ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio DIRECCION DE NORMAS ARCHIVISTICAS Directiva N°002-2013-AGN/DNDAAI “PROCEDIMIENTOS TECNICO - ARCHIVISTICOS PARA UNIVERSIDADES”INDICE Introduecién i Generalidades Jl. Procedimientos Archivisticos RPYNNNNVNYYNN BNOGRONS Administracién de Archivos Organizacién de Documentos Descripcién Documental Seleccién Documental Conservacién de Documentos Servicios Archivisticos Transferencia de Documentos del Archivo de Gestién al Archivo Central Eliminacién de Documentos Acta de Entrega de Cargo de los Documentos Archivisticos 10 Supervisién de los Archivos del Sistema institucional MM Disposiciones Finales IV. Glosario de Terminos Archivisticos Anexo N° 01 ‘Anexo N° 02 Anexo N° 03 Anexo N° 04 ‘Anexo N° 05 ‘Anexo N° 06 ‘Anexo N° 07 Anexo N° 08 Anexo N° 09 Anexo N° 10 Anexo N° 17 Anexo N° 12 Anexo N° 13 Anexo N° 14 Anexo N° 15 ‘Anexo N° 16 Anexo N° 17 Identificacién de Documentos Cuadro de Clasificaci6n del Fondo Documental de las Universidades Organizacién de Documentos Modelo de Resolucién de! Comité Evaluador de Documentos Inventario de Series Documentales Tabla General de Retencién de Documentos (Indicaciones) Tabla General de Retencién de Documentos * Solicitud de Servicio de Documentos al Archivo Central por dependencia Solicitud de Servicios Archivisticos Servicio Archivistico Formato de Inventario de Transferencia de Documentos Transferencia de Documentos Formato de Inventario de Eliminacién de Documentos Acta del Comité Evaluador de Documentos Eliminacion de Documentos Acta de Entrega y Recepcién de Responsables del Archivo de Gestién (Secretarial) Acta de Entrega y Recepci6n del Acervo Documental en Jefaturas — Direcciones ‘+ Previo cumplimiento de la Directiva N°004-86-AGN-DGAI "Normas para la Formulacién del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrtivos del Sector Pablico Nacional", aprobada mediante Resolucion Jefatural N®173-80-AGN/J. El Programa de Control Documentos comprende: Inventario de Series Documentales, Tabla General de Retencién de Documentos, Indice Alfabético. INTRODUCCION La presente Directiva’ Procedimientos Técnico - Archivisticos para Universidades es un instrumento de Gestién Archivistica elaborado de acuerdo con la normatividad vigente aprobada por el AGN. Regula los procedimientos y el tratamiento de la documentacién producida por cada 6rgano de la Universidad a fin de, facilitar la rapida y segura disponibilidad de la documentacién Comprende los siguientes Procedimientos: * Administracién de Archivos * Supervision Documental Organizacién Documental Descripcién Documental »\Seleccién Documental Conservacién Documental Servicio Documental Transferencia Documental Eliminacin DocumentalEn la presente Directiva se detalla, de manera sistemética, las etapas y acciones correspondientes en cada nivel del archivo de la Universidad, asimismo se han disefiado formatos que facilitan su aplicacién, generando beneficio para la gestién archivistica institucional, porque permitird mantener sistematizada y organizada toda la documentacién, |. GENERALIDADES 4.4 OBJETIVO Impartir instrucciones sobre los procedimientos técnico archivisticos, con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo, que comprende la Administracién, Organizacién, Descripcion, Seleccién, Conservaci6n, Servicio, Transferencia, Eliminacién, Entrega de Cargo y Supervision Documental, en base a los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de archivos de las universidades: Archivos de Gestion, Periférico y Central. 1.2 ALCANCE La presente Directiva de Procedimientos Técnico-Archivisticos para Universidades es de obligatorio cumplimiento en todos los niveles de archivo y unidades organicas de las Universidades del Pais. 1.3 BASE LEGAL = Constitucién Politica del Pert Art. 21° = Decreto Ley N° 19414 Ley de Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacién. = Ley N°28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacién. = Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S 008-92 JUS. * Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General + Ley N° 23733 Ley Universitaria * Resolucién Jefatural N°073-85/AGN-J, que aprueba las Normas Generales de! Sistema Nacional de Archivos. * Resolucién Jefatural N° 173-86 / AGN-J, que aprueba Directivas del Sistema Nacional de Archivos. * Resolucién Jefatural N° 076-2008-AGNWJ, Reglamento de Aplicacién de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivistico y Cultural de la Nacién’, (14-02-2008) + Resolucién Jefatural N° 375-2008-AGN/J (19-SET-2008) que aprueba la Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI “Normas para la Foliacién de Documentos Archivisticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos", VIGENCIA La presente Directiva entra en vigencia inmediatamente después de su aprobacién y publicacién por Resolucién jefatural del Archivo General de la NacionIl, PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS 2.1 ADMINISTRACION DE ARCHIVOS 244 213 CONCEPTO La administracién de archivos es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacion y funcionamiento de los archivos. Es funcién archivistica la gestion de documentos desde su elaboracién hasta la eliminacion o conservacién permanente de acuerdo con su ciclo vital. En tal sentido, la administracién de archivos es un conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacién, organizacién, direccién y control de los recursos: fisicos, técnicos, tecnologicos, financieros y humanos, para la eficiente gestion de los archivos. FINALIDAD + Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administracién de los archivos del sistema universitario nacional * Brindar servicios de informacién a la comunidad universitaria, a la ciudadania en general y a la investigacion ACCIONES A DESARROLLAR * En las universidades nacionales o privadas del sistema universitario del pais, se establece un Organo de Administracién de Archivos(OAA) con un nivel equivalente al de las unidades organicas del sistema administrativo universitario. * EI Sistema Institucional de Archivos Universitarios(SIAU) esta constituido por los niveles de Archivo de Gestién, Archivo Periférico, Archivo Central, y Archivos Desconcentrados. * Archivo Central: Organo de Administracin de Archivo (en adelante OAA). Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional. * Archivo Periférico: Esta constituido por los archivos de Facultad y es el responsable del mantenimiento y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestién y de transferirlos al OAA de la Universidad, vencido los plazos y periodos de retencién que establece el Programa de Control de Documentos de la Universidad * Archivo de Gestién: Es el responsable de la organizacién, conservacién y uso de la documentacién recibida o producida en cada unidad organica de la universidad y de transferirlas al Archivo Periférico o al Organo de Administracién de Archivos, al término de su gestion o tramite, y/o vencidos los plazos y periodos de retencién de acuerdo con el Programa de Control de Documentos de la Universidad (si esta aprobado). Archivo Desconcentrado: Este organo funciona en las sedes de las Facultades de las universidades repartidas en el ambito nacional y es el encargado de planificar, organizar, dirigir,coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas. Ademas coordina sus actividades con el OAA o Archivo Central. 2.2 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. 22.1 CONCEPTO La organizacién de documentos es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de la Universidad. Entigndase por Documento Archivistico aquel que contiene una informacién de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o juridica, institucién publica o privada en el gjercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnoldgico. (Anexo 1) 2.2.2 FINALIDAD + Facilitar a localizacién de los documentos para la rapida recuperacion inmediata de la informacion. * Establecer criterios uniformes para la organizacién de los documentos en los diferentes niveles de Archivos Universitarios. * Mantener organizada la documentacién de manera integral, organica y funcional como producto de las actividades universitarias 22.3 REQUISITOS * Organizar la documentacién sobre la base de la estructura organica y funcional de cada universidad. + Respetar los principios de procedencia y orden original. * Elaborar el Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental de la Universidad. (Anexo 2) 2.24 ACCIONES A DESARROLLAR EN LOS ARCHIVOS Archivo de Gestién.