
Seleccionar Papeles de Trabajo, Papeles de Trabajo desde la barra de Men.
La ventana de despliegue a la izquierda est organizada primeramente por ao, con el ao

actual expandido y luego por auditora. Las auditoras que se exhiben pueden ser cambiadas
seleccionando las varias opciones en el desplegable superior. Esto puede hacer a las auditoras
ms fciles de navegar si hay un nmero grande en la base de datos.

23
Abrir una Auditora

Hacer Doble click en el nombre de la Auditora o un click en el signo ms delante del cono para
abrir la auditora. Las varias secciones de la auditora aparecern. Inicialmente, una auditora
siempre contendr secciones de Planeacin, Informes y Control de Calidad. Otras secciones
de Trabajo de Campo se definen cuando se crean los Programas y las Matrices de Prueba.
Seleccione una seccin de la auditora para ver los documentos dentro de la seccin, en la
ventana de Navegacin ms grande a la derecha. El estado de los documentos se puede
tambin identificar desde el Men de los Papeles de Trabajo.
Descripcin de las Columnas

Last Edited
Fecha y hora de la ltima modificacin.
Archivos
Cantidad de archivos anexados al documento.
DocLinks
Cantidad de documentos enlazados.
Solicitar
Revisin
Revisores asignados
Autorizacin de
Edicin en
Proceso
Usuarios que tienen permiso de acceso para el documento en estado de En

Proceso.
Aprobacin
Estado del proceso de Aprobacin.

24
Opciones Disponibles en Barra de Men y en Banner

Cerrar
Hacer click para cerrar el men de Papeles de Trabajo.
Actualizar
Hacer click para actualizar todos los documentos en el Men de Papeles de

Trabajo. El men de Papeles de Trabajo actualizar todos los documentos
cuando se abran. Sin embargo, mientras uno est trabajando en el Men de
Papeles de trabajo, los documentos de sus colegas no aparecern hasta que
no se actualice el men. Ser necesario hacer click en Actualizar para
actualizar todos los documentos y asegurar que todos estn visibles en la
vista.
Vista de
Observaciones
Hacer click para ir directamente a la Vista de Observaciones.
SNAP! Reports
Hacer click para abrir el directorio que guarda todos los informes de auditora
estndares SNAP! Reporter que estn disponibles en AutoAudit. Un SNAP!
Report puede abrirse desde ese directorio.
Restaurar
Hacer click para recuperar los documentos que han sido borrados.
Consulte la seccin de Documentos Borrados, Restaurados, y
Eliminados en la pgina 109 para ms informacin.
Configurar
Auditora
Hacer click para acceder directamente a la Vista de Configuracin de

Auditora donde puede modificar o ver informacin relacionada con la
auditora.
Consulte la seccin Configuracin de Auditora en la pgina 159 para
ms informacin.
Nota: La funcionalidad de cada documento en la base de datos se
describe en la seccin especfica de este manual.

25
DOCUMENTO DE PLANEACIN
El documento del planeacin es, como el nombre indica, el vehculo para planear la auditora. La
informacin es ingresada mientras que la auditora est en la etapa de planeacin, es
actualizada segn la auditora progresa, y se incorpora la calificacin de la auditora cuando la
auditora se completa.
Crear un Documento de Planeacin

El Documento de Planeacin se crea cuando una nueva auditora se ingresa en Configuracin de
Auditora.
Consulte la seccin Configuracin de Auditora en la pgina 159 para ms
informacin.
Para ver los datos, expanda la auditora, seleccione la seccin de Planeacin en la ventana
izquierda, y luego haga doble click en el Documento de Planeacin en la lista del Navegador.

26
Fechas Claves
Se muestra la fecha de inicio y finalizacin desde la Configuracin de Auditora.

Si hay varias fases, entonces se mostrarn la menor fecha de inicio y la mayor
de finalizacin
Hitos: Los hitos en la primera columna estn definidos por el [Administrador
de la base de datos] y pueden modificarse.
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema en la Gua de
Configuracin de AutoAudit para ms informacin.
Fechas Originales Planeadas: Estas fechas son ingresadas cuando se
determina la duracin de la auditora. Estas fechas pueden ser bloqueadas
presionando el texto Bloquear Fechas en el men de la izquierda. Bloquear
las fechas planeadas es opcional, sin embargo solamente puede desbloquearlas
el [Administrador de base de datos] para que la opcin de Bloquear Fechas
cambie a Desbloquear Fechas. Esto permite al [Administrador de base de
datos] desbloquear las fechas si el plan de auditora cambia luego que las
fechas se bloquearon.
Fechas Revisadas: Esta columna puede ser usada para indicar cambios a las
fechas planeadas si la Fechas Originales Planeadas estn bloqueadas.
Fechas Reales: Estas fechas se muestran cuando ocurren.
Tener fechas planeadas y reales en este documento hace de esto una
herramienta gerencial muy til, y tambin permite preparar informes
de variacin en fechas y tiempo para todas las auditoras en el
sistema.
Presupuesto de Gastos
El Presupuesto de Gastos es opcional. Si las cantidades son ingresadas, stas
son automticamente totalizadas al final de la tabla.
Consultar la seccin de Informe de Gastos en la pgina 183 para
ms informacin.
Calificacin de
Auditora
Las opciones de Calificacin de Auditoras pueden ser definidas por el

Administrador de la Base de Datos.

27
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema del manual Gua de

Estado
Planeado: Es el estado preestablecido cuando una auditora se incorpora en el

sistema (Consulte la Configuracin de Auditora para ms informacin). Este
documento de planeacin puede ser actualizado, pero ninguno de los otros
documentos de la auditora se puede crear en este estado.
Activo: Es el estado que permite que los documentos de la auditora sean
creados y modificados y hace que la auditora se encuentre disponible para los
registros de horas y/o de gastos.
Cerrado: Significa que la auditora ha sido completada. Ningn documento de
la auditora puede ser editado o creado y la auditora no est disponible para
registro de horas o gastos.
Si se selecciona la opcin en la Configuracin del Sistema Eliminar

Comentarios cuando la Auditora se Cierre, todos los comentarios
de la auditora sern borrados automticamente cuando se guarde con
este estado.
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema del Manual de Gua de
Cancelado: Indica una auditora que fue planeada originalmente pero que se
ha cancelado.
Si algn documento de la auditora se ha creado antes de la

cancelacin, estos no sern ms modificables y la auditora no estar
disponible para la vista de Calendario, pgina de Programacin o el
registro de Tiempo o Gastos.
Pendiente: Esto indica una auditora que fue planeada originalmente pero se
ha puesto en espera.
Si algunos documentos de la auditora se han creado antes de
seleccionar el estado de espera, estos no sern ms modificables y la
auditora no est disponible para los Registro de Horas o de Gastos. Los
documentos del planeacin con en el estado Pendiente no exhibirn
ninguna de las opciones de Programacin de AutoAudit, incluyendo el
Calendario, la pgina de Programacin, Registro de Horas y Registro de
Gastos.
Ao Fiscal
El Ao Fiscal preestablecido paral

[Administrador de la Base de Datos].
departamento
es
definido
por
el
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema del manual Gua de

Configuracin para ms informacin.
Gerente
Auditora
de
Si el Gerente es asignado cuando se configura la auditora o la fase en

men de Configuracin de la Auditora, el nombre aparecer en este campo.
Si se necesita cambiar el Gerente para la auditora, entonces el nombre

deber ser cambiado en el Documento de Planeacin. Esto se puede utilizar
para asignar seguridad a nivel de la auditora.
Auditor a Cargo
La auditora al Mando se puede utilizar para asignar seguridad a nivel de la
auditora.
Vista de Categoras
Las Categoras asignadas cuando se realiza la configuracin de la auditora o la
fase sern mostradas en este campo. El botn de Vista de Categoras le
llevar a la pgina de las Categoras, donde usted puede ajustar los valores
que se han asignado a la auditora. Las Categoras asociadas se utilizan en el
Documento del Planeacin para propsitos de
informe y se pueden tambin utilizar para asignar la seguridad basada en
Categora, como por ejemplo, equipo de auditora, localidad, divisin o nivel de
seguridad .
Consulte la seccin Categoras de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
28
Comentarios
El campo de Comentarios al final del formulario se utiliza para documentar

comentarios durante la planeacin, trabajo de campo y conclusin o los
comentarios paral siguiente equipo de auditora.
Ejemplos adicionales: comentarios de cierre, razones de incumplimiento de
lineamientos, retrasos imprevistos, y comentarios acerca de los temas de
trabajo durante el curso de la auditora.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, indicando guardar si se han realizado

modificaciones
Guardar
Hacer click para guardar los cambios si tiene permisos para eso.
Imprimir
Hacer click para imprimir el documento.
Bloquear
fechas
Hacer click para bloquear la columna de Fechas Originales Planeadas. Una vez
bloqueadas, estas fechas ya no podrn ser editadas, excepto por el
[Administrador de base de datos], para quien cambiar la opcin de Bloquear
fechas a Desbloquear fechas, permitindole desbloquearlas si se cambi el
plan de auditora despus de bloquear las fechas. La columna de Fechas
Revisadas puede ser usada para indicar los cambios a las de Fechas Originales
Planeadas si es necesario.
Calendario
Hacer click para ir a la interfaz de Calendario y desplegar ms informacin para

esta auditora.
Consulte la seccin del Calendario en la pgina 171 para ms
informacin.
Programacin
Hacer click para ir al Men de Programacin donde se pueden asignar auditores

a esta auditora.
Todos los RT
Hacer click para generar un informe que muestra los rangos de tiempos para
los auditores asignados en la auditora.
Docs Enlazados
Un Enlace de Documento es un enlace dentro del documento que lo llevar a

otro documento.
Consulte la seccin de Enlazar Documentos en la pgina Error!
Marcador no definido. para ms informacin.
Archivos
Flechas
Abajo
Hacer click en este enlace para anexar documentos y documentacin de

soporte del trabajo.
Arriba
Todos los documentos en el Men de los Papeles de Trabajo tienen informacin

adicional que es desplegada u ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajo
ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Como estas flechas funcionan de la misma forma en todos los
documentos de auditora, son explicadas en la seccin de Flechas
Arriba Abajo en la pgina 102.

29
Tarea de Prctica
1. Abra su Documento de Planeacin desde el Men de los Papeles de Trabajo abriendo su
auditora, resaltando la seccin de Planeacin y haciendo doble click en el Documento del
Planeacin en la lista del navegador a la derecha.
2. Incorpore las Fechas Clave.

3. Incorpore la informacin del Presupuesto de Gastos.
4. Cambie el estado a Activo.
5. Asigne un Auditor A-Cargo.
6. Guarde y Cierre el Documento de Planeacin.

30
LISTA DE CONTROL DE ACTIVIDADES

La Lista de Control de Actividades es una lista de comprobacin de tareas por hacer o a delegar
durante la auditora. La Lista de Control de Actividades proporciona un punto de partida para las
tareas que necesitan ser completadas en las diferentes etapas de la auditora. Puede ser una
lista de recordatorio o ser utilizada para delegar tareas a otros miembros del equipo.
Crear una Lista de Control de Actividades

La Lista de Control de Actividades puede ser creada durante la fase de Planeacin, Trabajo de
Campo, Informes o Control de Calidad de la auditora.
Tipos de Lista de Control de Actividades

Lista de Control de Calidad
Lista de Control para Informes
Lista de Control para Viajes
La base de datos est precargada con una Lista de Control de Calidad, una Lista de Control de
Informes, y una Lista de Control de para Viajes. Estas Listas de Control precargadas pueden ser
eliminadas o modificadas y se pueden aadir nuevas Listas de Control.
Para crear una Lista de Control de Actividades

Las Listas de Control pueden ser creadas al resaltar la seccin apropiada de la auditora y hacer
click con el botn derecho del mouse para desplegar la lista de Plantillas Estndar de Listas de
Control.
Consulte la seccin Plantillas Estndares de la Gua de Configuracin de AutoAudit para
Windows para ms informacin.
Si prefiere seleccionar y hacer click en vez de hacer click con el botn derecho del
mouse, en la parte inferior de la pantalla, puede seleccionar el Tipo de Seccin y Lista de
Control de Actividades como Tipo de Documento. Seleccione la Lista de Control
apropiada y presione el botn Crear.

31
Informacin
Nombre
El Nombre inicial es el nombre de la plantilla de la Lista de Control, pero puede ser

cambiado de ser necesario.
Por hacer
La lista de tareas por hacer preestablecida aparecer en la columna izquierda, tal

como se la defini en la Plantilla Estndar para esta Lista de Control.
Estado
Comentarios
modificar tareas existentes presionado Modificar
eliminar tareas presionando Borrar
aadir nuevas tareas presionando Aadir.
Los Comentarios se ingresan en los cuadros de Comentarios. Siguen siendo

modificables hasta que el estado de la tarea es Completado, en este punto los
Comentarios ya no sern modificables, y el nombre y la fecha de cuando la tarea
fue marcada como Completada sern mostrados.
La marca de Completado puede ser eliminada en caso de necesidad, los
Comentarios sern modificables y el nombre y la fecha sern eliminados.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, indicando Guardar si se han realizado

cambios.
Guardar
Nuevo
Hacer click para crear una nueva Lista de Control de Actividades
Imprimir
Docs Enlazados
Un Enlace de Documento es un enlace dentro del documento que lo llevar a otro

documento.
Consulte la seccin de Enlazar Documentos en la pgina Error! Marcador
no definido. para ms informacin.
Archivos
Hacer click para anexar archivos y trabajar con documentacin de soporte.
Aadir
Hacer click para agregar una nueva tarea en la lista.
Modificar
Hacer click para modificar una tarea de la lista.
Borrar
Hacer click para eliminar tareas de la lista, que no sean aplicables a esta
auditora.
Flechas
Abajo
Arriba

Como estas flechas funcionan de la misma forma en todos los documentos
de auditora, son explicadas en la seccin de Flechas Arriba Abajo en la
pgina 102.

32
Tarea de Prctica
1. Desde el men de los Papeles de Trabajo, abra su auditora.
2. Resalte la Seccin del Planeacin y cree una Lista de Control para Viajes.
3. Incorpore informacin en el campo de Comentarios.
4. Cambie el estado a Completado.
5. Agregue un tem por Hacer.
6. Modifique un tem por Hacer.
7. Borre un tem por Hacer.
8. Guarde y Cierre la Lista de Control de Actividades.
9. Observe como se puede acceder a su Lista de Control de Actividades desde el men de los
Papeles de Trabajo.

33
PROGRAMA
El Programa es el mapa gua para conducir la auditora. Generalmente contiene la informacin

con respecto a los riesgos inherentes, los controles que deberan estar en funcionamiento y las
pruebas de auditora que se deben conducir para asegurarse de que los controles apropiados
estn en funcionamiento.
Crear un Programa de Auditora

Los formularios de Programa organizan la auditora en el men de los Papeles de Trabajo en
secciones separadas y los papeles de trabajo, observaciones, planes de accin, y comentarios
asociados se organizan dentro de la seccin del Programa. Se asigna una letra o un nmero al
Programa cuando es creado y los papeles de trabajo, observaciones, y planes de accin
asociados continan el esquema numrico en la columna de Seccin de la vista.
Importante:
Si varias personas estn trabajando en una auditora, lo mejor es que cada

uno incluya por separado un programa para sus tareas.
Para crear un Programa
Los programas pueden ser creados resaltando la auditora, haciendo click con el botn
derecho y seleccionando Trabajo de Campo, Programa.

34
Si prefiere seleccionar y hacer click, en vez de hacer click en botn derecho del mouse,
en la parte inferior de la pantalla, usted puede seleccionar Trabajo de Campo como el
Tipo de Seccin, Programa como Tipo de Documento y presionar el botn Crear.
El Programa ser un formulario en blanco cuando se crea inicialmente.
Informacin del Programa

Nombre
Es el texto que desea que aparezca en la seccin de la auditora en el men

de los Papeles de Trabajo. Generalmente es una descripcin corta del
propsito del programa.
Seccin
La Seccin puede ser letras o nmeros y es el principio de la referencia del

papel de trabajo que se muestra en el men de los Papeles de Trabajo. Puede
tener un mximo de 4 nmeros o letras. Esto ayudar en la organizacin de
documentos si se imprimen o se hace una referencia cruzada.
Datos del Programa
El cuadro blanco grande y los iconos ms pequeos sobre sta son la funcionalidad de texto
enriquecido que se utiliza a travs del programa. La funcionalidad del campo de texto
enriquecido y cmo incrustar y modificar archivos se explica en la seccin Texto Enriquecido e
Incrustacin de Archivos en la pgina 51.
Opciones Disponibles
Cerrar

cambios.

35
Nuevo
Hacer click para crear Programas como un nuevo Programa en blanco.
Guardar
Imprimir
Hacer click para imprimir el documento. Si tiene archivos incrustados o

adjuntos se imprimirn en pginas separadas.
Biblioteca
La biblioteca presentar los elementos en la Biblioteca de Formatos

Estndares de manera que puede copiar un programa estndar en este
documento y modificarlo segn sea necesario para la auditora actual.
La base de datos esta precargada con programas estndares que
pueden ser modificados.
Para usar un Programa Estndar, abrir la seccin apropiada de
Programas Estndares y seleccionar un documento del men derecho.
Para ver el documento, hacerle doble click o seleccionar Abrir. Para
copiar el documento en el Programa actual de esa auditora, hacer click
en Seleccionar.
Consulte la seccin de Formatos Estndares del manual Gua de
Docs Enlazados
Un Enlace de Documento es un enlace dentro del documento que lo llevar

a otro documento.
Archivos
Flechas
Abajo

Arriba
Todos los documentos en el Men de los Papeles de Trabajo tienen

informacin adicional que es desplegada u ocultada por medio de las
Flechas Arriba Abajo ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

36
Tarea de Prctica
1. Desde el men de los Papeles de Trabajo, abra su auditora.
2. Resalte el nombre de la Auditora y cree un Programa debajo de Trabajo de Campo.
3. Incorpore el Nombre y Seccin.
4. Ingrese informacin en el campo de texto enriquecido de Datos del Programa.
5. Guarde y Cierre el Programa.
6. Cree un segundo Programa.
7. Incorpore el Nombre y Seccin.
8. Traiga un Programa Estndar de la Biblioteca en el campo de texto enriquecido de Datos del
Programa.
9. Guarde y Cierre el Programa.
10. Note cmo los programas se pueden ahora acceder desde el men de los Papeles de
Trabajo.

37
MATRIZ DE PRUEBA
La matriz de prueba est diseada para documentar los diversos riesgos encontrados en un
proceso del negocio, y como esos riesgos van a ser probados. La Matriz de Prueba utiliza los
documentos de ERPN creados en la seccin Evaluacin de Riesgo.
Nota: La Matriz de Prueba est disponible si Evaluacin de Riesgos de Procesos del Negocio es
utilizada.
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema de la Gua de Configuracin de
AutoAudit para Windows para ms informacin.
Consulte la seccin de Evaluacin de Riesgo en la pgina 136 para ms informacin.
Crear una Matriz de Prueba

El documento Matriz de Prueba organiza la auditora en el men de los Papeles de Trabajo en
secciones separadas y los Papeles de Trabajos, observaciones y comentarios asociados se
organizan dentro de la seccin de la Matriz de Prueba. Se asigna una letra o un nmero a la
Matriz de Prueba cuando es creada, y los Papeles de Trabajo y las observaciones asociadas
continan el esquema numrico en la columna Seccin de la vista.
Las Matrices de Prueba pueden crearse resaltando la auditora, haciendo click con el botn
derecho del mouse y seleccionando Trabajo de Campo, Matriz de Prueba.
Si prefiere seleccionar y hacer click, en lugar de usar el botn derecho del mouse, en la parte
inferior de la pantalla, puede seleccionar Trabajo de Campo como Tipo de Seccin, Matriz de
Prueba como Tipo del Documento y presionar el botn de Crear.

38
Proceso
Los Procesos disponibles en la primera lista desplegable son los Procesos

identificados en los documentos de ERPN.
Subproceso
Los Subprocesos exhibidos son los documentos de Subprocesos individuales

identificados en los documentos de ERPN.
Resalte uno o varios documentos de Subprocesos que usted desea incluir en
la auditora y presione el texto Seleccionar.
Si usted desea incluir Subprocesos de otros Procesos, cambie el
Proceso y contine seleccionando documentos adicionales.
Una vez que haya seleccionado todos los documentos aplicables a
esta auditora, presione el botn de Crear para crear una Matriz de
Prueba para cada documento seleccionado.
Presione Cerrar para retornar al Men de los Papeles de Trabajo y
ver las nuevas secciones de Matriz de Prueba para esta auditora.
Nuevo
Proceso
Hacer click para crear un nuevo documento de ERPN en la seccin de

Evaluacin de Riesgo. Esto debera ser utilizado si no hay un documento de
ERPN creado paral Proceso y el Subproceso que usted desea auditar. Cuando
crea un nuevo documento de ERPN, ste estar inmediatamente disponible
para utilizarlo en la Matriz de Prueba para su auditora.
Consulte la seccin del Anlisis de Riesgo en la pgina 136 para ms
informacin.

39
Seccin
Esta seccin se completar en forma automtica. A las Matrices de Prueba

se les asigna en forma predeterminada un nmero secuencial luego de la
sigla TM para facilitar la referenciacin de los papeles de trabajo, pero
puede cambiarse si es necesario.
Nombre
El nombre se completa en forma predeterminada con el nombre del

Proceso, pero puede cambiarse si es necesario.
Proceso, Subproceso, Descripcin y Categoras

Proceso, Subproceso, Descripcin y Categoras asociadas son las mismas
del documento asociado de ERPN y no se pueden modificar en la Matriz de
Prueba.
Nivel de Riesgo y Descripcin del Riesgo

Los Niveles de Riesgo y la Descripcin del Riesgo son los riesgos globales
definidos en la plantilla estndar de ERPN.
Consulte la seccin Plantilla Estndar de la Gua de Configuracin
de AutoAudit para Windows para ms informacin
Riesgo Inherente, Procedimientos de Control y Comentarios y Riesgo

Residual
Las columnas de Riesgo Inherente, Procedimientos de Control y
Comentarios, y Riesgo Residual tendrn inicialmente la misma informacin
que el documento asociado de ERPN, pero se pueden modificar en la
medida que se recoge nueva informacin durante el trabajo de campo de la
auditora. Estos campos pueden todos estar en blanco hasta que actualicen
durante la auditora si no hubiera tiempo de recopilar la informacin
durante la fase del evaluacin de riesgos. Para cambiar la columna de
Riesgo Inherente o Riesgo Residual haga click en el campo y una flecha
hacia abajo aparecer en el lado derecho del campo. Abra la lista
desplegable y elija el valor apropiado.
Cerrar

cambios.

40
Guardar
Imprimir
Creacin Masiva
de Papeles de
Trabajo
Hacer click para crear un Papel de Trabajo para cada riesgo inherente que
tenga un valor de riesgo mayor que cero (el texto preestablecido para el
puntaje de riesgo cero es N/A, pero ste se puede modificar en la Plantilla
Estndar de ERPN).
Cada Papel de Trabajo creado tendr automticamente una referencia
cruzada con el nmero del riesgo asociado en la Matriz de Prueba.
Consulte la seccin Papeles de Trabajo en la pgina Error!
Marcador no definido. Para ms informacin.
Sincronizar
Hacer click para Sincronizar la informacin modificada en las tres columnas

blancas de la Matriz de Prueba (Riesgo Inherente, Procedimientos de
Control y Riesgo Residual) con el documento asociado de ERPN.
Esto permitir que la nueva informacin recopilada durante la
auditora actualice la Evaluacin de Riesgo, de modo que est
disponible haya que decidir cuales auditoras se van a realizar el
ao prximo. Esto tambin har disponible la informacin ms
reciente al crear las Matrices de Prueba para la prxima auditora
de este proceso.
Nota:
Ocultar
Usted no necesita tener acceso para modificar el documento

de ERPN para sincronizar los cambios realizados a la Matriz de
Prueba. Esto permite al auditor actualizar la informacin a
medida que va ajustndola, pero solamente el encargado del
documento de ERPN tendr la aprobacin final de los cambios.
Hacer click para solamente mostrar los riesgos con puntaje de riesgo
inherente mayor que cero. Esto facilita la lectura si hay muchos riesgos en
la Plantilla Estndar y solamente unos pocos son aplicables para este
proceso.
Este botn conmuta y puede elegir visualizar todos los riesgos despus de
que hayan sido ocultados, haciendo click en Mostrar. Esta configuracin se
mantendr de modo que la prxima vez que se abra el documento los
riesgos sern ocultados o mostrados segn corresponda.
Docs Enlazados

a otro documento.
Archivos
Flechas
Abajo

Arriba


41
Pautas para Procedimiento de Control y Comentarios

Al completar el campo Procedimiento de Control y de Comentarios, utilice las pautas siguientes.
Hay diversas maneras de llevar la celda a modo de edicin:
1.
Presionar F2.
2.
Presionar Enter o la Barra Espaciadora desde el teclado.
3.
Hacer Doble-click en el campo.
4.
Presionar cualquier tecla alfabtica; como "a".

Observe que si usted hace esto, todo el texto actual en la celda ser eliminado y
usted ver solamente una 'a'.
Si usted no quisiera que suceda esto, presione la tecla Esc y sus datos originales
sern recuperados.
La tecla Esc puede ser utilizada siempre que usted haya realizado cambios a una
celda, pero no desea guardar sus cambios.
Si se necesita un salto de prrafo en el texto de la celda, entonces mantener la
tecla Ctrl y presionar Enter.
Tarea de Prctica
1. Desde el Men de Papeles de Trabajo, abra su auditora.
2. Resalte el Nombre de la Auditora y cree una Matriz de Prueba bajo Trabajo de
Campo.
3. Actualice el campo de Procedimientos de Control y Comentarios.
4. Cambie un campo de Riesgo Inherente o Residual.
5. Presione el botn del texto de Sincronizar para actualizar el documento de ERPN.
6. Guarde y Cierre la Matriz de Prueba.
7. Observe cmo a su Matriz de Prueba se puede acceder desde el Men de los Papeles
de Trabajo.
8. Vaya a la Vista del Universo de Riesgo y observe el documento de ERPN actualizado.

42
PAPELES DE TRABAJO
El Papel de Trabajo responde a mltiples propsitos. Es el documento que contiene los
parmetros y los resultados de las pruebas del Trabajo de Campo, de las entrevistas, las
narrativas del flujo del proceso y resmenes de las observaciones.
Puede tambin ser un documento repositorio para los archivos incrustados de Word que
contienen elementos como Memos de Planeacin, Memos del Alcance de la Auditora, Notas de
Aviso o Portadas de Informes.
Crear Papeles de Trabajo

Los Papeles de Trabajo pueden ser creados haciendo click con el botn derecho en el Programa
o en la Matriz de Prueba asociados en el Men de los Papeles de Trabajo.
Seleccionar un Riesgo para asociar el Papel de Trabajo
Seleccionarlo y hacer click en OK.

43
Crear un Papel de Trabajo desde un Programa

El Papel de Trabajo es un formulario en blanco cuando es creado inicialmente. La siguiente
pantalla es un ejemplo de un Papel de Trabajo creado desde un Programa, con datos.
Seccin
La Seccin es el rea de referencia de los Papeles de Trabajo. Este nmero

se puede incorporar manualmente como un paso en el Programa o puede
ser un nmero secuencial, como lo desee el usuario. Introduzca un mximo
de hasta 5 caracteres.
Enlace al Origen
Permite hacer click en el icono para ir al documento que lo origin. El

nombre del documento que lo origin se exhibe al lado del icono y no
puede ser modificado.
Nombre
Es una descripcin corta del Papel de Trabajo que aparece en el Men de

los Papeles de Trabajo.
Nombre del
programa
El Nombre del Programa es el Programa al que se relaciona este Papel de

Trabajo. El nombre del programa no puede modificarse.
Datos del Papel

de Trabajo
El cuadro blanco grande y los iconos ms pequeos sobre ella son la

funcionalidad de texto enriquecido que se utiliza a travs del sistema.
Consulte la funcionalidad de Texto Enriquecido en la pgina 51 para
ms informacin.
Consulte la seccin Archivos Incrustados en la pgina 51 para ms
informacin.

44
Crear un Papel de Trabajo desde una Matriz de Prueba
Seccin
La Seccin es el rea de la referencia del Papel de Trabajo. El texto que no

puede ser modificado es la Seccin de la Matriz de Prueba de origen. El
nmero en el cuadro blanco inicialmente corresponde al nmero del riesgo
en la Matriz de Prueba. Este nmero se puede incorporar manualmente
como un paso en la Matriz de Prueba o puede ser un nmero secuencial,
como lo desee el usuario.
Origen del
Enlace
Permite hacer click en el icono para ir al documento que lo origin. El

nombre del documento que lo origin se exhibe al lado del icono y no
puede ser modificado.
Nombre
Es una descripcin corta del Papel de Trabajo que aparece en el Men

Papeles de Trabajos.
Nombre del
Programa
Es la Matriz de Prueba a la que se relaciona este Papel de Trabajo. El

nombre no puede ser modificado.
Flechas Arriba y
Abajo
Hay una flecha adicional hacia Arriba y Abajo cerca del campo Nombre.
Cuando se expande esta seccin, se exhibir la informacin para el riesgo
asociado.
Puede ser til mantener la informacin del riesgo visible para
asegurarse de que el trabajo de campo est asociado a los riesgos
del proceso.
Las tres columnas a la derecha (Riesgo Inherente, Procedimientos de
Control y Riesgo Residual) son modificables, de manera que en la medida
en que se recopila informacin durante el trabajo de campo puede
actualizarse en la Matriz de Prueba o en esta seccin del Papel de Trabajo.
El sistema automticamente mantendr estos documentos sincronizados.
Cuando se guarda el Papel de Trabajo, cualquier cambio a estos campos
actualizar automticamente la fila correspondiente en la Matriz de Prueba.
Cuando se abre el Papel de Trabajo, el sistema cargar automticamente la
informacin ms reciente de la Matriz de Prueba.
Nota: No necesita tener acceso para modificar la Matriz de Prueba
para hacer que los cambios realizados a los Papeles de Trabajo
se sincronicen. Esto permite que el auditor actualice la
informacin en la medida en que se ajusta, pero el encargado
de la Matriz de Prueba tendr la aprobacin final de los
cambios
Datos del Papel

de Trabajo
El cuadro blanco grande y los iconos ms pequeos sobre ella son la

funcionalidad de texto enriquecido que se utiliza a travs del sistema.

45
Al crear un Papel de Trabajo desde la Matriz de Prueba, utilice la caja de

seleccin individual.
Para crear una matriz de prueba para un elemento en la lista de tems
Seleccionados, resalte un Subproceso, y despus haga click en
Seleccionar.
Consulte la funcionalidad de Texto Enriquecido en la pgina 51 para
ms informacin.
Consulte la seccin Archivos Incrustados en la pgina 51 para ms
informacin.
Note: La revisin ortogrfica se puede completar presionando F7
desde el teclado. Permite a cada documento tener la capacidad
de correccin ortogrfica.
Cuando el elemento seleccionado es listado por Nombre, Proceso y Subproceso haga click en
Crear. Un cuadro de dilogo se desplegar cuando el Papel de Trabajo se haya creado
satisfactoriamente. Se crea una Matriz de Prueba para el elemento seleccionado.

46
Creacin Masiva de Papeles de Trabajo desde una Matriz de

Prueba.
En la Matriz de Prueba, seleccione Creacin Masiva de Papeles de Trabajo para crear un
Papel de Trabajo para cada riesgo inherente mayor que cero.
Seleccionar un Riesgo asociado al Papel de Trabajo
Seleccionarlo y hacer click en OK para continuar. Los Papeles de Trabajo se crean, y se pueden
ver en el men de Papeles de Trabajo, o seleccionado la pestaa de Papel de Trabajo en la parte
inferior de la Matriz de Prueba.

47
Cerrar

cambios.
Nuevo
Hacer click para crear un nuevo Programa en blanco.
Guardar
Hacer click para guardar los cambios si tiene permiso para eso.
Imprimir
Hacer click para imprimir el documento. Si tiene archivos incrustados o adjuntos

se imprimirn en pginas separadas.
Biblioteca
La biblioteca presentar los elementos en la Biblioteca de Formatos Estndar de

forma que pueda copiar un programa estndar en este documento y modificarlo
segn sea necesario para la auditora actual. La base de datos esta precargada
con programas estndares que pueden ser modificados.
Consulte la seccin de Formatos Estndares del manual Gua de
Docs
Enlazados

documento.
Archivos
Hacer click en este enlace para anexar documentos y documentacin de soporte

del trabajo.
Flechas
Arriba y
Abajo

documentos de auditora, son explicadas en la seccin de Flechas Arriba
Abajo en la pgina 102.

48
Para utilizar un Formato Estndar de la Biblioteca, abra la seccin apropiada de los

Formatos de Papeles de Trabajo y resalte un documento en el men derecho.
Si desea mirar el documento, haga doble click o seleccione Abrir.
Para copiar el documento en el Papel de Trabajo actual para esta auditora, presione
Seleccionar.

49
Tareas de Prctica
Creacin Masiva de Papeles de Trabajo desde una Matriz de Prueba

1.
Abrir la Matriz de Prueba y crear papeles de trabajo usando la opcin de Creacin Masiva
de Papeles de Trabajo.
2.
Abrir uno de los papeles de trabajo de la Matriz de Prueba e ingresar el nombre de ese
papel de trabajo.
3.
Abra la flecha sobre el rea de texto enriquecido para la seccin de Evaluacin de Riesgo
y realice un cambio a uno de los campos modificables.
4. Agregue algn texto apropiado en el rea de Texto Enriquecido.

5.
Guarde y cierre el Papel de Trabajo.
6. Abra la Matriz de Prueba y note los cambios actualizados en la seccin de evaluacin de

riesgos del papel de trabajo.
7.
Guarde y Cierre la Matriz de Prueba.
Creacin de un Papel de Trabajo individual desde una Matriz de Prueba

1.
Crear un papel de trabajo desde una matriz de prueba usando alguno de los mtodos
disponibles.
2. Desde una vista con botn derecho.

3.
Desde el botn de Papel de Trabajo.
4.
Desde la pestaa en la seccin de Flechas Arriba y Abajo.
5.
Seleccione el nmero de riesgos para el que decidi crear un papel de trabajo.
6.
Ingresar el nombre requerido en el encabezado.
7. Guardar y Cerrar el papel de trabajo y localizarlo en la pestaa o en la vista.
Papeles de Trabajo desde otros Documentos

1.
Seleccionar un Programa de Auditora, Documento de Planeacin, o Lista de Control de

Actividades, y crear un Papel de Trabajo individual usando alguno de los mtodos
disponibles.
2.
Ingresar la informacin de identificacin de la Seccin y Asunto.
3.
Colocar el cursor en la caja del Texto Enriquecido.
4. Incorporar un formato estndar desde la Biblioteca o ingrese otra documentacin como

desee.
5.
Guarde y Cierre el Papel de Trabajo.
6.
Busque su nuevo papel de trabajo en la pestaa de Papel de Trabajo.
7.
Note como los papeles de trabajo se pueden acceder desde el Men de Papeles de
Trabajo.

50
Funcionalidad de Texto Enriquecido

La funcionalidad del campo de texto enriquecido se utiliza en muchos formularios de AutoAudit.
El campo de texto enriquecido estar en blanco cuando es creado inicialmente. Este es un
ejemplo de un campo con datos.
Campo
de
Texto
Enriquecido
Puede escribir el texto directamente en el campo de texto enriquecido o traer la informacin

desde la Biblioteca de Estndares. Puede utilizar los conos para ajustar el formato de la
informacin.
Iconos de Formato
Las funciones de Cortar, Copiar y Pegar permiten

desde otras fuentes.
reutilizar los datos
La flecha azul es la funcin deshacer. Slo deshar la ltima accin

realizada.
Puede dar formato al texto al ponerlo en negrita, cursiva, con subrayado,
cambiarle el color o el tamao de la letra.
Archivos/Objetos Incrustados
Si no desea escribir el texto directamente en el cuadro de texto, puede incrustar un archivo de

otra aplicacin. Los archivos incrustados se almacenan en el registro; no son un enlace a un
archivo localizado en un directorio de la red o en el disco duro. Almacenar el archivo incrustado
directamente en el sistema permite que est disponible cuando los usuarios estn trabajando
remotamente.
Consulte Apndice B: Documentos Incrustados/Anexados en la pgina 216 para ms
informacin.
Tambin apoya polticas de resguardo de documentos ya que una auditora entera o todo un ao
de auditoras puede ser archivada y todos los archivos de soporte tambin se incluyen en la base
de datos archivada.

