CONTROL DE DOCUMENTOS

1.

2.

3.

Cdigo: PGI-CGI-002

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Fecha de Emisin: 18-06-2015

Fecha de Rev. 18-06-2015

Nm. Rev.: 7

Elabor: CGI

Revis: CGI

Aprob:

DIR

OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO:

Identificar y evaluar fallas potenciales y sus efectos as como proponer

acciones que reduzcan o eliminen las probabilidades de falla y
documentar los resultados obtenidos.

ALCANCE:

Aplica para los siguientes documentos:

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

PROCEDIMIENTOS

MAPAS DE RELACIONES

PLANES DE CALIDAD DE PROCESO

INSTRUCTIVOS

OTROS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

DEFINICIONES Y TERMINOLOGA
DOCUMENTO
EXTERNO

Documento utilizado para dar cumplimiento a un requisito de la norma

especfica o apoyar alguna actividad del SGI, el cual no es emitido por la
organizacin, por ejemplo: Requisitos legales y reglamentarios, etc.

DOCUMENTO
CONTROLADO

Documento impreso y electrnico el cual contiene la leyenda de Copia

Controlada y tiene las firmas de autorizacin correspondientes.

FORMATO EXTERNO

Formato oficial de alguna dependencia, relacionado con los requisitos

legales, reglamentarios y algn otro requisito determinado por la
organizacin, el cual es utilizado dentro del SGI, pero no puede ser
alterado en su estructura. Al ser utilizado se convierte en registro interno.

FORMATO INTERNO

Estructura bsica de un documento el cual es elaborado dentro del SGI y

al ser utilizado se convierte en registro interno.

DOCUMENTO NO
CONTROLADO

Documento impreso el cual contiene la leyenda de Copia No Controlada,

y puede ser una copia del documento original, el cual no es obligatorio
mantenerlo actualizado.

RESPONSABLES
CGI

Copia Controlada

Coordinador del Sistema de Gestin Integral

Emitida a : CGI

No. Copia 3

Cdigo: PGI-CGI-002

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Fecha de Emisin: . 18-06-2015

Fecha de Rev.: 18-06-2015

Nm. Rev.: 7

CONTROL DE DOCUMENTOS
DEP

4.
4.1

Persona encargada del departamento que utiliza los documentos del SGI

DESARROLLO
CGI

Identificacin de tipo de Anlisis del Modo y Efectos de Falla (AMEF)

Dentro del Sistema de Gestin de Calidad se distinguen dos tipos de Anlisis
de del Modo y Efectos de Falla (AMEF) los cuales son:
1.- AMEF de Proceso (AMEF-P)
2.- AMEF de Sistema (AMEF-S)
En los cuales se englobarn los riesgos de todo el sistema de calidad,
enfocados en los procesos relacionados a la calidad del producto y servicio,
as como los riesgos que interaccionan en los otros procesos de apoyo del
sistema de calidad.
Los Procesos del SGC que presentan riesgos de tipo AMEF-P
1.- Laboratorio
2.- Dosificacin
3.- Distribucin
4.- Lanzado de Concreto
5.- Aplicacin Externa
6.- Relacin con el Cliente
7.- Productos y Servicios Provedos Externamente
Los Procesos del SGC que presentan riesgos de tipo AMEF-S
1.- Direccin
2.- Coordinacin de Gestin de Calidad
3.- Comunicacin de Calidad
4.- Recursos Humanos y Competencias
5.- Mantenimiento de Infraestructura
6.- Medicin Anlisis y Mejora

4.2

ENC DEP
CGI

ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS
Internos:
Solicitar la actualizacin de los documentos mediante la solicitud RGI-CGI001(alta, cambio o baja de documento), anexando el documento a la
solicitud.
Especificar en la misma solicitud la necesidad de modificar la lista de
distribucin del documento, si es necesario.
Poltica y objetivos:
Controlar y actualizar de acuerdo al manual de Gestin Integral u otros
documentos que la organizacin considere convenientes.

4.3

CGI

Copia Controlada

APROBACIN DE DOCUMENTOS
Realizar la aprobacin de los documentos de acuerdo a los siguiente:

Emitida a : CGI

Cdigo: PGI-CGI-002

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Fecha de Emisin: . 18-06-2015

Fecha de Rev.: 18-06-2015

Nm. Rev.: 7

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboracin (Encargado de Departamento o usuario)
Revisa (Coordinacin de Gestin Integral)
Aprueba (Representante de la Direccin y/o Direccin)
Nota: la aprobacin de documentos puede contener firmas electrnicas.
Lo anterior antes de su emisin.
Evidenciar la revisin y aprobacin mediante la firma en la solicitud RGI-CGI001. Alta, Cambio o Baja de Documento. (esta firma puede ser electrnica)

4.4

ENC DEP
CGI

EMISIN Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

4.5

CGI

Todos los documentos se podrn consultar en la siguiente

direccin:
http://guirette.com.mx/moodle/course/view.php?id=4 la cual se
ingresa con contrasea.
NOTA: En el caso de TPE, APE y LAC que no se cuenta con
computadora es necesario generar RGI-CGI-002 Lista de
distribucin de documentos, para su control.

DOCUMENTOS OBSOLETOS
Retener al menos un documento como obsoleto e identificarlo con la
leyenda de Documento Obsoleto mientras la versin actual del
documento este en uso.
Nota: Almacena evidencia de los cambios cada vez que se llena un RGICGI-001 Solicitud de Alta, Baja o Cambio de Documento.
Nota: Cuando se presenta una baja en el documento se destruye y solo
se almacena el RGI-CGI-001 marcado como baja.