- Los Archivos de Gestién son las unidades administrativas productoras y/ o acopiadoras de la documentacién que resulten de sus propias funciones o competencias; cuya responsabilidad recae en el jefe de esa oficina. Los conforman los documentos académicos y administrativos desde su inicio hasta al final de su tramitacién; es el responsable de la organizacién, conservacién y uso de la documentacién recibida o producida por la institucién; ademas de transferirla al Archivo Periférico o al OAA (Archivo Central). El responsable del Archivo de Gestién debera: = Ordenar, clasificar las unidades documentales que conforman cada serie, mediante el sistema mas conveniente: alfabético, numérico, etc. = Identificar cada unidad de archivamiento (cajas, folder manila y legajos) con los siguientes datos: Unidad Organica, serie, cédigo,* Colocar las unidades de archivamiento en los gaveteros, estanterias, armarios, etc. de acuerdo con la linea esquematica del Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental de su unidad organica. * Conservar, cuidar y mantener la integridad fisica de los documentos hasta el cumplimiento del periodo de retencién en su dependencia organica, luego realizar la transferencia. * La organizacién de la documentacién en soporte informatico debera realizarse de acuerdo con las recomendaciones del OAA (Archivo Central) y en cumplimiento de! Decreto Legislative 681 y las normas modificatorias, ampliatorias y conexas. Archivo Periférico. Es el responsable del mantenimiento y del uso de la documentacion proveniente de los archivos de gestién, ademas de transferirlos al OAA (Archivo Central) previa coordinacién. Se constituiré cuando la complejidad de funciones, nivel de especializacién y ubicacién fisica de las unidades orgénicas asi lo requieran. Archivo Central (OAA). Es una oficina técnica adscrita a la Secretaria General u oficina de similar nivel jerarquico de la Universidad y responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional, asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestin y periféricos, ademas intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo General de la Nacién o Archivo Regional. El responsable del Archivo Central debera: * Clasificar la documentacién por dependencias organicas, de acuerdo con el Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental. * Ordenar la documentacion en forma cronolégica, numérica o alfabética dentro de la unidad de archivamiento, segin sea el caso. * Describir y codificar la documentacién de acuerdo con la serie a la que pertenece, el numero de la unidad de archivamiento, el afio y la ubicacién de! documento, + Ingresar la informacién recibida en la base de datos y/o el escaneado respectivo de los documentos, para brindar un servicio rapido de informacién a los usuarios. * Cuidar y conservar la integridad fisica de los documentos, mediante la limpieza permanente y exhaustiva, los deshumedecedores, los detectores de humo, los extintores de polvo quimico seco contra incendio, ete. Restaurar los documentos de valor permanente que se encuentran en mal estado, para su mejor conservacion Poner en consideracién del Comité Evaluador de Documentos, la relacién de documentos seleccionados para su eliminacién. Dar y utilizar el sistema de ordenacién dentro del Archivo, respetando el orden de origen y el principio de procedencia, que 6se ha implantado en el archivo de gestién o la unidad productora. (Anexo 3) Signatura: Se establece una codificacién para identificar las unidades organicas y las series documentales de la entidad. El principal objetivo es proporcionar reglas generales para el establecimiento de cédigos y encabezamientos que normalizan la forma de los nombres de las unidades productoras de documentos y también describen todos aquellos atributos necesarios para comprender el contexto de produccién de cada conjunto documental y, por ende, su localizacién 2.3. DESCRIPCION DOCUMENTAL 2.3.1 CONCEPTO La descripcién es un proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos, con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos. Los instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. 2.3.2 FINALIDAD « Facilitar la localizacién de los documentos. = Garantizar el control del Patrimonio Documental de la Universidad * Brindar un eficaz y eficiente servicio de informacion. 2.3.3 ACCIONES A DESARROLLAR El responsable del OAA (Archivo Central) elabora los instrumentos descriptivos basicos: Inventario General de Documentos, Inventario de Transferencia de Documentos e Inventario de Eliminacién de Documentos. 2.4 SELECCION DOCUMENTAL 2.4.1 CONCEPTO La seleccién documental es un proceso archivistico que consiste en identificar y valorar todas las series documentales de cada unidad organica de la universidad, para predeterminar sus periodos de retencién, sobre los cuales se formula el programa de control de documentos. El programa de control de documentos (PCD) es un instrumento que contiene los plazos de retencién para la transferencia y/o eliminacion de todas las series documentales de cada organo de la Universidad. 2.4.2, FINALIDAD * Garantizar la conservacién de los documentos de valor permanente ermitir la eliminacién periédica de los documentos innecesarios.2.4.3 » Programar la transferencia de documentos de acuerdo con su ciclo vital. * Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de: espacio, equipo, material y personal. ACCIONES A DESARROLLAR El encargado del OAA (Archivo Central) tiene que realizar las siguientes acciones: + Proponer la conformacién del Comité Evaluador de Documentos (CED) de la Universidad, de acuerdo a la Directiva N° 004-86- AGN-DGAI, punto VI * Formulary actualizar el programa de control de documentos (Véase Modelo de Resolucién de creacién del CED Anexo 4). * Identificar y valorar, en la seleccién documental, las series documentales teniendo en cuenta los criterios de valoracién: administrativo-juridico, econémico, cientifico, _histérico informativo, para determinar sus periodos de retencién, * El programa de control de documentos es formulado por el Comité Evaluador de Documentos y aprobado por el Consejo Universitario (Véase el Inventario de Series Documentales y la Tabla General de Retencién de Documentos anexo 5, 6 y 7) * Considerar, dentro de la elaboracién del Plan de Trabajo de Archivos, la programacién anual de transferencia de documentos del archivo de gestién al Archivo periférico 0 al OAA. * El OAA supervisa constantemente el proceso de seleccién de documentos de acuerdo con los planes de trabajo establecidos. = Realizar la seleccién documental en los Archivos de Gestién previa coordinacién con el OAA. 2.5 CONSERVACION DE DOCUMENTOS, 254 2.5.2 2.5.3 CONCEPTO La conservacién de documentos es un proceso archivistico que consiste en mantener la integridad fisica del soporte y del texto de los documentos de cada organo de la Universidad a través de la implementaci6n de medidas de preservaci6n y restauracion. FINALIDAD * Asegurar la integridad fisica de! documento. + Garantizar la conservacién del Patrimonio Documental Universitario, ACCIONES A DESARROLLAR El Responsable del OAA (Archivo Central) de cada Universidad desempefia las siguientes acciones: * Formula normas especificas sobre disposicién de ambientes, sistemas de proteccién, equipos y materiales de archivos de conformidad con las directivas emitidas por el Archivo General de la Nacién.* Promueve que los Archivos Periféricos y Central poseen locales apropiados (construcciones de material noble, ubicados en primer piso), equipos, mobiliario y materiales requeridos para la proteccién y conservacién de los documentos. * Cuida que el personal archivero use; mandiles, mascarillas, guantes, gorros, etc. adecuados para realizar su trabajo y proteger su salud, 2.6 SERVICIOS ARCHIVISTICOS 2.6.1 CONCEPTO Consiste en facilitar al usuario el acceso a la informacion de la documentacién que se encuentra en el Archivo Central, para consultas, trdmites administrativos, académicos, trabajos de investigacién e informacién histérica, previa autorizacién del jefe de! rea correspondiente. 2.6.2 FINALIDAD * Facilitar al usuario el servicio de informacién. * Orientar las acciones del servicio de informacién, consulta, préstamo y expedicién de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna * Regular su acceso, garantizar el uso adecuado del acervo documental, asi como dar fe sobre el documento que se otorga. 2.6.3 REQUISITOS Para consulta Formato tinico de trémite para el servicio archivistico y/o solicitud de informacién con visto bueno del jefe (anexo 7) Documento de identidad. Para expedicion de copias Formato Unico de tramite para el servicio archivistico y/o solicitud de informacién con el visto bueno del jefe (anexo 8) Recibo de pago emitido por la Oficina de Tesoreria segin TUPA Documento de identidad. Para préstamo Oficio y/o formato con el visto bueno del jefe de la Oficina (segin el valor de! documento) Documento de identidad. 2.6.4 ACCIONES A DESARROLLAR Para Consulta Lienar y firmar el formato de atencién, entregado por el archivero. Presentar su documento de identidad. Si la informacién se encuentra en los Fondos Documentales, se procede a la atencién del usuario. De la Expedicién de Copias El usuario interno y/o externo llena sus datos en el formato o solicitud de atenciénEl usuario externo se adecua a la politica de cada Universidad. El archivero ubica el documento requerido. Seguidamente se emite las copias correspondientes; si lo solicitado es copia simple se coloca un sello para dejar la evidencia de que es copia del Archivo; si es legalizada, lo certifica o autentica o fedatea el Secretario General y se entrega al usuario. El usuario, cualquiera que fuese el caso, firma el formato de atencién en sefial de conformidad, adjuntando al presente el recibo correspondiente. Del Préstamo de Documentos EI usuario interno y/o externo presenta la solicitud y el formato correspondiente, indicando qué documento requiere, datos exactos y precisos, asi como el plazo del préstamo. El archivero, previa autorizacion de la jefatura, ubica y entrega el documento requerido al usuario, dejando en su lugar el formato, Vencido el plazo del préstamo, el usuario devuelve el documento, el archivero recibe y verifica la conservacién de! documento prestado. Colocar el documento en su lugar, retirando la copia de formato. (Anexo 9) 2.7 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL. 2.7.1. CONCEPTO Es un procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro, luego del vencimiento de los periodos de retencién establecidos en el Programa de Control de Documentos de la Universidad, si esta aprobado. 