51

sobre Utilidades de Base de Datos.
Buscar archivo para incrustar

El botn Seleccionar Archivo permitir que el usuario busque el archivo que desea
incrustar.
La funcionalidad incrustar cualquier archivo compatible con la funcionalidad de Microsoft OLE.

Haga click en uno de los tres botones para crear automticamente un
archivo incrustado en blanco de Word, Excel o PowerPoint en el campo de
texto enriquecido.
Estos archivos
documentos.
incrustados
tendrn
la
funcionalidad
del
enlace
de
Consulte la seccin de Documentos Enlazados en la pgina Error!

Opciones de Edicin
Hacer doble click en el icono abrir la aplicacin fuente y el archivo en el modo de edicin.
Importante:
debe tener la aplicacin fuente para poder abrir el archivo incrustado

52
Tareas de Prctica
Dar formato a un Papel de Trabajo

1.
Crear un nuevo Papel de Trabajo desde un Programa de Auditora.
2. Ingrese el texto Dar Formato en el campo nombre.

3.
Ingrese texto dentro del rea de texto enriquecido escribiendo el texto o utilizando la
funcin de copiar y pegar.
4.
Use los iconos de formato para hacer cambios en la informacin.
5.
Guarde y Cierre el Papel de Trabajo.
Adjuntar un Papel de Trabajo

1.
Crear un nuevo Papel de Trabajo.
2.
Ingresar el texto Adjuntar en el campo Nombre.
3.
Seleccionar las flechas de Arriba y Abajo en la parte inferior del rea de texto
enriquecido.
4.
Hacer click en el tem Guardar del Men para guardar el Papel de Trabajo.
5.
Hacer click en Archivos para acceder a la opcin de crear un Nuevo adjunto.
6.
Guardar y Cerrar el Papel de trabajo.
Mejores Prcticas para adjuntar Archivos

Para una discusin ms profunda respecto a anexar o incrustar documentos consulte el
Apndice B: Incrustar/Anexar Documentos.
Recomendamos deshabilitar la opcin de incrustar objetos en el rea de texto enriquecido.

Ha sido una funcionalidad de AutoAudit por mucho tiempo, pero la mejor opcin actualmente
disponible es la de anexar documentos. Pero los documentos anexados son ms rpidos de cargar,
poseen historial, pueden ser retirados para registrar el control de versiones y permiten tambin el
enlace punto-a-punto. No hay ahora realmente una razn para usar archivos incrustados y esta
opcin puede ser deshabilitada en la Configuracin del sistema. Los archivos incrustados existentes
seguirn estando disponibles, pero los usuarios no podrn incrustar nuevos archivos.

53
OBSERVACIONES
El formulario Observacin permite a los auditores documentar observaciones encontradas
durante la auditora que no muestran los controles esperados para disminuir riesgos. Estas
observaciones pueden o no incluirse en el informe de auditora.
Crear una Observacin

Las observaciones se pueden crear haciendo click con el botn derecho del mouse en el Papel de
Trabajo de origen en el Men de los Papeles de Trabajo o utilizando las pestaas en el Papel de
Trabajo, las cuales se visualizan utilizando la Flecha hacia Abajo.
Consulte la seccin de Flechas Arriba y Abajo en la pgina 102 para ms informacin.

54
Formulario de Observacin
Nombre
El nombre viene automticamente preestablecido como el nombre

del papel de trabajo de origen con la palabra Issue agregada.
Esto se puede modificar si es necesario.
Enlace al Origen
El icono de Enlace al Origen permite hacer click en el mismo para ir

al documento de origen. El nombre del documento de origen se
muestra al lado del icono y no puede ser modificado.
Nmero de la
Observacin
Asignado automticamente como el siguiente nmero secuencial,

pero se puede modificar. Esto determinar el orden en que
aparecern las Observaciones en el informe de auditora.
Nombre de
Programa
El Nombre del Programa es automticamente preestablecido por el

sistema. Este no puede ser modificado.
Referencia(s) del Papel de Trabajo de Soporte
La Referencia del Papel de Trabajo de Soporte es el mismo nmero

que el del papel de trabajo de origen. Puede ser modificado y se
pueden ingresar otras referencias de papel de trabajo si la
observacin se relaciona con mltiples papeles de trabajo.
Datos de la Observacin
Observacin
Escriba la descripcin de la observacin.
Discusin y
Antecedentes
Ingrese informacin adicional para documentar la observacin.
Recomendacin
Escriba la recomendacin sobre la forma de tratar la observacin.

55
Causa
Escriba la causa de la observacin.

Consulte la seccin Configuracin del Sistema de la Gua de
Configuracin de AutoAudit para Windows para informacin
relacionada con cambio de nombre de campos.
Efecto
Escriba el efecto de la observacin.

Configuracin de AutoAudit para Windows para informacin
relacionada con cambio de nombre de campos.
Disposicin
La Disposicin preestablecida es Pendiente, lo que significa que an no se

decide la disposicin final. Otras disposiciones posibles son:
Informe
Combinado
Controles Mitigantes
No Significativo
Discusin Verbal
Informe Secundario
Grupo de Observacin, Tipo y Riesgo

El Grupo, Tipo y Riesgo de la Observacin son campos informativos para
reportar tendencias de las Observaciones a lo largo de todas las auditoras.
Los valores posibles para estos campos son determinados por el
[Administrador de la Base de Datos].
Configuracin de AutoAudit para Windows para ms informacin.
Comentarios
Pueden ingresarse comentarios sobre la observacin en s o sobre la

seleccin de los campos a la izquierda de esta ventana.
Cerrar
El texto Cerrar en el men de la izquierda cerrar el documento,

permitiendo al usuario guardar las modificaciones que se hayan realizado.
Nuevo
Permite crear una nueva Observacin en blanco.
Guardar
Guardar cambios si el usuario tiene permiso para modificar.
Imprimir
Observacin
estndar
Presentar al usuario los elementos en la Biblioteca de Observaciones

Estndares de modo que pueda copiar una observacin estndar en este
documento y modificarla como sea necesario para la auditora actual. La
base de datos viene precargada con observaciones estndares que se
pueden modificar.
Consulte la seccin de Observaciones Estndares de la Gua de
Configuracin de AutoAudit para Windows para ms
informacin.

56
Para usar una Observacin Estndar desde la Biblioteca, abrir la seccin apropiada a las
Observaciones Estndares y seleccionar un documento en el men de la izquierda.
Si desea ver el documento, hacer doble click o click en Abrir.
Para copiar la informacin en la observacin actual para esa auditora, hacer click en
Seleccionar.
Agregar a Biblioteca
Esta opcin est disponible si el usuario tiene autorizacin para aadir observaciones a la
Biblioteca de Observaciones Estndares. Almacenar la informacin de la actual observacin
dentro de la Biblioteca para un futuro uso.
Esto facilita al departamento construir una biblioteca de observaciones estndares
basadas en informacin de auditoras en curso.
Una vez que se aade una observacin a la Biblioteca, se muestra un cuadro de dilogo,
notificando que la nueva Observacin ha sido aadida.
Docs Enlazados

a otro documento.
Archivos

Flechas Arriba y
Abajo


57
Importar una Observacin

Puede importar fcilmente Observaciones y Planes de Accin de auditores externos. En la
ventana de un Papel de Trabajo seleccione Archivo, Importar Observaciones, para poder
importarlas desde una planilla de clculo Excel con la plantilla Issue_ActionPlan_Import.xls que
encontrar en la carpeta Plantillas.
Seleccionar Issue_ActionPlan_Import.xls.
Cuando la importacin finaliza, aparece el siguiente mensaje. Hacer click en Aceptar.
Tareas de Prctica
1.
Desde el Men de Papeles de Trabajo, abrir una auditora.
2. Seleccionar un Papel de Trabajo y crear una Observacin usando alguno de los

mtodos disponibles.
58
3.
Documentar informacin en campos de Observacin, Discusin y Antecedentes y

Recomendacin.
4.
Elegir la Disposicin "Informe".
5. Asignar un Grupo de Observacin, Tipo de Observacin y Riesgo.

6.
Ingresar algn texto en el campo comentarios.
7.
Guardar y Cerrar el documento.
8. Crear una segunda Observacin.

9. Usar la opcin del men de Observaciones Estndares para cargar informacin
dentro de la observacin.
10. Elegir la disposicin "Informe".
11. Guardar y Cerrar el documento.

59
PLAN DE ACCIN
El Plan de Accin permite a los auditores documentar como se resolver la Observacin.
Si se debe tomar alguna accin para resolver una Observacin, se deber crear un
documento de Plan de Accin para documentar el progreso de esa accin.
Este Plan de Accin puede o no incluirse en el informe de auditora dependiendo de la
configuracin de la plantilla de Informe.
Puede haber varios Planes de Accin por Observacin.
El Plan de Accin puede aprobarse. Una casilla de verificacin en la Configuracin del
Sistema se encuentra disponible para asegurarse de que se aprueben los Planes de
Accin antes de que una auditora se cierre.
Solamente Planes de Accin abiertos que no hayan sido enviados a Issue Track sern
enviados cuando se cierre la Auditora.
Adems del [Administrador de la base de datos], el Auditor asignado puede reabrir un
Plan de Accin cerrado.
Crear un Plan de Accin
Para crear un Plan de Accin, hacer click con el botn derecho del mouse en la Observacin de origen en el
Men de los Papeles de Trabajo y seleccionar Nuevo Plan de Accin o, desde una Observacin existente, abra
las Flechas Arriba Abajo, acceda a la pestaa de Planes de Accin y haga click sobre Nuevo.
Nota: Los Planes de Accin se mostrarn con un icono cuadrado frente al documento. Las
nicas opciones de estado disponibles para los Planes de Accin son Abierto o
Cerrado, los cuales se mostrarn con una caja verde o roja, respectivamente.

60
Nombre
El Nombre viene automticamente preestablecido como el nombre de la

Observacin de origen con las palabras Plan de Accin agregadas. Puede
modificarse como sea adecuado.
Enlace al Origen
El icono de Enlace al Origen permite al usuario hacer click en el mismo

para ir al documento de origen. El nombre del documento de origen se
muestra al lado del icono
Nmero del Plan

de Accin
El nmero del Plan de Accin es asignado automticamente como el

siguiente nmero secuencial dentro de la Observacin de origen, pero se
puede modificar. Este valor se puede utilizar para ordenar los Planes de
Accin en el informe.
Nombre del
Programa
El Nombre del Programa es automticamente preestablecido por el

sistema. No puede ser modificado.
Datos del Plan

de Accin
Los campos de Observacin, Discusin y Antecedentes, Recomendacin,

Causa y Efecto muestran informacin de la Observacin de origen. Estos
campos no son modificables.

61
Respuesta de Gerencia/Plan de Accin

Este es el campo para la informacin correspondiente a la solucin de la
observacin.
Coordinador(es)
Si est utilizando la opcin WMR de IssueTrack, este campo puede ser

llenado por el Coordinador de la Observacin.
Si no est utilizando IssueTrack, aqu es donde Auditor puede ingresar

esa informacin.
Contiene los individuos responsables de completar el Plan de Accin.

Si IssueTrack no est habilitado, este campo es una caja de texto
modificable.
Si IssueTrack est habilitado, este campo es una lista desplegable con
todos los Coordinadores de Plan de Accin en la lista.
Coordinadores
En Issue Track solamente vern lo relacionado a su rea de
responsabilidad.
Responsables de documentar su progreso.
Tiene derecho a modificar las observaciones a las que se asigna el
Coordinador.
Tiene derecho de slo lectura a todas las observaciones, que tienen
categoras que coinciden con las categoras del Coordinador.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows
sobre la configuracin de los Coordinadores.
Revisor(es)
Este campo lista a los individuos responsables de revisar el Plan de Accin

en Issue Track. Los revisores pueden seleccionarse en un Plan de Accin
para notificarlos cuando un plan de accin se ha asignado a su rea. Un
revisor tendr derecho solo lectura del Plan de Accin.
Adems, los revisores pueden
Supervisar la actividad de todos los Coordinadores.
Ver las observaciones relacionadas a su rea, incluidas las de los
coordinadores que se encargan de la resolucin.
Tiene derecho slo lectura a todas las observaciones a las que la
revisin se le asigna.
Tiene derecho slo lectura a todas las observaciones que tienen
categoras que coinciden con categoras del Revisor.
Auditor
El Auditor responsable de este Plan de Accin ser preestablecido como el

usuario que cre el Plan de Accin pero puede modificarse utilizando la lista
desplegable.

62
Fecha Esperada de Cumplimiento

En el campo Fecha Esperada de Cumplimiento se ingresa la fecha en la que
el(los) Coordinador(es) planean completar el Plan de Accin.
Estado
Contiene los estados vlidos para un Plan de Accin. Si el estado es

Cerrado, entonces la Fecha Real de Cumplimiento estar disponible.
En Curso, En Revisin o Aprobado mostrar la columna Estado en
el Men de Papeles de Trabajo con una C para cerrado y O para
abierto.
Abierto - Listo para Aprobar Este estado es usado por el
coordinador en Issue Track para informarle al auditor que la respuesta
de la gerencia est completa y que puede aprobarse.
Abierto Listo para Revisin Esta condicin puede significar que
el Coordinador desea que el Auditor examine la respuesta de la
administracin, pero el plan de accin debe ser enviado de vuelta a
WMR en Issue Track para nuevos cambios.
Fecha de Cumplimiento Revisada

Si la Fecha Esperada de Cumplimiento cambia, la nueva fecha en la que
el(los) Coordinador(es) planean completar el Plan de Accin se ingresa en
el campo de Fecha de Cumplimiento Revisada.
Prioridad
El campo Prioridad se utilizar en los informes para mantener los niveles

de prioridad de los Planes de Accin. Los posibles valores para este campo
son determinados por el Administrador de la Base de Datos.
Fecha de
Seguimiento
Es la fecha en la que el auditor planea hacer seguimiento a la solucin del

Plan de Accin. Cualquier comentario despus de realizar el seguimiento se
puede ingresar en el campo de Comentarios del Estado del Plan de Accin.
Fecha Real de Cumplimiento

Cuando el Plan de Accin es finalmente resuelto, la fecha se ingresa en el
campo Fecha Real de Cumplimiento. Este campo no estar disponible hasta
que el campo de Estado haya sido cambiado a Cerrado.
Mostrar en WMR
Marque este recuadro para mostrar el Plan de Accin en la Ventana de

Respuesta de la Gerencia (WMR) en la vista de IssueTrack. Esta opcin
slo se muestra si IssueTrack est habilitado.

63
Mostrar en Issue Track

Marque este recuadro para mostrar el Plan de Accin en el IssueTrack. Esta
opcin slo se muestra si el IssueTrack est habilitado.
Nota: Las casillas de No Envo de Correo Electrnico solamente aplican a las notificaciones del
Plan de Accin que est siendo enviado a WMR o a Issue Track. Estas casillas de seleccin no
afectan a la configuracin del sistema para envo de correos
No Enviar Correo Electrnico a Coordinador(es)
Marque este recuadro si no desea que los correos electrnicos se enven
automticamente a uno o ms Coordinadores definidos. Esta opcin slo se
muestra si IssueTrack est habilitado.
No Enviar Correo Electrnico a Revisor(es)
Marque este recuadro si no desea que los correos electrnicos se enven
automticamente a uno o ms Coordinadores definidos. Esta opcin slo se
muestra si IssueTrack est habilitado.
Categoras
El campo de Categoras tiene como preestablecidas las categoras del

Documento de Planeacin, pero puede modificarse haciendo click en el
botn de Vista de Categoras. Estos valores se pueden utilizar para
reportes.
Comentarios del Estado del Plan de Accin

El campo de Comentarios del Estado del Plan de Accin contiene cualquier
comentario necesario relacionado con el Plan de Accin.
Historia de los Comentarios del Estado del Plan de Accin
El campo de Historia de los Comentarios del Estado del Plan de Accin
contiene la informacin de Comentarios del Estado del Plan de Accin que
se ha archivado utilizando el botn de Aadir a la Historia.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para
ms informacin.
Histrico Detallado de Comentarios
La informacin de cualquier fila de Comentario que se seleccione de la
Historia de los Comentarios del Estado del Plan de Accin aparecer en
este campo.
Cerrar

cambios
Nuevo
Hacer click para crear un nuevo Plan de Accin en blanco.
Guardar
Hacer click para guardar los cambios si tiene permiso para eso
Imprimir
Docs Enlazados

a otro documento.
Archivos

Informes
Los Planes de Accin se pueden incluir en los Informes y se tienen diversas

opciones para construir esos informes.
Consulte
la
seccin

de
Informe
Estndar
de
la
Gua
de
64

En SNAP! Reporter, los Planes de Accin se pueden enviar separadamente
a un informe seleccionando la tabla Planes de Accin en la ventana de
Crear un Nuevo Proyecto SNAP! Reporter, o se pueden combinar de
manera automtica con los documentos de la Observacin correspondiente
seleccionando la tabla Observaciones y Planes de Accin.
Consulte la seccin del SNAP! Reporter en la pgina Error!
Flechas Arriba
Abajo

Importar un Plan de Accin

Puede fcilmente importar Observaciones y Planes de Accin de auditores externos. En la
ventana de un Papel de Trabajo seleccionar Archivo, Importar Observacin, para poder
importar esos documentos desde una planilla de clculo Excel con la plantilla
Issue_ActionPlan_Import.xls ubicada en la carpeta de Plantillas (Templates).
Seleccionar Issue_ActionPlan_Import.xls.
Cuando la importacin est terminada, aparece el siguiente mensaje. Hacer click en Aceptar.

65
Tareas
de Prctica
1.
Desde el Men de los Papeles de Trabajo, abra su auditora.
2.
Seleccione una Observacin y cree un Plan de Accin utilizando cualquiera de los

mtodos disponibles.
3.
Aada un coordinador.
4.
Ingrese una Fecha Esperada de Cumplimiento.
5.
Ingrese una Fecha de Seguimiento.
6.
Establezca una Prioridad.
7.
Ingrese informacin en el campo Comentarios del Estado del Plan de Accin y haga click en el
botn Aadir a la Historia.
8.
Ingrese informacin adicional en el campo Comentarios del Estado del Plan de Accin y haga
click en el botn Aadir a la Historia.
9.
Vea cada comentario en el campo de Historia de los Comentarios del Estado del Plan de
Accin.
10. Guarde y Cierre el Plan de Accin.
11. Cree un segundo documento de Plan de Accin y aada informacin en el campo de Respuesta
de la Gerencia.
12. Siga los pasos 3-10 paral segundo Plan de Accin

66
VISTA DE OBSERVACIONES
Seleccionar Vista de Observaciones desde el Men de Papeles de Trabajo.
Vista de Observaciones Planes de Accin

Puede seleccionar Seguimiento de Observaciones desde la barra de men. La Vista de
Observaciones permite visualizar toda la informacin de las observaciones para el usuario
conectado.

67
Visualizar Observaciones
AutoAudit le permite seleccionar la forma en que Usted desea ver los documentos de las
Observaciones.
Vista
En la esquina superior izquierda, seleccione las Observaciones que desea se

muestren en la pantalla. El sistema le permite seleccionar Todas las Observaciones
y Planes de Accin, los Planes de Accin Abiertos o los Planes de Accin Cerrados.
La nica persona que puede abrir un Plan de Accin cerrado es un
Administrador de Base de datos.
Clasificar
Haga click en el encabezado de una columna con el botn izquierdo del mouse y
arrstrelo a la esquina izquierda. Esto clasificar la lista por esa columna. El sistema
permitir clasificar por mltiples columnas.
Ordenar
Hacer click en la columna con el botn derecho del mouse para ordenar por esa
columna. Puede ordenar en forma ascendente o descendente. El sistema le
permitir mltiples ordenamientos, manteniendo tanto como sea posible el orden
previo.
Para modificar un documento de Observacin, haga doble-click en el documento en
la lista de la derecha.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, permitiendo guardar las modificaciones que se
hayan realizado.
Imprimir
Hacer click para mostrar automticamente la Vista Previa de Impresin para

verificarla y realizar las modificaciones necesarias antes de imprimir.
Plegar Todo
Hacer click sobre el texto Plegar Todo del men de la izquierda para plegar todos los
documentos al primer nivel de clasificacin.
Expandir Todo
Hacer click sobre el texto Expandir Todo del men de la izquierda para expandir
todos los niveles de clasificacin, mostrando cada Observacin individual.
Guardar como
Predeterminado
Hacer click para guardar la clasificacin, orden de las columnas y ancho de las
columnas seleccionadas a la derecha actuales como formato de visualizacin
predeterminados.

68
INFORMES LLEVAR/TRAER (PUSH/PULL)

Traer
Pull
Llevar
Push
Habilidad de traer datos desde las observaciones y/o planes de accin al

documento en Microsoft Word para armar el Informe.
Habilidad para llevar los cambios hechos en los documentos de Microsoft Word a
las observaciones y/o planes de accin en AutoAudit.
AutoAudit proporciona la creacin de informes en Microsoft Word con la funcionalidad de traer

automticamente los campos claves de los formularios de observaciones y planes de accin al
informe. Luego de que el informe ha sido creado el programa puede llevar los cambios
realizados en el informe a las observaciones o planes de accin de origen en AutoAudit. para su
sincronizacin. Esta funcionalidad elimina la necesidad de cortar y pegar durante el proceso de
preparacin del informe de auditora y asegura que el informe y la informacin de los
formularios de AutoAudit ser consistente.
El Informe de Auditora es una funcin completamente parametrizable en AutoAudit, la cual es
mantenida por usuarios autorizados en la Biblioteca de Estndares.
Ya que el archivo es de Microsoft Word, el informe contiene toda la funcionalidad disponible,
incluyendo las revisiones de ortografa y gramtica, formatos y versiones. Adems, el Informe
puede intercambiar datos con AutoAudit.
Los usuarios pueden crear de manera automtica un Informe de Auditora
parametrizado haciendo click sobre un botn, modificarlo y darle formato como sea
necesario en el documento de Word y despus enviar de vuelta los cambios de
palabras para sincronizar los formularios de Observacin en AutoAudit con el
Informe.
Crear un Informe
El Informe se puede crear seleccionando la Auditora, haciendo click con el botn derecho del
mouse y seleccionando Informes, Informe.
Si prefiere apuntar y hacer clic en lugar de usar el botn derecho del mouse, en la parte inferior
de la pantalla, puede seleccionar Informes como el Tipo de Seccin, Informe como Tipo de
Documento y hacer click en el botn de Crear.
Agregar Documentos

69
Cerrar
Haga click para cerrar el documento, permitiendo al usuario guardar las

modificaciones que se hayan realizado.
Nuevo
Hacer click para crear un nuevo Informe.
Guardar
Hacer click para guardar cambios si el usuario tiene permiso para hacerlo.
Imprimir
Hacer click para imprimir el documento. Si hay archivos incrustados o adjuntos, se

imprimirn en hojas separadas.
Biblioteca
La biblioteca presentar los elementos en la Biblioteca de Informes Estndar de

forma que puede copiar un informe estndar en este documento y modificarlo
segn sea necesario en la auditora actual. La base de datos esta precargada con
informes estndares que pueden ser modificados.
Docs Enlazados

documento.
Consulte la seccin de Enlazar Documentos en la pgina Error! Marcador
no definido. para ms informacin.
Archivos
Hacer click en este enlace para anexar documentos y documentacin de soporte

del trabajo.
Flechas Arriba y
Abajo

Como estas flechas funcionan de la misma forma en todos los documentos
de auditora, son explicadas en la seccin de Flechas Arriba Abajo en la
pgina 102.

70
Men Informe Estndar
Para usar un Informe Estndar desde la Biblioteca, seleccionar un documento en el

men.
Para abrir el documento, hacer doble click en Abrir.
Para copiar un documento dentro de un informe actual de esa auditora, hacer click en
Seleccionar.
Consulte la seccin de Informes Estndares de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
Funcionalidad del Informe

Hacer doble click en el archivo incrustado para abrir Word. La funcionalidad del informe utiliza
macros de Word:
Word 97
Si al momento del abrir el Informe aparece un mensaje para confirmar si se desean ejecutar las
macros, desmarque la opcin Siempre preguntar antes de abrir documentos con macros o
actualizaciones para evitar que este mensaje aparezca en un futuro. Hacer click en Habilitar
Macros para continuar.
Word 2000
Existen 3 niveles de seguridad de macros. Pueden ver o modificar el nivel de seguridad seleccionando
Herramientas, Macro, Seguridad.
Si la seguridad est en Alta, la funcionalidad del informe no correr al menos que
agregue el Certificado Digital Paisley. Vea las instrucciones en las siguientes pginas.
Si el nivel de seguridad est en Medio, los usuarios siempre recibirn el siguiente mensaje:
Las macros pueden contener virus. Siempre es ms seguro deshabilitar las macros; pero si
stas son legtimas, puede perder algo de funcionalidad. Podr utilizar la funcionalidad de
informe si selecciona habilitar la macro.
Si el nivel de seguridad est en Bajo, Word no emitir ningn mensaje relacionado con las
macros.
Consulte el Apndice C: Seguridad con Macros en la pgina 232 para ms informacin.

71
Opciones del Informe de Auditora

Un men titulado Audit Report Options (Opciones de Informe de Auditora) debe
aparecer abajo de las otras barras de herramientas de Word, arriba del documento de
Word
Nota:
Si la barra de herramientas de men no aparece, seleccione Ver, Barras

de Herramientas y seleccione Audit Report Options.
Hacer click sobreAudit Report Options la barra de herramientas de Informe para visualizar
las posibles opciones. Seleccione la opcin apropiada y presione la marca verde para continuar o
la X roja para cancelar.
Traer Todas las Observaciones y Planes de Accin

Esta opcin se debe seleccionar si se trata de un informe nuevo. El archivo
incrustado debe contener una tabla con las palabras "Insert Issues
Here" donde se deben colocar las observaciones. El formato y los campos
que se traen dependen de las opciones seleccionadas en el Informe
Estndar en la Biblioteca.
Enviar Cambios a AutoAudit
Esta opcin se debe seleccionar si Usted ha modificado cualquier campo en
el informe y se desea sincronizar los formularios asociados de Observacin
y Plan de Accin en AutoAudit. Cualquier campo con fondo gris en el
informe se puede modificar pero no se enviar a AutoAudit. Esto se debe a
que estos campos son campos de fechas o rellenados de una lista de
palabras clave y la integridad de los datos no se puede mantener si son
modificados en el archivo de Word.
Traer o Enviar por Documento o Campo
Esta opcin se debe seleccionar si desean traer o enviar documentos o
campos a ser seleccionados. Seleccione los documentos en la caja superior
y los campos en la caja pequea. Luego seleccione traer nuevos datos al
informe o enviar los datos modificados a los campos apropiados en
AutoAudit.
Cualquier campo con fondo gris en el informe se puede modificar pero no
se enviar a AutoAudit. Esto se debe a que estos campos son campos de
72
fechas o rellenados de una lista de palabras clave y la integridad de los

datos no se puede mantener si son modificados en el archivo de Word.
Abrir el Documento de Observacin o Plan de Accin
Al seleccionar una observacin en el documento de Word y marcar esta
opcin llevar al usuario directamente al documento de la Observacin o
Plan de Accin dentro de AutoAudit.
Si hay modificaciones al formato del informe que usted desea sean
especficas para la auditora en curso, stas se pueden realizar antes o
despus de traer las observaciones y planes de accin al informe.
Si se realizan modificaciones de formato antes de traer al informe las
Observaciones y Planes de Accin, se puede mover la tabla con las
palabras "Insert Issues Here."
IMPORTANTE: NO elimine esta tabla por completo o cambie las
palabras ya que sta es la forma en la que el Informe
reconoce dnde debe insertar las observaciones y
planes de accin.
Si la modificacin de formato se realiza despus de traer al informe las
observaciones y planes de accin, cualquier cambio realizado en las
celdas de la tabla se enviar a AutoAudit si esa opcin es seleccionada.
Cualquier texto o imgenes insertadas en cualquier otra parte del
informe no sern enviadas a AutoAudit
Nota:
Si se desean traer al Informe nuevas Observaciones o Planes

de Accin, el usuario debe hacer lo siguiente:
1.
Borrar las Observaciones y/o Planes de Accin existentes
2.
Crear una tabla que diga 'INSERT ISSUES HERE' (o el texto que
se haya definido en la Biblioteca del Informe Estndar) en la
primera celda. As es como se vea originalmente el informe.
3.
Reconstruir el Informe
Traer Informacin de la Auditora al Informe

Utilizando informacin de la plantilla del Informe, puede traer o enviar campos de los
formularios de Observacin y Planes de Accin.
Tokens
Puede haber informacin adicional de la auditora que desea traer al

informe. Esto se llama agregar tokens" al informe. Un token es un
nombre de campo con los smbolos <<< y >>> rodeando al nombre del
campo.
Si estos tokens se agregan a la plantilla estndar, stos sern
reemplazados con el valor actual de AutoAudit. Por ejemplo, si desea traer
el nombre del Gerente de la auditora al informe, el token debe ser
<<<Gerente>>>.
IMPORTANTE:
El nombre del campo debe tener los smbolos <<<

y >>> para ser reconocido como token. Esta
informacin slo se traer al informe la primera
vez que se crea el informe.

73
Campos de Token Disponibles

Los tokens disponibles que se pueden utilizar en el Informe se encuentran en la siguiente tabla.
Estos campos traen informacin del Documento de Planeacin. (Nota del Traductor: Se presentan los
nombres de los campos que deben utilizarse cuando se trabaja con Idioma Espaol. Los nombres de los
campos si se utiliza Ingls se pueden consultar en la AutoAudit Reference Guide)
<<<Nombre de la
Auditora>>>
<<<Inicio_FechasPlaneadasOrigina
les>>>
<<<Gerente>>>
<<<Inicio_FechasRevisadas>>>
<<<A-Cargo>>>
<<<Inicio_FechasReales>>>
<<<Asignado>>>
<<<FechadeInicio>>>
<<<FechadeCulminacin>>>
<<<Comentarios>>>
<<<Calificacin de la
Auditora>>>
<<<Estado>>>
<<<Ao Fiscal>>>
<<<Categoras>>>
<<<Audit Number>>>
<<<BorradordeInforme_
FechasPlaneadasOriginales>>>
<<<BorradordeInforme_FechasRev
isadas>>>
<<<BorradordeInforme_FechasRea
les>>>
<<<JuntadeCierre_FechasPlaneada
sOriginales>>>
<<<JuntadeCierre_
FechasRevisadas>>>
<<<JuntadeCierre_FechasReales>
>>
<<<RespuestasdelaGerencia_Fech
asPlaneadasOriginales>>>
asRevisadas>>>
asReales>>>
<<<InformeFinal_FechasPlanead
asOriginales>>>
<<<InformeFinal_FechasRevisad
as>>>
<<<InformeFinal_FechasReales>
>>
<<<CierredelaAuditora_FechasPl
aneadasOriginales>>>
<<<CierredelaAuditora_FechasR
evisadas >>>
<<<CierredelaAuditora_FechasR
eales>>>
<<<TransportacionAerea>>>
<<<Hospedaje>>>
<<<Alimentos>>>
<<<TransportacinTerreste>>>
<<<Miscelaneos>>>
<<<TotaldeGastosPresupuestado
>>>
Consulte los Documentos Enlazados en la pgina Error! Marcador no definido. para

ms informacin.
Consulte el Reemplazo de Tokens en la pgina 120 para ms informacin.
Distribucin del Informe de Auditora

Despus de realizar los cambios en el Informe y sincronizarlos con AutoAudit, guardar el archivo
incrustado como un archivo regular de Word usando la funcin Guardar Como de la barra de
herramientas de Word y renombre el archivo. Despus podr anexar el archivo recin creado a
un correo electrnico para su distribucin. Podr tambin borrar el archivo incrustado del
formulario de AutoAudit y anexar el archivo recin creado de Word como el informe final.
Usando la Funcin de Guardar como

Existen dos opciones Guardar como para un Informe.
1.
El icono Guardar Como situado en la barra de herramientas de Word o en el men

desplegable, Archivo. Al hacer click en el icono Guardar Como realiza lo siguiente:
Elimina el cdigo de Traer/Enviar del Informe de modo que el tamao del archivo es
mucho menor.
Elimina el men de Audit Report Options de la barra de herramientas para que los noauditores no lo presionen y reciban un mensaje de error.
Elimina las cajas alrededor del texto tipo prrafo de modo que se imprima y muestre
apropiadamente.
2. La opcin Guardar como ubicado en el Men Archivo guardar el Informe en su disco duro.
Le permite enviar el documento de Word a un Coordinador. El Coordinador puede completar
zonas del documento (similar a la funcin de Respuesta de la Gerencia), y enviar el
documento de nuevo al Auditor, que puede volver a insertar el documento de Word para
enviar de vuelta los datos a la base de datos.
Limitaciones de la funcionalidad de Informes

No es posible traer o enviar formatos, ni mantener la fuente, numeracin, vietas, tablas, o tablas
dentro de tablas.
No es posible traer o enviar imgenes u otros archivos anexos.
74
No es posible traer o enviar archivos incrustados.

75
COMBINAR CORRESPONDENCIA
AutoAudit tiene la funcionalidad push/pull (llevar/traer) observaciones para los Informes de
Auditora. Sin embargo, algunas organizaciones tienen requerimientos de formatos especficos
para sus Informes de Auditora, por lo que la funcionalidad push/pull puede no ser adecuada.
Muchos de estos clientes usan la funcionalidad de Combinar Correspondencia (Mail Merge) de
Microsoft Word para crear un Informe con formato especifico.
La funcin Combinar Correspondencia permite a los auditores crear en un solo sentido, la
incorporacin de informacin en los informes utilizando su formato existente de informe de
auditora. Los auditores pueden crear fcilmente un informe de auditora con las observaciones y
planes de accin.
Antes de Combinar Correspondencia

Antes de realizar el procedimiento de combinacin de correspondencia, hacer lo siguiente:
Crear un nuevo informe (Documento borrador).
Crear un documento con Combinar Correspondencia usando los datos previamente
escritos en el archivo.
Crear una plantilla de Combinar Correspondencia. Los pasos para crear plantillas slo
debe realizarse una vez por una sola persona. Otros auditores pueden utilizar la funcin
Combinar Correspondencia envindoles la plantilla y el Merge File. Con estos dos
archivos, cualquier auditor puede realizar la funcin de combinacin de correspondencia.
Crear una Combinacin de Correspondencia.

Se indican las instrucciones de Combinar Correspondencia para:
Microsoft Word 97 y 2000
Microsoft Word 2002/Combinar Correspondencia para MS Word 2002 e Informes de
Auditora.
Nota: Al utilizar la funcin de combinacin de correspondencia, no podr enviar
ningn cambio en el informe de auditora a AutoAudit. Esto podra significar que
podran utilizar la funcionalidad de informes push/pull de AutoAudit para la
generacin de los proyectos borrador para el informe de auditora y, a
continuacin, utilizar la funcionalidad de combinacin de correspondencia para
su informe final de auditora.
Combinar Correspondencia tambin soporta Word 2002 SP3 y Word 2003.

76
Usando Combinar Correspondencia de Microsoft Word

Crear un nuevo Informe
1.
En la seccin de Informes de una Auditora, crear un nuevo Informe (documento

borrador)
2.
En el Informe, seleccionar men Archivo, Create Data Document.
3.
Hacer click en Yes para elegir donde guardar su Origen de datos.
4.
Seleccionar donde le gustara guardar su Origen de datos y hacer click en Guardar.

Esta accin puede demorar algunos minutos si tiene muchos planes de accin.
Puede usar este documento de origen ms de una vez para crear tantas
plantillas de combinacin de correspondencia como necesite.
5. Este mensaje aparecer cuando los datos se han guardado en el archivo. Hacer click
en Aceptar.
Crear un documento de Combinar Correspondencia

77
Crear un documento de Combinar Correspondencia usando los datos recin escritos en el

archivo de Microsoft Word para abrir y crear un nuevo documento.
Microsoft Word 2000 o Word 97

1.
Hacer click en Herramientas, Cartas y Correos, Combinar Correspondencia.
2.
En Documento Principal, hacer click en Crear.

