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Presentacin
TABLA DE CONTENIDO
11.
12.
PAPELERA .................................................................................................... 38
13.
14.
GLOSARIO ............................................................................................................... 45
BIBLIOGRAFA......................................................................................................... 47
WEBGRAFA ............................................................................................................ 48
IMGENES............................................................................................................... 49
CRDITOS ............................................................................................................... 56
TABLA DE FIGURAS
Figura 1: Fundamentos bsicos de Administracin Documental. ............................ 13
Figura 2: Archivo Central ......................................................................................... 14
Fue tanta la informacin que se logr reunir, que es posible que haya dado origen a
la primera agrupacin de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se
convirtieron como un instrumento de control de las riquezas y el poder en cada una de
las civilizaciones posteriores.
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Los egipcios, ya que stos reflejaban en los templos del clrigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto tambin ocurra en China e India.
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2. DEFINICIN DE ARCHIVO
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4.1. Valoracin
Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales para
establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia.
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Valor Secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus
valores primarios y tiene utilidad histrica y social.
5. SERVICIOS DE ARCHIVOS
Los servicios se utilizan como una herramienta de la gestin documental, los cuales
establecen parmetros de acuerdo con las polticas, lineamientos de la ley 594 del
2000.
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Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas,
las cuales se explicarn a continuacin:
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Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
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Archivador giratorio: Este archivador est constituido por hileras circulares. Adems
estn equipados con telfonos para que los responsables del rea de trabajo
suministren la informacin requerida.
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Archivador electrnico: Es una herramienta de tipo ofimtica que sirve para recopilar
la informacin de una manera ordenada utilizando dispositivos pticos, para su
localizacin y enlace en las debidas carpetas.
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Sello fechador: Es un elemento con imgenes grabadas y piezas mviles que permiten
modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.
Sello en seco o en relieve: Es una pieza metlica compuesta por grabados. Su funcin
es marcar los documentos e identificar y protegerlos de las falsificaciones.
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Portasellos: Es un elemento que se utiliza para colgar, de tal forma que los sellos
permiten guardarlos manualmente.
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Gancho legajador: Es un objeto que se utiliza para fijar papeles en carpetas de archivo
realizando de manera que con su mecanismo a presin permitiendo que se abra y
cierre cmodamente por su material de elaboracin, adaptndose a la perforacin de
las mismas.
Perforadora industrial: Es un instrumento que cuenta con una palanca para hacer
presin y tienen brazos largos que traspasa las hojas.
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Carpetas colgantes (para archivo lateral): Son una clase de archivador constituido
por dos caras unidas entre s, con una lmina o pasta de deslizamiento recubierta del
mismo material, dispuestas para facilitar la bsqueda documental.
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Carpeta colgante con porta gua: Son carpetas que contienen por lo general seis
divisiones en material plstico de colores para facilitar la divisin por grupos
documentales.
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Folder az: Es una carpeta con forma de un libro y lomo grueso, sujeto por un gancho
resistente con capacidad para almacenar gran cantidad de hojas, incluyendo sus
separatas. Es usado por lo general en las oficinas con una alta rotacin documental
que requiere clasificacin y organizacin alfabtica o alfanumrica.
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Sobre cordel o manila: Son usados para manipular documentos que dados sus
contenidos son voluminosos y requiere un uso constante, como por ejemplo las
historias clnicas.
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Legajos: Se emplean regularmente para incluir en ellos, con gancho, los documentos
que contienen un gran nmero de papeles o evidencias, pero que no se deben unir a la
carpeta a la que los contiene por sus mismas condiciones voluminosas y deprendidas.
Pestaa: Es una parte que en las carpetas permite visualizar rpidamente la ubicacin
de las carpetas.
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12. PAPELERA
Los siguientes aparatos son empleados para garantizar la calidad y conservacin en los
documentos y dems soportes documentales que reposan en los archivos:
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6. Densitmetro: Este aparato est elaborado con una celda transparente a travs de
la cual capta la oscuridad a travs de una lectura en grados.
7. Sensitmetro: Este aparato sirve para establecer una relacin entre la resistencia de
una pelcula y las radiaciones a las cules se encuentra expuesta.
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Son aquellos elementos que sirven para medir las condiciones climticas y de
luminosidad, para la conservacin de los documentos u otros soportes documentales.
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Extintor: Son aparatos recubiertos de capas metlicas con contenidos qumicos, que
sirven para apagar las llamas provocadas por diferentes implementos o situaciones, lo
que hace que su clasificacin sea muy amplia segn el origen del incendio o la llama.
En este caso lo ms comn es encontrar estos artefactos Clase A que se emplean para
contrarrestar los efectos de la madera, el caucho y el papel.
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GLOSARIO
Backup: Una copia de seguridad o copia de respaldo o backup (su nombre en ingls).
En tecnologas de la informacin e informtica es una copia de los datos originales que
se realiza, con el fin de disponer de un medio de recuperarlos en caso de su prdida.
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Legajo: Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los
documentos de un mismo tema.
Usuario:
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que requieren.
Los
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BIBLIOGRAFA
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WEBGRAFA
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IMGENES
Imagen 2. (s.a.) 2011. Los hombres de siglos pasados dejaron escritos como evidencia.
Tomada de
http://www.inaee.org/index.php?id=313&berID=2017&L=0/Mesopotamia.html
Imagen 3. (s.a.) 2007. Manuscritos de antiguas civilizaciones.
Tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/0/04/TurinPapyrus2.jpg
Imagen 4. (s.n.) Testamentos y escritos tallados en mrmol.
Tomada de http://historyofinformation.com/images/tabularium.jpg
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Tomada de http://www.museodelamemoria.cl/wp-content/uploads/2011/11/depositocolecciones.jpg
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http://www.sellosdecaucho.net/wp-content/uploads/2012/10/E-913F-
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Tomada
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CRDITOS
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