27.2 FINALIDAD Descongestionar los archivos de gestién secretarial y/o periféricos. * Aprovechar la disponibilidad de espacio fisico, equipo y materiales. * Garantizar la integridad y la conservacién del Patrimonio Documental. * Custodiar, en el Archivo Central Universitario, la documentacion generada en las diferentes unidades organicas de la institucién, asi como garantizar la integridad de las mismas. * Orientar las acciones archivisticas para la transferencia de los documentos. 2.1.3 REQUISITOS ‘Se puede transferir documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido. Los documentos que hayan cumplido sus plazos y periodos de retencién, de conformidad con el Programa de Control de Documentos, si esta aprobado. Conservar el orden original de los documentos.eons 27.4 = Inventario de transferencia de documentos, en su formato respectivo. (anexo 10) ACCIONES A DESARROLLAR + El OAA, en [a elaboracién del Plan de Trabajo de Archivos, incluye la programacién anual, la transferencia de documentos del archivo de gestién al Archivo perife = Los Responsables de los Archivos de Gestién y Periférico deben coordinar la transferencia de documentos con el responsable del Archivo Central. * Antes de ser transferidos los documentos al Archivo Central Universitario, los Archivos de Gestién deben realizar la foliacion a los documentos. = Coordinar con el OAA cuales son los documentos archivisticos a transferir y cuales no, siendo los tltimos separados para una futura propuesta de eliminacién previa coordinacién con el OAA. + Preparar los documentos en sus unidades de archivamiento: file, manila, legajos, cajas + Se entrega en paquetes de 15 a 20 cm de ancho. * Solicitar y llenar el Formato de Transferencia Documental. * Launidad administrativa elabora el inventario de transferencia y la base de datos correspondiente en fisico y digital, documentos que acompafian a toda transferencia de fondos, cuyo objetivo es permitir el control de los documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia. El inventario se realiza de conformidad con el modelo del anexo 11. * El inventario es cotejado por el responsable del Archivo, una vez recibida la documentacién para comprobar la coincidencia También le adjudica la Signatura que queda refiejada en dicho impreso, Esta se utiliza como referencia si se solicita un préstamo © consulta * Aceptacién de la transferencia de documentos. = Recepcionar y verificar los documentos transferidos. + Firmar el Formato de Transferencia en sefial de conformidad, ademas conservar el original para futuras consultas. * Base de Datos (Software de Archivos) se procede a ingresar la informacién referente a la transferencia. (Anexo 11) 2.8 ELIMINACION DE DOCUMENTOS 2.8.1 CONCEPTO La eliminacién de documentos es un procedimiento archivistico que consiste en la destruccién de los documentos innecesarios al vencimiento de los plazos y periodos de retencién, establecidos en los Programas de Control de Documentos, previa coordinaciones con el Comité Evaluador de Documentos y la correspondiente autorizacién expresamente del Archivo General de la Nacién. FINALIDAD "= Garantizar la eliminacién de los documentos innecesarios M1+ Descongestionar periédicamente los archivos = Aprovechar el espacio fisico y los equipos disponibles. 2.83 REQUISITOS * Conformacién del Comité de Evaluacién de Documentos. * Actualizar el Programa de Control de Documentos. + Inventario y muestras de documentos a eliminar. 2.8.4 ACCIONES A DESARROLLAR En el Archivo de Gestion El personal del Archivo de Gestion solamente realiza la seleccion documental, a fin de evitar la acumulacién innecesaria de papeles en los archivos previa coordinacién con el OAA. Sin embargo, el procedimiento de eliminacién sélo es de competencia del Archivo Central, en coordinacion con los Archivos de Gestion Documentos a seleccionar en los Archivos de Gestion Los documentos que se han de eliminar en los Archivos de Gesti6n, son: Las copias y los duplicados de documentos que estén perfectamente localizados. Ejemplo, copias de actas de érganos de Gobierno cuyos originales se custodian en la Secretaria General En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias (previa coordinacién con el OAA) Las copias y duplicados de documentacién contable, cuyos originales estén bajo la custodia del Servicio de Gestion Econémica © de Contabilidad, y con fecha de creacién mayor a los 10 afios, previa coordinacién con el OAA. Las notas internas, cuando no forman parte de un trémite, sin firmas ni sellos y no contengan informacién relativa a algun procedimiento administrativo, previa coordinacién con el OAA Los mensajes electrénicos que contengan una comunicacién no es incluida en algun procedimiento o sean equivalentes a una comunicacién telefénica. Sin embargo, si se conservan los documentos asociados al mensaje de correo, si hacen referencia a un procedimiento, previa coordinacién con el OAA. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para laelaboracién de un documento definitivo, este Ultimo si que se conserva, previa coordinacién con el OAA. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin embargo, si son muy importantes enviar al Archivo todos los folletos, carteles, fotografias 0 publicaciones 12impresas telativas a la Universidad y a las actividades organizadas por a institucién o realizadas en ella, previa coordinacién con el OAA. Los catélogos y publicaciones comerciales, previa coordinacién con el OAA. Los faxes, si se conserven los originales del documento, previa coordinacion con el OAA. La documentacién de apoyo informativo (previa coordinacién con el OAA) En la Oficina de Archivo Central Solicitar la formacién del Comité Evaluador de Documento. Separar la documentacién posible de eliminar Elaborar el inventario de eliminacién y extraer las muestras documentales (ver Anexo 12) Presentar informe al presidente del CED, identificando y valorando la serie a eliminar. Redactar el Acta para la firma del Comité Evaluador de Documentos dando conformidad a la eliminacién (ver Anexo 13) Convocar a reunién del Comité Evaluador de Documentos para su opinién favorable Solicitar a la autoridad de la universidad nacional para oficializar al Archivo General de la Nacién, la solicitud de autorizacién de eliminacién de documentos. La Universidad Nacional brinda informacién que requiera el supervisor de AGN. EI AGN es el Unico facultado para eliminar los documentos, cuya destruccién haya sido autorizada de acuerdo con las disposiciones legales. Recibida la Resolucién Jefatural del AGN que autoriza la eliminacién de documentos a la Universidad Nacional, luego se espera el tiempo sefialado en la Resolucién Jefatural, para la entrega formal de los documentos al AGN Entregar al Archivo General de la Nacién la documentacién a eliminar, firmando el Acta de entrega de los documentos de la universidad nacional. En el Archivo General de la Nacién Designar al supervisor para evaluar a eliminacién de documentos. Formular la Resolucién, aprobande la eliminacién de los documentos (Anexo 14) 2.9 ENTREGA DE CARGO 2.9.1 CONCEPTO Acto administrativo que consiste en plasmar en un documento formal la transferencia de responsabilidades respecto de los documentos archivisticos en soporte tradicional y los generados por las nuevas B2.92 2.9.3 2.9.4 tecnologias, de un responsable saliente al responsable entrante de un érgano de la Universidad. FINALIDAD « Identificar responsables de la custodia e integridad del fondo documental universitario + Resguardar el patrimonio documental archivistico y cultural de la nacién REQuISITOS Tener el inventario de registro actualizado, ya sea por series documentales o por unidades de conservacién (files, archivo de palanca, expedientes, legajos, cajas, base de datos del registro de documenilos, elc.) debidamente foliados, * Acta de entrega de documentos archivisticos (fisicos o virtuales). + Establecer un plazo de 3 a 5 dias utiles, para la verificacion y conformidad de ambos jefes o un representante si asi lo convinieran. ACCIONES A DESARROLLAR El responsable saliente o quien hiciere las funciones debe imprimir dos juegos de inventarios. = Realizar la verificacién por el responsable saliente y el entrante, dando un check de conformidad una vez verificada la existencia fisica y virtual de la documentacién; si fuera el caso la conformidad de la foliacién que establece la directiva vigente. = Firmar el acta en sefial de conformidad por ambos responsables, colocando de manera expresa la cantidad en unidades de conservacién, folios y en metros lineales. Ademas una descripci6n general del estado de conservacién, si fuera el caso con registros fotograficos. * Indicar la situacién de la documentacién prestada (si queda pendiente de devolucién), asi como imprimir los listados generales de los documentos virtuales (files y archivos) que se conservan en el equipo de computo (Anexos 15 y 16) + Entregar una copia del inventario al jefe saliente con su respective cargo y registro. SUPERVISION DE LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL CONCEPTO Es el procedimiento archivistico que consiste en constatar, mediante visitas a los diferentes niveles de archivo, la aplicacién de las normas y demas disposiciones archivisticas