Elegir Carta Modelo si desea un corte de pgina entre cada Plan de Accin.
Elegir Catalogo si no desea cortes por pgina.
3.
Seleccionar Ventana Activa cuando aparezca la pantalla.
4.
En Origen de Datos, hacer click en Obtener Datos y luego click en Abrir Origen de
datos...
5. Seleccionar el archivo de origen de datos que previamente guard cuando cre su

nuevo informe.

78
Microsoft Word 2002

1.
Hacer click en Herramientas,

Correspondencia.
Cartas
Correo,
Asistente
Combinar
2.
Elegir Cartas como tipo de documento y hacer click en Siguiente: Comenzando

documento.
3.
Elegir Usar el documento actual como documento inicial y hacer click en Siguiente.
4. Seleccionar los destinatarios de Usando una lista existente.

5.
Hacer click en Examinar.
6.
Abrir su origen de datos que guard anteriormente.
Crear su Plantilla Combinar Correspondencia

Muchas compaas usan un formato de tabla como su Informe de Auditora. Se muestra un
ejemplo.
1.
Crear una tabla con 4 columnas y 2 filas. En la primera fila colocar como titulo
Numero de Observacin, Observacin, Recomendacin y Responsable de la
Gerencia.
2. En la segunda fila agregar su campo a combinar haciendo click en la columna

adecuada y elegir los campos combinados desde el desplegable de Insertar campos
combinados: Numero de Observacin, Observacin, Recomendacin y
Responsable de la Gerencia.
3.
Guarde su documento de Combinar Correspondencia y cirrelo.
4. Abra el Documento Word usado para Informe Final de Auditora. Gurdelo con un
nuevo nombre para no sobrescribir el original. Si lo desea, puede escribir "Plantilla de
Informe" en el nombre del archivo para usarlo posteriormente.
5. Ubicar dnde le gustara que todos los planes de accin se inserten y crear una sola y
una sola columna en la tabla. En esa tabla, escribir el siguiente texto: Insertar
observaciones aqu.
6.
Guardar y cerrar ese documento. Ahora esta listo para combinar correspondencia.
Realizar la Combinacin de Correspondencia

1.
Abra el Informe Borrador

Correspondencia.
de
2.
Hacer click en Yes en el mensaje.
nuevo

haga
click
en
Archivo,
Combinar
79
3. Especificar el archivo de Combinacin que guard anteriormente.
4.
Especificar la Plantilla de Informe que guard anteriormente.

80
5.
Ingresar algn filtro para el Informe y hacer click en OK.
6.
Ingresar el criterio para ordenar los datos del Informe y hacer click en OK.

81
7.
Especificar donde guardar el archivo de salida de Combinar Correspondencia.
8.
Si hace click en Yes, el archivo de salida guardado se inserta dentro del rea de texto
enriquecido del Informe y si abrir.
Si hace click en No, el archivo se guarda en la ubicacin especificada previamente.
9.
El mensaje aparece permitindole elegir si quiere insertar/reemplazar los tokens.

82
10. Este mensaje aparece si previamente hizo click en Yes. Hacer click en OK para
continuar.
Su informe se insertar dentro del rea de texto enriquecido y se abrir en Word.

Cierre Word y guarde y cierre su documento de Informe.
Tenga en cuenta que en este nuevo informe no se puede usar para enviar los
datos de AutoAudit. Los pasos mencionados no requieren que seleccione un
documento de la biblioteca de Informes. Esperamos que configure una biblioteca
de plantillas de combinacin de correspondencia en el futuro.

83
MS Word 2002 e Informe Push/Pull.

Sin usar el Asistente
AutoAudit para Windows Versin 1.6.32 o superior

En la seccin de Informe, seleccionar Archivo, Create Data Document. Esto extrae los datos
de la Observacin y Plan de Accin para combinar en un Informe de Auditora.
Yes
Hacer click en Yes, para elegir la ubicacin para el archivo.
No
Hacer click en No, para aceptar la ubicacin de defecto.

Si acepta la ubicacin predeterminada, puede existir el archivo y sobrescribirlo si es
necesario.
Despus de guardar el archivo, tenga en cuenta la ubicacin donde se guard y hacer click en
Ok para continuar.

84
En un documento vaco de Word, active en el men Combinar Correspondencia a travs de Ver,

Barra de Herramientas, Combinar Correspondencia.
El primer icono de Combinar Correspondencia se usar para configurar el Documento Principal

para Combinar Correspondencia.
Puede, o bien, aceptar la ubicacin predeterminada (No) o seleccionar su propia ubicacin (Yes)
paral archivo de datos.
85
Elegir Directorio paral tipo de tabla sin corte de pginas

Elegir Documento Normal para insertar tipo de archivo grafico.
Hacer click en el icono de Abrir orgenes de Datos para acceder a los campos disponibles para
combinar correspondencia.
Los datos del documento se ubican: C:\Program Files\AutoAudit\Temp\Unique Folder\data.doc

(salvo que su directorio temporario este en otra ubicacin).

86
Hacer click en el icono Insertar campos para combinar para insertar los campos que desee
seleccionar.
Seleccionar los campos para combinar dentro de un nuevo documento.
Se muestra en la prxima pantalla un ejemplo de documento con la combinacin de los campos

disponibles
Guarde el documento con los campos combinados en su disco duro.
Ese documento es la plantilla de Campos Combinados.
Este documento (tabla, grfico, prrafo, en la forma en que lo haya creado) se coloca
dentro de la plantilla de Informes de Auditora en el Formato de documento.
Guarde su Informe desde la biblioteca en su disco duro.
Ubquelo en la misma carpeta donde se guarda la plantilla de Informes de Auditora. Este
lugar necesita ser accesible por todos los auditores si el informe se comparte.

87
Tome una copia de su plantilla de informe de auditora disponible. Cuando el cuadro de Insertar
Observaciones Aqu se encuentre en la plantilla de este informe, las observaciones y planes de
accin sern combinadas.

88
Seleccionar Archivo, Combinar Correspondencia.
Hacer click en Yes en el siguiente mensaje:
Seleccione el documento con los campos combinados (por ejemplo: Acme Widget Merge Fields
Shell.doc).

89
Seleccionar el documento de la plantilla de Informe de Auditora.
Crear un nombre paral archivo combinado que se crear.
Escriba un nombre paral archivo combinado.
Hacer click en Yes en el siguiente mensaje para incrustar el documento en el rea de texto
enriquecido:

90
El siguiente mensaje aparece permitiendo insertar/reemplazar el tokens.
Hacer click en OK en la siguiente pantalla:
El Informe se combina y se guarda en el rea de texto enriquecido del documento de Informe de

Auditora.

91

92
Tareas de Prctica
Informe
1.
2. Resalte la auditora y cree un Informe utilizando cualquiera de los mtodos disponibles.

3.
Utilice la opcin del men de la Biblioteca y copie un Informe Estndar.
4.
Abra el Informe incrustado.
5.
Abra las Opciones de Informe.
6. Utilice la opcin de Traer todas las Observaciones y Planes de Accin para crear el
informe.
7.
Ingrese informacin en el campo de Respuesta de la Gerencia.
8. Abra las Opciones de Informe y seleccione Enviar Cambios a AutoAudit.

9.
Guarde el documento de Word incrustado seleccionando la X en la esquina superior

derecha.
10. Guarde y Cierre el Informe.

11. Note cmo su Informe puede ser accedido desde el Men de los Papeles de Trabajo.
12. Abra el formulario de la Observacin para ver los cambios actualizados desde el Informe.

93
ENCUESTA DE AUDITORA
La Encuesta de Auditora es un formulario adicional de control de calidad que permite al
departamento de auditora generar encuestas al final de la auditora para obtener
retroalimentacin sobre el proceso de auditora. La encuesta se puede imprimir y distribuir de
esta forma e ingresar los datos manualmente a la base de datos para calcular el puntaje total
para calcular promedios por auditora y de todas las auditoras de la base de datos.
Crear una Encuesta de Auditora

Las Encuestas se pueden crear haciendo click con el botn derecho del mouse en la seccin de
Control de Calidad en el Men de los Papeles de Trabajo o utilizando los botones inferiores del
Men de los Papeles de Trabajo. La base de datos viene precargada con una Encuesta de
Auditora y una Evaluacin de Auditor. Estas encuestas preestablecidas se pueden eliminar o
modificar y agregar nuevas encuestas.
Consulte la seccin de Plantillas Estndares en la Gua de Configuracin de AutoAudit
para Windows para ms informacin.
Si prefiere sealar y hacer clic en lugar del botn derecho del mouse, en la parte inferior de la
pantalla, puede seleccionar Control de Calidad como el Tipo de Seccin y Auditora Encuesta
como Tipo de Documento. Seleccione la Encuesta adecuada y presione el botn Crear.
Nombre
El nombre viene automticamente preestablecido como el tipo de encuesta

y el nombre de la Persona que Responde. No puede ser modificado.
Persona que
Responde
El campo para la Persona que Responde es un campo de texto que permite

ingresar el nombre de la persona que responde.
Datos de la
Encuesta
Las preguntas, posibles respuestas, valor y peso se determinan en la

Plantilla Estndar para esta encuesta.
Consulte la seccin de Plantillas Estndares de la Gua de
Cerrar
Cerrar el documento, permitiendo al usuario guardar las modificaciones

94
que se hayan realizado.

Nuevo
Hacer click para crear una nueva Encuesta.
Guardar
Hacer click para guardar los cambios.
Imprimir
Hacer click para imprimir el documento. Puede guardar una copia

electrnica del documento con la opcin Imprimir. Marque el cuadro
Guardar Documento para guardarlo como un documento de Microsoft
Word.
Archivos

Flechas Arriba y
Abajo

Tareas de Prctica
1.
2. Cree una Encuesta utilizando cualquiera de los mtodos disponibles.

3.
Ingrese un nombre en el campo de Persona que Responde.
4.
Visualice las opciones de Impresin.
5. Guarde y Cierre la Encuesta.

6.
Note cmo puede acceder su encuesta desde el Men de los Papeles de Trabajo.

95
EVALUACIN DE AUDITOR
La Evaluacin de Auditores es un formulario adicional de control de calidad que permite al
departamento de auditora proporcionar retroalimentacin a los auditores al final de la auditora.
Crear una Evaluacin

Las Evaluaciones se pueden crear haciendo click con el botn derecho del mouse en la Auditora
o en la seccin Control de Calidad, Evaluacin de Auditor en el Men de los Papeles de Trabajo.
La base de datos viene precargada con una Evaluacin de Auditor A Cargo y de Auditor
Participante. Estas Evaluaciones preestablecidas se pueden eliminar o modificar y agregar
nuevas evaluaciones
Consulte la seccin Plantillas Estndares de la "Gua de Configuracin de AutoAudit para
Windows" para ms informacin.
Si prefiere una opcin diferente del botn derecho del mouse, en la parte inferior de la pantalla,
puede seleccionar Control de Calidad como el Tipo de Seccin y Evaluacin de Auditor como
Tipo de Documento. Seleccione la Evaluacin adecuada y presione el botn Crear.
Evaluacin Auditor A-Cargo

96
Evaluacin Auditor Participante
Nombre
El nombre viene automticamente preestablecido con el nombre de la

persona evaluada y el tipo de evaluacin. No se puede modificar.
Persona Evaluada
El campo de Persona Evaluada es una lista desplegable de los auditores
ingresados en la Configuracin de Auditor
Datos de la
Evaluacin
Las preguntas, posibles respuestas, valor y peso se determinan en la

Plantilla Estndar para esta evaluacin.
Consulte la seccin de Plantillas Estndar de la Gua de
Puntaje Total
El Puntaje Total se calcula automticamente con base en el valor y

peso de cada respuesta.
Cerrar
Cerrar el documento, permitiendo al usuario guardar las modificaciones

que se hayan realizado.
Nuevo
Hacer click para crear una nueva Evaluacin.
Guardar
Hacer click para guardar los cambios si el usuario esta autorizado para
modificarlo.
Imprimir
Hacer click para imprimir el documento. Puede guardar una copia

electrnica del documento con la opcin Imprimir. Marque el cuadro
Guardar Documento para guardarlo como un documento de Microsoft

97
Word.
Archivos

Flechas Arriba y
Abajo

Tareas Prcticas
1.
2. Cree una Evaluacin utilizando cualquiera de los mtodos disponibles.

3.
Ingrese un nombre en el campo de Persona Evaluada.
4.
Ingrese respuestas en la Evaluacin.
5.
Fjese en el campo de Puntaje Total de Retroalimentacin.
6.
Guarde y Cierre la Evaluacin.
7. Note cmo puede acceder su Evaluacin desde el Men de los Papeles de Trabajo.

98
COMENTARIOS
El Comentario permite a los miembros del equipo o a la gerencia hacer preguntas y proporcionar
retroalimentacin durante el progreso de la auditora. Los Comentarios se pueden crear en
cualquier momento mientras la auditora est activa. El creador no necesita tener acceso de
edicin del documento original para crear un comentario.
Crear un Comentario
Para crear un comentario, hacer click con el botn derecho del mouse en el documento de
origen en el Men de los Papeles de Trabajo y seleccionar Nuevo Comentario o utilizando las
pestaas en el documento de origen, los cuales se visualizan con la Flecha hacia Abajo.
Consulte la seccin de Flechas Arriba y Abajo en la pgina 102 para ms informacin.
Nombre
El nombre viene automticamente preestablecido como el nombre del

Papel de Trabajo con la palabra Comentario agregada. Esto se puede
modificar si es necesario
Origen de
Enlace
El icono de Enlace al Origen permite al usuario hacer click en el icono para

ir al documento origen. El nombre del documento origen es mostrado al
lado del icono y no puede ser modificado.
Fecha Esperada de Respuesta

Permite ingresar una fecha de respuesta esperada. Hacer click para
seleccionar una fecha del calendario.
Nombre del
Programa
Nombre del programa.
Comentario & Datos de la Respuesta

Los dos cuadros de texto blancos grandes y los pequeos conos arriba de
las mismas poseen la misma funcionalidad de texto enriquecido que se
utiliza a lo largo del sistema.
La funcionalidad del campo de texto enriquecido se explica en la seccin de
Texto Enriquecido & Incrustacin de Archivos del manual
Nota: los campos de texto en esta forma no permiten archivos
incrustados ya que su propsito es documentar informacin
sobre preguntas / comentarios y respuestas.
El nombre del creador automticamente aparecer sobre el primer cuadro

de texto para Datos del Comentario. Esta persona y el Administrador de la
Base de Datos sern las nicas personas que pueden modificar el texto en
este cuadro.
Inicialmente, el nombre de la persona que cre el papel de trabajo
99
aparecer sobre el cuadro de texto de Datos de la Respuesta. Esta persona

y el Administrador de la Base de Datos sern las nicas personas que
pueden modificar el texto en este cuadro.
Cuando se crea el comentario, si ste se va a enviar a una persona distinta
al creador del papel de trabajo de origen, el nombre en el campo de
Solicitar Revisin se puede cambiar. El nuevo nombre aparecer sobre el
segundo cuadro de texto de Datos de la Respuesta.
Una vez que el comentario se guarda por primera vez, el nombre sobre el
segundo cuadro de texto de Datos de la Respuesta no cambiar por el
nombre del campo de Solicitar Revisin; siempre aparecer el primer
nombre. La persona que Responde originalmente y la persona listada en el
campo de Solicitud de Revisin tendrn acceso al segundo cuadro de texto
de Datos de la Respuesta.
Si la persona en el campo de Solicitar Revisin no tiene otro acceso de
seguridad al formulario (diferente a estar en la lista de Solicitar Revisin),
y se cambia el campo de Solicitar Revisin a otro nombre, al momento de
guardar el formulario ya no tendr acceso a la ventana de Datos de la
Respuesta, o al Comentario. El usuario tendr una notificacin dicindole
que ya no posee acceso para leer la ventana y no podr ver el comentario
en el Men de los Papeles de Trabajo.
Nota: Los comentarios pueden ser borrados automticamente al cerrar
la auditora seleccionando esa opcin en la Configuracin del
Sistema. Si se selecciona esta opcin, los comentarios se
eliminarn inmediata y permanentemente de la base de datos.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento,

modificaciones que se hayan realizado.
permitiendo
guardar
las
Guardar
Imprimir
Hacer click para imprimir los datos del documento.
Docs Enlazados

a otro documento.
Archivos

Aprobacin
de
Comentarios
Los comentarios son documentos dentro de la auditora y se les debe

otorgar Aprobacin Final antes de que se pueda cerrar la auditora. En la
Configuracin de Seguridad se puede definir quin tendr el permiso para
otorgar aprobacin final a un comentario.
Consulte la seccin de Configuracin de Seguridad de la Gua de
Si la persona que aprob un comentario necesita re-abrirlo, puede eliminar
la aprobacin haciendo click en el botn Eliminar en la pestaa de
Aprobacin. Cuando se remueve la aprobacin, el nombre de la Persona
que Responde aparecer en el campo de Solicitar Revisin y el estado
cambiar nuevamente a En Revisin..
Consulte la seccin de Revisin y Aprobacin en la pgina
para ms informacin.
Flechas Arriba
Abajo
105


100
Tareas Prcticas
Creacin de Comentarios
1. Abra otra auditora de entrenamiento y resalte un documento.
2. Cree un Comentario utilizando cualquiera de los mtodos disponibles.
3.
Ingrese informacin en el campo Datos del Comentario.
4. Seleccione la persona apropiada del campo Solicitar Revisin.
5. Guarde y Cierre el Comentario. Note cmo su Comentario se muestra en el Men de los

Papeles de Trabajo.
Responder Comentarios
1.
Encuentre un comentario en la ventana de Papeles de Trabajo para Revisar en la

Pantalla Principal.
2.
Haga doble-click en el comentario para abrirlo.
3.
Ingrese informacin en el campo de Datos de la Respuesta.
4.
Seleccione la persona adecuada en el campo de Solicitar Revisin.
5.
Guarde y Cierre el Comentario.
6.
Note cmo su Comentario se puede ver en el Men de los Papeles de Trabajo

101
FLECHAS ARRIBA ABAJO / REVISIN Y APROBACIN

El Men Opciones, Preferencias de Usuario tiene una casilla de verificacin para visualizar la
pestaa de opciones en la parte inferior de cada pgina cuando se abra la ventana. En lugar de
hacer clic en Flechas Arriba Abajo, puede tildar la opcin Mostrar Pestaa de Opciones
cuando se abre el formulario para que se muestre automticamente las pestaa de
opciones.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para ms informacin.
Flechas Arriba Abajo

Todos los documentos en el Men de los Papeles de Trabajo tienen informacin adicional que se
muestra u oculta mediante las Flechas Arriba Abajo ubicadas en la parte inferior izquierda de la
pantalla. Las pestaas donde se almacena esta informacin se describen ms abajo.
Pestaa Papeles de Trabajo

La pestaa Papeles de Trabajo esta disponible en los documentos de Programa y Planeacin.
Todos los Papeles de Trabajo asociados se mostrarn en la pestaa Papeles de trabajo.
Abrir
Seleccionar un tem y hacer click en Abrir o doble click para abrir el tem.
Nuevo
Se pueden crear nuevos Papeles de Trabajo haciendo click en Nuevo.
Pestaa Lista de Actividades
Esta pestaa est disponible en los formularios de Programa y todas las Listas de Chequeo de
Actividades asociadas se mostrarn en la pestaa Lista de Actividades.
Abrir
Puede acceder resaltndola y presionando el botn Abrir o haciendo doble click en

el tem.
Nuevo
Pueden crear nuevas Listas de Control de Actividades presionando el botn Nuevo

y seleccionando la lista de control aplicable de la biblioteca de Plantillas
Estndares.
Pestaa Observaciones
102
La pestaa de Observaciones aparece en el formulario Papel de Trabajo y muestra todas las

Observaciones asociadas con ese papel de trabajo.
Abrir
Puede acceder resaltndola y presionando el botn Abrir o haciendo doble click en

el tem.
Nuevo
Haciendo click en Nuevo se crea una nueva Observacin.
Pestaa Plan de Accin

La pestaa Planes de Accin aparece en el formulario de Observaciones y muestra los Planes de
Accin asociados con esa observacin.
Abrir
Puede acceder resaltndolo y presionando el botn Abrir o haciendo doble click en

el tem.
Nuevo
Haciendo click en Nuevo se crea un nuevo Plan de Accin.

103
Pestaa Comentarios
Esta pestaa
est disponible en todos los formularios. Todos los comentarios asociados a un documento se
mostrarn en la pestaa de Comentarios.
Abrir
Puede acceder resaltndolo y presionando el botn Abrir o haciendo doble click en

el tem.
Nuevo
Haciendo click en Nuevo se puede crear un nuevo Comentario.

104
Pestaa Revisin
Autorizacin de Edicin
en Proceso
Los documentos tienen como estado preestablecido En Proceso.

Esto hace que el documento aparezca con un crculo verde en el
Men de los Papeles de Trabajo.
Puede ingresar nombres adicionales en el campo de Autorizacin
de Edicin en Proceso para permitir acceso de colaboracin si se
desea.
Nota: Slo estarn disponibles para seleccionar como editores
adicionales los nombres de usuarios que tienen
autorizacin para modificar el documento.
Lista de Editores
Actuales
Cuando un documento est En Proceso, la Lista de Editores

Actuales mostrar primero los individuos y despus los roles. Si un
determinado rol tiene restricciones de categoras, esas categoras
aparecern entre parntesis despus del rol. Tambin mostrar el
nombre del Creador si ste tiene autorizacin para modificar, lo
que normalmente ocurre.
Solicitar Revisin
Al ingresar un nombre en el campo Solicitar Revisin cambia el

estado del documento a En Revisin. Esto har que el documento
aparezca con un crculo amarillo en el Men de los Papeles de
Trabajo. El botn de Limpiar remover el nombre que aparece en
el campo de Solicitar Revisin
El documento slo debera enviarse para revisin al final del
proceso ya que esto cambiar la seguridad del mismo, de modo
que las personas que podran modificar el documento cuando se
encuentra En Proceso ahora slo podrn leerlo. nicamente la
persona a la que se solicit revisin puede modificar el documento.
Esto asegura que se revise y apruebe la versin ms actual del
documento.
Al poner el nombre de la persona en Solicitar Revisin, este
documento tambin aparecer en la ventana de Papeles de Trabajo
Para Revisar de esa persona en la pantalla principal.
Solicitar Revisin
Masiva
Puede enviar documentos individuales para revisin utilizando la

Pestaa de Revisin, o pueden seleccionar varios documentos en el
Men de los Papeles de Trabajo y utilizar el botn de Solicitar
Revisin Masiva. Si se utiliza el botn de Solicitar Revisin
Masiva, el usuario deber seleccionar de una lista el nombre que
desea que aparezca en el campo de Solicitar Revisin.

105
Pestaa Aprobacin
Aprobacin Preliminar
La Aprobacin Preliminar puede ser otorgada por cualquier persona

que tenga acceso para edicin del documento. Puede haber
mltiples Aprobaciones Preliminares y el sistema guardar el
registro del nombre, hora y fecha.
IMPORTANTE:
Se sugiere que el documento permanezca En

Proceso mientras recibe Aprobacin Preliminar o
retroalimentacin durante la fase del trabajo de
campo, o que se remueva la Solicitud de
Revisin con el botn Limpiar. Una vez que se
guarda el documento, el estado regresar a En
Proceso.
Pueden aprobar documentos individuales utilizando la Pestaa de

Aprobacin, o pueden seleccionarse varios documentos en el Men
de los Papeles de Trabajo y utilizar los botones de Aprobacin
Preliminar Masiva o Aprobacin Final Masiva. Se les pedir
seleccionar el nombre que desea que aparezca en el campo de
Solicitar Revisin para direccionarlo a la prxima persona que
aprueba o edita.
Aprobacin Final
Al otorgar Aprobacin Final cambiar el estado del documento a

Aprobado y ste aparecer con un crculo rojo en el Men de los
Papeles de Trabajo.
Una vez que se otorga la Aprobacin Final, el documento ser de
slo lectura. La Aprobacin Final puede ser eliminada por la
persona que la otorg o por el Administrador de la Base de Datos
mientras la auditora est activa. Esto cambiar el estado del
documento a En Proceso. Todas las ediciones y aprobaciones se
documentan de manera automtica en la pestaa de Historia.

106
Consulte la seccin de Configuracin de Seguridad de la

Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para
mayor informacin respecto a quien puede dar Aprobacin
Final.
Pestaa Historial
El programa registra la historia del formulario: Nombre, fecha, hora y accin realizada.

107
Tareas de Prctica
1.
Abra un documento en su auditora.
2.
Utilice la pestaa de Revisin para enviar un documento a Revisin.
3.
Utilice la pestaa de Aprobacin para aprobar documentos individuales que le han sido
enviados para aprobacin.
4.
Utilice el botn de Solicitar Revisin Masiva para enviar varios documentos a revisin.
5.
Utilice los botones de Aprobacin Masiva para aprobar documentos que le han sido
enviados para revisin.

108
BORRAR, RESTAURAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS

Borrar Documentos
Se pueden borrar uno o ms documentos resaltndolos en el Men de los Papeles de
Trabajo y presionando el botn Borrar. Utilice la tecla Ctrl para seleccionar varios
documentos.
Importante:
Cuando
se borra un documento, todos los documentos hijos

relacionados tambin se borran.
Consulte la seccin de Configuracin de Seguridad de la Gua de Configuracin para

ms informacin sobre quin tiene autoridad para borrar documentos en la base de
datos.
El sistema mostrar una ventana advirtindole que se borrarn todos los documentos
seleccionados.

109
Restaurar Documentos
Luego que los documentos han sido borraron, desaparecen del Men de los Papeles de Trabajo y
de otras reas del sistema, pero pueden ser restaurados mientras no sean eliminados de forma
permanente de la base de datos.
En el Men de Papeles de Trabajo, haga click en Archivo / Restaurar para abrir la pantalla que le
permite consultar todos los documentos que han sido borrados.
Cerrar
Hacer click para cerrar la pantalla.
Restaurar
Hacer click para ver la Ventana de Restauracin. Todos los documentos

que se han eliminado desde la ltima eliminacin de forma permanente, y
que el usuario tiene autorizacin para restaurar, aparecen en esta ventana.
Cualquier usuario que poda modificar el documento antes de que fuera
borrado, as como tambin el Administrador de la Base de Datos, pueden
restaurar el documento seleccionando presionando Restaurar en el men
de la izquierda.
Eliminar
Hacer click para eliminar el documento. nicamente el Administrador de la

Base de Datos puede eliminar documentos del sistema de forma
permanente. Para eliminar de forma permanente los documentos,
resltelos y presione Eliminar.
Seleccionar
Todo
Hacer click para seleccionar todos los documentos en la ventana o usar el

botn Ctrl para seleccionar mltiples documentos.

110
Enlace de Documentos
ENLACE DE DOCUMENTOS
Muchos documentos tiene un enlace a un origen, pero puede querer hacer una referencia
cruzada de documentos adicionales. Ejemplos seran enlazar papeles de trabajo a su programa
de auditora (es posible de otra seccin de trabajo de campo, ya que en la misma seccin estn
asociados a ese documento). La funcin de referencia cruzada de documentos enlazados incluye
las siguientes opciones:
Docs Enlazados
DocLinks
Un Documento Enlazado es un enlace dentro de un

documento que llevar al usuario a otro documento. El otro
documento puede estar adjuntado, incrustado, colocado en el
texto enriquecido, etc. Esto no abre el documento, muestra
donde se encuentra el documento; puede seleccionar abrir el
documento.
Puede crear un enlace que muestre mltiples documentos.
Los documentos enlazados solamente se usan cuando enlaza
un documento de AutoAudit con otro. Los documentos
enlazados pueden colocarse en el texto enriquecido de
documentos u otros documentos, que se pueden modificar en
AutoAudit.
Puede crear
documentos:
documentos
enlazados
en
los
siguientes
Planeacin
Programa
Matriz de Prueba
Papel de trabajo
Observacin
Lista de Actividades
Informes
Enlace Punto a Documento
Los documentos de Microsoft Excel y Word deben ser creados

por AutoAudit para poder utilizar las opciones de enlace
punto a documento. Los Enlaces Punto a Documento
enlazarn cierto punto de un documento a otro documento.
Esto no abrir el otro documento. Puede ser cualquier tipo de
documento.
Enlace Punto a Punto
Los documentos de Microsoft Excel y Word deben ser creados

por AutoAudit para poder usar la opcin de Enlace punto a
punto. Puede copiar y pegar desde documentos previamente
creados a un documento en blanco creado por AutoAudit para
usar las caractersticas de enlace.
El enlace Punto a Punto unir un lugar determinado de un
documento con un lugar especfico en otro documento. El
otro documento que debe ser tambin un documento de
Word o Excel creado por AutoAudit.

111
MACRO DE ENLACE A PUNTO

Dentro de una auditora, donde pueda usar la Macro de Enlace a un Punto de un documento,
puede iniciar un enlace a Punto:
1. Enlace Punto-a-Punto entre documentos incrustados y/o anexados
a.
Incrustado a Incrustado
b.
Incrustado a Anexado
c.
Anexado a Anexado
d.
Incrustado a Incrustado
Los enlaces Punto-a-Punto aparecern en color VERDE en los documentos

incrustados o anexados.
2. Enlace Punto a Documento desde documentos incrustados o anexados
a.
Documento incrustado a un formulario de AutoAudit para Windows
b.
Documento anexado a un formulario de AutoAudit para Windows
Los enlaces Punto-a-Documento aparecern en color AZUL en los documentos

incrustados o anexados
NOTE: No estar ejecutando Word o Excel fuera de AutoAudit cuando se intente usar las
macros de Enlace o de Reportes de AutoAudit, pues puede impedir que funcionen
correctamente.
Abrir un Archivo Anexado para crear un enlace.
Haga Click en Archivos para acceder al archivo

anexo donde iniciar el enlace.

112
Verifique que el
archivo que va a
enlazar no est
Retirado. Si est
Retirado por otra
persona, no podr
realizar cambios
ni agregar un en
enlace de Punto.
Si no est
retirado, haga
click en Modificar
para poder hacer
cambios.
Esta accin
Retirar el archivo
para Ud.
Usar la Macro Open PointLink Dialog en Word
Agregar la Macro Open PointLink Dialog en documentos Word

Si la macro no es visible en la barra de herramientas
1.
haga click en el men Ver/Barras de Herramientas.
2.
Seleccione la Barra de Herramientas PointLinks.
Si la macro no existe en el documento y la barra no est disponible (porque el documento fue

creado fuera de AutoAudit), puede agregar la macro de esta forma desde el documento mismo:
3.
Haga click en Herramientas.
4.
Haga click en Plantillas y complementos
5.
Seleccione Adjuntar.
6.
En la pantalla de Adjuntar, cambie Archivos tipo: por All Files (*.*).
7. Busque y seleccione BD2468.aot (macro de Enlace de Punto). Podr encontrarla en

C:\Archivos de programa\AutoAudit\Templates.
8.
Haga click en Abrir.
9.
Haga click en OK en la pantalla de Plantillas y complementos.

113
Agregar la Macro Open PointLink Dialog a documentos de Office

2007
1.
Hacer click en el botn Microsoft Office
2.
Hacer click en Opciones Word.
3.
Hacer click en Complementos.
4.
En la lista de administracin, selecionar Complementos Word, y luego hacer click en

Si.
5.
Hacer click en the pestaa Plantilas.
6.
Hacer click en Agregar, buscar la macro BD2468.aot (en C:\Archivos de

programa\AutoAudit\Templates), seleccionarla, y hacer click en S.
Macro "Open PointLink Dialog en Microsoft Excel

Cuando trabaje con Microsoft Excel, la macro Open PointLink solamente existir en los
documentos creados a partir de la plantilla de Excel de AutoAudit.
Si posee una planilla Excel existente, corte y pegue el contenido de esa planilla en una
planilla Excel creada previamente desde AutoAudit.

114
Usar la Macro Open PointLink Dialog en Excel

Luego de que haya retiraro el archivo Excel para poder modificarlo, para poder usar la macro
Open PointLink Dialog:
1.
Hacer click en Herramientas.

2. Hacer click en Macro.
3. Hacer click en Macros.
4.
Seleccionar la macro OpenPointLinkDialog .
5.
Hacer click en Ejecutar.

115
DOCUMENTOS ENLAZADOS
Crear Enlaces
Un enlace se puede crear haciendo click en DocsEnlazados en la columna izquierda de la
pantalla.
La ventana de DocsEnlazados aparece. Haga click en Nuevo Enlace para ver la lista de
documentos en esa auditora.
Cerrar
Hacer click para cerrar la ventana de DocsEnlazados.
Nuevo Enlace
Hacer click para abrir la lista que contiene todos los documentos de la
auditora. Seleccionar el documento a enlazar y hacer click en OK. Use la
techa Ctrl para seleccionar mltiples documentos.
Borrar
Hacer click para borrar el enlace seleccionado.
Copiar Ref
Copiar Ref copiar el nmero de referencia en el portapapeles, de donde se

puede pegar despus en el campo de texto enriquecido de un documento.
Esto permitir a los lectores del documento saber que hay un Documento
Enlazado asociado con ese documento y que est disponible en la ventana de
Documentos Enlazados.

116
Seleccionar un Documento para Enlazar
Seleccionar el documento a enlazar, presionar la tecla Ctrl para seleccionar mltiples

documentos, y hacer click en OK.
Los links se listan en la pantalla de DocsEnlazados. Hacer doble click en el tem para ir
directamente a ese documento.
Hacer click en Copiar Ref para copiar el nmero de referencia en el portapapeles, de

donde se puede pegar despus en el campo de texto enriquecido de un documento. Esto
permitir a los lectores del documento saber que hay un Documento Enlazado asociado
con ese documento y que est disponible en la ventana de Documentos Enlazados.
El sistema muestra como pegar lo copiado en el enlace dentro del documento. Hacer
click en OK para continuar.

117
Para pegar el enlace en su documento presionar Ctrl+V donde desee insertarlo en el

documento.
Ver en azul el enlace insertado en su documento. Un usuario puede no entender que es el
enlace, ya que ser un nombre asignado por el programa, y es simplemente una referencia. Si
lo desea, puede incluir instrucciones de uso con su documentacin tecleando las instrucciones
fuera del enlace, o en el enlace mismo como se muestra a continuacin.

118
ENLACE PUNTO-A-DOCUMENTO
Crear un Enlace Punto-a-Documento
Los archivos Microsoft Word y Microsoft Excel creados en AutoAudit soportan la funcionalidad de
enlaces Punto-a-Punto y Punto-a-Documento.
Para utilizar esos tipos de enlace, abra su documento incrustado o anexado y haga click en el
botn Open PointLink Dialog de la barra de herramientas. Estar disponible solamente en
documentos Word or Excel incrustados o anexados creados en AutoAudit.
Los Enlaces Punto-a-Documento enlazarn cierto punto de un documento a otro documento. Los
documentos de Microsoft Word y Microsoft Excel creados dentro de AutoAudit soportan enlaces
Punto-A-Documento.
Para usar el Enlace Punto-a-Documento, abrir el objeto incrustado dentro de su documento de
AutoAudit y hacer click en el botn de la barra de herramientas Open PointLink Dialog. Solo
estar disponible desde un documento incrustado con AutoAudit de Word o Excel.
Si desea utilizar esta funcin con documentos creados fuera de AutoAudit, debe crear un
documento de Word o Excel en AutoAudit, y copiar el contenido externo del documento
de Word o Excel en el documento de AutoAudit.
Si est creando un documento incrustado Word o Excel en AutoAudit hacer click en Yes
en la pantalla. (Informacin adicional de Excel se presenta mas adelante en esta
seccin)
Los enlaces son macros y estn programadas en AutoAudit. Es muy importante seguir
los procedimientos para el enlace para que la macro funcione correctamente.
Como se mencion antes, puede crear un enlace Punto-a-Documento desde cualquier
documento incrustado de Word o Excel creado en AutoAudit. Hacer click en el botn de la barra
de herramientas Open PointLink Dialog y elegir la opcin Crear Enlace Punto-aDocumento, y luego hacer click en el tilde verde.
Create enlace Punto-a-Documento
Click en este botn

119
REEMPLAZAR TOKENS
Si elige la opcin Reemplazar Tokens, aparece la siguiente pantalla mostrando todos los
tokens disponibles para ser reemplazados en el documento por el valor de esos campos en la
auditora en AutoAudit. Los nombres de los tokens disponibles puede consultarse en la pgina 73
Hacer click en Yes para reemplazar los tokens.