4,6

CGI

DOCUMENTOS ELECTRNICOS Y/O FISICOS OBSOLETOS

El controlador de documentos guardara los obsoletos en su respectiva
carpeta y/o en electrnico.
La retencin de los documentos electrnicos y/o fsicos obsoletos ser al
menos durante 3 meses a partir de la fecha en la cual se autoriz su
cambio, despus podrn ser eliminados de la carpeta correspondiente si
el CGI lo cree pertinente.

4.7

CGI
DEP

IDENTIFICACIN DE LOS CAMBIOS Y ESTADO DE REVISIN DE LOS

DOCUMENTOS
La identificacin de los cambios se realiza mediante la seccin de cambios
al documento incluida en la estructura de los documentos.

Copia Controlada

Emitida a : CGI

Cdigo: PGI-CGI-002

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Fecha de Emisin: . 18-06-2015

Fecha de Rev.: 18-06-2015

Nm. Rev.: 7

CONTROL DE DOCUMENTOS
La identificacin del estado de revisin se realiza a travs de:
a) El nmero de revisin indicado en la lista RGI-CGI-004, lista maestra
de control de documentos o RGI-CGI-002, lista de distribucin de
documentos.
b) El nmero de revisin indicado en el cuadro de control del documento.
4.8

CGI

LEGIBILIDAD, IDENTIFICACION Y ORDEN DE DOCUMENTOS

LEGIBILIDAD:
Revisar que el contenido de los documentos permanezca legible y en su
caso solicitar su reimpresin o reposicin.
IDENTIFICACION:
La identificacin es mediante el cdigo y ttulo que contienen los
documentos segn el procedimiento PGI-CGI-001, procedimiento de
elaboracin de documentos.
ORDEN:
Ordenar los documentos en base al ndice de documentos.

4.9

CGI

REVISION PERIODICA DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

Revisar como mnimo cada dos aos los documentos que no hayan
sufrido cambios desde su emisin, y de ser necesario actualizarlos y
solicitar su re aprobacin.
Llevar el control y registrar los resultados de esta actividad en el RGI-CGI003, control de las revisiones peridicas de los documentos.

4.10

CGI
DEP

IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Asignar identificacin a los documentos externos en los campos del sello o
etiqueta utilizados, de acuerdo a la siguiente estructura.
ODI-XXX-NNN
Donde:
ODI
Documento externo del SGI
XXX
Clave del departamento o proceso al cual pertenece el documento
externo.
NNN
Nmero asignado al documento
NOTA 1: Los formatos externos emitidos por una
gubernamental no deben ser identificados fsicamente.

dependencia

DOCUMENTOS EXTERNOS
4.11

CGI

4.12

CGC

Copia Controlada

Recibir los documentos externos y notificarlos a departamento (s)

correspondiente (s), si es necesario.
Revisar la informacin y realizar lo siguiente:
Emitida a : CGI

Cdigo: PGI-CGI-002

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Fecha de Emisin: . 18-06-2015

Fecha de Rev.: 18-06-2015

Nm. Rev.: 7

CONTROL DE DOCUMENTOS

Verificar si la informacin recibida impacta al SGI y en su caso

solicitar su alta o actualizacin a travs de la solicitud RGI-CGI001, Solicitud de Alta, Baja o Cambio de Documentos.
Identificar el documento externo mediante un sello o etiqueta, el
cual debe incluir como mnimo la siguiente informacin:
Cdigo de identificacin.
Retener el obsoleto e identificarlo mediante sello con la leyenda de
Documento Obsoleto.
Sustituir de las reas de uso los documentos externos.
Actualizar la lista RGI-CGI-002, Lista de distribucin de
documentos en los departamentos que aplica (APE, LAC, TPE).
Actualizar la lista RGI-CGI-004, Lista Maestra de Control de
Documentos.

5. CAMBIOS AL DOCUMENTO
Rev 1 Se aadi el nombre a todos los registros y procedimientos mencionados en el procedimiento.
Rev 2 -- Se aadi el apartado 4.6 de Documentos electrnicos obsoletos.
Rev 3 Se quita la nota: Nota: En caso de distribucin electrnica se llena tambin el RGI-CGI-002,
lista de distribucin de documentos en el punto 4.1
En el punto 4.3 se aade la aclaracin esta nota puede ser electrnica.
Se cambia todo el punto 4.4, se modifica el punto 4.6.
Rev. 4 En el punto 4.1 se agrega la nota para los documentos electrnicos. En el punto 4.4 se cambia
la direccin de consulta de los documentos electrnicos.
Rev.5 se quita los jefes de proceso y se hace mencin de Encargado del departamento o proceso.
Rev.6se modific el punto 4.1 que se aadi el Moodle, se aadi cambio 4.4 nueva direccin de
para consulta de documentos, 4.6 se agrega contenido par los documentos electrnicos obsoletos y
fsicos. 4.7, 4.12. Se quitan los incisos de documentos externos.
Rev. 7- En el punto 4.3 se agrega la aprobacin de documento y/o Direccin.
6.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PGI-CGI-001

7.

8.

REGISTROS
RGI-CGI-001
RGI-CGI-002
RGI-CGI-003
RGI-CGI-004

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS

SOLICITUD DE ALTA, BAJA O CAMBIO DE DOCUMENTOS
LISTA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
CONTROL DE LAS REVISIONES PERIODICAS DE DOCUMENTOS
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

REQUERIMIENTOS DE LA NORMAS
4.2.3

Copia Controlada

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Emitida a : CGI