emitidas por la Universidad y por el ente rector del Sistema Nacional de Archivos (AGN) 2.10.2 FINALIDAD + Verificar y evaluar la correcta aplicacién y cumplimiento de las normas y demas disposiciones archivisticas 14* Contribuir a la mejor organizacién y funcionamiento del sistema institucional de archivos universitarios integrantes del Sistema Nacional de Archivos a través de asesoramiento 2.10.3 REQUISITOS * Establecer un cronograma incluido en el Plan de Trabajo de Archivos. * Utilizar un formato tnico de cuestionario de supervisién, de conformidad con el modelo de la Directiva N°01-93-AGN/DNDAAI, aprobada con Resolucién Jefatural N°112-93-AGN/J. * Establecer un modelo de informes de supervision en referencia al que utilice el ente rector 2.10.4 ACCIONES A DESARROLLAR * Se realizan las visitas a iniciativa del OAA 0 a peticién de un nivel de archivo de la Universidad. Se desarrolla el cuestionario verificando la veracidad de la informacién que proporcionan los encargados o responsables de los archivos de nivel inferior de la Universidad * Se redacta el informe de diagnéstico situacional = Se eleva a la autoridad competente, para solicitar las mejoras que las condiciones logisticas de la entidad permiten y no incurrir en fallas que puedan ser objeto pasible de sancién Ill DISPOCIONES FINALES La presente Directiva serviré de base para los archivos de las Universidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, elaboren su respectivo Manual de Procedimientos Archivisticos; el mismo que es obligatorio, debiendo ser aprobado mediante Resolucién Rectoral previa opinién favorable de! Archivo General de la Nacién 0 Archivo Regional correspondiente. GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS ARCHIVO CENTRAL, Organo Administrative de Archivos responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas de una institucién. Asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestién y periféricos, sin considerar que la antigledad Sea determinante y habiendo vencido los periodos de conservacién, e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo General de la Nacién. ARCHIVO DEGESTION. Nivel de archivo responsable de la organizacién, conservacién y uso de la documentacién recibida 0 producida por una entidad organica y de transferirla al Archivo Periférico o al Organo de Administracién de Archivos (Archivo Central). ARCHIVO PERIFERICO. _ Nivel de archivo responsable de! mantenimiento y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestién y de transferirlos al Organo de Administracian de Archivos (Archivo Central). Se constituyen cuando la complejidad de funciones, el nivel de especializacién y la ubicacién fisica de las unidades organicas lo requieran, 15CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivistico que consiste en mantener la integridad fisica del soporte y del texto de los documentos de cada entidad, a través de la implementacion de medidas de preservacién y restauracion. DOCUMENTO. Se entiende en su acepcién extensiva y comprende entre otros material impreso, manuscrito, mecanografiado, grafico, fotografico, sonoro, filmico_y audiovisual. DOCUMENTO DE CONSERVACION PERMANENTE. Aquel cuyo valor histérico lo convierte en patrimonio de la nacién. FONDO. Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos Productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. GESTION DOCUMENTAL. Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacion y funcionamiento de los archivos. GUIA. Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Las guias pueden ser: especializadas, tematicas, breves, de archivo, de fondo, u otras. INDICE. Instrumento de consulta que consiste en un listado de nombres, materias, personas, lugares, ordenados alfabéticamente, ademas incluye los datos de localizacion de los documentos. Pueden ser: cronolégico, tematico, geogréfico, onomastico, sistematico, topografico, ete. INVENTARIO, Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos- expedientes, legajos, libros- que forman un fondo o coleccién, y refleja la sistematizacién y localizacién de los mismos. Puede ser somero 0 analitico. PLAZOS DE CONSERVACION. Tiempo que los documentos deben permanecer en las instituciones formadoras, antes de su destrucci6n o envio a los archivos histéricos. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de documentos que poseen caracteristicas communes, e! mismo tipo documental 0 el mismo asunto y, por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados 0 eliminados como unidad. TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Es un procedimiento archivistico que consiste en el trasiado de los documentos de un archivo a otro, luego del vencimiento de ios periodos de retencién establecidos en el programa de control de documento. TRATAMIENTO ARCHIVISTICO. Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. VALORACION DE DOCUMENTOS. Estudio de los documentos para determinar su conservacién permanente o temporal, o su depuracién sobre la base de principios cientificamente argumentados. 16ANEXO N° 007ANEXO N° 002 CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL DE LAS UNIVERSIDADES 001 01 02 03 05 06 o7 08 002 ot 02 03 04 05 06 003 01 02 03 04 05 06 004 01 02 03 04 005 01 02 03 006 COMISION NACIONAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS ASAMBLEA UNIVERSITARIA Estatutos Reglamentos de la Asamblea Actas de Sesiones Comisiones Permanentes y Especiales. Acuerdos Agendas y asistencias Correspondencias CONSEJO!UNIVERSITARIO Actas del Consejo Universitario Reglamentos Comisiones Especiales Acuerdos Agendas y asistencias, Correspondencias COMITE ELECTORAL UNIVERSITARIO Eleccién del Rector y Vicerrectores Reglamento Elecciones Actas y Acuerdos. Presupuesto y Planes de Funcionamiento Correspondencias TRIBUNAL DE HONOR Actas de sesin Reglamentos Informes Correspondencia PROCESOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS Actas y Acuerdos. Reglamentos Correspondencia RECTORADO CONAU01 02 03 04 0s 06 007 Noanons 008 Noonan 009 02 03 05 06 010 01 02 03 04 05 06 07 011 Estatuto y reglamentos Presupuesto General Designaciones de Cargo Convenios y Donaciones Memoria Anual Correspondencia AUDITORIA INTERNA Informes finales Plan Anual de Acciones de Control Auditoria Externa Informes de Acciones de Control Examenes Especiales Examenes de acciones correctivas Correspondencias ASESORIA LEGAL Informes legales Contratos Legajo Judicial Civil Legajo Judicial Penal Legajo Judicial Administrativa Legajo Judicial Laboral Correspondencias PLANIFICACION Planes Directivas. Proyectos Informes Donaciones y/o Cooperacién Internacional Correspondencias RACIONALIZACION Reglamentos, Normas y Procedimientos Cuadro de asignacion de personal Texto Unico de Procedimientos Administrativos Manual de Organizacién y Funciones Planes Control y Evaluacién de Planes y Procedimientos Correspondencias PRESUPUESTO 19.012 01 02 03, 05 07 08 013 1 02 03 04 05 06 014 1 02 03 04 05 06 07 08 09 015 oon eoena Presupuesto Anual Evaluacién de Presupuesto Anual Correspondencias COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL Proyectos de Desarrollo Convenios Normas y/o Directivas en Cooperacién Técnica Becas Instituciones Cooperantes Presupuestos Informes Correspondencias ESTADISTICA Estadisticas Académicas Censo y Encuestas Elaboracion de publicaciones estadisticas Estadisticas Administrativas Estudio Socio - Econémico Correspondencia SECRETARIA GENERAL Resoluciones Rectorales Libro de Actas de! Consejo Universitario Actas 0 Libros de Actas de la Asamblea Universitaria Libro de Registro Documentos de Asamblea o Consejo Normas y Estatutos Reglamentos, Directivas y Procedimientos del Consejo Universitario. Reglamentos, Directivas y Procedimientos de la Asamblea Universitario Citaciones del Consejo Universitario ylo Asamblea Correspondencias ARCHIVO CENTRAL ‘Supervision y Asesoramiento de Archivos Cuadro de Clasificacién de Documentos Programa de Control de Documentos Diagnéstico de Archivos Eliminacién de Documentos Transferencia de Documentos Comité Evaluador de Documentos Inventario de Fondo Documental 2010 1 12 13 14 15 16 7 18 016 01 02 03 05 017 COrtonroens 3 018 ers Ha kona Registro de Certificaciones Archivos Periféricos Consultas Plan Anual de Trabajo Normas Archivisticas Generales e Intermas Actividades Archivisticas Préstamo Cettificaciones Registro de Salida de Documentos Correspondencias TRAMITE DOCUMENTARIO Informes Registro de Ingresos Formularios Libro de Reclamaciones Correspondencia GRADOS Y TITULOS Registros de Entrega de Bachiller Registros de Entrega de Titulo Registros de Entrega de Magister Registros de Entrega de Diplomado Registros de Entrega de Doctorado Revalidacién Expediente de Grado 0 Titulo Duplicado de Diploma Verificacién de Diploma Ficha de Inscripcién de Diplomas en la ANR/Formato para el Registro Nacional de Grados y Titulos Correspondencia REGISTRO CENTRAL Certificados Actas Record de notas Registros de asignaturas Curricula de Estudios Silabo Padrones de Ingresantes Padrén de Promedio Ponderado Acumulado 29 Constancias 10 Carne Universitario 11 Cortespondencias 019 RELACIONES PUBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL 1 Memorias Notas de Prensa Comunicados Oficiales Folletos, Boletines y similares Eventos Oficiales y Especiales Recepcién de Comisiones y Visitas Difusiones y Coordinacién de Actividades Correspondencias 020 INFORMATICA Banco de datos Servicio Académico (Reportes de Notas) Servicio De soporte Servicio