Hacer click en No para no reemplazar los tokens.
Para ms informacin acerca de Tokens mirar la pgina 73.
Documentos Disponibles
Seleccionar el documento a enlazar. Ingresar una identificacin en Prefijo de Enlace en la vista
Documentos Disponibles. Cuando seleccione el documento, hacer click en el Tilde Verde.

120
El sistema muestra en azul el enlace creado en el documento especfico. Puede crear ms de un

Enlace a Documento en un documento.
Para abrir el enlace en el documento especifico, colocar el cursor en el enlace que abri, y hacer
click en el botn de la barra de herramientas Open PointLink Dialog.
Abrir documento enlazado
Click en este botn
Hacer click en el Tilde Verde para completar el enlace.

Si tiene ms de un enlace en un documento, y no coloca el cursor sobre un enlace
concreto, el programa ejecuta toda la macro y lo lleva a travs de todos los links.
Terminar en el lugar en el ltimo lind.
Cerrar el Enlace de Documentos

Cuando cierra un documento enlazado, retornar al documento fuente original.
IMPORTANTE Si el documento fuente es un documento de Microsoft Word o Microsoft
Excel, regresar al documento fuente original dentro de AutoAudit, no al
archivo incrustado.
Para acceder al archivo incrustado original, haga click sobre el archivo fuente
sobre la barra de herramientas inferior y expanda la aplicacin.

121
Para acceder al archivo incrustado original, haga

click en la barra de tareas de Windows sobre el
icono del archivo para expandir el programa.

122
ENLACE PUNTO-A-PUNTO
Crear un Enlace Punto-a-Punto
Los documentos de Microsoft Word y Microsoft Excel creados dentro de AutoAudit
soportan enlaces Punto-a-Punto.
Los Enlaces Punto-a-Punto vincularn un punto determinado de un documento a cierto punto de
otro documento. Debe crear un enlace en el documento original y pegar una copia del enlace en
el documento solicitado. Cierre y guarde el documento solicitado y, a continuacin, cierre y
guarde el documento original. No intente poner en marcha el enlace o hacer otra cosa hasta que
la macro se complete con xito y se haya guardado.
Abra el documento incrustado o el documento anexado. Coloque el cursor en el punto del
documento donde le gustara insertar el enlace Punto-a-Punto. Cree el enlace punto a punto
haciendo click en el botn de la barra de herramientas Open PointLink Dialog.
Crear enlace Punto-a-Punto
Click en este botn.
Elegir Crear Enlace Punto-a-Punto.

Hacer click en el tilde verde.
La aplicacin pegar un enlace en texto de color verde en el documento y abrir la
pantalla de Documentos disponibles para enlazar.
Documentos Disponibles
La ventana muestra todos los documentos de la auditora.
Seleccionar el documento AutoAudit al que se quiera enlazar.
Puede crear un nombre para el documento que se selecciona en el cuadro de texto
Prefijo de Enlace. Aparecer en la ventana el nombre del enlace personalizado, a la
derecha.
123
Hacer click en el tilde verde cuando las opciones se hayan seleccionado.
Aparecer el detalle de los documentos anexados.
En la lista de documentos Anexados, determine si el destino ser un documento incrustado o un

documento anexado:
Seleccionar Archivos
Anexados
Seleccionar el documento de la lista de Anexados y hacer

click en el botn con tilde verde
Seleccionar Archivos
Incrustados
Hacer click en I will place the point-to-point link in an

embedded object y luego en el botn con tilde verde.
Si selecciona un archivo anexado, y ste no est retirado, recibir el aviso de que ser retirado
para Ud. Haga Click en Yes.
Si selecciona un archivo anexado, y ste esta retirado para edicin, entonces recibir un aviso
de que no puede pegar el enlace en el documento de destino.
Nota:
Retirar un documento previene que otros usuarios puedan modificarlo.
Se abre el documento de destino. Coloque el cursor en el lugar del documento donde quiera que
el enlace Punto-a-Punto sea insertado:

124
Abra el botn de la macro Open PointLink Dialog y seleccione la opcin Paste Point-ToPoint Link.
Pegar Point-To-Point Link.
Luego que el programa

pega el enlace Punto-aPunto en color verde en
el documento, guarde
los documentos
(origen/ destino).
El programa pega el enlace de destino de color verde en el

documento.

125
Vuelva al documento de origen, que puede estar minimizado en la barra de tareas. Asegrese
que el mismo enlace est incluido en el documento, guarde y cierre el documento. Esto es
importante para guardar la macro completamente. Vuelva al documento y compruebe el enlace.
Para usar el enlace Punto-a-Punto, abra el documento y ubique su cursor en el enlace verde del
enlace Punto-a-Punto y haga click en el botn de la barra de herramientas Open PointLink
Dialog. Elija Abrir Documento Enlazado. El sistema lo llevar directamente al lugar
especificado del documento requerido.
Abrir Documento Enlazado
Click en este botn.
Puede crear ms de un enlace en el documento pero el cursor debe estar en el enlace del
documento que quiere abrirse cuando seleccione Abrir Documento Enlazado.
Un enlace Punto-a-Punto funciona en los dos sentidos funciona desde ambos documentos. Puede
ir al documento donde cre el enlace e ir al nuevo documento. Puede ir al nuevo documento y
retroceder al documento original.
IMPORTANTE:
Los documentos de Microsoft Excel y Word deben ser creados dentro de

AutoAudit para utilizar las opciones de enlace a punto. Puede copiar y
pegar documentos previamente creados en un documento en blanco
creado en AutoAudit para utilizar las opciones de Enlace.
Dentro del objeto incrustado, posicionar el cursor donde desea pegar el enlace. Hacer click en la
barra de herramientas de Open Pointlink Dialog para acceder a las opciones de enlace.
Seleccionar la opcin Paste Point-To-Point Enlace (Pegar Enlace Punto-A-Punto) y
hacer click en tilde verde.

126
Pegar enlace Punto-a-Punto
Click en este botn.
Su enlace Punto-A-Punto ser pegado en el lugar exacto donde posicion el cursor en el objeto
incrustado. Todos los enlaces Punto-A-Punto aparecern en texto verde.
Seleccione la X en la esquina superior derecha tanto en el documento fuente como en el

enlazado para guardar y cerrar cualquier documento incrustado.
Para abrir el enlace, abrir el documento fuente y posicionar el cursor en el nombre del enlace.

127
Hacer click en la barra de herramientas Open Pointlink Dialog (Abrir Opciones de

Enlace) para acceder a las opciones de enlace.
Seleccione la opcin Open Linked Document (Abrir Documento Enlazado) y haga click
en el tilde verde.
Abrir Documento enlazado
Click en este botn.
El usuario ser llevado automticamente al documento enlazado y el enlace ser resaltado.

128
Tareas de Prctica
Crear un enlace
1.
Ubicar y abrir un documento, por ejemplo Documento de Planeacin.
2.
En el men de la izquierda, hacer click en DocsEnlazados.
3.
Hacer click en Nuevo Enlace.
4.
Seleccionar el documento a enlazar. Use la tecla Ctrl para seleccionar mltiples

documentos.
5.
Click OK. Vea la lista de documentos seleccionados en el cuadro de dilogo.
6.
Seleccione los documentos deseados para crear la referencia. Haga click en Copiar Ref
para copiar una referencia al portapapeles.
7.
Hacer click en OK al mensaje que aparece.
8.
Ubique su cursor en el rea de Texto Enriquecido donde desee copiar la referencia. Use
las teclas CTRL-V para pegar la referencia.
Nota:
Si se seleccionan mltiples documentos, solamente un nmero de referencia se

copia y pega por vez.
Crear un Enlace Punto-a-Documento

1.
Seleccionar un documento que tiene un Word incrustado. Verificar que el estado del
documento sea En Proceso y la macro Pointink est disponible
2.
Abrir el documento incrustado en su documento de auditora
3.
Ubique su cursor dentro del rea de texto enriquecido en el lugar que hace referencia a
la informacin.
4.
Hacer click en la barra de herramientas de Open Pointlink Dialog .
5.
Elegir Create Point-to-Document Enlace y hacer click en el tilde verde.
6. Seleccionar el documento a enlazar desde la lista de Documentos Disponibles.

7.
Seleccionar el nombre de enlace deseado y haga click en el tilde verde.
8.
Guardar y Cerrar todos los documentos afectados.
9.
Verificar que el enlace abra el documento original.
10. Poner su cursor en el enlace creado recientemente.

11. Hacer click en la barra de Herramientas de Open Pointlink Dialog
12. Seleccionar Open Linked Document y hacer click en el tilde verde.
Crear un Enlace Punto-a-Punto (Objeto incrustado en el rea de Texto Enriquecido)

1.
Seleccionar un documento que tiene incrustado un documento Word. Compruebe que

tiene la macro Pointlink y que est En Proceso.
2.
Abrir el documento incrustado en su documento de AutoAudit.
3.
Ubicar su cursor en el rea de texto enriquecido en el lugar donde quiere hacer

referencia a la informacin.
4.
Hacer click en la barra de herramienta Open Pointlink Dialog.
5.
Elegir Crear Enlace Point-to-Point y hacer click en el tilde verde.
6. Seleccionar el documento que se enlazar desde la lista de Documentos Disponibles.

7.
Seleccionar el nombre de enlace deseado y haga click en el tilde verde. El documento

secundario se abrir.
8.
Ubicar su cursor donde desea que aparezca el numero de referencia.
9.
Presionar las teclas CTRL-V para pegar el enlace.
10. Guardar y cerrar todos los documentos y verificar el enlace.

129
Nota: Asegrese de guardar su documento de auditora con el enlace pegado.
Crear un Enlace Punto-a-Punto (de un objeto incrustado a otro)

1. Seleccionar un documento que tenga un documento incrustado de Word. Compruebe
que tiene la macro Pointlink y que est En Proceso.
2.
Abrir el objeto incrustado en su documento de AutoAudit.
3.
Ubicar el cursor en el texto enriquecido donde quiera que comience la informacin.
4.
Hacer click en la barra de herramientas Open Pointlink Dialog.
5.
Elegir Create Point-to-Point Enlace y hacer click en el tilde verde.
6. Seleccionar el documento a enlazar desde la lista de Documentos Disponibles.

7.
Seleccionar el nombre de enlace deseado y haga click en el tilde verde. El documento

secundario se abrir.
8.
Abrir el documento incrustado en el documento secundario.
9.
Ubicar su cursor donde desea que aparezca el numero de referencia.
10.
Abrir la barra de herramientas Open Pointlink Dialog
11.
Seleccionar copiar Enlace punto a punto y hacer click en el tilde verde.
12.
Guardar y cerrar todos los documentos y verificar el enlace.

130
Cerrar una Auditora
CERRAR UNA AUDITORA

Todos los documentos en la auditora deben tener Aprobacin Final antes de que se pueda cerrar
la auditora.
Una auditora se cierra en el Documento de Planeacin, de modo que ste debe ser el nico
documento que an necesite la Aprobacin Final cuando se est listo para cerrar la auditora.
Resalte la seccin de Planeacin y haga doble click para abrir el Documento de Planeacin.
En el Documento de Planeacin, ingrese la fecha en el campo de Fecha de Cierre Real

para documentar la fecha de cierre.
Luego cambie el Estado a Cerrado.
El Estado se debe cambiar a Cerrado antes de que se le pueda dar Aprobacin Final al
Documento de Planeacin.
Una vez que se cambia el Estado, se le puede dar Aprobacin Final a este documento.
Nota: Al Documento de Planeacin no se le puede dar Aprobacin Final Masiva.

131
Cerrar una Auditora
Una vez que el documento es Guardado y Cerrado, se cerrar la Auditora. Cuando se cierra una
auditora, todos los documentos de la auditora que se han borrado sern eliminados de forma
permanente.
Importante
No podr cerrar la
auditora hasta que
todos los
documentos, excepto
el Documento de
Planeacin, hayan
recibido Aprobacin
Final
Reabrir una Auditora Cerrada

Una auditora puede ser re-abierta eliminando la aprobacin del Documento de
Planeacin y cambiando el Estado de la auditora de Cerrado a Activo
La nica persona que puede eliminar la Aprobacin es la persona que otorg Aprobacin
Final o el Administrador de la Base de Datos; al igual que solamente la persona que
puede abrir una observacin cerrada es el Administrador de la Base de datos.
Para eliminar la Aprobacin, abra el documento, abra la pestaa de Aprobacin y haga

click en el botn Eliminar.
Puede aparecerle una notificacin de que el documento es de slo-lectura y que
cualquier cambio realizado al documento incrustado no se guardar.

132
Cerrar una Auditora
COPIAR UNA AUDITORA

Para crear mltiples versiones de auditoras existentes, de manera eficiente, esta disponible la
funcin de Copiar. La copia de la auditora captura la planificacin, papel de trabajo, informes, y
los documentos de control de calidad incluidos en la auditora.
Mensajes que aparecen con opciones para la ejecucin de la copia:

Est seguro que quiere copiar esta Auditora? Hacer click Si o No.
Cul debe ser el ao fiscal? Ingresar el ao fiscal para el que quiere generarse la
copia de la auditora en el cuadro de texto y hacer click en OK.
Cul debe ser el nombre de la Auditora? Ingresar el nombre en el cuadro de texto
y hacer click en OK.
Debe cambiarse el creador de cada documento copiado por el usuario actual?
Elegir S para reemplazar a todos los creadores por el usuario conectado. Esto le permite
al creador tener permiso de edicin para copiar documentos de auditora. Elegir No para
conservar el nombre del creador de los documentos originales
Quiere limpiar el historial y eliminar las aprobaciones de los documentos y
pasar su estado a En Proceso? Elija S o No segn lo que desee realizar.
Quiere copiar los Archivos Anexos? Elija S si quiere que los archivos anexos
existentes se copien a la nueva auditora. Elija No para que no se copien.
Desea copiar tambin las Observaciones y Planes de Accin? Elegir S No segn
lo que requiera.
Copia finalizada. Hacer click en Aceptar.
Copiar documentos entre Auditoras

Puede copiar carpetas individuales/carpetas de trabajo de campo y documentos a un lugar fuera
de una auditora. Hacer Click con el botn derecho y utilizar la opcin de Copiar / Pegar del
men de Papeles de Trabajo para copiar secciones completas y documentos entre auditoras.
La opcin Copiar Aqu har copias duplicadas en la ubicacin actual.

133
Cerrar una Auditora
COPIAR UN PROGRAMA O UNA MATRIZ DE PRUEBA

Puede hacer click con el botn derecho sobre un Programa o una Matriz de Pruebas para copiar
toda la seccin en otra auditora. Para pegar un Programa o una Matriz, hacer click con el botn
derecho en la vista en rbol sobre en un Programa o Matriz de Prueba, sobre la Auditora y elija
Pegar en el Opcin Trabajo de Campo
Mensajes que aparecen:

Esta seguro que quiere copiar esta Seccin? Hacer click Si para continuar.
Filtro Auditora: Seleccionar opcin de filtro. Elija Sin filtro, mostrar todos los
nombres de las auditoras o filtrar por categora. Hacer click en OK
Hacer click para seleccionar la Auditora en la que desea copiar la carpeta.
Hacer click en OK
Debe cambiarse el creador de cada documento copiado por el usuario actual?
Elegir Si para reemplazar a todos los creadores por el usuario conectado. Esto le permite
al creador tener permiso de edicin para copiar documentos de auditora.
Quiere eliminar la historia de modificaciones, las aprobaciones y pasar al
estado En Proceso?. Hacer click en S o No segn se requiera.
Quiere copiar los archivos adjuntos? Elija S No segn requiera
Copia finalizada. Hacer click en Aceptar

134
Cerrar una Auditora
COPIAR UN DOCUMENTO
Hacer click con el botn derecho en un documento para copiar. De este modo, el ID del
documento queda en el portapapeles. Navegar a un documento "padre" adecuado y elija Pegar
en el men del botn derecho. Pegar estar habilitado si se selecciona un documento "padre"
adecuado. Por ejemplo, si se copia un Plan de Accin slo se puede pegar sobre una
Observacin. Una Observacin solo puede pegarse sobre un Papel de Trabajo.
Tambin puede hacer click con el botn

derecho y utilizar la opcin Copiar aqu. La
opcin Copiar Aqu har copias duplicadas
en la ubicacin actual.
Aparecern los siguiente mensajes:

Cuntas copias desea? Ingrese el numero de copias deseada y haga click en OK.
Quiere copiar los archivos adjuntos? Elija S, No o Cancelar

135
Evaluacin de Riesgo y Planeacin Anual
EVALUACIN DE RIESGO Y PLANEACIN ANUAL

CONFIGURACIN DE EVALUACIN DE RIESGOS
Puede definir el criterio del riesgo y su ponderacin. AutoAudit permite personalizar sus
documentos de Evaluacin de Riesgos a un gran nivel de detalle, dependiendo de las
necesidades del departamento. Para personalizar un documento de Evaluacin de Riesgos, se
necesita crear una nueva Plantilla Estndar. Cuando se crea un nuevo documento de Evaluacin
de Riesgo por Procesos del Negocio o Evaluacin de Riesgo Vertical, podr utilizar la informacin
personalizada de la Plantilla Estndar.
Crear una Nueva Plantilla de Evaluacin de Riesgo

Para abrir el dilogo de Plantillas Estndares, haga click en Biblioteca, Plantillas
Estndares desde el Men Principal. Seleccione Plantillas Estndares para ver el
cuadro de dialogo de seleccin de Plantillas.
Seccin
Seleccionar Evaluacin de Riesgo.
Tipo de
Documento
Puede seleccionar Riesgo Vertical o ERPN, dependiendo de la Evaluacin de

Riesgo Estndar que desee crear.
Si Usted selecciona Riesgo Vertical tendr la opcin para un Subtipo.
Subtipo
Existen tres Subtipos estndares: Sistemas de Informacin, Evaluacin de

Riesgo de Oficina y Evaluacin de Riesgo Estndar. Pueden modificarse,
eliminarse y agregar nuevos Subtipos.
El campo Subtipo est disponible cuando la plantilla de Evaluacin de
Riesgo Vertical est siendo creada.
Nuevo
Hacer click en el botn para crear una nueva plantilla de Evaluacin de

Riesgos.
Cuando se crea una plantilla de Evaluacin de Riesgo Vertical, tendr la
opcin de comenzar con un cuestionario en blanco o usar uno de los
cuestionarios previamente creados como plantilla base para el nuevo
cuestionario.
Se pueden crear mltiples plantillas de Evaluacin de Riesgo Vertical, pero

el sistema permite una plantilla ERPN la cual puede modificarla.
Modificar
El botn Modificar permitir modificar la plantilla de Evaluacin de Riesgos

136
seleccionada
Vista Previa
El botn Vista Previa permitir visualizar la plantilla de Evaluacin de

Riesgos seleccionada
Cerrar
Hacer click para cerrar la pantalla de seleccin de Plantillas, sin crear una
plantilla de nuevo riesgo.
Restaurar
Configuracin
Haga click y el sistema restaurar la informacin de las plantillas con su

contenido original inicial.
Importante: Al restaurar la configuracin de las plantillas, se
sobrescribir cualquier plantilla existente usando los
nombres preestablecidos.
Personalizar la Evaluacin de Riesgo Vertical
Subtipo
Se debe ingresar manualmente el Subtipo.
Posibles Preguntas
Agregar
Hacer click para crear una nueva pregunta. Puede personalizar la posible
pregunta, la ponderacin (peso) asignada y el orden en el que aparecer en la
lista, ingresando la informacin en los espacios disponibles. El sistema tambin
permite la opcin de una caja de comentarios para una pregunta, donde la
informacin de la respuesta puede ser incorporada manualmente por el
responsable.
Modificar
Hacer click para cambiar la pregunta seleccionada.
Eliminar
Hacer click para borrar la pregunta seleccionada.
Posibles Respuestas
Agregar
Hacer click para crear una nueva respuesta. Puede personalizar la posible
respuesta, asignarle valor y el orden en que aparecer en la lista de respuestas,
ingresando la informacin en los espacios disponibles.
Modificar
Hacer click para modificar la pregunta seleccionada.

137
Eliminar
Hacer click para borrar la pregunta seleccionada.
Vista
Previa
Se mostrar automticamente, una Vista Previa de la pregunta seleccionada, tal

como aparecer en la plantilla de Evaluacin de Riesgo Vertical. Puede probar el
efecto de seleccionar cada respuesta alternativa.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, preguntando si quiere guardar los cambios
si se han hecho modificaciones.
Guardar
Personalizar la Evaluacin por Proceso de Negocios

En Seleccin de Plantillas, Tipo de Documento, seleccione ERPN y luego seleccione Modificar
para mostrar el dilogo Configuracin ERPN.
Pestaa Configuracin de Riesgo

Todas las categoras de riesgo se desplegarn en la lista de la derecha. Haga doble clic para
modificar el riesgo.

138
Posicin
La Posicin es el orden en que el riesgo aparecer en la plantilla de Evaluacin

de Riesgos por Procesos del Negocio. Cuando se crea una nueva categora de
riesgo, la prxima posicin disponible ser asignada, pero puede ser
modificada. El botn Reestablecer Posicin del ndice automticamente
reestablecer el nmero de la Posicin al prximo nmero disponible de la lista
de Categoras de Riesgo.
Niveles
Usted puede seleccionar los niveles 1 y 2 de una lista desplegable o escribirlo

manualmente. Si se escribe manualmente, estar disponible en la lista
desplegable para futuros riesgos que puedan ser incorporados en la plantilla de
Evaluacin de Riesgos por Procesos del Negocio. El nivel 3 debe ser ingresado
manualmente y permite hasta 50 caracteres.
Peso
El peso (ponderacin) multiplicar la puntuacin de la respuesta seleccionada

para calcular los valores de riesgo inherente y residual.
Descripcin
Para una breve descripcin del riesgo del negocio y la fuente de ese riesgo,
esencialmente, definiendo que podra ir mal.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, preguntando si quiere guardar los

cambios si se han hecho modificaciones.
Nuevo
Hacer click en nuevo para crear una categora nueva de riesgo y asignar la
prxima posicin disponible.
Guardar
Eliminar
Hacer click para eliminar una categora de riesgo seleccionado.
Cancelar
Hacer click para cancelar una nueva categora de riesgo creada sin guardar los
cambios.
Vista Previa
El texto Vista del men de la izquierda, mostrar la plantilla de Evaluacin de

Riesgos de Procesos del Negocio usando la informacin de la categora de
riesgo que se tiene listada.

139
Pestaa Configuracin de Respuestas
Agregar
Crear una nueva respuesta. Puede personalizar, la posible respuesta, el valor

asignado y el orden en que aparecer en las cajas desplegables, ingresando la
informacin en los espacios disponibles.
La respuesta est limitada a 50
caracteres o menos.
Modificar
Le permite modificar la respuesta seleccionada.

140
Eliminar
Hacer click para borrar la respuesta seleccionada.
Cerrar
Vista
Previa
Hacer click para mostrar la plantilla de Evaluacin de Riesgos de Procesos del

Negocio usando la informacin de la categora de riesgo que se tiene listada.
Nota: Los Riesgos Inherente y Residual tendrn las mismas posibles
respuestas para todas las Categoras de Riesgos.

141
VISTA DEL UNIVERSO DE RIESGOS

La Vista del Universo de Riesgos le permitir ver no slo toda la informacin de la Evaluacin de
Riesgo, Usted podr crear documentos de Evaluacin de Riesgos y programar auditoras
directamente desde esta vista.
Para abrir la Vista del Universo de Riesgos, haga click en Evaluacin de Riesgos, Vista de
Riesgo en la Pantalla principal o desde el Men Principal.

142
Documentos de la Vista de Evaluacin de Riesgos

AutoAudit le permite configurar la forma en que desea visualizar los documentos de Evaluacin
de Riesgos.
En la esquina superior izquierda, seleccione el tipo de documentos de Evaluacin de Riesgo que
desea visualizar. El sistema permitir seleccionar Riesgo Vertical, ERPN o Ambos, dependiendo
de las preferencias que haya establecido en la Configuracin del Sistema.
Ver la Seccin Configuracin del Sistema de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
Hacer click en un encabezado de columna con el botn izquierdo del mouse y arrstrelo
a la esquina izquierda. Esto clasificar la lista por esa columna.
Hacer click en el encabezado de la columna con el botn derecho del mouse para
ordenar por esa columna. Puede ordenar en forma ascendente o descendente. El
sistema permite mltiples ordenamientos, reteniendo del ordenamiento anterior tanto
como sea posible.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, preguntando si quiere guardar los

cambios si se han hecho modificaciones.
Imprimir
Hacer click para ver una Vista Previa de la impresin para verificar y
realizar cualquier modificacin, antes de imprimir.
Plegar Todo
Hacer click para plegar los documentos al primer nivel de clasificacin.
Expandir Todo
Hacer click para expandir todos los niveles de clasificacin, mostrando

cada documento de Evaluacin de Riesgo individual.
Programar tems seleccionados

Hacer click para programar una Auditora directamente desde la Vista del
Universo de Riesgos. Esto programar una auditora por cada documento
de Evaluacin de Riesgo que haya seleccionado.
Use la tecla Ctrl para seleccionar mltiples documentos.
Introduzca el ao fiscal para el que sern programadas las
auditoras seleccionadas.
Recibir un aviso notificando que las auditoras han sido
configuradas y que pueden ser vistas en la seccin de Fuerza de
Trabajo del sistema. Estas auditoras tambin pueden ser
accedidas desde el Men de los Papeles de Trabajo.
Para modificar el documento de Evaluacin de Riesgo, hacer doble
click en el documento en la lista de la derecha.
Crear ERPN
Crear Riesgo
Vertical
Para crear un nuevo documento de Evaluacin de Riesgo, haga click en

cualquiera de los textos Crear ERPN o Crear Riesgo Vertical en el men
de la izquierda.
Consulte la seccin de Evaluacin de Riesgo Vertical y ERPN de
este manual para ms informacin.

143
Nota: El texto que estar disponible, Crear ERPN o Crear Riesgo

Vertical, depender de las preferencias que hayan sido
seleccionadas en la Configuracin del Sistema.
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema de la Gua de
Guardar como
Predeterminado
Hacer click para guardar la clasificacin actual, el orden y ancho de las

columnas como configuracin predeterminada.

144
EVALUACIN DE RIESGO VERTICAL

La Evaluacin de Riesgo Vertical documenta los diferentes riesgos encontrados dentro de un
rea o sistema identificado. El total de riesgo es calculado con varias preguntas ponderadas.
Esas preguntas pueden ser modificadas usando una Plantilla Estndar.
Nota: La Evaluacin de Riesgo Vertical estar disponible, si este tipo de riesgo ha
sido habilitado en la Configuracin del Sistema.
AutoAudit para ms informacin.
Consulte la seccin de Plantillas Estndares de la Configuracin del Sistema para ms
informacin.
Crear una Evaluacin de Riesgo Vertical

Para crear un nuevo documento de Evaluacin de Riesgo Vertical, hacer click en Crear Riesgo
vertical.
Seleccionar el tipo Riesgo Vertical de la lista desplegable y seleccionar OK.

145
Nombre
El Nombre puede ser seleccionado de la lista desplegable o ingresado

manualmente. Si el Nombre es incorporado manualmente, este estar disponible
en el men desplegable para futuras evaluaciones de riesgo.
Vista de
Categoras
Las Categoras pueden ser seleccionadas haciendo click en el botn de Vista de

Categoras. stas pueden ser personalizadas usando la funcionalidad de
Configurar Categoras.
El cuadro de Categoras de Identificacin de Riesgos listar aquellas Categoras
que han sido asociadas con la Evaluacin de Riesgo, las que son determinadas
durante la Configuracin del Sistema. Hasta cuatro categoras pueden ser
asociadas con los documentos de Evaluacin de Riesgo para hacerlos nicos.
Las Categoras en el cuadro de la derecha listar todas las Categoras que
pertenecen al documento de Evaluacin de Riesgo. No hay lmite en el nmero
de Categoras que pueden ser seleccionadas en este cuadro.
Consulte la seccin de Configuracin de Categoras de la Gua de
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema de la Gua de
Cerrar
Guardar

146
Imprimir
Hacer click para imprimir los datos de los documentos.
Eliminar
Hacer click para borrar la Evaluacin de Riesgo Vertical seleccionado.
Visualizar Preguntas/Respuestas
Al presionar Shift + F8 muestra todas las respuestas desde la pregunta 200 si parecen cortadas
en la parte inferior de la ventana.
Mostrar Detalles con Botn de Flechas Superior
Mostrar detalles con la flecha

Haciendo click en la flecha superior hacia abajo de Mostrar Detalles, se muestra informacin
adicional que permite controlar los datos de riesgo vertical y el formato relacionado, as como la
opcin para seleccionar archivos e incrustarlos como objetos.
El objeto incrustado puede ser en formato Microsoft Word, Excel o PowerPoint. El archivo
seleccionado es incrustado como un objeto dentro del documento y ste puede ser
posteriormente activado usando el programa usado para crearlo. El objeto insertado es
mostrado como un cono el cual puede ser activado cuando se necesite.
Preguntas
Las preguntas en una Evaluacin de Riesgo Vertical pueden ser personalizadas usando una
Plantilla Estndar. Las preguntas pueden ser respondidas manualmente y un resultado ser
calculado basado en el valor y peso asignado a la pregunta especfica. El valor del riesgo total se
calcular en la parte inferior del formulario.
Consulte la seccin de Plantillas Estndar de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
Mostrar Detalles con botn de Flechas Inferior

Haciendo click en la flecha ubicada mas debajo de Mostrar Detalles, le permite ver datos de la
Historia del documento.

147
Tareas de Prctica
1. Desde la Vista del Universo de Riesgo, seleccione Crear Riesgo Vertical para crear un
nuevo documento de Evaluacin de Riesgo Vertical.
2.
Ingrese un nombre en el campo Nombre.
3.
Seleccione Categoras.
4.
Abra la flecha de arriba y abajo e ingrese la informacin en el campo de texto

enriquecido.
5. Responda las Preguntas.

6.
Guarde y Cierre el documento de Evaluacin de Riesgo Vertical.
7.
Observe cmo el documento de Evaluacin de Riesgo Vertical aparece en la Vista del

Universo de Riesgos

148
EVALUACIN DE RIESGO POR PROCESO DE NEGOCIOS

(ERPN)
Un eficiente flujo de la documentacin de auditora de las empresas es el elemento vital del xito
de una auditora. El documento de Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocios (ERPN) puede
usarse para ayudar a automatizar los papeles de trabajo de la auditora.
Usar Documentos ERPN

Para usar la creacin masiva de papeles de trabajo para un ERPN, primero debe
activar la funcionalidad en la Configuracin del Sistema y configurar la informacin en
el programa.
La Configuracin del Sistema solamente esta disponible si tiene el rol del
Administrador de la Base de datos.
Habilitar Evaluacin de Riesgo

Seleccionar Opciones, Configuracin del Sistema desde la barra de herramientas. En la pestaa
Categoras/Evaluacin de Riesgo, seleccionar la opcin Habilitar Evaluacin de Riesgos y los
tipos de evaluacin.


149
Crear una plantilla ERPN en la Biblioteca

Seleccionar Biblioteca, Plantillas Estndares para crear una plantilla en la biblioteca para que
los auditores puedan completar. Elegir ERPN y hacer click en Modificar para incluir todos los
posibles elementos de ERPN en la plantilla maestra de ERPN.
Configurar la informacin de las preguntas y respuestas para encontrar los requerimientos de

informes ERPN. Para ayudar a categorizar el ERPN, tiene tres niveles que pueden ser definidos.
Puede crear un nuevo elemento de ERPN haciendo click en Nuevo.

El nuevo elemento puede incluir un nuevo nivel 1; nivel 2 o nivel 3.
Tambin puede renumerar al lugar en la lista de elementos donde este tem debe ser
incluido haciendo click en el botn Reestablecer Posicin del ndice.
Consulte la seccin de Plantillas Estndares en la Gua de Configuracin de AutoAudit
para Windows

150
Crear una Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocio

Nota:
La Evaluacin de Riesgos por Procesos de Negocio est disponible si en la

Configuracin del Sistema ha sido habilitado este tipo de Evaluacin de Riesgo.
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema de la Gua de Configuracin para ms

informacin.
Para crear un nuevo ERPN

En el margen superior izquierdo asegurarse que este seleccionada ERPN.
Para crear un nuevo documento de Evaluacin de Proceso de Negocio, hacer click en
Crear ERPN.
Cerrar
Hacer click para cerrar la Vista de Riesgo Universal.
Imprimir
Hacer click para imprimir los documentos seleccionados.
Eliminar
Hacer click para eliminar un documento ERPN o de Riesgo Vertical. Puede

seleccionar mltiples tems para borrar.
Plegar Todo
Hacer click para plegar todos los documentos debajo del primer nivel de
clasificacin.
Expandir Todo
Hacer click para expandir todos los niveles de clasificacin, mostrando cada
uno.
Programar tems
Seleccionados
Hacer click para programar los tems seleccionados.
Crear ERPN
Hacer click para crear un documento de Evaluacin de Riesgo de Proceso de

Negocio.
Crear Riesgo
Vertical
Hacer click para crear un documento de Riesgo Vertical.
Guardar como
Predeterminado
Hacer click para guardar la actual categorizacin como predeterminado.

151
Completar el Documento de Evaluacin de Riesgo por Proceso de

Negocio
La Evaluacin de Riesgo por Procesos del Negocio muestra los diferentes riesgos encontrados en
un proceso del negocio y el modelo de riesgo que ser utilizado para determinar cmo esos
riesgos van a ser probados.
Proceso
Los Procesos disponibles en la primera lista desplegable, son los Procesos ya

identificados en los documentos de ERPN. Para agregar un nuevo Proceso,
ingrese manualmente la informacin en el cuadro de texto. Una vez que el
documento es guardado y cerrado, el proceso estar disponible en la lista
desplegable para uso futuro.
Subproceso
Los Subprocesos disponibles son los Subprocesos individuales ya identificados

en los documentos de ERPN. Para agregar un nuevo Subproceso, ingrese
manualmente la informacin en el cuadro provisto. Una vez que el documento
es guardado y cerrado, los subprocesos estarn disponibles en la lista
desplegable para uso futuro.
Categoras
Las Categoras pueden ser seleccionadas haciendo click en el botn de Vista

de Categoras. Estas pueden ser personalizadas usando la funcionalidad de
Configurar Categoras. El cuadro de Categoras para Identificacin del Riesgo
listar aquellas Categoras que han sido asociadas con la Evaluacin de
Riesgos, lo que se determina durante la Configuracin del Sistema. Hasta
cuatro categoras pueden ser asociadas con el documento de Evaluacin de
Riesgos para hacerlo nico. Las Categoras en la caja de la derecha listar
todas las Categoras que pertenecen al documento de Evaluacin de Riesgos.
No hay lmites en el nmero de Categoras que pueden ser seleccionadas en
este cuadro.
Consulte la seccin de Configuracin de Categoras en la Gua de
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema en la Gua de

152
Haciendo click en la flecha hacia abajo de Mostrar Detalles, se muestra

informacin adicional que permite controlar los datos de la ERPN y el formato
relacionado, as como una opcin para seleccionar un archivo e insertarlo como
un objeto.
El objeto insertado puede ser en formato Microsoft Word, Excel o PowerPoint.

El archivo seleccionado es insertado como un objeto dentro del documento y
este puede ser posteriormente activado usando el programa usado para
crearlo. El objeto insertado es mostrado como un cono el cual puede ser
activado cuando se necesite. Activando la flecha hacia Arriba y Abajo, se abrir
y cerrar la seccin donde una descripcin u objeto insertado puede ser
agregado en el rea de texto enriquecido.
Niveles de Riesgos y Descripciones de Riesgos

Los Niveles de Riesgos y Descripciones de Riesgos son riesgos globales
definidos para la compaa en la Plantilla Estndar de ERPN.
Consultar la seccin de Plantillas
Estndares
de
la
Gua
de
Riesgo Inherente, Control de Procedimientos y Riesgo Residual

Las columnas de Riesgo Inherente, Procedimientos de Control y Comentarios y
Riesgo Residual tendrn la misma informacin de la plantilla ERPN. Los totales
de Riesgo Inherente y Residual se calcularn en la parte inferior de la pantalla.
Esta informacin puede ser modificada haciendo click en la caja provista.
Nota:
El valor del Riesgo Residual debe ser menor o igual al valor del
Riesgo Inherente.
Cerrar
Hacer click para cerrar el documento, avisando que guardar si se han

realizado cambios.
Nuevo
Hacer click para crear un nuevo formulario de Evaluacin de Riesgo por

Proceso de Negocio. Los valores de riesgo y procedimiento de control
conservarn sus valores.
Guardar
Hacer click para guardar cambios.
Imprimir
Hacer click para imprimir datos del documento.
Eliminar
Hacer click para eliminar la Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocio.