Software Servicio Hardware Servicio Mantenimiento Normas y/o Directivas Servicio Asesoria Correspondencias 21 VICERECTORADO'ACADEMICO Evaluaciones Académicas eI m®HaRwN wCaoranrkens Informes Académicos Comisién Académicas Departamentos Académicos Correspondencia 22 ADMISION Acuerdos de Comisién de Admisién Actas de Procesos Proceso de Admisién Ordinario Proceso de Admisién Otras Modalidades Ingresantes por Admisién Ordinaria Ingresantes por Otras Modalidades Normas y Directivas Formulacién de Presupuestos Egresados Educacién Secundaria anoenas WOVH GARONAConstancias de Ingreso Prospecto de Admisién Banco de Preguntas Solucionarios de Exémenes Correspondencia OFICINA ACADEMICA Normas, Reglamentos y Directivas Coordinacién con las Facultades y Escuelas Académicas Racionalizacion Evaluacién y Capacitacién Docente Calendario Académico Correspondencias EDITORIAL Y PUBLICACIONES Mantenimiento de maquinas Impresiones Correspondencias BIBLIOTECA Adquisiciones de Material Bibliogréfico Donaciones de Material Bibliografico Canje de Material Bibliogréfico Inventario Normas, Reglamentos y/o Directivas Catalogos Ficheros automaticos Registro de usuarios 0 lectores Servicio de Lectura Servicio de Préstamos Constancias Correspondencia CENTRO PRE UNIVERSITARIO CPU y Comisién de Admisién Reglamentos y Normas Personal Registro de Alumnos Reportes de Control de Pagos Control de Asistencia de Alumnos y Docentes Evaluaciones Autorizaciones de Becas o ExoneracionesPlan de Estudios Correspondencia CENTRO DE ESTUDIOS INFORMATICOS Silabo Programa de conocimiento académico Horario de Clases Camet del usuario Actas de notas Certificados Control de Asistencia de Alumnos y Docentes Correspondencias CENTRO DE IDIOMA Registros Académicos Cettificados Programas Horario de clases Control de Asistencia de Alumnos y Docentes Correspondencia OFICINA CENTRAL DE INVESTIGACION Informes de Investigacion Institutos de Investigacion Reglamento de Investigaci6n Plan Anual de Investigacion Proyectos de Investigacion Evaluacién Eventos Cientificos Docentes — Investigadores Correspondencia EXTENSION Y PROYEGCION SOCIAL Evaluacién y Control de Programas Actas o Certificaciones Programas de Proyeccién Social Programas de Extension Universitaria Centro Folklérico Cultural Coro Universitario Centro de Teatro Experimental Club de Cine Centro de Idiomas 2410 1 12 uN Rona Asesoria y Consultoria Normas y Directivas Correspondencias VICERECTORADO ADMINISTRATIVO Informes Técnicos Evaluaciones Administrativas Resoluciones Vice — Rectorales Correspondencias INFRAESTRUCTURA Remodelacién Ejecucién de Obras Proyectos Evaluacion de Estructura Fisica Mantenimiento Correspondencias ADMINISTRACION / GERENCIA GENERAL Resoluciones Directorales/ Gerenciales Informes Técnicos Correspondencias PERSONAL Presupuesto Analitico de Personal Beneficios Personales Proceso Administrativo Sindicato Cuadro de asignacién de personal Manual de Organizacién y Funciones CAFAE Contratos de personal Proceso de Evaluacién de personal Concurso de Personal Bienestar Social Resoluciones Capacitaciones Correspondencias ESCALAFON Y CONTROL Legajo Personal Registro del personal nombrado y contratado Ficha de control anualPerfil docente y no docente Cuadro Docente Por Titulo y Grado Cuadro de No Docente Cuadro Docente de Ratificacién y ascenso Tarjetas de control mensual Hoja de control mensual Papeletas de salida Previsiones Sociales Informe escalafonario Cotrespondencia REMUNERACIONES Planillas de Pagos de haberes Contribuciones y Retenciones (AFP, ESSALUD, ONP, etc) Bonificaciones Boletas de Pago Constancias de haberes Reintegros y Descuentos de Haberes Resoluciones Informes Correspondencia PENSIONES Y COMPENSACIONES Legajos personales (Pensionistas) Planillas de pago de haberes Reintegros y Descuentos de Haberes Retenciones Judiciales y Fiscales Informes Boletas de pago de haberes Resoluciones Correspondencias LOGISTICA Contratacién de Servicios (O/S) Procesos Logisticos Patrimonio de la Universidad Catalogos de Bienes y Servicios Registros de Proveedores Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios Plan Anual de Adquisiciones y Contratacién TransporteTalleres Maestranza Impresiones Mantenimiento Adquisiciones de Bienes (O/C) Inventario Fisico de Bienes Correspondencias ADQUISICIONES Proyectos de Presupuesto de la Unidad Cuadro de Necesidades Programacién de Compra de Bienes y Servicios Adquisiciones Equipos Registro de Proveedores Prestacién de Servicios PECOSAS Ordenes Pedidos de Suministro Ordenes Pedidos de Compras Concurso de Precios 0 Cotizaciones Informes Inventario Correspondencias SERVICIOS AUXILIARES Mantenimiento Correspendencia ALMACEN CENTRAL Inventario anual Guias de Remision Ingresos al Almacén Stock Salidas o Pecosa Informes Cuadros Estadisticos Correspondencia PATRIMONIO Margesi de Bienes Inventarios Fisicos Anuales Codificacién de Bienes y EnseresAcciones de Control Patrimonial Baja de Bienes Inventario de Bienes Faltantes Constancia de No Adeudo de Bienes Correspondencia CONTABILIDAD Balances Libros Auxiliares Estados Financieros Libro de Caja Libro Mayor Informes Financieros y Contables Informes de Ejecucién Presupuestal Evaluacién Presupuestal Anélisis de Cuentas Libro Diario Inventario Correspondencias 043 TESORERIA Recursos Directamente Recaudados Planillas: Docentes, Administrativos, Obreros y Servicios Informes al MEF y Conciliaciones de las Cuentas de Enlace Ejecucion de Gastos Conciliacién Bancaria Cxtractos Bancarios: Ingresos por Fuente de Financiamiento (R.D.R. Y T.P.) Gastos Auxiliar Estandar Correspondencias BIENESTAR UNIVERSITARIO Programas y Servicios Normas, Reglamentos y Directivas Salud Asistencia Social Becas Recreacion Comedor Universitario Kioscos y Cafetines Bog ecenoanwnsGoroas Zoernoanons & & eyrHeMrwns 28Complejo Deportivo Talleres formativos Educacién Fisica y Deportes Actividades Artisticas, culturales y Deportivas, Supervision de Programas y Servicios Catalogos de Medicamentos Guarderia Infantil Correspondencia CENTRO MEDICO (CEME) Acciones de Prevencién Historias Clinicas de Emergencias Placas Radiogréficas y por Imagenes Salud Fisica Salud Psicolégica Historias Clinicas de Urgencias Registro de Usuarios Cettificados Médicos Correspondencia COMEDOR UNIVERSITARIO (COUN) Administracion Padrones de Usuarios /Comensales Formulacién de Presupuestos Informes Correspondencia CONCEJO DE FACULTAD (COFA) Eleccién de Autoridades Convenios Ratificaciones Nombramiento Ascensos Contratos Licencias Dedicacién Ratificacion de Grados y Titulos Profesionales Revalidacién de de Estudios, Grados y Titulos Comisiones Manual de Organizacién y Funciones InvestigacionRona Proyeccién Social Extension Universitaria Presupuesto de la Facultad Estatuto de la Univ. y Reglamento de la Facultad Produccién de bienes y prestacin de servicios Curriculos de formaci6n profesional Proyectos de desarrollo Planes Correspondencia FACULTAD Estatuto de la Univ. y Reglamento de la Facultad ‘Alumnos Matricula Resoluciones de Decanato Plan de Estudios Presupuesto de la Facultad Concursos Capacitacién Investigacion Comisién Curricular Centros de Produccién Manual de Organizacién y Funciones Plan de Desarrollo Memorias Traslados Becas Grados y Titulos Correspondencias SECRETARIA DOCENTE Resoluciones Citacién de Concejo de Facultad Actas de Sesiones de Consejo Correspondencia DEPARTAMENTO ACADEMICO PROFESIONAL Calendario Académico Planes de Formacién Profesional Silabo Normas, Reglamentos y DirectivasGuta del Estudiante Practicas Pre-Profesionales Informes Técnico — Administrativo Asistencia Correspondencia DEPARTAMENTO ACADEMICO Registro de Docentes Evaluacién de Docentes Silabo Ratificacion Ascensos Distribucién de carga y Horario Lectiva No Lectiva Control de Docentes Permisos Licencias Capacitacién y Actualizacién Académica Normas y Directivas Técnico/Pedagogicas Asistencia Informes Técnico/Pedagégicas Correspondencia ESCUELA\DE POST GRADO Resoluciones Plan de Desarrollo de Maestria Capacitacién y Especializacin Consejo Directivo Actas Cuadro de Docentes Estudios Técnico/Pedagogicos Registros de Evaluacién Normas y Directivas Técnicas/Pedagégicas Expedientes de Alumnos Constancias Correspondencia 31ANEXO N° 003 ARCHIVOS DE GESTION O ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO SECRETARIAL,ANEXON° 004 MODELO DE RESOLUCION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS “ ARFIO De -mnnnmvnenmnennnm RESOLUCION RECTORAL N° -20__- Lugar y fecha Visto el Oficio N°__~—-_-_, de la Secretatia General, con registro de Expediente de la Unidad de Tramite Documentario de la__,N°__-_ CONSIDERANDO: Que corresponde al Archivo General de la Nacién, como érgano rector del Sistema Nacional de Archivos, dictar las normas para el mejor funcionamiento de los archivos del Sector Publico Nacional: Que el Archivo General de la Nacién aprobé mediante Resolucién Jefatural N° 073- 85/AGN-Y las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, asi como por Resolucion vefatural N° 173-86/AGN-J, aprobé, entre otras, Directivas emitidas por la Direccién General de Archivo Intermedio, la Directva N° 004/86-AGN-DGAI “Normas para la formulacion del Programa de Control de Documentos en los archivos administrativos del Sector Publicos Nacional’; ‘Que, por su lado, el acdpite 2 del Numeral 6: Normas Especificas de la Directiva N° 004/86- AGN-DGAl, establece que el Comité de Evaluacisn de Documentos (CED) sera designado por la mas alta autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de formuiacién del Programa de Control de Documentos (PCD). Dicho Comité estaré conformado por un representante de la Alta Direccién de la entidad, quién lo presidira, el Jefe de la Oficina de Asesoria Juridica 0 su representante, el Jefe de la unidad organica, cuya documentacion sera evaluada y el Jefe del érgano de Administracién de Archivos quién actuara como secretario: ‘Que, mediante Oficio N°__-_-_-OSG, de fecha ___, la Secretaria General, de acuerdo con lo establecido en las normas antes acotadas, solicité que se designe un Comité Evaluador de Documentos a efectos de evaluar la documentacién del Archivo Central y que pertenece a la Oficina , documentos que cuiminaron su eriodo de retencién de acuerdo al Programa de Control de Documentos; sugiriendo ademas, que dicho Comité este conformado por la Secretaria General, el Asesor Legal, el Jefe de y el Jefe del Archivo Central; ‘Que, en consecuencia, se requiere designar la referida Comision, mediante la Resolucion correspondiente y para los fines antes sefalades: Estando de acuerdo con las consideraciones que anteceden y en uso de las atribuciones ‘que concede la Ley Universitaria N° 23733; ‘SE RESUELVE: 1° DESIGNAR el Comité Evaluador de Documentos para evaluar la documentacin que ha culminado su periodo de retencién en el Archivo Central y que pertenece a la Oficina ‘el mismo que queda conformado de la siguiente manera: + Secretaria General Presidente + Jefe de la Oficina Central de Asesoria Legal Miembro + Jefe de la Oficina Productora Miembro + Jefe del Archivo Central Secretario 2° DEJAR claramente establecido que el referido Comité actuara de conformidad con la normatividad y legislacién vigente, Registrese, comuniquese y archivese. RECTOR SECRETARIO GENERAL 33ANEXO N° 005 INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES Pag.1 de pags._ DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION DEL INVENTARIO — 1. Sector. 4. Nombres y apellidos. 2. Entidad 3. Unidad Organics 5. Cargo 6. Teléfono IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL 7) Asunto principal 8) Titulo de la Serie 9) Cédigo de la Serie 10) Descripcién de la Serie REGLAS DE CONTROL | Documental 11, Valorde | 12. Periodo de TOTAL DE ANOS | (Resumen del contenido de | Ia Serie Retencién DE RETENCION la serie) Documental AG. | AP. | OAA 13. Comité de Evaluaci6n de 14. Lugar y fecha 15. V°B? del Jefe de Archivo Documentos Secretario General Rep. Of. Asesoria Legal Aprobado Jefe de doc, Evaluada Jefe del Archivo Central | L Lugar y fechaANEXO N° 006 TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS 01 de { | Nombre de la universidad: 1. DEPENDENCIA ..... 7. Periodo de Retencion _[8.Total [¥.Ano 3.Serie | 4.Transf | 5.Prod. 2.Cédi 6.Valo afios de |de go document ere! Pts. |Anual |, AG. |AP. |AC. AH. retencié |eliminac al atio aprox. x ar INDICACIONES PARA EL LLENADO: 1. Dependencia (Indicar la dependencia generadora de los documentos a transferit) 2. Cédigo (Anotar el codigo de la dependencia orgénica de procedencia. Ejm. SEGE.01) 3. Series documentales (Conjunto de documentos con el mismo tipo documental 0 asunto, que deben ser usados, transferidos, archivados, conservados o eliminados como unidad. Ejem, Resoluciones) 4, Transt. en el Pte. Afio (Indicar el aflo que esta transfiriendo la documentacién. Ejm. Aft: 2010) 8, Produccién Anual (Cantidad aproximada de la documentacion. Ejm: 20 ml. en metros lineaies) 6. Valor (Consignar con una T si considera que el documento tiene valor temporal, y una P si el documento tiene un valor permanente). 7. Periodo de Retencién: Se indicaré el nimero de afios que debe conservarse la serie documental. Temporal, en los siguientes archivo: + A.G. Archivos de Gestion (Dapendencias Acacémicas y Administrativas de la Universidad, AP. Archivos Periféricos (de las sedes) A.C. = Archivo Central (Of. de Archivo Universitario) AH. Archivo Histérico (Si la serie tiene un valor permanente y debe pasar al archivo historico, colocar una aspa. 8. Total alos de retencién (Indicar el total de los afos de retencién de las series documentales) 9. Eliminacién (Indicar el afio en que se debe eliminar la serie documental, en caso de tener tn valor temporal)ANEXO N° 007 PROYECTO DE LA TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS PARA LAS UNIVERSIADES. PROYECTO DE LA TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS PARA LAS UNIVERSIDADES. COMISION NACIONAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS _CONAU CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE PERIODO DE RETENCION OBSERVACION DOCUMENTAL 7 “LA SERIE AG. __[AP.[A.C. [TOTAL ANOS | | 001 | ASAMBLEA UNIVERSITARIA | oi |Estatutos T 2 8 10 Copia | 02__|Reglamentos de la Asamblea T 2 8 10 | Copia 03 [Actas de Sesiones : r 2 8 410 | Copia 05 |Comisiones Permanentes y Especiales. bt 2 8 10 | Copia 08 _|Acuerdos : T 2 8] 10| Copia o7___|Correspondencias o Z 3| 5 002 | CONSEJO UNIVERSITARIO | 7 oi __ [Actas del Consejo Universitario P 2 28 30 2 |Reglamentos s T 2 8 10|Copias 03 | Comisiones Especiales = T Zz 8 10 04 |Acuerdos i: 2 8 40 05 |Correspondencias 2| 3 5 003 | COMITE ELECTORAL UNIVERSITARIO I o1 _ |Eleccién del Rector y Vicerrectores P 2 28 30 02 |Reglamento P 2 28 30 03__|Elecciones —_ P 2 28 a) 04 _|Actas y Acuerdos. Pp 2 28 30 05 ___| Presupuesto y Planes de Funcioramiento = 2 8 40 06 | Correspondencias T 2{ [3 5 004 | TRIBUNAL DE HONOR 01 [Actas de sesién 2 8 10 02__|Reglamentos 2 8 10 03 Informes. 2 10. 04 | Correspondencia 2 g 36005 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS o1 Actas y Acuerdos. 40 02 Reglamentos 10 03, Correspondencia aaa 006 RECTORADO oO Estatuto y reglamentos 10 Copias 02. Presupuesto General 10 Copia 03, Designaciones de Cargo 10 04 Convenios y Donaciones 10 05: Memoria Anual 10 Correspondencia a fafalalata 007 AUDITORIA INTERNA Informes finales 30. Plan Anual de Acciones de Control 10 Auditoria Externa 410 Informes de Acciones de Control 10 Examenes Especiales 40 Examenes de acciones correctives 40 Jas Joo Jon |» [oo [ro |» Correspondencias a)4|a|4/4]}0 9 [or Jon fon fon fon fon 1 ASESORIA LEGAL Informes legales 2 15 Contratos 2 12 Una vez concluidos 10 afios mas Legajo Judicial Penal Una vez concluidos 10 afios mas Legajo Judicial Administrativa Una vez concluidos 10 afios mas Legajo Judicial Laboral Una vez concluidos 10 afios mas Correspondencias I4}4|4|4|4|4|4 PLANIFICACION Planes 28 30 Directivas 10. Proyectos 40 Informes 10 Donaciones y/o Cooperacién Internacional 40 Correspondencias o> |o0 foo [oo [oo 37010 RACIONALIZACION 4 Reglamentos, Normas y Procedimientos 28 Cuadro de asignacién de personal 28 03, Texto Unico de Procedimientos Administrativos 28 Manual de Organizacién y Funciones 28 05: Planes Control y Evaluacion de Planes y Procedimientos o7 on Correspondencias a)a/a|v)|0 0 2 | Joo la jon [3 8/8 |8 |S PRESUPUESTO Presupuesto Anual "0 Evaluacién de Presupuesto Anual iF Correspondencias a4 012 COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL. ot Proyectos de Desarrollo 02 Convenios 03 Normas y/o Directivas en Cooperacién Técnica Becas 05: Instituciones Cooperantes 06 Presupuestos Copia o7. Informes| 08 Correspondencias: 4 |4|4|4|4)4|0}0 013, ESTADISTICA ot Estadisticas Académicas 02 Censo y Encuestas 30. 03 Elaboracion de publicaciones estadisticas 16 Estadisticas Administrativas 10 05 Estudio Socio - Econémico 10 Correspondencia 4} )4|4}o|o 014 SECRETARIA GENERAL on Resoluciones Rectorales Actas del Consejo Universitario 30. Libro del Consejo Universitario 30. Actas o Libros de Actas de la Asamblea Universitaria 30. Bf |8|8 Libro de Registro Documentos de Asamblea o Consejo a} }o|-o|0 30 38Normas y Estatutos 15 20 Copias Reglamentos, Direciivas y Procedimientos del Consejo Universitaria. 10 15 Copias Reglamentos, Directivas y Procedimientos de la Asamblea Universitaria 10 Copias Citaciones del Consejo Universitario Correspondencias a4 n ARCHIVO CENTRAL Supervision y Asesoramiento de Archivos 25 30 Cuadro de Clasificacién de Documentos 25 30. Programa de Control de Documentos 25 30 Diagnéstico de Archivos 25 30. Eliminacién de Documentos 25 30. Transferencia de Documentos 25 30 Comité Evaluador de Documentos 25 30, Inventario de Fondo Documental 25 30 Registro de Certificaciones 25 30 Archivos Periféricos 28 30 Consultas 25 30. Plan Anual de Trabajo 10 Normas Archivisticas Generales e Internas 10 Actividades Archivisticas 10 Préstamo Certificaciones Registro de Salida de Documentos Correspondencias 4} |4]4]4]4]4]0]-0]-2]0|-0}0|0|-0]0 |o|-0 ms |r fro [no Jem fon [er [or [on fon fon fem fem fem fon fem fen fen Jo forlorn 016 TRAMITE DOCUMENTARIO 4 Informes 28 02. Registro de Ingresos 03, Formularios 10 Libro de Reclamaciones 40 05. Correspondencia a}4}|4|o 017, GRADOS Y TITULOS Registros de Entrega de Bachiller 20Registros de Entrega de Titul 10 Registros de Entrega de Magister 10 Registros de Entrega de Diplomado 10 Registros de Entrega de Doctorado 10 Revalidacion 10 Expediente de Grado o Titulo 10 Duplicado de Diploma 10 Verificacién de Diploma Ficha de Inscripcién de Diplomas en la ANR/Formato para el Registro Nacional de Grados y Titulos Correspondencia REGISTRO CENTRAL Certificados 25 30 Actas 25 30. Record de nofas 25 EW Registros de asignaturas 30, Curricula de Estudios 25 30 Sillabo Padrones de Ingresantes 25 25 30. 30. Padron de Promedio Ponderado Acumulado 25 30. Constancias Carne Universitario eo Correspondencias Jn |ro [no Jon fon Jon Jon fon fen fon fon 1s Jo lo RELACIONES PUBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL Memorias. 