153
Ocultar
Hacer click para exhibir solamente los riesgos con un puntaje de riesgo
inherente mayor que cero. Esto lo har ms fcil si hay muchos riesgos en la
Plantilla Estndar y solamente unos pocos riesgos son aplicables para este
proceso.
Esto es un filtro y el usuario puede elegir exhibir todos los riesgos despus de
que hayan sido ocultados, haciendo click en Mostrar. Esta configuracin se
mantendr de modo que la prxima vez que se abre el documento los riesgos
sern ocultados o exhibidos segn aplique.
Archivos

Flechas Arriba
Abajo

Gua para crear Procedimientos de Control y Comentarios

Cuando se documente el campo Procedimientos de Control y Comentarios, se pueden usar los
siguientes pasos. Hay diferentes maneras para colocar la celda en modo de modificacin:
1.
Presionar F2
2. Presionar Enter o la barra espaciadora

3.
Hacer doble click en el campo
4.
Presionar cualquier tecla como a.
Note que si usted hace esto todo el texto de la celda ser eliminado y solo ver
una a. Si Usted no quiere que suceda eso, presione la tecla de Escape y sus
datos originales sern reestablecidos.
La tecla de Escape puede ser usada cuando se han hecho cambios a una celda,
pero no se quieren conservar.
Si es necesario un retorno de carro en una celda, entonces el usuario debe
mantener presionada la tecla CTRL y presionar Enter.

154
Matriz de Prueba
La informacin en una Evaluacin de Riesgo por Proceso de Negocio se puede usar cuando se
crea una Matriz de Prueba durante en una auditora.
Para crear papeles de trabajo masivos desde un ERPN en una Auditora
Consulte la seccin Matriz de Prueba en la pgina 38 para ms informacin.
Consulte la seccin de Creacin Masiva de Papeles de Trabajo desde una Matriz de
Prueba en la pgina 47 para ms informacin.
Consulte la seccin de Papeles de trabajo en la pgina 43 para ms informacin.
Despus de crear en forma masiva los Papeles de Trabajo, puede compararlos con el
tem de la biblioteca correspondiente. Consulte los Formatos Estndares de la Gua de
Tareas de Prctica
1. Desde la Vista de Riesgo Universal, seleccionar Crear ERPN para crear un nuevo
documento ERPN.
2.
Ingresar un Proceso y Subproceso.
3. Seleccionar Categoras.
4.
Abrir la flecha Arriba y Abajo e ingresar informacin en el campo de texto enriquecido.
5. Seleccionar un Riesgo Inherente, ingresar un Procedimiento de Control y Comentario y

seleccionar un Riesgo Residual.
6.
Elegir mas de un riesgo e ingresar solo un riesgo inherente.
7.
Guardar y Cerrar el documento de ERPN.
8.
Note que aparece el documento ERPN en la Vista de Riesgo Universal

155
Planeacin Anual
PLANEACIN ANUAL
La vista de Planeacin Anual le permite ver informacin de horas para todo el ao fiscal.
Contiene el resumen de todas las horas planeadas, estimadas, programadas y reales (Registro
de Horas) para el departamento. Esta vista tambin muestra las variaciones entre las horas
planeadas y las estimadas, las horas planeadas y las programadas y las horas planeadas y
reales. Los totales anuales tambin son incluidos.
Para abrir la Planeacin Anual, hacer click en Evaluacin de Riesgos, Planeacin Anual de la
barra de herramientas.
La vista de Planeacin Anual muestra los meses basado en el inicio de su Ao fiscal establecido
en la configuracin del Sistema. Por ejemplo, si su ao fiscal comienza en enero, los meses
sern mostrados desde enero hasta diciembre. Si el ao fiscal es establecido para comenzar en
julio, los meses sern mostrados desde julio hasta junio.
AutoAudit para Windows para mas informacin.

156
Planeacin Anual
Incorporar Horas Planeadas

Cuando ingresa a la Planeacin Anual por primera vez, la columna de las Horas Planeadas para
cada mes estar predeterminada en cero. Para ingresar las horas planeadas para su
departamento, hacer doble-click sobre la lnea de cada mes e ingrese las horas planeadas para
ese mes en la caja apropiada.
Horas
Planeadas
Esta es la nica columna en la pgina donde puede ingresar informacin. Los

nmeros en las columnas restantes son calculados automticamente
Horas
Estimadas
Las horas estimadas para cada mes son tradas de lo registrado en la

Configuracin de Auditora para cada actividad que tiene al menos un da
programado en ese mes y que tiene el mismo Ao Fiscal seleccionado en la
caja desplegable de Ao Fiscal. Los nmeros mostrados en esta columna son el
nmero de horas correspondientes en proporcin al nmero de das que estn
programados en el mes. Por lo tanto, si una actividad comienza el 21 de abril
y termina el 16 de mayo, habr 10 das de horas mostradas en el mes de abril
y 16 das de horas mostradas en mayo. AutoAudit toma las horas estimadas y
las divide entre el nmero total de das para distribuir estas horas en el mes
correcto. Cualquier cambio realizado a las horas estimadas para una actividad
en el formulario de Configuracin de Auditora, actualizar automticamente la
informacin en la Planeacin Anual.
Horas
Programadas
Las horas programadas para cada mes son la sumatoria de horas que cada
auditor asignado a un proyecto est programado para trabajar en ese proyecto
en ese mes para el Ao Fiscal especificado. AutoAudit busca cada da en que
est programado y asigna las horas en el mes correspondiente. Las horas
programadas incluyen Actividades Inactivas y No Cargables.
Si se asigna a un auditor por horas, entonces el horario se divide entre los
meses segn sea necesario. Para las asignaciones por hora, la ventana de
planificacin anual cuenta el nmero total de das entre las fechas de comienzo
y finalizacin de la auditora y, a continuacin, se divide el nmero total de
horas por el nmero total de das. Todos los das entre las fechas de comienzo
y finalizacin recibe la misma cantidad de horas. Esto no es teniendo en cuenta
los fines de semana, por lo que los meses con ms das recibir un porcentaje
ligeramente mayor de horas.
Horas Reales
Las horas reales para cada mes son el total de horas que los empleados han
cargado a cualquier actividad o a actividades para cada da a travs del
Registro de Horas. Las Horas Reales incluyen Actividades Inactivas y No
Cargables. Estas horas no estn basadas en el Ao Fiscal, si no en el ao real
para el que las horas fueron informadas.
Horas Planeadas a Estimadas (Plan-Est)

Esta columna le muestra la diferencia o variacin entre el nmero de horas
ingresado manualmente en las Horas Planeadas para un mes en particular y el
nmero estimado de horas en el formulario de Configuracin de Auditora para
todas las auditoras. La columna % Variacin muestra la variacin en
porcentaje.
Horas Planeadas a Programadas (Plan-Prog)
ingresado manualmente en las Horas Planeadas para un mes en particular y la
sumatoria de horas que cada auditor asignado a un proyecto est programado
a trabajar en ese mes. La columna % Variacin muestra la variacin en
porcentaje de las horas planeadas que han sido programadas.

157
Planeacin Anual
Horas Planeadas a Reales (Plan-Actual)

ingresado manualmente en las Horas Planeadas para un mes en particular y el
nmero de horas que los auditores han cargado a todas las actividades en ese
mes. La columna % Variacin muestra la variacin en porcentaje de las horas
planeadas que han sido completadas.
Cerrar
Hacer click en el botn para cerrar el documento, avisando al usuario para

guardar, si se han hecho modificaciones.
Guardar
Hacer click en el botn Guardar para guardar los cambios, si tiene permiso
para modificar.
Imprimir
Hacer click en el botn para abrir el cuadro de dilogo de Impresin, donde

tiene las siguientes opciones:
Imprimir la Planeacin Anual como se muestra: la ventana de Vista
Preliminar mostrar la cuadrcula tal cual aparece en la pgina, completa con
los bordes y colores que seleccion en Preferencias del Usuario.
Imprimir datos de la Planeacin Anual en Tabla: la ventana de Vista
Preliminar muestra una tabla completada con los datos de la cuadrcula sin
ningn formato. Si Usted elige guardar esta vista preliminar como un
documento de Texto Enriquecido o Word, puede modificar la tabla en Word
como cualquier tabla de Word.
Preferencias
Para abrir el dilogo de las Preferencias desde la pgina de Planeacin Anual, seleccione
Preferencias, Configurar Colores del men desplegable. Tambin puede abrir el dilogo de
Preferencias haciendo click en Opciones, Preferencias del Usuario desde el men Principal.
Consulte la seccin de Preferencias de la Gua de Configuracin para ms informacin

158
Configuracin de Auditora, Programacin y Calendario
CONFIGURACIN DE AUDITORA, PROGRAMACIN Y

CALENDARIO
CONFIGURACIN DE AUDITORA
La Vista Configurar Auditora le permite ingresar sus proyectos de trabajo, o Auditoras, para las
cuales Ud. programar a sus Auditores. Las Auditoras y las personas asignadas a ellas se
pueden ver en la vista del Calendario para visualizar donde y como estn distribuidos sus
recursos.
Antes de agregar una nueva Auditora

Antes de agregar Auditoras, hacer click en el men Preferencias, Abrir Preferencias de para
configurar las preferencias del usuario para las nuevas auditoras. Por ejemplo, estas
preferencias le permitirn establecer predeterminada fechas de inicio y de fin, sin tener que
introducirlas manualmente.
Consultar en la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows la seccin de
Preferencias para ms informacin.
Agregar una nueva Auditora

Las Auditoras pueden ser programadas desde la Vista del Universo de Riesgos o desde la
Pantalla Inicial. Para programar una Auditora desde la Pantalla Inicial, abra la vista Configurar
Auditora haciendo click en Programacin de la Fuerza de Trabajo, Configuracin de
Auditora.
Las Auditoras se pueden aadir una por vez o se pueden importar desde una base de datos
Access 97 o Access 2000.
Consulte la seccin de Importacin para ms informacin de cmo importar auditoras.

Para programar una Auditora a partir de Evaluacin de Riesgo, seleccione Programar tems
Seleccionados. Esto programar una Auditora para cada documento de Evaluacin de Riesgo
que haya seleccionado. Use la tecla Ctrl para seleccionar varios documentos. Ingrese el ao
fiscal paral cual las auditoras seleccionadas estn siendo programadas. Recibir un aviso
notificndole que las Auditoras fueron configuradas y pueden ser vistas en la seccin del
sistema de Fuerza de Trabajo. Esas Auditoras pueden tambin ser accedidas desde el Men de
los Papeles de Trabajo.
159
Nota: Las fechas predefinidas son determinadas por sus configuraciones en

Preferencias del Usuario. Si tiene la opcin Preestablecer Fechas marcada, se
usan las fechas que coloc o seleccion o la fecha actual, de lo contrario se
predeterminan ambas fechas a la fecha actual.
Tipo de Auditora
Puede usar la vista de Configurar Auditora para ingresar las Auditoras Cargables o Actividades
No Cargables, tales como das feriados, perodos de vacaciones, entrenamiento o conferencias. A
todas las Auditoras se les puede asignar auditores, pero para las Auditoras No Cargables no se
generarn papeles de trabajo.
Si escogi la opcin de incluir las Auditoras No Cargables como conflictos en la Configuracin
del Sistema, esos rangos de tiempo sern incluidos en la determinacin de conflictos de
programacin en la pgina de Programacin.
Consulte la seccin de Configuracin del Sistema en la Gua de Configuracin para ms

informacin sobre considerar Auditoras no cargables como conflictos.
Vea la Seccin de Asignacin de Actividades No Cargables de esta Gua para ms
informacin sobre cmo implementar das feriados y vacaciones en su departamento.
Nueva Fase
Las Fases le permiten "desagregar" cada actividad en tareas especficas. Por ejemplo, un
proyecto puede consistir de Fase de Planeacin, Fase de Trabajo de Campo y Fase de
Seguimiento para permitir que los papeles de trabajo sean completados. Puede haber diferentes
conjuntos de habilidades requeridos para cada fase, y por lo tanto, Auditores diferentes
asignados a cada fase. El uso de las Fases le permite asignar Categoras para cada parte de la
Auditora que podran tener criterios diferentes y/o especficos para asignar Auditores calificados.
Las Fases tambin permiten tanto registrar las horas y gastos apropiados que aplican a cada
fase del proyecto como agrupar las horas y gastos totales para el proyecto.
Todas las fases para una Auditora sern agrupadas conjuntamente cuando se vea el Calendario
o se corran los proyectos Snap! Report.
Nota: Las Auditoras se hacen nicas concatenando el ao fiscal, el nombre de la
Auditora y la Fase. Todos los registros con el mismo ao fiscal y el mismo
nombre de Auditora, pero diferentes Fases, son "vinculadas" conjuntamente
como una sola Auditora. Cambiando el nombre de la Auditora sobre cualquier
registro remueve el vnculo a los otros. Cambiando el nombre de una Auditora
no vinculada por el de otra, la vincula" a ese grupo.
Para aadir una nueva fase a su actividad, no tendr que rescribir toda la informacin que ya
haya introducido. Haga clic sobre la actividad a la que desee aadir una fase, y luego haga clic
sobre Fase Nueva. AutoAudit le permitir entonces introducir una nueva Fase de Auditora,
Fecha de Inicio, Fecha de Culminacin y Horas Estimadas, pero mantendr el resto de la
informacin de la actividad. Usted puede cambiar cualquier informacin remanente si ya no
aplica a esa fase nueva.
Nombre de Auditora y Fase

La Auditora, Fecha de Inicio y Fecha de Culminacin son campos obligatorios. Si se tienen
fijadas las Preferencias para ingresar las fechas automticamente para esos valores, stas
aparecern cuando se presione Nuevo. Si no, se le pedir un rango de fechas cuando guarde el
registro.
Fecha de Inicio y Fin

Presione la flecha del lado derecho de los campos de fecha de Inicio/Culminacin para abrir una
interfase de calendario dinmico para seleccionar las fechas de Inicio/Culminacin en lugar de
escribirlas. Use las flechas de cada calendario para moverse a los meses previos o siguientes del
calendario. Haciendo click en este dilogo se transferirn sus fechas de Inicio/Culminacin
seleccionadas a los campos apropiados de la pgina Configurar Auditora.
160
Nota: Las fechas predefinidas son determinadas por su seleccin en las Preferencias
del Usuario. Si Ud. tiene la opcin Preestablecer Fechas marcada, se usan las
fechas que Ud. coloc o seleccion o la fecha de hoy, de lo contrario se
predeterminan ambas fechas a la fecha actual
Horas Estimadas
Se debe colocar manualmente un valor para las Horas Estimadas. Si no se ingresa un valor para
las Horas Estimadas se usar el valor cero (0) para las horas como predeterminado.
Ao Fiscal
El Ao Fiscal actual se muestra como predeterminado, pero puede ser cambiado usando la lista
desplegable.
Informacin de Contacto
La Persona de Contacto y el Nmero de Telfono de Contacto pueden ingresarse manualmente.
Existe tambin un campo para Comentarios adicionales.
Vista de Categoras
El botn de Vista de Categoras lo llevar a la pgina de Categoras, donde puede asignar
valores a la Auditora.
Vea la seccin Categoras de la Gua de Configuracin para ms informacin.
Gerente de Fase
Puede asignar un Auditor como el Gerente de la Fase para esta Auditora seleccionando el
nombre de la lista desplegable.
Nota: Si se tiene seleccionado "Restringir el Acceso para Modificar y Asignar al
Gerente" en la Configuracin del Sistema, una vez que se guarda este registro,
slo el Gerente de la Fase podr modificar el registro nuevamente, o asignar
alguien a la misma en la Programacin. Si se deja este campo en blanco, el
acceso a modificar y asignar se revierte a lo fijado en la Configuracin del
Sistema, Configuracin de Seguridad.
El Estado de la Fase, Activo o Inactivo, est determinado por el Estado en el Documento de
Planeacin. Las Auditoras Planeadas o Activas tendrn Estado de la Fase Activo. Las Auditoras
Canceladas, Pendientes o Cerradas tendrn Estado de la Fase Inactivo.
Modificar Auditoras
Para modificar una Auditora o Fase existente, haga doble clic sobre la actividad o ttulo de la
fase en la lista de la derecha. El sistema le permitir entonces hacer los cambios en ese
documento de actividad particular.

161
Cuando se edita una Auditora, AutoAudit actualizar todos los registros de la base de datos que
se refieren a esa Auditora. Por ejemplo, si cambia el nombre de una Auditora, AutoAudit
actualizar todos los registros de Rangos de Tiempo, Informes de Horas y Informes de Gastos
relacionados, para esa Auditora. Si se cambian las fechas de la Auditora, AutoAudit tambin
cambiar las fechas de Rangos de Tiempo relacionadas y recalcular cada asignacin para ver si
el estado del conflicto del Rango de Tiempo ha cambiado. Cualquier fijacin individual de horas
por da para un Auditor tambin se revertir a las horas predefinidas del Auditor por da.
Cuando se edita la fecha de Inicio/Culminacin de una Auditora, si cualquier Rango de Tiempo
relacionado ha sido ajustado para reducir o incrementar el nmero predefinido de horas por da
para cualquier Auditor, esas horas del da se recalcularn a las horas por da predefinidas del
Auditor.
Borrar Auditoras
Antes de permitirle borrar el documento de Configuracin de Auditora, deben borrarse el
documento de Planeacin as como tambin cualquier documento adicional vinculado a esta
Auditora (incluyendo Documentos de Horas). Estos pueden ser borrados desde el Men de los
Papeles de Trabajo.
Consulte la seccin Borrar, Restaurar y Purgar Documentos para ms informacin.
Imprimir
Hacer click en Imprimir para mostrar el dilogo de Opciones de Impresin. La

vista de la Auditora puede ser impresa como impresin de pantalla (tal cual
como aparece en la pantalla) o como un informe de texto en formato de lista o
tabla.
Buscar
Buscar le permite filtrar informacin de Auditora en AutoAudit.

Consulte la seccin de Bsqueda de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
Calendario
Hacer Click en Calendario para ver la auditora actual en la vista de

Calendario.
Consulte la seccin Calendario de este manual para ms informacin.
Programacin
Hacer Click para abrir el cuadro de dilogo de Programacin, donde puede

asignar personal a cualquier actividad usando las poderosas caractersticas de
bsquedas de AutoAudit.
Consulte la seccin de Programacin de este manual para ms
informacin.

162
Tareas de Prctica
1.
Programe una Auditora usando la Programacin de la Fuerza de Trabajo, la capacidad

de Configuracin de la Auditora o desde la Vista del Universo de Riesgos.
2.
Introduzca el nombre de la Auditora
3.
Modifique la fecha de Inicio y Culminacin.
4.
Introduzca las Horas Estimadas.
5.
Introduzca una Persona de Contacto y el nmero de telfono.
6.
Observe la seccin de Comentarios.
7.
Asgnese Ud. mismo como el Gerente de la Fase.
8.
Guarde y Cierre la pgina de Configuracin de Auditora.
9.
La Auditora estar ahora disponible en el Men de los Papeles de Trabajo.

163
PROGRAMACIN
La vista de Programacin de Rangos de Tiempo le permite hacer coincidir automticamente los
atributos asignados a los Auditores con los requerimientos de las Auditoras. Esto sirve para
asegurar que las habilidades y calificaciones de los Auditores estn siendo usadas de la forma
ms efectiva posible.
Acceder a la Programacin
Para abrir la funcionalidad de Programacin de AutoAudit, elegir Programacin de Fuerza de
Trabajo, Programacin del Men principal.
Programar Rangos de Tiempo

Ver Auditoras
Una lista de las Auditoras actuales se muestra en la parte superior izquierda. Puede escoger una
vista de Todas las Auditoras, o slo de las Actividades Cargables o No-Cargables. Cuando cierra
la vista de Programacin, esta opcin se guarda, de manera que, para que la prxima vez que
se abra, la misma opcin estar seleccionada.
Hacer click en la Auditora una vez para ver detalles adicionales en la seccin de Auditora
Actual a la derecha.
Seleccionando Categoras de Bsqueda

De forma predefinida, todas las categoras estn seleccionadas(marcadas) como criterio de
bsqueda, pero puede usar una o ms de las categoras como criterio de bsqueda marcando o
desmarcando cada una de ellas. Use el botn para Marcar Todas o Desmarcar Todas (si se
marcan todas, el botn de Desmarcar Todas ser amarillo; si todas estn desmarcadas, el botn
de Marcar Todas ser amarillo).
Una vez que cambia la lista de seleccin de Categoras desmarcando una o ms selecciones,
esas selecciones permanecern con las auditoras hasta que cambie nuevamente o se cierre la
164
pgina de Programacin. Por ejemplo, si hace clic en una auditora llamada Auditora TI y fuera
del Pas = USA, Regin = Oeste, se selecciona Regin = Oeste, y luego hace click en Buscar
para encontrar los empleados correspondientes, la seleccin de Categora permanecer Regin
= Oeste. Luego si Usted hace clic en otra actividad y hace selecciones de categoras, aquellas
selecciones permanecern con la actividad hasta que se cambien. Sin embargo, no persisten
entre sesiones.
Haga click en Buscar para comenzar el proceso de hacer coincidencias. AutoAudit tratar de
hacer coincidir todos los criterios seleccionados para los Auditores activos, y entonces muestra
los resultados en la lista en la parte inferior de la pgina.
Resultados de Buscar
Los resultados de Buscar sern mostrados en la lista en la parte inferior de esta vista.
La columna % Coincidencia mostrar el porcentaje de correspondencia encontrado

para cada Auditor entre las categoras seleccionadas de la Auditora y las del Auditor.
La columna (*) mostrar una X si la asignacin de esta persona creara un conflicto en

la programacin. Un conflicto significa que al menos un da en dos o ms perodos se
solapan.
La columna Auditor mostrar el nombre del Auditor y la columna Coinciden en

mostrar las coincidencias que fueron hechas.
Para limpiar el cuadro sin implementar una nueva bsqueda, haga clic en el botn
Limpiar.
Guardar Rangos de Tiempo con las Categoras Seleccionadas

De forma predeterminada, cuando asigna a alguien a una Auditora, AutoAudit guarda las
Categoras que fueron asignadas a la Auditora para el Rango de Tiempo registrado. Esto se
sincroniza con el dilogo de seleccionar Calendario que le permite ver el Calendario por
Categora. La vista Por Categora muestra todas las Auditoras, conjuntamente con el personal
asignado, basado en la correspondencia hecha con las categoras de los Auditores.
Algunas veces, sin embargo, puede querer asignar un rango de tiempo basado en la Categora o
Categoras que ha seleccionado, que podran no ser todas las Categoras originalmente
asignadas a la Auditora. Un ejemplo sera cuando asigna personas a Auditoras No Cargables,
tales como vacaciones o das feriados.
Consulte la seccin de Auditoras No Cargables de la Gua de Configuracin para ms
informacin en la pgina 177
Cuando se selecciona esta casilla, recuerde que las categoras seleccionadas son los valores que
coincidirn en la vista Calendario cuando se use la opcin Por Categora.
Por ejemplo, si escoge ver el calendario Por Categora y elige la categora Localidad y
luego selecciona el valor Nueva York, todas las Actividades con la Categora Localidad =
Nueva York aparecern en el calendario, an cuando podran tener otras localidades
asignadas a ellas.

165
Esto trabaja bien para Actividades Cargables, donde Ud. est asignando personas a las
auditoras; sin embargo, en vacaciones sucede lo contrario; est realmente asignando
Horas de vacaciones a la personas. AutoAudit facilita este cambio en la lgica
permitiendo a los usuarios escoger Categoras para almacenar el registro de Rango de
Tiempo, en lugar de que colocar todas las Categoras de la Auditora de forma
predeterminada. Esto se hace seleccionando la opcin Guardar Rangos de Tiempo con
las Categoras seleccionadas en la vista de Programacin.
Seleccionando esta casilla antes de hacer click en Asignacin Diaria o Asignacin Por
Horas guardar el registro de Rangos de Tiempo slo con las Categoras que se han
seleccionado en la lista de Categoras. En otras palabras, la Categora o Categoras que
facilitaron la bsqueda formarn parte del registro de Rango de Tiempo.
Usar Porcentaje de Horas de Trabajo Para Asignacin Diaria

Si selecciona la casilla Usar Porcentaje de Horas de Trabajo Para Asignacin Diaria antes
de hacer click en el texto Asignacin Diaria, un cuadro de dilogo le preguntar qu
porcentaje de las horas diarias del Auditor quiere asignar a esta Auditora. Introduzca 10 para
10%, 20 para 20%, etc. Los nombres asignados aparecern en la lista de Auditores Asignados,
precedidos con el nmero de porcentaje. Las Asignaciones de Porcentaje se muestran en las
vistas calendario como barras de Rangos de Tiempo de la misma altura y color que la barra de
Rango de Tiempo de la Auditora, pero con un patrn sombreado. Sin embargo, AutoAudit usa
este porcentaje para recalcular las horas y costo totales cuando los Rangos de Tiempo son
cargados en el Calendario.
Cerrar
Hacer Click para cerrar el documento, preguntando si desea guardar los

cambios si se ha modificado.
Hacer click en Asignacin Diaria para reservar al Auditor para cada da de
la actividad y mostrarlos como conflicto cuando los rangos de fecha se
superponen.
Para asignar un Auditor, seleccione el Auditor de la lista desplegable
haciendo click. Puede seleccionar mltiples nombres manteniendo
presionada la tecla Control. Haga click en Asignacin Diaria para
asignarlos. El nombre aparecer en la lista de Auditores Asignados para la
auditora. El nombre del Auditor ser precedido con una "D" para denotar
la Asignacin Diaria y con el nmero de veces que el Auditor es asignado a
esta Auditora detrs del nombre.
Asignacin
Diaria
Las Asignaciones Diarias se muestran en las vistas calendario como barras

de Rangos de Tiempo de la misma altura y color que la barra de Rangos de
Tiempo de la Auditora, y pueden ser reducidas para que sean menor que
la longitud de la barra de Rango de Tiempo de la Auditora para reducir el
nmero de das que un Auditor trabajar en la Auditora.
Asignacin
horas
por
Hacer click en Asignacin por Horas para permitirle asignar un Auditor a

una actividad por un nmero de horas establecido, en lugar de reservarlos
para cada da completo de la actividad. Esto permite al Auditor conocer que
tiene trabajo para hacer en una actividad particular, pero no les restringe
de trabajar en otros proyectos a la vez. Las asignaciones por hora no se
muestran como conflicto cuando se hacen durante el mismo rango de
tiempo como sucede con las asignaciones diarias. Un Auditor puede ser
asignado a mltiples asignaciones por hora durante el mismo rango de
tiempo. Esas asignaciones por Hora no se mostrarn como conflictos de
tiempo.
Las Asignaciones por Hora se muestran en las vistas de calendario como
barras delgadas de Rango de Tiempo con el nombre de la Auditora o del
Auditor sobre ellas. Se mostrarn del mismo color que la barra de Rango
de Tiempo de la Auditora. Las barras de Rango de Tiempo de la Asignacin
por Horas pueden ser ajustadas en las vistas Calendario para incluir slo
una porcin del rango de fechas total de la Auditora moviendo las fechas
de Inicio y Culminacin.
Consulte la seccin de Calendario de este manual para ms
informacin en la pgina 171

166
Buscar
Eliminar
Listar Todos
Todos los RT
(Todos los
Rangos de
Tiempo
Programados)
Modificar Horas
Hacer click para ver una lista de personas, basada en las Categoras
seleccionadas. El botn Limpiar remueve los elementos de Bsqueda de la
lista de Resultados de la Bsqueda.
Cualquiera de los Auditores asignados a una actividad puede ser eliminado
simplemente haciendo clic sobre el nombre de la caja de Auditores
Asignados, y haciendo clic en el texto Eliminar en el men de la izquierda.
Se puede seleccionar ms de un nombre manteniendo presionada la tecla
Control y haciendo click en cada nombre.
Puede asignar directamente de una lista de todos los Auditores haciendo
click en Listar Todos y luego seleccionando uno o ms nombres,
escogiendo el tipo de Rango de Tiempo marcando el botn de opcin
apropiado y haciendo clic en OK para completar. Si el Porcentaje de tiempo
de la casilla de verificacin se marca, se le pedir un porcentaje de horas
diarias para asignar.
Puede ver Toda la Programacin de Rangos de Tiempo haciendo click en

Todos los RT. Esto genera un informe en la Vista Previa de Impresin que
puede ser guardado o impreso. Este informe mostrar informacin de la
Auditora, as como el personal asignado en una tabla con sus horas
programadas y cualesquiera horas real es introducidas para la Fase de
Auditora. Se presenta un total por Fase y por Auditora en un formato de
tabla al final de cada grupo de Auditora.
Hacer click para dividir asignaciones para los Auditores que estn
doblemente reservados. Cualquier cambio de fecha de inicio/culminacin
que Usted haga a la asignacin mediante la pgina de Configuracin de
Auditora o moviendo los Rangos de Tiempo en el Calendario regresar las
horas diarias a sus valores predefinidos.
Consecuentemente el cuadro de dilogo Modificar Horas debera usarse
como el ltimo ajuste despus que todas las decisiones principales de
programacin se han alcanzado.
Puede juntar asignaciones diarias individuales abriendo el dilogo Modificar Horas. Hacer click
en el nombre de Auditora para seleccionarla y luego haga clic en Modificar Horas, o haga click
con el botn derecho del mouse sobre el nombre de la Auditora y escoja Modificar Horas del
men desplegable para abrir el dilogo Modificar Horas.

167
Esto mostrar todos los Auditores asignados a la Auditora, ordenados por fecha, junto con las
horas de cada da. Puede hacer doble click en una lnea en la cuadrcula para modificar las horas
diarias. Introduzca las horas nuevas para el da, y luego haga click en OK para cambiarlas en la
cuadrcula. Usted puede modificar tantos das como desee, luego haga click en Guardar para
guardar los cambios, o en Cancelar para regresar a la pgina de Programacin sin realizar los
cambios.
Puede modificar ms de una fila a la vez seleccionando ms de una fila, usando la tecla Control
y haciendo click en Modificar para abrir el dilogo para introducir un nmero nuevo de horas.
Las horas de la primera fila se mostrarn en el dilogo, an si las filas seleccionadas no son las
mismas. Sin embargo, cuando introduce un nmero nuevo en el dilogo y hace clic en OK,
todos los registros seleccionados mostrarn el cambio.
El dilogo Modificar Horas tambin muestra el nmero total de horas para la lista (mientras
que la opcin nicamente Seleccionados est desmarcada). Si la opcin nicamente
Seleccionados est marcada, el total se mostrar para el nmero de horas de los das que se
han seleccionado. Puede seleccionar ms de un da a la vez manteniendo presionada la tecla
Control. Puede modificar horas por Auditor, seleccionando un nombre de Auditor de la lista de
asignados, y luego haciendo click en Modificar Horas o haciendo clic con el botn derecho
sobre el nombre del Auditor y escogiendo Modificar Horas del men desplegable para abrir el
dilogo Modificar Horas. Cambie tantas entradas en la cuadrcula como desee, y luego haga
click en Guardar para guardar sus cambios.

168
Conflictos
Hacer Click en Conflictos para ver la lista de todos los conflictos en los rangos de tiempos de la
base de datos.
Esto le permite ver quin est reservado doblemente y cules son los rangos de fechas. Esta
lista se puede imprimir.
Horas por Semana

Haga click en Horas Por Semana para ver las horas totales programadas para un Auditor para
un perodo de tiempo que usted especifique escogiendo las fechas de inicio y culminacin desde
los dilogos de fechas.
Todos los Rangos de Tiempo para ese rango de fechas se recopilarn en un informe, junto con
las horas totales paral perodo en la ventana de Vista Previa, donde puede imprimir los
resultados o guardarlos en un documento Word, en un archivo de texto enriquecido o un archivo
HTML.
Tambin puede obtener rpidamente las horas totales para un Auditor seleccionado el nombre
del Auditor en la lista de Asignados o en la lista de Resultados de la Bsqueda, y luego haciendo
clic para abrir el dilogo de Modificar Horas.

169
Calendario
Haga click en Calendario para ver la vista de Calendario con la actividad actual y todas sus fases
relacionadas.
Nota:
Este enlace no est disponible si abre el dilogo de Programacin desde la Vista

Calendario.
Consulte la seccin de Calendario en la pgina 171 para ms informacin.
Tareas de Prctica
1.
Desde la Pantalla Principal abra Programacin de la Fuerza de Trabajo, Programacin.
2.
Seleccione su auditora en la ventana mostrada.
3.
Use Buscar para ver los auditores en la lista de Resultados de Bsqueda.
4.
Escoja un auditor y seleccione Asignacin Diaria.
5.
Escoja un auditor y seleccione Asignacin Por Horas e introduzca horas.
6.
Marque la opcin Usar Porcentaje de Horas de Trabajo para Asignacin Diaria.
7.
Escoja un auditor y seleccione Asignacin Diaria
8.
Eliminar la marca de verificacin en Porcentaje de las horas de trabajo diarias de

Asignaciones para inactivar esta seleccin.
9.
Seleccione Listar Todos del men.
10. Seleccione un auditor y escoja Por Horas e introduzca las horas.

11. Revise la capacidad de Modificar Horas.
12. Revise la capacidad de Conflicto.
13. Revise la capacidad de Horas Por Semana.
14. Revise la capacidad de Calendario
15. Cierre la vista Programacin de Rangos de Tiempo.

170
CALENDARIO
La vista Calendario le permite determinar la distribucin del volumen de trabajo del
departamento. Puede ver dnde se estn utilizando sus recursos, y si existen o no conflictos de
tiempo. Los usuarios que no pueden cambiar la programacin no obstante pueden ver la
informacin del calendario en modo de slo lectura.
Seleccionar Programacin de Fuerza de Trabajo, Vista Calendario desde el Men Principal.
Cancelar
Hacer Click para cerrar el dilogo de Vista de Calendario sin guardar sus
selecciones.
Continuar
Una vez que haya realizado sus selecciones, haga clic en Continuar en el
para crear el calendario.
Conflictos
Hacer click en Conflictos en el men superior mostrar una lista de TODOS

los conflictos de Rangos de Tiempo en la base de datos. Esto es lo mismo
que ver los conflictos en la pgina de Programacin. Este resumen de
conflictos le permite ver dnde se necesitan cambios para evitar la doble
reservacin de Auditores en sus asignaciones.
Excluir Rangos de Tiempo de Auditor

Tambin puede elegir mostrar slo las Auditoras y no los Auditores
asignados marcando la casilla de verificacin.

171
Ordenar por
fecha
La informacin que seleccione ser mostrada en orden alfabtico a menos

que se marque la casilla de verificacin Ordenar Por Fechas, que ordenar su
informacin en orden cronolgico por la fecha de inicio.
Seleccionar
Todos
Hacer click para seleccionar todos los tems de la lista de la derecha.
No Seleccionar
Hacer click en No Seleccionar para desmarcar todos los elementos de la lista

de la derecha, esencialmente borrando cualquier seleccin previa.
Vista por
Elija la forma que desea ver la informacin.

Auditora
Auditor
categora
Todos
Cargable
No cargable
Puede ver el Calendario por Auditora, por Auditor, o cualquiera de las
Categoras definidas por los usuarios. Si lo ve Por Auditora, puede ver las
Auditoras Cargables, No Cargables o Todas las Auditoras. Dependiendo de
sus selecciones, opciones para personalizacin adicional aparecern a la
derecha, permitindole ver Auditoras , Auditores o Categoras agrupadas
especficas.
Ver todos los Rangos de Tiempo

Puede ver todos los rangos de tiempos para su seleccin.
Seleccionar Rangos de tiempos por Rango de fechas
Puede seleccionar Rangos de Tiempo por Rangos de Fecha para ingresar el
rango especifico en las casillas disponibles.
Fechas Previas
Hacer Click para volver a cargar las fechas en que se utiliz la ltima vez
que se abri el calendario.