28 30 Notas de Prensa Comunicados Oficiales Folletos, Boletines y sir Eventos Oficiales y Especiales Recepcion de Comisiones y Visitas Difusiones y Coordinacion de Actvidades Correspondencias = no |n3 [po [p> no [9 [m9 [no 2 [oo [olor orl INFORMATICA Banco de datos 25 30. Re! |alaiajajaljalalo) jajala}e}elojo}ofolele! [a ia)a)a}e|v]o}o}-0/0)0 & Biss 400 (Reportes de Notas) 25 30. Servicio De soporte 10 Ser Software 10 Servicio Hardware 10 Servicio Mantenimiento 10. Normas ylo Directivas Servicio Asesoria Correspondencias ala lala|4)a|a}o 62 [0s [os [ro [ro [ro [ro VICERECTORADO ACADEMICO Evaluaciones Académicas Informes Académicos Comision Academicas Departamentos Académicos Cortespondencia 4} ||} ADMISION Acuerdos de Comision de Admisiin 28 Actas de Procesos 28 Proceso de Admisién Ordinario i | | 28 Proceso de Admisién Otras Modelidades 28 Ingresantes por Admision Ordinaria 28 Ingresantes por Otras Modalidades 28 Normas y Directivas Formulacion de Presupuestos Egresados Educacién Secundaria Constancias de Ingreso aS fole W/o ale leo f= | loa lem = le le lla fala joie Prospecto de Admision Banco de Preguntas Solucionarios de Examenes Correspondencia a |a}a}ala|a|4|4}o|v)o)o}0]0 no ]ro [ro [ro [ro [ro [no [no [po [no [m3 |e | | 2 |e9 [eo [02 |e» |en [oo foo olor lolon OFICINA ACADEMICA Normas, Reglamentos y ctivas 4 40 Coordinacién con las Facultades y Escuelas Académicas 10 Racionalizacion 10. 41Evaluacion y Capacitacién Docente Calendario Académico Correspondencias EDITORIAL Y PUBLICACIONES Mantenimiento de maquinas Impresiones Correspondencias a)alala|ala|a BIBLIOTECA ‘Adquisiciones de Mater jografico 28 30. Donaciones de Material bibliografico 28 30 Canje de Material bibliografico 28 30. Inventario 28 30. Normas, Reglamentos y/o Directivas 10 Catalogos 10 icheros automaticos 10 Registro de usuarios o lectores 10 Servicio de Lectura 10 Servicio de Préstamos 10 Constancias 40 Correspondencia a)4 4/4 4)s)a|)0)0)0}0 CENTRO PRE UNIVERSITARIO CPU y Comision de Admision 10 Reglamentos y Normas 10. Personal 10 Registro de Alumnos 40. Reportes de Control de Pagos Control de Asistencia de Alumnos y Docentes Evaluaciones Autorizaciones de Becas o Exoneraciones Plan de Estudios Cortespondencia 4 aa)a aaa aaa 12 ]o> [0s [0s [os |00 [o> |00 |00 [oo eo lalo CENTRO DE ESTUDIOS INFORMATICOS labo 4 oe Programa de conocimiento académico le 42Horario de Clases Carnet del usuario Actas de notas Certificados Control de Asistencia de Alumnos y Docentes Correspondencias. al4)4)al45 ro Joo fro [ro | |r CENTRO DE IDIOMA Registros Académicos 28 Certificados 28 Programas Horario de clases Control de Asistencia de Alumnos y Docentes Correspondencia a|a|a|4}o| la jalan 8/8 OFICINA CENTRAL DE INVESTIGACION Informes de Investiga: Institutos de Investigacion Reglamento de Investigacion Plan Anual de Investig Proyectos de Investigacion Evaluacion Eventos Cientificos Docentes — Investigadores Correspondencia 4/4 )4/|4)/4|4|0]o Jeo | co [o> |c0 [oo |e |» [83 |S ja a (3 [3 |S |S [3 8 |S EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL Evaluacién y Control de Programas 30 Actas 0 Certificaciones Programas de Proyeccién Social 10 Programas de Extension Universitaria 40 Centro Folklérico Cultural Coro Universitario Centro de Teatro Experimental Club de Cine Centro de Idiomas LEE st} ja|t|4]-4|4}0 [0 1S Jeo [om | Jon Jon | co [no |» | co fom [os om Jem | Jes Jno | 183 |or Jon |e | |no | [83 Jo Jas on Jon | Joo Asesoria y Consultoria Ina |no [19 [ro [ro [ro [no [no [ro [no 2 |o> [oo [oo |e» [os [om [oo 1a Jor for fon fon fon 43Normas y Directivas e Correspondencias 4 eo VICERECTORADO ADMINISTRATIVO: Informes Técnicos 28 Evaluaciones Administrativas Resoluciones Vice — Rectorales Copias Correspondencias a} |a|o INFRAESTRUCTURA Remodelacion 28 30 Ejecucién de Obras 28 30. Proyectos 10 Evaluaci6n de Estructura Fisica 10 Mantenimiento 10 Correspondencias =| |-/4|0]0 ADMINISTRACION / GERENCIA GENERAL Resoluciones Directorales/ Gerenciales 25 Informes Técnicos 4)0 40 Correspondencias rm PERSONAL Presupuesto Analitico de Personal 25 Et Beneficios Personales 25 30 Proceso Administrativo 25 30. icato 25 20 Cuadro de asignacién de personal 25 30. Manual de Organizacién y Funcicnes 25 30. CAFAE 25 30 ‘Contratos de personal 410 5 Proceso de Evaluacion de personal 10 Concurso de Personal 10. = feo | [ns fom Jen fm |e Jar] Ig few Jno |» |e fon Jon | Jon fro | |g | m foo fro |» nestar Social 10 s Resoluciones 10 Capacitaciones z Correspondencias 4} |4|4|4|4|4|s|o|o|0}0)0}0 1s |no fom [no |no Jen Jen Jon [on [en Jon fen fen fon 12 |e [en [oo [oo fen a ESCALAFON Y CONTROL JEEZ 44Legajo Personal 28 Registro del personal nombrado y contratado 28 20. Ficha de control anual 28 30. Perfil docente y no docente 28 30. Cuadro Docente Por Titulo y Grado 25 30. Cuadro de No Docente 25 30. ‘Cuadro Docente de Rattificacién y ascenso 25 EY Tarjetas de control mensual 10 Hoja de control mensual 10. Papeletas de salida Previsiones Sociales Informe escalafonario Correspondencia no |no [po [no [no [mo [on fon fon fos |r fro [ro 62 [0s Jos [os [oo [oo olor ler REMUNERACIONES Planillas de Pagos de haberes on 25 EG Contribuciones y Retenciones (AFP, ESSALUD, ONP, etc) 25 30 Bonificaciones 25 30, Boletas de Pago 25 30 Constancias de haberes 25 Et Reintegros y Descuentos de Haberes 25 20 Resoluciones 10 Informes. Correspondencia no [no Jon [en Jen fon Jor fon PENSIONES Y COMPENSACIONES Legajos personales (Pensionistas) 25 30. Planillas de pago de haberes 25 30 Reintegros y Descuentos de Haberes 30 Retenciones Judiciales y Fiscales 25 30 Informes Boletas de pago de haberes Resoluciones Cortespondencias Ina fos [ro [no Jon [on en fon lolol LOGISTICAContratacién de Servicios (O/S) Procesos Logisticos 10 Patrimonio de la Universidad 10 Catdlogos de Bienes y Servicios 10 Registros de Proveedores 10 Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios 10 Plan Anual de Adquisiciones y Contratacién 410 Transporte 40 Talleres 10 Maestranza 10 Impresiones 40 Mantenimiento 10 Adauisiciones de Bienes (O/C) 40 Inventario Fisico de Bienes Correspondencias ala lalallala ||| )a|ala|a}o In |no |09 fro [no [no Jno [no fro [ro }ro [m9 19 [19 [ro \c2 |e [oo [oo |oo [oo |oo |o» [oo [oo Jon [co |e» oo [83 ADQUISICIONES Proyectos de Presupuesto de la Ui lad 10 Cuadro de Necesidades 10 Programacién de Compra de Bienes y Servicios 10 ‘Adquisiciones 10 Equipos 10 Registro de Proveedores 10 Prestacién de Servicios 10 PECOSAS 10 Ordenes Pedidos de Suministro 10 Ordenes Pedidos de Compras 10 Concurso de Precios o Cotizaciones 10 Informes 10 Inventario 10 Corespondencias ala ala|ala|a|a)a[a)s s)a)5 19 |r9 [ro [ro [na [ro foo [no [no [ro [mo [10 [10 [1 SERVICIOS AUXILIARES Mantenimiento my 40. Correspondencia = 4 ALMACEN CENTRAL 46Inventario anual 28 Guias de Remisién Ingresos al Almacén Stock Salidas 0 Pecosa Informes Cuadros Estadisticos Correspondencia ala )a/4)4)a|a|> 19 |ro [po fro [19 [10 [10 |r 2 |c0 [oo |oo [o> |e» [oo UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES (BIPA) Margesi de Bienes 28 Inventarios Fisicos Anuales 28 Codificacién de Bienes y Enseres 28 Acciones de Control Patrimonial 28 Baja de Bienes 28 Inventario de Bienes Faltantes 28 Constancia de No Adeudo de Bienes Correspondencia a|4|0|0| 0/0/00 OFICINA DE CONTABILIDAD (CONT) Balances 28 Libros Au: 28 Estados Financieros 28 s\sis Libro de Caja 28 30 Jon] fe Jno |» 85 Jem | for fon fm fos [ns | 185 Jem |i for Jon | Joo fro |» Libro Mayor 30. Informes Financieros y Contables 15 Informes de Ejecucién Presupuestal 12 Copias Evaluacién Presupuestal 40 Analisis de Cuentas 10 Libro Diario 10 Inventario 10 Correspondencias |) ||4)4)4)0]0)2]0|0 no |no [no [mo [no [en [ro [po [n> n> | |r 9 |02 [oo [02 foo |~ | OFICINA DE TESORERIA (TESO) Recursos Directamente Recaudados 0 28 Planillas: Docentes, Administrativos, Obreros y Servicios 28 47Informes al MEF y Conciliaciones de las Cuenta de Enlace io Ejecuciin de Gastos Coneiliacién Bancaria Extractos Bancarios Ingresos por Fuente de Financiamiento (R.D.R. Y T.P.) Gastos Auxiliar Estandar Correspondencias alalalala|a no [no [no [on [no [ns fro [ro OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (BIUN) Programas y Servicios Normas, Reglamentos y Directivas Salud Asistencia Soci Becas Recreacion Comedor Universitario Kioscos y Cafetines BJ Joo [no Jon | feo Jno |= |B |g Joo foo |W Jo» fen |m foo Complejo Deportivo Talleres formativos Educacion Fisica y Deportes Actividades Artisticas, culturales y Deportivas Supervision de Programas y Servicios 14 Catalogos de Medicamentos Guarderia Infantil Cortespondencia 4 )ala|3 4 4a )a)a)5 s)4 5)a|a)0 no [no [no [no [mo [n> [no foo [ns Joo [ro Jno [no fro [ro [ro ex |e Jer [on fen [on fon fon fon [en fon Jon fon Jon on |S CENTRO MEDICO (CEME) Acciones de Prevencién 30 Historias Clinicas de Emergencias 15 Placas Radiograficas y por Imagenes 45 Salud Fisica 10 Salud Psicologica = 410 listorias Clinicas de Urgencias 10 Registro de Usuarios 48Certificados Médicos Correspondencia 4 COMEDOR UNIVERSITARIO (COUN) Administracion 10 Padrones de Usuarios /Comensaes Formulacion de Presupuestos Informes Correspondencia a\aia|H|4 eo [es [os [os [oo en Jor fon fon CONCEJO DE FACULTAD (COFA) Eleccién de Autoridades 28 Convenios 28 Ratificaciones 28 Nombramiento 28 Ascensos 28 Contratos 28 Licencias 28 1 {son fen fos ns | | Jon a es fo |= |B fo o> Dedicacion 28 Ratificacién de Grados y Titulos Profesionales 28 Revalidacion de de