172
Vista de Calendario
Sus Auditoras, Fases y Rangos de Tiempo por Auditor que haya seleccionado aparecern en el
calendario como barras del mismo color. Dos fases de la misma actividad sern del mismo color,
pero sern mostradas en lneas separadas para indicar que son fases separadas. Las Auditoras
separadas y los Auditores asignados a ellas aparecern en barras de diferente color. Cada
Auditora ser listada a la izquierda del calendario, y ser listada por actividad, localidad, grupo
u otra categora que el usuario elija. En las vistas Por Auditora o cualquiera de las de Por
Categora, cada Auditor asignado a una actividad particular ser listado debajo del ttulo de la
actividad. En la vista Por Auditor, cada Rango de Tiempo del Auditor se mostrar en lneas
individuales.
Ajustar y Mover Rangos de Tiempo

Puede ajustar el intervalo de tiempo de cualquier actividad haciendo click y arrastrando el final
de la barra en la vista calendario, o manteniendo presionado el botn izquierdo del mouse sobre
el centro de la barra y arrastrndola en un sentido u otro.
El sistema ajustar la longitud de la barra de la actividad y mostrar la nueva fecha de inicio o
culminacin en la medida en que mueve la flecha. La actividad completa puede tambin ser
movida desde un marco de tiempo a otro y los Auditores asignados sern movidos de acuerdo a
esto. Los Rangos de Tiempo del Auditor pueden tambin ajustarse de la misma forma. Sin
embargo, las barras de los Rangos de Tiempo del Auditor no pueden ser movidas antes de la
fecha de inicio de la Auditora o despus de la fecha de culminacin de la Auditora.
Si escogi ver el calendario con la opcin Excluir Rangos de Tiempo de Auditor marcada,
cualquier cambio hecho a los Rangos de Tiempo de la Auditora restablecer cada uno de los
Auditores asignados a las mismas fechas de inicio y culminacin de la actividad, an si un
Auditor fue previamente asignado a menos del rango completo de fecha de la actividad.
AutoAudit interpreta Excluir Rangos de Tiempo de Auditor como un punto de recomenzar, que
evita que tenga que reajustar cada barra de Rango de Tiempo individual de cada Auditor.
Cuando se guarda el Calendario, el sistema recalcula para determinar si mover el Auditor
asignado resulta en nuevos conflictos.

173
Tipos de Asignacin: Diaria, Porcentaje Diario o Por Hora

Las barras de Rango de Tiempo del Auditor para Asignaciones Diarias o Porcentajes Diarios
sern de la misma altura que las barras de la Auditora. Las Asignaciones de Porcentaje Diario
sern las mismas que las barras de Asignaciones Diarias, pero cada barra se mostrar con un
patrn sombreado. Las asignaciones por Hora se mostrarn como lneas, con el nombre del
Auditor arriba de la barra. Ambas, las barras de Rangos de Tiempo Diarias y Por Hora pueden
moverse dentro del rango de fecha de la Auditora.
Acortando la barra de Rango de Tiempo Diario o Porcentaje Diario del Auditor a menos que el
rango completo de la Auditora acortar los das y horas del Auditor para esa actividad, y puede
usarse para resolver conflictos para los Auditores que son asignados a mltiples Auditoras.
Consulte la seccin de Programacin para ms informacin.
Resumen de Rangos de Tiempo

Una lista resumen de Rangos de Tiempo para cualquier actividad o Auditor puede verse haciendo
doble click en cualquier barra de Rango de Tiempo en el Calendario. La pgina Resumen se
abrir y mostrar informacin acerca de la actividad tal como la fecha de inicio y culminacin de
la actividad, quin est asignado a la actividad, las horas y costos, estimados y programados.
Este cuadro de dilogo detallado muestra los datos de la vista de Calendario como aparece
cuando hace doble click en el Calendario. An si no ha guardado el Calendario, los datos en el
dilogo Resumen reflejarn los datos del Calendario.
Esto le permite controlar el estado actual de las horas cargadas/programadas antes de
guardar los datos.

174
Cuando cierre el dilogo Resumen, puede escoger guardar el Calendario, o puede hacer click en
Deshacer para egresar el Calendario al ltimo estado guardado.
El cuadro Resumen de Rango de Tiempo se actualiza cada vez que se abre. Puede mover las
barras de Rango de Tiempo alrededor del Grfico de Programacin y sin salvarlo, abrir el
Resumen de Rangos de Tiempo para ver el impacto que los cambios han tenido en las horas
y gastos programados.
Si ha hecho doble click en el Rango de Tiempo del Auditor, el dilogo Resumen muestra
todos los datos para ese Auditor que est mostrado actualmente en el Calendario.
Puede imprimir cualquier Resumen haciendo click en el enlace Imprimir cuando el dilogo
Resumen est abierto.
Cerrar
Hacer Click para cerrar el documento, preguntando si desea guardar los

cambios si se ha modificado.
Imprimir/Pantalla
Hacer Click para imprimir el calendario que actualmente esta mostrando.
Imprimir/Fecha
Hacer Click para imprimir el calendario entero.

Nota:
Vista Calendario
Si bien recomendamos imprimir con una impresora a color,

imprimir en una impresora en blanco y negro imprimir el
calendario en tonalidades de grises y debera variar las
sombras suficientemente de modo que el texto se muestre
sobre las barras de Rangos de Tiempo.
El formato del calendario puede cambiarse para mostrar la informacin en

un formato anual, mensual, trimestral o de calendario personal, el cual
muestra una pgina calendario estndar de 30 das.
Para cambiar el intervalo de tiempo del calendario, haga click en el men
para la Vista Semanal, Mensual, Trimestral, Anual o Por Pgina. Tambin
puede hacer un click con el botn derecho en cualquier parte del calendario
para abrir el men contextual con las mismas opciones.
Si est usando la Vista Anual, una lnea roja aparecer denotando la fecha
actual. Para esconder esta lnea, seleccione Preferencias, Ocultar Fecha
Lmite del men desplegable.
Guardar
Hacer click para guardar los cambios. Cuando guarda el Calendario,

AutoAudit actualizar slo aquellos registros de la base de datos afectados
por los cambios que usted hizo. Esto reduce el tiempo que toma recalcular
los conflictos de Rangos de Tiempo, ya que AutoAudit slo tiene que
actualizar un pequeo nmero de registros.
Siempre que guarde un cambio de la barra de Rango de Tiempo, el campo
Asignado Por en todos los registros afectados por el cambio sern
grabados con su Nombre de Usuario para indicar que los Auditores
asignados a la Auditora han sido reasignados a un rango de fechas
diferente. Este campo no aparecer en el documento actual de AutoAudit,
sino que estar disponible como un campo en el SNAP! Reporter en la tabla
de Rangos de Tiempo Programados.
Deshacer
Si desea deshacer cualquier cambio que haya hecho al calendario antes

de guardarlo, simplemente haga click en el vnculo Deshacer que est en la
parte superior de la pantalla para borrar cualquier cambio no guardado.
Puede escoger si Guarda sus cambios o No Guardarlos, Salir para proveer
la funcionalidad qu pasa si sin cambiar permanentemente los datos. Una
vista de calendario nueva se puede crear haciendo click sobre la flecha de
Cerrar en la parte superior de la pantalla, lo cual lo retornar al dilogo
Seleccionar Vista de Calendario.

175
Programacin
Hacer Click para abrir la vista de Programacin.

Consulte la seccin de Rangos de Tiempos para mayor informacin.
La opcin Conflictos en el men superior trabaja diferente que en
Seleccionar la Vista Calendario o en la pgina de Programacin. Cuando se
usa desde el Calendario, mostrar slo los conflictos que estn
actualmente sobre el calendario. En otras palabras, si est viendo un
subconjunto de datos del calendario, de sus selecciones en el dilogo
Seleccionar Vista de Calendario, ver slo conflictos que ocurren en esas
Auditoras seleccionadas. Esto le permite tratar con un conjunto ms
pequeo de rangos de tiempo a la vez, en lugar de ver la base de datos
completa.
Conflictos
Copiar
Actual
la
Pgina
Valores de Fecha
Internacionales y
Configuracin
Regional
Para copiar la pgina actual en el portapapeles, ir a Archivo, Copiar al

Portapapeles. Esto coloca la pgina del calendario actual en el portapapeles
de Windows, desde el cual se puede pegar en cualquier otra aplicacin de
Windows. Puede pegarlo en el programa Paint de Windows, guardarlo como
un archivo bitmap (.bmp), y anexarlo en un correo para su distribucin.
El Calendario de AutoAudit refleja la configuracin regional actual de su
sistema para los formatos de da y mes, incluyendo las definiciones de
lenguaje.
Tareas de Prctica
1.
Desde la pantalla Principal abra Programacin de la Fuerza de Trabajo, Vista

Calendario.
2. Seleccione el criterio Vista Por.

3.
Seleccione Continuar.
4.
Vea el Calendario por ao o trimestre.
5.
Cambie las Fechas de Inicio y Culminacin para la auditora y al menos un auditor

arrastrando las barras.
6.
Acceda a la informacin de detalle/resumen haciendo doble click en el auditor o

auditora.
7. Revise el Calendario por conflictos usando el texto Conflictos en el men superior.

8.
Cierre el Calendario.
9.
Cierre la ventana Seleccionar Vista de Calendario

176
ACTIVIDADES NO CARGABLES
Ejemplos de Actividades No Cargables son das feriados, perodos de vacaciones,
entrenamientos, conferencias, etc. Todas las Actividades a las cuales son asignados los usuarios,
pero que no son Actividades de trabajo de su departamento deberan ser configuradas como
Actividades No Cargables. Si se ha escogido la opcin de considerar todas las Actividades No
Cargables como conflictos, esos rangos de tiempo sern incluidos para determinar los conflictos
de programacin en la pgina de Programacin. Las Actividades No Cargables pueden ser vistas
separadamente en la pgina de Programacin y Calendario, o con todas las Actividades
Cargables a la vez.
Una vez realizadas, las actividades No cargables pueden ser configuradas como Inactivas
editando el valor de estado en la parte inferior de la pgina. Ellas entonces slo aparecern en el
Navegador cuando la opcin No Cargable Inactiva este seleccionada desde la lista desplegable
de Vista.
Consulte la seccin de Configuracin de Auditora para ms informacin sobre campos
requeridos y Categoras asignadas a las Actividades No Cargables.
Crear una Actividad No Cargable

Programacin de la Fuerza de Trabajo, Configuracin de Auditora
Puede introducir Actividades No Cargables en la pgina de Configuracin de Auditora. Abra la
pgina de Configuracin de Auditora haciendo click en Programacin de la Fuerza de Trabajo,
Configuracin de Auditora en la pantalla Principal o desde el Men Principal.
Sugerencias de Uso
Las siguientes sugerencias le darn varias ideas de cmo implementar Actividades No Cargables
en su departamento. Recuerde que la flexibilidad de AutoAudit no lo limita a estas sugerencias.
Estos son unos pocos ejemplos de Actividades no Cargables que interactan con fases y
categoras. Puede usar la funcionalidad de AutoAudit para obtener mejores ventajas para
su departamento.
Das Feriados Globales

Das Feriados Globales son das feriados nacionales o religiosos que estn designados como das
no trabajables en la compaa. Por ejemplo, Navidad, Hanukkah, Pascua o Da de Accin de
Gracias (en USA). Esos son das a los cuales todo el mundo en el departamento ser "asignado",
de modo que se convierten en parte de la programacin del departamento.
Puede introducir cada da feriado como una Actividad individual, o puede colocar "Das Feriados"
y el ao (es decir, "das Feriados 2004") como la Actividad, y entonces especificar cada da
feriado individual como una Fase. Agrupando todos los das feriados bajo un nombre de
Actividad le permite seleccionar una sola Actividad cuando vea el Calendario, pero muestra
todas las fases bajo ella con todos los Auditores asignados.
Una vez que ha introducido todos los das feriados, use la pgina de Programacin para asignar
a todos los Auditores en su departamento a cada da feriado.
Consulte la seccin de Configuracin de Auditora de este manual para ms informacin
sobre cmo las Fases impactan la Programacin y las vistas Calendario.

177
Vacaciones
Puede introducir un perodo de vacaciones para cada mes, trimestre o para el ao completo para
su departamento. Dado que cada Actividad debe tener un nombre nico, sea especfico acerca
del perodo de vacaciones, tal como "Vacaciones en Enero" o "Vacaciones para el Trimestre 1" o
"Vacaciones para 2004". Como AutoAudit le permite asignar cada Auditor a cada Actividad ms
de una vez, puede asignar cada Auditor a la Actividad de vacaciones cada vez que se haga una
solicitud de vacaciones.
O si su departamento separa el tiempo de vacaciones por ao por departamento, podra usar
"Vacaciones 2004" como la Actividad, y entonces introducir cada nombre de Departamento
("Dpto. Administrativo") como una fase para diferenciarlos cuando se programe a la gente en la
pgina de Programacin o cuando se vean en el Calendario.
Entonces todas las vacaciones se engloban en "Vacaciones 2004", pero los totales del
departamento podran separarse por Fase.
Si conoce cuntas horas de vacaciones tiene disponibles su departamento para todos sus
Auditores durante el perodo, editando las horas por da predefinidas del Auditor, por asignacin
entonces har esos nmeros disponibles para la varianza del tiempo de vacaciones restante del
departamento en los Snap! Reports.
Consulte la seccin de Ejemplo de Programacin de Vacaciones de este manual para ms
informacin sobre ejemplos de Programacin de vacaciones.
Capacitacin/Conferencias
Asignar Auditores a Rangos de Tiempo de Entrenamiento o Conferencias puede tambin
hacerse como Actividades No Cargables.
Podra querer ser especfico acerca de las sesiones de Entrenamiento y Conferencias ya
que ellas podran impactar arreglos de viajes o conjunto de habilidades. Por ejemplo, a
una Conferencia en Nueva York puede asignarse la Categora Localidad como "Nueva
York". Entonces Ud. puede usar las funciones de Buscar del dilogo Programacin para
buscar gente que tambin tiene una categora de Localidad = "Nueva York", para
minimizar el viaje.
El conjunto de habilidades puede buscarse para entrenamiento o conferencias
igualmente. Para asignar Auditores a Entrenamiento usando el conjunto de habilidades,
por ejemplo, podra escoger asignar la Categora Habilidad de "Redes" a una sesin de
entrenamiento de redes, entonces buscar Auditores que tienen una Habilidad = "Redes"
para asignar la gente correcta a esa sesin de entrenamiento.

178
EJEMPLO DE PROGRAMACIN DE VACACIONES

De forma predeterminada, AutoAudit usa las categoras de la Auditora para mostrar la Vista de
Calendario cuando la opcin Por Categora en el dilogo Seleccionar Vista de Calendario est
seleccionada. AutoAudit busca a travs de todos los registros de Rango de Tiempo, y entonces
muestra todas las coincidencias en el calendario.
Por ejemplo, si escoge ver el calendario Por Categora y se elige la categora Localidad y luego
selecciona un valor de Nueva York, todas las Auditoras con la Categora Localidad = Nueva York
aparecern en el calendario, an cuando puedan tener otras localidades asignadas a ellas.
Esto trabaja bien para Auditoras Cargables, donde asigna gente a las Auditoras. Con perodo de
vacaciones, sin embargo, lo inverso es cierto. Ud. est asignando realmente tiempo de
vacaciones a la gente. AutoAudit facilita este cambio en la lgica permitiendo a los usuarios
elegir las Categoras para almacenar con el registro de Rango de Tiempo, en lugar que
predefinirlo a todas las Categoras de la Auditora. Esto se hace seleccionando la opcin "Guardar
Rango de Tiempo Con Esas Categoras Seleccionadas" en la vista de Programacin.
Seleccionando esta casilla antes de hacer clic en el enlace de Asignacin Diaria o Asignacin Por
Hora, guardar el registro de Rango de Tiempo slo con las Categoras que Ud. haya
seleccionado en la lista de Categoras. En otras palabras, la Categora o Categoras que
facilitaron la bsqueda se convertirn en parte del registro de Rango de Tiempo. El siguiente
ejemplo le explicar por qu Ud. podra necesitar hacer esto para las vacaciones.
Usando las Categoras para Programacin las Vacaciones

Abra la pgina de Configuracin de Auditora haciendo click en "Programacin de la Fuerza
de Trabajo, Configuracin de Auditora" en la Pantalla Principal o desde el Men Principal.
Este ejemplo se refiere a una corporacin grande con muchos departamentos, cada uno de los
cuales tiene un supervisor que monitorea el perodo de vacaciones para los Auditores del
departamento. Bill Marshall, el supervisor en Contabilidad, quiere encontrar slo sus propios
Auditores en la lista Buscar cuando asigne perodo de vacaciones y quiere ver el Calendario sin
tener que moverse entre todos los Auditores en la compaa.
Nota: Si quiere separar su periodo de vacaciones en trimestres o meses, necesitar aadir
una actividad no cargable para cada segmento. Para este ejemplo, nosotros estamos
usando un registro de vacaciones para el ao completo.
Su administrador de AutoAudit ha configurado una Categora (en la Configuracin del Sistema)
llamada Administrador ATF (Administrador de Tiempo Fuera del Auditor) y ha introducido cada
nombre del supervisor como un valor en la pgina de Configuracin de Categoras.
Luego aade una actividad no cargable para el perodo de vacaciones del ao en la pgina de
Configuracin Auditora aadiendo una actividad llamada Vacaciones 2004. Introduce la fecha de
inicio 01/01/2004, y luego la fecha de culminacin, 31/12/2004, y puede tambin introducir las
Horas Estimadas (horas totales de vacaciones) para el personal completo. Hace clic en el botn
Ver Categoras y en la pgina Asignar Categoras, selecciona todos los nombres de la categora
Administrador ATF (click sobre la "X" para seleccionarlos todos), cierra la pgina de Configurar
Categora y guarda el registro nuevo de Auditora. El campo Categora en el registro Auditora
lee Administrador ATF = Bill Marshall, Bailey Rhodes, Jessica Marley.... etc., mostrando todos los
Administradores de ATF.

179
Bill abre la pgina de Configuracin del Auditor y para cada uno de los Auditores en su
departamento, aade la Categora Administrador ATF = Bill Marshall a cada registro. Cuando
guarde cada registro, se le avisar para actualizar los Rangos de Tiempo existentes con los
valores de categora nuevos. Si las asignaciones de vacaciones ya se ha hecho, Bill debera
escoger Si para actualizar los Rangos de Tiempo con los valores de categora por Auditor en
lugar de los valores predefinidos de categora de la Auditora. Sin embargo, ya que esta base de
datos es nueva, l escoge No en el cuadro de dilogo.
Bill abre la pgina de Programacin, hace clic en la opcin No cargable para mostrar slo las
Auditoras no cargables en AutoAudit, luego hace clic en la Auditora llamada Vacaciones 2004.
En la lista de Categoras, todas los Administradores ATF aparecen. l hace clic en el botn
MarcarTodas/MarcarNinguna sobre la lista para borrar todas las selecciones, luego busca el valor
Administrador ATF = Bill Marshall y lo marca. El tambin marca la opcin "Guardar Rango de
Tiempo con las Categoras Seleccionadas".

180
Presionando el texto Buscar en el men de la izquierda muestra todas las coincidencias

Administrador ATF = Bill Marshall, que son todas las personas en su departamento. l los
selecciona a todos y hace clic en el texto Asignacin Diaria del men de la izquierda para
aadirlos a la programacin. Ahora todo el mundo tiene al menos una entrada en la
programacin de vacaciones. (Cada vez que un Auditor solicite vacaciones, Bill lo aadir
individualmente a la programacin).
Teniendo seleccionada la opcin "Guardar Rangos de Tiempo con las Categoras Seleccionadas",
los Rangos de Tiempo son guardados con slo el valor de la Categora de Administrador ATF =
Diane Knudtson. Ahora cuando Diane abre el dilogo de Seleccionar Vista de Calendario, haga
clic en la opcin Por Categora y seleccione su nombre de la lista de valores de categoras, slo
se mostrar la gente en su departamento en la vista Calendario. Esto le permite a Diane
programar solo a aquella gente de la cual ella es responsable en la vista de Calendario.
Ahora ella puede mover todas las barras de rangos de tiempo de los auditores para los
das/semanas apropiados en el calendario, lo cual ajustar el tiempo total que cada persona
tiene programado para vacaciones. Cuando ella presione el enlace Resumen en la vista
Calendario, obtiene el Resumen para el perodo de vacaciones de su departamento.
Nota:
Esos nmeros tambin se reflejan en la pgina de Programacin cuando se

hace doble clic sobre la actividad de vacaciones para abrir el resumen de
actividad, o cuando se hace doble clic sobre el nombre del Auditor para abrir
su resumen de Auditor.
En Junio, Sam Veer, una de las personas en el departamento de Diane, se cambi al

departamento de auditora, lo que cambia su supervisor a James Smith. Para mover el perodo
de vacaciones de Sam de la responsabilidad de Diane a James, Diane abre la pgina de
configuracin de Auditor de Sam y cambia el valor de Administrador ATF de su nombre a James.
Cuando se le pregunta para actualizar cualquier rango de tiempo existente con el valor nuevo,
Diane escoge Si, lo cual cambia los rangos de tiempo de vacaciones de Sam a James.
181

182
Informes
INFORMES
Las opciones de registros del men principal contiene las siguientes:
Informe de Gastos
Informe de Horas
SNAP! Reporter
INFORME DE GASTOS
El Registro de Gastos permite que los auditores carguen los gastos reales a una o ms auditoras
con una base semanal an si ese Auditor no fue asignado a la Auditora. El Registro de Gastos es
una opcin que se puede habilitar en la Configuracin.
Consulte la seccin Configuracin del Sistema de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
Crear un Informe de Gastos

El Registro de Gastos est disponible haciendo clic en Registro de Horas y Gastos, Registro
de Gastos de la pantalla principal o eligiendo la opcin Informes, Registro de Gastos del
men principal.

183
Comienzo de
Semana
Informes
De manera predeterminada el Comienzo de la Semana es el primer da de

la semana actual. Para seleccionar un perodo semanal diferente para
registrar, haga clic en la flecha del selector de fecha para seleccionar una
fecha diferente en el calendario. Sin importar que fecha se elija, la fecha de
Comienzo de Semana ser preestablecida al primer da de la semana
seleccionada. La pgina de Registro de Gastos ser actualizada con
cualquier Registro de Gasto existente para esa semana, o con todas las
auditoras programadas si no se ha ingresado ningn registro de gastos, o
una combinacin de los dos.
Introduzca los gastos de cada da de la semana en la fila / columna
apropiada, escribiendo el nmero correspondiente. El total de la columna
se recalcula para mostrar el total de gastos corrientes. El total de gastos en
la parte superior derecha se calculan sobre la base de la informacin
introducida. Usando las celdas de las columnas de la derecha "Pagada por
la empresa" y "Corporate" calcular los totales pagadas de la Compaa.
Este total se resta del total de gastos para el clculo del Saldo a Cobrar.
Seleccionando una Auditora o Actividad

Puede seleccionar cualquier fase activa de una Auditora o Actividad no
cargable de la lista desplegable en la parte superior de la pgina para
incorporar los gastos.
Cambiar
Auditor
Inicialmente, el formulario de Registro de Gastos se abre en la semana

actual mostrando el nombre del usuario conectado como el Auditor. La
seguridad puede ser configurada para permitir que ciertas personas
ingresen Registro de Gastos para cualquier otro auditor tambin. Si tiene
ese nivel de acceso, ver el texto Cambiar Auditor en el men de la
izquierda. Haga Clic en Cambiar Auditor y seleccione un nuevo nombre de
Auditor de la lista. La pgina se actualizar y le permitir ingresar los
gastos de esa persona para la Auditora que seleccione.
Cerrar
Al hacer click cerrar el documento, alertando al usuario si se han hecho

modificaciones.
Guardar
Al hacer click guardar el documento si el usuario es un editor autorizado.

184
Eliminar
Informes
Para borrar una entrada, haga click en la celda para resaltarla (simbolizado
por la caja amarilla), y haga click en Borrar. Cuando los datos son
guardados, este valor ser eliminado de las entradas de la semana.
Si todas las celdas estn vacas, el registro mismo ser eliminado de la
Base de Datos.
Imprimir
La seccin de imprimir en el men de la izquierda abre el dilogo de

Opciones de Impresin donde puede seleccionar una de tres maneras para
imprimir el Registro de Gastos:
1) Imprimir el Registro de Gastos Actual como se Muestra. Imprime el registro actual mostrado completo, a una impresora especfica
o a un archivo.
2) Imprimir los Datos del Registro de Gastos Actual en forma de
Tabla -- abre la Vista Previa de Impresin con el registro actual en una
tabla. Puede ser impreso o guardado como un archivo de texto
enriquecido, un documento Word o archivo HTML.
3) Imprimir Todos los Registros de Gastos -- abre la Vista Previa de
Impresin con todos los registros de gastos en una tabla. Puede ser
impreso o guardado como un archivo de texto enriquecido, un documento
Word o HTML.
Tareas de Prctica
1.
Desde la Pantalla Principal cree un Registro de Gastos
2.
Ingrese la informacin en la tabla de gastos.
3. Observe los campos de Gastos Totales y Saldo Deudor en la parte superior del
Registro.
4.
Ingrese la Informacin en los campos Pag. Por la Org. y Cargo Corp.
5.
Observe los campos Gastos Totales, Pagado por la Compaa y Saldo Deudor en la
parte superior del Registro.
6.
Guarde y Cierre el Registro de Gastos.

185
Informes
REGISTRO DE HORAS
El Registro de Horas permite a los auditores cargar su Horas reales a una o ms Auditoras con
base semanal incluso si el auditor no fue asignado a la auditora. El registro de Horas es una
opcin que se puede habilitar en la Configuracin del Sistema.
Consulte la seccin Configuracin del Sistema de la Gua de Configuracin para ms
informacin.
Crear un Registro de Horas

El Registro de Horas est disponible haciendo clic en Registro de Horas y Gastos, Registro
de Horas de la Pantalla Principal o seleccionando la opcin Informes, Registro de Horas del
Men Principal.
Las Auditoras Activas se determinan no slo por la situacin de la Fase de Auditora (en la
Configuracin de Auditora), sino por la situacin del documento de Planeacin de esa Auditora.
Auditora. Si el estado del Documento de Planificacin es Suspendido o Cancelado, no estarn
esas auditoras disponibles en el Registro de Horas.
Auditor
Inicialmente, el formulario se abre en la semana actual con su nombre de

usuario como el auditor para registrar sus horas.
Comienzo de
Semana
Para seleccionar un perodo semanal diferente para registrar, haga clic en

la flecha del selector de fecha para seleccionar una fecha diferente en el
calendario. Sin importar que fecha es seleccionada, la fecha de Comienzo
de Semana ser predeterminada al primer da de la semana seleccionada.
El formulario de Registro de Horas ser actualizada con cualquier Registro
de Horas existente para esa semana, o con todas las auditoras
programadas si no se ha incorporado ningn Registro de Horas, o una
combinacin de los dos.
Comentarios
Este campo le permite incorporar informacin especfica a este registro.

Esto se aplica para toda la semana completa del Registro de Horas.
Total de la Semana
El Total de la Semana ser calculado automticamente, basado en las
horas que incorporan. Este campo no puede ser modificado.

186
Ingresar
Horas
Informes
En forma predeterminada, todas las fases de Auditora en las que est

programado durante la semana actual sern mostradas en la cuadrcula
para ingresar Horas.
Puede aadir Auditoras o Actividades no programadas en la cuadrcula
haciendo click en Aadir Auditora, el cual mostrar la lista de las
Auditoras cargables y no cargables en la base de datos.
Ingrese las horas de cada Auditora en la fila/columna apropiada
escribiendo el nmero. La columna Total se recalcula para mostrar las
horas totales actuales por Auditora y por semana.
Cerrar
Hacer Click para cerrar la ventana.
Guardar
Hacer click para guardar los datos en la base de datos. Si intent cambiar
de Auditora, Semana Inicio despus de haber hecho los cambios, se le
preguntar si desea guardar antes que se actualice la vista .
Borrar
Para borrar una entrada, haga clic en la celda para resaltarla (simbolizado
por la caja amarilla), y haga clic en Borrar. Cuando los datos son
guardados, este valor ser eliminado de las entradas de la semana de la
base de datos.
Copiar
Actualiza los campos de totales con la informacin de las ltimas horas

cargables.
Imprimir
La seleccin de Imprimir abre el dilogo de Opciones de Impresin donde

puede imprimir el Registro de Horas en una de cuatro maneras:
1) Imprimir Registro Actual como Foto (Impresin de Pantalla). Imprime toda la pantalla.
2 ) Imprimir Registro Actual como Informe -- Abre la Vista Previa de
Impresin con el registro actual en una tabla. Puede ser impreso o ser
guardado como un archivo de texto, un documento Word o HTML.
3) Imprimir Todos los Registros como Informe -- Abre la Vista Previa
de Impresin con todos los registros de Horas en una tabla. Puede ser
impreso o ser guardado como un archivo de texto, un documento Word o
HTML.
4) Imprimir Registros por Mes paral Empleado Actual - Imprime el
Registro de Horas para el usuario actual.
Agregar
Auditora
Puede agregar auditoras no programadas en la grilla haciendo click en

Agregar Auditora, la cual muestra la lista de Auditoras Cargables y no
Cargables en la base de datos.
Cambiar
Auditora
El Administrador de la Base de Datos tiene derechos para ingresar

Registros de Horas de otros usuarios.
Si tiene ese nivel de acceso, haga click en Cambiar y seleccione un Auditor
nuevo nombre de la lista. La vista se actualizar y le permitir entrar horas
de la persona que elija para la Semana de Auditora.

187
Informes
Opciones del Men de Registro de Horas

Puede agregar auditoras no programadas en la grilla haciendo click
en Agregar Auditora, la cual muestra la lista de Auditoras
Cargables y no Cargables en la base de datos.
Agregar Auditora
Cambiar Auditor
La seguridad puede configurase para permitir que cierta gente

ingrese el Registro de Horas de otro Auditor. Si tiene ese nivel de
acceso, hacer click en Cambiar Auditor y seleccionar de la lista el
nombre de un nuevo Auditor. Esta vista se actualizar y luego
ingresa las horas para esta persona.
Actualizar Registro de
Horas
Seleccione Actualizar Registro de Horas para actualizar todos

los documentos de registro de Horas en la base de datos. Esto
asegurar que la informacin mostrada para los registros de
informe de Horas ser la ms recientemente creada.
Establecer
Cierre
Los usuarios con el acceso de administrador de la base de datos

tienen la opcin de establecer una fecha de cierre para el Registro
de Horas seleccionando Establecer Fecha de Cierre desde el men
desplegable de Registro de Tiempo. Esto impide la adicin,
correccin o eliminacin de datos en el Registro de Horas luego de
la fecha seleccionada.
Fecha
de
Por ejemplo, un gerente podra querer cerrar el Registro de Horas

para el primer trimestre del ao como el 15 de abril (2 semanas
despus del fin del trimestre). Para hacer esto el Gerente escoger
15/04/xxxx en esta opcin. Esta fecha se mostrar en el formulario
de Registro de Horas en la esquina superior derecha de manera
que los usuarios conozcan cual es la fecha bloqueada. Entonces si
cualquiera elige una fecha del calendario de Registro de Horas
anterior al 15/04, un aviso le recordar que no pueden ingresar
ningn dato antes de la Fecha de Cierre seleccionada.
Nota:
Excediendo el lmite de
24 horas por Da
La Fecha de Cierre no se aplica para los usuarios con el

acceso de administrador de la base de datos. Los
administradores de la base de datos pueden incorporar
datos ms all de la fecha de cierre.
De forma predeterminada, AutoAudit no permite que los usuarios

ingresen ms de 24 horas por da en el Registro de Horas. Un
Administrador puede cambiar ese valor predeterminado para
permitir tantas horas como los usuarios quieran ingresar
seleccionando Registro de Horas, Permitir > 24 Horas del men
desplegable de Registro de Horas. Esto abre la restriccin de 24
horas en el ingreso de horas.
Los departamentos podran elegir ingresar sus datos hacia atrs en
el Registro de Horas, a partir de un sistema de Informe de Horas
previo de modo que todos los registros (para reportar, etc.) estn
en una misma base de datos. En algunos casos, pueden necesitar
unir todo el registro de Horas previo de sus actividades, en lugar
de ingresar los datos para cada semana de cada actividad para
cada empleado. Esto permite que los gerentes elijan una actividad
por cada empleado, entonces en la cuadricula de la semana,
ingresa todas las horas a la fecha para ese empleado.
Despus de incorporar los datos histricos, los administradores
pueden desmarcar esta opcin para evitar que los usuarios
ingresen ms de 24 horas por da. Sin embargo, si una semana con
ms de 24 horas por da es accedida, intentando guardar el
registro nuevamente, se hayan realizado cambios o no, se alertar
al usuario que se han ingresado horas en exceso y no permitir
que el registro sea guardado.

188
Informes
Tareas de Prctica
1.
Desde la pantalla Principal cree un Registro de Horas
2. Ingrese las horas para la(s) auditora(s) mostrada(s).

3.
Seleccione la opcin de la Aadir Auditora y elija otra actividad para cargar Horas.
4. Incorpore la(s) hora(s) para esa nueva actividad.

5.
Guarde y Cierre el Registro de Horas.
6.
Acceda al Registro de Horas desde el Men Principal para ver el documento otra vez.
7.
Guarde y Cierre.