Estudios, Grados y Titulos 28 Comisiones Manual de Organizacion y Funcicnes | Presupuesto de la Facultad Estatuto de la Univ. y Reglamento de la Facultad Produccién de bienes y prestacién de servicios Curriculos de formacién profesional Proyectos de desarrollo Planes Correspondencia a} ] |} 4] Ja} 4]0] 2 [fo] a] o]0]0]0 0/0 12 |no fro [no [no [ro [no fro [mo [no [mo [mo [mo [m9 | |r [as fos foo | |r | Je |e [es [oo [oo [oo |oo Joo |oo [oo |S FACULTAD Estatuto de la Univ. y Reglamento de la Facultad 28 Alumnos Iw 28 49Matricula Resoluciones de Decanato Plan de Estudios Presupuesto de la Facultad Concursos Capacitacion Investigacion ‘Comision de Curricula Centros de Produccién Manual de Organizacién y Funciones Sla\a|8\8|s|s\sisis Copias Plan de Desarrollo 2 Memorias 10 Traslados Becas Grados y Titulos Correspondencias 4 }4]4]4|4]4]4|4]4)2}0}0}o}0}o|0 n> |no |mo [no [no [no [on Jen [no [ro no | | [ns fro [no elo alo SECRETARIA DOCENTE Resoluciones 28 30. Citacién de Concejo de Facultad Actas de Sesiones de Consejo o Correspondencia a)a)a)0 13 [ro [m9 [no DEPARTAMENTO ACADEMICO PROFESIONAL. Calendario Académico 13 Planes de Formacién Profesional 40 Normas, Reglamentos y Directives Guia del Estu Practicas Pre-Profesionales Informes Técnico — Adi Asistencia Correspondencia lalla |alala ala 1s }t9 fro [ro [ro [ro [no [ro Jen Js feo [os fos [os [es Joo [os [oo oor fon fon lon fon DEPARTAMENTO ACADEMICO Registro de Docentes n 28 Evaluacién de Docentes no 28 s\s3__[Silabo ir 2 8 10 4__|Ratificacién T 2 8 10 5 |Ascensos rT 2 8 10 6 __|Distribucién de carga y Horario iT 2 8 10 7 Lectiva T Zz 8 410 8 [No Lectiva T 2 8 10 9 [Control de Docentes T 2 8 10 10 |Permisos T 2 8 10 41 |Licencias oi 2 8 10 42__ | Capacitacién y Actualizacion Académica T 2 8 40 43 |Normas y Directivas Técnico/Pedagégicas iT 2 3 5 14 [Asistencia Tr. 2 3 5 45 __| Informes Técnico/Pedagégicas T 2 3 5 16 _ |Correspondencia T 2 3 5 s2__ | ESCUELA DE POST GRADO 1 |Resoluciones P 5 25 30 2__ [Plan de Desarrollo de Maestria P 5 25 30 3 |Capacitacion y Especializacion P 5 25 30 4 [Consejo Directivo P 5 25 30 5 Actas F 5 25 30 | Cuadro de Docentes r 2 13 15 7__ [Estudios Técnico/Pedagégicos if 2 10 12 8 |Registros de Evaluacion id 2 3 10. 9 |Normas y Directivas Técnicas/Pedagogicas T 2 3 5 10 _ |Expedientes de Alumnos T 2 3 5 41 |Constancias tr 2 3 5 12__ |Correspondencia r 2 3 5 51ANEXO N° 008 SOLICITUD DE SERVICIO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL POR DEPENDENCIA Solicitud N° Fecha Unidad 0 dependencia solicitante: Cédigo Préstamo| Consulta c Doecripcién dol documento Fecha de devolucion: 2 Archivo Central Autorizado por Del préstamo De la devolucién a Fecha: VB? del Jefe del Archivo Sello y firma Firma del solicitante De quien recibe Constancia de devolucion Solicitud N° Fecha: Devolvié el documento: Firma Recibié el documento: Firma Nombre 52ANEXO N° 009 SOLICITUD DE SERVICIOS AR ViSTICO Solicitud N° DESCRIPCION: FOTOCOPIAS ( ) CONSULTAS ( ) N° de folios: Jefe de la Unidad de Archivo Universitario OTROS ( ) “Firma del solicitante D.N.I.N® 53ANEXO N° 010 4. SERVICIO DE CONSULTA USUARIO Solicitar, fener y finer el formato de atencién, que los item. Nombre y seraentregado porel MB fondos coeuentatee apellidos, seccién, Ree Rae preesag la -atencion al serie documentel, presentacion de ieza dooumental documento de identidad. Usuanorr Pigze doe ig rn fechas extremas 2, EXPEDICION DE COPIA USUARIO | - INTERNO : z PP EXTERNOs. (Dependencias administrativas y/o — # ‘(Cesantes, ‘ex-alumnos, egresados, academicas, FORMATO N°01 investigadores y particulares). : ii ; FORMATO N° 02 Be ee ner 5 > interno requeriré la copia de la EEE cion de archivo, a través de la a e Co linea ica o documentos ok pea presentard su (memorando u oficio).. sl formato correspandiente para sil atancién El Arehivero lienara él formato correspondiente para su atencion. de la Of. de El Archivero. sacaré solicitadas por las : dependencias administratnes ylo VLR, las “copias El Archivero, entregara las copias i Hee oa eters: NEXON- fe una copia a usuario extemo,, reviamente solicitada, _previamente el usuario debe frma el formato de atencién dejando constencia interno debe firmar el ee de ce | servicio i: 3455ANEXO N° 011 FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 01 de... INFORMACION GENERAL 1. Dependencia: 2. Datos de remisién: 2.1. Cédigo 2.2. Afto: 2.3. Remisién N° 3. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE 5. Metros lineales de documentos a transferirse 6. Fecha de remisién 5. Fecha de recepcién Firma y sello " Firma y sello Remitente RecepciénANEXO N° 012 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ARCHIVOS DE GESTION O ARCHIVO SECRETARIAL ARCHIVO CENTRAL Aceptacion de la transferencia de SOFTWAREANEXO N° 013 Formato de inventario de eliminacién de documentos Pag. 1 de ..... a. INFORMACION GENERAL |b. AUTORIZACION OFICIAL 1. Sector: 7. Autorizacién de eliminacién de 2. Entidad: documentos, Archivo General de 3. Area/Dependencia la Nacién, 4. Archivo Central: 5. Direccién: 6. Teléfono c. DEL DOCUMENTO A ELIMINARSE 8. Descripcién general de documentos a eliminarse. 9. Metros lineales a eliminarse. d, APROBACION INTERNA 40. Lugary fecha Jefe de la Oficina de Archivo Central 39INVENTARIO - REGISTROARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccidn Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas (condicional a cantidad de unidades de instalacién) ANEXO N° 014 ACTA DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS En [a Gdad 6 wsssiurvrercmnnnennonisinnaiy , Siendo las ... horas del dia ......-........del dos mil , en la Oficina de Archivo Central, de la Universidad se reunié el Comité Evaluador de Documentos de designado mediante con la asistencia del sefior. Resolucion N° .. Presidente del Comité, Abog... eins .. Asesor legal, representante de la(s) Oficina(s) cuya documentacion se evaluara Sr. Jefe de la Oficina de Archivo Central, quien acta como Secretario del Comité. El Comité Evaluador de Documentos ha evaluado los documentos seleccionados considerados innecesarios por las oficinas de procedencia; habiendo revisado el (los) inventarios de eliminacién y confrontado las muestras documentales correspondientes. Luego de io cual, se emite opinién favorable sobre la eliminacién de los documentos de las oficinas . . es cuyas y hacen un total aproximado de ........ fechas extremas son...... Metros lineales.” Por todo ello, el Comité Evaluador de Documentos recomienda se remita el expediente de eliminacion al Archivo General de la Naci6n a fin de solicitar la autorizacién para la eliminacion de los documentos por resultar innecesarios para la instituci6n. "Presidente del CED “Asesor Legal del CED Jefe de la Oficina a Evaluar Secretario del CED 61ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direcci6n Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas ANEXO N° 015 ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (AGN)ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas ANEXO N° 076 ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE RESPONSABLES DEL ARCHIVO DE GESTION (SECRETARIAL) En la ciudad de , distrito de , siendo las horas del dia __ de de ___, Se reunieron en la Oficina de a fal wot (i WBA) eg identificado con DNI N° ; quien entrega el acervo documentario a su cargo al sefior (a, ita) identificado con DNI N° quien lo recepciona previa verificacién, dejanda constancia para conformidad de la misma, firmando la presente al final del detalle siguiente: DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTION: ESCRIPCION a TREMAS _ INICIO | TERMINO. DOCUMENTOS EN TRAMITE: ylo PRESTADOS Siendo las horas del__de de firmamos la presente en sefial de conformidad. Entregue conforme Recibi conforme Nombre y Apellidos: Nombre y Apellidos: DNI N° 63ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas ANEXO N° 017 ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DEL ACERVO DOCUMENTAL EN JEFATURAS - DIRECCIONES En la ciudad de , distrito de siendo las __ horas del dia __ de de ___, se reunieron en la Oficina de e] sefior (a, ita) identificado con DNI N° ; quien entrega el acervo documentario a su carga al sefor (a, ita), identificado con DNI N° , quien lo recepciona previa verificacin, dejando constancia para conformidad de la misma, firmando la Presente al final del detalle siguiente: (CIONES: Siendo las horas del__de de firmamos la presente en sefial de conformidad. Entregue conforme Recibi conforme Nombre y Apellidos: Nombre y Apellidos: 64VO GENER, NACION ~Deeenio de les personas eon diseepacldad en el Peri” “fio ds ta Inversign para el Pesorrolio Rural y la Segurided limentaria” INFORME N° 347-2013-AGN/OGAJ PARA ‘ Lic. PABLO ALFONSO MAGUINA MINAYA, Jefe del Archivo General de la Nacién DE z Dr. WILBUR FELIX AVENDANO HIDALGO Director General de la Oficina General de Asesoria Juridica ASUNTO Aprobacién de Directivas REFERENCIA : 1) Informe N° 056-2013-AGN-DNDAAI-DNA/SCZP 2) Informe N* 057-2013-AGN-DNDAAI-DNA/SCZP FECHA : Lima, 21 de julio de 2013 Me permito dirigirme a usted para remitir adjunto al presente, en cumplimiento de lo dispuesto por su Despacho, el proyecto de Resolucién Jefatural de aprobacién de las Directivas N° 001-2013-AGN-DNDAAI y N* 002-2013- AGN-DNDAAI, sobre “Procedimientos Técnico-Archivisticos para Municipalidades” y “Procedimientos Técnico-Archivisticos para Universidades”, ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JEFATURA RECIRZIDO 20 mM, 9013 Atentamente, wane,