189
SNAP! Reporter
SNAP! REPORTER
GENERADOR DE INFORMES Y GRFICOS
SNAP! Reporter es muy intuitivo y fcil de usar. es la manera ms fcil para que los usuarios
finales produzcan informes a la medida a partir de las bases de datos de AutoAudit. Los usuarios
no tcnicos pueden crear grficos poderosos con unos pocos clics.
SNAP! Reporter LE
SNAP! Reporter Edicin Limitada(LE) es la versin de SNAP! Reporter que est integrada
en AutoAudit para Windows. Tiene toda la funcionalidad para generar informes y graficar
en AutoAudit.
La versin completa independiente, tiene toda la funcionalidad para generar informes y
grficos desde varias fuentes de base de datos. La versin completa independiente de
SNAP! Reporter puede ser adquirida separadamente.
AutoAudit es la nica fuente de datos disponible en SNAP! LE Reporter.
SNAP! Reporter LE Manual de Referencia

Puede bajar una copia del SNAP! Reporter LE Reference Manual desde el sitio web:
www.paisleyconsulting.com. Ir a Customer Zone, Downloads. Los clientes deben ingresar
su nombre de usuario y contrasea. Si no conoce su nombre de usuario y contrasea, contactar
a Mesa de Ayuda.
DOCUMENTOS PARA INFORME DISPONIBLES

Planes de Accin
Estos datos son una combinacin de los formularios de

Configuracin de Auditora y de Plan de Accin. El formulario de
Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el ao Fiscal,
las Categoras, entonces se une al formulario de Plan de Accin de
modo que cada uno de los registros de Plan de Accin contenga
esa informacin.
Lista de Control de
Actividades
Detalle de todas las listas de control de actividades.
Auditora
Todos los datos del formulario de Configuracin de Auditora
Auditor
Todos los datos del formulario de Configuracin del Auditor
Detalle ERPN
Todos los datos de los documentos ERPN, incluyendo los riesgos,

procedimientos de control y valores de riesgo.
Comentarios
Estos datos son una combinacin del formulario de Configuracin

de Auditora y el formulario de Comentario. El formulario de
Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el ao Fiscal, y
las Categoras, entonces se une al formulario de Comentario de
modo que cada uno de los registros de Comentario contenga esa
informacin.
Detalle Evaluacin

de Auditora y del formulario de Evaluacin. El formulario de
Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el Gerente de
Auditora, y el Ao Fiscal, entonces se une con el formulario de
Evaluacin de modo que cada uno de los registros de Evaluacin
contenga esa informacin. Este informe incluye los detalles de
cada documento, como las preguntas individuales, las respuestas,
los valores de cada punto, los valores de peso y la puntuacin
resultante.
Resumen
Evaluacin
de
la

de Auditora y el formulario de Evaluacin. El formulario de
configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el Gerente de
la Auditora, y el Ao Fiscal, entonces se une con el formulario de

190
SNAP! Reporter
Evaluacin de modo que cada uno de los registros de Evaluacin

contenga esa informacin. Este informe muestra slo el la
puntuacin total para cada uno de los documentos de Evaluacin
sin ningn detalle como las preguntas individuales, las respuestas,
los valores de cada punto y los valores de peso.
Informe de Gastos
Slo disponible si la opcin de utilizar Registro de Gastos est

habilitada en la configuracin del Sistema. Estos datos son una
combinacin del formulario de Configuracin de Auditora y el
formulario de Registro de Gastos. El formulario de Configuracin
de Auditora proporcional Nombre de Auditora, la Fase, el Gerente
de la Fase, el Ao Fiscal y las Categoras, entonces se une con el
formulario Registro de Gasto de modo que cada uno de los
elementos del Registro de Gastos contenga esa informacin. El
formulario del Registro de Gasto proporciona todas las horas y
gastos reales.
Observaciones

de Auditora y el formulario de Observacin. El formulario de
Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el ao Fiscal, y
las Categoras, entonces se une con el formulario de Observacin
de modo que cada uno de los registros de Observacin contenga
esa informacin.
Observaciones y
Planes de accin

de Auditora y los documentos de Observacin y Plan de Accin
para cada auditora. El formulario de Configuracin de Auditora
proporciona la Auditora, el ao Fiscal, y las Categoras, entonces
se une con las formas de Observacin y Plan de Accin de modo
que cada uno de los registros de Observacin y Plan de Accin
contenga esa informacin.
Documento de
Planeacin

de Auditora y el formulario de Documento de Planeacin. El
formulario de Configuracin de Auditora proporciona la Auditora,
el Nombre de Auditora, la Fase, el Gerente de la Fase, el ao
Fiscal y las Categoras, entonces se une con el formulario de
Documento de Planeacin para traer todas las fechas de los hitos,
el presupuesto de los gastos y datos relacionados.
Informes
Estos datos sobre los "Informes" muestra todos los documentos de

Informe donde se pueden mostrar sobre la calificacin del Informe.
Evaluacin de Riesgo

de
Auditora y el formulario de Evaluacin de Riesgo. El
formulario de configuracin de Auditora proporciona la Auditora,
el Nombre de la Auditora, la Fase, el Gerente de la Fase, el ao
Fiscal y las Categoras, entonces se une con el formulario de
Evaluacin de Riesgo. Este informe muestra slo los resultados
totales de cada uno de los documentos de Evaluacin de Riesgo.
Programacin
de
Rangos de Tiempos
Estos datos son una combinacin de la forma de Configuracin de

Auditora y el formulario de Rangos de Tiempo. El formulario de
configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el Nombre de
la Auditora, la Fase, el Gerente de la Fase, el ao Fiscal y las
Categoras, entonces se une con el formulario de Rangos de
Tiempo de modo que cada uno de los registros de Rango de
Tiempo contenga esa informacin. El formulario de Rango de
Tiempo proporciona todas las horas programadas, tarifas y cargos
por el tiempo asignado.
Detalle de Encuesta

de Auditora y el formulario de Encuesta. El formulario de
Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el Gerente de
Auditora, y el Ao Fiscal, entonces se une con el formulario de
Encuesta de modo que cada registro de Encuesta contenga esa
informacin. Este informe muestra los detalles de los documentos
de Encuesta, incluyendo las preguntas, las respuestas, los valores
de cada punto, los valores de peso y la puntuacin total de cada
documento.

191
SNAP! Reporter
Resumen de
Encuesta

de Auditora y el formulario de Encuesta. El formulario de
Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el nombre de
la Auditora, el Gerente de Auditora, y el Ao Fiscal, entonces se
une con el formulario de Encuesta de modo que cada registro de
Encuesta contenga esa informacin. Este informe muestra slo los
resultados totales de cada uno de los documentos de Encuesta.
Matriz de Prueba
Estos datos constituyen una combinacin del formulario de

Configuracin de Auditora y el formulario de Matriz de Prueba. El
formulario de Configuracin de Auditora proporcional Nombre de
Categoras, entonces se une con el formulario de Matriz de
Pruebas. Este informe muestra slo los resultados totales de cada
uno de los documentos de la Matriz de Prueba.
Matriz de Prueba
(Detalle)

de Auditora y el formulario de Matriz de Pruebas. El formulario de
configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el nombre de
Categoras, entonces se une con el formulario de Matriz de
Pruebas. Este informe incluye los detalles de los documentos de
Matriz de Prueba, incluyendo los riesgos, las descripciones, y
valores de cada punto para cada documento.
Registro de Horas
Slo disponible si la opcin de utilizar Registro de Horas est

habilitada en la configuracin del Sistema). Estos datos son una
combinacin del formulario de Configuracin de Auditora y el
formulario de Registro de Horas. El formulario de Configuracin de
Auditora proporciona la Auditora, el Nombre de la Auditora, la
Fase, el Gerente de la Fase, el ao Fiscal y las Categoras,
entonces se une con el formulario de Registro de Horas de modo
que cada uno de los registros del Registro de Horas contenga esa
informacin. El formulario de registro de Horas proporciona todas
las horas y cargos reales.
Detalle Riesgo
Vertical

de Auditora y el formulario de Evaluacin de Riesgo. El formulario
de Configuracin de Auditora proporciona la Auditora, el Nombre
de la Auditora, la Fase, el Gerente de la Fase, el ao Fiscal y las
Categoras, entonces se une con el formulario de Evaluacin de
Riesgo. Este informe incluye los detalles de los documentos de
Evaluacin de Riesgo, incluyendo los riesgos, las descripciones, y
valores de cada punto para cada documento.
Men Papeles de
trabajo
Este informe trae los datos de todos los Documentos de

Planeacin, Matrices de Prueba, Comentarios, Observaciones,
Planes de Accin, Papeles de Trabajo, Borradores de Informe,
Encuestas y evaluaciones como apareceran en la vista del Men
de Papeles de Trabajo, con algunos campos aadidos como las
Categoras, las Aprobaciones, Solicitudes de Revisin, el Creador,
la Fecha de creacin y tipo de documento.
Hacer click en el nombre del formulario que desea usar en el SNAP! Reporter
Haga click en OK para continuar, o Cancelar para cancelar el informe.
Si decide generar el informe, el dilogo de Fuente de "Snap! Current Data Sources" mostrar
sus selecciones.

192
SNAP! Reporter
Abrir Informes Existentes

Un informe se puede guardar como un proyecto SNAP! Project, y se puede ejecutar en
cualquier momento con informacin actualizada.
Abrir la pantalla de Informe haciendo click en Informes, SNAP! Reporter desde el
men principal.
En la pantalla de Opciones de Informe elija la opcin Abrir un proyecto existente y hacer
click en OK.
Abrir un proyecto SNAP! Reporter
Navegar para buscar un archivo de proyecto SNAP! .

En forma predeterminada, todos los informes prearmados se instalan en el subdirectorio
de AutoAudit llamado \Reports.
Use el tipo de archivo de la lista desplegable para un proyecto de informe (.spr) o
proyecto de grafico (.src).

193
SNAP! Reporter
El icono de SNAP! Project tambin permite abrir previamente proyectos de informes que son
solamente plantillas o plantillas con datos.
Una plantilla guarda el formato del informe original, calculado columnas, filtros, etc. El
proyecto SNAP! toma los datos de la plantilla original de la fuente(s) de datos, de modo
que si la informacin se ha cambiado desde el ltimo informe, se crea el nuevo informe
reflejando esos cambios. Esto es especialmente til para los informes mensuales.
Ejemplo
Una plantilla con los datos cargar el informe original y todos los datos originales
estarn disponibles, independientemente que los datos en la base de datos hayan
cambiado. Esto es til si desea llevar a cabo clculos o grficos de datos de origen que
est constantemente cambiando, as como para fines de archivo.
Crear un Nuevo Proyecto SNAP!

Informes, SNAP! Reporter
Un informe se puede guardar como un proyecto SNAP! Project, y se puede correr en
cualquier momento con informacin actualizada.
Abrir la pantalla de Informe haciendo click en Informes, SNAP! Reporter desde el
men principal.
En la pantalla de Opciones de Informe elija la opcin Crear un nuevo un proyecto y
hacer click en OK.

194
SNAP! Reporter
Al seleccionar Crear un Nuevo Proyecto SNAP! Reporter se presenta el siguiente cuadro en

donde se debern seleccionar la/s tablas a ser utilizadas para la creacin de un informe. Luego
hacer click en OK
Desplazar para ver las

otras tablas en la lista.
Una vez seleccionada la/s tablas para crear el informe, use el Editor de Filtro (Edit Filter) y/o
el botn Combinar (Merge) para afinar la consulta. Hacer click en el tilde verde para que
AutoAudit enve los datos al SNAP! Reporter.
Editar el filtro SNAP! Report

Puede definir sus propias condiciones de filtro de datos para informes.
Los usuarios familiarizados con SQL (Structured Query Language) pueden usar SNAP!
Reporter para generar una sintaxis adecuada.
La siguiente pantalla es la asistente para modificar filtros en SNAP! Reporter, y la
ubicacin de la sintaxis adecuadas del informe se muestra tambin.

195
SNAP! Reporter
Filtro actual
Click para
generar
SQL syntax.
Modificar Filtros
Hacer Click para hacer cambios en el filtro actual.
Borrar
Hacer Click para borrar el filtro reciente.
Copiar a
portapapeles
Hacer Click para generar la adecuada sintaxis y copiarla en el

portapapeles.
Copiar en el portapapeles en formato SQL

Hacer click para generar la consulta adecuada de (SQL). Luego que el
filtro se copio. Puede ser pegado en le campo de texto de la vista de
configuracin.
Consulte el archivo SNAPHelp.hlp (en su directorio de instalacin de AutoAudit), el botn
Help de SNAP! Report, o presione F1 estando en SNAP! Reporter) para mayor
informacin.
Consulte el Manual de Referencia de SNAP! Reporter LE para informacin de operacin.
Los archivos de los proyectos pueden ser creador en una computadora y distribuidos a otros
usuarios copiando el archivo a un disco de red o enviando por email.
Los usuarios que quieran abrir proyectos creados en otras computadora o red deben tener
derechos para la fuente de datos si el archivo es una plantilla. Si la fuente de datos no est
disponible, deber localizar el archivo de origen correspondiente.

196
Rplicas de Viajes
RPLICAS DE VIAJES
Los usuarios pueden crear rplicas locales, proporcionando la capacidad de trabajar sin conexin
y crear papeles de trabajo en el campo y, a continuacin, Replicar esos papeles de trabajo en el
servidor cada vez que el auditor quiera. AutoAudit ofrece mltiples Replicaciones en ambos
sentidos.
QU DEBE SABER ACERCA DE SINCRONIZACIN

Puede sincronizar solamente datos de auditoras.
No puede sincronizar datos de documentos de ERPN, Riesgo Vertical, documentos de la
Biblioteca, Configuracin de Auditora o de Auditores. Estos tems no pueden ser
sincronizados a la base de datos maestra, pues el programa esta diseado para
sincronizar bsicamente el trabajo del auditor.
Sincronizacin
Sincronizacin Es el proceso mediante el cual los auditores que estn trabajando fuera de lnea
puede coordinar la informacin de su mquina local, con el servidor.
Rplicas de Viaje le permiten tener un subconjunto de los datos con usted en una copia local
para reducir al mnimo los tiempos de sincronizacin mientras que est fuera de la oficina.
Puedes seleccionar una auditora o varias auditoras para copiar a la Rplica de Viaje para
trabajar en campo. Cuando usted necesita actualizar el servidor de base de datos (oficina),
puede optar por enviar sus cambios de vuelta al servidor, actualizar su Rplica de Viaje con
nuevos datos del servidor, o ambos.
La sincronizacin ocurre a travs de cualquier conexin que pudiera tener a su servidor de base
de datos: por ejemplo una conexin WAN, dial up o Internet. Las Rplicas de Viaje podran
tambin sincronizarse con una Rplica de Viaje de otro usuario, para intercambiar datos
mientras se encuentren fuera de la oficina. No hay limitaciones en el nmero de ocasiones en
que pueda llevar/traer los datos hacia/desde una rplica de viaje.
Sincronizacin/Conflictos al guardar
AutoAudit controla la Sincronizacin/Conflictos al guardar seleccionando el ltimo registro
modificado. Los ltimos registros modificados estn basados en una fecha que se almacena
internamente cada vez que el registro se aade o edita. Este valor de fecha/hora est basado en
la hora del Meridiano de Greenwich (GMT), el cual hace todas las fechas relativas sin importar la
localizacin internacional. El GMT refiere la hora local al meridiano 0 que pasa a travs de
Greenwich, Inglaterra; es el mismo en todas partes (AKA, Horario de Greenwich, Hora de
Greenwich, GMT, hora universal, UT, UT1)
Note que la Sincronizacin est disponible solamente cuando se ingresa a la Rplica de Viaje.
AutoAudit slo permite que una rplica de viaje actualice una auditora en el maestro de la base
de datos si la auditora tiene estado "Activo" en la base de datos maestra. Un usuario con el rol
de Administrador de la base de datos podra anular esta comprobacin de validacin.

197
Rplicas de Viajes
OPCIONES DE RPLICA DE VIAJE

Elija Opciones, Utilidades de la Base de Datos, Rplica de Viajes del men principal.
Crear
Hacer click para crear una nueva Rplica de Viaje.

Consulte la Creacin de Rplicas de Viaje en la
pgina 198.
Sincronizar Todo
Hacer click para sincronizar todos los cambios que se han

realizado desde la ltima sincronizacin exitosa. El
programa buscar en todos los documentos en el servidor y
la rplica de viaje.
Consulte la Sincronizacin de Base de Datos en la
pgina 202.
Quitar la condicin de Rplica

de Viaje
Hacer click para eliminar el estado de Rplica de Viaje de la

base. Esto permite a determinados usuarios locales realizar
las pruebas de todo el sistema de trabajo sin cambios en la
base de datos maestra.
Solamente el Administrador de Base de Datos
puede eliminar este estado.
Cerrar
Hacer click para cerrar esta ventana.

198
Rplicas de Viajes
Crear una Rplica de Viaje

Hacer click en Crear para crear una nueva Rplica de Viaje. Indicar la ubicacin y el nombre del
archivo de la base de datos que generar. Ingrese el nombre de su Rplica de Viaje- este ser el
lugar donde su Rplica de viaje ser guardada luego de crearse.
Click Save.
Filtro Auditoras
Sin Filtros, Mostrar todos los

nombres de Auditoras
Elija esta opcin para ver todos los nombres de las

auditoras de la base de datos sin aplicar un filtro.
Filtrar por Categora
Elija esta opcin para filtrar las auditoras de la base de

datos por categora.
Incluir Auditoras no cargables
Seleccionar para incluir auditoras no cargables cuando

cree una Rplica de Viaje.
OK
Luego de haber seleccionado, hacer click en OK.
Cancelar
Hacer click para cancelar esta funcin.

199
Rplicas de Viajes
Seleccionar los datos de las auditoras a copiar
Seleccione las auditoras que le gustara incluir en su nueva rplica de viaje y haga clic en OK.
Copiar tems de la Biblioteca
Seleccione S para copiar todas las Observaciones, Formatos e Informes Estndares a la

nueva rplica de viaje,
Seleccione No para no copiar ningn elemento de la Biblioteca.
Opciones de Copiado
Opcin para copiar un Papel de Trabajo por vez, que es aconsejable para auditoras voluminosas
con muchos archivos incrustados.
Al finalizar la copia se indicar la ubicacin y nombre de la base de datos.

Se muestra un mensaje confirmando el nombre de la nueva rplica y su ubicacin cuando el
proceso se completa. Hacer Click OK.
Se muestra un mensaje confirmando el nombre de la nueva rplica y su ubicacin cuando el
proceso se completa. Hacer Click OK.

200
Rplicas de Viajes
La informacin de creacin de su rplica de viaje ser mostrada en la caja de Histrico de

Rplica de Viaje. La rplica de viaje puede entonces ser abierta para su uso cerrando el dilogo
de Rplicas de Viaje, y seleccionado Opciones, Utilitarios de la Base de Datos, Abrir Base
de Datos desde el Men Principal.

201
Rplicas de Viajes
SINCRONIZAR BASE DE DATOS

Elegir Opciones, Utilitarios de la Base de datos, Rplica de Viajes del Men Principal.
NOTA: La sincronizacin solo esta disponible cuando se conect a una Rplica
de Viaje.
Cerrar
Sincronizar
Cambios
Recientes
Sincronizar
todos los
Cambios
Hacer click para cerrar esta vista.
Hacer click en esta opcin para sincronizar slo los cambios que se han
realizado desde la ltima sincronizacin exitosa.
El programa slo mostrar los documentos que se han cambiado
desde la ltima vez que se sincroniza. Esta opcin puede dejar
algunos temas fuera de la lista, pero es ms rpida. Por ejemplo, si
se optara por no sincronizar todas las observaciones la ltima vez,
esas observaciones no aparecen en la lista de nuevo.
Hacer click en esta opcin para sincronizar todos los cambios que se
hicieron desde la ultima sincronizacin exitosa. El programa buscar todos
los documentos en el servidor y en la Rplica de Viaje.
NOTA: Si est replicando con otra Rplica de Viaje, haga click en el botn Examinar para
cambiar la ruta de la base de datos fuente a los otra Rplica de Viaje, que debera
estar en una unidad asignada/directorio a travs de la red o conexin directa. Cada
Rplica de Viaje recibir los datos de la otra y, a continuacin, una de las Rplicas de
Viaje se puede sincronizar con el servidor, si es necesario.

202
Rplicas de Viajes
OPCIONES DE SINCRONIZACIN
Tendr la opcin de actualizar la base de datos fuente con cierta informacin modificada o
actualizar la base de datos de Rplica de Viaje con la informacin cambiada.
Si no se han realizado cambios en la fuente, aparecer el mensaje <No hay registros para
actualizar>. Seleccione los elementos que desea sincronizar y haga click en OK.
Se mostrar un mensaje confirmando la sincronizacin, cuando se completa.

203
Rplicas de Viajes
Historia de la Rplica de Viaje

La informacin de sincronizacin de rplica de viaje se muestra en la caja de Historia de
Rplica de Viaje.
Si usted ha decidido NO sincronizar uno o mas tipos de documentos, esas elecciones

aparecern otra vez, la prxima vez que seleccione Sincronizacin, ya que ellos no han
sido an actualizados.

204
Rplicas de Viajes
Tareas de Prctica
NOTA: Antes de crear una Rplica de Viaje cada usuario debe conocer la ubicacin y nombre
de la base de datos para abrir AutoAudit Windows con los cambios sincronizados.
Crear una Rplica de Viaje

1.
Elegir Opciones, Utilitarios de Base de Datos, Rplica de Viajes.
2.
Hacer click en Crear.
3.
Ingresar un nombre para la Rplica de Viaje y determinar donde le gustara guardarla.

(Las Rplicas de Viaje se guardar como una base de datos Access)
4.
Determine el mtodo para filtrar las auditoras que le gustara incluir en su Rplica de
Viaje. Seleccionar no filtrar, o filtrar por categora (no filtrar es recomendado) y hacer
click en OK.
5. Seleccionar una auditora o auditoras a incluir en la Rplica de Viaje y hacer click en

OK.
6.
Responder si o no.
7. Una pantalla aparecer con la ubicacin de su rplica de viaje, hacer click en OK

8.
Cerrar la ventana de Rplica de Viaje.
Abrir una Rplica de Viaje

1.
Elegir Opciones, Utilitarios de Base de Datos, Abrir base de datos.
2.
Seleccionar Base de datos Access y hacer click en OK.
3.
Buscar su Rplica de Viaje desde la ubicacin donde la guard y hacer click en Abrir.
4. Una pantalla aparecer indicando que est ahora en su Rplica de Viaje, hacer click en
Aceptar.
5.
Ingresar nombre de usuario y contrasea.
6.
En el borde superior de la pantalla principal de AutoAudit dir Rplica de Viaje
Sincronizar una Rplica de viaje con la Base de datos de AutoAudit

1.
Elegir Opciones, Utilidades de la base de datos, Rplica de Viaje.
2.
Seleccionar Sincronizar Cambios recientes, o Sincronizar todos los Cambios.

La sincronizacin de Cambios recientes solamente sincronizar los cambios que se
hayan hecho desde la ultima sincronizacin exitosa.
3.
Elegir los documentos que desee sincronizar con la base de datos de AutoAudit y los
documentos que desea sincronizar de su Rplica de Viaje y hacer click en OK.
4.
Aparecer una pantalla que indica que se completo la sincronizacin, hacer click en OK.
5.
Cerrar la ventana de opciones de la Rplica de Viaje.
Abrir una base de datos AutoAudit con los cambios sincronizados.

1.
Elegir Opciones, Utilidades de al Base de Datos, Abrir Base de Datos.

205
2.
Rplicas de Viajes
Seleccionar su tipo de almacenamiento de base de datos.
Si usa AutoAudit con una base de datos SQL

1) Ingrese el servidor y nombre de la base de datos y hacer click en OK.
2) Una pantalla aparecer indicando la actual base de datos, hacer click en OK.
3) Ingresar su nombre de usuario y contrasea. No debera ver el texto de Rplica de

Viaje en la pgina principal.
Si usa AutoAudit con una base de datos Access

1) Aparece una pantalla con un explorador. Busque la base de datos Access de
AutoAudit.
(NOTA: esta no es la Rplica de Viaje) Hacer click en Abrir.
2) Una pantalla aparece con la Base de datos actual, hacer click en OK.
3) Ingrese su nombre de usuario y contrasea. No debera ver el texto Rplica de Viaje
en la pgina principal.

206
Ayuda
AYUDA
OPCIONES DE AYUDA
Ayuda En lnea
Paisley Consulting Website
Asistente Comienzo de Configuracin
Acerca de
Ayuda del Sistema en lnea

Abrir el cuadro de dialogo de la Ayuda de AutoAudit para Windows seleccionando Ayuda, Ayuda
En Lnea desde el men principal o apretando F1 desde el teclado.
Puede ubicar los tpicos de ayuda usando la tabla de contenidos o buscar en el ndice.
Contenido
Hacer Click en algun tpico para ver la informacin.

207
Ayuda
ndice
Pude usar las pestaas para buscar informacin

tambien.
La pestaa Indice permite buscar por un tpico
ingresando una palabra clave o seleccionandolo
de la lista.
La pestaa Busqueda permite buscar dentro de
la ayuda por una palabra, frase o conjunto de
caracteres.
Despus de haber hecho la seleccin, haga clic
en el botn Mostrar.
Pgina web de Paisley

www.paisleyconsulting.com
Para ir directamente a la pgina de Paisley seleccionar Ayuda, Pgina Web de Paisley Consulting. Podr
buscar informacin de todos los productos de Paisley
Asistente de Configuracin
Consulte la Gua de Configuracin para ms informacin del Asistente de
Configuracin.

208
Ayuda
Acerca de
Seleccionar Ayuda, Acerca de desde el men principal. El cuadro de dialogo contiene el nmero
de versin e informacin de contacto de Paisley.
Muestra su numero de
versin.

209
Issue Track para Windows
ISSUE TRACK PARA WINDOWS

SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES
Issue Track est configurado para trabajar con una base de datos AutoAudit existente. Los datos
son transmitidos internamente entre las dos aplicaciones, resultando en la visualizacin
inmediata de los mismos en cualesquiera de ellas con mnima intervencin del usuario. Issue
Track es accesible mediante un navegador de Web comn o Intranet dependiendo de la
configuracin del servidor.
Existen 2 componentes principales en Issue Track
1) Respuesta de la Gerencia va Web (WMR)
2) Planes de Accin (Issue Track)
Los planes de accin creados en AutoAudit que requieren una respuesta de la gerencia se
pueden enviar a la vista de respuestas de la gerencia va web. Los planes de accin que no
requieren respuesta de gerencia del Coordinador de Observaciones se pueden enviar a la vista
del Plan de Accin en Issue Track.
Si enva a WMR, el Coordinador, o auditado, puede ingresar la respuesta de la gerencia
a travs del navegador de Issue Track.
o
Esas respuestas de gerencia pueden ser controladas en IssueTrack y el

Coordinador puede enviarlas de vuelta al departamento de auditora para su
revisin
El Coordinador puede revisar sus planes de accin asignados y registrar la

actualizacin de su estado y las respuestas de la gerencia. Notificar al
departamento de auditora cuando se haya finalizado el tem y est listo para su
revisin por el auditor.
Si se enva a Issue Track, el Coordinador, o auditado, puede revisar sus planes de

accin asignados y registrar la actualizacin de su estado. Notificar al departamento de
auditora cuando se haya completado el plan de accin y est listo para su revisin.
La seguridad est diseada para que los coordinadores y revisores slo puedan ver los
Planes de Accin que se les asignaron.
Consulte el Manual de Referencia de Issue Track para Windows para ms informacin.

210
FLUJO DE PROCESOS DE AUTOAUDIT & ISSUE TRACK
Como trabajan en conjunto

Issue Track proporciona un punto de encuentro comn, donde todas las partes involucradas en
observaciones de auditora pueden contribuir al proceso en el momento apropiado. Los usuarios
pueden generar Planes de Accin desde AutoAudit y automticamente enviarlos a Issue Track en
cualquier momento durante una auditora.
Las comunicaciones crticas entre Auditores, Revisores, y Coordinadores son
automatizadas resultando auditoras de mejor calidad.

211
AutoAudit para Windows
Auditores
Los auditores monitorean y verifican el estado de las observaciones en AutoAudit. Los
auditores no tienen acceso a Issue Track.
Un plan de accin puede resultar de una auditora interna, externa o de cualquier tipo de
revisin externa tal como evaluaciones de cumplimiento o regulatorias. Los
Coordinadores pueden ser asignados a cada plan de accin y actualizar sus progresos
hacia la solucin de los problemas en lnea. Una vez resuelto, los coordinadores pasan la
observacin al auditor responsable de la revisin y cierre.
La Administracin de Auditora en AutoAudit cierra los planes de accin y informa
resultados.
El Plan de Accin es el formulario donde el Auditor realiza todos los cambios en
AutoAudit.
Los Planes de Accin se pueden ver en la Vista de Observaciones y mediante Informes
del SNAP! Reporter.
Coordinadores
Los Coordinadores ( auditados), son responsables de documentar sus progresos.
Issue Track pone la responsabilidad de documentar el progreso de un plan de accin en
manos de los coordinadores reduciendo la cantidad de tiempo que deben dedicar los
auditores al seguimiento de las observaciones pendientes.
Los Coordinadores revisan sus planes de accin asignados, y registran las
actualizaciones de estado y respuestas. Notifican al departamento de auditora cuando
han completado el tem y est listo para una revisin del auditor.
Los Coordinadores slo pueden modificar los Planes de Accin que tienen asignados y
slo ver los planes de accin cuyas categoras coinciden con las que tienen asignadas. La
seguridad de los coordinadores es configurada a travs de la seccin de Configuracin de
Coordinadores en AutoAudit. Los nombres de los coordinadores estn disponibles para
ser elegidos de la lista desplegable de coordinadores en cada plan de accin en
AutoAudit.
Revisores
Los Revisores supervisan la actividad de todos los Coordinadores.
Los revisores son configurados a travs de la seccin de Configuracin de Coordinadores
en AutoAudit. Los Revisores pueden ser seleccionados en los Planes de Accin para ser
notificados cuando un plan de accin ha sido asignado a su rea en Issue Track. Un
revisor tiene derecho de solo lectura en un Plan de Accin.
La seguridad para los Revisores se determina mediante la asignacin de categoras
especficas paral revisor. Esto les permite supervisar la actividad de todos los planes de
accin en esa categora.

212
RESPUESTA DE LA GERENCIA VIA WEB

La seccin Respuesta de la Gerencia va Web (WMR) de Issue Track le da a los coordinadores la
capacidad para completar la Respuesta/Plan de Accin y la Fecha Esperada de cumplimiento en
el Plan de Accin. Esto se logra a travs de un navegador Web desde cualquier ordenador con
una conexin a Internet y de acceso vlido.
Cualquier Plan de Accin que espere una Respuesta de la Gerencia del Coordinador aparecer en
la pgina principal de Issue Track en la vista de Respuesta de Gerencia Web.
Enviar Respuestas de Gerencia de WMR en Issue Track

Los Planes de Accin de AutoAudit son vistos en WMR cuando el Auditor asigna un Coordinador
para el documento y comprueba la vista en WMR. Despus de que el documento est guardado
y cerrado, la observacin se va a ver en WMR. El auditor podr consultar el Plan de Accin en
AutoAudit, pero no puede hacer ningn cambio hasta que la respuesta sea realizada por el
Coordinador.
El campo de Coordinador del Plan de Accin muestra una lista de la gente que tiene derecho a
acceder a la informacin va Issue Track.
La seguridad de los Coordinadores es configurada va la Configuracin de Coordinadores y sus
nombres estn disponibles en la lista desplegable de cada plan de accin.
Consulte la seccin de la Configuracin de Coordinadores de la Gua de Configuracin de

213
Ver y Editar Planes de Accin en WMR

Para ver la informacin en WMR, el Coordinador se registra en Issue Track con el nombre de
usuario y contrasea establecidos en el programa para el Coordinador y, a continuacin, hace
click en Management Response View para ver los planes de accin asignados.
Consulte la seccin de la Configuracin de Coordinadores de la Gua de Configuracin de
El coordinador puede ingresar su Respuesta de Gerencia/Plan de accin, y la fecha esperada de
cumplimiento. Cuando la caja de la Respuesta de la Gerencia Completa est marcada y el
documento guardado, se mostrar en la pgina principal de los Papeles de trabajo del auditor
Para Revisar.
El auditor hace doble click en el tem para abrir el documento en su vista.
Enviar Plan de Accin a Issue Track

La seccin Plan de Accin de Issue Track permite a los Coordinadores comunicarse con los
Auditores con relacin a un Plan de Accin y al progreso que est teniendo.
Los Auditores pueden manualmente elegir para enviar un Plan de Accin individual a Issue Track
antes de cerrar la auditora tildando el campo Display in Issue Track en AutoAudit sobre un
Formulario de Plan de Accin individual.

214
Ver y Editar un Plan de Accin en Issue Track

Para ver la informacin en Issue Track, el Coordinador se conecta en Issue Track con su nombre
de usuario y contrasea configurada en la Configuracin de Coordinadores, y luego hace click en
la vista de Plan de Accin para ver todos los Planes de Accin asignados.
Consulte la seccin de Configuracin de Coordinadores de AutoAudit para Windows de la
Gua de Configuracin para ms informacin.
El Coordinador puede introducir la informacin apropiada en el cuadro de Comentarios. Si hace

click en el botn Historial de Auditora agrega la informacin del cuadro de texto Historia de
los Comentarios del Plan de Accin. El Coordinador puede incluir archivos adjuntos como
documentacin adicional si es necesario. Para enviar el Plan de Accin de nuevo al
Departamento de Auditora, el Coordinador elige el estado de Abierto- Listo para Revisin.
Respuestas Adicionales del Auditor

El Plan de Accin se muestra en la lista de Observaciones de Auditora para Revisar. El auditor
hace doble click en el tem para abrir el documento desde la vista.
La informacin aadida por el Coordinador se mostrar en la Historia de Comentarios del Plan de
Accin. Comentarios adicionales se pueden agregar por el Auditor. Despus de aadir nueva
informacin, el Auditor puede hacer click en el botn Aadir a la Historia para poblar la Historia
de los Comentarios del Plan de Accin .
El auditor tambin puede agregar adjuntos a la documentacin adicional si es necesario. Para
hacer la nueva informacin visible para el Coordinador en Issue Track, el Auditor puede cambiar
el estado a Abierto y seleccionar la casilla que Publicar en Issue Track. La comunicacin
entre el Auditor y Coordinador puede continuar como sea necesario.

215
Apndice A: Biblioteca de archivos
APNDICE A: BIBLIOTECA DE ARCHIVOS

CARACTERSTICAS PRINCIPALES
Esta funcionalidad ayuda a mantener un eficiente flujo de su documentacin en AutoAudit.
Se establece un repositorio con control de versiones de los documentos. Puede hacer click
en el botn Ver Historial para ver las versiones.
Puede definir su propia jerarqua de carpetas y asegurar sus archivos mediante la creacin y
gestin de carpetas para organizar sus archivos adjuntos.
El bloqueo de retiro y devolucin de archivos los protege con seguridad de sobre escrituras
accidentales por ms de un usuario sobre un mismo archivo. Los archivos permanecen
protegidos pero accesibles para los usuarios autorizados.
ACCEDER A LA BIBLIOTECA DE ARCHIVOS

Desde la barra de men de AutoAudit, seleccionar Biblioteca, Archivos Estndares.

216
ORGANIZAR ARCHIVOS Y CARPETAS

Mis Archivos Retirados
Todos los Archivos
Botones de Opciones de Carpetas

Puede crear tantas carpetas nuevas como sea necesario.
Crear
Hacer click en Crear para crear una nueva carpeta.

Ingresar el nombre de la carpeta.
Hacer click OK.
Renombrar
Puede renombrar cualquier carpeta.
Eliminar
Puede eliminar cualquier carpeta que haya sido creada (no las predeterminadas).
Todo el contenido de la carpeta, incluido subcarpetas y sus contenidos, tambin
ser eliminado.
Opciones Men Archivo

Estas opciones permiten trabajar directamente con los archivos dentro de la jerarqua de
carpetas. Diferentes reglas se aplican a las Rplicas de Viajes.
Consulte las reglas para Rplicas de Viaje ms adelante.
Opciones de la Biblioteca de Archivos Anexos

Importar
Puede importar y adjuntar archivos. Esta accin asocia el archivo elegido con un
formulario y guarda el archivo en AutoAudit.
1. Seleccionar la carpeta donde guardar el archivo importado.
2. Click en Importar.
3. Seleccionar el archivo a importar y hacer click en Abrir.
4. Se cerrar la ventana de seleccin y la ruta del archivo importado
aparecer en el cuadro de texto.
5. Hacer click en Importar para ubicar el archivo dentro de la carpeta
seleccionada.
Retirar
Check
Out
Puede retirar archivos. Esta accin guarda una copia del archivo en su disco duro,
le permite modificarlo e impide a otros usuarios retirar el archivo.
1. Seleccionar el archivo a retirar para modificarlo
2. Hacer click en Retirar. El archivo se copia en su disco duro. Esto hace que
el archivo quede bloqueado.
Notas Retirar
La ubicacin predeterminada de los archivos retirados es la que est definida
en Opciones / Preferencias del Usuario / Directorio Temporal.
Mientras un archivo no haya sido retirado, los usuarios pueden retirarlo,
mirarlo, moverlo, copiarlo o borrarlo.
Cuando el archivo est retirado, el usuario que lo retir puede devolverlo,
cancelar el retiro o modificar el archivo.
Cuando un archivo se retira, otros usuarios pueden solamente Leer el
archivo.
Los archivos retirados no pueden devolverse cuando el documento es de solo
lectura (porque ha sido aprobado). Sin embargo pueden modificarse y
cancelar el retiro.
El [Administrador de la Base de Datos] puede eliminar un Retiro hecho por
un usuario si ste no est disponible.
217
Devolver
Check In
Puede devolver archivos que fueron previamente retirados.

Nota: esta opcin est solamente disponible paral usuario que retir el archivo.
1.
Seleccionar el archivo que va a Devolver.
2.
Hacer click en Devolver. Carga el archivo desde el disco duro del usuario,
completo con todas las actualizaciones realizadas desde que se lo retir y lo
graba. El archivo entonces puede Retirarlo otro usuario.
Nota: El mismo resultado (el archivo que se devuelve) podra haberse realizado
seleccionado Cancelar Retiro, pero con una importante excepcin: se
perdern todos los cambios hechos en el archivos desde que fue Retirado.
Cancelar
Retiro
Puede cancelar la accin de Retiro. Elimina el archivo desde el disco duro. Las
actualizaciones que se hicieron en el archivo mientras estaba retirado se perdern.
Esta accin permite a los dems, retirar el archivo para su edicin.
Modificar
Puede Retirar y abrir el archivo para modificarlo.

1.
Seleccionar el archivo a modificar.
2. Hacer click en Modificar para abrir el archivo. Esto hace que el archivo se
bloquee.
Notas: Esta opcin est disponible solamente si un archivo no se retir o
est retirado por el usuario que quiere modificarlo.
Los usuarios pueden solamente modificar archivos que hayan retirado
o que nadie retir.
Ver
Puede ver o leer archivos que estn retirados por otros (slo lectura).
Nota: La opcin Ver est disponible para cualquier archivo, incluso archivos
que han sido retirados por otros usuarios. No pueden realizarse
cambios en esos archivos.
Eliminar
Puede borrar un archivo.

1.
2.
Seleccionar el archivo a borrar.

Hacer click en Eliminar.
Si el archivo borrado se comparti con algn documento, solamente el
archivo asociado con el documento actual se elimina y el archivo en cuestin
se mantendr en el servidor.
Mover
Puede mover un archivo de una carpeta a otra dentro de una estructura de carpetas.
1.
Seleccionar el archivo a mover.
2.
Hacer click en Mover.
3. Seleccionar la carpeta donde quiere mover el archivo. El archivo aparecer en

la nueva ubicacin.
Modificar
Descripcin
Puede cambiar la descripcin del archivo.

1.
Seleccionar el archivo a modificar.
2.
Hacer Click en Modificar Descripcin.
3.
Escribir la nueva descripcin y hacer click en OK para guardar.

218
Ver
Historia
Puede ver la historia de un archivo y abrir una versin previa del archivo.
1.
Seleccionar el archivo.
2.
Hacer click en Ver Historia para ver la lista con los links de cada versin del
archivo.
3.
La ventana Historia del archivo se abrir.
Crear Copia
Copiar
Detach
Seleccionar una versin del documento para crear una

copia de esa versin que se pueda grabar fuera de
AutoAudit para poder analizarla.
Purge Old
Revisions
Hacer click para eliminar todas las versiones anteriores.

Aparecer un mensaje pidiendo confirmaci.
Cerrar
Hacer click para cerrar la ventana del historial.
Puede copiar un archivo de una carpeta a otra dentro de una estructura de carpetas.
1.
Seleccionar el archivo a copiar.
2.
Hacer click en Copiar.
3.
Seleccionar la carpeta donde quiere copiar el archivo. Una copia del archivo
aparecer en la carpeta seleccionada.
Reglas para Rplicas de Viaje

En una Rplica no puede Retirar archivos para modificarlos; debe haberlos retirado
antes de crear la rplica de viaje. El retiro de los archivos debe ser hecho estando
conectado desde la PC en la que har la rplica de viaje.
No pueden moverse, copiarse ni borrarse archivos anexos o carpetas, ni renombrarse
carpetas.
Si importa un archivo o crea un archivo Word o Excel, automticamente quedar retirado
para usted.
Cuando crea una rplica de viaje, tiene la opcin de copiar la Biblioteca de Items estndares.

219
OPCIONES
DE
RELACIONADAS
CONFIGURACIN
DEL
SISTEMA
Opciones, Configuracin del Sistema, Opciones.

En la pgina de Configuracin del Sistema se dispone de una opcin para que los usuarios
puedan depurar revisiones anteriores de los archivos adjuntos. Adems, un botn Eliminar
revisiones de archivos est disponible para que se borren automticamente las revisiones de
adjuntos, excepto la ms reciente, cuando se cierra una auditora.
Consulte Gua de Configuracin de AutoAudit para ms informacin.

220
Apndice B: Documentos Incrustados/Adjuntos
APNDICE B: DOCUMENTOS INCRUSTADOS/ADJUNTOS

Caracteres Especiales vlidos e invlidos
En AutoAudit hay lugares donde ciertos caracteres especiales no se permiten en nombres de
archivos y documentos. Algunos caracteres especiales tienen un significado especial para el
programa y causan errores cuando procesa.
EVITAR USAR ESTOS CARACTERES ESPECIALES

Caracter
Descripcin
Carcter
Descripcin
'
Acento
Asterisco
>
Mayor que
Doble comilla
<
Menor que
Interrogacin
Tilde
Ms
Pound
Acento
Porcentaje
Igual
Back Slash
Dolar
&
Ampersand
Exclamacin
Simbolo at
punto y coma
Lnea vertical
Coma
Division
Parntesis
dos puntos
Parntesis
No separacin
Acento
Puntos suspensivos
Parntesis
Punto
Parntesis
Linea baja
Parntesis
Comilla simple
Parntesis

221
Documentos Incrustados vs. Documentos adjuntos

Hay veces en las que necesita decidir si desea incrustar o adjuntar documentos. Aqu estn los
principales puntos relacionados con incrustar documentos vs. adjuntar documentos.
Archivos Anexos son los archivos que se importan desde la ventana que se abre al
hacer click en Archivos (en el men de la columna izquierda).
Objetos Incrustados son los conos que se ven en las reas de texto enriquecido de
los papeles de trabajo y programas.
Documento incrustado
Editor de texto enriquecido (rea blanca grande)
Notas Importantes:
Impresin de objetos incrustados y anexados
La impresin de los documentos anexados e incrustados se har siempre a la impresora
predeterminada de su PC. No se imprimirn a la impresora seleccionada si es diferente a la
impresora predeterminada.
Si no puede modificar el archivo (Visio o archivos de Acrobat, y solamente tiene el
programa para visualizarlos) entonces recomendamos que anexe el archivo en lugar de
incrustarlo.
Incrustar documentos indica que quiere poder modificarlos, y el programa necesitar
recursos para retener el archivo para modificarlo.
Abra los documento anexos de un papel de trabajo haciendo click en el enlace de
Archivos. Eso le dar adems acceso a la Biblioteca de Archivos Estndar.
Se recomienda deshabilitar la opcin que permite incrustar objetos en la Configuracin
del sistema.
Consulte la Gua de Configuracin de AutoAudit para Windows para mayor
informacin.

222
Por qu usar archivos anexados en lugar de incrustados

Mejores Prcticas: Archivos Anexos
1) Rendimiento Cuando se abre un papel de trabajo, solo el dato de la cantidad de
archivos anexos se carga, por lo que la carga es mucho ms rpida. Cuando se abre la
ventana de Archivos Anexos, AutoAudit traer solamente el listado de archivos. Solamente cuando
se abre un archivo anexo, ste ser descargado desde la base de datos.
2) Compatibilidad Todo tipo de archivos pueden ser guardados como Anexos. Cuando
un documento es retirado y est siendo modificado se ejecutar el programa
correspondiente de la misma manera en que ocurre con archivos que no estn anexados
a AutoAudit para Windows.
3) Confiabilidad Dado que un archivo anexo es descargado guardado por vez, las
probabilidades de alguna eventual falla en la red o en la conexin a la base de datos son
menores, ayudando a preservar la integridad de sus documentos. Adems, la historia de
las versiones se conserva en la base de datos, para permitir acceder a versiones
anteriores.
4) Separacin de tareas Cada archivo anexo puede ser Retirado separadamente por distintos
auditores, aunque estn en un mismo papel de trabajo, haciendo que queden protegidos de ser
modificados por ms de un auditor a la vez. La historia de cada archivo indica cuando fue
importado y cada retiro y devolucin.
5) Enlace Punto-a-Punto No hay lmites para los enlaces, porque los anexos pueden
ser enlazados desde un documento de AutoAudit a otro.
Objetos Incrustados
1) Rendimiento Los objetos incrustados hacen ms lenta la carga y el guardado de los
papeles de trabajo y programas. Aunque solamente se cambie el nombre de uno de esos
documentos, el contenido completo del cuadro de texto enriquecido debe ser guardado.
Para cargar el documento, todos los objetos incrustados deben ser importados desde la
base de datos.
2) Compatibilidad Los archivos de algunos tipos de aplicaciones pueden presentar
algn problema cuando se los ejecutan desde archivos incrustados en areas de texto
enriquecido. Adems el uso de documentos incrustados obliga a que los usuarios deban
parametrizar la visualizacin de color de sus PC a 16-bit.
3) Confiabilidad Si guarda muchos documentos como objetos incrustados en el rea de
texto enriquecido y son de gran tamao, el tiempo necesario para guardar un Papel de
Trabajo o un Programa puede ser importante. Pueden generarse problemas en ciertas
redes o conexiones a las bases de datos y los objetos incrustados podran no guardarse
correctamente.
4) Separacin de tareas No hay forma de bloquear los objetos incrustados mientras un
usuario quiere realizar cambios en uno de ellos. No hay historia de los cambios
realizados en los objetos incrustados.

223
Descripcin de la funcin
Objetos
incrustados
El documento se ver como un icono en el rea de texto

enriquecido. Excel, Word y PowerPoint tendrn un cono asociado
al programa. Otros tipos de documentos pueden tener el icono
genrico de paquete.
Puede modificar el contenido del documento si tiene instalado el

correspondiente programa que le permita modificar ese tipo de
documento.
Puede aprovechar las caractersticas de auto guardado del

programa.
Puede usar documentos enlazados (Punto a punto o Punto a
Documento).
Documentos
anexados
Puede retirar el documento para modificarlo, manteniendo una

copia en la base de datos.
Puede devolver un documento a AutoAudit manteniendo la

historia de versiones del documento.
Para mltiples usuarios que utilizan el mismo papel de trabajo

hay menos chances para sobrescribir el trabajo de cada uno.
Puede trabajar fuera de lnea cuando edita el documento.
Puede conocer quin adjunt el documento y cundo fue

adjuntado (Control de Versin)
Aparece el nombre del archivo, en lugar de documento

genrico.
Debe retirar, modificar, y luego devolver el documento para

poner a disposicin de otros usuarios cualquier cambio en el
documento.
Debe guardar el documento de AutoAudit para guardar sus

cambios en el documento que esta siendo editado.
Puede
abrir
y
simultneamente.
trabajar
con
mltiples
documentos
Puede abrir y trabajar con el contenido de un rea de texto

enriquecido a la vez.
Los papeles de trabajo se abrirn y guardarn mas rpido.
Una conexin telefnica o LAN lenta har menor impacto cuando

edita un documento.
Requiere ms recursos del sistema para abrir, modificar y

guardar el documento.

224
Archivos PDF incrustados

Normalmente los archivos PDF pueden incrustarse dentro del rea de texto enriquecido, pero en
otros casos incrustar archivos PDF no ser posible. Esto normalmente se resuelve instalando la
ltima versin del Adobe Acrobat Reader.
Sugerimos que los archivos PDF se adjunten en la pestaa de Archivos en lugar de incrustarlos.
Esto hace que sea ms rpida la apertura y guardado del documento porque, si el archivo PDF
se incrusta, entonces tiene que ser recuperado de la base de datos cada vez que el documento
es abierto o guardado.
Si el archivo PDF es adjuntado entonces solamente se lee desde la base de datos cuando el
adjunto es abierto. La regla general es que si un documento no puede cambiar o no tendr
cambios, entonces es mucho mas eficiente y seguro adjuntar el documento en lugar de
incrustarlo.
Trabajar con Objetos Incrustados

Cuando use objetos incrustados en un rea de texto enriquecido en AutoAudit, recomendamos
asegurarse cerrar todos los documentos incrustados antes de guardar o cerrar el documento en
AutoAudit.
Para modificar un documento de Word incrustado en AutoAudit

1.
Abra un Papel de Trabajo en AutoAudit.
2.
Abra el documento Word incrustado.
3.
Haga sus cambios en Word.
4.
Elija Archivo, Cerrar y Volver o haga click en [X] del margen superior derecho.
5. En este punto no debera tener abierto Word. Haga click en Guardar el Papel de
Trabajo.
6.
Haga click en Cerrar cuando el guardado este terminado.
IMPORTANTE: Cerrar los documentos incrustados correctamente despus de su

utilizacin es muy importante para asegurar que el documento
incrustado se pueda guardar en la base de datos.

225
Apndice C: Exportar e Importar Datos
APNDICE C: EXPORTAR E IMPORTAR DATOS

Para determinar si se pueden importar datos a AutoAudit, vaya al Men desplegable Archivo en
la ventana de la seccin en la que est interesado en importar datos. Si el programa muestra
opciones de Importar y Exportar, podr importar datos para poblar la vista.
Todas las importaciones de datos estn basadas en una plantilla de AutoAudit predefinida. Para
obtener la plantilla correcta, debe exportar una copia con los datos actuales. La funcin Exportar
genera la plantilla necesaria para importar datos.
Importar Riesgos EPRN

Un archivo Import BPRA Risks.mdb est disponible en C:\Archivos de Programa\AutoAudit.
Puede abrir la plantilla de Configuracin ERPN y usar la opcin Archivo, Importar para
importar esta lista de Riesgos. La lista de riesgos est numerada 1-78. Si quiere importarla en
otra ubicacin, cambie el orden en la base de Access. Estos riesgos se proveen como ejemplos
para ser utilizados en su operacin.
CONFIGURACIN ERPN
En este ejemplo, se utiliza Configuracin ERPN para crear la plantilla. Las instrucciones son las
mismas para otras secciones de AutoAudit. Ud. debe tener permisos para usar MS Access para
poder trabajar con las plantillas exportadas.
Exporte la plantilla de datos a una ubicacin donde pueda localizarla para trabajar con ella.
Si est exportando varias plantillas, denomnelas apropiadamente, para que la plantilla correcta
pueda ser poblada e importada.

226
Cuando la Exportacin ha terminado exitosamente, se mostrar este mensaje:
El programa da ciertas indicaciones de como trabajar con los datos exportados.
Modifique la base de datos Access guardada y luego importe sus modificaciones. Si cambia una
fila existente, la importacin actualizar esa fila. Si quiere agregar una fila, agrguela a la base
Access y asgnele un ID que tenga menos de 32 caracteres

227
Abra la base de datos exportada usando MS Access.
sta es la plantilla que permitir la importacin de datos a AutoAudit. El campo ID debe ser
distinto para cada registro. Puede completarse con cualquier conjunto de 32 caracteres
alfanumricos.
Si Ud. est cambiando datos existentes, no cambie el campo ID. Cuando los datos se importen,
el programa sobrescribir los campos para los ID existentes.
Si Ud. quiere agregar ms registros a la plantilla, asgneles valores al campo ID que no existan
en otros registros. Puede copiar un cdigo existente y cambiarle los ltimos 4 caracteres para
hacerlo distinto. Complete los campos restantes como sea necesario.

228
Nota:
La columna Position determina en que lugar de la lista se mostrar este elemento

EPRN.
Puede necesitar ajustar los valores de Position para ubicarlos correctamente. Esto
puede ser hecho tambin desde AutoAudit.
Position

229
Luego de que la plantilla se haya poblado completamente, puede importar la plantilla a

AutoAudit.
Seleccione la plantilla que fue exportada desde AutoAudit y modificada:

230
Cuando la importacin se haya completado, aparecer un mensaje indicando: Import

Successful. Haga click en OK para continuar.
Si Ud. ha cambiado los registros exportados a la plantilla, los cambios deben haber
sobrescrito los registros originales si el cdigo ID era el mismo.
Si agreg registros a la plantilla exportada, estos debera aparecer. Puede hacer cambios
desde AutoAudit, o puede modificar y reimportar la plantilla, como sea necesario.
Solucin de Problemas
Si la plantilla no puede importarse, verifique que es la misma plantilla que fue originalmente
exportada. Cada seccin del programa tiene una plantilla con un diseo especfico.
Si hay registros faltantes, verifique que tienen un cdigo ID distinto al de los otros registros.
Si utiliza ms de una vez el mismo ID, el ltimo registro ser el que se conservar porque
cada registro con el mismo ID sobrescribe al anterior con ese mismo ID.

231
Apndice D: Preguntas Frecuentes y Mensajes de Error
APNDICE D: PREGUNTAS FRECUENTES Y

MENSAJES DE ERROR
PREGUNTAS FRECUENTES
1. Mi Supervisor me dice que ha agregado una nueva auditora que debera consultar.
Tengo AutoAudit abierto pero no la encuentro en el Men de los Papeles de
Trabajo. Si cierro y vuelvo a abrir AutoAudit la puedo ver. Hay forma de refrescar
las auditoras que se muestran?
Respuesta: S. Debe hacer click en Actualizar en el encabezado del Men de Papeles de
Trabajo para que refresque el contenido de la vista.
2. Retir un archivo trabajando en la computadora de la oficina. Luego me llev mi
notebook a casa y trat de trabajar en el mismo archivo, pero no pude hacerlo.
Cul es el problema
Respuesta: Cuando retira un archivo, una copia de ese archivo se guarda en la
computadora desde la que hizo el retiro. Debe usar esa computadora para poder seguir
trabajando en ese archivo. Si quiere trabajar en otra computadora, devuelva el archivo
desde la computadora donde lo retir y retrelo desde la computadora donde quiere
trabajarlo.
SOLUCIN DE PROBLEMAS. MENSAJES DE ERROR

Para contactar a Paisley, Consulte la ltima pgina para informacin de contacto.
Error de Adjuntos
Agregando un nuevo adjunto fall: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ123456. Este
dato no se guard correctamente. Por favor salga e intente nuevamente.
Comprobar el Server que tiene la base de datos de AutoAudit.
Si el Server est lleno, el guardar fallar.
Error de Compilacin
Error de compilacin en Mdulo oculto:
mdulo oculto: cData
mMenuChanges" y error de compilacin en
Si el error ocurre con respecto al Push/Pull Audit Report, el usuario necesita actualizar el archivo
13579.aot. Contactar el Servicio de ayuda de Paisley.
Error copia de auditora

No se pudo encontrar la seccin maestra de identificacin de este documento. La copia
de Auditora se ha detenido. Es posible que tenga que borrar esta auditora "
En la versin 1.6.41, si la auditora copiada fue creada con una versin anterior, aparece este
error cuando va a copiar la auditora. Para resolver el mensaje de error, necesita volver a
guardar todos los documentos de la auditora copiada. Abrir cada uno, seleccionar guardar y
cerrar. Luego, debera poder copiar la auditora sin mensaje de error.
Nota:
Este error ocurre solamente en auditoras que han sido copiadas previamente y no
debera suceder en las nuevas auditoras creadas.
Error 3163
Un error puede haber impedido que estos datos sean escritos a AutoAudit. Error: 3163.
Por favor verifique los datos en las Observaciones en el campo <<ActivityName>>.
232
Comprobar cuantos caracteres son usados paral nombre de la Observacin y Plan de Accin.
Esta limitado a 50 caracteres.
Fallas en Lectura de datos

"Lectura de datos fallida: Papel de trabajo- SELECT * FROM Workpapers WHERE IDFld
= 'ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ123456'"
Este error generalmente est asociado a la prdida de la conexin de AutoAudit. Si tiene
AutoAudit versin 1.6.41 o posterior, puede no tildar la casilla "Allow Cached Database
Connections" de las Opciones/Establecer informacin de Servidor. Permite al programa
reconectarse con la base de datos sin tener que apagar la PC.
Desconocido error de lectura. Puede leer la informacin de un enlace enlazado
particular. Podra no estar disponible la creacin de puntos de links unidireccionales si
cierra ese documento y lo abre nuevamente.
AutoAudit. Descripcin error grave: error al acceder path/file access error. Cdigo
resultado: 0
Los usuarios necesitan tener derecho de lectura/escritura a la carpeta Temp. Ubicacin
predeterminada: c: \ archivos de programa \ AutoAudit.
Error Grave
Error Grave: Por favor contctese con su administrador de sistema. El estado de
control es invlido: 0 la lectura / escritura de los datos seleccionados ha fallado!. Por
favor cierre este informe e intente nuevamente.
1) Intente ejecutar ese informe desde la Biblioteca (El Auditor no podr seleccionar el
informe desde la biblioteca, pero en su lugar, seleccione Abrir).
2) Si el Auditor est eligiendo Seleccionar cuando enva el Informe desde la biblioteca en
la seccin de Informe y sigue el siguiente mensaje de error:
Register: PCMultsrc.dll
Start > Run > regsvr32 PCMultsrc.dll
Errores en Server o Base de datos

" Se ha producido un grave error de comunicacin cuando se trata de determinar si
esta base de datos est encriptada o no. Deber salir de AutoAudit y tratar de
conectarse nuevamente."
1) Verificar el Seteo Regional. AutoAudit no soporta Unicode (Japanese, Chinese, Arabic,
etc).
2) Asegrese que el nombre del usuario y la contrasea en el Seteo de Servidor es
correcto.
El guardado de comentarios fall. Estos datos no se guardarn correctamente. Por
favor salga e intente nuevamente.
Verificar el Server donde est la base de datos de AutoAudit para Windows. Si el Server esta
lleno, el guardar fallar.

233
Servidor no encontrado Acceso fallido a la base de datos o Servidor. Detalle de

informacin: Fallo en el Login de usuario'(null)'.
No est seteada la informacin del Servidor.
Opciones > Establecer Informacin del Servidor > Ingresar el nombre del Servidor
SQL Server; Nombre del usuario de la cuenta y clave de la cuenta (no la individual
del Auditor).
Base de datos no encuentra el servidor o el acceso al servidor ha fallado. Detalle
informacin: [DBNETLIB][ConnectionRead (WrapperRead()).] Error general de red.
Verificar su documentacin de red.
No est seteada la informacin del Servidor.
Opciones > Establecer Informacin del Servidor > Ingresar el nombre del Servidor
SQL Server; Nombre del usuario de la cuenta y clave de la cuenta (no la individual
del Auditor).
Error corrector ortogrfico

Esta accin no puede completarse porque otra aplicacin la est usando. Elegir 'Switch
To' para activar la aplicacin y corregir el problema.
Usualmente ocurre cuando trata de realizar la correccin ortogrfica Usually occurs when you
try to launch Spell Check. Hay una pantalla detrs de AutoAudit para Windows que espera
una respuesta. Hasta que no responda, no puede hacer nada ms. Hacer click en el icono de
Word en la parte inferior de la pantalla o minimizar todas las pantallas, o con <Alt> + <Tab>
hasta que pueda seleccionar la pantalla.
Errores de Sincronizacin.
"Hubo un error cuando se estaba sincronizando. Por favor contactarse con el
Administrador del Sistema. Esta tabla no esta definida: GComments"
1) GComments es una tabla que contiene los comentarios del Informe de tiempos. Una
Rplica de viaje puede ser creada con una versin anterior de AutoAudit para Windows
que no contena la tabla Gcomments.
2) Esto puede ocurrir si la persona que est actualizando la base de datos SQL no tiene
permisos totales para crear una nueva tabla durante la actualizacin. La tabla puede
no haberse creado adecuadamente.
Error WinWord
WINWORD.exe ha generado errores y Windows lo cerrar. Reinicial programa. Se cre
un error en el log.
Si el error ocurre con respecto al Push/Pull Audit Report, el usuario necesita actualizar el archivo
13579.aot. Contactar el Servicio de ayuda de Paisley.

234
Apndice E: AutoAudit con Macro Security
APNDICE E: AUTOAUDIT CON MACRO SECURITY

Tradicionalmente para poder usar el Informe Push/Pull y las macros de enlace de documentos en
AutoAudit, los usuarios deban configurar la Seguridad de Macros (Macro Security) en nivel Bajo.
Esta no es una opcin adecuada pues permitira la ejecucin de macros no seguras en Microsoft
Office.
Las versiones de AutoAudit posteriores a la 1.6.34 pueden conservar la Seguridad de Macros
en nivel "Alto", si sigue los pasos que se indican a continuacin.
La configuracin de Seguridad de Macros est disponible solamente para documentos de
Word.
Cambiar Configuracin de Seguridad de Macros

Seleccione Herramientas, Macro, Seguridad.
En la pestaa de Seguridad, seleccione Alto.
Haga click en OK.

235
Firmas Digitales no soportadas en Versin 3.0 y posteriores

Las firmas digitales para documentos de Excel y Word no estn soportadas debido a que
Microsoft Office estaba eliminando las firmas digitales cuando un documento es incrustado. La
informacin que sigue se conserva para uso futuro solamente.
Importar el Certificado de Paisley para que las Macros de Paisley

sean confiables
Encuentre el archivo PaisleyCA.cer.p7b en la carpeta C:\Program
Files\AutoAudit\Templates.
Haga click con el botn derecho del mouse sobre ese archivo y seleccione la opcin
Instalar Certificado.
Haga click en Next para continuar.

236
Mantenga la opcin de Automatically select (Seleccionar automticamente el almacn de

certificados en base al tipo de certificado) y haga click en Next.
Ud. ha completado
exitosamente el
Asistente de Importacin
del Certificado.
Haga Click en Finish.

237
Ud. puede recibir el siguiente mensaje relacionado con confiar en el certificado de Paisley
Consulting CA; haga click en Yes para continuar.
Ud. debera recibir un mensaje confirmando que la importacin ha sido exitosa. Haga click en
OK para continuar.
Importar el Certificado de Paisley por Internet Explorer

Si el mtodo anterior no funciona, puede importar el certificado utilizando el Explorador de
Internet:
Abra el Internet Explorer.
Haga click en Herramientas, Opciones de Internet
Haga click en la pestaa Contenido y haga clic Certificados
Seleccione Importar

238
En el Asistente de Importacin de Certificados, haga click en Next.
1.
Haga click en Examinar.
2.
Encuentre el archivo PaisleyCA.cer.p7b en la carpeta C:\Program

Files\AutoAudit\Templates.
3.
Cambie Tipo de Archivos a PKCS #7 Certificates (*.spc, *.p7b) y haga click en

Abrir.
Click Open.

239
Click Next.
Acepte la opcin predeterminada Automatically select the.
Haga click en Next.

240
Click Finish.
Ud puede recibir el siguiente mensaje relacionado con confiar en el certificado de Paisley

Consulting CA; haga click en Yes para continuar.
Ud. debera recibir un mensaje confirmando que la importacin ha sido exitosa. Haga click en
OK para continuar.
Haga Click en OK.

241
Ahora que tiene el certificado requerido registrado en su computadora puede correr el Informe
Push/Pull y las macros de vinculacin punto a punto si la seguridad macro est configurada en
Alto, cuando abre un documento Word con estas macros, aparece el siguiente mensaje:
Seleccione la opcin Always trust macros from this source (Siempre confe en
macros de este origen).
Haga click en Enable Macros (Habilitar Macros).
Al finalizar, Ud. no debera recibir ningn otro mensaje relacionado con seguridad de
macros de Paisley.

242
Apndice F: Campos para Informes
APNDICE F: CAMPOS PARA INFORMES

Campos de AutoAudit para crear informes con SNAP! Reports
Files Table / Archivos Anexados
Audit
Status
Last Editor
Current Version
Audit Manager
Document Type
Last Edit Date
Checked Out By
Fiscal Year
Subject
Description
Audit ID
Categories
Creator
File Name
Document ID
Section
Create Date
Checked Out
Attachment ID
Action Plan Table / Planes de Accin

Audit
FiscalYear
Categories
Creator
Subject
IssueNumber
ManagementResponse
Auditor
Coordinator
ActualCompletionDate
RevisedExpectedCompletionDate
FollowUpDate
ActionPlanStatus
Priority
ActionPlanCategories
RequestReview
Reviewer
Issue
Recommendation
CommentHistory
AuditID
IssueID
Approvals
Cause
CreateDate
ActionPlanNumber
ExpectedCompletionDate
ActionPlanStatusComments
DocumentStatus
Background
ActionPlanID
Effect

243
Activity Checklist Table / Listas de Verificacin

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
Section
Subject
ProgramName
LastEditor
LastEditDate
Status
RequestReview
Approvals
OriginationType
ToDo
Completed
CompletedBy
Comments
InProgressEdlitors
AuditID
SectionID
ActivityChecklistID
BPRA Details Table / Detalle de ERPN

CreateDate
Categories
Subject
SubProcess
LastMod
Creator
LastEditor
Description
RiskCategories
InherentRisk
ResidualRisk
Question
RiskLevel1
RiskLevel2
RiskLevel3
ProceduresComments
BPRAID

244
Comment Table / Comentarios

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
Subject
ProgramName
CreatorComment
Respondent
RespondentComment
LastEditor
LastEditDate
Status
RequestReview
Approvals
InProgressEditors
AuditID
CommentID
ExpectedResponseDate
Evaluation Detail Table / Detalle de Evaluaciones

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
_EvaluationType
PersonEvaluated
Question
Answer
PointValue
Weighting
QuestionTotal
Comments
Status
RequestReview
LastEditor
LastEditDate
Approvals
InProgressEditors
AuditID
DocumentID
Evaluation Summary Table / Resumen de Evaluaciones

Audit
AuditManager
FiscalYear
Creator
CreateDate
LastEditor
EvaluationType
PersonEvaluated
LastEditDate
Total
Comments
AuditID
DocumentID
Expense Reporting Table / Gastos

Audit
AuditPhase
Phase
PhaseStatus
Chargeable
PhaseMgr
FiscalYear
Categories
Auditor
WeekBeg
Airfare
Lodging
Meals
GroundTransportation
MiscExpense
TotalExpense
AuditID

245
Issues Table / Observaciones

Audit
FiscalYear
Categories
CreateDate
Creator
Subject
IssueNumber
SupportingWPReference
Issue
Background
Issue_Type
Issue_Group
Issue_Risk
Recommendation
Disposition
DispositionComments
DocumentStatus
Approvals
RequestReview
AuditID
IssueID
Cause
Effect
Issues & Action Plans Table / Observaciones y Planes de Accin

Audit
FiscalYear
Categories
CreateDate
Creator
Subject
IssueNumber
ActionPlanNumber
SupportingWPReference
Issue
Background
Issue_Type
Issue_Group
Issue_Risk
Recommendation
Disposition
DispositionComments
DocumentStatus
Approvals
ManagementResponse
Auditor
Coordinator
ExpectedCompletionDate
ActualCompletionDate
RevisedExpectedCompletionDate
FollowUpDate
ActionPlanStatusComments
ActionPlanStatus
Priority
ActionPlanCategories
DocumentType
LastEditor
LastEditDate
RequestReview
Reviewer
InProgressEditors
CommentHistory
AuditID
ActionPlanID
IssueID
Cause
Effect
APApprovals

246
Planning Documents Table / Documentos de Planeacin

Audit
Planned_Mgmt_Respons
es
Planned_Kickoff
Planned_Draft_Report
Planned_Closing_Me
eting
Revised_Kickoff
Planned_Final_Report
Planned_Audit_Closure
Revised_Closing_Meeti
ng
Revised_Mgmt_Response
s
Revised_Final_Repor
t
Actual_Kickoff
Actual_Draft_Report
Actual_Closing_Meeting
Actual_Mgmt_Response
s
Actual_Final_Report
Actual_Audit_Closure
Lodging
Meals
GroundTransportation
MiscExpense
TotalBudgetedExpenses
AuditComments
Audit_Rating
CreateDate
Creator
DocumentStatus
Approvals
AuditStatus
AuditManager
InCharge
FiscalYear
Categories
LastEditor
LastEditDate
RequestReview
InProgressEditors
Revised_Draft_Report
Revised_Audit_Closure
Airfare
AuditID
Programs Table / Programas

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
Section
Subject
ProgramName
LastEditor
LastEditDate
Status
RequestReview
Approvals
OriginationType
InProgressEditors
AuditID
ProgramID
Reports Table / Informes

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
Subject
LastEditor
LastEditDate
Status
RequestReview
Approvals
InProgressEditors
ReportRating
AuditID
ReportID

247
Risk Assessment Table / Evaluacin de Riesgos

RiskType
CreateDate
Categories
Subject
Rating
SubSection
SubProcess
LastMod
Creator
LastEditor
Description
RiskCategories
InherentRisk
ResidualRisk
DocumentID
Scheduled Timeblocks Table / Rangos de Tiempos Programados

Audit
AuditPhase
Phase
PhaseStatus
Chargeable
PhaseMgr
FiscalYear
Categories
StartDate
EndDate
EstHrs
TBType
TBTerm
Auditor
Rate
HrsPerDay
WorkDays
TotalHrs
TotalChgs
TBCategories
AssignedBy
AuditID
Survey Detail Table / Detalles de Encuestas de Calidad

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
SurveyType
PersonResponding
Question
Answer
PointValue
Weighting
QuestionTotal
Comments
Status
RequestReview
LastEditor
LastEditDate
Approvals
InProgressEditors
AuditID
DocumentID
Testing Matrix Table / Matrices de Prueba

Audit
AuditManager
FiscalYear
Creator
CreateDate
LastEditor
LastEditDate
Inherent Risk
Residual Risk
Categories
Process
SubProcess
Descript
Subject
DocumentStatus
Section
Approvals
RequestReview
InProgressEditors
AuditID
TestingmatrixID

248
Time Reporting Table / Informe de Horas

Audit
AuditPhase
Phase
PhaseStatus
Chargeable
PhaseMgr
FiscalYear
Categories
Auditor
WeekBeg
Day1
Day2
Day3
Day4
Day5
Day6
Day7
TotalHrs
Comments
AuditID
Vertical Risk Details Table / Detalles de Evaluacin Riesgo Vertical

CreateDate
Categories
Subject
Rating
SubSection
LastMod
Creator
LastEditor
Description
RiskCategories
Question
Answer
PointValue
Weight
QuestionTotal
VerticalRiskID
QuestionNumber
Workpapers Table / Papeles de Trabajo

Audit
AuditManager
FiscalYear
Categories
Creator
CreateDate
Section
Subject
ProgramName
LastEditor
LastEditDate
Status
RequestReview
Approvals
OriginationType
InProgressEditors
AuditID
WorkpaperID
ParentSection
Workpapers Menu Table / Men de Papeles de Trabajo

FiscalYear
Audit
Section
Status
DocumentType
Subject
Creator
CreateDate
LastEditor
LastEditDate
RequestReview
Approvals
Categories
InProgressEditors
AuditID
DocumentID

249
Contactar Nuestra Mesa de Ayuda
CONTACTAR NUESTRA MESA DE AYUDA

Email
support@paisley.com
Fax
320.286.4500
Telfono
Clientes de Canad y USA: 888.812.2335

Clientes Internacionales: 320.286.4600
O consulte a su distribuidor local

250

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AutoAudit

versin traducida al espaol por

AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Bienvenido a AutoAudit para Windows........................................................ 1

Flujo de Proceso de AutoAudit........................................................... 8

Pgina Inicial de AutoAudit ............................................................. 11

Caractersticas Generales ................................................................ 21

Iconos de Auditora ................................................................................21

Men Papeles de Trabajo................................................................. 23

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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Crear una Matriz de Prueba ..................................................................38

Enlace de Documentos................................................................... 111

Macro de Enlace a Punto ....................................................................... 112

Cerrar una Auditora ...................................................................... 131

Copiar una Auditora ............................................................................. 133

Evaluacin de Riesgo y Planeacin Anual ...................................... 136

Configuracin de Evaluacin de Riesgos................................................... 136

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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Personalizar la Evaluacin por Proceso de Negocios ................................ 138

Planeacin Anual ........................................................................... 156

Incorporar Horas Planeadas ................................................................ 157

Configuracin de Auditora, Programacin y Calendario ................ 159

Configuracin de Auditora..................................................................... 159

Informes ....................................................................................... 183

Informe de Gastos ............................................................................... 183

SNAP! Reporter ............................................................................. 190

Generador de Informes y Grficos .......................................................... 190

Rplicas de Viajes.......................................................................... 197

Qu debe saber acerca de sincronizacin ................................................. 197

Ayuda ............................................................................................ 207

Opciones de Ayuda............................................................................... 207

Issue Track para Windows ............................................................ 210

Seguimiento de Observaciones............................................................... 210

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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Enviar Plan de Accin a Issue Track ..................................................... 214

Apndice A: Biblioteca de archivos ................................................ 216

Caractersticas Principales ..................................................................... 216

Apndice B: Documentos Incrustados/Adjuntos ........................... 221

Caracteres Especiales vlidos e invlidos .............................................. 221

Apndice C: Exportar e Importar Datos ......................................... 226

Configuracin ERPN .............................................................................. 226

Apndice D: Preguntas Frecuentes y Mensajes de Error ................ 232

Preguntas Frecuentes ........................................................................... 232

Apndice E: AutoAudit con Macro Security .................................... 235

Cambiar Configuracin de Seguridad de Macros ..................................... 235

Apndice F: Campos para Informes ............................................... 243

Campos de AutoAudit para crear informes con SNAP! Reports.................. 243

Contactar Nuestra Mesa de Ayuda ................................................. 250

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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Componentes de AutoAudit para Windows

AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Paisley fue fundada en 1995 cuando se desarroll AutoAudit, la primera solucin de

Negrita se usa para denotar el nombre de un campo, enlace, botn o nfasis.

Cursiva se usa en trminos especiales, ttulos u otra documentacin e tems.

Pantallas e Ilustraciones de datos

AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

Nota del Traductor:

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